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Consulta y gestión de listas, buzones y alias
Esta herramienta permite consultar y gestionar las listas de distribución de correo, los buzones compartidos y los alias de correo electrónico de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Es el espacio donde los usuarios de la UJI pueden administrar sus cuentas de correo electrónico de uso colectivo, adicionales al corporativo que es de uso personal e individual. En esta aplicación, cada persona puede consultar las diferentes listas, buzones y alias de los cuales es propietario, moderador o miembro. Además, en las listas que conste como propietario podrá añadir y eliminar usuarios y asignarlos un rol determinado, ya sea el de moderador ya sea simplemente el de miembro.
Acceso a la aplicación
La aplicación se encuentra en la plataforma de información y gestión en línea IGLU > Informática e Infraestructura > Correo corporativo > Consulta y gestión de listas, buzones y alias.
Podéis acceder a través del siguiente enlace https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin
¿Quién puede utilizar Consulta y gestión de listas, buzones y alias?
Cualquier usuario de la UJI tiene acceso a esta aplicación para ver sus listas de correo electrónico. Hay que subrayar que los usuarios pueden tener tres tipos de roles diferentes:
Propietario/a: es la persona responsable de una lista de distribución, un buzón o un alias. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista.
Moderador/a: se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, las listas deben tener un moderador, aunque se recomienda que haya dos.
Miembro: persona que forma parte de una lista de distribución, buzón o alias y, por tanto, recibe los correos electrónicos que se envían a estas cuentas.
La página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias
Cuando accedéis a la aplicación, la primera pantalla que aparece es como la siguiente:
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Como podéis observar en la imagen superior, en la parte de arriba de la pantalla aparece un Buscador y, en la parte inferior, se muestran las listas, buzones y alias de los que cada usuario es Propietario, Moderador o Miembro.
¿Cómo se pide la creación de una lista, buzón o alias?
Cualquier usuario puede pedir la creación de un correo electrónico de uso colectivo. En función de vuestro perfil deberéis hacerlo de una u otra manera:
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Lista de distribución
Las listas de distribución permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, llega a las cuentas de correo electrónico de todas las persones que forman parte. Por tanto, no tienen una bandeja de entrada propia. Debéis tener en cuenta que existen dos tipos de listas de distribución:
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Para más información consultad el documento Buzones compartidos y listas de distribución de correo electrónico corporativo.
Buzón compartido
Es un buzón que pueden abrir, de forma simultánea, diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. De esta manera, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo en un espacio compartido a la que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón compartido.
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Para obtener más información consultad el documento Buzones compartidos y listas de distribución de correo electrónico corporativo.
Alias de correo electrónico
También conocido como dirección de correo preferida. Está pensada para personalizar las direcciones de correo electrónico corporativas. Las cuentas de los alumnos y miembros de SAUJI son totalmente impersonales y es difícil asociarlas a una persona física. Por tanto, desde el Servicio de Informática se ofrece la posibilidad de pedir una cuenta más "usable" y descriptiva. En este sentido, por ejemplo, el usuario con una dirección alxxxxxx@uji.es pide el alias antonio.perez@uji.es, mucho más cómodo e identificativo.
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Para obtener más información consultad el documento Alias de correo electrónico.
Cómo se consultan y gestionan las listas?
Desde la página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias podéis conocer de qué buzones, listas y alias sois Propietario, Moderador o Miembro.
Qué podéis hacer si sois propietario/a?
Cuando accedéis a la aplicación veréis las listas, alias o buzones de las que sois propietarios. Cuando hagáis clic sobre una de las listas se desplegarán todos sus datos. Además, como responsables de su gestión, podéis agregar o eliminar miembros, a excepción de las listas automáticas que se actualizan a partir de la base de datos de la Universidad.
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Conviene subrayar, además, que en los buzones compartidos no constan los propietarios y recordad que no tienen moderadores.
Qué puedes hacer si sois moderador/a?
Recordad que podéis pedir ser moderadores de una lista a través del formulario SPI Petición de moderación de listas de correo. Cuando accedáis a la aplicación, veréis de qué listas sois moderador. Si hacéis clic sobre una de ellas, se desplegarán todas sus características.
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Hay que destacar que, en la parte superior de la pantalla, disponéis de los iconos de dos documentos para obtener la lista de miembros en un pdf o en un fichero de texto.
Qué podéis hacer si sois miembro?
En caso de que seáis miembros, podéis saber de qué listas de correo sois integrantes. Pinchando sobre el icono 
se despliegan todas las listas a las que estáis suscritos. Además, desde esta pantalla podéis daros de baja de las listas de distribución manuales pinchando sobre 'Marcar que no quiero recibir correos de esta lista', como podéis observar en la imagen de abajo. Recordad que no podéis daros de baja de ninguna lista automática, ya que se actualizan cada noche a partir de la base de datos de la UJI.
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Resolución de dudas
Para cualquier duda o consulta relativa al funcionamiento o desarrollo de la aplicación, tenéis que contactar con el Servicio de Informática. Podéis enviar vuestras consultas a la dirección electrónica adm-si@uji.es
Resolución de problemas
Ante cualquier problema en el funcionamiento de la aplicación, os podéis poner en contacto con el Centro de Atención a Usuarios (CAU) del Servicio de Informática de la Universitat Jaume I de Castelló. Podéis telefonear al CAU al (964 38) 7400 dentro del horario de atención telefónica (de lunes a jueves de 08.30 a 19.00h y los viernes de 09.30 a 17.00h), enviar vuestras consultas a la dirección electrónica cau@uji.es o crear una incidencia a través de la aplicación CAU. Será atendida tan rápidamente como sea posible y con el mejor servicio posible.
Glosario
Alias de correo electrónico. También conocido como dirección de correo preferida. Es una cuenta más "usable" y descriptiva que permite crear el Servicio de Informática a los usuarios con cuentas totalmente impersonales, como el alumnado o los miembros SAUJI.
Buzón. Área personal donde el usuario recibe y almacena los mensajes de correo electrónico que le envían.
Buzón compartido. Es un buzón que pueden abrir diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. En este caso, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo común en un espacio compartido al que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón.
Miembro. Persona que forma parte de una lista de distribución o un buzón y que, por tanto, recibe y tiene acceso a los correos electrónicos que se envían a estas cuentas.
Moderador/a. Persona que se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, han de tener uno, aunque se recomienda que sean dos.
Lista de distribución. Es un mecanismo de difusión de información basada en el correo electrónico. Las listas permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, este llega a las cuentas de correo electrónico de todas las personas que forman parte.
Propietario/a. Persona responsable de una lista de distribución o buzón. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista manual.
Rol. Cada uno de los papeles que puede tener el usuario en la gestión y administración de las listas de correo electrónico. Existen tres tipos. propietario/a, moderador/a y miembro.
Además de conocer el significado de estos conceptos también os puede ayudar el Glossari de termes clau.
Cuentas de correo electrónico de uso colectivo
En la Universitat Jaume I (UJI) existen dos tipos principales de cuentas de correo electrónico (correo-e) de uso colectivo, adicionales a la corporativa de uso individual, todas con implementación y soporte propio del Servicio de Informática y basadas en GSuite:
Buzón compartido.
Lista de distribución de correo (Google Grups). Notad que esta incluye lo que, hasta ahora, conocíamos como 'Alias básico'.
Características generales
Dependiendo del tipo de la cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional que se elija, éstas tienen unas características diferenciadas y limitación del número de usuarios;
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En un buzón compartido 'sólo hay una copia' de cada mensaje de correo electrónico recibido; si uno de los integrantes del buzón compartido lo borra, éste es borrado del buzón. En cambio, en las listas los usuarios miembros reciben copias individuales del correo original, de forma que lo que haga cada uno con la suya no afecta a la copia del resto de los integrantes. |
Formato de las direcciones de correo electrónico
Direcciones de correo personales y alias de correo
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Para acceder al buzón de correo, deberá autenticarse con la dirección 'usuario@uji.es', NO con el alias de correo 'Nombre.Apellido@uji.es'. Si lo haces, el sistema devolverá un error de usuario desconocido. |
Cómo solicitarlo y añadir o eliminar miembros
La solicitud de alta va implícita al acto de añadir el primer miembro. Para modificar los integrantes de los dos tipos de cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional, se procederá de la siguiente manera:
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Para pedir la baja, ha de hacerse vía el CAU (implícitamente se puede hacer pidiendo la eliminación de todos los miembros). Para el caso de listas de distribución tenéis más información aquí.
Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional
Buzón compartido
Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UJI desde el gmail.uji.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).
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| Note |
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Esto sólo sucede si eres miembro de algún buzón compartido, si no lo eres, aparecerá sólo la configuración de su cuenta UJI. |
El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.
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En caso de disponer de un gestor de correo (Thunderbird, Outlook) y no saber configurarlo, deberá solicitar ayuda a un operador, mediante un parte CAU, la instalación del buzón compartido. |
Calendar, Drive y Contactos en un buzón compartido
Antiguamente: Para añadir un calendario, los contactos o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido era necesario solicitarlo mediante un formulario SPI, marcando las casillas Drive, Calendar o Contactos para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.
Actualmente: Es necesario que cada administrador de buzón active manualmente las aplicaciones de Google Calendar, Google Drive y Contactos. Esta modificación implica que la gestión de estas aplicaciones se descentraliza, permitiendo a los administradores de cada buzón tener control directo sobre las aplicaciones específicas que desean habilitar para su uso.
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Accede al manual de activar Calendar, Drive y Contactos. |
Lista de distribución
Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Grups] desde el ERP corporativo e-UJIer@, bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UJI), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universitat Jaume I; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.
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Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento
Si está utilizando una lista de correo y quiere cambiarlo a buzón compartido manteniendo el mismo nombre o cambiándolo por otro distinto, deberá tener muy en cuenta que este cambio comporta la eliminación del alias vigente para poder generar el nuevo. Este cambio conlleva la pérdida no recuperable de todos los mensajes que puedan existir en ese momento. Durante el tiempo que dure el proceso de cambio no entrarán nuevos mensajes con la consiguiente pérdida de los mismos. Sólo el buzón compartido permite migrar todo el contenido a otro.
Tiempo necesario para efectuar un cambio
Para todos los casos, el cambio en una cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional tiene un tiempo estimado de al menos 48 horas desde el momento en que se solicita. Durante ese tiempo la cuenta afectada NO podrá recibir nuevos correos.
La sincronización de los cambios realizados a través del módulo con la propia lista automática se realiza todas las madrugadas (entre la 1:00 y las 4:00 horas), entrando inmediatamente en vigor, y los cambios son supervisados por un técnico todas las mañanas en horario de jornada laboral.
Envío de correos masivosy límites de envío
Enviar correos masivos con Gmail es posible hasta cierto punto. Si en algún momento necesitas hacer un envío masivo de correos debes saber que Gmail lo tiene limitado a una cierta cantidad. Se puede enviar un mensaje de correo electrónico a un máximo de 100 personas a la vez. Una vez alcances ese límite, la plataforma te avisará de que NO puedes enviar más mensajes y bloqueará la cuenta por 24 horas.
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