...

Per inserir un nou subscriptor heu de polsar Afegir i veureu que s'obri una finestra, com la de la imatge de sota, on heu d'omplir els següents camps i polsar Actualitzar. 

• Des de: aquest camp està pensat només perquè aparega, per defecte, el remitent que especifiqueu ací quan es fan enviaments per un ítem. Per a més informació vegeu Com es gestionen els enviaments?
• Assumpte: passa el mateix que en el camp anterior. Heu d'indicar l'assumpte del missatge si voleu que aparega, per defecte, quan es fan enviaments per un ítem. 
• Respondre a: com en els camps anteriors, podeu indicar l'adreça de correu electrònic perquè el destinatari/ària puga respondre quan feu un enviament per un ítem. 
• Signatura: passa el mateix que en els camps anteriors i només s'utilitza per a enviaments per un ítem. 
• Text: dins d'aquesta pestanya escriviu el Nom i, si voleu, una breu Descripció. Ho podeu escriure a través de les diferents pestanyes en valencià, castellà i anglés, perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració que tinga l'usuari del navegador.

Un cop creat el subscriptor o grup d'ítems, heu de definir els seus elements. Heu de tenir seleccionat en la part de dalt el subscriptor i, en l'apartat de sota d'Elements del subscriptor, prémer Afegir. A continuació, veureu que s'obri una finestra on heu d'emplenar uns camps i polsar Actualitzar. 

• Ordre: ací especifiqueu l'ordre en què voleu que aparega cada element dins del grup. 
• Visible: marqueu aquesta casella quan vulgueu que l'ítem es visualitze en el formulari que veurà el client. 
• Subscriptor: identifica automàticament el subscriptor en el qual esteu afegint elements, és a dir, al grup de la part de dalt de la pantalla.  
• Correu postal i Email: en aquests dos camps podeu especificar com voleu que es vegen en el formulari que visualitzarà el client: 
  • No actiu: heu de triar aquesta opció quan vulgueu que la casella d'aquesta dada no es mostre i, per tant, el client no puga fer res.  
  • Modificable: quan vulgueu que el client puga modificar la dada. 
  • No Modificable: quan vulgueu que el client no puga modificar-la. 
  • Modificable + Defecte: quan vulgueu que la casella d'aquesta dada aparega marcada, per defecte, però el client la puga modificar.  
  • No Modificable + Defecte: en aquest cas la casella també apareix marcada, per defecte, però el client no la pot modificar. 
• Text: com en el cas dels subscriptors, especifiqueu el Nom i, si voleu, una breu Descripció (també ho podeu escriure en valencià, castellà o anglés perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració del navegador que tinga l'usuari). 

...

En aquest apartat, també disposeu de la pestanya Enviaments per tal de definir un correu vinculat a les dates d'un cobrament. 

Per agregar-ne un, heu de polsar el botó Afegir, a continuació, indicar l'Assumpte, l'adreça de correu des d'on voleu fer l'enviament (Des de), l'adreça a la qual voleu que puguen respondre (Respondre a), seleccioneu si voleu que s'envie al correu personal o a l'oficial (Enviar a) i feu clic en Actualitzar. 

Image Modified

En la part de sota disposeu de la pestanya Editor per escriure el contingut del missatge. Podeu utilitzar i incloure les següents variables:

• $[hash] Si utilitzeu aquesta etiqueta, es ficarà el hash que tinga actiu el client o en donarà d'alta un de nou i el substituirà en el correu perquè el client puga accedir a la zona privada a través del hash.
• $[nom] Ficarà automàticament el nom i cognoms del client. 
• $[correo] Posarà el correu personal del client.
• $[identificacion] DNI, CIF o passaport del client (la identificació que conste en la base de dades). 
• $[postal] Adreça postal del client. 
• $[IBAN4] Si utilitzeu aquesta fórmula, es posaran els últims quatre dígits del compte bancari associat a la campanya per la qual es realitza l'enviament.  
• $[fecha_alta, "dd/mm"] Apuntarà el dia i mes en què està registrada l'última alta en la campanya per la qual es realitza l'enviament. 
• $[fecha_cuota, "dd/mm"] Fica el dia i mes de l'última quota cobrada en la campanya per la qual es realitza l'enviament.  
• $[sexe,{Benvolgut,Benvolguda,Benvolgut/da}] Les paraules que apareixen entre {} varien en funció del sexe de la fitxa del client. Si és un home, es ficarà Benvolgut, si és una dona Benvolguda i si no consta, es ficarà la tercera opció, Benvolgut/da. 

També podeu incloure imatges a través de la pestanya Imatges i programar l'enviament del missatge en la pestanya Programació de l'enviament. En aquest apartat, heu d'escollir la Data de referència (si és Data inici rebut, Data fi rebut o Data fi tipus tarifa), fiqueu els Dies en què voleu programar-ho i determineu si voleu que s'envie Abans o Després de generar el rebut. Així, per exemple, si fiqueu data inici rebut i 5 dies abans, el correu s'enviarà 5 dies abans de la data de l'inici del rebut.

Image Modified

És important subratllar que, una volta configureu la tarifa, la podreu aplicar a cadascun dels integrants de la campanya des de la seva fitxa personal. Per a conèixer més informació vegeu Accedir a la fitxa del client.

Quan apliqueu la tarifa a un client es generarà un rebut i es registrarà en l'apartat Pagaments de la seva fitxa. En cas que el banc retorne el rebut heu d'anar a la pestanya Gestió de rebuts i, dins, a Devolucions. Ací heu de pujar el document en format xml que tramet el banc quan hi ha un rebut impagat. Cal que seleccioneu el fitxer i premeu la icona  per a pujar-lo. Automàticament es generaran tots els moviments perquè es mostre i quede constància en el sistema que el rebut està impagat. Fixeu-vos, a més, que queda registrada la data en què pugeu el document a l'aplicació. 

...

A continuació, en la finestra que s'obri, heu de definir i personalitzar el contingut del missatge, així com algunes característiques. 

• Tipus: indiqueu a qui es dirigeix el missatge, és a dir, a les persones de la campanya que es troben en un dels estats que hàgeu definit prèviament. Vegeu Definir els estats dels clients per a obtenir més informació.
• Assumpte: podeu especificar l'assumpte del correu. 
• Des de: ací apunteu el nom del servei, centre o unitat o l'adreça de correu electrònica que voleu que aparega com a remitent. 
• Respondre a: podeu apuntar l'adreça de correu electrònic a la qual podran respondre els usuaris. Si no fiqueu res, apareixerà com a 'no reply'. 
• Enviar a: podeu escollir entre enviar el missatge al correu oficial o al correu personal que conste en la fitxa dels clients.
• Cos del correu: amb l'editor de text, podeu escriure el contingut del missatge. Podeu incloure els enllaços als formularis definits prèviament per demanar dades als clients o, per exemple, perquè puguen confirmar l'assistència o excusar l'absència a un acte. Recordeu que podeu trobar l'adreça web dels formularis en la part superior de la pestanya Formularis. Quan definiu el cos d'un missatge podeu utilitzar les següents variables perquè s'automatitzen i s'omplin amb la informació corresponent de cada client: 
  • $[nom] Nom i cognoms del client. 
  • $[correo] Correu personal del client.
  • $[identificacion] DNI, CIF o passaport del client (la identificació que conste en la base de dades). 
  • $[postal] Adreça postal del client.
  • $[data] Data associada al moviment configurat de l'enviament. Això significa que si és un enviament que es realitza quan el client està en estat definitiu, busca la data en què es va realitzar aquest moviment associat a l'estat definitiu. 
  • $[hash] Si utilitzeu aquesta etiqueta, es ficarà el hash que tinga actiu el client o en donarà d'alta un de nou i el substituirà en el correu perquè el client puga accedir a la zona privada a través del hash. 
  • $[sexe,{Benvolgut,Benvolguda,Benvolgut/da}] Les paraules que apareixen entre {} varien en funció del sexe de la fitxa del client. Si és un home, ficarà Benvolgut, si és una dona Benvolguda i si no consta, ficarà la tercera opció, Benvolgut/da. 
  • $[web] Per als actes de graduació, afig l'adreça de descàrrega de les entrades que està guardada com a dada extra en la fitxa del client. 
  • https://ujiapps.uji.es/crm/rest/baja/$[hash] Podeu afegir aquesta variable perquè el correu incloga un enllaç per tal que l'usuari puga donar-se de baixa de la subscripció per la qual ha rebut el correu. La pantalla que s'obri quan l'usuari fa clic és com aquesta: 

...

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38)7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

• Acció. Efecte produït per un estat determinat. Hi ha alguns estats dels clients que estan relacionats amb accions determinades. És el cas, per exemple, de l'ESTADO ALTA que crea un moviment en la fitxa del client i crea un vincle UJI si la fitxa està associada amb la base de dades de l'UJI.
• Administrador/a. Perfil d'usuari dins d'un programa de l'aplicació CRM que pot crear campanyes. 
• Campanya. Actuació, activitat o acció que s'efectua i en la qual s'inclouen un grup de clients. Cada servei de la Universitat pot tenir diversos programes que són els encarregats de crear i gestionar les campanyes. Una campanya, a més, pot tenir alhora diverses campanyes en nivells inferiors. És el cas, per exemple, d'un servei que pot crear una campanya genèrica per a cursos i dins d'aquesta en genera diverses, una per a cadascun dels cursos que organitza.
• Client. Persona que forma part d'una campanya i a la qual es dirigeix una acció determinada. 
• Dada extra. Tipus de dada que sol ser un camp textual. Una dada extra pot estar vinculada directament a un client, a una altra dada extra o un ítem, a un camp d'un formulari i a un criteri d'un enviament. 
• Element del subscriptor. També conegut com a ítem. És cadascun dels elements d'una llista tancada de dades que es desplega per triar una opció. 
• Enviament. Tramesa d'un missatge de correu electrònic. Des de l'aplicació CRM es poden realitzar diversos tipus d'enviaments. Se'n poden fer de manuals i individuals a cada persona, es poden programar missatges automàtics lligats als estats que poden tenir les persones en una campanya i també vinculats a les tarifes, les fases o els seguiments d'una campanya i, per últim, es poden gestionar enviaments per a un col·lectiu o grup de persones determinat.
• Estat. Situació en què es troben els clients durant l'organització i gestió d'una campanya. 
• Etiqueta. Paraula clau que identifica una persona o client per facilitar la seva cerca en l'aplicació CRM. 
• Fase. Cadascuna de les etapes en què s'organitza una campanya. 
• Formulari. Qüestionari que es mostra al client en funció del seu estat. 
• Grup. També conegut com a subscriptor. És un conjunt d'ítems o elements que formen un llistat tancat de dades. 
• Ítem. També nomenat element del subscriptor. Forma part d'un grup de dades o subscriptor, és a dir, una llista tancada de dades. Poden estar associats directament a un client, a una dada extra o a un ítem, al camp d'un formulari, al criteri d'un enviament, al comportament per donar d'alta una persona en una campanya o al comportament per donar d'alta un altre ítem a una persona. 
• Programa. Dins de cada servei hi ha diferents programes que gestionen directament les campanyes. En la classificació de l'aplicació hi ha, en primer ordre, els serveis, dins els programes i dins dels programes les campanyes. 
• Seguiment. Monitoratge del desenvolupament d'una campanya. Es poden fer seguiments tant individuals de cadascun dels usuaris com globals, lligats a una fase de la campanya.
• Servei. Conjunt d'usuaris que administren i gestionen la base de dades de les persones vinculades a aquest servei. Estan predefinits en l'aplicació i corresponen als diferents serveis o unitats de l'UJI. Dins de cada servei, s'han de definir els programes per a poder crear i gestionar les campanyes. 
• Subscriptor. També anomenat grup. És un conjunt d'ítems o elements que formen un llistat tancat de dades. 
• Tarifa. Preu estipulat per a aplicar a una persona en una campanya. 
• Usuari/ària. Perfil d'usuari dins d'un programa de l'aplicació CRM que pot treballar amb campanyes però no les pot crear. 
• Vincle. Relació que pot tenir un client amb un altre client, habitualment una empresa, de la base de dades CRM. Pot ser, per exemple, el o la gerent, el director o directora o un treballador o treballadora.  
• Vinculació. Relació o relacions que té o ha tingut una persona amb l'UJI. Hi ha estats d'una campanya que generen de forma automàtica vinculacions amb l'UJI i que queden registrades tant en l'aplicació CRM com en la base de dades de l'UJI. 

...