Què és Certificats oficials?

Certificats oficials (CEO) és una aplicació destinada a gestionar tots els certificats oficials que es generen a l'UJI. L'eina informàtica permet cobrir tot el procés administratiu, des del disseny del text del certificat, la seva emissió i posterior revisió, fins a la seva aprovació final perquè s'emeta incorporant la signatura digital del Secretari/ària General. 

CEO possibilita, a més, generar certificats tant des de la mateixa aplicació com des d'altres de la universitat que estiguen integrades, com és el cas, per exemple, de Gestió de cursos de formació. Un cop creat i abans de la seva aprovació definitiva, tot certificat ha de ser revisat, a través de la mateixa aplicació i per part del personal que l'ha emès. 

Una volta revisat, es deriva a la persona responsable del servei corresponent perquè l'aprove o el rebutge utilitzant la mateixa eina. És a partir de l'aprovació final quan el mateix sistema afig la signatura digital al document i, alhora de forma automàtica, envia un correu electrònic a la persona interessada (destinatari) notificant-li que té un nou certificat oficial publicat en el seu Portafirmes personal. Podeu obtenir més informació sobre el funcionament d'aquesta eina en el manual de Portafirmes

Accés a l'aplicació 

A l'aplicació CEO podeu accedir a través de l'enllaç http://ujiapps.uji.es/ceo/

Es recomana utilitzar, preferentment, els navegadors Firefox o Chrome. 

Qui pot utilitzar CEO?

És una eina que agilitza i facilita l'emissió i gestió dels certificats oficials de l'UJI. Per tant, l'aplicació està destinada tant al personal d'administració i serveis (PAS), encarregat de la creació i revisió dels certificats, com als caps de servei a qui Secretaria General delega la responsabilitat d'aprovar o rebutjar la generació del certificat, incorporant la signatura digital. Aquests dos tipus d'usuaris poden fer unes accions determinades, en funció dels permisos que li haja atorgat l'administrador/a de l'aplicació:

La pàgina d'inici de CEO

Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Pàgina d'inici de l'aplicació Certificats oficials

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles, en funció del vostre perfil d'usuari:

Podeu ampliar la informació sobre el Maneig de la pàgina d'inici en el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer el programa.

Configuració prèvia 

És responsabilitat de l'administrador/a de l'aplicació o dels emissors amb permís establir quins tipus de certificats s'hi podran generar, identificar les persones o el servei de la Universitat que podrà emetre'ls i definir la plantilla amb el text que tindrà cadascun d'ells. Tots aquests paràmetres es configuren des de la pantalla Tipus de Certificats.  

Definir els tipus de certificats

El primer pas perquè els usuaris puguen començar a emetre certificats és que l'administrador/a o emissor/a amb permís especifique quins són els tipus de certificats que es podran dispensar. Per agregar-ne un, cal que polseu el botó Afegir, marcat en roig en la imatge de sota. 

Pantalla per afegir un tipus de certificat

A continuació, en la finestra que s'obri, cal que indiqueu les dades del tipus de certificat i polseu el botó Desar, com podeu observar en la imatge següent.

Finestra per especificar les dades i la persona signant del tipus de certificat

Cercar la persona responsable de signar el certificat

Si necessiteu modificar alguna dada del tipus de certificat, simplement heu de fer-hi doble clic a sobre o polsar el botó Editar. També podeu eliminar-lo amb el botó Esborrar.

Autoritzar els emissors

També és responsabilitat de l'administrador/a o de l'emissor/a amb permís indicar qui són els usuaris o el servei de l'UJI que podrà emetre cadascun dels tipus de certificats definits prèviament, tal com s'ha explicat en el punt anterior. Per identificar els emissors, cal que tingueu seleccionada en la part superior de la pantalla un tipus de certificat. Seguidament, en la part de sota, agregueu els usuaris individuals des de la pestanya Persones i els serveis des de la d'Ubicacions lògiques.

Autoritzar una persona com a emissor de certificats

Autoritzar un servei de l'UJI com a emissor de certificats  

Dissenyar la plantilla del certificat

Des de la pantalla Tipus de certificats, l'administrador/a o l'emissor/a amb permís també pot definir el text dels certificats que es podran emetre, de forma manual, des de la mateixa aplicació CEO. Us heu de situar en la pestanya Plantilla. Com en els casos anteriors, heu de tenir seleccionat un tipus de certificat en la part superior de la pantalla. Seguidament, cal que introduïu el Text i ho podeu fer en els tres idiomes (a través de les pestanyes Castellà, Català i Anglès) perquè estiga disponible en tots tres. Fixeu-vos que, a la part dreta, teniu disponibles els Comodins i les Etiquetes de formateig.

Configurar el disseny de la plantilla del certificat

També teniu la possibilitat d'incloure un logo al certificat, a més de l'estatutari de l'UJI que ja està incorporat per defecte. Us heu de situar en la pestanya Logo i fer clic en Examinar per pujar i adjuntar una imatge. Si desitgeu eliminar-la, només cal que polseu el botó Esborrar imatge

Agregar un logo a la plantilla d'un certificat

En qualsevol moment, podeu fer clic en el botó Previsualitzar per veure, en una nova finestra, el resultat del disseny de la plantilla. Tingueu present que en aquest moment encara no incorpora la signatura digital, ja que només s'afig quan el o la cap del servei l'aprova. El document es presenta de la següent forma: 

Exemple de previsualització de la plantilla d'un certificat

Un cop hàgeu introduït tot el detall del certificat podeu fer clic en Desar perquè l'aplicació registre tota la informació. A partir d'aquest moment, els usuaris o el servei autoritzat prèviament podran començar a crear aquest tipus de certificat. 

Com s'emet un certificat oficial?

El sistema permet emetre certificats tant manualment des de la mateixa aplicació CEO com, automàticament, des d'altres de l'UJI que estiguen integrades. 

Abans d'entrar en detall de com s'emeten els certificats, cal que tingueu present que en la pantalla Emissió de certificats els emissors podreu consultar la relació de certificats que hàgeu creat vosaltres, tant des de CEO com des d'altres aplicacions, i com a caps de servei, tindreu accés als que haja generat personal del vostre servei. Com podeu veure en la imatge de sota, aquest llistat apareix en una taula amb diverses columnes de dades. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de Taules de dades consulteu Elements comuns de les aplicacions.

Relació de certificats creats

En la part superior de la pantalla, teniu disponibles uns Filtres que us poden ajudar a buscar un certificat concret. Podeu aplicar un filtre pel Tipus de certificat, per la Descripció i/o per l'Any. Si voleu desfer el filtre, teniu el botó Netejar filtres. Per a obtenir més informació vegeu Filtrar una cerca del document Elements comuns de les aplicacions.

En aquesta pantalla, a més de crear un nou certificat, com s'explicarà a continuació, hi ha d'altres botons a la vostra disposició, com podeu observar en aquesta imatge: 

Botons disponibles en la pestanya Emissió de certificats

Emetre certificats des de la mateixa aplicació

Per crear un certificat des de la mateixa aplicació CEO, cal que aneu a la pantalla Emissió de Certificats del menú principal. Heu de tenir present que podreu generar certificats des de CEO sempre que s'haja especificat prèviament en la configuració. Per a més informació vegeu Definir els tipus de certificats. Per generar un nou certificat cal que polseu el botó Crear Nou i seguiu els passos que s'expliquen a continuació:  

  1. Primer, heu d'escollir obligatòriament el Tipus de certificat que voleu generar (entre aquells que teniu autorització) i prémer Següent.
    Finestra per seleccionar tipus de certificat
  2.  A continuació, indiqueu la Descripció, és a dir, el detall del certificat (si és d'assistència o de formació, per exemple). N'heu de triar una de les que es despleguen. Ací, també podeu personalitzar el Text de l'anvers, és a dir, la informació addicional o complementària que incorporarà el certificat en la cara anterior. Cal que l'empleneu en cadascun dels idiomes en què estarà disponible el document a través de les pestanyes Català, Castellà i Anglès. Convé subratllar que aquesta informació no incorporarà la signatura digital del Secretari/ària General, només reservada per al text del certificat oficial. Un cop introduïdes aquestes dades torneu a polsar Següent. 
    Completar les dades de la descripció del certificat

  3. En tercer lloc, identifiqueu la persona (destinatària) a qui voleu emetre el certificat. Heu d'especificar si és un usuari intern de l'UJI o extern.

    Un cop empleneu la informació torneu a polsar el botó Següent.
    Identificar el destinari del certificat

  4. Seguidament, s'obri una nova finestra on veureu la Data d'emissió (correspon a la Data de certificat, és a dir, el dia en què es crea o s'emet el certificat) i la Data d'inici de certificat (dia en què comença l'objecte que se certifica com, per exemple, el dia d'inici d'un curs de formació). Per defecte, l'aplicació les fica de forma automàtica però podeu posar la que desitgeu fent clic a sobre i marcant un dia sobre el calendari. En aquesta mateixa finestra es mostra el Text del certificat, en cadascun dels idiomes que heu definit prèviament vosaltres com a emissors o administradors. Cal subratllar que aquest text no el podeu modificar des d'ací sinó que ho heu de fer des de la configuració de la plantilla. Fixeu-vos, a més, que apareixen, just a sota, el llistat de Comodins que preveu aquest certificat, definits també prèviament en la plantilla. Com podeu observar en la imatge de sota, alguns els ompli directament l'aplicació, de forma automàtica, amb les dades del destinatari i d'altres els heu de ficar vosaltres de forma manual. Convé que tingueu present que els haureu d'incloure en cadascuna de les pestanyes dels idiomes. Quan hàgeu completat tota la informació, torneu a polsar Següent.  
    Finestra amb el text del certificat amb els comodins fixats prèviament en la plantilla

  5. Aleshores veureu que s'obri una finestra on podeu previsualitzar el certificat en cadascun dels idiomes que estiguen disponibles per a aquest tipus de certificat. Heu de tenir en compte que si apareix algun camp en roig, com passa en l'exemple de sota, vol dir que és un comodí que no heu emplenat correctament. Per acabar de generar el certificat cal que feu clic en el botó Finalitzar. Comproveu que apareix creat en la pantalla d'Emissió de certificats. A partir d'aquest moment, podreu fer la seva revisió per remetre'l posteriorment al cap o la cap del servei que és qui l'ha d'aprovar o rebutjar. Per a més informació vegeu Com es revisa un certificat oficial? 
    Previsualització del resultat del text del certificat en diversos idiomes

Emetre certificats des d'aplicacions integrades 

CEO està integrada amb altres aplicacions de l'UJI per tal que es generen automàticament certificats com, per exemple, es fa des de Gestió de cursos de formació. Si voleu obtenir més informació sobre el seu funcionament, consulteu els manuals Cursos de formació no reglada. En aquest cas, permet generar alhora un nombre elevat de certificats, sense necessitat de fer-ho un per un. Malgrat que cada aplicació pot tenir un mecanisme diferent, per crear-ne de nous haureu d'anar a l'apartat de certificats de l'aplicació; comprovar la previsualització, el llistat de destinataris i que les dades siguen correctes i, per últim, polsar el botó Generar certificat oficial, com apareix indicat en la imatge de sota. Aleshores ha d'aparèixer un missatge informant que els certificats s'han creat correctament. 

Emetre certificats des d'aplicacions integrades

Un cop creat, l'haureu de revisar i aprovar des de CEO perquè el o la cap del servei faça la validació final incorporant la signatura digital del Secretari/ària General. Habitualment, les aplicacions disposen del botó Gestió de certificats oficials, com es veu en la imatge superior, que enllaça directament amb CEO on podreu consultar els certificats emesos i tramitar la seva revisió, com s'explica en el punt següent del manual. 

Com es revisa un certificat oficial?

La revisió d'un certificat és un pas necessari abans de l'aprovació definitiva per part del cap o la cap del servei, tant si el certificat s'ha creat des de la mateixa aplicació CEO com si s'ha fet des d'una d'externa. Tant els emissors com els caps de servei podeu consultar els certificats emesos pendents de revisió des de l'apartat Revisió de Certificats del menú principal. Aquesta pantalla és similar a la d'Emissió de Certificats. Per facilitar-vos la cerca també inclou uns Filtres per buscar certificats per Tipus, Descripció i/o Any. I, en la part inferior, es mostra la relació de certificats pendents de revisió en una taula amb el detall per columnes.

Apartat des d'on es revisen els certificats

Heu de marcar el certificat o certificats que voleu revisar i, seguidament, podeu fer diverses operacions. Com podeu observar en la imatge superior, teniu el botó Visualitzar per mostrar en la pantalla el resultat del certificat en qualsevol dels idiomes disponibles, sense incloure encara la signatura digital. Un cop hàgeu comprovat que s'ha generat correctament, podeu validar-lo polsant el botó Acceptar i enviar a aprovació. Si considereu que conté errors o que s'ha de tornar a crear podeu eliminar-lo a través del botó Esborrar. Per generar, de nou, un certificat heu de seguir les indicacions del punt Com s'emet un certificat oficial?

Convé que tingueu present que, un cop feu clic en Acceptar i enviar a aprovació, l'aplicació enviarà, de forma automàtica, un correu electrònic al cap del vostre servei notificant-li que té certificats pendents d'aprovació. El o la cap del servei és qui pot i té la responsabilitat de la validació final del certificat. Serà en aquest procés quan s'afegirà la signatura digital al document, com s'explicarà amb detall en el següent punt del manual. 

Com s'aprova i es genera un certificat oficial?

L'aprovació i validació definitiva dels certificats oficials és responsabilitat del cap o la cap del servei. Una volta el revisa el personal emissor, com a cap del servei, rebreu un correu electrònic de notificació, com el de la imatge de sota. Us informa que teniu certificats pendents d'aprovació i inclou un enllaç directe a l'aplicació CEO. Aquest procés de moderació, ja siga la validació, ja siga la denegació, l'heu de tramitar des de l'apartat Aprovació de Certificats del menú principal. 

Correu de notificació per avisar al cap de servei que té certificats pendents d'aprovar

Aquesta pantalla presenta els mateixos filtres que els apartats Emissió de Certificats i Revisió de Certificats. En podeu buscar per Tipus, Descripció i/o Any. En la taula de sota, també apareix el llistat de certificats pendents d'aprovació amb la informació per columnes. 

Cal que marqueu la casella que hi ha davant del certificat o seleccionar-los tots alhora amb la casella que hi ha al costat de la columna DNI Destinatari. A través del botó Visualitzar podeu consultar el resultat del certificat i comprovar si tot està correcte. Si no detecteu cap error, podeu polsar el botó Aprovar per tal de validar definitivament el document. Convé que tingueu molt present que és, en aquest moment, quan s'inclou la signatura digital del Secretari/ària General. Aleshores, s'enviarà un correu electrònic a l'emissor/a per notificar-li l'aprovació del certificat que havia creat. 

Botó per validar un certificat des de la pestanya Aprovació de certificats

Paral·lelament, l'aplicació envia un correu electrònic al destinatari/ària, com el de sota, per notificar-li que té un nou certificat oficial publicat en el seu Portafirmes personal. 

Notificació al destinatari d'un nou certificat oficial en el Portafirmes

Com ja s'ha mencionat, a partir d'aquest moment el certificat oficial incorpora la signatura digital amb el codi segur de verificació que identifica de manera unívoca un document electrònic de l'administració pública. Ho podeu veure en l'exemple de sota. 

Certificat oficial amb signatura digital

Si, en canvi, detecteu alguna incidència o error podeu fer clic en Rebutjar per denegar la validació del certificat. En aquest cas, haureu d'apuntar el Motiu en la finestra que s'obri i, per últim, polsar Rebutjar certificat. Així, l'emissor/a sabrà per què no s'ha aprovat el certificat que havia creat en la pantalla Emissió de certificats. Vegeu Com s'emet un certificat oficial? per a obtenir més informació.

Rebutjar el certificat i indicar-ne el motiu

Quan el o la cap de servei rebutja un certificat, automàticament, s'envia un correu electrònic a l'emissor/a per notificar-li que ha estat denegat, com podeu veure en l'exemple de sota. També incorpora un enllaç directe a l'aplicació CEO.

Correu de notificació per informar que s'ha denegat un certificat nou

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb María Asunción Verchili Andreu del Servei de Recursos Humans. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica verchili@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar consultar el Glossari de termes clau.