Què és configuració i gestió de sol·licituds del SGDE?

Configuració i gestió de sol·licituds del SGDE és una aplicació dirigida a diferents serveis de l’UJI per a elaborar múltiples formularis dirigits a l’estudiantat com per exemple apuntar-se a un curs formatiu.

Accés a l’aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió de sol·licituds del SGDE > Sol·licituds al SGDE.

Podeu accedir directament a través de l’enllaç següent: https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji23162

Qui pot utilitzar configuració i gestió de sol·licituds del SGDE?

Aquesta aplicació pot ser utilitzada pel personal dels diferets serveis autoritzats que necessiten crear i/o gestionar una sol·licitud d’aquest servei. Per a obtindre autorització a l’ús del gestor de sol·licituds cal que us dirigiu al CAU.

La pàgina d’inici de configuració i gestió de sol·licituds del SGDE

Quan accediu a l’aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Com podeu veure en la imatge superior, en la primera pantalla teniu disponibles diferents apartats:

Per a obtindre més informació sobre el Maneig de la pàgina d'inici consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer l'aplicació. 

Com es crea un nou tipus de sol·licitud?

Per a iniciar el procediment de creació d'una nova sol·licitud, com a administradors de formularis, cal que feu clic en Gestionar dades mestres de la pantalla anterior. A continuació, es desplegarà una pantalla com la següent des d’on podeu configurar les característiques i paràmetres de la petició amb diferents apartats:

Definir el curs académic de la sol·licitud

Per a definir el curs acadèmic al qual va associada la sol·licitud, heu de fer clic al botó Activar que apareix al costat de l’any. Si voleu desactivar-ho, polseu a la creu que apareix en vermell.

En cas de voler crear un nou curs acadèmic, polseu en el signe de la suma en verd per afegir-ho.

Definir quins usuaris tenen accés al gestor

Des d’aquesta pàgina, podeu definir quins usuaris tindran accés al gestor del formulari com a:

Per a donar accés a un usuari o usuarià com a administrador o SLT, heu de fer clic en la icona del llapis que apareix al costat del seu nom. A continuació, es desplegarà una pantalla com la imatge inferior. A continuació, heu de seleccionar en la pestanya Si o No baix de les opcions d'Administrador i SLT (Servei de Llengües i Terminología), segons el permís que vulgueu que tinga per accedir al formulari. Finalment, feu clic a Guardar.

Per a eliminar a la persona usuària del llistat d’Administradors, simplement feu clic a la creu de color vermell.

Si voleu afegir a una nova persona usuària al llistat, cal que aneu al final de la pàgina Administradors i afegiu l’Id o nom d'usuari de la persona en la casella en blanc i feu clic en Afegir perquè automàticament aparega al llistat d’usuaris.

Definir els accesos a les sol·licituds

Des de l’apartat Administradors-tipus podeu definir a quin tipus de sol·licitud tindran accés les persones com a gestores que, anteriorment, haureu afegit en l’apartat Definir quins usuaris tenen accès al gestor.

Les persones que apareixen indicades amb una N en l’apartat Admin, no tenen accès a la sol·licitud, en canvi, aquelles amb la S, sí en tenen.

Quan feu clic en la icona del llapis que apareix al costat de la persona indicada com a administradora amb una S, es desplegaran totes les sol·licituds a les quals te accès.

Per a donar algun tipus d’accés als usuaris que apareixen amb una N, podeu fer clic a la icona del llapis que hi ha al costat del nom.

A continuació, heu de fer clic al signe de la suma en verd de l’apartat Usuaris i tipus i es desplegaran dues pestanyes:

Finalment, feu clic a Guardar.

Definir agrupacions de la sol·licitud

Aquest apartat és perquè associeu el tipus de sol·licituds a unitats/agrupacions com poden ser: Servei de Gestió de la Docència i Estudiants, l’Escola de Doctorat, Oficina de Relacions Internacionals, etc.

Per a incloure una nova unitat, heu de fer clic al signe de la suma verd i, a continuació veureu que apareixerà en la graella Agrupacions.

Per editar la nova agrupació o qualsevol de les ja creades, cal fer clic al llapis del costat i es desplegaran uns camps que cal emplenar:

Finalment feu clic en el botó Guardar.

Definir els estats de la sol·licitud

Des de l'apartat Estat podeu definir els estats pels quals passarà la sol·licitud. Per a crear un estat nou, heu de fer clic al signe de la suma verd.

Seguidament, al final de la pàgina, heu d’omplir el camp Nom de l’estat i polsar el botó Afegir. Veureu que el nou estat s’haurà afegit directament al final.

Per a completar-lo o editar qualsevol estat ja creat, heu de fer clic a la icona del llapis que apareix al costat.

A continuació, haureu d’emplenar els següents camps:

Finalment, polseu el botó Guardar.

Definir els atributs de la sol·licitud

Per a crear un nou atribut, tipus de dada que es recull en una sol·licitud, feu clic en el signe de la suma verd i feu scroll fins al final de la pàgina.

Seguidament, heu d’omplir el camp Afegir un atribut amb el nom i fer clic en el botó Afegir. Veureu que el nou estat s’haurà incorporat directament al final.

Per a completar-lo o editar qualsevol atribut ja creat, heu de fer clic a la icona del llapis que apareix al costat.

A continuació, haureu d’emplenar els següents camps:

Finalment, polseu el botó Guardar.

Quan un atribut és múltiple, al costat apareixerà un enllaç amb la paraula Múltiple al qual podeu accedir fent clic directament. Així, hi podreu configurar les seues opcions.

Veureu que es desplegarà l’apartat Opcions dels atributs múltiples, des d’on podreu incloure els valors necessaris fent clic al signe de la suma verd i emplenant les següents dades:

Finalment, polseu el botó Guardar.

Definir els documents de la sol·licitud

Des de la pantalla Documents podeu definir quina documentació ha d'aportar la persona sol·licitant en el formulari.

En cas que vulgueu afegir un nou document, heu de fer clic al signe de la suma verd i anar al final de la pàgina.

Seguidament, heu d’indicar el Nom del document i fer clic a Afegir. Veureu que el nou document s’haurà agregat directament al final.

Per a completar o editar qualsevol document ja creat, heu de fer clic a la icona del llapis que apareix al costat i emplenar les següents dades:

Per a finalitzar el procés, cal que polseu el botó Guardar.

Definir la traducció del text de la sol·licitud

Des de l’apartat traducció del text, les persones usuàries amb permís SLT (Servei de Llengües i Terminologia) poden traduir els diversos camps en català, castellà i anglés fent clic al llapis al costat del nom.

Per a completar-ho, heu de fer clic a la icona del llapis que apareix al costat i emplenar les següents dades:

Finalment feu clic en el botó Guardar.

Definir el tipus de sol·licitud

Dins de l’apartat general de Tipus, apareix la pestanya Tipus des d’on heu de seleccionar el tipus de sol·licitud que es vol crear al servei en concret.

Configurar el tipus

Des de la pestanya tipus, podeu veure els tipus de sol·licituds ja creades i filtrar-les pel Nom del formulari o pel servei o unitat al qual va dirigit en l’apartat Mostrar agrupacions.

A continuació, feu scroll a la pàgina i indiqueu el nom del tipus de sol·licitud en Nom del procediment i feu clic en el botó Afegir.

Com podreu comprovar, el nou tipus de sol·licitud apareixerà a final de la graella. Per a completar-ho cal que feu clic en la icona del llápis.

Aleshores, heu d’emplenar la següent informació:

Recordeu que cal que polseu el botó Guardar per registrar les dades.

Configurar el tipus d’estat

Des de l’apartat tipus d’estat, podeu definir els diferents estats pels quals passarà una sol·licitud i les seues transicions.

Per a començar, heu de seleccionar el tipus de sol·licitud per a la qual es vol crear els estats en l’apartat Triar un tipus.

Podeu afegir un nou estat fent clic al signe de la suma verd.

A continuació, podreu triar els estats que estiguen configurats en la pestanya Estat. Recordeu que heu de polsar Afegir cada vegada. Per saber com crear un estat consulteu el punt Definir els estats de la sol·licitud.

Per a completar un estat, feu clic a la icona del llapis i emplenar els següents camps d’informació:

Per a finalitzar, polseu a Guardar.

Configurar les transicions

Cal incloure transiciones entre una fase i una altra.

Des del primer estat que es defineix en una sol·licitud, normalment inici de la sol·licitud, només pot partir cap a una transició, com per exemple sol·licitud completada.

Per a començar el procediment, feu clic a Transaccions i trieu l’estat al qual voleu fer la transició en l’apartat Afegir transició. Feu clic a Afegir per a finalitzar.

A continuació es desplegarà una pantalla per a configurar les transicions des de l’estat seleccionat:

Recorda indicar amb un Si la pestanya de Notificar transició d’estat perquè és faça operatiu i polsar Guardar per a registrar les dades.

Per a visualitzar les transicions que heu creat d’una manera més clara, podeu fer clic en Mostrar diagrama, i a continuació, es desplegarà un esquema amb la lògica de les transicions creades, com el de l’exemple de baix:

Configurar tipus d’atributs

Des de l'apartat tipus d’atributs podeu definir la informació que es demanarà a la persona sol·licitant.

Per a començar, heu de seleccionar la sol·licitud que voleu configurar en Triar un tipus.

A continuació, per a incloure un atribut, feu clic a la icona de la suma verda i trieu els atributs que vulgueu. Per saber com crear atributs, consulteu l’apartat Definir els atributs de la sol·licitud.

Per a configurar un atribut, cal que feu clic al llapis de la dreta i que empleneu els següents camps:

Per a finalitzar, feu clic a Guardar.

Configurar tipus de documents

Des de la pantalla tipus de documents, podeu seleccionar la documentació que es demanarà al sol·licitant en una sol·licitud concreta. Per a saber com crear els tipus de documents, consulteu l’apartat Definir els tipus de documents de la sol·licitud.

Primer, trieu el tipus de sol·licitud des de l’apartat Triar un tipus.

A continuació, per a incloure un document, feu clic al símbol de la suma verd i seleccioneu els tipus de documents del llistat que es desplega. Després, feu clic a la icona del llapis que apareix a la dreta i empleneu la següent informació per a configurar-ho:

Per a finalitzar, feu clic a Guardar.

Configurar les eines

Des de l'apartat configurar eines, podeu configurar els enllaços perquè les persones que gestionen la sol·licitud tinguen accés a determinada informació que es troba en altres pantalles, de forma més còmoda.

Primer, trieu el tipus de sol·licitud des de l’apartat Triar un tipus.

A continuació, per a incloure una eina, feu clic al signe de la suma verd i seleccioneu els tipus d'eines del llistat que es desplega. Per a finalitzar, feu clic a Afegir.

Configurar el tipus de text

Per a configurar el tipus de text, primer, trieu el tipus de sol·licitud des de l’apartat Triar un tipus.

A continuació, feu clic al símbol de la suma verd per a incloure el text que posteriorment apareixerà en les pantalles de la sol·licitud en català, castellà i anglés.

Per a finalitzar, feu clic a Guardar.

Configurar el tipus de pantalla

Des de l'apartat configurar el tipus de pantalla podeu definir les pantalles per les quals passarà la persona sol·licitant quan es trobe en l’inici de tramitació.

Per a incloure una pantalla, feu clic al signe de la suma verd i seleccioneu els tipus de pantalles del llistat que es desplega. Per a finalitzar, feu clic a Afegir. Després, feu clic a la icona del llapis que apareix a la dreta i empleneu la informació per a configurar-la.

En l'opció de pantalla Text apareixeran els textos que prèviament haureu definit en l’anterior apartat Configurar el tipus de text.

Recordeu que per a registrar les dades cal que polseu el botó Guardar.

Configurar tipus d’autoritzacions

Des de la pantalla configurar tipus d’autoritzacions podeu comprovar i definir quines persones tenen accés a una sol·licitud concreta.

Per a consultar-ho, heu de seleccionar la sol·licitud en Triar un tipus, i seguidament, apareixeran les persones que tenen accés dividides en:

Si en la columna Permiteix edició està assenyalada amb una S, significa que la persona té permis per a editar la informació de la sol·licitud.

Per a afegir una nova persona, heu de fer clic al símbol de la suma verd i incloure el seu nom i indicar si se li vol atorgar permís per a editar o no. En cas de voler eliminar alguna persona del llistat, feu clic en l’aspa de color roig.

Com es gestiona una sol·licitud?

Per a accedir a la gestió d’una sol·licitud, cal que feu clic a l’apartat Gestionar sol·licituds de la pantalla d'inici.

Aplicar filtres a les sol·licituds

A continuació, podeu aplicar diferents filtres perquè us apareguen unes sol·licituds concretes:

Una vegada heu aplicat els filtres, us apareixeran les sol·licituds amb aquests requisits.

Revisar una sol·licitud

Per a revisar una sol·licitud, cal que feu clic a la icona del llapis del costat. A continuació, es desplegaran les següents dades:

Una vegada heu revisat totes les dades anteriors, heu de triar la fase a la qual passarà la sol·licitud, incloure Observacions si cal i fer clic en Passar a la fase per a finalitzar l’acció.

En cas vulgueu desfer la fase que acabeu de seleccionar, polseu en Anul·lar l'última transició.

Si l’usuari encara té pendent de validar alguns documents, us apareixeran en l’apartat Gestionar documents a validar. Des d’ací heu de validar els documents que haureu descarregat en l’apartat Documents adjuntats per l’usuari si estan correctes.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el CAU (Centre d'Atenció a Usuaris). Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es.

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.