Què és Alejandria?

Alejandria és una aplicació pensada per a gestionar els arxius documentals electrònics de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló, tenint en consideració la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI). El programa permet definir el quadre de classificació que marcarà l’estructura, en forma d’arbre, de l’organització i agrupació dels documents. Aquest quadre es pot classificar en classes, sèries i subdivisions. Alhora, aquesta mateixa catalogació és la que s’assigna, posterioment, a un fons que allotjarà i gestionarà tots els objectes documentals: classes, sèries, subdivisions, unitats documentals, volums i documents simples. Els usuaris poden operar a partir de les sèries per agregar documents en unitats documentals compostes o simples.

Alejandria és una eina que cobreix tot el cicle de vida d’un document des de la seva creació fins a la seva eliminació o conservació indefinida, d’acord als criteris legals o la normativa interna de la universitat. Dins d’aquest procés, contempla la modificació, la gestió de la seva ubicació i tot el control i supervisió d’accés, préstec i consulta. A més, permet integrar altres aplicacions per facilitar i agilitzar la catalogació i registre de tota la documentació.

Accés a l’aplicació

A Alejandria podeu accedir des del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/alejandria 

Per entrar-hi necessiteu, obligatòriament, identificar-vos amb el nom d’usuari i la clau d’accés.

Qui pot utilitzar Alejandria?

L'aplicació pot ser útil per a qualsevol persona implicada o amb responsabilitats en la gestió d’arxius documentals de l'UJI. Cadascun d’aquests usuaris, però, té un rol diferent i, per tant, pot realitzar unes funcions o accions determinades:

• Arxiver/a: persona que té al seu càrrec la gestió d’un arxiu o fons. Com a administradors de l’aplicació, tenen accés a totes les funcions i s’encarreguen de configurar-la abans que els usuaris hi puguen començar a pujar documents. Han de definir l’estructura de classificació de la documentació (primer el quadre de classificació i, després, el fons), establir els criteris de gestió, accés i conservació dels documents i donar els permisos a la resta d’usuaris perquè hi puguen operar.

• Personal d'Administració i Serveis (PAS) de departaments o serveis: aquest tipus d’usuaris s’encarreguen bàsicament d’afegir documents al sistema, amb totes les seves dades i informació.

• Usuaris d’altres aplicacions: gràcies a la integració d’Alejandria amb altres aplicacions de l'UJI, poden agregar objectes documentals al sistema a través d’aquestes altres vies.

La pàgina d’inici d’Alejandria

Quan accediu a Alejandria, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents funcions:

• Repositori documental: és l’espai que concentra la major part de les tasques i accions de l’aplicació. Permet crear el fons i generar les classes, sèries i subdivisions, seguint l’estructura fixada en el quadre de classificació. Mentre, des d’aquest mateix apartat, els usuaris poden crear unitats documentals compostes o simples i volums i agregar documents. Per a més informació podeu consultar Definir fons documental i Afegir i gestionar documents. 

• Administració: els arxivers o administradors de l’aplicació s’encarreguen de definir el quadre de classificació amb les classes, sèries i subdivisions, els descriptors, els formats dels fitxers electrònics, les categories i tipus documentals segons la Norma Tècnica d’Interoperabilitat (NTI). A més, inclouen al sistema les taules d’avaluació documental que marquen els terminis de conservació i accés a la documentació. També donen d’alta els agents i els usuaris, els quals els assigna a un grup per atorgar-los permisos perquè puguen operar en l’aplicació. Per a més informació consulteu Configuració de l’arxiver/a. 

• Quadre de comandament: permet visualitzar un resum de l’estat en què es troba l’arxiu. Per a més informació vegeu Control de l’estat d’un fons. 

Cadascuna de les pestanyes del menú s’obrin en la zona de treball on podreu fer les diverses operacions esmentades. A la part superior dreta, observeu que s’identifica el nom d’usuari i el correu electrònic amb què heu accedit a l’aplicació. I, tant en la pantalla d’inici com en algunes altres, trobareu una icona d’ajuda . Si feu clic a sobre, l’aplicació llança un seguit de missatges amb indicacions de suport i guia.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer el programa.

Configuració de l’arxiver/a

És responsabilitat dels arxivers o administradors de l'aplicació configurar diversos valors o aspectes abans que la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Ha de definir el quadre de classificació. També ha de configurar els elements que el conformen (classes, sèries i subdivisions), definir els formats dels fitxers, els descriptors i les categories i tipus documentals d’acord a la NTI, a més d’introduir totes les taules d’avaluació documental al sistema. Així mateix, ha d’especificar els agents i els usuaris que podran accedir i operar en l’aplicació i, per últim, definir el o els fons documentals.

Definir quadre de classificació

La creació del quadre de classificació és un pas bàsic i obligatori perquè la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Alhora s’han de definir els elements que el conformen: classes, sèries i subdivisions (en cas que n’hi hagen).

• Classe: categories lògiques o conceptuals que constitueixen les funcions arrel en les quals es concreta l’activitat de l’entitat.

• Sèrie: conjunt de documents produïts per un o diversos agents, que són testimoni continuat d’una o diverses activitats o processos.

• Subdivisions: acompanyen a les sèries quan aquestes actuen com a categories físiques en el quadre de classificació i busquen completar la identificació o definir amb major profunditat l’assumpte d’alguns documents o expedients. N’hi ha de tres tipus: uniformes, nominals i específiques.

Crear quadre de classificació

Primer heu d’anar a Administració del menú superior principal i fer clic en Quadre de classificació. A continuació, premeu el botó del signe de la suma , situat a la part superior dreta. Aleshores s’obri una finestra on heu d’omplir els següents camps obligatoris (per a més informació sobre Què és un camp obligatori? consulteu el document Elements comuns de les aplicacions):

• Tipus d’element: apareix per defecte. En aquest cas, indica que és un quadre de classificació.

• Codi: conjunt de caràcters alfanumèrics que identificaran el quadre que esteu generant.

• Nom: denominació del quadre.

Un cop emplenades les dades polseu Desa. Si us heu equivocat teniu el botó Cancel·la.

Definir classes

El pas següent és definir les classes, és a dir, el primer nivell de classificació del quadre. Per afegir-ne una, heu de fer clic amb el botó dret del ratolí sobre el quadre i seleccionar Afegeix classe. Aleshores s’obri la mateixa finestra que quan creeu el quadre. Heu d’emplenar els camps obligatoris amb el Tipus d’element (ve per defecte), Codi (únic i exclusiu) i Nom i polsar Desa. En podeu agregar tantes com necessiteu però heu de tenir en compte que no podeu repetir el mateix codi per a dos classes.  

Un cop genereu una classe, si la seleccioneu amb el cursor, a través del botó dret del ratolí teniu diverses opcions:

• Afegeix: per agregar un element d’un nivell immediatament inferior al que teniu seleccionat. En aquest cas, una sèrie de nivell 1.

• Edita element: per modificar les dades de la classe.

• Edita subdivisions específiques: a través d’aquest botó s’assigna una subdivisió específica a una sèrie. 

• Moure elements: permet canviar de lloc l’element seleccionat.

• Recarrega element: refresca l’element seleccionat.

• Esborra element i fills: elimina l’element seleccionat i els de nivells inferiors que depenen d’aquest.

Definir sèries

Seguidament, dins de les classes heu d’especificar les sèries, és a dir, les seccions documentals que poden ser de fins a tres nivells de classificació. Heu de seleccionar la classe on voleu generar la sèrie i amb el botó dret del ratolí triar Afegeix sèrie de nivell 1. Com en els casos anteriors, apareix la finestra de creació en què heu d’emplenar els camps obligatoris i fer clic en el botó Desa. Dins d’una sèrie de nivell 1, en podeu crear-ne més de nivell 2 i, en una de 2, altres de nivell 3.

Definir subdivisions

Quan necessiteu concretar més la definició de les sèries, podeu especificar les subdivisions. Estan pensades per a crear nivells complementaris de classificació documental i n’hi ha de tres tipus:

• Uniformes: subdivisions concebudes per a identificar els tipus de document. Apareixen introduïdes per la lletra U.

• Nominals: subdivisions concebudes per a identificar documentació relativa a noms propis de persones, edificis, organismes o institucions, entre d’altres. Apareixen introduïdes per la lletra N.

• Específiques: subdivisions concebudes per a especificar grups de documents en funcions determinades. Apareixen introduïdes per la lletra E.

Per crear una subdivisió heu d’anar a Administració i seleccionar una de les tres tipologies.

En els tres tipus heu de seguir les mateixes indicacions: feu clic en el botó Afegeix i ompliu els camps obligatoris de la nova finestra que s’obri.

• Codi: si ja n’hi ha creat algun, automàticament genera un codi a partir del primer.

• Terme: nom de la subdivisió.  

Penseu que les subdivisions específiques les heu d’assignar, obligatòriament, a una sèrie des del Quadre de classificació. Seleccioneu la sèrie i, amb el botó dret, feu clic en Edita subdivisions específiques.

Veureu que s’obri una finestra on heu de triar la subdivisió específica que voleu associar a una sèrie i polsar Desa.

En canvi, les subdivisions uniformes i nominals no estan assignades, a priori, a cap sèrie perquè sempre estan disponibles i es poden aplicar en qualsevol moment des de la gestió del fons en Repositori documental. Per a més informació vegeu Definir fons documental. 

Definir formats de fitxers

Com a arxivers heu d’especificar els tipus de formats de fitxers electrònics que podran agregar, posteriorment, els usuaris a l’aplicació. Ho heu de fer seguint aquestes indicacions: Administració > Formats de fitxers > Afegeix. Aleshores s’obri una finestra on heu d’indicar unes dades i polsar Desa:

• Nom comú: denominació curta del format.

• Nom: denominació llarga.

• Extensió: etiqueta dels fitxers.

• Mime type: identificació tècnica de cadascun dels formats.

• Icona: podeu inserir una icona perquè identifique visualment el format, a través del botó Examinar.

Definir descriptors

També és tasca dels arxivers especificar els descriptors, és a dir, els tesaurus o paraules clau que serviran per a dotar d’informació addicional un objecte i facilitar la seva cerca posterior. Els heu de definir des d’Administració > Descriptors. Veureu que la pantalla es divideix en dos parts: en la superior especifiqueu les Categories i, en la de sota, els Descriptors.

En primer lloc, introduïu les Categories de descriptors. polseu Afegeix i, en la nova finestra, indiqueu l’Acrònim i el Nom. També podeu marcar l’opció Aplicable a polítiques quan vulgueu que s’utilitze com a criteri d’identificació de la data d’activació en la política de retenció o disposició d’un objecte. Per a més informació consulteu l’explicació de la pestanya Disposició i retenció, des d’on es marquen les regles i polítiques de conservació i destrucció de la documentació.

En segon lloc, heu d’agregar els Descriptors. Assegureu-vos que teniu seleccionada una categoria en la part superior. Cal que polseu Afegeix i apunteu el Nom i el Motiu i feu clic en Desa.

En cas que hàgeu indicat que una categoria sí sigui aplicable a polítiques i, per tant, es puga utilitzar en les polítiques de conservació, haureu d’especificar la Data d’activació. És la data a partir de la qual es compta el temps que s’ha preservar un document. També podeu afegir-la, més tard, a través del botó Modifica. Per a més informació consulteu Disposició i retenció.

Definir categories i tipus documentals

Els arxivers han de dissenyar, obligatòriament, unes categories i uns tipus documentals, d’acord a la legislació i la normativa arxivística.

• Categories i tipus NTI (Norma Tècnica d’Interoperabilitat): per identificar l’origen d’una documentació. 

• Tipus documental: per introduir al sistema els tipus documentals, és a dir, els models d’unitat documental que es distingeixen per tenir unes característiques comunes. 

Categories i tipus NTI

Cal que aneu a Administració > Categories i tipus NTI. Primer, heu d’especificar les categories NTI en la part superior de la pantalla. Simplement feu clic en Afegeix; a continuació, en la finestra que s’obri, indiqueu el Nom i l’Origen i marqueu si voleu que l’Origen sigui modificable per l’usuari i, per últim, polseu Desa.

A continuació, podeu especificar el tipus de NTI a la part de sota de la pantalla. Marqueu una categoria en la part de dalt i seguiu aquestes indicacions: Afegeix > indiqueu Codi i Nom > Desa.

Tipus documental

Per últim, heu d’aplicar els tipus de NTI que heu definit abans als Tipus documentals des d’Administració > Tipus documentals. Per incloure’n un cal que feu clic en Afegeix i indiqueu el Codi, el Nom i el Tipus NTI que hàgeu fixat amb anterioritat.

Heu de tenir present que, obligatòriament quan l'usuari agregue un document al sistema haurà d’indicar el Tipus documental.

Afegir usuaris a l’aplicació

És responsabilitat també dels arxivers i administradors donar d’alta els usuaris que poden accedir i operar en l’aplicació. Primer, cal que creeu els grups que reuniran conjunts d’usuaris. En segon lloc, identifiqueu els usuaris, de forma individual i, en tercer i últim lloc, cal que els assigneu a un dels grups que heu definit prèviament. Heu de tenir en compte que els permisos per accedir, modificar o agregar documentació s’atorguen als grups i no als usuaris, de forma individual. Per a més informació consulteu les característiques de la pestanya Seguretat de les sèries, des d’on es gestionen aquests permisos. 

Crear grups

La gestió dels grups és fa des d’Administració > Grups. Per crear-ne un cal que feu clic en Afegeix, indiqueu l’Identificador intern del grup i el seu Nom i polseu Desa. Penseu que un grup pot acollir un número il·limitat d’usuaris.

Identificar usuaris

Un usuari pot ser una persona física o una aplicació, ja que Alejandria permet integrar altres aplicacions de la universitat. Per agregar un usuari al sistema cal que aneu a Administració > Usuaris. Primer haureu d'identificar l'usuari i, després, l'heu d'associar a un dels grups que hàgeu definit prèviament.

A la taula de dalt de la pantalla feu clic en Afegeix i, a continuació, introduïu les dades de l’usuari i polseu Desa.

• Identificador usuari (UID): obligatòriament heu d’apuntar l’àlies de l’usuari. 

• Nom: també és un camp obligatori.

• email

• Primer cognom

• Segon cognom

• Hash d’usuari: aquest camp l’heu d’omplir quan l’usuari haja d’utilitzar els serveis web que proporciona la plataforma. És per això que les aplicacions que s’integren, hauran d’estar donades d’alta també com a usuaris i utilitzar el seu hash, com a mètode d’identificació.

Assignar a grups

Finalment, cal que vinculeu cada usuari a un grup per després atorgar uns o d’altres permisos. Penseu que un usuari pot estar assignat a diversos grups alhora. En la pantalla Administració > Usuaris cal que tingueu seleccionat un usuari en la taula superior i, en la part de sota, polseu Afegeix. Simplement trieu un dels grups definits prèviament i polseu Desa.

Posteriorment, els permisos, per tal que els usuaris d’un grup puguen accedir a una sèrie, i els objectes documentals que conté es gestionen des de la pestanya Seguretat de la sèrie. 

Definir agents

Els arxivers i administradors també s'encarreguen d’identificar en l’aplicació els agents, és a dir, les institucions, entitats o persones responsables o involucrades en la creació, producció o gestió documental. Els agents poden ser de diferents tipus:

• Autor: agent responsable del contingut intel·lectual d’un document d’arxiu o d’una unitat documental simple.

• Autor de la còpia: agent responsable de la còpia d’un document.

• Destinatari: agent al qual va adreçat un e-mail.

• Emissor: agent que envia un e-mail.

• Persona interessada: agent que té interés en un document per la seua implicació, vinculació o relació.

• Òrgan expenedor de còpia: agent que representa l’entitat que emet la còpia d’un document.

• Productor: agent al qual se li assigna la responsabilitat de crear o rebre documents d’arxiu i acumular-los.

• Redactor: agent que redacta un document.

• Sistema informació relacionat: agent que representa un aplicatiu extern que genera documentació. A través d’aquest agent s’identifica l’aplicació. 

• Sol·licitant préstec: agent que demana un document en préstec.

• Unitat productora expenedora de còpia: agent que representa l’oficina productora que emet la còpia d’un document.

• Unitat de registre: agent que representa l’oficina que registra documents.

• Unitat productora: agent que representa l’oficina productora de documents.

• Unitat tenidora / tramitadora: agent que representa l’oficina tramitadora de documents.

Des del botó Administració del menú principal aneu a Agents i es presenten tres opcions, com podeu observar en la imatge de sota:

• Tipus d’agents 

• Esquemes d’identificació 

• Agents

Tipus d’agents

Primer heu d’apuntar els Tipus d’agents. Veureu que apareix una nova pantalla dividida en tres parts. A la part superior, introduïu els Tipus d’agent i, a la part de sota, especifiqueu l’Esquema d’identificació i la relació que pot tenir aquest tipus d’agent amb un objecte documental (Relacions admeses).

Per agregar un tipus d’agent feu clic en Afegeix i, en la finestra que apareix, ompliu el Nom i l'Acrònim i polseu Desa.

Un cop fet això, marqueu el tipus d’agent per poder especificar, en la part de sota de la pantalla, els esquemes d'identificació i el tipus de relació. 

• Esquemes d’identificació: polseu Afegeix > seleccioneu en la finestra que s’obri un dels Esquemes d’identificació que heu definit prèviament > Desa. Per a més informació consulteu el punt següent Esquemes d’identificació.

  
  

• Relacions admeses: premeu Afegeix > trieu un Tipus de relació (dels mencionats abans) > Desa.

  

Esquemes d’identificació

Els esquemes d’identificació són els valors o les dades que permeten identificar un agent. N’hi ha d’oficials com el DNI o el CIF, i n’hi ha d’interns que utilitza cada entitat o institució. És un camp opcional, merament informatiu.

Per agregar un nou esquema només cal que polseu Afegeix i, seguidament, apunteu el Codi i la Descripció. També podeu decidir si voleu que aquesta dada identificativa sigui Visible o no per a la resta d’usuaris de l’aplicació. Si no marqueu aquesta opció, l’aplicació no mostrarà la dada en la pestanya Agents dels objectes documentals. En canvi, si la marqueu serà visible entre claudàtors. 

Agents

Després, heu d’identificar els agents, és a dir, la institució, empresa, entitat o persona que poden tenir alguna relació amb els documents. Accediu a Administració > Agents > Agents. Per agregar-ne un heu de fer clic en Afegeix.

S’obri una finestra on, com a mínim, heu de posar el Nom i seleccionar un dels tipus d’agent que heu definit abans. En aquest apartat, també podeu:

• Introduir Observacions

• Afegir Identificacions: Afegeix > seleccioneu un Esquema d’identificació que hàgeu definit prèviament > introduïu el Valor.

• Aplicar unes dates de Vigència, perquè l’agent només sigui vàlid durant un període determinat de temps: Afegeix > marqueu en el calendari Data activació > seleccioneu en el calendari Data desactivació > Desa. Heu de tenir present que si es puja a l’aplicació un document amb una data anterior, el sistema posarà a disposició els agents vigents en aquella data anterior i no els actuals. Això és útil, per exemple, per a càrrecs que tenen un període de durada determinat i que, per tant, poden canviar.

Un cop emplenades les dades feu clic en Desa i haureu generat l’agent.

Definir fons documental

Cada fons documental ha d’estar associat a un quadre de classificació, perquè a partir de l’estructura que definiu en el quadre, creareu els elements de gestió i distribució documental en el fons. La creació del fons i totes les operacions relacionades les heu de fer des del Repositori documental del menú principal. Dins d’aquest apartat teniu quatre botons: 

•  Per refrescar i actualitzar el desplegable amb el fons.

•  Podeu crear un fons.

• Permet cercar els objectes esborrats en el fons documental seleccionat, per a recuperar-los.

Fixeu-vos que l’apartat Repositori documental divideix la pantalla en dos parts. A la part esquerra, es mostren els fons i els diversos elements documentals que conté (classes i sèries) amb l’estructura d’arbre fixada a partir del quadre de classificació. I, en la part dreta, podeu accedir i consultar les característiques, la informació i els objectes (unitats documentals, volums i documents) que contenen aquests elements documentals. Fixeu-vos que apareixen, en forma d’arbre, els elements definits en el quadre de classificació. Es mostren en gris clar aquells que hi teniu accés però encara no han estat creats i, per tant, materialitzats o aquells que no hi teniu accés encara que hagen estat generats. Podeu ocultar la part esquerra a través d’aquesta icona .

Crear fons documental

Per agregar un nou fons heu de polsar el signe de la suma . Seguidament, veureu que es mostra una finestra de Creació ràpida, com la de la imatge de sota, on heu d’omplir els camps obligatoris amb les dades bàsiques:

• Títol propi: nom del fons.

• Quadre: seleccioneu un quadre de classificació que hàgeu creat prèviament. Per a més informació vegeu Definir quadre de classificació.

• Productor: heu de seleccionar-ne un a través del botó dels punts suspensius. En la nova finestra que s’obri, el podeu buscar a través del camp Categories o per nom i polsant Cerca. A continuació, l’heu de triar i polsar Desa. Per a obtenir més informació consulteu Definir agents. 

  
  

Un cop emplenada la informació bàsica podeu fer clic en Desa. Veureu que es genera una icona indicant que acabeu de crear un fons. Heu de tenir present que aquesta icona apareixerà en groc però canviarà de color, segons l’estat en què es trobe:

•  Groc: quan s’ha creat però encara no està actiu i, per tant, només l’administrador/a hi té accés. La resta d’usuaris encara no poden accedir-hi.

•  Verd: quan està obert i els usuaris ja poden operar-hi. Perquè passe de groc a verd heu de polsar el botó Desa i obre, situat al marge superior dret.

•  Roig: quan es tanca i no admet modificacions. Perquè canvie de verd a roig heu de prémer Desa i tanca. El podeu reactivar a través del botó Reobre i aleshores tornarà al color verd.

Quan creeu altres objectes documentals dins del fons, veureu que apareix la icona d’anar al nivell immediatament superior  i un enllaç directe al fons. Just al costat de la icona, apareix la Referència, és a dir, el codi identificador i nom del fons. I a la part superior dreta tots els  botons amb les accions que podeu fer sobre l’objecte documental amb què esteu treballant (en aquest cas, el fons). Com veureu més endavant, aquests mateixos botons apareixen en altres objectes documentals.

• Desa: per guardar qualsevol camp o dada que poseu.

• Desa i obre: aquest botó s’habilita quan creu l’objecte documental (groc) perquè l’obriu i activeu (verd).

• Desa i tanca: aquest botó només s’habilita quan l’objecte documental està obert (verd). L’heu de polsar quan el vulgueu tancar i impedir qualsevol acció sobre ell (roig).

• Crea: permet crear, dins de l’objecte documental on esteu, un altre element d’un nivell de classificació immediatament inferior. En el cas del fons, per exemple, una classe.

• Cancel·la: per anul·lar i no guardar una dada que hàgeu introduït.  

• Esborra: per eliminar l’objecte documental dins del qual esteu. Heu de tenir en compte que el fons només el poden esborrar els administradors o arxivers i sempre que estiga buit i no tinga cap objecte documental. El mateix passa amb les classes i les sèries.

I, a la part de sota de la pantalla, podreu consultar la informació i les característiques del fons, a través de diverses pestanyes que es descriuran a continuació en la Creació avançada del fons.

L’aplicació també us ofereix la possibilitat d’afegir el fons detallant moltes més característiques a través del botó Creació avançada. També el podeu crear per la via ràpida i, posteriorment, omplir els camps detallats fent doble clic sobre el fons generat. Veureu que s’obri una pàgina amb diverses  pestanyes, moltes d’elles són comunes per a tots els objectes documentals. Un cop fiqueu les dades necessàries polseu Desa.

• Contingut: les classes que allotja el fons. 

• Identificació: s’inclouen les dades i característiques que identifiquen el fons.  

• Agents: en aquest apartat s’identifica el productor del fons. 

• Indexació: s’agreguen els descriptors, és a dir, les paraules clau que faciliten la recuperació i cerca de documentació. 

• Relacions: gestió de relacions amb altres elements. 

• Notes: per apuntar, de forma manual, comentaris. 

• Auditoria: permet consultar les operacions que s’han fet sobre un fons. 

Contingut

En aquest apartat, podeu consultar el contingut del nivell de classificació immediatament inferior al qual esteu treballant. En aquest cas, veureu les classes que hi ha dins del fons amb el seu Codi, Títol i Data de creació. Si feu doble clic sobre l’objecte hi podreu accedir directament i consultar les seves característiques.

A més, podeu ordenar les dades de la taula, de forma ascendent o descendent, si feu clic sobre una de les columnes. Aquestes mateixes accions es despleguen des de la icona  de la part dreta de la capçalera de cada columna. També teniu l’opció Columnes des d’on podeu mostrar o ocultar columnes a la taula marcant les dades que voleu que es vegen o les que no. A més, podeu canviar l’ordre de les columnes, arrossegant un dels camps amb el botó esquerre del ratolí fins al lloc on el voleu canviar. Per facilitar la visualització de la taula en la pantalla, també podeu modificar la mida de les columnes des dels marges de la capçalera. Per a més informació sobre el funcionament de les Taules de dades consulteu el document Elements comuns de les aplicacions. 

Identificació

Recull les metadades que identifiquen el fons en el qual esteu:

• Nivell d’agrupació: indica el tipus d’objecte documental (en aquest cas fons).  

• Codi de referència: identificador únic i exclusiu d’un objecte documental dins de l’aplicació.

• Títol propi: nom que se li ha assignat en la creació.

• Data de creació i Hora de creació

• Data d’obertura i Hora d’obertura

• Data de tancament i Hora de tancament

• Descripció

• Estat: informa si està creat (groc), obert (verd) o tancat (roig).

• Quadre de classificació: especifica el quadre de classificació que té assignat.

Agents

En el cas del fons, en aquest apartat només s’identifica el productor.

Indexació

Aquesta pestanya és comú per a tots els objectes documentals que es creen en l’aplicació. En aquest cas, permet vincular el fons a uns descriptors que s’hagen definit prèviament. Per a obtenir més informació consulteu Definir descriptors. Premeu Afegeix i, a través del Cercador de descriptors, en seleccioneu un. En podeu agregar tants com vulgueu.

Relacions

Permet que deixeu constància, per escrit, de la relació que puga tenir el fons amb altres objectes documentals de l’aplicació.

Notes

Com passa en la pestanya anterior, en aquesta podeu incloure, per escrit, comentaris d’interés.

Auditoria

Des d’aquesta pestanya podeu consultar i supervisar totes les operacions que es fan sobre l’element en el qual esteu. La pantalla es divideix en dues taules. En la superior, la d’Auditoria, s’indica:

• Tipus d’esdeveniment: l’aplicació en preveu diversos:

• Alta: acció de crear un objecte.

• Obertura: acció d’obrir un objecte que s’havia creat.

• Tancament: acció de tancar un objecte.

• Reobertura: acció de reobrir un objecte que estava tancat.

• Modificació de metadades: acció de canviar metadades d’un objecte.

• Transferència: acció de transferir els objectes electrònics a l’arxiu.

• Actualització de contingut: acció de pujar una nova versió d’un document electrònic.

• Actualització de signatura: després d'actualitzar la signatura electrònica.

• Trasllat

• Baixa lògica de signatura digital detached: acció d’esborrar una signatura.

• Moure objecte documental entre volums: acció de moure un document d’un volum a un altre, dintre de la mateixa UDC.

• Canvi de situació: acció de canviar de situació l’objecte.

• Desbloqueig de polítiques: acció de desbloquejar l’execució de polítiques, en un objecte concret.

• Bloqueig de polítiques: acció de bloquejar l’execució de polítiques, en un objecte concret.

• Recuperació d'element esborrat: en recuperar un objecte que estava esborrat.

• Moure UDC entre series: en moure una UDC entre sèries.

• Moure volums entre UDCs: en moure volums, entre diferents UDC.

• Trasllat a iArxiu: en finalitzar el trasllat d’un objecte a iArxiu.

• Generació d'índex: en generar l’índex electrònic, en format ENI.

• Data de l’esdeveniment: dia en què s’ha realitzat una acció sobre l’objecte.

• Usuari de l’acció: identifica l’usuari que l’ha realitzat.

En la taula inferior podeu consultar els Detalls de l’auditoria de cada esdeveniment seleccionat en la part superior.

• Metadada: el camp que s’ha modificat.

• Valor antic: la dada que s’ha canviat.

• Valor nou: la nova dada que s’ha incorporat.

En aquest espai també teniu a la vostra disposició els botons Més informació i Descarrega el PIA.

• Més informació: mostra, en cas que existisca, el detall del lot on s’ha transferit aquest objecte.

• Descarrega el PIA: permet baixar, en el vostre equip, el Paquet d’Informació d’Arxiu que s’ha enviat a iArxiu.

Convé recalcar que no tots els esdeveniments generen detall. A continuació, es recullen els que sí en desenvolupen:

• Modificació de metadades: indica el detall de les principals metadades que han canviat

• Baixa lògica de signatura digital detached: en esborrar una signatura, s’actualitza la data de creació del document, ja que sempre és la mateixa que la de la última signatura.

• Moure UDC entre sèries: indica l’origen i el destí.

• Moure volums entre UDCs: indica l’origen i el destí.

• Moure objecte documental entre volums: indica l’origen i el destí.

• Moure subcontenidor: indica l’origen i el destí.

• Canvi de tipus de subcontenidor: indica el valor antic i el nou.

• Canvi de situació: recull la situació antiga i la nova. Si la nova és Trasllat a iArxiu, s’activa el botó de Descarrega PIA, que permet baixar a l’equip el Paquet d’Informació d’Arxiu que s’ha enviat a iArxiu.

Crear classes

Un cop generat i obert el fons, podeu crear classes per materialitzar i seguir, de forma estricta i fidel, l’organització documental que heu definit prèviament en el quadre de classificació. Convé recalcar que només podreu crear aquelles classes que heu previst en el quadre. A més, tingueu present que aquest procés no comporta cap canvi ni modificació sobre el quadre de classificació.

Seguint el mateix ordre que en el quadre de classificació, primer heu d’afegir les classes polsant el botó Crea classe. Seguidament, heu de seleccionar-ne una de les que hàgeu definit abans.

En aquest cas, com passa amb el fons, es genera una icona que indica que s’ha creat una classe. Per obrir-la o tancar-la heu de seguir les mateixes indicacions explicades en el punt de la creació del fons. 

Com s’ha apuntat en Crear fons documental, a la part superior dreta, apareixen els botons que permeten fer accions sobre la classe. També podeu consultar les característiques i informació d’una classe a través de les pestanyes situades just sota la icona. A més de les pestanyes descrites en el fons, en el cas de les classes també apareix Classificació.

• Contingut: permet consultar les sèries donades d’alta en la classe. Apareix una taula amb el Codi, Títol i Data de creació de les sèries. 

• Identificació: s’inclouen les metadades que identifiquen la classe dins de l’aplicació. 

• Classificació: mostra el Codi de classificació i el Títol de classificació especificats durant la creació del quadre de classificació. Per a més informació consulteu Definir quadre de classificació. 

  
  

• Agents: hereta el productor del fons.

• Indexació: podeu vincular uns descriptors a una classe. 

• Relacions: per deixar constància, per escrit, de les relacions que puga tenir la classe amb altres elements. 

• Notes: per apuntar comentaris.

• Auditoria: permet consultar les operacions que s’han fet sobre una classe. 

Crear sèries i subdivisions

Després de crear les classes, veureu que s’habilita el botó de Crea sèrie per afegir una de les sèries que hàgeu definit prèviament. Recordeu que n’hi ha de fins a tres nivells no jeràrquics. Heu de polsar Crea sèrie i seleccionar-ne una del quadre de classificació i fer clic en Següent.

A continuació, en una nova pàgina, podeu seleccionar el tipus de subdivisió de la sèrie si n’heu establert anteriorment en la definició del quadre de classificació. Per a més informació vegeu Definir subdivisions. Heu de marcar una de les tres opcions i polsar Següent:

• No té subdivisions

• Subdivisions Nominal

• Subdivisions Uniforme

• *Recordeu que les subdivisions específiques s’han d’assignar prèviament des del Quadre de classificació.

En el cas que opteu per subdivisions nominals i uniformes, en una altra pàgina, heu de triar una de les que hàgeu introduït anteriorment i fer clic en Següent.

És important que quan treballeu amb subdivisions tingueu en compte que es poden presentar les següents combinacions:

• Sense cap subdivisió

• Subdivisió uniforme

• Subdivisió específica

• Subdivisió uniforme + subdivisió nominal

• Subdivisió específica + subdivisió nominal

• Subdivisió nominal

• Subdivisió nominal + subdivisió nominal

Com amb la resta d’objectes s’obri la finestra de creació ràpida on heu d’emplenar els següents camps obligatoris:

• Tipus de sèrie: heu de seleccionar entre Activitat (dossiers) i Administrativa (expedients).

• Suport: determineu que es podran afegir documents en format Electrònic.

• Composició: trieu entre Unitat documental composta (UDC) i Unitat documental simple (UDS). Convé subratllar que, en el cas de les UDC, teniu la possibilitat d’agregar tant volums (carpetes) com documents simples. En canvi, en les UDS només podreu afegir-hi documents simples.

• Unitat productora: a través del botó dels punts suspensius accediu al Cercador d’agents per seleccionar-ne un.

• Unitat tramitadora: seguint les indicacions del punt anterior seleccioneu un agent com a unitat tramitadora.

Quan tingueu emplenats els camps podeu fer clic en Desa. Comproveu que l’aplicació llança un missatge indicant que s’ha guardat correctament. Com en els casos anteriors, es genera una icona indicant el tipus d’element que acabeu de crear. Heu de tenir present que quan genereu i obriu una sèrie (la icona passa a verd), la resta d’usuaris poden començar a afegir-hi documents, com s’explicarà en el punt del manual Afegir i gestionar documents.

Com s’ha explicat en Crear fons documental, a la part superior dreta de la pantalla, apareixen els botons que permeten fer accions sobre la sèrie on estigueu. També podeu consultar les característiques i informació d’una sèrie a través de les pestanyes de sota de la icona. La majoria de pestanyes són comunes a totes les sèries, independenment del tipus que siga:  

• Contingut: permet consultar tota la documentació que allotja una sèrie.  

• Identificació: s’inclouen les metadades que identifiquen la sèrie dins de l’aplicació. 

• Classificació: mostra el codi i títol de classificació especificats durant la creació del quadre. 

• Caracterització: recull el detall del suport i la composició. 

• Agents: identifica els agents de la sèrie. 

• Indexació: permet vincular uns descriptors a una sèrie. 

• Relacions: gestiona les relacions que puga tenir la sèrie amb altres elements del fons. 

• Notes: per apuntar comentaris. 

• Auditoria: permet consultar les operacions que s’han fet sobre l’objecte. 

• Seguretat: per controlar i atorgar els permisos als grups d’usuaris.

• Accés: en aquest espai gestioneu les limitacions d’accés d’acord al compliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals. 

• Disposició i retenció: s’estableixen les regles de conservació o eliminació del a documentació. 

Contingut

Podeu consultar totes les unitats documentals, simples o compostes, que estan dins d’una sèrie. Podeu aplicar uns Filtres de cerca que us ajuden a buscar un element concret. Per a obtenir més informació consulteu Filtrar una cerca del document Elements comuns de les aplicacions. 

• Per codi de referència, títol, codi d’expedient o contingut.

• Per Estat: especificant Obert o Tancat.

• Per Situació: delimitant-ne una. N’hi ha diverses:

• Activa: és aquella documentació que està en tràmit i que encara no ha estat enviada a l’arxiu.

• Arxivada: documentació que ha estat enviada a l’arxiu per al seu emmagatzematge.

• Arxivada amb preservació: documentació enviada al servei extern iArxiu que s’encarrega d’efectuar actuacions i mesures que garanteixin la seva preservació. Això vol dir que la manté íntegra, fiable, autèntica i accessible al llarg del seu cicle de vida.

• En consulta: quan s’està tramitant la consulta de la documentació.

• Consultant: documentació que està sent consultada.

• En préstec: tràmit que s’inicia per deixar en préstec un document.

• Prestada: documentació que es deixa durant un cert temps a una persona.

• En eliminació directa: quan el departament, que és propietari de la documentació, ha iniciat el procediment per a la seva eliminació.

• En eliminació indirecta: l’arxiu, d’ofici, ha iniciat el procediment d’eliminar la documentació.

• Eliminada: documentació destruïda d’un arxiu.

• En devolució: tràmit que s’inicia per retornar una documentació.

• En reactivació: tràmit que s’inicia per reactivar un expedient que està tancat i arxivat.

• Reactivada: documentació o expedient que ha estat reactivat.

• En transferència: tràmit que s’inicia per arxivar un document que està actiu.

• Pendent de traslladar a iArxiu: tràmit iniciat perquè un document siga enviat i traslladat al servei iArxiu.

• En trasllat a iArxiu: tràmit per enviar un document al servei de preservació i arxiu electrònic iArxiu.

• Pendent de confirmar per iArxiu: document que ja ha estat enviat al servei iArxiu i està pendent del seu vistiplau.

• Pendent d’eliminar per iArxiu: tràmit iniciat perquè un document que ha estat rebut pel servei iArxiu siga destruït.

• Per un rang de dates d’obertura.

• Per un rang de dates de tancament.

En la part inferior d’aquesta pestanya també podeu afegir elements a accions en bloc. En la taula podeu veure les següents dades per columnes:

• Situació: especifica la situació en què es troba l’element.

• Codi de referència: codi únic i exclusiu que identifica un objecte documental.

• Títol

• Ordre

• Codi expedient

• Data d’obertura: dia en què es va obrir l’objecte.

• Data de tancament: dia en què es va tancar l’objecte.

• Nombre d’elements / objectes

Per conèixer més característiques sobre el funcionament d’aquest tipus de taules consulteu la descripció de la pestanya Contingut del fons. 

Cal que seleccioneu els elements que voleu agregar i polseu el botó Afegeix a accions en bloc. Comproveu que l’aplicació informa que s’han afegit satisfactòriament. Són elements als quals podreu aplicar, de cop, una operació determinada. 

Identificació

Recull les metadades que identifiquen la sèrie en la qual esteu:

• Nivell agrupació: especifica el tipus d’objecte documental (en aquest cas sèrie).  

• Codi de referència: identificador únic i exclusiu d’un objecte documental dins de l’aplicació.

• Nom de la sèrie: teniu la possibilitat d’apuntar un nom complementari i aclaridor.

• Data de creació i Hora de creació

• Data d’obertura i Hora d’obertura

• Data de tancament i Hora de tancament

• Descripció: detall de la sèrie.

• Estat: indica si està creat (groc), obert (verd) o tancat (roig).

Classificació

Com en el cas de la classe, aquest apartat mostra el Codi i Títol de classificació i el Tipus de sèrie (si és Administrativa i gestiona expedients o si és d’Activitat i aglutina dossiers) definits durant la creació del quadre de classificació.

Caracterització

En aquesta pestanya es recull el detall de:

• Suport: indica que és electrònic.

• Composició: si és una unitat documental simple o composta.

Agents

S’identifiquen els següents agents de la sèrie:

• Productor: hereta el productor del fons.

• Unitat productora: oficina productora de documents o expedients.  

• Unitat tramitadora: oficina tramitadora de documents o expedients.

Indexació

En el cas de la sèrie, permet vincular la sèrie a uns descriptors que s’hagen definit prèviament. Per a obtenir més informació consulteu Definir descriptors. Premeu Afegeix i, a través del Cercador de descriptors, en seleccioneu un. En podeu agregar tants com vulgueu.

Relacions

Aquesta pestanya gestiona les relacions que puga tenir la sèrie en la qual esteu amb altres elements documentals.

Podeu establir dos tipus de relacions:

1. Sistema/es d’informació relacionat/s. És l’agent que representa un aplicatiu extern que genera documentació. Cal que l’identifiqueu. Feu clic en Afegeix i en seleccioneu un a través de la Cerca d’agents que s’obri.

2. Documentació relacionada. Mostra informació sobre:

• • L’objecte està relacionat amb. En aquest apartat, s’apunten les sèries amb les quals té alguna vinculació la sèrie en la qual esteu. Per agregar-ne una feu clic en Afegeix i aleshores especifiqueu una sèrie a través del cercador que s’obri. Podeu aplicar filtres per facilitar la cerca. El seleccioneu i feu doble clic.