Què és Producció Científica?

Producció Científica (PCI) és una aplicació pensada per a gestionar i comptabilitzar tota la producció científica de l'UJI. També registra altres accions que no recull la base de dades institucional d'Oracle (on es gestiona tota l'activitat científica de l'UJI) i que tenen impacte d'avaluació. Així, aquesta eina informàtica serveix per a contribuir al càlcul de la productivitat dels diversos departaments i instituts de l'UJI i poder fer el repartiment de pressupostos d'investigació de la universitat i del barem d'incentius del personal docent i investigador (PDI). 

L'aplicació cobreix tot el procés d'una producció, des que els administratius dels departaments o instituts l'agreguen al sistema, fins que es completa tota la informació i documentació i la valida i accepta l'https://www.uji.es/serveis/ocit/ , que és l'òrgan responsable de fer el control, supervisió, classificació i validació de qualsevol producció científica que es faça a la universitat. En cas de divergència, una comissió de seguiment s'encarrega de resoldre-ho, tal com estableix la Normativa de grups d'investigació de la Universitat Jaume I (article 25 del Capítol VI). 

D'aquesta manera, el sistema recull el detall de les diverses produccions científiques que realitza el personal de l'UJI, com ara publicacions, llibres, capítols, ponències, patents, accions d'investigació externa, direccions de tesi, programes de doctorat extern, conferències convidades, comitès de congressos, obres musicals, estades, apunts i comitès revistes. Permet, a més, que el PDI consulte i faça un seguiment de la situació en què es troba una producció seua i, alhora, que bona part de la seua activitat de recerca queda registrada, automàticament, en el seu Curriculum Vitae Normalitzat (CVN). Podeu trobar més informació en el manual de Generació del Currículum Vitae Normalitzat - CVN.

Però a més de l'activitat de recerca, l'aplicació PCI també està dissenyada per recollir la producció docent del PDI que és administrada i validada per la https://www.uji.es/serveis/ufie/ . Les produccions introduïdes com a docents es tindran en compte, entre altres processos, al DOCENTIA (programa d'avaluació de l'activitat docent del PDI), als incentius PDI i als processos de verificació, garantia de la qualitat i renovació de l'acreditació dels títols oficials. És una informació que s'incorporarà igualment al CVN de cada PDI. Així mateix, cal subratllar, que la comissió de seguiment de registre té potestat per dirimir si una producció és de caràcter científic o docent.

Accés a l'aplicació 

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Investigació > Gestio curricular. Podeu accedir-hi a través de l'enllaç http://ujiapps.uji.es/pci/

Qui pot utilitzar PCI?

L'aplicació pot ser útil per a qualsevol persona implicada en el procés de producció, gestió, supervisió i validació de la recerca i producció científica de l'UJI. Això vol dir que la pot utilitzar el personal de l'Oficina de Cooperació en Investigació i Desenvolupament Tecnològic (OCIT), la Unitat de Formació i Innovació Educativa (UFIE) i la Biblioteca, el Personal d'Administració i Serveis (PAS) dels diversos departaments i instituts i el Personal Docent i Investigador (PDI). Cadascun d'aquests usuaris, però, té un rol diferent i, per tant, pot realitzar unes funcions o accions determinades dins de l'aplicació.  

• OCIT, UFIE i Biblioteca: l'OCIT i la UFIE, com a administradors de l'aplicació, s'encarreguen de la seua configuració abans que la resta d'usuaris hi puguen operar. Han de definir els atributs de les produccions, els valors dels atributs desplegables, les validacions, els tipus de produccions i, alhora, vincular uns atributs a un tipus de producció. També és responsabilitat seua definir els processos, els permisos, els estats de les produccions, els avisos de la pàgina d'inici, identificar els administratius responsables i donar d'alta les editorials en la base de dades del sistema. En definitiva, també s'encarreguen de supervisar totes les produccions i acceptar-les o no acceptar-les. Cal subratllar, a més, que el servei de Biblioteca, com a administrador col·laborador, és el responsable de donar d'alta les revistes en el sistema. Per a més informació consulteu Què pots fer si ets administrador/a? 

• PAS dels departaments i instituts: és el personal encarregat d'agregar les produccions i totes les seues característiques a l'aplicació. Per a més informació vegeu Què pots fer si ets PAS dels departaments o instituts? 

• PDI: com a autor/a de la recerca pot consultar l'estat i l'evolució de les seues produccions. Per a més informació consulteu Què pots fer si ets PDI?

La pàgina d'inici de PCI

Quan accediu a l'aplicació, el menú de la pàgina d'inici presenta unes o altres funcions segons el perfil d'usuari que tingueu. Si sou administradors de l'aplicació (OCIT, UFIE o Biblioteca) la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Open

Presentació de la pàgina d'inici de PCI per als administradors de l'aplicació

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles que s'obrin en la zona de treball:

• Atributs: està limitada als administradors de l'aplicació perquè configureu els camps que tindran els formularis per agregar els diversos tipus de produccions. Per a més informació consulteu Definir els atributs de les produccions. 

• Tipus de Produccions: espai restringit als administradors per establir els diversos tipus de produccions que podrà agregar, posteriorment, el PAS dels departaments i instituts. Podeu obtenir més informació en Definir els tipus de produccions. 

• Atributs per tipus de produccions: els administradors us encarregueu, en aquest apartat, d'associar uns atributs o camps definits prèviament a un tipus de producció concreta. Vegeu Vincular uns atributs a un tipus de producció per a ampliar la informació. 

• Produccions: zona des d'on s'introdueixen les produccions a la base de dades o se cerquen les produccions. Per a més informació vegeu Agregar una nova producció i Cercar produccions. 

• Processos: és un apartat limitat als administradors per tal que pugueu determinar en quins processos es tindran en compte les produccions que s'introdueixen al sistema. Podeu obtenir més informació en Establir en quins processos s'aplicaran les produccions. 

• Permisos: també és un espai restringit als administradors perquè atorgueu permisos d'usuari com a Administrador,  Biblioteca o UFIE. Per a més informació vegeu Atorgar permisos específics. 

• Classificacions: els administradors sou els responsables de definir els valors d'un atribut en cas que siga una llista tancada. Per a més informació consulteu Definir els valors dels atributs desplegables.  

• Editorials: apartat des d'on els administradors doneu d'alta una editorial al sistema perquè, així, posteriorment el PAS puga agregar produccions vinculades a aquesta editorial. Podeu consultar Introduir una editorial a la base de dades per a més informació.

• Estats: també és un espai limitat als administradors des d'on introduïu i configureu els diversos tipus d'estats pels quals passa o pot passar una producció. Per a ampliar informació vegeu Configurar els estats de les produccions. 

• Validacions: des d'ací els administradors us encarregueu d'establir els criteris o el patró que és necessari per a validar uns atributs o camps determinats. Vegeu Delimitar els criteris de validació dels atributs per a més informació. 

• Llibres: en aquest apartat el PAS dels departaments i instituts s'encarrega de donar d'alta a l'aplicació els llibres abans d'agregar una producció que estiga vinculada a aquesta publicació. Per a més informació consulteu Agregar un llibre. 

• Revistes - Sèries Monogràfiques: a través d'aquesta zona el servei de Biblioteca és l'encarregat de donar d'alta al sistema una revista, perquè després els departaments i instituts hi puguen agregar produccions vinculades a ella. Consulteu Introduir una revista a la base de dades per a obtenir més informació.

• Administratius: espai limitat als administradors perquè concreteu qui són les persones responsables de cada departament per tal que reben notificacions sobre els canvis d'estat de les produccions. Per a més informació vegeu Identificar els administratius responsables dels departaments.  

• Avisos: apartat des d'on els administradors de l'aplicació configureu els missatges o comunicacions que apareixen publicats en la portada perquè en tinguen constància tots els usuaris. Podeu obtenir més informació en Configurar els avisos de la pàgina d'inici. 

Si sou PAS dels departaments o instituts, la primera pantalla que veureu serà com la següent:  

Open

Presentació de la pàgina d'inici de PCI per al PAS

Com podeu observar en la imatge de dalt, teniu accés a les següents pantalles del menú: 

• Produccions: des d'aquesta zona, el PAS dels departaments i instituts podeu introduir una producció al sistema. Per a més informació consulteu Agregar una nova producció. A més, podeu buscar produccions del vostre departament o institut. Podeu conèixer més detalls en Cercar produccions.  

• Editorials: el PAS teniu accés a aquest espai, només de consulta, per saber si hi ha una editorial donada d'alta o no, abans d'agregar una producció que hi estiga associada. Per a més informació vegeu Consultar les editorials donades d'alta. 

• Llibres: en aquest apartat el PAS dels departaments i instituts doneu d'alta els llibres abans d'agregar una producció que estiga vinculada a aquesta publicació. Per a ampliar la informació consulteu Agregar un llibre. 

I si sou PDI, la pàgina d'inici es mostrarà així: 

Com podeu comprovar en la imatge superior, podeu accedir a les següents pantalles del menú: 

• Produccions: en aquest apartat podeu buscar produccions en les quals consteu com a autors. Per a més informació vegeu Cercar produccions. 

• Editorials: només teniu accés de consulta a aquest espai per saber si una editorial ha estat donada d'alta o no. Podeu ampliar la informació en Consultar les editorials donades d'alta. 

Qualsevol usuari que accedisca a l'aplicació veurà, en la zona de treball de la pàgina d'inici, un apartat de notificacions i avisos on se l'informarà de qualsevol qüestió rellevant sobre el funcionament de PCI. 

Per a obtenir més informació vegeu Maneig de la pàgina d'inici del document Elements comuns de les aplicacions. 

Flux de treball 

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que s'ha de seguir per crear o agregar una producció a la base de dades del sistema i totes les fases i estats per les quals ha de passar. 

Heu de tenir en compte, a més, que existeix l'estat Correccions pensat perquè l'OCIT o la UFIE puguen fer modificacions menors sense que la producció haja de tornar a passar a Revisió i sense que s'haja de remetre, de nou, als administratius del departament o institut. 

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer a l'aplicació, segons el vostre perfil d'usuari. 

Què pots fer si ets administrador/a? 

L'OCIT i la UFIE, com a administradors de l'aplicació, sou els responsables de configurar diversos paràmetres abans que la resta d'usuaris hi puguen començar a operar i, per tant, puguen agregar produccions a la base de dades. Heu de definir, per exemple, els atributs dels diferents formularis per agregar produccions, els valors dels camps desplegables, els criteris per validar els atributs i els tipus de produccions que es podran afegir, a més de vincular els atributs a cadascun dels tipus de produccions. També us encarregueu de concretar en quins processos s'aplicaran les produccions que es registren en el sistema, d'atorgar permisos específics perquè usuaris tinguen perfil d'Administrador, Biblioteca o UFIE, de configurar els estats que poden tenir les produccions, d'especificar els administratius responsables de cada departament i institut perquè reben les notificacions sobre els canvis d'estat de les produccions i configurar els avisos o comunicacions que es publiquen en la pàgina d'inici de l'aplicació. També doneu d'alta les editorials en el sistema per tal que, després, el PAS puga introduir produccions vinculades a elles. Cal destacar, a més, que dins del procés de configuració, el servei de Biblioteca, com a administradora col·laboradora, té la responsabilitat de donar d'alta les revistes en la base de dades. Així, després, la resta d'usuaris podran afegir les produccions, com ara articles o ponències, que estiguen associades a una revista. Finalment, des de l'OCIT i la UFIE us encarregueu de revisar i verificar les produccions que s'agreguen a la base de dades.  

Definir els atributs de les produccions

Com ja s'ha mencionat, és responsabilitat dels administradors especificar els atributs, és a dir, els camps que tindran els formularis que hauran d'emplenar els administratius per agregar els diferents tipus de produccions a l'aplicació. És una tasca que podeu fer des de la pantalla d'Atributs del menú principal. Per a crear-ne un de nou, heu de polsar el botó Afegir i, seguidament, en la part de sota de la pantalla, en el Formulari Atributs, indicar les següents dades:  

• Nom: obligatòriament heu d'apuntar la designació o identificació de l'atribut que esteu creant. 

• Etiqueta: etiqueta que li poseu a l'atribut. 

• Tipus: en aquesta casella heu de seleccionar un dels següents tipus d'atributs que es despleguen: 

  • TXT: si és un camp textual. 

  • NÚMERO: quan es tracta d'una xifra. 

  • FECHA: fa referència a una data.

  • LISTA: es desplega una llista. 

  • TEXTAREA: s'obrirà un camp per incloure una àrea de text. 

  • CALCULADO: quan es tracta d'un atribut calculat a partir d'un altre.   

  • SEPARADOR: estableix una línia de separació entre dues seccions o apartats. 

  • CLASIFICACION: es genera una llista amb valors de classificació. 

  • LIBRO: habilita un camp de lectura que recull totes les dades i característiques d'un llibre. 

  • REVISTA: com en el cas anterior mostra un camp de lectura amb totes les dades d'una revista. 

• Validació: podeu especificar un dels tipus de validació que hàgeu definit prèviament. La validació és com el patró que ha de tenir un atribut. Així, per exemple, si un usuari introdueix un valor que no s'ajusta a aquest criteri, l'aplicació no l'identifica i detecta que és un error. Per a més informació vegeu Delimitar els criteris de validació dels atributs. En principi, podeu escollir entre una de les següents validacions: 

  • No Validat: quan és un camp lliure que no té cap format de validació. 

  • Email: significa que és una adreça electrònica i, per tant, haurà d'incloure una arrova @ per a separar el nom de l'usuari del nom del domini.  

  • ISBN: fa referència al International Standard Book Number que identifica de forma única els llibres. Per tant, vol dir que aquest camp haurà de tenir un número determinat de dígits (13) sense guionets ni separacions. 

  • ISSN: en aquest cas l'atribut és l'International Standard Serial Number que és el codi numèric internacional de 8 dígits que identifica les publicacions en sèrie.

  • DOI: correspon al Digital Object Identifier, identificador únic i permanent de les publicacions electròniques. És un codi alfanumèric que segueix una norma i el següent format 10.XXX/XX.

  • URL: l'atribut correspon a una adreça web. 

  • Título: especifica que és un camp de text en minúscules i sense cap punt al final. 

• SQL: en aquest camp s'estableixen els valors d'un atribut en cas que siga una llista tancada. Per tal de configurar aquest tipus d'atributs us heu d'adreçar a la . Per a més informació vegeu Definir els valors dels atributs desplegables.  

Un cop tingueu tots els camps emplenats podeu polsar Desar per registrar les dades en el sistema. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de Taules de dades consulteu Elements comuns de les aplicacions.

Si necessiteu eliminar un atribut, només cal que el seleccioneu i premeu el botó Esborrar.

Heu de tenir present que per als atributs calculats haureu de fixar la relació en la part inferior dreta de la pantalla, com podeu veure en la imatge de sota. Per agregar-ne una cal que polseu Afegir i, en el camp Relació, indiqueu l'Id de l'atribut a partir del qual es calcularà. Per fer la configuració d'aquests atributs, s'aconsella que us poseu en contacte amb la .

Definir els valors dels atributs desplegables

També és tasca dels administradors de l'aplicació determinar els valors que es despleguen en determinats atributs, com ara llistes tancades. Ho heu de fer des de la pantalla Classificacions del menú principal de l'aplicació. Per crear-ne un de nou heu de polsar Afegir i, seguidament, especificar: 

• Tipus: el tipus d'atribut al qual voleu generar una classificació i, per tant, una llista de valors tancats. Heu de tenir present que tots els valors d'un mateix atribut compartiran el mateix tipus.

• Nom: designació del valor.

• Ordre: podeu indicar l'ordre en què voleu que es visualitze cada valor en el formulari que hauran d'omplir els administratius per agregar una producció. 

Per guardar-ho premeu Actualitzar. Si necessiteu modificar algun valor, teniu disponible el botó Editar i si desitgeu eliminar-ne un, només cal que el seleccioneu i polseu Esborrar. En la part superior dreta de la pantalla també disposeu d'una Recerca per buscar valors creats i, així, evitar duplicitats. 

Delimitar els criteris de validació dels atributs

Des de la pantalla Validacions, els administradors heu d'establir els criteris que són necessaris per a acceptar un atribut determinat. Això significa que podeu especificar, per exemple, que un camp concret tinga un nombre determinat de dígits o de caràcters. D'aquesta manera, quan l'usuari introdueix al sistema una producció i ompli el camp del formulari sense ajustar-se a aquest criteri, l'aplicació no l'identifica i l'adverteix que el valor no és correcte. Per agregar un nou patró de validació heu de prémer Afegir, emplenar els camps del Formulari Validació que s'obri en una nova finestra i polsar Guardar Validació. Cal destacar que per a definir i configurar les validacions us heu d'adreçar a la .

Definir els tipus de produccions

Com a administradors, també, cal que determineu quins són els tipus de produccions que podran introduir els departaments i instituts en la base de dades de l'aplicació. És una tasca que podeu fer des de la pantalla Tipus de Produccions del menú principal. Per agregar un nou tipus de producció cal que premeu el botó Afegir i empleneu els camps que es despleguen, com podeu observar en la imatge de sota. 

• Codi: obligatòriament cal que apunteu el codi que identificarà el tipus de producció. 

• Nom: també cal que, obligatòriament, especifiqueu la designació del tipus de producció que esteu agregant. 

• Actiu: heu de marcar aquesta opció quan vulgueu que el tipus de producció estiga actiu i, per tant, se'n puguen afegir a l'aplicació. Si, en canvi, no el marqueu, els usuaris no podran agregar aquest tipus de producció.  

• Ordre: teniu la possibilitat de ficar un ordre perquè tots els tipus apareguen d'una manera determinada en el desplegable per agregar una producció. 

Si heu d'eliminar o modificar algun dels tipus de produccions que hi ha a l'aplicació, només cal que el seleccioneu i polseu el botó Esborrar o el d'Editar. 

1. Publicacions periòdiques amb comitè de selecció

2. Llibres

3. Capítols de llibre

4. Ponències a congressos

5. Patents externes

6. Accions d'investigació externes 

7. Direcció de tesis en altres institucions acadèmiques

8. Lectura de tesis en altres institucions

9. Participació en programes de doctorat extern 

10. Conferències impartides

11. Comitès de congressos

12. Referee de publicacions periòdiques 

13. Exposicions d'art

14. Obres musicals registrades amb estrena pública 

15. Estades en altres Centres d'Investigació per a les quals l'UJI no haja obtingut finançament

16. Estades d'investigadors invitats per a les quals l'UJI no haja obtingut finançament

17. Edició de monogràfic 

18. Apunts docents 

19. Comitè revistes científiques 

Vincular uns atributs a un tipus de producció

Un cop tingueu els atributs i els tipus de producció definits, els administradors heu d'assignar cada atribut o camp a un tipus de producció concreta. Aquesta vinculació l'heu de fer des de la pantalla Atributs per tipus de produccions del menú principal de l'aplicació. Primer, heu de seleccionar el Tipus de Producció al qual voleu assignar uns atributs. N'heu de triar un en el camp desplegable Tipus Produccions. Podeu obtenir més informació en Definir els tipus de produccions. En segon lloc, heu de fer clic en Afegir, omplir els camps que s'obrin i polsar Actualitzar. 

• Atribut: trieu un dels atributs que hàgeu definit prèviament i el qual voleu vincular a aquest tipus de producció. Per a més informació vegeu Definir els atributs de les produccions. 

• Etiqueta: obligatòriament heu d'indicar el nom amb el qual identifiqueu l'atribut. Heu de tenir present que és el nom que es mostrarà en el formulari per agregar la producció.

• Longitud: especifiqueu la llargada d'ample que voleu que tinga en el formulari. Cal que establiu el percentatge (%), sobre un total de 100, que voleu que ocupe el camp de l'atribut.  

• Obligat: l'heu de marcar quan vulgueu que siga un camp obligatori. Per a més informació consulteu Què és un camp obligatori? dins del document Elements comuns de les aplicacions. 

• Enabled: el marqueu quan vulgueu que siga només de lectura interna. 

• Visible: marqueu aquesta opció perquè siga un atribut visible. 

• Buscar: marqueu aquesta casella quan preciseu que l'atribut puga formar part de les cerques. Podeu consultar el llistat d'atributs disponibles en l'Annex: atributs per a buscar i valors per tipus de producció. 

• Principal: heu de marcar aquesta opció quan vulgueu que siga el camp principal i que, per tant, siga el primer que es mostre en el llistat de produccions en la pantalla Produccions. Per a més informació vegeu Cercar produccions. 

• Biblioteca: marqueu aquesta opció quan desitgeu que els usuaris amb perfil de Biblioteca puguen editar i modificar aquest camp. 

• Rowspan: apunteu l'espai entre les files del formulari. 

• Colspan: indiqueu l'espai entre les columnes del formulari. 

• Ajuda: escriviu indicacions o consells en cas que vulgueu que aparega una icona amb un interrogant . En polsar a sobre, l'usuari veurà el text que heu ficat. 

En la part de sota de la pantalla, fixeu-vos que es mostra, una previsualització de com es presenten els atributs que esteu vinculant a un tipus de producció. 

Si, per qualsevol motiu, heu de modificar o eliminar un dels atributs d'un tipus de producció, només cal que el seleccioneu i polseu Editar o Esborrar. A més, amb els botons Pujar i Baixar podeu ordenar-los perquè en el formulari de creació d'una producció apareguen d'una manera o d'una altra. Podeu comprovar-ne el resultat en la finestra de previsualització. 

Establir en quins processos s'aplicaran les produccions

També és responsabilitat dels administradors especificar els processos que es podran tenir en compte en les produccions que s'agreguen al sistema. Els podeu definir des de l'apartat Processos del menú principal de l'aplicació. Per crear-ne un de nou només cal que premeu Afegir, n'apunteu el Nom i polseu Actualitzar. També teniu la possibilitat d'assignar-li un Ordre, com podeu observar en la imatge de sota. 

El sistema té definits, en principi, dos processos: 

• Productivitat: per al repartiment entre els departaments i instituts dels pressupostos d'investigació de l'UJI.

• Incentius: per a calcular el barem d'incentius en funció de la qualitat del professorat i el reconeixement de la tasca del PDI a temps complet de l'UJI. 

Podeu trobar més informació en els Processos que en fan ús del Sistema de Dades d'Investigació de l'OCIT. 

Atorgar permisos específics

Els administradors de l'aplicació podeu donar permisos extra perquè una persona tinga el perfil Administrador, Biblioteca o UFIE i, per tant, puga assumir i realitzar les funcions determinades d'aquest rol. Heu d'anar a la pantalla Permisos del menú principal de l'aplicació. Tal com podeu observar en la imatge de sota, quan hi accediu, es mostra el llistat d'usuaris que tenen un d'aquests permisos i el perfil amb el qual tenen autorització. 

Per atorgar un permís extra només cal que polseu Afegir i, en la finestra que s'obri de Gestió de permisos, busqueu l'usuari. Per fer una cerca cal que introduïu almenys tres caràcters en el camp Expressió. Per últim, el trieu i polseu Seleccionar.

Aleshores veureu que, per defecte, l'aplicació indica que el permís és d'Administrador. Si el voleu canviar, heu de fer doble clic a sobre i marcar la casella del perfil que vulgueu concedir-li. Per retirar-li un permís a un usuari, l'heu de seleccionar i polsar Esborrar. 

Convé subratllar que actualment només s'està utilitzant el perfil de Biblioteca per tal que un usuari puga registrar al sistema les revistes. Per a més informació consulteu Introduir una revista a la base de dades. 

Configurar els estats de les produccions

Des de la pantalla Estats, els administradors cal que especifiqueu els diversos estats, és a dir, les situacions per les quals pot o ha de passar una producció. 

• Inicial: és l'estat que apareix quan els administratius del departament o institut agreguen una producció per introduir totes les dades i la informació. No canvia d'estat fins que es guarda i passa a Pendent. 

• Pendent: estat en què la producció queda a l'espera de ser revisada per part de l'OCIT o la UFIE.

• Revisió: es produeix quan l'OCIT o la UFIE detecten alguna errada o mancança i la deriven als administratius del departament o institut perquè ho revisen i ho corregisquen. 

• Correccions: estat pensat perquè l'OCIT o la UFIE puguen fer correccions menors sense que la producció haja de passar a Revisió. 

• Justificat: estat final d'una producció quan l'OCIT o la UFIE determinen que totes les dades són correctes i vàlides. A partir d'aquest moment, a més, la informació de la producció es trasllada automàticament i es publica en el CVN dels autors i al portal web de l'UJI, així com a la fitxa personal de l'investigador/a. A més, s'envia un correu als autors als quals se'ls haja especificat que siguen notificats i al servei de Biblioteca perquè la introduïsca en el repositori. Cal subratllar que només es traspassen al CVN les següents produccions: publicacions periòdiques amb comitè de selecció, llibres, capítols de llibre, ponències a congressos, patents externes, accions d'investigació externes i direccions de tesis en altres institucions acadèmiques. A més, cal tenir en compte que totes les produccions que estiguen en l'estat Justificat es mostraran en la pàgina personal del PDI sempre que el professorat ho haja configurat a través de l'IGLU > Gestió docent > Webs de Departaments > Gestió de la informació del professorat. Dins en l'apartat Ressenyes personals han d'haver especificat que volen mostrar les publicacions servides per l'OCIT.

• No Acceptat: estat final d'una producció quan l'OCIT o la UFIE consideren que és incorrecta (per exemple, per duplicat, falta informació, etc.) i no es pot validar.

Per agregar un nou tipus d'estat heu de prémer Afegir i, a continuació, en la finestra que s'obri indicar les seues característiques a través dels següents camps: 

• Id estat: lletra inicial o qualsevol altre codi descriptiu. Així, per exemple, l'estat Revisió té l'Id 'R'. 

• Nom: fiqueu el nom amb el qual s'identificarà l'estat. 

• Ordre: podeu establir l'ordre amb què voleu que es mostre en la llista. 

• Missatge: ací escriviu el text del correu electrònic de notificació que s'enviarà quan una producció passa a l'estat que esteu afegint. En els camps de sota heu d'especificar a qui voleu que li arribe. 

• Notificar departament: marqueu aquesta opció quan vulgueu que el canvi d'estat es notifique al departament responsable d'una producció. 

• Notificar autors: igual que el camp anterior l'heu de marcar quan preciseu que es notifique als autors d'una producció. 

• Notificar biblioteca: com en els dos casos anteriors, la marqueu perquè es notifique el canvi d'estat al servei de Biblioteca. 

• Permet edició: aquesta opció només l'heu de marcar quan desitgeu que, durant el temps que es mantinga en aquest estat, els departaments o instituts puguen fer modificacions i introduir dades a una producció. 

Un cop definiu tots els camps, heu de polsar el botó Desa.

Per editar i canviar les característiques d'un estat, cal que hi feu doble clic o punxeu el botó Editar. Aleshores s'obrirà la finestra d'Estats on podeu fer les modificacions que considereu. Recordeu que heu de polsar Desa per guardar els canvis que apliqueu. Si necessiteu eliminar del sistema un estat, només cal que el seleccioneu i premeu Esborrar. 

Identificar els administratius responsables dels departaments

També us correspon als administradors especificar quins auxiliars administratius de cada departament o institut són els responsables perquè reben les notificacions de l'aplicació sobre els canvis d'estat de les produccions. Aquesta identificació l'heu de fer des de la pantalla Administratius del menú principal de l'aplicació. Quan hi accediu, podreu consultar el llistat d'usuaris que són els administratius de cada departament o institut. 

Per agregar-ne un, cal que polseu Afegir i, en la finestra que s'obri, busqueu l'Auxiliar a través del nom, DNI o nom d'usuari, seleccioneu el Departament corresponent i, per últim, premeu Desa. 

Configurar els avisos de la pàgina d'inici

Des de la pantalla Avisos els administradors de l'aplicació podeu afegir i definir comunicacions perquè apareguen publicades en la pàgina d'inici i en tinguen coneixement tots els usuaris. Com podeu veure en la imatge de sota, quan hi accediu apareix el llistat de tots els avisos que s'han agregat a l'aplicació. 

Per incloure'n un de nou, primer, heu de fer clic en Afegir i, a continuació, emplenar els camps del Formulari Avisos que s'obri. Cal que indiqueu la Data inici i la Data fi per limitar el període que voleu que aquesta notificació estiga publicada i escriviu el Missatge amb el contingut. Per últim, heu de polsar Guardar Avís. Aleshores veureu com l'avís que acabeu de generar apareix en el llistat de la par