Què és SPI - Tramitació i signatura de resolucions?

Tramitació i signatura de resolucions és un formulari de peticions SPI que permet gestionar electrònicament la publicació de qualsevol proposta de resolució de l'UJI que s'haja de difondre pels mitjans oficials, tant a través d'una notificació personal com, per exemple, del Butlletí Oficial de la Universitat Jaume I (BOUJI) o el Tauler d'Anuncis Oficials (TAO). Aquesta eina cobreix tot el procés per a publicar o notificar una resolució des de l'inici de la sol·licitud fins a la seua publicació i/o notificació, passant per l'aprovació del responsable, siga el cap de servei o unitat siga la direcció del departament, i la signatura de l'òrgan responsable. A més, l'eina preveu la possibilitat d'enviar la resolució al Servei de Llengües i Terminologia (SLT) o l'Assessoria Jurídica perquè la revisen o al Registre general per tal que genere un codi de registre en cas que preveja l'entrada i presentació de sol·licituds.  

Accés a l'aplicació

Tramitació i signatura de resolucions es troba dins de la plataforma SPI. Per accedir-hi heu d'anar a l'IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI). Hi podeu entrar directament a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.spi020001  

Qui pot utilitzar SPI - Tramitació i signatura de resolucions?

Aquesta aplicació pot utilitzar-la qualsevol membre de la comunitat universitària (PAS o PDI) que necessite publicar una resolució de l'UJI. Cal subratllar, a més, que els caps de servei o directors de departament són els encarregats d'aprovar o denegar la resolució perquè, finalment, la signe l'òrgan responsable i autoritze, així, la seua publicació i/o la seua notificació. Heu de tenir en compte, però, que segons el vostre perfil podreu realitzar unes accions determinades dins de l'aplicació de Tramitació i signatura de resolucions: 

• Personal d'Administració i Serveis (PAS) i Personal Docent i Investigador (PDI): aquests usuaris poden iniciar una sol·licitud per a publicar o notificar una resolució. S'encarreguen, a més, de la seua publicació un cop l'ha aprovat el seu superior i signat l'òrgan responsable. Vegeu Com s'inicia una sol·licitud de resolució?, per tenir més informació. 

• Caps de servei o direccions de departament: com la resta d'usuaris, també, poden iniciar una sol·licitud de resolució. Però, a més, específicament, són els encarregats d'aprovar aquelles resolucions que requerisquen del seu vistiplau. Si desitgeu més informació, consulteu Com s'aprova la resolució? 

• Secretaria General, Assessoria Jurídica i SLT: s'encarreguen de revisar les propostes de resolució. Secretaria general, a més, pot denegar la resolució o derivar-la directament a la signatura i en alguns procediments pot signar-la directament. Vegeu Com es revisa la resolució?, per tal d'ampliar la informació. I des d'Assessoria Jurídica generar i tramitar resolucions amb notificació d'ofici. Podeu ampliar la informació en Com es crea una resolució de notificació amb ofici?

• Registre: és el personal responsable de crear el codi de registre quan la resolució preveu l'entrada i presentació de sol·licituds. Podeu obtenir més informació en Com s'inclou el codi de registre a la resolució?

• Rectorat, Vicerectorats, Secretaria General, Gerència, Vicegerència i Assessoria Jurídica: són els òrgans responsables de signar la resolució perquè puga ser publicada i/o notificada. Per a més informació vegeu Com se signa la resolució?

La pàgina d'inici de SPI - Tramitació i signatura de resolucions

Quan accediu a l'aplicació, la pàgina d'inici de SPI es presenta d'una manera o una altra segons el perfil d'usuari que tingueu. Per a conèixer el funcionament general de la plataforma de peticions SPI consulteu el manual de SPI.

Procediment

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que se segueix per iniciar i tramitar una sol·licitud de resolució, a través d'aquesta aplicació.

Com s'inicia una sol·licitud de resolució?

Per començar una nova petició, heu d'entrar al Formulari de peticions (SPI) des de l'IGLU i polsar sobre Nova sol·licitud, com podeu observar en la imatge de sota.

Seguidament, en la categoria Tràmits Administratius i dins del servei de Secretaria General heu de fer clic en Signatura electrònica de resolucions. 

A continuació, en la pàgina que s'obri heu d'introduir les dades bàsiques de la resolució. Com podeu veure en la imatge de sota, us identifica a vosaltres com a Sol·licitant i automàticament fica la Data de la sol·licitud i la Vinculació, tot i que la podeu canviar en cas que en tingueu més d'una. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc (*). Per a obtenir més informació vegeu Què és un camp obligatori?, del document Elements comuns de les aplicacions.   

• Unitat o servei que proposa la resolució: per defecte es mostrarà la unitat a la qual pertanyeu però podeu seleccionar la que vulgueu del desplegable. 

• Títol de la Resolució: és un camp de text lliure perquè escrigueu el títol que voleu que tinga la resolució, tant en valencià (CA) com en castellà (ES). 

• Categoria: heu de seleccionar-ne una del desplegable. És una manera de classificar les resolucions per a possibles cerques. 

• Resum: ací heu de descriure la resolució. Teniu un camp per al valencià (CA) i un altre per al castellà (ES). Admet com a màxim 4.000 caràcters. Heu de pensar que aquest resum, després, serà el que es mostrarà públicament, per exemple, en el TAO. 

• És una notificació amb ofici? Per defecte apareix indicat que No i només l'Assessoria Jurídica pot generar i tramitar resolucions amb notificacions amb ofici. Podeu ampliar la informació en el punt Com es crea una resolució de notificació amb ofici?

• És document de llistes provisionals? Per defecte apareix marcat que No i, per tant, significa que la resolució no incorpora llistes provisionals. En cas afirmatiu heu de marcar que Sí. Cal que tingueu present que les resolucions amb llistes provisionals passen directament a la signatura de l'òrgan responsable sense que l'haja d'aprovar el cap de servei o unitat. Per a més informació vegeu Com se signa la resolució?

• Publicació de la resolució? Per defecte apareix marcat que Sí i, per tant, es fa la petició per difondre públicament la resolució per algun dels mitjans oficials. Més avall haureu d'especificar, obligatòriament, els mitjans de publicació. 

• Petició de codi de registre? Per defecte apareix marcat que No, però haureu d'apuntar que Sí quan necessiteu que la resolució tinga un número de registre. És el cas de resolucions en què s'han de presentar sol·licituds, com per exemple, una convocatòria de beques. Per a més informació consulteu Com s'inclou el codi de registre a la resolució? 

• Mitjà de publicació: el sistema marca, per defecte, que es publique en el TAO UJI (Tauler d'Anuncis Oficials). En aquest cas, haureu de seleccionar l'Apartat on voleu que es publique en el TAO (en concret, la categoria i subcategoria, separades per dos punts). Si desitgeu més informació, consulteu el manual del Tauler d'Anuncis Oficials. Alhora, podeu determinar que es difonga en el BOU UJI (Butlletí Oficial de l'UJI), el BOE (Butlletí Oficial de l'Estat), el DOCE (Diari Oficial de la Comunitat Europea) o el DOGV (Diari Oficial de la Generalitat Valenciana). 

• Notificar a una persona: en cas que vulgueu notificar la resolució a una persona haureu de marcar aquesta casella i apuntar el seu DNI. 

• Notificar a un grup de persones: en cas que necessiteu comunicar-ho oficialment a diverses persones heu de ficar en aquest camp els DNI separats per comes. Penseu que aquest camp està limitat a 4.000 caràcters. 

Quan tingueu les dades emplenades, podeu fer clic en la icona de següent, situada en la part de sota de la pantalla i enquadrada en roig en la imatge següent. Podeu tornar a la pantalla anterior polsant la icona de la fletxa de l'esquerra.  

En la següent pantalla podeu especificar altres característiques de la resolució: 

• Procediment: podeu escollir-ne un del Catàleg de procediments. En la llista es mostraran en primer ordre els procediments propis del vostre servei o departament. Podeu obtenir més informació en el manual Catàleg de procediments. 

• Inicia Procediment: cal que indiqueu si la resolució inicia procediment. Seria el cas, per exemple, d'una resolució de convocatòria. Si, en canvi, no enceta un nou procediment, heu de triar la resolució inicial a la qual està relacionada (Vinculat a resolució inicial). Si no ho feu, el sistema no us deixarà avançar. Seria el cas, per exemple, d'una resolució d'adjudicació de beques que estarà vinculada a la resolució de convocatòria. 

• Òrgan que signa: en funció del servei, unitat o departament que propose la sol·licitud apareix un òrgan responsable o un altre de signar i autoritzar la publicació i/o notificació. Tot i això, podeu seleccionar l'òrgan que considereu: Rectorat, Vicerectorats, Secretaria General, Gerència, Vicegerència o Assessoria Jurídica. 

• Signar en: per defecte apareix la delegació de firma, però apareixen tres opcions: 

  • nom propi: només ho pot fer el Rectorat. 

  • delegació firma: la resta d'òrgans responsables sempre signen amb delegació de firma del Rectorat. 

  • delegació competència: quan es vol transmetre una competència que un òrgan té atribuïda a un altre òrgan diferent. 

Fixeu-vos que si en la pantalla anterior heu especificat que cal notificar la resolució a alguna persona, en aquesta pantalla es mostrarà el nom i correu electrònic de la Persona a notificar. Un cop hàgeu emplenat les dades, podeu polsar la icona de següent. 

En aquesta pantalla veureu un resum de la proposta de resolució amb les dades que hàgeu especificat. Ací també podeu adjuntar arxius amb el text de la resolució. Penseu que, si es tracta de la versió definitiva per a signar, cal que l'adjunte en format pdf. Finalment, heu de prémer el botó Enviar (marcat en roig en la imatge de sota) per donar curs a la sol·licitud. 

Aleshores es generarà un número de tràmit SPI i rebreu un correu electrònic per informar-vos que teniu una sol·licitud en curs i que l'ha d'aprovar el cap del vostre servei o departament. Alhora, en funció del tipus de sol·licitud que hàgeu fet, s'enviarà un correu a: 

• El cap del vostre servei o a la direcció del vostre departament: per tal que aprove la proposta de resolució. Podeu obtenir més informació en Com s'aprova la resolució?

• A l'òrgan responsable: en cas que la resolució incloga llistes provisionals, la petició s'envia directament al rectorat o vicerectorat responsable perquè la signe. Vegeu Com se signa la resolució?, per a tenir més informació.

Si la resolució la inicia el cap de servei o un vicerectorat, la petició automàticament passa a la fase de signatura, sense que l'haja d'aprovar ningú. Per a més informació consulteu Com se signa la resolució?

Cal subratllar, a més, que diàriament l'aplicació envia correus a les persones que tenen peticions pendents de revisar o signar. 

Com s'aprova la resolució?

Els caps de servei o unitat i les direccions de departament són els encarregats de revisar i aprovar una proposta de resolució, perquè posteriorment siga signada per l'òrgan responsable. Quan una persona fa una sol·licitud de resolució, els responsables del servei, unitat o departament rebeu un

correu electrònic, com el de sota, per informar-vos que teniu una sol·licitud pendent de signar. Fins que no la reviseu, el sistema us enviarà diàriament un correu electrònic per informar-vos que teniu una petició pendent. 

Podeu accedir a la proposta de resolució directament des de l'enllaç del correu electrònic o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI). Com podeu observar en la imatge de sota, cal que polseu Signar sol·licituds. 

Un cop dins, heu de fer clic sobre el número de sol·licitud que vulgueu aprovar. 

A continuació, veureu el detall de la proposta de resolució, amb totes les dades, i podeu consultar el fitxer o fitxers que haja adjuntat el sol·licitant fent clic a sobre. Si considereu que la tramitació de la proposta resulta procedent la podeu Aprovar. En cas contrari, heu de polsar Denegar. 

En cas que polseu Aprovar, en la pantalla següent haureu de triar la fase següent. Podeu passar-la a una d'aquestes fases: 

• Petició Assumpte Registre: quan vulgueu que es genere el codi de registre perquè la resolució preveu l'entrada i presentació de sol·licituds.  

• Petició Assessoria Jurídica: quan vulgueu que Assessoria Jurídica revise la proposta de resolució.

• Revisió dades Unitat Tramitadora: quan, per algun motiu, voleu tornar-la, de nou, a la persona que ha iniciat la sol·licitud.

• Revisió de la resolució (SG): quan vulgueu que Secretaria General faça una revisió de la proposta de resolució. 

• Revisió SLT: quan vulgueu derivar la proposta de resolució al SLT perquè faça una correcció lingüística. 

• Signatura òrgan competent (vicerectorat): per remetre-la directament a l'òrgan responsable perquè la signe.

Teniu un camp d'Observacions per si heu d'anotar algun comentari. Un cop seleccioneu la fase següent podeu polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. 

Segons la fase que hàgeu seleccionat, la proposta de resolució seguirà una tramitació o una altra. Per a més informació vegeu Com es revisa la resolució?, Com s'inclou el codi de registre a la resolució? i Com se signa la resolució? 

Com es revisa la resolució?

Durant la seua tramitació, la proposta de resolució pot tornar a ser derivada a la persona sol·licitant (unitat tramitadora) perquè la revise o també a la Secretaria General, l'Assessoria Jurídica o el SLT perquè l'examinen. En tots els casos, la persona o servei a qui s'haja dirigit rebrà un correu electrònic que l'informa que té una proposta pendent. El sistema enviarà diàriament un correu fins que la reviseu. S'hi pot accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la resolució pendent.

A continuació, com podeu veure en la imatge de sota, es mostrarà un resum de les dades de la proposta de resolució i informació de les fases de tramitació per les quals ha passat. Des d'aquesta pantalla, podeu polsar Revisar per examinar la proposta o Denegar per rebutjar-la. Cal subratllar que Assessoria Jurídica i SLT no poden denegar una proposta, només la poden revisar per tornar-la a remetre a la persona sol·licitant. 

Quan premeu Revisar, en la pantalla següent, podeu consultar les fases per les quals ha passat, adjuntar fitxers i heu de triar, obligatòriament, la fase següent. També disposeu d'un camp opcional d'Observacions per agregar comentaris. En funció del vostre perfil d'usuari podeu: 

• Si sou la persona que ha iniciat la proposta de resolució: podeu derivar-la a la Secretaria General, l'Assessoria Jurídica o el SLT perquè la revisen o directament a l'òrgan responsable perquè la signe i l'autoritze. 

• Si sou l'Assessoria Jurídica o el SLT: només podeu tornar-la a la unitat tramitadora, és a dir, a la persona que ha iniciat la petició. 

• Si sou Secretaria General: podeu remetre-la a l'Assessoria Jurídica perquè la revise, tornar-la a la persona sol·licitant o enviar-la directament a l'òrgan responsable perquè la signe. Cal tenir en compte que la Secretaria General és l'òrgan responsable de signar les resolucions d'alguns procediments.