Què és SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes és un formulari de peticions SPI que permet recollir tota la informació necessària per a la tramitació d'una convocatòria d'ajudes, subvencions o beques de l'UJI. Aquesta eina informàtica cobreix tot el procés des de la sol·licitud de la convocatòria fins que s'envia a signar a l'òrgan responsable, passant per l'aprovació del cap del servei o unitat, la comprovació del crèdit pressupostari per part del Servei d'Informació Comptable i l'emissió de l'informe de fiscalització del Servei de Control Intern. Quan s'inicia la petició de convocatòria i s'adjunta la documentació es genera automàticament un codi de registre per a poder presentar-hi sol·licituds. A més, l'eina preveu la possibilitat d'enviar la convocatòria al Servei de Llengües i Terminologia (SLT) perquè la revise. Un cop es tanca aquest formulari de petició SPI s'inicia automàticament el de Tramitació i signatura de resolucions per gestionar la seua signatura i publicació en un mitjà oficial. Per a més informació consulteu el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions. 

Cal subratllar que, un cop es tanca el procediment i es publica la convocatòria, el sistema remet la informació a la Base de Dades Nacional de Subvencions (BDNS) a través dels serveis web de la Generalitat Valenciana WREDAS. 

Accés a l'aplicació

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes es troba dins de la plataforma SPI. Per accedir-hi heu d'anar a l'IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI). Hi podeu entrar directament a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.spi020001  

Anchor
usuaris usuaris

Qui pot utilitzar SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Aquesta aplicació pot utilitzar-la qualsevol membre de la comunitat universitària (PAS o PDI) que haja de tramitar una convocatòria de beques i ajudes de l'UJI. Cal subratllar, a més, que els caps de servei o directors de departament són els encarregats d'aprovar o denegar la convocatòria perquè, després, el Servei d'Informació Comptable comprove el crèdit pressupostari, el Servei de Control Intern emeta l'informe de fiscalització i, finalment, el sol·licitant envie la convocatòria a signar a l'òrgan responsable. Heu de tenir en compte, però, que segons el vostre perfil podreu realitzar unes accions determinades dins de l'aplicació: 

• Personal d'Administració i Serveis (PAS) i Personal Docent i Investigador (PDI): aquests usuaris poden iniciar una sol·licitud per a tramitar una convocatòria de beques i ajudes. S'encarreguen, a més, d'adjuntar la documentació, fer correccions i, finalment, de revisar-la i enviar-la a signar a l'òrgan responsable. Vegeu Com s'inicia una sol·licitud de convocatòria? i Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria? per a obtenir més informació. 
• Caps de servei o direccions de departament: com la resta d'usuaris, també, poden iniciar una sol·licitud de convocatòries. Però, a més, específicament, són els encarregats d'aprovar les convocatòries abans de passar per la comprovació de crèdit pressupostari i d'emetre l'informe de fiscalització. Si desitgeu més informació consulteu Com s'aprova la convocatòria?
• SLT: s'encarrega de revisar la convocatòria i de fer correccions i traduccions. Vegeu Com es revisa lingüísticament la convocatòria? per a tenir més informació. 
• Servei d'Informació Comptable: s'ocupa de comprovar el crèdit pressupostari de la convocatòria. Pot derivar-lo a control intern o al sol·licitant de la convocatòria en cas de detectar errors en l'estructura pressupostària. Podeu obtenir més informació en Com es comprova el crèdit pressupostari de la convocatòria?
• Servei de Control Intern: s'encarrega de revisar i emetre l'informe de fiscalització. Consulteu Com s'emet l'informe de fiscalització de la convocatòria? per a completar la informació. 
• Rectorat, Vicerectorats i Secretaria General: són els òrgans responsables de signar i autoritzar la convocatòria un cop es tanca el procediment en l'aplicació Tramitació de convocatòries de beques i ajudes. Per a més informació vegeu Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria? També podeu trobar més informació en el manualSPI Tramitació i signatura de resolucions.

La pàgina d'inici de SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes

Quan accediu a l'aplicació, la pàgina d'inici de SPI es presenta d'una o altra manera segons el perfil d'usuari/ària que tingueu. Per a conèixer el funcionament general de la plataforma de peticions SPI consulteu el manual de SPI.

Procediment

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que se segueix per iniciar i tramitar una sol·licitud de resolució, a través d'aquesta aplicació.

Anchor
inici inici

Com s'inicia una sol·licitud de convocatòria?

Per començar una nova petició, heu d'entrar al Formulari de peticions (SPI) des de l'IGLU i pitjar sobre Nova sol·licitud, com podeu observar en la imatge de sota.

...

• El SLT: quan s'ha especificat en l'inici de la sol·licitud que la documentació ha de passar pel SLT perquè la revise.  Podeu ampliar la informació en Com es revisa lingüísticament la convocatòria? 
• Al responsable del servei, unitat o departament: passa directament al cap perquè aprove o rebutge la convocatòria. Per a més informació vegeu Com s'aprova la convocatòria?

Anchor
slt slt

Com es revisa lingüísticament la convocatòria?

Un cop adjuntada la documentació, la convocatòria es deriva al SLT perquè la revise quan el sol·licitant ho especifica en l'inici de la petició. Aleshores, el SLT rep un correu electrònicper informar-li que té una petició pendent de signar. El sistema enviarà diàriament un correu fins que la revise. Des del SLT hi podeu accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i pitjant sobre la resolució pendent.

...

Quan premeu Aprovar, en la pantalla següent, podeu revisar el text de la convocatòria, fer traduccions i/o adjuntar documents corregits. Com podeu observar en la imatge de sota, qualsevol canvi que apliqueu en l'Extracte l'heu de desar pitjant Guardar dades. També disposeu d'un camp opcional d'Observacions per agregar comentaris. Finalment, heu de pitjar el botó d'Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar la convocatòria al responsable del servei perquè l'aprove, tal i com s'explica en detall en el punt següent del manual. 

Anchor
aprovar aprovar

Com s'aprova la convocatòria?

Els caps de servei o unitat i les direccions de departament són els encarregats d'aprovar una convocatòria de beques i ajudes, perquè posteriorment es comprove el crèdit pressupostari i s'emeta l'informe de fiscalització i, finalment, es revise i s'envie a signar. Si sou el responsable rebreu un correu electrònic quan tingueu una convocatòria pendent d'aprovar. Fins que no l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i pitjant sobre la sol·licitud pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Si considereu que la tramitació de la convocatòria resulta procedent la podeu Aprovar. En cas contrari, heu de polsar Denegar. 

...

En cas que pitgeu Aprovar, en la pantalla següent podeu adjuntar fitxers i anotar comentaris en el camp Observacions. Heu de polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar-la al Servei d'Informació Comptable per tal que comprove el crèdit pressupostari, com s'explicarà en el punt següent del manual. 

Anchor
credit credit

Com es comprova el crèdit pressupostari de la convocatòria?

El Servei d'Informació Comptable és el responsable de comprovar el crèdit pressupostari, un cop ha aprovat la convocatòria el cap del servei. Des del Servei d'Informació Comptable rebreu un correu electrònic. Fins que no entreu i l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i pitjant sobre la petició pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Per a incloure l'informe de retenció de crèdit cal que pitgeu Aprovar. 

...

• Retornar a la Unitat Tramitadora: derivar la convocatòria al sol·licitant per a què corregisca errors (habitualment són de l'estructura pressupostària). 
• Revisió Control Intern: enviar la convocatòria al Servei de Control Intern perquè emeta l'informe de fiscalització, com s'explicarà en detall en el punt següent. 

Anchor
fiscalitzacio fiscalitzacio

Com s'emet l'informe de fiscalització de la convocatòria?

El Servei de Control Intern s'ocupa d'emetre l'informe de fiscalització, després que el Servei d'Informació Comptable haja inclòs l'informe de retenció de crèdit. Des del Servei de Control Intern rebreu un correu electrònic informant-vos que teniu una petició pendent de signar. Fins que no l'aproveu i inclogueu l'informe de fiscalització, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i pitjant sobre la petició pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, el codi de registre, els documents que s'han anat adjuntant durant la tramitació, l'informe de retenció de crèdit i el codi de registre. Cal que pitgeu Emetre informe de fiscalització. 

...

En la següent pantalla, cal que adjunteu l'arxiu amb l'informe de fiscalització (Informe Control Intern) i indiqueu el Tipus de Valoració: Informe Favorable o Informe Favorable amb Observacions (perquè el sol·licitant faça alguna correcció). Finalment, cal que pitgeu el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. Aleshores, la convocatòria es torna a remetre al sol·licitant per tal que la revise i l'envie a signar, com s'explica en el següent punt del manual.

Anchor
signar signar

Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria?

Després que el responsable del servei haja aprovat la convocatòria, el Servei d'Informació Comptable haja comprovat el crèdit pressupostari i el Servei de Control Intern haja emés l'informe de fiscalització, la petició es torna a remetre al sol·licitant per tal que la revise i l'envie a signar. Com a sol·licitant tornareu a rebre un correu electrònic informant-vos que teniu una petició pendent de signar. Hi podeu accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis de peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i pitjant sobre la petició pendent. Com podeu veure en la imatge de sota, cal que premeu Aprovar. 

...

Heu de tenir en compte que, en aquest moment, es tanca el procediment de SPI de Tramitació de convocatòries de beques i ajudes i s'enceta, automàticamen,t el de SPI de Tramitació i signatura de resolucions. Aleshores, com a sol·licitant, rebreu dos correus electrònics, un informant-vos que s'ha finalitzat el SPI de convocatòries i, un altre, per avisar-vos que s'ha iniciat i està en curs el de signatura de resolucions, perquè la convocatòria siga signada per l'òrgan responsable i puga ser publicada. Cal destacar que en el SPI de resolucions les convocatòries van directament a la fase de signatura i, quan l'òrgan competent entra a l'aplicació a signar-la, veurà un enllaç al número de SPI de la convocatòria perquè puga consultar tota la informació i documentació. Per a més informació vegeu el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb la Unitat d'Anàlisi i Desenvolupament TI (UADTI). 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/ Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

• Aprovar. Acció que realitza el cap del servei o unitat o la direcció del departament per donar el seu vistiplau a la convocatòria de beques i ajudes. 
• Banc de Dades Nacional de Subvencions (BDNS). Sistema que proporciona informació sobre les subvencions i ajuts públics que concedeixen les Administracions públiques a Espanya.
• Butlletí Oficial de l'Estat (BOE). Diari oficial espanyol dedicat a publicar determinades lleis, disposicions i actes d'inserció obligatòria. Per a més informació vegeu el manual Butlletí Oficial de la Universitat Jaume I.
• Butlletí Oficial de la Província (BOP). Diari oficial de la província, en aquest cas, de Castelló. 
• Codi de registre. Codi que es genera automàticament en una petició de convocatòria quan es crea la sol·licitud i s'adjunta la documentació, perquè s'hi puguen presentar sol·licituds a través del Registre. 
• Codi segur de verificació (CSV). Codi d'encriptació format per una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic dins l'administració pública, i permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic. 
• Diari Oficial de la Generalitat Valenciana (DOGV). Butlletí oficial de la Generalitat Valenciana. 
• Fase. Cadascuna de les etapes per les quals passa o pot passar una petició de convocatòria de beques i ajudes. 
• Informe de fiscalització. Informe que emet el Servei de Control Intern després d'examinar una convocatòria per comprovar si compleix amb les normatives vigents. 
• Informe de retenció de crèdit. Informe que realitza el Servei d'Informació Comptable per detreure part del pagament efectuat al subjecte passiu d'un tribut el gravamen tributari corresponent o una quantitat determinada a compte. 
• Òrgan responsable. Òrgan de la Universitat que ha de signar l'autorització i publicació de la convocatòria. Els òrgans que poden signar una convocatòria són el Rectorat, els Vicerectorats i la Secretaria General.
• Revisar. Acció que fa el sol·licitant d'una petició de convocatòria per supervisar-la abans d'enviar-la a signar, quan ja l'ha aprovat el cap del servei o unitat, s'ha comprovat el crèdit pressupostari i s'ha emés l'informe de fiscalització. 
• Servei de Control Intern. Assegura el control intern de les inversions, despeses i ingressos de d'UJI d'acord amb els principis de legalitat, eficàcia i eficiència, mitjançant les corresponents tècniques d'auditoria. En l'aplicació, s'encarrega d'emetre l'informe de fiscalització. 
• Servei d'Informació Comptable. Té a càrrec la direcció de la comptabilitat tant en la vessant pressupostària, com en l'economicopatrimonial i analítica, la direcció en l’establiment de criteris i normes sobre fiscalitat, i l’elaboració dels comptes anuals de la Universitat. En l'aplicació s'ocupa de comprovar el crèdit pressupostari de la convocatòria i adjuntar l'informe de retenció de crèdit. 
• Servei de Llengües i Terminologia (SLT). És l'encarregat d'organitzar i resoldre totes les necessitats que l'UJI té sobre les llengües que fa servir i sobre els models lingüístics que ha d'utilitzar en tots els seus àmbits d'actuació. 
• Signar. Acció de firmar que realitza l'òrgan responsable per autoritzar i publicar la convocatòria de beques i ajudes. És una acció que s'enceta automàticament en el SPI de Tramitació i signatura de resolucions, quan es tanca el SPI de tramitació de la convocatòria. Podeu ampliar la informació en SPI Tramitació i signatura de resolucions. 
• Sol·licitud. Acció amb què un usuari/ària inicia la tramitació d'una convocatòria, de forma electrònica, al servei, unitat o departament corresponent.
• Tauler d'Anuncis Oficials (TAO). Eina informàtica que gestiona i publica totes les informacions, acords, convocatòries o concursos públics d'interès general de l'UJI. Per a més informació consulteu el manual Tauler d'Anuncis Oficials. 
• Unitat tramitadora. Persona o servei que inicia la sol·licitud SPI per a tramitar una convocatòria de beques i ajudes. 
• WREDAS: Registre d'Ajuts i Subvencions. Aplicació informática desenvolupada per la Generalitat Valenciana per a rebre la informació sobre les convocatòries i concessions d'ajuts i subvencions de les administracions públiques i poder remetr-la al BDNS. 

...