El SPI per a la tramitació de convocatòries permet recollir tota la informació necessària per a la tramitació d'una convocatòria d'una ajuda, subvenció o beca a la UJI i s'utilitza per a la tramitació de les fases necesàries fins a la signatura de la resolució i la publicació de la convocatòria.
També serveis per a la remisió a la BDNS de la informació de les convocatòries a través dels serveis webs de la Generalitat Valenciana (WREDAS).
Les fases de la tramitació d'una convocatòria són les següents:
1.- Introducció de les dades de la convocatòria per part de la unitat traminadora.
2.- Comprovació de crèdit suficient per part del servei d'informació comptable.
3.- Revisió per part de Control Intern.
4.- Signatura de la convocatòria per l'òrgan convocant.
5.- Creació del codi d'assumpte per part de registre.
6.- Completar les dades de inici i finalització de sol·licitud i de publicació per part de la unitat tramitadora per a publicar en el TAO
Se recomana encaridament per agilitzar el procés que els documents i extractes que se pujen a la convocatòria hajen estat revissats previament per part del servei de llengues i terminologia utilitzant el SPI per a tal efecte. L'aplicació contempla l'opció d' enviar
a revisar en el moment de crear la convocatòria, marcant l'opció a revissar per el SLT. Si es marca aquesta opció els documents no aniran a la comprovació de crèdit pel Servei d'Informació Comptable fins que no estiguen revisats pel SLT.
1.- Introducció de les dades de la convocatòria per part de la unitat traminadora.
Es mostra a continuació la primera pantalla d'introducció de dades per part de la unitat tramitadora.
Els camps marcats amb un asteris són obligatoris. Cal revisar que estiguen omplits ja que fins que no es finalitcen les dos primeres pantalles l'aplicació no pot comprovar que estiguen tots amb contingut.
Unitat tramitadora: És la unitat o servei que tramita la convocatòria.
Òrgan signant. Òrgan el titular del qual signarà la sol·licitud. Cal triar-lo d'un desplegable.
Tipus. Aquest és un camp que obligatoriament s'ha de remetre al sistema REDAS de la Generalitat Valenciana i a la BDNS. Cal triar una categoria que servirà, també, per a la publicació de la convocatòria al TAO.
Ejercici de la convocatòria. Cal triar un valor. Per defecte apareix el de l'any en curs.
Procediment. Aquest camp mostra un desplegable de les fitxes de procediments del catàleg de la UJI referides a convocatòries. Cal triar-ne una ja que el tipus de procediment servirà per a elaborar els expedients i per a vincular la convocatòria a la informació relativa a les adjudicacions.-
Extracte de la convocatòria CA. S'ha de ficar un resum de la convocatòria en Valencià.
Extracte de la convocatòria ES. S'ha de ficar un resum de la convocatòria en Castellà.
Data Justificació: Només cal ficar aquesta dada quan siga coneguda.
Moment de Justicació. Cal triar entre els valors possibles (justificació abans o després del pagament).
Mitja Publicació: Per defecte les convocatòries de la UJI van adreçades a la comunitat universitària i es publiquen al TAO. Si els destinataris foren externs i s'hagueren de publicar al Diari Oficial de la Generalitat Valenciana o en algún altre butlletí oficial caldria triar-lo.
En aquest cas, al butletí es publica l'extracte de la convocatòria i un enllaç que permet descarregar-se el document complet. I aquesta publicació es fa a través de la pròpia BDNS. Per això cal revisar especialment la correcció lingüística en aquests casos.
Tipus normativa. Només cal canviar l'opció per defecte si es tractare d'una ajuda tramitada aplicant una norma concreta estatal o europea.
Tipus beneficiaris. Cal triar entre un dels quatre valors que es mostren.
Activitats econòmiques: Cal triar la que tinga una relació més estreta amb la finalitat i destinataris de l'ajuda.
Número d'estructures presupostàries. Només cal canviar el valor per defecte quan la financiació de la convocatòria siga multiestructura, indicant el número de linies presupostàries que la financen.
Després de reomplir els camps de la pantalla inicial i polsar la fletxa de la dreta navegarem a una segona pantalla on se emplenaràn les dades econòmiques. El nombre de files que apareguen en l'apartat de informació econòmica vindrà determinat pel valor del camp
de la pantalla anterior Nº de Estructures pressupostàries
Pantalla final de resum de la informació introduida previament i lloc on carregarem els fitxer de la convocatòria
Al polsar la fetxa continuar, passarem a la fase 2, es a dir la petició se enviarà al servei d'informació comptable per a comprovar l'existència de crèdit.
2.- Comprovació de crèdit suficient i disponible per part del servei d'informació comptable
El Servei d'Informació Comptable revisarà que hi haja crèdit presupostàri i farà l'oportuna retenció de crèdit.
3.- Revissió per part de Control Intern
El control intern farà l'oportuna revisió i acceptarà o rebujarà la convocatòria, en cas que hi haja cap objecció.
Després d'aquesta fase el SPI de tràmitació de convocatòries se finalitzarà i se crearà automàticament un SPI de tramitació i signatura de resolucions en fase de Signatura.
4.- Signatura de l'òrgan Competent
La persona reponsable de l'organ competent de signar, signarà electrònicament la sol.licitud..
5.- Registre General informa el codi d'Assumpte
Una volta signada la sol·licitud per l'organ competent el tràmit aplegarà a Registre General que informarà del codi d'asummpte. Fianlment, la sol·licitud tornarà a la unitat tramitadora per a que informe de les dates de publicació.
6.- Completar dates per part de la unitat Tramitadora per a publicar en el TAO
Una vegada signada la convocatòria la tramitació tornarà a l'òrgan tramitador per a afegir les dades relatives a la publicació al TAO. Cal ficar data d'inici i fi de Publicació al TAO. Es recomana que la data de publicació siga de dos anys per tal que la comunitat universitària puga consultar les darreres convocatòries, encara que no estiguen vigents.
També cal ficar la data d'inici i finalització de presentació de sol·licituds. Aquesta informació cal ficar-la després de signada la resolució. En cas que la convocatòria es publique al TAO com la publicació és immediata, pot ser a l'endemà de l'enviament a publicació. En cas de remetre al DOGV cal tenir en compte que la informació es remetrà a la BDNS qui la remetrà al DOGV i que els dies per a la presentació començaran a comptar des de la publicació al DOGV. 