Què és SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes és un formulari de peticions SPI que permet recollir tota la informació necessària per a la tramitació d'una convocatòria d'ajudes, subvencions o beques de l'UJI. Aquesta eina informàtica cobreix tot el procés des de la sol·licitud de la convocatòria fins que s'envia a signar a l'òrgan responsable, passant per l'aprovació del cap del servei o unitat, la comprovació del crèdit pressupostari per part del Servei d'Informació Comptable i l'emissió de l'informe de fiscalització del Servei de Control Intern. Quan s'inicia la petició de convocatòria i s'adjunta la documentació es genera automàticament un codi de registre per a poder presentar-hi sol·licituds. A més, l'eina preveu la possibilitat d'enviar la convocatòria al Servei de Llengües i Terminologia (SLT) perquè la revise. Un cop es tanca aquest formulari de petició SPI s'inicia automàticament el de Tramitació i signatura de resolucions per gestionar la seua signatura i publicació en un mitjà oficial. Per a més informació consulteu el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions

Cal subratllar que, en les convocatòries que van a càrrec del capítol 4 i 7, un cop es tanca el procediment, cal remetre la informació i l'extracte a la Base de Dades Nacional de Subvencions (BDNS) a través dels serveis web de la Generalitat Valenciana WREDAS i, així, tramitar alhora la seua publicació al Diari Oficial de la Generalitat Valenciana (DOGV). 

Accés a l'aplicació

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes es troba dins de la plataforma SPI. Per accedir-hi heu d'anar a l'IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI). Hi podeu entrar directament a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.spi020001  

Qui pot utilitzar SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Aquesta aplicació pot utilitzar-la qualsevol membre de la comunitat universitària (PAS o PDI) que haja de tramitar una convocatòria de beques i ajudes de l'UJI. Cal subratllar, a més, que els caps de servei o directors de departament són els encarregats d'aprovar o denegar la convocatòria perquè, després, el Servei d'Informació Comptable comprove el crèdit pressupostari, el Servei de Control Intern emeta l'informe de fiscalització i, finalment, el sol·licitant envie la convocatòria a signar a l'òrgan responsable. Heu de tenir en compte, però, que segons el vostre perfil podreu realitzar unes accions determinades dins de l'aplicació: 

La pàgina d'inici de SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes

Quan accediu a l'aplicació, la pàgina d'inici de SPI es presenta d'una manera o una altra segons el perfil d'usuari que tingueu. Per a conèixer el funcionament general de la plataforma de peticions SPI consulteu el manual de SPI.

Procediment

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que se segueix per iniciar i tramitar una sol·licitud de resolució, a través d'aquesta aplicació.

Procediment del SPI de tramitació de convocatòries

Com s'inicia una sol·licitud de convocatòria?

Per començar una nova petició, heu d'entrar al Formulari de peticions (SPI) des de l'IGLU i polsar sobre Nova sol·licitud, com podeu observar en la imatge de sota.

Nova petició SPI

Seguidament, en la categoria Tràmits Administratius i, dins del servei de Secretaria General, heu de fer clic en Sol·licitud de convocatòria de beques i ajudes

Petició de convocatòria de beques i ajudes

A continuació, en la pàgina que s'obri heu d'introduir les dades bàsiques de la convocatòria. Com podeu veure en la imatge de sota, us identifica a vosaltres com a Sol·licitant i, automàticament, fica la Data de la sol·licitud i la Vinculació, tot i que la podeu canviar en cas que en tingueu més d'una. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc (*). Per a obtenir més informació sobre Què és un camp obligatori?, consulteu el document Elements comuns de les aplicacions  

Quan tingueu les dades emplenades, podeu fer clic en la icona de següent, situada en la part de sota de la pantalla i enquadrada en roig en la imatge següent. Podeu tornar a la pantalla anterior polsant la icona de la fletxa de l'esquerra.

Pantalla per iniciar la petició de convocatòria de beques i ajudes

En la següent pantalla podeu definir la informació econòmica de la convocatòria, en funció del nombre d'estructures pressupostàries que hàgeu indicat en la pantalla anterior. Com podeu veure en la imatge de sota, en l'Exercici pressupostari es mostra, per defecte, l'any en curs. Podeu emplenar els següents camps de cadascuna de les estructures: 

Un cop hàgeu emplenat totes dades, podeu polsar la icona de següent. 

Pantalla per definir l'estructura pressupostària

Tot seguit, heu d'introduir l'Extracte de la convocatòria, tant en català (CA) com en castellà (ES) i prémer la icona de següent

Pantalla per introduir l'extracte de la convocatòria

En la imatge següent podeu consultar com queda l'extracte de la convocatòria. La part marcada en roig és la que vosaltres personalitzeu. Heu de tenir en compte que, quan se signe la convocatòria, automàticament s'afegirà el peu de pàgina amb la data de signatura i l'òrgan signant. 

Exemple d'extracte

Posteriorment, en la següent pantalla veureu un resum de la convocatòria amb les dades que hàgeu especificat. Finalment, heu de prémer el botó Enviar (marcat en roig en la imatge de sota) per donar curs a la sol·licitud. 

Pantalla amb el resum de la petició de la convocatòria

A continuació, veureu que es mostra un número de tràmit SPI. Heu de tenir en compte que, en aquest mateix moment, es genera automàticament un codi de registre perquè la convocatòria puga rebre sol·licituds. Paral·lelament, rebreu com a sol·licitant (unitat tramitadora), un correu electrònic per informar-vos que teniu una sol·licitud en curs. 

Petició SPI de tramitació de convocatòria en curs

Alhora en rebreu un altre advertint-vos que teniu una petició pendent de signar, perquè adjunteu la documentació de la convocatòria. 

Correu amb petició pendent de signar

Podeu accedir a la proposta de resolució directament des de l'enllaç del correu electrònic o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI). Com podeu observar en la imatge de sota, cal que polseu Signar sol·licituds

Signar peticions

Un cop dins, heu de fer clic sobre el número de sol·licitud i, a continuació, veureu el detall de la convocatòria. En aquesta pantalla heu de fer clic sobre Adjuntar documentació, emmarcat en roig en la imatge de sota.

Adjuntar documents convocatòria

Ací heu d'adjuntar obligatòriament almenys un document en castellà i un altre en català a través del botó Seleccionar arxiu i, finalment, polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. Fixeu-vos que us informa que la fase següent és la de Distribució del flux de la convocatòria que es fa de forma automàtica. 

Seleccionar documents de la convocatòria

A continuació, poden passar dues coses i el sistema automàticament envia la convocatòria a: 

Com es revisa lingüísticament la convocatòria?

Un cop adjuntada la documentació, la convocatòria es deriva al SLT perquè la revise quan el sol·licitant ho especifica en l'inici de la petició. Aleshores, el SLT rep un correu electrònic que l'informa que té una petició pendent de signar. El sistema enviarà diàriament un correu fins que la revise. Des del SLT hi podeu accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la resolució pendent.

A continuació, com podeu veure en la imatge de sota, es mostrarà un resum de les dades de la convocatòria. Des d'aquesta pantalla, podeu polsar Aprovar per examinar-la i remetre-la, posteriorment, al responsable del servei o unitat perquè l'aprove o la rebutge. 

Revisió lingüística

Quan premeu Aprovar, en la pantalla següent, podeu revisar el text de la convocatòria, fer traduccions i/o adjuntar documents corregits. Com podeu observar en la imatge de sota, qualsevol canvi que apliqueu en l'Extracte l'heu de desar polsant Guardar dades. També disposeu d'un camp opcional d'Observacions per agregar comentaris. Finalment, heu de polsar el botó d'Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar la convocatòria al responsable del servei perquè l'aprove, tal com s'explica en detall en el punt següent del manual. 

Revisar i corregir l'extracte de la convocatòria

Com s'aprova la convocatòria?

Els caps de servei o unitat i les direccions de departament són els encarregats d'aprovar una convocatòria de beques i ajudes, perquè posteriorment es comprove el crèdit pressupostari i s'emeta l'informe de fiscalització i, finalment, es revise i s'envie a signar. Si sou el responsable, rebreu un correu electrònic quan tingueu una convocatòria pendent d'aprovar. Fins que no l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la sol·licitud pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Si considereu que la tramitació de la convocatòria resulta procedent la podeu Aprovar. En cas contrari, heu de polsar Denegar. 

Pantalla per aprovar la convocatòria

En cas que polseu Aprovar, en la pantalla següent podeu adjuntar fitxers i anotar comentaris en el camp Observacions. Heu de polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar-la al Servei d'Informació Comptable per tal que comprove el crèdit pressupostari, com s'explicarà en el punt següent del manual. 

Enviar l'aprovació de la convocatòria

Com es comprova el crèdit pressupostari de la convocatòria?

El Servei d'Informació Comptable és el responsable de comprovar el crèdit pressupostari, un cop ha aprovat la convocatòria el cap del servei. Des del Servei d'Informació Comptable rebreu un correu electrònic. Fins que no entreu i l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la petició pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Per a incloure l'informe de retenció de crèdit cal que polseu Aprovar

Pantalla per aprovar la convocatòria i comprovar el crèdit pressupostari

A continuació, heu d'incloure el document amb l'informe de retenció de crèdit i triar la fase següent. Teniu dues opcions: 

Incloure informe de retenció de crèdit de la convocatòria

Com s'emet l'informe de fiscalització de la convocatòria?

El Servei de Control Intern s'ocupa d'emetre l'informe de fiscalització, després que el Servei d'Informació Comptable haja inclòs l'informe de retenció de crèdit. Des del Servei de Control Intern rebreu un correu electrònic informant-vos que teniu una petició pendent de signar. Fins que no l'aproveu i inclogueu l'informe de fiscalització, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la petició pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, el codi de registre, els documents que s'han anat adjuntant durant la tramitació, l'informe de retenció de crèdit i el codi de registre. Cal que polseu Emetre informe de fiscalització

Pantalla per emetre informe de fiscalització

En la següent pantalla, cal que adjunteu l'arxiu amb l'informe de fiscalització (Informe Control Intern) i indiqueu el Tipus de Valoració: Informe Favorable o Informe Favorable amb Observacions (perquè el sol·licitant faça alguna correcció). Finalment, cal que polseu el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. Aleshores, la convocatòria es torna a remetre al sol·licitant per tal que la revise i l'envie a signar, com s'explica en el següent punt del manual.

Informe favorable o informe favorable amb observacions

Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria?

Després que el responsable del servei haja aprovat la convocatòria, el Servei d'Informació Comptable haja comprovat el crèdit pressupostari i el Servei de Control Intern haja emés l'informe de fiscalització, la petició es torna a remetre al sol·licitant per tal que la revise i l'envie a signar. Com a sol·licitant tornareu a rebre un correu electrònic informant-vos que teniu una petició pendent de signar. Hi podeu accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis de peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la petició pendent. Com podeu veure en la imatge de sota, cal que premeu Aprovar. 

Pantalla per revisar i enviar a signar

En la pantalla següent, podeu consultar tots els documents que s'han anat pujant durant la tramitació de la convocatòria. Fixeu-vos, a més, que en la part de sota es mostren els documents que envieu a signar. Si heu de fer correccions i modificar-los cal que deixeu els camps on apareixen els documents en blanc i pugeu els arxius correctes en PDF a través de Seleccionar arxiu. Heu de tenir en compte que tots els documents que apareguen en aquest apartat s'enviaran a l'òrgan responsable perquè els signe i n'autoritze la publicació. Per últim, heu de polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. 

Documents per enviar a signar

Heu de tenir en compte que, en aquest moment, es tanca el procediment de SPI de Tramitació de convocatòries de beques i ajudes i s'enceta, automàticament el de SPI de Tramitació i signatura de resolucions. Aleshores, com a sol·licitant, rebreu dos correus electrònics, un informant-vos que s'ha finalitzat el SPI de convocatòries i, un altre, per avisar-vos que s'ha iniciat i està en curs el de signatura de resolucions, perquè la convocatòria siga signada per l'òrgan responsable i puga ser publicada. Cal destacar que en el SPI de resolucions les convocatòries van directament a la fase de signatura i, quan l'òrgan competent entra a l'aplicació a signar-la, veurà un enllaç al número de SPI de la convocatòria perquè puga consultar tota la informació i documentació. Per a més informació vegeu el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions.

Com s'envia la convocatòria a publicar al DOGV?

Les convocatòries que tinguen imputació pressupostària al capítol 4 i 7 s'han de publicar al DOGV a través de la plataforma WREDAS. Un cop l'òrgan competent signe la resolució de la convocatòria, l'haureu de trametre a la Base de Dades Nacional de Subvencions (BDNS). 

Enviar l'extracte a la plataforma WREDAS

En primer lloc, cal que aneu a la resolució de la convocatòria, obrint el Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió de l'IGLU. Un cop entreu a Oracle teniu dues opcions: accedir a través de Gestió de Recursos de Serveis o a través de Gestió de Recursos Econòmics. 

Accés a través de Gestió de Recursos de Serveis

En la pestanya Aplicacions heu de fer clic en Aplicacions disponibles, seguidament, anar a Gestió de Recursos de serveis i, posteriorment, a Poa. Aleshores, s'obri directament la pestanya de Mòduls, on heu de seleccionar Menú principal i, dins, Resolucions, Acords i Normatives.

Accés a PoaAccés a Resolucions, acords i normatives

Heu de fer clic en Resolucions, Acords i Normatives i, aleshores, veureu que s'obri una finestra on podeu consultar les resolucions de les convocatòries de la vostra unitat. Podeu buscar-ne una, a través de dos camps: 

 Un cop la tingueu en pantalla, cal que la seleccioneu i polseu el botó Veure Convocatòria, situat en el marge inferior dret.

Pantalla de resolucions

A continuació, veureu que s'obri la pantalla de Gestió de convocatòries amb totes les dades de la convocatòria, com s'explicarà més endavant. 

Accés a través de Gestió de Recursos Econòmics

També podeu accedir a la resolució de la convocatòria a través de Gestió de Recursos Econòmics. Cal que en la pestanya Aplicacions feu clic en Aplicacions disponibles; seguidament, aneu a Gestió de Recursos Econòmics i, posteriorment, a Ajudes i Subvencions. Aleshores, s'obri la pestanya de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'ajudes, dins WREDAS i, finalment, Convocatòries WREDAS

Accés a Ajudes i subvencionsConvocatòries WREDAS

Un cop feu clic, s'obrirà la pantalla de Gestió de convocatòries (la mateixa que es mostra quan feu clic en Veure convocatòria des de Gestió de Recursos de serveis). Com podeu observar en la imatge de sota, podeu buscar la resolució pel número del SPI de la convocatòria (SPI Convocatòria) o pel número de la resolució (Resolució SPI). A continuació, es mostraran les dades amb la descripció de la convocatòria i en el mateix format que requereix la plataforma WREDAS. En la part de sota de la pantalla, a través de les pestanyes, podeu consultar les dades de l'Extracte i de la Sol·licitud. Comproveu que les dades són correctes i que, almenys, consta el document en castellà (és obligatori). Si hi ha altres documents, com ara annexos, els heu d'enviar especificant l'opció ALTRES. Finalment, cal que polseu el botó Enviar a WREDAS, situat en la part de sota, com podeu observar en la imatge de sota.

Enviar la resolució a la plataforma WREDAS

Cal que reviseu si l'enviament s'ha fet correctament a través del botó Historial Enviaments

Historial dels enviaments a WREDAS

Un cop feu l'enviament heu d'anar a la plataforma WREDAS de la Generalitat Valenciana per enviar-la a la Base de Dades Nacional de Subvencions i publicar-la al DOGV, com s'explica amb detall a continuació. 

Publicar al DOGV a través de la plataforma WREDAS 

Heu d'accedir a la plataforma WREDAS de la Generalitat Valenciana a través de la següent adreça web: https://atenea.ha.gva.es/wcauce/cau_central?p_codaplic=WREDAS Cal que, prèviament, tingueu les credencials i tingueu instal·lat el certificat digital. Heu de polsar sobre Identificar-se amb certificat, com podeu veure en la imatge.  

Accés a la plataforma WREDAS

A continuació, s'obri la pantalla que identifica el vostre certificat. Heu de polsar Acceptar per accedir a la plataforma. 

Identificació amb certificat digital

Aleshores, apareixerà la pantalla d'inici de la plataforma, on heu de polsar sobre Convocatòria, marcat en roig en la imatge de sota. 

Pantalla d'inici de la plataforma Wredas

Cal que cerqueu la convocatòria ficant l'Exercici i l'Ordinal i premeu la paraula Buscar.

Buscar la convocatòria

Tot seguit, es recuperaran les dades de la convocatòria que vàreu enviar des de l'Oracle. Cal subratllar que, la primera volta que accediu, el tick de la columna BDNS (Base de Dades Nacional de Subvencions) apareixerà en gris, perquè encara no s'ha tramés a la base de dades. Posteriorment, es mostrarà en verd com podeu veure en la imatge. Ací cal que feu clic al títol de la convocatòria per veure'n el detall. 

Fer clic sobre el títol de la convocatòria

En la següent pantalla podeu consultar totes les dades que es van trametre de la convocatòria. Cal que comproveu que són correctes. Si heu de fer alguna modificació, cal que polseu Editar i, un cop aplicats els canvis, polseu Guardar. Finalment, cal que premeu Envio BDNS per remetre la convocatòria a la Base de Dades Nacional de Subvencions. El sistema us mostrarà un missatge de confirmació. 

Enviar la resolució de la convocatòria a la Base de Dades Nacional de Subvencions

A continuació, cal que copieu el Codi de la convocatòria (marcat en roig en la imatge superior) i l'enganxeu en l'extracte (cal que hi aneu fent clic sobre la paraula Extracte, situada en el marge superior). Com podeu observar en la imatge de sota, heu de ficar el codi darrere de la paraula BDNS tant en l'extracte en castellà com en valencià. Per guardar-ho cal que premeu primer sobre la paraula Tornar, marcada en roig en la imatge de sota.  

Enganxar el codi de la convocatòria en l'extracte

I, posteriorment, feu clic sobre Guardar. 

Guardar canvis en la convocatòria

És convenient que guardeu el codi de la convocatòria i l'introduïu en la fitxa de la convocatòria en l'aplicació d'Oracle (heu d'accedir amb les indicacions explicades a Enviar l'extracte a la plataforma WREDAS). Cal que el fiqueu en el camp Id BDNS, com podeu observar en la imatge següent. 

Introduir el codi de la convocatòria en el camp ID BDNS

Finalment, des de la pantalla del WREDAS heu de polsar sobre Publicar D.O perquè la convocatòria de beques o ajuts es publique en el DOGV. 

Publicar en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana

Cal que tingueu en compte que amb aquest tipus de convocatòries (amb càrrec al capítol 4 o 7) en el SPI de signatura de resolucions, quan arriba la fase de publicació, podeu optar per tancar el procediment o deixar-lo pendent a l'espera que la resolució siga publicada al DOGV. Per a més informació vegeu SPI Tramitació i signatura de resolucions.  

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb la Unitat d'Anàlisi i Desenvolupament TI (UADTI)

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/ Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.