Renovación a cargo del Servicio de Informática de microordenadores personales obsoletos

Introducción

Este documento establece las condiciones de renovación de los microordenadores personales obsoletos y de su posterior mantenimiento a cargo del presupuesto de gastos administrados por el Servei d’Informàtica (SI).

Entre las misiones del SI está la de dotar a cada puesto de trabajo del PDI o PTGAS de un equipamiento informático básico; lo mismo aplica a las aulas de informática (tanto a las de docencia como a las de libre acceso). Los ordenadores personales por los que se apuesta, atendiendo a razones de eficiencia, son de sobremesa basados en procesador x86, continuando la línea seguida desde el año 1996.

El equipamiento informático básico, atendiendo a diversos factores como las necesidades específicas del puesto de trabajo, los avances técnicos (obsolescencia) y la disponibilidad presupuestaria, necesita ser actualizado o renovado periódicamente. Con ello se consigue mejorar la productividad de los alumnos, PDI y PTGAS y la calidad de los procesos de la UJI. Otro objetivo es unificar plataformas para reducir costes operativos y eliminar progresivamente los equipos obsoletos y, a su vez, reducir, o al menos congelar, el gasto de mantenimiento (capítulo 2).

Comoquiera que los factores determinantes de la capacidad del equipo para ser renovado varían con el tiempo, así lo harán los requisitos para poderse acoger a la renovación, plasmados en el procedimiento explicado en este documento. En consecuencia, este documento se actualizará en cada campaña de renovación y las condiciones aplicables serán las que éste defina en el momento de solicitarla.

El equipamiento a renovar será el que esté declarado como equipo habitual de trabajo.

Identificación del microordenador de trabajo

Esta operación es muy importante, pues afecta al mantenimiento del equipo habitual de trabajo y a su posterior renovación. Nótese que la campaña de identificación, desde 2020, está siempre abierta, pudiendo actualizar la información desde el formulario Identificación del ordenador de trabajo. Afecta tanto al PTGAS como al PDI a tiempo completo. En el caso de trabajadores a tiempo parcial, que suelen compartir el ordenador, la unidad organizativa (UO, Servicio, Departamento) puede optar por dejar que, al menos, uno de éstos lo identifique como su ordenador de trabajo o bien hacerlo ella como equipo de uso común, la campaña de identificación de equipos de uso común, desde 2020, está siempre abierta, pudiendo actualizarse la información desde el formulario identificación de equipos de uso común. En ambos casos se conseguirá que el equipo esté cubierto por el contrato de mantenimiento  hardware de los equipos microinformáticos.

En cualquier caso:

1. El usuario beneficiario del ‘renove del PDI’ no podrá solicitar la renovación del equipo durante un período de tiempo prefijado (actualmente 5 años siguientes).
2. El equipo renovado pasará a ser, de forma automática e inamovible durante un período de tiempo prefijado (actualmente 5 años), el equipo identificado como ordenador de trabajo del usuario beneficiario.
3. No podrá declararse como equipo habitual de trabajo uno cuya fecha de compra sea anterior a la del declarado actualmente, salvo que el SI lo autorice (tras haberlo solicitado a través de una incidencia en el CAU).
4. La declaración se realizará mediante un formulario electrónico (‘Identificació ordinador de treball’). Éste dejará, entre el material disponible en el despacho, elegir el equipo de uso habitual. Hay que tener en cuenta:

• Si el ordenador que tenéis asignado es correcto no tenéis que hacer nada más. Si el estado del equipo previamente identificado como ordenador de trabajo ahora es obsoleto, aparecerá como tal y seguirá siendo vuestro equipo mientras no seleccionéis uno de más moderno.
• El equipamiento disponible en vuestro despacho se presenta ordenado por fecha de compra, según el Inventario General de Bienes de la Universidad. N.B.: El PDI a tiempo parcial puede seleccionar un equipo ya asignado a otro usuario; el de tiempo completo no.
• Si el formulario no os muestra vuestro equipo (notáis que no aparecen los equipos considerados obsoletos o ya asignados), podéis buscarlo en el formulario ‘Material informático personal’. En el supuesto de que no tuvierais más que un ordenador obsoleto para elegir tenéis que dirigiros a adm-si@uji.es, hace falta que nos indicáis el código de barras y os lo asignaremos.
• Si tampoco aparece al formulario ‘Material informático personal’, puede ocurrir que no esté ubicado en vuestro despacho; para corregirlo hay que dirigirse a vuestra unidad de gestión o, si no tenéis una asignada, al Servicio de Información Contable. Cuando lo veáis, si es obsoleto, tenéis que dirigiros a adm-si@uji.es, hace falta que nos indiquéis el código de barras y os lo asignaremos. En otro caso, lo haréis vosotros mismo en el formulario Identificación del ordenador de trabajo.
• Para añadir un monitor, al clicar sobre la opción "Añadir monitor" se tendría que abrir un desplegable, como el de la imagen, en el cual, al introducir el código de barras correspondiente a uno de los monitores del departamento/servicio, y en caso de no haber ningún problema técnico, se le asignará al equipo principal y, si procede, se ubicará transparentemente en la ubicación física del usuario.

• Esta identificación no supone la incorporación del ordenador en el contrato de mantenimiento vigente, sino que se usará para determinar el parque a cubrir en el siguiente contrato (en vigor a partir del 1 de octubre).

Criterios

Nótese que, una vez renovado, el equipo antiguo pasará a ser propiedad del SI y se retirará a los almacenes especificados por éste.

Seguidamente se detallan los criterios específicos para cada colectivo que puede beneficiarse.

PDI a tiempo completo

Renovación del equipo identificado como ordenador de trabajo del PDI a tiempo completo. Incluye sólo a profesores y becarios FPU y asimilados. No Incluye al personal contratado con fondos propios de los grupos de investigación.

A considerar:

○     La renovación podrá solicitarse a través del formulario del e-UJIer@SPI Renovació d'ordinadors personals. Al realizar la petición, el usuario acepta las condiciones específicas de la campaña.

○     No haber sido beneficiario de renovación durante los 5 años anteriores.

○     Para que la solicitud de renovación sea aprobada, se exigirá que el equipo tenga, al menos, un factor de uso^[1] de 0,30. Si no se alcanza, el interesado podrá realizar una incidencia en el CAU para justificarlo y, en el caso de que el SI la acepte, seguir con la solicitud.

○     Se renovarán sólo equipos de:

1. Como mínimo 7 años de antigüedad (en alta en el Inventario General de Bienes de la Universidad). En el caso de  equipos  con menor antigüedad, pero con capacidades operativas limitadas, el usuario podrá realizar un CAU pidiendo la evaluación del equipo por  un operador del SI; éste elaborará un informe, que será evaluado por el SI, y, si procede, se le facilitará al usuario el acceso al SPI Renovació d'ordinadors personals eximiéndole de la condición de antigüedad.
2. Los equipos ya renovados y, a petición de los Departamentos, cedidos a éstos, no podrán acogerse.
3. Durante la fase de evaluación de la solicitud, el equipo candidato a ser renovado quedará bloqueado en el Inventario General de Bienes de la Universidad (i.e., no se podrá realizar ningún cambio, como el de ubicación o usuario).

○     A elegir por el usuario, el SI suministrará un equipo básico (estándar; SU/9/22 Apartado 3) con las siguientes características: INSYS PRO.B (Intel i3-10105, 8 GB/2666, SSD M.2 256 GB gen2 (M2 2100 r/1500 w), HDMI-VGA-DVI-D, 4xUSB 2.0 4xUSB 3.1, INTEL I219-V 1Gb Ethernet 10/100/1000 Base-TX, FAC 250 W 80+ Gold, Windows 10 OEM Home), o, un portátil (estándar SU/41/20 Lote I) ACER Travelmate TMP215-53 (i3-1115G4, 8 GB/2400, SSD Home, 1,7 kg) 1920x1080 LED/IPS, càmera HD 720p i micròfon, Wi-Fi IEEE 802.11ax i GbE, Windows 10 NVMe M.2 256 GB, pantalla 15,6".

Cofinanciación

Si el interesado considera que el equipo básico no se adapta a sus, justificables, necesidades específicas, podrá, en su lugar, solicitar al SI la cofinanciación de un equipo ad hoc; la parte imputable al SI de ésta no superará el coste máximo del equipo estándar. En este caso, 450 € (impuestos incluidos) destinados exclusivamente a la renovación al equipo de características requeridas, financiando el resto con fondos propios. En cualquier caso, la parte imputable al SI no superará el importe de adquisición del equipo a cofinanciar.

La compra la realizará él a través de su Unidad de Gestión, aunque el SI podrá conocer el expediente y, necesariamente, habrá de firmar el acta de recepción, verificando, previamente, que se cumplen todas las condiciones.

A considerar:

○     El SI/CAU no gestiona la garantía para aquellos equipos que no hayan sido adquiridos a través del Servei de Contractació, pues, en este caso, en el documento de pedido, se especifica claramente las condiciones del servicio a que se obliga el adjudicatario (v.g., el licitador incluirá en las ofertas (proposición económica) el mantenimiento y soporte, tanto hardware como software, del equipamiento ofertado, en casa del cliente si fuera necesario para el restablecimiento del servicio) y sirven de base contractual para ulteriores reclamaciones. Para el SI, el servicio postventa es un factor crítico de éxito y se ha de tener en cuenta en la formación del precio.

○     El equipo así adquirido quedará excluido del contrato de mantenimiento  hardware de los equipos microinformáticos del SI, de modo que, finalizada la garantía, el interesado deberá hacerse cargo de las posibles reparaciones.

○     Para acogerse, el usuario lo indicará en el formulario del e-UJIer@SPI Renovació d'ordinadors personals. Una vez haya sido aprobado, el SI le responderá indicándole la estructura presupuestaria donde cargar el importe de la cofinanciación y autorizará a su UdG a hacerlo.

○     Cuando reciba el nuevo equipo, el usuario deberá volver al SPI y solicitar al SI la comprobación de la instalación del equipo. Ésta es condición necesaria para que el SI proceda a la firma del acta de recepción del suministro y consiste en la generación automática de un CAU para que un operador compruebe, in situ, que el equipo ha sido recibido, instalado y traspasados los datos desde el equipo renovado. Además, el operador le transferirá los datos de red y asignará el nuevo equipo como ordenador de trabajo del beneficiario.

PDI a tiempo parcial

Los profesores asociados suelen compartir ubicaciones y equipos; el ratio de dotación en los ‘espacios abiertos’ es de 1 equipo/3 profesores asociados a tiempo parcial. Para solicitar la renovación el profesor deberá dirigirse a la dirección de su Departamento; ésta valorará realizar un CAU solicitando la revisión del equipo de trabajo. Un operador del SI inspeccionará el equipo y elaborará un informe, que será evaluado por el SI aplicando los mismos criterios que para el PDI a tiempo completo, extendidos a los usuarios a tiempo parcial del equipo, para determinar la idoneidad de la renovación.

PTGAS

La renovación de equipamiento del PTGAS la realiza discrecionalmente el SI siguiendo las directrices de la alta dirección del mismo.

No obstante, el usuario que experimente deficiencias o insuficiencias en su equipo (no se adapta a sus, justificables, necesidades específicas) podrá solicitar una revisión del mismo vía CAU.

Mantenimiento

Finalizada la garantía de los equipos, el SI los incluirá en el contrato del servicio de mantenimiento hardware de los equipos microinformáticos, siempre que estén identificados como ordenador de trabajo o de uso común (como impresoras, escáneres o microordenadores). Están excluidos los equipos con contrato de servicio específico o tipo pago por uso (v.g., equipos multifunción/fotocopiadoras), los equipos específicos cofinanciados, los servidores y los equipos de los laboratorios de investigación. Todo sin perjuicio de cumplir el resto de condiciones específicas establecidas en el citado contrato.

Sólo entran en el plan de mantenimiento los equipos que suministre el SI y los que ya están actualmente en dicho plan.