Arxiu digital Alejandria
- Bárbara Villuendas (Unlicensed)
Què és Alejandria?
Alejandria és una aplicació pensada per a gestionar els arxius documentals electrònics de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló, tenint en consideració la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI). El programa permet definir el quadre de classificació que marcarà l’estructura, en forma d’arbre, de l’organització i agrupació dels documents. Aquest quadre es pot classificar en classes, sèries i subdivisions. Alhora, aquesta mateixa catalogació és la que s’assigna, posterioment, a un fons que allotjarà i gestionarà tots els objectes documentals: classes, sèries, subdivisions, unitats documentals, volums i documents simples. Els usuaris poden operar a partir de les sèries per agregar documents en unitats documentals compostes o simples.
Alejandria és una eina que cobreix tot el cicle de vida d’un document des de la seva creació fins a la seva eliminació o conservació indefinida, d’acord als criteris legals o la normativa interna de la universitat. Dins d’aquest procés, contempla la modificació, la gestió de la seva ubicació i tot el control i supervisió d’accés, préstec i consulta. A més, permet integrar altres aplicacions per facilitar i agilitzar la catalogació i registre de tota la documentació.
Accés a l’aplicació
A Alejandria podeu accedir des del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/alejandria
Per entrar-hi necessiteu, obligatòriament, identificar-vos amb el nom d’usuari i la clau d’accés.
Qui pot utilitzar Alejandria?
L'aplicació pot ser útil per a qualsevol persona implicada o amb responsabilitats en la gestió d’arxius documentals de l'UJI. Cadascun d’aquests usuaris, però, té un rol diferent i, per tant, pot realitzar unes funcions o accions determinades:
Arxiver/a: persona que té al seu càrrec la gestió d’un arxiu o fons. Com a administradors de l’aplicació, tenen accés a totes les funcions i s’encarreguen de configurar-la abans que els usuaris hi puguen començar a pujar documents. Han de definir l’estructura de classificació de la documentació (primer el quadre de classificació i, després, el fons), establir els criteris de gestió, accés i conservació dels documents i donar els permisos a la resta d’usuaris perquè hi puguen operar.
Personal d'Administració i Serveis (PAS) de departaments o serveis: aquest tipus d’usuaris s’encarreguen bàsicament d’afegir documents al sistema, amb totes les seves dades i informació.
Usuaris d’altres aplicacions: gràcies a la integració d’Alejandria amb altres aplicacions de l'UJI, poden agregar objectes documentals al sistema a través d’aquestes altres vies.
La pàgina d’inici d’Alejandria
Quan accediu a Alejandria, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents funcions:
Repositori documental: és l’espai que concentra la major part de les tasques i accions de l’aplicació. Permet crear el fons i generar les classes, sèries i subdivisions, seguint l’estructura fixada en el quadre de classificació. Mentre, des d’aquest mateix apartat, els usuaris poden crear unitats documentals compostes o simples i volums i agregar documents. Per a més informació podeu consultar Definir fons documental i Afegir i gestionar documents.
Administració: els arxivers o administradors de l’aplicació s’encarreguen de definir el quadre de classificació amb les classes, sèries i subdivisions, els descriptors, els formats dels fitxers electrònics, les categories i tipus documentals segons la Norma Tècnica d’Interoperabilitat (NTI). A més, inclouen al sistema les taules d’avaluació documental que marquen els terminis de conservació i accés a la documentació. També donen d’alta els agents i els usuaris, els quals els assigna a un grup per atorgar-los permisos perquè puguen operar en l’aplicació. Per a més informació consulteu Configuració de l’arxiver/a.
Quadre de comandament: permet visualitzar un resum de l’estat en què es troba l’arxiu. Per a més informació vegeu Control de l’estat d’un fons.
Cadascuna de les pestanyes del menú s’obrin en la zona de treball on podreu fer les diverses operacions esmentades. A la part superior dreta, observeu que s’identifica el nom d’usuari i el correu electrònic amb què heu accedit a l’aplicació. I, tant en la pantalla d’inici com en algunes altres, trobareu una icona d’ajuda 
A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer el programa.
Configuració de l’arxiver/a
És responsabilitat dels arxivers o administradors de l'aplicació configurar diversos valors o aspectes abans que la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Ha de definir el quadre de classificació. També ha de configurar els elements que el conformen (classes, sèries i subdivisions), definir els formats dels fitxers, els descriptors i les categories i tipus documentals d’acord a la NTI, a més d’introduir totes les taules d’avaluació documental al sistema. Així mateix, ha d’especificar els agents i els usuaris que podran accedir i operar en l’aplicació i, per últim, definir el o els fons documentals.
Definir quadre de classificació
La creació del quadre de classificació és un pas bàsic i obligatori perquè la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Alhora s’han de definir els elements que el conformen: classes, sèries i subdivisions (en cas que n’hi hagen).
Classe: categories lògiques o conceptuals que constitueixen les funcions arrel en les quals es concreta l’activitat de l’entitat.
Sèrie: conjunt de documents produïts per un o diversos agents, que són testimoni continuat d’una o diverses activitats o processos.
- Subdivisions: acompanyen a les sèries quan aquestes actuen com a categories físiques en el quadre de classificació i busquen completar la identificació o definir amb major profunditat l’assumpte d’alguns documents o expedients. N’hi ha de tres tipus: uniformes, nominals i específiques.
Crear quadre de classificació
Primer heu d’anar a Administració del menú superior principal i fer clic en Quadre de classificació. A continuació, premeu el botó del signe de la suma 
Tipus d’element: apareix per defecte. En aquest cas, indica que és un quadre de classificació.
Codi: conjunt de caràcters alfanumèrics que identificaran el quadre que esteu generant.
Nom: denominació del quadre.
Un cop emplenades les dades polseu Desa. Si us heu equivocat teniu el botó Cancel·la.
Definir classes
El pas següent és definir les classes, és a dir, el primer nivell de classificació del quadre. Per afegir-ne una, heu de fer clic amb el botó dret del ratolí sobre el quadre i seleccionar Afegeix classe. Aleshores s’obri la mateixa finestra que quan creeu el quadre. Heu d’emplenar els camps obligatoris amb el Tipus d’element (ve per defecte), Codi (únic i exclusiu) i Nom i polsar Desa. En podeu agregar tantes com necessiteu però heu de tenir en compte que no podeu repetir el mateix codi per a dos classes.
Un cop genereu una classe, si la seleccioneu amb el cursor, a través del botó dret del ratolí teniu diverses opcions:
Afegeix: per agregar un element d’un nivell immediatament inferior al que teniu seleccionat. En aquest cas, una sèrie de nivell 1.
Edita element: per modificar les dades de la classe.
Edita subdivisions específiques: a través d’aquest botó s’assigna una subdivisió específica a una sèrie.
Moure elements: permet canviar de lloc l’element seleccionat.
Recarrega element: refresca l’element seleccionat.
Esborra element i fills: elimina l’element seleccionat i els de nivells inferiors que depenen d’aquest.
Definir sèries
Seguidament, dins de les classes heu d’especificar les sèries, és a dir, les seccions documentals que poden ser de fins a tres nivells de classificació. Heu de seleccionar la classe on voleu generar la sèrie i amb el botó dret del ratolí triar Afegeix sèrie de nivell 1. Com en els casos anteriors, apareix la finestra de creació en què heu d’emplenar els camps obligatoris i fer clic en el botó Desa. Dins d’una sèrie de nivell 1, en podeu crear-ne més de nivell 2 i, en una de 2, altres de nivell 3.
Definir subdivisions
Quan necessiteu concretar més la definició de les sèries, podeu especificar les subdivisions. Estan pensades per a crear nivells complementaris de classificació documental i n’hi ha de tres tipus:
Uniformes: subdivisions concebudes per a identificar els tipus de document. Apareixen introduïdes per la lletra U.
Nominals: subdivisions concebudes per a identificar documentació relativa a noms propis de persones, edificis, organismes o institucions, entre d’altres. Apareixen introduïdes per la lletra N.
Específiques: subdivisions concebudes per a especificar grups de documents en funcions determinades. Apareixen introduïdes per la lletra E.
Per crear una subdivisió heu d’anar a Administració i seleccionar una de les tres tipologies.
En els tres tipus heu de seguir les mateixes indicacions: feu clic en el botó Afegeix i ompliu els camps obligatoris de la nova finestra que s’obri.
Codi: si ja n’hi ha creat algun, automàticament genera un codi a partir del primer.
Terme: nom de la subdivisió.
Penseu que les subdivisions específiques les heu d’assignar, obligatòriament, a una sèrie des del Quadre de classificació. Seleccioneu la sèrie i, amb el botó dret, feu clic en Edita subdivisions específiques.
Veureu que s’obri una finestra on heu de triar la subdivisió específica que voleu associar a una sèrie i polsar Desa.
En canvi, les subdivisions uniformes i nominals no estan assignades, a priori, a cap sèrie perquè sempre estan disponibles i es poden aplicar en qualsevol moment des de la gestió del fons en Repositori documental. Per a més informació vegeu Definir fons documental.
Definir formats de fitxers
Com a arxivers heu d’especificar els tipus de formats de fitxers electrònics que podran agregar, posteriorment, els usuaris a l’aplicació. Ho heu de fer seguint aquestes indicacions: Administració > Formats de fitxers > Afegeix. Aleshores s’obri una finestra on heu d’indicar unes dades i polsar Desa:
Nom comú: denominació curta del format.
Nom: denominació llarga.
Extensió: etiqueta dels fitxers.
Mime type: identificació tècnica de cadascun dels formats.
Icona: podeu inserir una icona perquè identifique visualment el format, a través del botó Examinar.