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Consulta y gestión de listas, buzones y alias

Esta herramienta permite consultar y gestionar las listas de distribución de correo, los buzones compartidos y los alias de correo electrónico de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Es el espacio donde los usuarios de la UJI pueden administrar sus cuentas de correo electrónico de uso colectivo, adicionales al corporativo que es de uso personal e individual. En esta aplicación, cada persona puede consultar las diferentes listas, buzones y alias de los cuales es propietario, moderador o miembro. Además, en las listas que conste como propietario podrá añadir y eliminar usuarios y asignarlos un rol determinado, ya sea el de moderador ya sea simplemente el de miembro. 

Acceso a la aplicación

La aplicación se encuentra en la plataforma de información y gestión en línea IGLU > Informática e Infraestructura > Correo corporativo > Consulta y gestión de listas, buzones y alias.

Podéis acceder a través del siguiente enlace https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

¿Quién puede utilizar Consulta y gestión de listas, buzones y alias?

Cualquier usuario de la UJI tiene acceso a esta aplicación para ver sus listas de correo electrónico. Hay que subrayar que los usuarios pueden tener tres tipos de roles diferentes: 

• Propietario/a: es la persona responsable de una lista de distribución, un buzón o un alias. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista. 

• Moderador/a: se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, las listas deben tener un moderador, aunque se recomienda que haya dos. 

• Miembro: persona que forma parte de una lista de distribución, buzón o alias y, por tanto, recibe los correos electrónicos que se envían a estas cuentas.  

La página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias 

Cuando accedéis a laaplicación, la primera pantalla que aparece es como la siguiente:

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Como podéis observar en la imagen superior, en la parte de arriba de la pantalla aparece un Buscador y, en la parte inferior, se muestran las listas, buzones y alias de los que cada usuario es Propietario, Moderador o Miembro. 

¿Cómo se pide la creación de una lista, buzón o alias? 

Cualquier usuario puede pedir la creación de un correo electrónico de uso colectivo. En función de vuestro perfil deberéis hacerlo de una u otra manera: 

• Estudiantado: el alumnado debe hacer la petición a través del Técnico/a de Actividades Juveniles del Vicerrectorado de Estudiantado y Compromiso Social.  

• PAS i PDI: tanto el personal de administración y servicios como el profesorado puede pedir su creación a través de un formulari formulario SPI desde IGLU. Para tener más información sobre esta herramienta consultad el manual de funcionamiento d'del SPI.

• Personal invitado (gest): son las personas que no tienen cuenta de usuario y contraseña de la UJI. Deben hacer la solicitud a través del PAS o PDI con vínculo activo. 

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A continuación se detallan algunas de las características y condicionantes que debéis tener en cuenta antes de hacer la solicitud de una cuenta colectiva. Hay que destacar que hay de tres tipos:

• Lista de distribución de correo 

• Buzón compartido 

• Alias de correo electrónico 

Lista de distribución 

Las listas de distribución permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, llega a las cuentas de correo electrónico de todas las persones que forman parte. Por tanto, no tienen una bandeja de entrada propia. Debéis tener en cuenta que existen dos tipos de listas de distribución:

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• Abiertas: son listas a las que cualquier persona puede enviar mensajes y, por tanto, no se moderan. 

• Cerradas: solo pueden enviar mensajes directamente los miembros que participan. El resto de mensajes son tramitados por el moderador (como ya hemos mencionado, se recomienda que haya dos).  

Para más información consultad el documento Buzones compartidos y listas de distribución de correo electrónico corporativo.  

Buzón compartido

Es un buzón que pueden abrir, de forma simultánea, diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. De esta manera, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo en un espacio compartido a la que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón compartido. 

Podéis pedir la creación de un buzón compartido desde el formulario SPI Solicitud de buzón compartido. 

Para acceder a un buzón compartido, primero debéis entrar en vuestra cuenta de usuario personal UJI desde gmail.uji.es(con vuestro nombre de usuario y clave de acceso). Una vez dentro, como podéis observar en la imagen, en la parte superior derecha debéis pinchar el icono del perfil para desplegar el menú y, acto seguido, veréis el buzón al que estáis suscritos. 

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Hay que destacar que solo el buzón compartido permite migrar todo el contenido sin perder correos. 

Para obtener más información consultad el documento Buzones compartidos y listas de distribución de correo electrónico corporativo. 

Alias de correo electrónico

Alias de correo electrónico

También conocido como dirección de correo preferida. Está pensada para personalizar las direcciones de correo electrónico corporativas. Las cuentas de los alumnos y miembros de SAUJI son totalmente impersonales y es difícil asociarlas a una persona física. Por tanto, desde el Servicio de Informática se ofrece la posibilidad de pedir una cuenta más "usable" y descriptiva. En este sentido, por ejemplo, el usuario con una dirección alxxxxxx@uji.es pide el alias antonio.perez@uji.es, mucho más cómodo e identificativo. 

Podéis pedir un alias a través del formulario SPI Solicitud de alias de correo electrónico. Es importante que tengáis en cuenta los siguientes condicionantes: 

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Para obtener más información consultad el documento Alias de correo electrónicoextendido. 

Cómo se consultan y gestionan las listas?

Desde la página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias podéis conocer de qué buzones, listas y alias sois Propietario, Moderador o Miembro. 

Qué podéis hacer si sois propietario/a?

Cuando accedéis a la aplicación veréis las listas, alias o buzones de las que sois propietarios. Cuando hagáis clic sobre una de las listas se desplegarán todos sus datos. Además, como responsables de su gestión, podéis agregar o eliminar miembros, a excepción de las listas automáticas que se actualizan a partir de la base de datos de la Universidad. 

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Conviene subrayar, además, que en los buzones compartidos no constan los propietarios y recordad que no tienen moderadores. 

Qué puedes hacer si sois moderador/a?

Recordad que podéis pedir ser moderadores de una lista a través del formulario SPI Petición de moderación de listas de correo. Cuando accedáis a la aplicación, veréis de qué listas sois moderador. Si hacéis clic sobre una de ellas, se desplegarán todas sus características. 

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Hay que destacar que, en la parte superior de la pantalla, disponéis de los iconos de dos documentos para obtener la lista de miembros en un pdf o en un fichero de texto. 

Qué podéis hacer si sois miembro?

En caso de que seáis miembros, podéis saber de qué listas de correo sois integrantes. Pinchando sobre el icono  se despliegan todas las listas a las que estáis suscritos. Además, desde esta pantalla podéis daros de baja de las listas de distribución manuales pinchando sobre 'Marcar que no quiero recibir correos de esta lista', como podéis observar en la imagen de abajo. Recordad que no podéis daros de baja de ninguna lista automática, ya que se actualizan cada noche a partir de la base de datos de la UJI. 

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Resolución de dudas

Para cualquier duda o consulta relativa al funcionamiento o desarrollo de la aplicación, tenéis que contactar con el Servicio de Informática. Podéis enviar vuestras consultas a la dirección electrónica adm-si@uji.es  

Resolución de problemas 

Ante cualquier problema en el funcionamiento de la aplicación, os podéis poner en contacto con el Centro de Atención a Usuarios (CAU) del Servicio de Informática de la Universitat Jaume I de Castelló. Podéis telefonear al CAU al (964 38) 7400 dentro del horario de atención telefónica (de lunes a jueves de 08.30 a 19.00h y los viernes de 09.30 a 17.00h), enviar vuestras consultas a la dirección electrónica cau@uji.es o crear una incidencia a través de la aplicación CAU. Será atendida tan rápidamente como sea posible y con el mejor servicio posible. 

Glosario

• Alias de correo electrónico. También conocido como dirección de correo preferida. Es una cuenta más "usable" y descriptiva que permite crear el Servicio de Informática a los usuarios con cuentas totalmente impersonales, como el alumnado o los miembros SAUJI. 

• Buzón. Área personal donde el usuario recibe y almacena los mensajes de correo electrónico que le envían.  

• Buzón compartido. Es un buzón que pueden abrir diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. En este caso, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo común en un espacio compartido al que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón. 

• Miembro. Persona que forma parte de una lista de distribución o un buzón y que, por tanto, recibe y tiene acceso a los correos electrónicos que se envían a estas cuentas. 

• Moderador/a. Persona que se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, han de tener uno, aunque se recomienda que sean dos.

• Lista de distribución. Es un mecanismo de difusión de información basada en el correo electrónico. Las listas permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, este llega a las cuentas de correo electrónico de todas las personas que forman parte. 

• Propietario/a. Persona responsable de una lista de distribución o buzón. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista manual. 

• Rol. Cada uno de los papeles que puede tener el usuario en la gestión y administración de las listas de correo electrónico. Existen tres tipos. propietario/a, moderador/a y miembro.  

Además de conocer el significado de estos conceptos también os puede ayudar el Glossari de termes clau.

Cuentas de correo electrónico de uso colectivo

En la Universitat Jaume I (UJI) existen dos tipos principales de cuentas de correo electrónico (correo-e) de uso colectivo, adicionales a la corporativa de uso individual, todas con implementación y soporte propio del Servicio de Informática y basadas en GSuite:

1. Buzón compartido.

2. Lista de distribución de correo (Google Grups).  Notad que esta incluye lo que, hasta ahora, conocíamos como 'Alias básico'.

Características generales

Dependiendo del tipo de la cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional que se elija, éstas tienen unas características diferenciadas y limitación del número de usuarios;

• Buzón compartido: limitado a 25 a cuentas corporativas (sólo del dominio @uji.es) (procedimiento establecido para solicitarlo)

• Lista de distribución:  ilimitado a cuentas corporativas (@uji.es) y limitado a 4000 cuentas externas (no UJI) (procedimiento establecido para solicitarlo). Existe también un procedimiento SPI para cambiar a los moderadores de una lista de correo.

Formato de las direcciones de correo electrónico

Direcciones de correo personales y alias de correo

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Adicionalmente, se puede solicitar la creación de una cuenta de correo con el formato tipo Nombre.Apellido a la que llamamos "Alias de correo electrónicoextendido" (procedimiento establecido para solicitarlo)

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Cómo solicitarlo y añadir o eliminar miembros

La solicitud de alta va implícita al acto de añadir el primer miembro. Para modificar los integrantes de los dos tipos de cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional, se procederá de la siguiente manera:

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Para pedir la baja, ha de hacerse vía el CAU (implícitamente se puede hacer pidiendo la eliminación de todos los miembros). Para el caso de listas de distribución tenéis más información aquí.

Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional

Buzón compartido

Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UJI desde el gmail.uji.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).

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El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.

Calendar, Drive y Contactos en un buzón compartido

• Antiguamente: Para añadir un calendario, los contactos  o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido era necesario solicitarlo mediante un formulario SPI, marcando las casillas Drive, Calendar o Contactos para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.

• Actualmente: Es necesario que cada administrador de buzón active manualmente las aplicaciones de Google Calendar, Google Drive y Contactos. Esta modificación implica que la gestión de estas aplicaciones se descentraliza, permitiendo a los administradores de cada buzón tener control directo sobre las aplicaciones específicas que desean habilitar para su uso.

Calendar, Drive y Contactos en un buzón compartido

• Para añadir un calendario, los contactos  o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido es necesario solicitarlo mediante un formulario SPI, marcando las casillas Drive, Calendar o Contactos para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.

Lista de distribución

Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Grups] desde el ERP corporativo e-UJIer@, bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UJI), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universitat Jaume I; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.

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Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento

Si está utilizando una lista de correo y quiere cambiarlo a buzón compartido manteniendo el mismo nombre o cambiándolo por otro distinto, deberá tener muy en cuenta que este cambio comporta la eliminación del alias vigente para poder generar el nuevo. Este cambio conlleva la pérdida no recuperable de todos los mensajes que puedan existir en ese momento. Durante el tiempo que dure el proceso de cambio no entrarán nuevos mensajes con la consiguiente pérdida de los mismos. Sólo el buzón compartido permite migrar todo el contenido a otro.

Tiempo necesario para efectuar un cambio

Para todos los casos, el cambio en una cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional tiene un tiempo estimado de al menos 48 horas desde el momento en que se solicita. Durante ese tiempo la cuenta afectada NO podrá recibir nuevos correos.

La sincronización de los cambios realizados a través del módulo con la propia lista automática se realiza todas las madrugadas (entre la 1:00 y las 4:00 horas), entrando inmediatamente en vigor, y los cambios son supervisados por un técnico todas las mañanas en horario de jornada laboral.

Envío de correos masivosy límites de envío

Enviar correos masivos con Gmail es posible hasta cierto punto. Si en algún momento necesitas hacer un envío masivo de correos debes saber que Gmail lo tiene limitado a una cierta cantidad. Se puede enviar un mensaje de correo electrónico a un máximo de 100 500 personas a la vez. Una vez alcances ese límite, la plataforma te avisará de que NO puedes enviar más mensajes y bloqueará la cuenta por 24 horas.

La respuesta es simple. Google puede llegar a considerar que estás realizando envíos considerados spam o mensajes no deseados.  Por este motivo se recomienda para envíos superiores a 100 500 o más destinatarios usar listas de distribución.

Los límites restringen la cantidad de mensajes enviados por día y el número de destinatarios por mensaje.

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Cuando se utiliza la aplicación Gmail para móviles en el modo Google Sync, se aplican los mismos límites de envío que cuando se usa Gmail en un navegador web.

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