Què és LABGEST?

LABGEST és el sistema de gestió de préstec d'equips i materials i de reserva d'espais del Laboratori de Ciències de la Comunicació (LABCOM). A través d'aquesta eina informàtica, l'alumnat pot sol·licitar el préstec de material o la reserva d'espais per a poder desenvolupar les pràctiques de les seves assignatures o els seus projectes tutoritzats. Automàticament, la plataforma comprova la disponibilitat dels equips o espais sol·licitats i el professorat s'encarrega de revisar la petició i veure si és o no convenient. Tota aquesta informació permet al personal tècnic del LABCOM proporcionar el préstec dels equips o l'accés als espais i gestionar, posteriorment, les devolucions, comprovar l'estat del material o l'espai i tancar definitivament la petició. 

Alhora, aquesta aplicació web permet al professorat fer les reserves d'espai i materials necessaris per a les seves assignatures o altres activitats docents. D'aquesta manera, el LABCOM pot donar un servei actiu, eficaç, transparent i en constant evolució, amb l'objectiu principal de facilitar l'accés als espais i els materials per a un bon desenvolupament acadèmic i docent. 

Cal subratllar que tota petició d'espais o material relacionada amb una activitat que no tinga a veure amb la docència reglada del Departament de Ciències de la Comunicació o dels graus que tenen docència en les instal·lacions del LABCOM, s'ha de sol·licitar a través dels següents formularis (tant l'alumnat com el PDI i PAS d'altres centres que necessiten utilitzar les instal·lacions del LABCOM per a activitats sense ànim de lucre): 

Accés a l'aplicació

Al LABGEST podeu accedir a través del següent enllaç http://LABGEST.uji.es/

També hi podeu accedir des de la pàgina web institucional del LABCOM http://www.LABCOM.uji.es Com podeu veure en la imatge de sota, simplement heu de polsar sobre el botó LABGEST en el banner de la part inferior o en la paraula LABGEST que apareix en el menú de la part inferior, dins de Serveis de préstecs i reserves. 

Accés a l'aplicació Labgest des del web del LabCom

Qui pot utilitzar LABGEST?

Aquesta aplicació pot ser utilitzada per l'alumnat dels graus i màsters adscrits al Departament de Ciències de la Comunicació o els graus que tenen docència en el LABCOM, així com pel PDI i el PAS que tinga docència, investigació o administració en aquestes àrees. Els usuaris, en funció del seu tipus de perfil, podran fer unes funcions o accions determinades en l'aplicació: 

Per a més informació podeu consultar les Normes d'ús, préstec i reserves

La pàgina d'inici de LABGEST

Quan accediu a l'aplicació, el menú de la pàgina d'inici presenta unes o altres funcions segons el perfil d'usuari que tingueu. Si sou administradors de l'aplicació la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Pàgina d'inici de l'aplicació per als administradors

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles que s'obrin en la zona de treball: 

Si sou professorat, la pantalla d'inici de l'aplicació es mostra d'aquesta manera: 

Des del menú principal, en funció dels permisos que tingueu activats, podreu accedir només a les opcions de reserva d'espai, només a les de préstec de material o a ambdues opcions. 

Si sou alumnat, la primera pantalla que veureu serà com aquesta: 

Per a obtenir més informació vegeu Maneig de la pàgina d'inici del document Elements comuns de les aplicacions

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer a l'aplicació, segons el vostre perfil d'usuari. 

Com es gestionen les reserves d'espai? 

Des de la pantalla Reserves d'espais podreu sol·licitar la reserva, per exemple, d'una aula, un laboratori o un locutori. En cas que sigueu alumnes, heu de tenir present que la vostra petició haurà de ser confirmada pel professorat de l'assignatura corresponent. Si sou professorat i l'espai està disponible, la reserva es farà automàticament. Com podeu observar en la imatge de sota, en la part superior de la pantalla, teniu uns filtres de cerca: 

Per executar la cerca que hàgeu especificat en els filtres cal que polseu el botó Cercar. En la taula inferior, es mostraran les reserves per colors en funció de l'estat en què es troben: 

Si passeu el ratolí per sobre de les columnes, es desplegarà tota la informació (és útil, per exemple, per saber exactament quins espais formen part d'una reserva, en cas que n'hi haja més d'un). Podeu ampliar la informació sobre les Taules de dades en el document Elements comuns de les aplicacions

Pantalla per gestionar les reserves d'espais

Crear una reserva d'espai

Les reserves d'espai del professorat són directes i no requereixen cap autorització. En canvi, si les fa l'alumnat, necessiten obligatòriament l'aprovació del professorat responsable. 

Per a crear una nova reserva simplement heu de prémer el botó Afegir i, en la finestra que s'obri, emplenar les dades de l'activitat corresponent, almenys els camps obligatoris que es marquen en roig quan premeu el botó Desar. Si voleu saber Què és un camp obligatori consulteu el document Elements comuns de les aplicacions

Finestra per crear una reserva d'espai

Dades de l'activitat per a la qual es reserva l'espai:

Dades de l'alumne/a responsable: si sou un alumne/a, el sistema fica per defecte les vostres dades.

Pantalla per cerca l'alumne o l'alumna responsable

Dades de l'espai: en aquest apartat cal que indiqueu l'espai que voleu reservar. Cal que polseu el signe de la suma, al marge dret i, a continuació, marqueu l'espai o els espais que voleu reservar. 

Apartat per seleccionar l'espai que es vol reservar

Inici i final de la reserva: en la part de sota de la pantalla cal que especifiqueu la data o dates de la reserva. Podeu fer una reserva per un dia concret, pel mateix dia durant diverses setmanes o tots els dies durant un període de temps determinat. Cal que polseu el botó Afegir i, en la finestra que s'obri, fiqueu la Data inicial i la Data final, el Dia de la setmana (dia concret de la setmana o de dilluns a divendres) i l'Hora d'inici i l'Hora de fi i, finalment, polseu Desar

Així, per exemple, si seleccioneu un període de 30 dies seguits i en el Dia de la setmana fiqueu Dimarts, la reserva serà per a tots els dimarts durant aquests 30 dies. Si, en canvi, marqueu De dilluns a divendres en el Dia de la setmana, la reserva serà per a tots els dies de la setmana durant els 30 dies que hàgeu indicat. 

Finestra per indicar la data o dates de la reserva

Un cop hàgeu emplenat totes les dades, podeu polsar el botó Desar per registrar l'operació en el sistema. Si l'espai que heu seleccionat està ocupat en la data indicada, us apareixerà un missatge d'avís com el següent. 

Missatge que adverteix que tots els espais seleccionats no estan disponibles

Fixeu-vos que, en la part de sota, disposeu del botó Veure el calendari per mostrar les reserves ja aprovades i confirmades i veure la disponibilitat dels espais i, així, modificar i ajustar les dates de la reserva. En aquest cas, tingueu en compte que, primer, haureu d'esborrar les dates seleccionades i afegir-ne de noves, seguint les indicacions que s'han descrit anteriorment. 

Mostrar el calendari de reserves per veure la disponibilitat dels espais

Recordeu que si sou alumnat, la reserva haurà de ser autoritzada pel professorat responsable. Si sou professors i l'espai està disponible, la reserva es confirmarà automàticament. 

Podeu esborrar i anul·lar una reserva, seleccionant-la i polsant el botó Eliminar. També podeu modificar-la a través del botó Editar

Validar una reserva d'espai

El professorat responsable de revisar i aprovar una reserva d'espai, rebrà un correu electrònic de notificació. Com a responsables, haureu d'entrar a la pantalla Reserves d'espais i, una volta hàgeu revisat la petició, podeu polsar sobre el botó Confirmar per validar-la o Denegar per rebutjar-la si considereu que no és adequada.

Botons per confirmar o denegar una reserva d'espai

Consultar el calendari de reserves d'espais

Des de la pantalla Calendari reserves espais podeu visualitzar totes les reserves ja confirmades. Teniu dues opcions de presentació a través de les dues pestanyes superiors:

Calendari de reserves d'espais

Des de la pestanya Calendari de reserves d'espais podeu veure les reserves per Dia (de tots els espais), com en l'exemple de sota. Per defecte, el sistema mostra el dia en què esteu però podeu triar-ne un altre a través del calendari que hi ha en la part superior esquerra, marcat en roig en la imatge de sota. Si passeu el ratolí per sobre d'una de les reserves, podreu ampliar la informació. Fixeu-vos que apareix el detall de la reserva i el nom de la persona Responsable i de la persona Sol·licitant.

Calendari de reserves d'espais per dia

Per veure les reserves d'un espai per setmana cal que polseu Setmana (espai seleccionat) i a, a continuació punxeu sobre el desplegable Seleccione espai, marcat en roig en la imatge inferior. Aleshores veureu que s'obri una finestra perquè trieu un espai i, un cop feu clic en Acceptar, es mostraran les reserves corresponents en l'espai seleccionat. Per defecte, l'aplicació mostrarà la setmana en curs, però podeu canviar-la a través del calendari que hi ha al marge superior esquerre. 

Calendari de reserves per setmana

I si opteu per veure les reserves per mes, haureu de prémer Mes (espai seleccionat) i, seguidament Seleccionar l'espai. Com podeu veure en l'exemple de sota, es mostraran les reserves confirmades de l'espai elegit en el mes en curs. Si voleu consultar les d'un altre mes, cal que seleccioneu la data en el calendari que hi ha al marge esquerre. Si passeu el ratolí per sobre de la reserva, també es mostrarà tota la informació amb el nom de la persona Responsable i la persona Sol·licitant.

Calendari de reserves d'un espai per mes

Espais per dia

També teniu la possibilitat de veure les reserves de tots els espais del LABCOM alhora en un dia concret. Cal que aneu a la pestanya Espais per dia i Trieu una data. Aleshores, veureu que es mostren les reserves del dia seleccionat, com passa en l'exemple de sota. Podreu conèixer el detall de cada reserva passant-hi el cursor per sobre. Els colors ajuden a diferenciar les activitats, generalment per assignatures. 

Les sigles que apareixen en aquesta taula fan referència als següents espais del LABCOM: 

Consultar totes les reserves d'espais en un dia concret

Com es gestiona el préstec de material?

L'alumnat pot sol·licitar el préstec de material per fer les pràctiques de les assignatures corresponents i projectes audiovisuals tutoritzats. Després de fer la petició, el professorat s'encarregarà de revisar i autoritzar el préstec. Fins que no estiga validat i confirmat, l'alumnat que consta com a responsable no podrà retirar els equips sol·licitats. Si passades 3 hores des de l'hora indicada per al préstec, no s'ha recollit el material, la petició s'elimina automàticament. Quan l'alumnat torne el material prestat, el personal tècnic gestiona les devolucions, comprova l'estat dels equips i tanca definitivament la petició. 

Des de les pantalles Reserves de materials (administradors, professorat i personal tècnic) podreu sol·licitar una reserva, veure l'estat de les diferents reserves que hàgeu fet i confirmar o denegar un préstec. Com podeu veure en la imatge de sota, podeu filtrar les reserves de material per: 

Cal que polseu el botó Cerca per aplicar els filtres que hàgeu indicat i veure en la pantalla les reserves que coincidisquen amb aquests paràmetres. En funció de l'estat d'una reserva, es mostrarà d'un color o d'un altre:

Pantalla per crear i gestionar les reserves de materials

Crear una reserva de material 

L'alumnat ha de tenir en compte una sèrie de recomanacions i obligacions a l'hora de fer una reserva de material: 

Per fer una nova petició cal que aneu a la pantalla Reserves de materials (si sou professorat) o Sol·licituds de materials (si sou alumnat) i polseu el botó Afegir. A continuació, en la finestra que s'obri, empleneu els següents camps d'informació (almenys els obligatoris que es marquen en roig).

Gestió de reserves de materials

Activitat per a la qual se sol·liciten els materials

Alumne/a responsable: si sou alumnat, per defecte, el sistema les vostres dades. 

Materials que es reserven: en aquest apartat cal que especifiqueu el material que necessiteu. Heu de prémer el botó Afegir. 

Apartat per afegir material a la reserva

Aleshores s'obri una finestra perquè trieu el material. Teniu dues opcions: 

Finestra per especificar el material de la reservaCanviar la quantitat d'equips

Si quan feu clic en Desar el sistema detecta que heu demanat més materials dels que es permet fer en una reserva (nombre d'unitats d'un mateix tipus d'equip), es mostrarà un missatge d'error com el de sota en què us adverteix del nombre màxim que s'ha pogut afegir a la reserva.  

Missatge d'error quan no hi ha disponible un material

Tot seguit, veureu que com en l'apartat de Materials que es reserven apareix el detall dels equips que heu seleccionat. En la part de sota, es mostra el nombre total d'equips de la reserva (nombre de registres). Quan feu la recollida del material, es fixarà la data de Sortida i quan lliureu el material el de la Devolució

Apartat per a afegir els materials que es reserven

Inici i final de la reserva: finalment en aquest apartat cal que indiqueu les dates de la reserva. Cal que polseu Afegir i, en la finestra que s'obri, com podeu observar en la imatge sota, indiqueu la Data inicial i l'Hora de recollida i la Data final i l'Hora de Devolució i, finalment, premeu el botó Desar

Finestra per indicar la data i hora de recollida i la data i hora de devolució

Un cop hàgeu emplenat les dades de la reserva heu de prémer Desar. Si el sistema detecta que hi ha materials que no estan disponibles per a les dates seleccionades, mostrarà un missatge d'avís com el següent.

Missatge d'avís per advertir que hi ha materials que no estan disponibles per a les dates seleccionades

A continuació, haureu d'eliminar els materials que es mostren en groc, com podeu veure en la imatge de sota, i tornar a polsar Desar

Quan un material no està disponible per a les dates seleccionades es marca en groc

Si sou professorat o administradors, la reserva es confirmarà automàticament si el material està disponible. Si sou alumnat, requerirà de la confirmació del professorat corresponent. Recordeu que fins que el professorat no valide el préstec, no podreu recollir-lo. Si, per algun motiu, finalment, teniu la certesa que no utilitzareu el material sol·licitat, podeu anul·lar la reserva seleccionant-la i polsant el botó Esborrar. També podeu editar-la per afegir nous materials, encara que el professorat l'haja aprovat. En aquest cas, però, la sol·licitud haurà de tornar a ser aprovada.  

Esborrar reserva

Confirmar una reserva de material 

Quan l'alumnat fa una reserva de material, el sistema envia un correu electrònic al professorat responsable perquè revise i valide el préstec. Si sou professorat, podeu accedir a la sol·licitud directament des del correu electrònic o des de la pantalla Reserves de materials. Un cop esteu dins de l'aplicació, veureu que es mostren en la pantalla les peticions pendents de revisió. Veureu que s'han habilitat els botons Confirmar i Denegar perquè ho feu directament des d'ací.

Peticions pendents de revisió

Per consultar el detall i les característiques de la reserva, cal que polseu Editar. Quan l'hàgeu revisat, podeu prémer el botó Confirmar. Si considereu que la petició no és adequada, heu de polsar Denegar

Botons perquè el professorat responsable confirme o denegue una reserva de material

Seguidament, el sistema mostra un missatge per confirmar que l'operació s'ha realitzat amb èxit i, alhora, envia un correu electrònic a l'alumnat sol·licitant per informar-lo que la seva petició de préstec ha estat confirmada o denegada. Fixeu-vos, a més, que el color de l'estat de la sol·licitud passa de groc a blau, per indicar que està confirmada pendent d'entrega. 

Missatge per confirmar que l'operació s'ha realitzat amb èxit

Heu de tenir en compte que l'alumnat pot editar i afegir o eliminar materials de la sol·licitud, encara que estiga aprovada. En aquest cas, l'haureu de tornar a validar.

I en cas que l'alumnat tinga la certesa que, finalment, no utilitzarà el material sol·licitat pot eliminar i anul·lar la reserva. 

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Juan Plasencia, coordinador del LABCOM, a través del correu juan.plasencia@uji.es o Marta Martín Núñez, directora del LABCOM al correu mmunez@uji.es Si heu d'anul·lar un préstec (podeu eliminar la reserva en l'aplicació) o no podeu complir el termini de devolució per causa justificada, mèdica o laboral, heu d'informar el més aviat possible per correu electrònic a Juan Plasencia o al despatx de préstec al 964 729 940  

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.