És una aplicació pensada per a gestionar l'organització d'actes protocol·laris. És una eina fonamental per a la planificació d'esdeveniments importants com ara la inauguració del curs acadèmic, la commemoració de la creació de l'UJI o les investidures d'honoris causa. La mateixa plataforma permet cobrir tot el procés d'organització d'un acte, des de la creació de l'esdeveniment, la gestió dels convidats i els protocols que s'apliquen a cadascun d'ells, fins a l'enviament de la invitació, la planificació de la comitiva, la distribució i ordre dels seients i la gestió de les reserves de togues en cas que l'acte ho contemple. L'aplicació posa, a més, a disposició de l'usuari una sèrie d'informes i llistats per fer un control de l'organització de l'esdeveniment. Genera informes amb les dades dels assistents, amb el detall de la ubicació de cadascun dels convidats o les característiques i el llistat de la comitiva de l'acte, entre altres.
Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió. En aquest moment, us haureu d'identificar amb el vostre nom d'usuari i clau d'accés.
Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, en Gestió de Recursos d'Infraestructura i, per últim, en Persones. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'Esdeveniments i Protocols per tal que es despleguen totes les opcions disponibles.
L'aplicació pot ser utilitzada pel personal del Gabinet del Rectorat, encarregat de l'organització i supervisió dels actes protocol·laris de l'UJI. A més, l'aplicació contempla la possibilitat de poder permetre l'accés a determinades persones perquè puguen fer un control de l'organització d'actes concrets.
Tal com s'ha explicat en el punt Accés a l'aplicació, un cop entreu en l'aplicació es desplega el menú amb totes les opcions i funcions que hi podeu fer, com podeu observar en les imatges de sota.
Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.
A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta aplicació.
Per generar un acte protocol·lari heu d'anar a l'opció Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments. En el formulari que s'obri (identificat en la part superior amb el codi PROF0004) heu de definir les característiques de l'esdeveniment. Com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar les següents dades de l'acte:
A través de la pestanya Text podeu incloure alguna anotació sobre les característiques del Dinar o la Foto en la invitació que s'envia posteriorment als convidats. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic?
Recordeu que quan tingueu emplenats tots els camps del formulari, heu de Guardar les dades a través del botó 
de la capçalera de l'Oracle (o la tecla F10). Fixeu-vos que l'aplicació genera automàticament un Id amb què identifica l'acte que heu creat.
En aquest formulari també podeu consultar els actes que s'han creat i organitzat. Podeu anar d'un a un altre a través de la columna Id, situada en la part esquerra, com podeu veure en la imatge superior. A més, podeu ordenar els actes per Id, Data o Nom i de forma Ascendent o Descendent.
També disposeu del botó Dades de l'acte per consultar altres dades informatives i complementàries. Com podeu observar en la imatge de sota (formulari PROF0011) es mostra, per exemple, un resum amb el nombre de convidats, de confirmats o de les persones que han manifestat que vestiran toga. A aquesta fitxa, també hi podeu accedir a través de Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments > Dades de l'esdeveniment.
Una vegada creat l'acte, hi podeu afegir convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a obtenir més informació.
Heu de tenir present que l'aplicació permet convidar a un acte als assistents a través dels protocols, que són agrupacions de persones que comparteixen el mateix càrrec, ocupació o tractament o que procedeixen de la mateixa institució. Per tant, cada persona convidada ha de pertànyer almenys a un protocol. Cal subratllar que existeixen tres tipus de protocols:
Podeu consultar el registre de protocols que consten al sistema en Llistats > Índex de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control?
En l'aplicació hi ha predefinits uns protocols però, si necessiteu crear-ne algun de nou, heu d'anar a Configuració > Gestió de grups. En la finestra que s'obri (formulari PROF0001), en la part esquerra, podeu veure el llistat de protocols en forma d'arbre. Per afegir-ne un de nou, primer heu de seleccionar la categoria de l'arbre on voleu generar el nou protocol i, seguidament, heu de polsar el botó Insertar, marcat en roig en la imatge de sota.
Cal que apunteu el Codi amb el qual voleu identificar el protocol i el Nom. Podeu comprovar com l'aplicació fica automàticament l'Id i quin és el seu protocol pare (Fill de). Per fer efectiva la creació del protocol heu de polsar Insertar.
En el formulari de Gestió de grups també podeu indicar:
Si necessiteu eliminar un protocol, l'heu de seleccionar de l'arbre i polsar el botó Esborrar. També podeu moure el protocol d'un lloc a un altre de l'arbre. Per fer-ho, seguint els passos de la imatge de sota, primer heu de seleccionar el protocol, després polsar Reassignar; seguidament, en el camp Fill de heu de triar a través de la llista de valors (amb el F9 del teclat o el botó 
de la capçalera de l'aplicació) a quin protocol voleu reassignar-lo i prémer Acceptar. Finalment, un cop escollit, podeu polsar Reassignar.
En la finestra de Gestió de Grups també teniu disponibles els següents elements o botons:
Un cop creat un protocol, podeu definir els seus integrants, tant si són membres de l'UJI com si són persones externes que estiguen registrades en el sistema. Per conèixer com introduir una persona a la base de dades de l'aplicació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? Per especificar les persones que formen part d'un protocol heu d'anar a Processos diaris > Cercador per grups (formulari PROF0003). Com podeu observar en la imatge de sota, en la part esquerra es mostra el Codi i nom del Protocol i, en la part dreta, l'Id i el Nom de les persones que hi formen part. També s'indica si és el protocol Principal per a cada persona i si té vinculació amb l'UJI encara que siga una persona externa. Seria el cas, per exemple, d'una persona que ocupa un càrrec institucional però alhora forma part del professorat de la Universitat.
A través d'aquest formulari podeu agregar persones a un protocol. Heu d'utilitzar un d'aquests botons:
En la finestra de Cercador per grups també teniu disponibles els següents botons:
Cal subratllar que hi ha diversos protocols que integren personal de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat. És el cas, per exemple, del protocol que aglutina el PAS, el PDI, el personal jubilat, els nous doctors o els càrrecs. Per a obtenir més informació consulteu Com s'inclouen convidats a un acte?
Com ja s'ha esmentat, heu de tenir en compte que cada persona convidada ha d'estar vinculada a almenys un protocol i que hi ha dos tipus de convidats:
Podeu veure la relació entre una persona i un protocol en Processos diaris > Cercador de persones i protocols. Es mostra una finestra (formulari PROF0008) on podeu Cercar una persona i veureu el seu Nom, el Tipus de vinculació amb l'UJI (si és personal UJI o si és Extern) i el Codi i nom del Protocol al qual pertany. En les columnes de la dreta es mostra si és el protocol principal, si està donat d'alta (actiu) i, en cas de ser personal UJI, si és doctor/a, PDI o PAS. Un cop seleccioneu la persona, en la part de sota, podreu comprovar amb quin Càrrec està identificat dins del protocol. En aquest formulari també disposeu d'aquests tres botons:
El personal de l'UJI està inclòs, per defecte, en els diversos protocols que hi ha definits i que s'actualitzen, automàticament, a partir de la base de dades de la Universitat. Així, per exemple, en el protocol de Personal Docent i Investigador consten totes les persones que estan contractades com a PDI i, en el de Càrrecs, apareixen totes les persones que ocupen la direcció d'un departament o d'un centre o escola. Podeu consultar els llistats de protocols des de Llistats > Índex de grups o des de Configuració > Gestió de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? i Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?
Cal remarcar que hi ha casos puntuals en què necessitareu incloure una persona de l'UJI en un protocol, de forma manual. Aleshores heu de seguir els passos que s'han descrit anteriorment.
Podeu incloure en el sistema una persona que no tinga cap vinculació amb l'UJI perquè puga ser convidada a un acte. Ho heu de fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. En aquesta finestra (formulari PROF0002) podeu gestionar l'alta, la baixa o la modificació de dades de les persones externes. És important que, abans d'introduir una persona al sistema, comproveu a través de la Recerca (en la part superior del formulari) que no estiga donada d'alta com a extern i també que no siga membre de l'UJI i, per tant, ja estiga a la base de dades. Per agregar una nova persona, com podeu veure en la imatge de sota, primer heu de ficar el Nom i Cognoms, el DNI i el Sexe. Automàticament l'aplicació li atribueix un Id.
Posteriorment, en la part de sota de la pantalla, heu d'assignar la persona a almenys un protocol, a través de la llista de valors. Cal que seleccioneu el Protocol al qual pertany la persona i especifiqueu el Càrrec. En cas que tinga més d'un protocol, podeu marcar quin es considera el Principal. Recordeu que per Guardar les dades heu de polsar el botó de la capçalera de l'Oracle o la tecla F10. Heu de tenir en compte que si una persona està inclosa en diversos protocols i establiu un com a principal, aquest prevaldrà sobre la resta quan la convideu a un acte. Per a més informació vegeu Com s'inclouen convidats a un acte?
Des d'aquest formulari també teniu disponibles els següents botons:
Heu de tenir en compte que si afegiu una persona a més d'un protocol i, en un acte, es conviden els dos protocols, l'aplicació llançarà un missatge d'avís, perquè només hi haja una invitació. A més, disposeu del botó Duplicats per comprovar si una persona té més d'una invitació. Per a més informació vegeu el següent punt del manual Com s'inclouen convidats a un acte?
Un cop creat l'acte, podeu afegir els convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. En el formulari que s'obri (PROF0005) heu de seleccionar l'acte i, a continuació, prémer el botó Gestió de convidats.
Quan premeu Gestió de convidats s'obri la finestra Llista d'assistents on podeu consultar la relació de persones convidades i el protocol que tenen assignat cadascuna d'elles. Com podeu veure en la imatge de sota, en la part superior del formulari s'indica l'Acte i el Saló on se celebra i podeu Cercar una persona escrivint el nom i polsant el botó Recerca. En la part de sota, es mostren les següents dades dels Assistents:
Per agregar una persona convivada, cal que premeu el botó Convidar a l'acte, emmarcat en roig en la imatge de dalt. Seguidament, en la finestra que s'obri, apareix en la part esquerra el llistat de tots els protocols registrats al sistema i, a la dreta, de totes les persones que en formen part. Teniu tres possibilitats, a través dels tres botons que es descriuen a continuació:
En la majoria de casos, es convida a totes les persones d'un protocol a través del botó Convidar o a una persona d'un protocol determinat amb Convidar-ne a un. Però convé subratllar que hi ha diversos protocols integrats per persones de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat i que el procediment de convidar funciona d'una forma diferent. Podeu comprovar que són els protocols que, a la part dreta, no mostren cap nom. A continuació, s'expliquen els passos que heu de seguir per convidar als membres d'un d'aquests protocols:
És important que tingueu en compte que, quan convideu una persona a un acte que ja ha estat convidada amb un altre protocol, l'aplicació llança un missatge d'avís com el de sota. Si premeu Acceptar, sobreescriureu la invitació de l'anterior protocol pel nou i, si polseu Cancel·lar, es mantindrà com a convidada pel protocol anterior. És una advertència que permet evitar duplicitats. Cal que tingueu en compte, però, que si una persona ja està convidada per un protocol principal, l'aplicació no deixarà sobreescriure'l. També teniu disponible el botó Duplicats, que com s'explicarà més endavant permet consultar si una persona està convidada a un acte en més d'un protocol.
A més dels botons per a convidar, en la finestra de Llista de protocols disposeu del botó Membres UJI per buscar una persona vinculada a l'UJI i afegir-la dins del protocol que tingueu seleccionat en la part esquerra. Quan polseu el botó, s'obri la finestra on heu de cercar la persona pel nom, seleccionar-la i polsar el botó Acceptar. Així, podreu convidar aquesta persona dins d'un protocol determinat. Aquesta mateixa acció també la podeu fer des de Processos diaris > Cercador per grups. Per a més informació consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?
Després de definir l'acte i afegir els convidats, podeu enviar la invitació. Per a saber com fer-ho vegeu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? Posteriorment, un cop tramesa la convocatòria, podeu consultar altres dades referents als convidats des del formulari del Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats). Heu de tenir seleccionat un assistent en la part de dalt del formulari i, aleshores, com podeu observar en la imatge de sota, podreu consultar les dades que es descriuran a continuació:
Des del formulari del Llistat d'assistents també teniu disponibles els següents botons:
A més de gestionar els convidats a un acte des del formulari de Gestió d'esdeveniments (PROF0005) també teniu els següents botons per fer diferents accions o accedir a informes i llistats:
Per a tenir més informació sobre els informes de dades de l'acte consulteu el punt del manual Com s'obtenen llistats i informes de control?
Un cop definit l'acte i afegits els protocols i convidats, podeu dissenyar i enviar la invitació. Ho heu de fer a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Informació i gestió > Altres > Protocol > Enviament de correu electrònic. En la pantalla que s'obri podeu consultar l'històric de totes les invitacions que s'han configurat. Com podeu veure en la imatge de sota, es mostra l'Id, l'Acte, l'Assumpte i la Data. Per agregar una nova invitació, cal que feu clic sobre la icona de la suma 
. També teniu la possibilitat de clonar una invitació ja creada a través del botó Duplicar i, després, personalitzar-la o modificar-la. Amb la icona del llapis 
podeu editar una invitació i amb la icona de l'aspa de color roig 
la podeu eliminar.
Quan afegiu una invitació, s'obri la finestra on podreu dissenyar el correu electrònic que s'enviarà als convidats. Com podeu veure en la imatge de sota, és un compositor d'email amb què podeu definir l'estructura de la invitació. Heu d'emplenar els següents camps:
Un cop tingueu definits tots aquests camps, heu de polsar Desar dades.
Quan tingueu definit el contingut del correu podeu fer una prova a través d'Enviar correu a la següent adreça. Com podeu veure en la imatge de sota, heu d'indicar l'adreça de correu a la qual voleu enviar-ho i comprovar que tot està correcte. Podeu afegir més d'una adreça separant-les per comes.
Per a enviar la convocatòria als convidats teniu dos possibilitats a través dels botons Enviar correu als convidats:
També disposeu d'aquests altres dos botons:
Com podeu veure en els exemples de sota, la composició que hàgeu fet de la invitació arriba per correu electrònic als convidats. A més de recollir totes les dades de l'acte, pot incloure, si ho heu definit així, un enllaç perquè confirmen la seua assistència i un altre perquè excusen la seua absència o un altre per reservar la toga.
Quan la persona convidada fa clic sobre l'enllaç per confirmar l'assistència o l'absència, s'obri una pantalla d'IGLU que li informa que ha confirmat la seua presència a l'acte o la seua absència.
A més, en cas que l'esdeveniment contemple la possibilitat de portar toga, el mateix correu també inclou un enllaç perquè la persona convidada manifeste si en vestirà, i si ho farà amb una de pròpia o si necessite que l'UJI li'n preste una. Els convidats gestionen la reserva de togues des de l'IGLU > Informació i gestió > Altres > Protocol > Togues. Com podeu veure en la imatge de sota, l'assistent selecciona primer l'acte i, posteriorment, indica el color i talla de la toga i, en cas que siga nou doctor/a, l'especialitat. També disposa d'un espai d'Observacions per si necessita anotar alguna qüestió d'interés, com que requereix un barret d'unes característiques determinades. Cal subratllar que aquestes anotacions queden registrades en el camp Observacions de la finestra d'Altres dades de la persona convidada i es mostren en l'informe de togues. Per últim, l'assistent ha de polsar Enviar perquè quede registrada la seua reserva.
Convé subratllar que, un cop enviada la invitació i quan els convidats comencen a confirmar la seua assistència i a informar de si vestiran o no toga (quan l'acte ho preveu), podeu començar a planificar la comitiva (en cas que l'acte en tinga), gestionar les reserves de togues i fer la distribució de seients en funció de l'aforament del saló on se celebra l'acte. Per a més informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva?, Com es gestionen les reserves de togues? i Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
Des de Gestió d'esdeveniments > Salons i distribució podeu donar d'alta un saló perquè puga acollir actes protocol·laris o consultar l'aforament d'una sala registrada en el sistema. Com podeu observar en la imatge de sota, en la part de dalt del formulari (PROF0014) fiqueu el nom del Saló i, en la part de sota, el número de Seients i Files per zones (Part), a més d'indicar si està o no Disponible i si és un seient que es pot Desplaçar o no.
Un cop rebudes les confirmacions dels assistents, podeu començar a distribuir-los i ubicar-los en els seients del saló on s'ha de celebrar l'acte. Heu d'anar a Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments, seleccionar l'acte i prémer el botó Gestió de convidats. Aleshores, com podeu veure en la imatge de sota, teniu dos possibilitats:
En cas que polseu el botó Ubicar, veureu que s'obri una taula quadriculada amb els seients de l'espai, d'acord a l'aforament disponible. A cada persona convidada li podeu assignar una zona, una fila i un seient determinat. Veureu que en la part dreta de la pantalla apareix en la Llista d'assistents cadascun dels protocols (corresponen a les caselles de color gris). Si feu clic a sobre d'un dels protocols, es desplegaran els noms de les persones convidades que en formen part (caselles de color blau). Per ubicar un d'aquests assistents en la sala, cal que l'arrossegueu amb el ratolí fins a la fila i seient que considereu. Quedarà fixat en la casella el nom i cognoms dels convidats. Així, es més fàcil fer un seguiment i control de la distribució. Fixeu-vos, a més, que el seu nom es pinta d'un color o d'un altre en funció del que li hàgeu definit prèviament en la Llista d'assistents. A més, en funció de les zones en què està repartit el saló, podreu focalitzar la mostra en la zona esquerra superior (ES), esquerra inferior (EI), dreta superior (DS), dreta inferior (DI) o en la central superior (CS). També podreu obtenir aquesta distribució en un document pdf polsant els botons Generar PDF A3 (només disponible per a actes del Paranimf) o Generar PDF A4, situats en la part de sota.
També teniu la possibilitat de reservar seients per a una persona o grup de persones determinat. Ho podeu fer a través del botó Reserves Saló. Com podeu observar en la imatge de sota, en la finestra que s'obri, cal que indiqueu el motiu en la Descripció, el Protocol al qual pertany el grup o la persona a qui reserveu, la Fila i el Seient. Si es fa aquesta reserva, queda marcat en el plànol del saló amb una [R] perquè es puga tenir en compte.
Si una persona confirma la seua assistència a última hora i necessiteu moure els seients d'una fila per situar-lo al mig, podeu polsar el botó Reorganitza saló en el formulari Llista d'assistents. Podeu desplaçar un grup de persones en ordre creixent de seient i fila. Com podeu veure en la imatge de sota, en la finestra que s'obri cal que apunteu la Fila Inicial, el Seient Inicial i el Costat a partir del qual voleu fer el desplaçament i la Fila Final, el Seient Final i el nombre de Desplaçaments que voleu realitzar. Per aplicar-ho, heu de prémer Acceptar.
A través del botó Plànol Saló A4 del formulari Llistat d'assistents podeu obtenir un plànol amb l'aforament de l'espai on se celebra l'acte i veure'n l'ocupació. Com podeu observar en l'exemple de sota, podeu consultar la distribució dels seients i veure el nom dels convidats i del protocol que s'aplica a cadascun d'ells. També s'indica, com s'ha mencionat, si hi ha alguna reserva feta.
En alguns esdeveniments solemnes s'ha de planificar la comitiva, és a dir, el seguici de persones que entren a l'acte amb un ordre i una forma determinada. Els criteris de l'ordre de comitiva varien en funció de cada acte i cal reprogramar-los. Per organitzar la comitiva cal que polseu el botó Formació comitiva que trobareu en el formulari de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments (PROF0005), com podeu veure en aquesta imatge. Aleshores el sistema generarà automàticament la comitiva de l'acte.
Un cop generada la comitiva, podeu fer modificacions puntuals de forma manual a través del botó Vore comitiva.
A continuació, en la finestra que s'obri, podeu consultar l'ordre de la comitiva. Fixeu-vos que, en la part esquerra, apareix l'Id amb la Fila i, en la part dreta, s'indica:
Podeu consultar el detall de la comitiva, amb l'ordre i els integrants polsant el botó Generar document, emmarcat en roig en la imatge superior.
Com podeu comprovar en l'exemple de sota, quan genereu el document de la comitiva es mostra un fitxer pdf amb el llistat de persones que formen part de la comitiva per ordre d'entrada al saló amb la informació de la fila on han de seure. Fixeu-vos que també s'indica el total de persones per fila per tenir-ne un millor control. El llistat presenta l'ordre d'entrada de la comitiva des dels Premis extraordinaris de doctorat, per exemple, fins a la Taula presidencial que són les persones que seuen en l'escenari.
Hi ha actes protocol·laris que preveuen que alguns dels assistents vestisquen toga. En aquests casos, quan els convidats que poden dur-la confirmen l'assistència també poden manifestar si portaran una toga seua o si en necessitaran una de l'UJI. Alhora informen de quin color i talla ha de ser la toga i si són nous doctors de quina especialitat. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? D'aquesta manera, des del Gabinet del Rectorat sabeu quants convidats vestiran toga i quants d'aquests en requeriran una de les que presta la Universitat i de quin color i talla.
Inicialment, per donar d'alta i consultar el nombre de togues que disposa l'UJI heu d'anar a l'opció Inventari de togues dins de Configuració. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquest formulari (PROF0006) s'indica el Color i la Quantitat de togues i la Ubicació on es troben. També es mostren els comptes de correu electrònic associats, és a dir, les adreces electròniques dels serveis, departaments o persones a les quals s'informa quan es fa una reserva de toga.
A més, des de Configuració > Espais físics (formulari PROF0009), podeu indicar els diferents llocs que disposaran els convidats per vestir-se amb la toga i formar la comitiva.
Per indicar el vestidor on ha d'anar cada persona convidada heu d'accedir a la Llista d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats) i ficar-ho en el camp Dirigir-se a, marcat en roig en la imatge de sota.
Finalment, com s'explicarà en el punt següent del manual, l'aplicació genera un informe amb un resum amb l'inventari de togues, el nombre de vestits que s'han reservat i les que queden disponibles. Aquest document, a més, mostra el llistat de les persones convidades que vesteixen toga agrupades per vestidor, ordenades alfabèticament i amb informació sobre el protocol, la talla i el color. Per a més informació vegeu el punt següent del manual Com s'obtenen llistats i informes de control?
Des dels diversos formularis de l'aplicació podeu obtenir informes i llistats per poder fer un control i seguiment de l'organització i desenvolupament de l'acte.
Com s'ha mencionat en Com s'inclouen convidats a un acte?, des del formulari Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments podeu accedir a diferents llistats amb informació i dades dels assistents. Hi podeu accedir a través dels botons que hi ha en el formulari, marcats en roig en la següent imatge.
El botó Llista e-mails permet extraure un llistat amb els correus electrònics de tots els convidats, separats per una coma.
El botó Llista assistents permet generar un informe en un document pdf en format horitzontal, com podeu veure en l'exemple de sota, que recull les dades dels assistents per protocol i pel vestidor on s'han de dirigir. Es mostra el nom de la persona convidada, el seu càrrec, la institució a la qual està vinculat i el protocol al qual pertany. Informa, a més, de si forma part de la comitiva o no, del seient, si està o no en la taula presidencial, del color de la toga i del vestidor on s'ha de dirigir per accedir a l'acte.
Polsant el botó Etiquetes assistents podreu consultar un document pdf amb les etiquetes dels convidats. En aquest cas, cada etiqueta té el nom i el càrrec i la fila i el seient de cada assistent.
A través de Llista protocol podeu accedir a un informe amb les dades dels convidats que han confirmat la seua assistència, ordenats pel número de protocol. El document mostra el número de protocol, el nom, el càrrec i la institució a la qual està vinculat. Alhora, informa de si és o no membre de la comitiva, de si ha confirmat la seua assistència, de la fila i seient on s'ubicarà en l'acte, de si està en la taula presidencial, de si porta o no toga i del color de la toga.
Polsant Ubicació assistents podeu extraure un informe amb el nom dels convidats per protocol i vestidor on s'han de dirigir. A més d'indicar el càrrec de cada assistent, informa de si porta toga i de quin color.
A través de Llista assist (Obs) podeu obtenir un informe amb el llistat de les persones que assisteixen a l'acte amb les observacions o anotacions que s'hagen ficat prèviament.
A través de Llista Convidats podeu obtenir la recopilació de convidats amb el telèfon, el correu electrònic i les observacions. També indica el número de protocol, el càrrec i la institució.
Podeu obtenir un informe amb el llistat de persones que assisteixen l'àpat a través del botó Llista dinar. Inclou el nom de la persona convidada, el càrrec i/o institució i informa de si assistirà a l'acte, al dinar i la taula que se li ha assignat.
A través de Llista assist Vert podeu consultar un document pdf en format vertical, com el de l'exemple de sota, amb les dades dels assistents per protocol, seient i vestidor on s'han de dirigir. També indica el número de protocol i la institució a la qual està vinculat.
Tal com s'ha esmentat en Com s'inclouen convidats a un acte?, en la fitxa de Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats) teniu disponible el botó Informe acte, que emet, alhora i de forma automàtica, diversos informes sobre l'esdeveniment i els envia per correu electrònic al Gabinet del Rectorat.
Com podeu veure en la imatge següent, el correu que s'adreça al Gabinet del Rectorat recull diversos informes.
És un informe de resum de l'esdeveniment. Mostra les principals dades, com ara la data, l'hora i el lloc, a més d'informar si hi ha previst dinar, si els assistents poden dur toga, si hi ha foto oficial programada i si s'ha de facilitar l'allotjament i el desplaçament a algun assistent. En la taula, podeu comprovar, com recull el nombre total de convidats i el de les persones que han confirmat la seua assistència, per tipus de protocol.
Permet consultar el document amb els integrants i ordre de la comitiva. Podeu obtenir més informació en Com es forma i es consulta una comitiva?
Podeu accedir al plànol del lloc on se celebra l'acte per veure l'aforament i la distribució dels convidats. El plànol es genera en un document en A4. Per a més informació consulteu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
Podeu consultar el plànol del lloc on se celebra l'esdeveniment en format A3. És una opció que només està disponible per als actes que acull el Paranimf. Per a més informació vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
En aquest informe podeu consultar el llistat de tots els convidats i veure qui ha confirmat i qui no la seua assistència. Es mostra el nom i càrrec de cada persona convidada i es mostren en verd aquelles que sí que han confirmat la seua assistència i en roig els que no ho han fet.
En aquest document, podeu consultar el llistat de nous doctors, els seus padrins, si vestiran toga i si han confirmat la seua assistència.
.jpg?version=1&modificationDate=1569332469439&cacheVersion=1&api=v2&effects=drop-shadow&width=500 "Manuales UJI > Gestió d'esdeveniments i protocols > 56 INFORME NOUS DOCTORS (2).jpg (Informe amb els nous doctors i els seus padrins )")
Aquest document recull un resum amb el nombre de togues que hi ha a l'UJI, el nombre de les que s'han reservat i les que queden disponibles. Seguidament, mostra el llistat de les persones convidades que portaran toga agrupades per vestidor, ordenades alfabèticament (pel cognom) i amb informació sobre el protocol, si porten toga pròpia o no, la talla i el color. A més, podeu veure que, sota del nom de cada persona convidada, poden aparèixer unes anotacions que són les que ha ficat l'assistent en el camp Observacions quan ha fet la reserva de la toga. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues?
A més dels informes ja citats, de de Gestió d'esdeveniments > Llistats podeu accedir a d'altres documents.
A través d'aquesta opció podeu obtenir un llistat amb el nom dels nous doctors i la data d'obtenció del doctorat de cadascun d'ells.
Ací podeu obtenir el registre de les persones convidades amb més d'un càrrec, ja siga de l'UJI, ja siga extern. És a dir, són persones que estan vinculades a més d'un protocol. Com podeu observar en l'exemple de sota, es mostra de cada persona el número de protocol, el càrrec, l'entitat i el correu electrònic. I, en l'última columna, es marca si el protocol és el principal (S) o no (N).
Podeu consultar el llistat de tots els protocols que hi ha registrats a l'aplicació o només els que estan donats d'alta. Com podeu veure en la imatge de sota, es mostren en forma d'arbre.
En l'aplicació cada usuari disposeu d'una cistella pròpia on podeu anar agregant persones per després consultar les seues dades i obtenir un seguit d'informes i llistats. Podeu accedir al vostre cistell a través de Processos diaris > Cistella. Com podeu veure en la imatge de sota, en aquest formulari (PROF0010) podeu consultar el Nom de cada persona i en la part dreta el Càrrec, l'Entitat, l'Adreça postal, la Població i Província, els Telèfons i el Codi del protocol, si és el protocol Principal i si té vinculació directa amb l'UJI.
Podeu agregar persones a la vostra cistella des de diversos formularis, com s'ha mencionat al llarg d'aquest manual. És el cas del Cercador per grups, com podeu observar en la imatge de sota. Ací, cal que seleccioneu una persona i, seguidament, polseu el botó Afegir a la cistella. En podeu agregar tantes persones com considereu. També podeu agregar totes les persones d'un protocol, de cop, amb el botó Afegir protocol. Podeu dirigir-vos directament al vostre cistell a través del botó Cistella.
En la Cistella apareixen diversos botons:
Des d'Històric Actes > Convidats podeu consultar el nom de les persones convidades a un esdeveniment passat i totes les seues dades. En la finestra que s'obri (formulari PROF0013) es mostra en la part superior el Nom de l'acte, la Data i l'Id. I, a través de la columna Id, podeu consultar les següents dades de cada persona convidada:
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Gabinet del Rectorat. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica protocol@uji.es
Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Protocol. Conjunt de regles per a la celebració d'un cerimonial. El protocol fixa les normes en les relacions oficials, així com l'etiqueta de l'acte. En l'aplicació, cada protocol fa referència a un grup de persones o col·lectiu, com ara PDI, Mesa de les Corts o Diputats de les Corts Valencianes, que poden ser convidades a un acte de l'UJI. Cal destacar que cada persona convidada ha d'estar associada a almenys un protocol.
A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.