Peticions de comandes menors (IGLU) - (PDI -PI)
- 1 Què és Peticions de comandes menors?
- 2 Accés a l'aplicació
- 3 Qui pot utilitzar Peticions de comandes menors?
- 4 La pàgina d'inici de Peticions de comandes menors
- 5 Com es registra una nova petició de comanda?
- 6 Consulta de peticions
- 7 Sol·licitud de paper
- 8 Resolució de dubtes
- 9 Resolució de problemes
- 10 Glossari
Què és Peticions de comandes menors?
És una aplicació pensada perquè el personal administratiu i el professorat puguen crear i registrar peticions de comandes menors vinculades al Servei de Contractació i Assumptes Generals, les unitats de gestió i els centres de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Un cop es registra la petició, es pot enllaçar a una comanda a través de l'aplicació Comandes menors i seguir tot el procediment fins a tancar-la. Per a més informació vegeu el manual de Comandes menors.
Accés a l'aplicació
Heu d'accedir a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Comandes, situat en el menú del marge dret Assistents, com podeu veure en la imatge de sota. Podeu accedir directament des del següent enllaç: https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.com010000 En aquest moment, caldrà que us identifiqueu amb el nom d'usuari i clau d'accés de l'UJI.
Qui pot utilitzar Peticions de comandes menors?
És una aplicació que pot ser usada per qualsevol membre del Personal d'Administració i Serveis (PAS) o Personal Docent i Investigador (PDI) o Personal Investigador (PI) de l'UJI que necessite fer i tramitar una compra.
La pàgina d'inici de Peticions de comandes menors
Quan accediu a Peticions de comandes menors, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Com podeu observar en la imatge de dalt, des d'ací podeu accedir a les diverses opcions:
Nova petició de comandes menors: heu d'accedir a aquesta opció per crear una nova petició. Per a més informació vegeu Com es registra una nova petició de compra?
Consulta de peticions de comandes: a través d'aquest enllaç podreu consultar les peticions de compra que hàgeu tramitat. Les unitats de gestió tindran accés a totes les sol·licituds del seu àmbit. Aneu a Com es registra una nova petició de compra?, per tal d'ampliar la informació.
Signatura de peticions - Firmar: des d'ací els responsables de conformar la contractació poden signar o denegar les peticions, delegar la seua firma perquè una altra persona puga signar peticions o consultar l'històric de sol·licituds ja signades. Per a més informació consulteu Com se signen les peticions de compra?
Nova petició de paper: opció limitada a la petició de compra de fulls de paper. Per a més informació vegeu Com fer una petició de paper?
Com es registra una nova petició de comanda?
Com s'ha mencionat, per crear una sol·licitud de comandes menors heu de prémer l'opció Nova petició des de la pàgina d'inici de l'aplicació.
Dades del sol·licitant
Aleshores veure que s'obri la primera pantalla on s'han d'especificar les dades del sol·licitant i el tipus de petició. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc. El sistema identifica i emplena automàticament les dades del sol·licitant segons l'usuari amb el qual heu accedit a l'aplicació, però podeu canviar-les si heu de tramitar la petició en nom d'una altra persona. A més d'aquestes dades cal que indiqueu, obligatòriament, l'Import màxim aproximat sense IVA de la compra.
Fixeu-vos que en cas que la petició estiga associada a un acord marc, haureu de seleccionar en la part de sota l'Expedient i el Lot corresponent. Disposeu, a més, d'un enllaç directe (Consulta Acords Marc) per veure el detall dels acords marc.
Quan tingueu tots els camps emplenats, podeu polsar sobre la fletxa que hi ha en la part inferior de la pantalla (marcada en roig en la imatge de sota) i que us permetrà passar a la següent pantalla.
Objecte de la sol·licitud
A continuació, en la segona pantalla, cal que indiqueu l'Objecte de la sol·licitud, és a dir, que especifiqueu si es tracta de material d'oficina, béns consumibles, de deteriorament fàcil per l'ús, material inventariable, equipament tècnic, equipament informàtics i serveis. En les peticions normals és obligatori, a més, que llegiu i marqueu la declaració de no fraccionament per a poder continuar si la petició de compra és superior als 5.000 euros.
En aquesta pantalla també podeu precisar si el contracte requereix que el proveïdor faça un tractament de dades personals i, en cas que sí, n'especifiqueu de quin tipus (identificatives, de naturalesa penal, infraccions i sancions administratives, etc.).
Tipus d’objecte de la sol·licitud
Seguidament, en la tercera pantalla, cal que establiu les dades i característiques de la compra que voleu tramitar. Heu de tenir present que els camps que apareixen en aquesta pantalla canvien en funció del tipus de sol·licitud que estigueu tramitant (material d'oficina, material inventariable, serveis, obres...).
Material d'oficina, béns consumibles o de deteriorament fàcil per l'ús
En aquesta opció de tipus de compra, s’ha d’especificar les unitats requerides i la descripció de l’ítem a comprar. En el punt Altres requisits podreu consultar altres especificacions comunes als tres tipus objectes de la sol·licitud.
Material inventariable, equipament tècnic i equipament informàtic
Igual que en l'opció de tipus de compra anterior, s’ha d’especificar les unitats requerides (número 1 de la pantalla de petició de material d’oficina) i la descripció de l’ítem a comprar (número 2 de la pantalla de petició de material d’oficina). Així mateix, s’ha d’introduir els mesos de garantia de l’ítem a adquirir (número 3 de la pantalla de petició de material d’oficina) i els dies de termini de lliurament (número 4 de la pantalla de petició de material d’oficina). En el punt Altres requisits podreu consultar altres especificacions comunes als tres tipus objectes de la sol·licitud.
Podeu afegir tants ítems com requeriu i cadascun tindrà la seua línia que es podrà modificar o eliminar.
Serveis
En seleccionar “servei” com a objecte de la sol·licitud, el sistema copia automàticament l’import indicat en la pantalla inicial. No obstant això, és necessari completar la informació específica relativa a la contractació del servei en aquesta secció.
Aquesta pantalla permet definir tots els elements tècnics i justificatius que han de quedar recollits en la sol·licitud. Concretament, s’han de completar els camps següents:
Descripció del servei a contractar: cal oferir una descripció clara, precisa i detallada del servei que es necessita, indicant l’abast, les funcions que s’han de desenvolupar i qualsevol informació rellevant per a la seua correcta identificació.
Insuficiència de mitjans: s’ha de justificar que la Universitat no disposa dels mitjans materials, tècnics o humans necessaris per a dur a terme la prestació del servei amb recursos propis. Igualment, cal declarar que no és procedent ampliar els mitjans interns, considerant més adequat i eficient recórrer a la contractació externa.
Motivació de la necessitat de la contractació: aquest apartat ha d’incloure la motivació formal que fonamenta la necessitat del servei, indicant el seu interés institucional, la urgència o conveniència de la seua execució i qualsevol altra justificació que acredite la pertinència de la contractació.
Prescripcions tècniques / Projecte d’Obres: en cas que el servei implique treballs tècnics, prestacions especialitzades o actuacions vinculades a obres, cal incorporar les prescripcions tècniques detallades o, si escau, el Projecte d’Obres corresponent. Aquest document ha de contemplar els requisits tècnics, característiques, especificacions i criteris d’execució.
Duració del contracte (en dies): s’ha d’indicar la duració prevista de la prestació contractual, expressada en dies naturals, i ajustada a les necessitats reals del servei.
Import màxim de licitació: cal definir l’import màxim al qual pot ascendir la licitació del contracte, d’acord amb la normativa vigent i amb la previsió pressupostària assignada.
Forma de pagament: s’ha d’establir si el pagament s'efectuarà en un únic abonament o si es permeten pagaments parcials vinculats a fites, fases o certificacions d’execució.
En el punt Altres requisits podreu consultar altres especificacions comunes als tres tipus objectes de la sol·licitud.
Altres requisits
En tots tres casos cal escriure la Motivació de la necessitat de la compra. En la part de sota, també es poden incloure fins a tres possibles proveïdors i els seus pressupostos corresponents polsant la icona del signe de la suma. Heu de tenir en compte que si la petició està associada a un acord marc, només podreu introduir els proveïdors que hagen estat adjudicataris i haureu d'especificar la Justificació argumentant per què es tria un proveïdor i no un altre. A més si especifiqueu proveïdors, s’ha de firmar la declaració de no conflicte d’interessos.
Assignació de projectes i imputació pressupostària
En la quarta pantalla del procés, heu de determinar si la comanda s’imputa totalment o parcialment a un projecte. Aquesta fase és essencial per a garantir una correcta assignació pressupostària i una traçabilitat adequada de la despesa.
Els passos a seguir són els següents:
Indicació del tipus de projecte
En primer lloc, heu de seleccionar si la comanda va a càrrec d’algun projecte de recerca. Aquesta opció es troba indicada amb el número 1 a la pantalla de sota.
La selecció determina els projectes que es mostraran posteriorment per a l’assignació específica de recursos.Selecció del o dels projectes corresponents
A continuació, heu d’indicar a quin o quins projectes s’imputarà la despesa. Aquesta acció correspon al camp assenyalat amb el número 2.
El sistema permet imputacions a més d’un projecte, sempre que siga necessari (no es poden barrejar projectes de recerca i projectes que no siguen de recerca).Distribució de la quantia entre projectes
Al quadre de diàleg que apareix en seleccionar un projecte, cal establir la quantia exacta que s’assigna al projecte seleccionat.
És important assegurar que la suma total de les quantitats siga coherent amb l’import de la comanda i amb les disponibilitats pressupostàries.
Selecció de la unitat de gestió
També heu de triar la unitat de gestió responsable de la tramitació i el seguiment de la despesa (per defecte en seleccionar els projectes ja queda seleccionada la unitat de gestió correcta). Aquesta informació és imprescindible per al correcte circuit de validació i supervisió administrativa, encara que al seleccionar el projecte o projectes, ja apareix la unitat de gestió corresponent.Aclariments sobre la imputació pressupostària (opcional)
Finalment, disposeu d’un camp addicional en què podeu introduir observacions o aclariments relacionats amb la imputació pressupostària, si escau.
Aquesta informació pot resultar útil per justificar decisions, aportar detalls addicionals o facilitar la revisió posterior per part dels serveis de gestió.
Resum de la comanda
En l'última pantalla, apareix un resum de la petició que esteu tramitant. Heu de polsar en la icona del sobre, marcada en roig en la imatge de sota, per enviar-la a signar i que siga aprovada pel responsable.
Consulta de peticions
Podeu accedir a totes les peticions de comandes que hàgeu creat a través de l'opció Nova petició de la pàgina d'inici. Com podeu observar en la següent imatge, podreu accedir tant a les sol·licituds Pendents com a tot l'Històric.
En aquesta secció, en clicar sobre qualsevol de les peticions disponibles, podreu accedir a la informació detallada de cadascuna. Aquesta visualització permet consultar de manera clara i estructurada totes les dades associades a la petició, així com la fase o estat del procediment administratiu en què es troba en cada moment.
A través d’aquesta funcionalitat, els usuaris poden:
Revisar les dades completes introduïdes en la petició.
Consultar l’estat actual del tràmit i la seua evolució.
Verificar si existeixen accions pendents o incidències associades.
Realitzar el seguiment del procediment de manera eficient i centralitzada.
Aquesta vista detallada és essencial per a garantir un control adequat del procés de tramitació, i això permet una gestió més rigorosa i una resposta més àgil davant qualsevol necessitat d’intervenció.
Sol·licitud de paper
Quan l’ítem a sol·licitar és paper, el procediment de tramitació segueix un flux específic dins del sistema. A la pantalla inicial de Peticions de comandes menors trobareu, tal com s’indica en la imatge següent, l’enllaç destacat que permet iniciar una Nova petició de paper.
Per iniciar la petició, haureu d’accedir a l’enllaç corresponent. Igual que en la resta de peticions, és imprescindible completar totes les dades relatives a la persona sol·licitant que apareixen marcades amb un asterisc (*), ja que són d’emplenament obligatori.
En aquesta secció haureu de proporcionar la informació necessària per a la tramitació de la petició, que inclou:
Selecció del projecte imputable.
Unitat de gestió responsable.
Tipus de paper entre les opcions disponibles al sistema.
Nombre d’unitats requerides.
És important verificar que la informació introduïda siga correcta, ja que serà la base per a la validació i posterior tramitació de la petició.
Abans de completar el procés, el sistema mostrarà una pantalla de resum en la qual podreu revisar totes les dades introduïdes. Si la informació és correcta, podreu enviar la petició a signatura perquè continue el seu circuit d’aprovació establert.
Resolució de dubtes
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Núria Almela, del Servei de Contractació i Assumptes Generals a través de l'adreça electrònica marza@uji.es o amb Víctor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es
Resolució de problemes
Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00 h i els divendres de 09.30 a 17.00 h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Glossari
Comanda. Document que formalitza la petició o l'encàrrec a un proveïdor d'una obra, servei, subministrament o espectacle.
Petició. Sol·licitud a través de la qual el PAS o PDI demanen una compra menor.
Unitat de gestió. Cadascuna de les unitats de l'UJI que s'encarreguen de la gestió econòmica d'un conjunt de departaments, serveis i instituts determinats. Podeu trobar més informació sobre les diverses unitats de gestió en el següent enllaç https://www.uji.es/serveis/sge/base/unitats-gestio/
A més de conéixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar a consultar el Glossari de termes clau.