Arxiu digital Alejandria
Què és Alejandria?
Alejandria és una aplicació pensada per a gestionar els arxius documentals electrònics de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló, tenint en consideració la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI). El programa permet definir el quadre de classificació que marcarà l’estructura, en forma d’arbre, de l’organització i agrupació dels documents. Aquest quadre es pot classificar en classes, sèries i subdivisions. Alhora, aquesta mateixa catalogació és la que s’assigna, posterioment, a un fons que allotjarà i gestionarà tots els objectes documentals: classes, sèries, subdivisions, unitats documentals, volums i documents simples. Els usuaris poden operar a partir de les sèries per agregar documents en unitats documentals compostes o simples.
Alejandria és una eina que cobreix tot el cicle de vida d’un document des de la seva creació fins a la seva eliminació o conservació indefinida, d’acord als criteris legals o la normativa interna de la universitat. Dins d’aquest procés, contempla la modificació, la gestió de la seva ubicació i tot el control i supervisió d’accés, préstec i consulta. A més, permet integrar altres aplicacions per facilitar i agilitzar la catalogació i registre de tota la documentació.
Accés a l’aplicació
A Alejandria podeu accedir des del següent enllaç https://arxelec.uji.es/
Per entrar-hi necessiteu, obligatòriament, identificar-vos amb el nom d’usuari i la clau d’accés.
Qui pot utilitzar Alejandria?
L'aplicació pot ser útil per a qualsevol persona implicada o amb responsabilitats en la gestió d’arxius documentals de l'UJI. Cadascun d’aquests usuaris, però, té un rol diferent i, per tant, pot realitzar unes funcions o accions determinades:
Arxiver/a: persona que té al seu càrrec la gestió d’un arxiu o fons. Com a administradors de l’aplicació, tenen accés a totes les funcions i s’encarreguen de configurar-la abans que els usuaris hi puguen començar a pujar documents. Han de definir l’estructura de classificació de la documentació (primer el quadre de classificació i, després, el fons), establir els criteris de gestió, accés i conservació dels documents i donar els permisos a la resta d’usuaris perquè hi puguen operar.
Personal d'Administració i Serveis (PAS) de departaments o serveis: aquest tipus d’usuaris s’encarreguen bàsicament d’afegir documents al sistema, amb totes les seves dades i informació.
Usuaris d’altres aplicacions: gràcies a la integració d’Alejandria amb altres aplicacions de l'UJI, poden agregar objectes documentals al sistema a través d’aquestes altres vies.
La pàgina d’inici d’Alejandria
Quan accediu a Alejandria, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents funcions:
Repositori documental: és l’espai que concentra la major part de les tasques i accions de l’aplicació. Permet crear el fons i generar les classes, sèries i subdivisions, seguint l’estructura fixada en el quadre de classificació. Mentre, des d’aquest mateix apartat, els usuaris poden crear unitats documentals compostes o simples i volums i agregar documents. Per a més informació podeu consultar Definir fons documental i Afegir i gestionar documents.
Administració: els arxivers o administradors de l’aplicació s’encarreguen de definir el quadre de classificació amb les classes, sèries i subdivisions, els descriptors, els formats dels fitxers electrònics, les categories i tipus documentals segons la Norma Tècnica d’Interoperabilitat (NTI). A més, inclouen al sistema les taules d’avaluació documental que marquen els terminis de conservació i accés a la documentació. També donen d’alta els agents i els usuaris, els quals els assigna a un grup per atorgar-los permisos perquè puguen operar en l’aplicació. Per a més informació consulteu Configuració de l’arxiver/a.
Quadre de comandament: permet visualitzar un resum de l’estat en què es troba l’arxiu. Per a més informació vegeu Control de l’estat d’un fons.
Cadascuna de les pestanyes del menú s’obrin en la zona de treball on podreu fer les diverses operacions esmentades. A la part superior dreta, observeu que s’identifica el nom d’usuari i el correu electrònic amb què heu accedit a l’aplicació. I, tant en la pantalla d’inici com en algunes altres, trobareu una icona d’ajuda
A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer el programa.
Configuració de l’arxiver/a
És responsabilitat dels arxivers o administradors de l'aplicació configurar diversos valors o aspectes abans que la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Ha de definir el quadre de classificació. També ha de configurar els elements que el conformen (classes, sèries i subdivisions), definir els formats dels fitxers, els descriptors i les categories i tipus documentals d’acord a la NTI, a més d’introduir totes les taules d’avaluació documental al sistema. Així mateix, ha d’especificar els agents i els usuaris que podran accedir i operar en l’aplicació i, per últim, definir el o els fons documentals.
Definir quadre de classificació
La creació del quadre de classificació és un pas bàsic i obligatori perquè la resta d’usuaris puguen començar a operar en l’aplicació. Alhora s’han de definir els elements que el conformen: classes, sèries i subdivisions (en cas que n’hi hagen).
Classe: categories lògiques o conceptuals que constitueixen les funcions arrel en les quals es concreta l’activitat de l’entitat.
Sèrie: conjunt de documents produïts per un o diversos agents, que són testimoni continuat d’una o diverses activitats o processos.
Subdivisions: acompanyen a les sèries quan aquestes actuen com a categories físiques en el quadre de classificació i busquen completar la identificació o definir amb major profunditat l’assumpte d’alguns documents o expedients. N’hi ha de tres tipus: uniformes, nominals i específiques.
Crear quadre de classificació
Primer heu d’anar a Administració del menú superior principal i fer clic en Quadre de classificació. A continuació, premeu el botó del signe de la suma
Tipus d’element: apareix per defecte. En aquest cas, indica que és un quadre de classificació.
Codi: conjunt de caràcters alfanumèrics que identificaran el quadre que esteu generant.
Nom: denominació del quadre.
Un cop emplenades les dades polseu Desa. Si us heu equivocat teniu el botó Cancel·la.
Definir classes
El pas següent és definir les classes, és a dir, el primer nivell de classificació del quadre. Per afegir-ne una, heu de fer clic amb el botó dret del ratolí sobre el quadre i seleccionar Afegeix classe. Aleshores s’obri la mateixa finestra que quan creeu el quadre. Heu d’emplenar els camps obligatoris amb el Tipus d’element (ve per defecte), Codi (únic i exclusiu) i Nom i polsar Desa. En podeu agregar tantes com necessiteu però heu de tenir en compte que no podeu repetir el mateix codi per a dos classes.
Un cop genereu una classe, si la seleccioneu amb el cursor, a través del botó dret del ratolí teniu diverses opcions:
Afegeix: per agregar un element d’un nivell immediatament inferior al que teniu seleccionat. En aquest cas, una sèrie de nivell 1.
Edita element: per modificar les dades de la classe.
Edita subdivisions específiques: a través d’aquest botó s’assigna una subdivisió específica a una sèrie.
Moure elements: permet canviar de lloc l’element seleccionat.
Recarrega element: refresca l’element seleccionat.
Esborra element i fills: elimina l’element seleccionat i els de nivells inferiors que depenen d’aquest.
Definir sèries
Seguidament, dins de les classes heu d’especificar les sèries, és a dir, les seccions documentals que poden ser de fins a tres nivells de classificació. Heu de seleccionar la classe on voleu generar la sèrie i amb el botó dret del ratolí triar Afegeix sèrie de nivell 1. Com en els casos anteriors, apareix la finestra de creació en què heu d’emplenar els camps obligatoris i fer clic en el botó Desa. Dins d’una sèrie de nivell 1, en podeu crear-ne més de nivell 2 i, en una de 2, altres de nivell 3.
Definir subdivisions
Quan necessiteu concretar més la definició de les sèries, podeu especificar les subdivisions. Estan pensades per a crear nivells complementaris de classificació documental i n’hi ha de tres tipus:
Uniformes: subdivisions concebudes per a identificar els tipus de document. Apareixen introduïdes per la lletra U.
Nominals: subdivisions concebudes per a identificar documentació relativa a noms propis de persones, edificis, organismes o institucions, entre d’altres. Apareixen introduïdes per la lletra N.
Específiques: subdivisions concebudes per a especificar grups de documents en funcions determinades. Apareixen introduïdes per la lletra E.
Per crear una subdivisió heu d’anar a Administració i seleccionar una de les tres tipologies.
En els tres tipus heu de seguir les mateixes indicacions: feu clic en el botó Afegeix i ompliu els camps obligatoris de la nova finestra que s’obri.
Codi: si ja n’hi ha creat algun, automàticament genera un codi a partir del primer.
Terme: nom de la subdivisió.
Penseu que les subdivisions específiques les heu d’assignar, obligatòriament, a una sèrie des del Quadre de classificació. Seleccioneu la sèrie i, amb el botó dret, feu clic en Edita subdivisions específiques.
Veureu que s’obri una finestra on heu de triar la subdivisió específica que voleu associar a una sèrie i polsar Desa.
En canvi, les subdivisions uniformes i nominals no estan assignades, a priori, a cap sèrie perquè sempre estan disponibles i es poden aplicar en qualsevol moment des de la gestió del fons en Repositori documental. Per a més informació vegeu Definir fons documental.
Definir formats de fitxers
Com a arxivers heu d’especificar els tipus de formats de fitxers electrònics que podran agregar, posteriorment, els usuaris a l’aplicació. Ho heu de fer seguint aquestes indicacions: Administració > Formats de fitxers > Afegeix. Aleshores s’obri una finestra on heu d’indicar unes dades i polsar Desa:
Nom comú: denominació curta del format.
Nom: denominació llarga.
Extensió: etiqueta dels fitxers.
Mime type: identificació tècnica de cadascun dels formats.
Icona: podeu inserir una icona perquè identifique visualment el format, a través del botó Examinar.
Definir descriptors
També és tasca dels arxivers especificar els descriptors, és a dir, els tesaurus o paraules clau que serviran per a dotar d’informació addicional un objecte i facilitar la seva cerca posterior. Els heu de definir des d’Administració > Descriptors. Veureu que la pantalla es divideix en dos parts: en la superior especifiqueu les Categories i, en la de sota, els Descriptors.
En primer lloc, introduïu les Categories de descriptors. polseu Afegeix i, en la nova finestra, indiqueu l’Acrònim i el Nom. També podeu marcar l’opció Aplicable a polítiques quan vulgueu que s’utilitze com a criteri d’identificació de la data d’activació en la política de retenció o disposició d’un objecte. Per a més informació consulteu l’explicació de la pestanya Disposició i retenció, des d’on es marquen les regles i polítiques de conservació i destrucció de la documentació.
En segon lloc, heu d’agregar els Descriptors. Assegureu-vos que teniu seleccionada una categoria en la part superior. Cal que polseu Afegeix i apunteu el Nom i el Motiu i feu clic en Desa.
En cas que hàgeu indicat que una categoria sí sigui aplicable a polítiques i, per tant, es puga utilitzar en les polítiques de conservació, haureu d’especificar la Data d’activació. És la data a partir de la qual es compta el temps que s’ha preservar un document. També podeu afegir-la, més tard, a través del botó Modifica. Per a més informació consulteu Disposició i retenció.
Definir categories i tipus documentals
Els arxivers han de dissenyar, obligatòriament, unes categories i uns tipus documentals, d’acord a la legislació i la normativa arxivística.
Categories i tipus NTI (Norma Tècnica d’Interoperabilitat): per identificar l’origen d’una documentació.
Tipus documental: per introduir al sistema els tipus documentals, és a dir, els models d’unitat documental que es distingeixen per tenir unes característiques comunes.
Categories i tipus NTI
Cal que aneu a Administració > Categories i tipus NTI. Primer, heu d’especificar les categories NTI en la part superior de la pantalla. Simplement feu clic en Afegeix; a continuació, en la finestra que s’obri, indiqueu el Nom i l’Origen i marqueu si voleu que l’Origen sigui modificable per l’usuari i, per últim, polseu Desa.
A continuació, podeu especificar el tipus de NTI a la part de sota de la pantalla. Marqueu una categoria en la part de dalt i seguiu aquestes indicacions: Afegeix > indiqueu Codi i Nom > Desa.
Tipus documental
Per últim, heu d’aplicar els tipus de NTI que heu definit abans als Tipus documentals des d’Administració > Tipus documentals. Per incloure’n un cal que feu clic en Afegeix i indiqueu el Codi, el Nom i el Tipus NTI que hàgeu fixat amb anterioritat.
Heu de tenir present que, obligatòriament quan l'usuari agregue un document al sistema haurà d’indicar el Tipus documental.
Afegir usuaris a l’aplicació
És responsabilitat també dels arxivers i administradors donar d’alta els usuaris que poden accedir i operar en l’aplicació. Primer, cal que creeu els grups que reuniran conjunts d’usuaris. En segon lloc, identifiqueu els usuaris, de forma individual i, en tercer i últim lloc, cal que els assigneu a un dels grups que heu definit prèviament. Heu de tenir en compte que els permisos per accedir, modificar o agregar documentació s’atorguen als grups i no als usuaris, de forma individual. Per a més informació consulteu les característiques de la pestanya Seguretat de les sèries, des d’on es gestionen aquests permisos.
Crear grups
La gestió dels grups és fa des d’Administració > Grups. Per crear-ne un cal que feu clic en Afegeix, indiqueu l’Identificador intern del grup i el seu Nom i polseu Desa. Penseu que un grup pot acollir un número il·limitat d’usuaris.
Identificar usuaris
Un usuari pot ser una persona física o una aplicació, ja que Alejandria permet integrar altres aplicacions de la universitat. Per agregar un usuari al sistema cal que aneu a Administració > Usuaris. Primer haureu d'identificar l'usuari i, després, l'heu d'associar a un dels grups que hàgeu definit prèviament.
A la taula de dalt de la pantalla feu clic en Afegeix i, a continuació, introduïu les dades de l’usuari i polseu Desa.
Identificador usuari (UID): obligatòriament heu d’apuntar l’àlies de l’usuari.
Nom: també és un camp obligatori.
email
Primer cognom
Segon cognom
Hash d’usuari: aquest camp l’heu d’omplir quan l’usuari haja d’utilitzar els serveis web que proporciona la plataforma. És per això que les aplicacions que s’integren, hauran d’estar donades d’alta també com a usuaris i utilitzar el seu hash, com a mètode d’identificació.
Assignar a grups
Finalment, cal que vinculeu cada usuari a un grup per després atorgar uns o d’altres permisos. Penseu que un usuari pot estar assignat a diversos grups alhora. En la pantalla Administració > Usuaris cal que tingueu seleccionat un usuari en la taula superior i, en la part de sota, polseu Afegeix. Simplement trieu un dels grups definits prèviament i polseu Desa.
Posteriorment, els permisos, per tal que els usuaris d’un grup puguen accedir a una sèrie, i els objectes documentals que conté es gestionen des de la pestanya Seguretat de la sèrie.
Definir agents
Els arxivers i administradors també s'encarreguen d’identificar en l’aplicació els agents, és a dir, les institucions, entitats o persones responsables o involucrades en la creació, producció o gestió documental. Els agents poden ser de diferents tipus:
Autor: agent responsable del contingut intel·lectual d’un document d’arxiu o d’una unitat documental simple.
Autor de la còpia: agent responsable de la còpia d’un document.
Destinatari: agent al qual va adreçat un e-mail.
Emissor: agent que envia un e-mail.
Persona interessada: agent que té interés en un document per la seua implicació, vinculació o relació.
Òrgan expenedor de còpia: agent que representa l’entitat que emet la còpia d’un document.
Productor: agent al qual se li assigna la responsabilitat de crear o rebre documents d’arxiu i acumular-los.
Redactor: agent que redacta un document.
Sistema informació relacionat: agent que representa un aplicatiu extern que genera documentació. A través d’aquest agent s’identifica l’aplicació.
Sol·licitant préstec: agent que demana un document en préstec.
Unitat productora expenedora de còpia: agent que representa l’oficina productora que emet la còpia d’un document.
Unitat de registre: agent que representa l’oficina que registra documents.
Unitat productora: agent que representa l’oficina productora de documents.
Unitat tenidora / tramitadora: agent que representa l’oficina tramitadora de documents.
Des del botó Administració del menú principal aneu a Agents i es presenten tres opcions, com podeu observar en la imatge de sota:
Tipus d’agents
Primer heu d’apuntar els Tipus d’agents. Veureu que apareix una nova pantalla dividida en tres parts. A la part superior, introduïu els Tipus d’agent i, a la part de sota, especifiqueu l’Esquema d’identificació i la relació que pot tenir aquest tipus d’agent amb un objecte documental (Relacions admeses).
Per agregar un tipus d’agent feu clic en Afegeix i, en la finestra que apareix, ompliu el Nom i l'Acrònim i polseu Desa.
Un cop fet això, marqueu el tipus d’agent per poder especificar, en la part de sota de la pantalla, els esquemes d'identificació i el tipus de relació.
Esquemes d’identificació: polseu Afegeix > seleccioneu en la finestra que s’obri un dels Esquemes d’identificació que heu definit prèviament > Desa. Per a més informació consulteu el punt següent Esquemes d’identificació.
Assignar esquema d'identificació
Relacions admeses: premeu Afegeix > trieu un Tipus de relació (dels mencionats abans) > Desa.
Indicar tipus de relació
Esquemes d’identificació
Els esquemes d’identificació són els valors o les dades que permeten identificar un agent. N’hi ha d’oficials com el DNI o el CIF, i n’hi ha d’interns que utilitza cada entitat o institució. És un camp opcional, merament informatiu.
Per agregar un nou esquema només cal que polseu Afegeix i, seguidament, apunteu el Codi i la Descripció. També podeu decidir si voleu que aquesta dada identificativa sigui Visible o no per a la resta d’usuaris de l’aplicació. Si no marqueu aquesta opció, l’aplicació no mostrarà la dada en la pestanya Agents dels objectes documentals. En canvi, si la marqueu serà visible entre claudàtors.
Agents
Després, heu d’identificar els agents, és a dir, la institució, empresa, entitat o persona que poden tenir alguna relació amb els documents. Accediu a Administració > Agents > Agents. Per agregar-ne un heu de fer clic en Afegeix.
S’obri una finestra on, com a mínim, heu de posar el Nom i seleccionar un dels tipus d’agent que heu definit abans. En aquest apartat, també podeu:
Introduir Observacions
Afegir Identificacions: Afegeix > seleccioneu un Esquema d’identificació que hàgeu definit prèviament > introduïu el Valor.
Aplicar unes dates de Vigència, perquè l’agent només sigui vàlid durant un període determinat de temps: Afegeix > marqueu en el calendari Data activació > seleccioneu en el calendari Data desactivació > Desa. Heu de tenir present que si es puja a l’aplicació un document amb una data anterior, el sistema posarà a disposició els agents vigents en aquella data anterior i no els actuals. Això és útil, per exemple, per a càrrecs que tenen un període de durada determinat i que, per tant, poden canviar.
Un cop emplenades les dades feu clic en Desa i haureu generat l’agent.
Definir fons documental
Cada fons documental ha d’estar associat a un quadre de classificació, perquè a partir de l’estructura que definiu en el quadre, creareu els elements de gestió i distribució documental en el fons. La creació del fons i totes les operacions relacionades les heu de fer des del Repositori documental del menú principal. Dins d’aquest apartat teniu quatre botons:
- Per refrescar i actualitzar el desplegable amb el fons.
- Podeu crear un fons.
- Permet cercar els objectes esborrats en el fons documental seleccionat, per a recuperar-los.
Fixeu-vos que l’apartat Repositori documental divideix la pantalla en dos parts. A la part esquerra, es mostren els fons i els diversos elements documentals que conté (classes i sèries) amb l’estructura d’arbre fixada a partir del quadre de classificació. I, en la part dreta, podeu accedir i consultar les característiques, la informació i els objectes (unitats documentals, volums i documents) que contenen aquests elements documentals. Fixeu-vos que apareixen, en forma d’arbre, els elements definits en el quadre de classificació. Es mostren en gris clar aquells que hi teniu accés però encara no han estat creats i, per tant, materialitzats o aquells que no hi teniu accés encara que hagen estat generats. Podeu ocultar la part esquerra a través d’aquesta icona
Crear fons documental
Per agregar un nou fons heu de polsar el signe de la suma
Títol propi: nom del fons.
Quadre: seleccioneu un quadre de classificació que hàgeu creat prèviament. Per a més informació vegeu Definir quadre de classificació.
Productor: heu de seleccionar-ne un a través del botó dels punts suspensius. En la nova finestra que s’obri, el podeu buscar a través del camp Categories o per nom i polsant Cerca. A continuació, l’heu de triar i polsar Desa. Per a obtenir més informació consulteu Definir agents.
Cercador d'agents
Un cop emplenada la informació bàsica podeu fer clic en Desa. Veureu que es genera una icona indicant que acabeu de crear un fons. Heu de tenir present que aquesta icona apareixerà en groc però canviarà de color, segons l’estat en què es trobe:
- Groc: quan s’ha creat però encara no està actiu i, per tant, només l’administrador/a hi té accés. La resta d’usuaris encara no poden accedir-hi.
- Verd: quan està obert i els usuaris ja poden operar-hi. Perquè passe de groc a verd heu de polsar el botó Desa i obre, situat al marge superior dret.
- Roig: quan es tanca i no admet modificacions. Perquè canvie de verd a roig heu de prémer Desa i tanca. El podeu reactivar a través del botó Reobre i aleshores tornarà al color verd.
Quan creeu altres objectes documentals dins del fons, veureu que apareix la icona d’anar al nivell immediatament superior
Desa: per guardar qualsevol camp o dada que poseu.
Desa i obre: aquest botó s’habilita quan creu l’objecte documental (groc) perquè l’obriu i activeu (verd).
Desa i tanca: aquest botó només s’habilita quan l’objecte documental està obert (verd). L’heu de polsar quan el vulgueu tancar i impedir qualsevol acció sobre ell (roig).
Crea: permet crear, dins de l’objecte documental on esteu, un altre element d’un nivell de classificació immediatament inferior. En el cas del fons, per exemple, una classe.
Cancel·la: per anul·lar i no guardar una dada que hàgeu introduït.
Esborra: per eliminar l’objecte documental dins del qual esteu. Heu de tenir en compte que el fons només el poden esborrar els administradors o arxivers i sempre que estiga buit i no tinga cap objecte documental. El mateix passa amb les classes i les sèries.
I, a la part de sota de la pantalla, podreu consultar la informació i les característiques del fons, a través de diverses pestanyes que es descriuran a continuació en la Creació avançada del fons.
L’aplicació també us ofereix la possibilitat d’afegir el fons detallant moltes més característiques a través del botó Creació avançada. També el podeu crear per la via ràpida i, posteriorment, omplir els camps detallats fent doble clic sobre el fons generat. Veureu que s’obri una pàgina amb diverses pestanyes, moltes d’elles són comunes per a tots els objectes documentals. Un cop fiqueu les dades necessàries polseu Desa.
Contingut: les classes que allotja el fons.
Identificació: s’inclouen les dades i característiques que identifiquen el fons.