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Las personas vinculadas a la Universitat Jaume I (UJI) y que forman parte de la comunidad universitaria, tienen derecho —y en los casos de relación laboral o docente activa, la obligación— a disponer de una cuenta corporativa de usuario.

Vínculo con la UJI. Tipos

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1. Laboral actual (PTGAS y PDI). Da derechos, automáticamente, por sí mismo; nótese que los trabajadores activos están sometidos a régimen disciplinario por su actividad laboral. Cada usuario (PTGAS o  PDI), por contrato, tiene un vínculo principal que determina la Unidad Organizativa (UO) donde 'reside' nativamente y del que derivan automáticamente los permisos (desde abrir puertas hasta usar el MS Office).

   Tip
   title Usuario que necesita acceder a otra UO
   Puede ocurrir que el usuario necesite acceder a otra Unidad Organizativa (v. g., PDI que pertenezca a un instituto universitario o PTGAS asignado a más de una Unidad Organizativa); en ese caso, para poder acceder a los recursos informáticos del grupo de dominio [de MS Windows] de la otra UO, que van desde el inicio de sesión en los ordenadores al uso de impresoras o el acceso al disco X:, ha de solicitarlo específicamente mediante el formulario SPI correspondiente: 'Solicitud del derecho de inicio de sesión a los ordenadores de la UJI' o 'Solicitud de acceso a Unidad de disco compartido X'.

   
   

2. Docente actual (estudiantado). Da derechos, automáticamente, por sí mismo; nótese que el alumnado con matrícula activa está sometido a régimen disciplinario por su actividad.
3. Soporte externo actual (personal de empresas en las que se externaliza la prestación presencial de servicios).

4. Otros actual.

   Note
   title Embajadores Honoríficos de la UJI
   El acceso a los servicios que proporcionen el Servicio de Informática, Biblioteca y Servicio de Deportes será al mismo nivel que a las personas que formen parte de la plantilla de personal de la Universidad.

   
   

5. Senior actual (son ex-PTGAS y ex-PDI jubilado que han manifestado que quieren mantener vínculo con UJI. No se por defecto cuando te jubilas, tienes que rellenar un formulario pedir ser miembro Sénior).
6. AlumniSAUJI Premium actual: Vínculo Alumni-SAUJI Premium (antiguos alumnos y/o amigos que se apuntan a este colectivo y pagan una cuota y tienen derechos similares a un estudiante actual) pero sin acceso VPN.
7. Laboral pasada (no genera ningún vínculo). Se mantiene la cuenta de correo, con servicios de Google, acceso a IGLU, Office 365 y bases de datos de biblioteca a través de VPN durante un año. Al final del periodo del año se cancelará la cuenta.
8. Docente pasada (AlumniBàsic). Se mantendrá la cuenta de correo, con servicios de Google, de acceso a IGLU durante el año de cortesía. Desde que dejan de ser alumnos no podrán utilizar bases de datos por VPN y tampoco Office 365. Una vez transcurrido el periodo del año se cancela la cuenta. Pueden mantener los servicios de Google si se hacen AlumniSAUJI Premium, junto con el resto de servicios de AlumniSAUJI Premium, y se los mantiene la misma cuenta UJI que tenían cómo alumnas pero sin acceso a VPN. 
9. Invitado pasada (no genera ningún vínculo). Se mantendrá la cuenta de correo, con servicios de Google, de acceso a IGLU durante el año de cortesía. Desde que pierden el vínculo no podrán utilizar bases de datos por VPN y tampoco Office 365. Una vez transcurrido el periodo del año se cancela la cuenta. Pueden mantener los servicios de Google si se hacen AlumniSAUJI Premium, junto con el resto de servicios de AlumniSAUJI Premium, y se los mantiene la misma cuenta UJI que tenían cómo alumnas pero sin acceso a VPN. 
10. Senior pasada (no genera ningún vinculo).
11. AlumniSAUJI Premium pasada (no genera ningún vínculo).
12. Soporte externo y otros pasada (no genera ningún vínculo).

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En el caso de los estudiantes, el vínculo permanece abierto hasta que se expida el título, momento en el que se cierra el expediente. Ello es así incluso en el caso de que, en un momento dado, el estudiante no esté matriculado en algún curso; en ese caso, el alumno no tiene acceso a los beneficios derivados de la matrícula (v. g., acceso al crédito de impresión, MS Office 365...) pero conserva la cuenta.

Cuenta corporativa de usuario

Una vez registrados los datos en IGLU se genera la cuenta corporativa. Este es un proceso automático para los vínculos de tipo ‘laboral actual’ o ‘docente actual’, y potestativo en otros casos. En esos casos (vínculo del tipo ‘soporte externo’ y ‘otros’) ha de ser la unidad organizativa de la UJI quien le pida al Servicio de Informática (SI) que genere la cuenta corporativa de usuario; para estos casos el vinculo ha de tener, necesariamente, fecha de finalización.

No obstante, el personal que tiene vinculo del tipo ‘soporte externo’ y ‘otros’ y preste servicio en entidades dependientes de la UJI, en virtud de un contrato de encargo de tratamiento o de encomienda de gestión, puede tener un vinculo sin fecha de finalización (i. e., indefinido). En este caso, es la entidad dependiente la responsable de notificar al SI las bajas de su personal de estos tipos.

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Alternativamente, para mantenerla, durante un intervalo de 20 días antes y 20 después de la fecha de finalización, puede acceder al formulario del IGLÚ [IGLU > Información personal > Credenciales] Confirmación de uso de la cuenta corporativa de la UJI manifestando su voluntad de seguir usándola.

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En el momento en que se procesa la baja, se bloquea la cuenta en todos los back-ends excepto en Google Workspace, donde se le asigna una clave aleatoria, de forma que el usuario no puede usar esta cuenta en ninguno de los back-end . Pasados, al menos, veinticinco (25) días, la cuenta pasa al estado de 'suspensión' en el back-end Google Workspace; esto implica, v. g., que el remitente de un correo-e a esa cuenta recibe una respuesta diciéndole que el destinatario no ha recibido ese correo electrónico.

Pasados 5 meses desde la suspensión, el SI procede al borrado definitivo de la cuenta (los datos contenidos en la cuenta, como ficheros o correos electrónicos se borran y no son recuperables). Ello responde a razones operativas, pues mantener un número elevado de cuentas sin actividad real supone un derroche innecesario de recursos y penaliza procesos como la autenticación.

Hay que tener en cuenta que una vez borrada la cuenta en Google WorkSpace [for Education Plus], los datos aún son recuperables durante 28 días más (plazo fijado por Google).

En el caso del MS Office 365, independientemente de que la cuenta siga estando operativa, cuando el vínculo del usuario que le da el derecho deja de estar activo, pierde la posibilidad de acceder y, pasados 30 días (plazo fijado por Microsoft), el contenido que tuviese ya no será recuperable.

Solicitudes en ejercicio del derecho de supresión de datos personales

De conformidad con el artículo 17 del Reglamento General de Protección de Datos y el artículo 15 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de datos y Garantía de los Derechos Digitales, se reconoce el derecho a la supresión de los datos personales; ello incluye la cuenta corporativa.

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Algunos de estos roles son automáticos, v. g. el derecho de inicio de sesión (Windows) en los equipos asociados al grupo de dominio [de MS Windows] de la UO a la que pertenece la persona o acceso al disco compartido (X) de la UO. Otros se han de solicitar ex profeso, v.g. 'Solicitud de alias y buzón compartido', 'Solicitud de apertura de una cuenta de explotación'… Podéis consultar todos los procedimientos disponibles en Formularios peticiones (SPI).

Cómo afecta la cancelación de un vínculo a los roles asociados a una cuenta

La pérdida del vínculo con la UJI supone la pérdida inmediata de los derechos asociados al rol que el usuario pudiera tener concedidos. Los roles se restauran si lo hace el vínculo. En el caso de los concedidos mediante SPI a la persona (explícitos/nominales), se restauran, si lo hace el vínculo, sólo hasta que expire el plazo máximo de concesión (si lo hay).

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