Què és Comandes menors?

És una aplicació pensada perquè el personal del Servei de Contractació i Assumptes Generals, de les unitats de gestió i dels centres de l'UJI puguen tramitar i gestionar les comandes menors d'obres, serveis o subministraments i els contractes d'espectacles, tal com preveu la Instrucció per a la tramitació dels expedients de contractes menors conforme a la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic. 

Accés a l'aplicació 

Heu d'accedir a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Forms, destacat en la imatge de sota.

Open

Accés al Navegador Oracle Forms Web a través de l'Iglú

A continuació, heu de seguir les indicacions en funció de l'equipament amb el qual esteu accedint. La informació que es mostra és la següent:

Open

Indicacions d’accés a Oracle segons l’equipament utilitzat

Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de desplegar la carpeta Gestió de recursos econòmics i fer doble clic sobre GRE, com podeu veure en aquesta imatge. 

Aleshores s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Comandes menors per tal que es despleguen totes les opcions disponibles. 

Qui pot utilitzar Comandes menors?

L'aplicació pot ser útil per al Personal d'Administració i Serveis (PAS) del Servei de Contractació i Assumptes Generals, les unitats de gestió i els centres que participen en la tramitació o gestió de les comandes menors d'obres, serveis, subministraments o espectacles.

La pàgina d'inici de Comandes menors

Tal com s'ha explicat en Accés a l’aplicació, un cop entreu en l'aplicació a través d'Oracle > Gestió de recursos econòmics > GRE en la finestra de Mòduls heu de seleccionar Comandes menors. Aleshores, com podeu veure en la imatge de sota, es desplegarà el menú d'opcions que teniu dins d'aquesta aplicació i, específicament, les Operacions que podeu realitzar o els Llistats de comandes que podeu consultar. 

Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle, consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer amb aquesta aplicació.

Com s'introdueix una comanda?

Cal subratllar que podeu introduir sol·licituds des de Peticions de compres menors (IGLU > Compres) i, posteriorment, enllaçar-les des d'aquesta aplicació a una comanda a través del botó Peticions, com s'explicarà més endavant. Per a més informació vegeu el manual Peticions de compres menors. 

Per crear una nova petició des de Comandes menors, cal que feu doble clic sobre Introducció de la comanda dins de l'arbre d'Operacions del menú de Comandes menors. També en podeu afegir polsant el botó de la suma verda de la capçalera de l'Oracle.

Aleshores s'obri, en una finestra, el formulari amb totes les dades que heu de definir sobre la comanda. Heu de tenir en compte que hi ha alguns camps que estan deshabilitats perquè els fixa automàticament l'aplicació i d'altres els ompli el sistema a mesura que aneu ficant altres dades o a mesura que les guardeu. Cal destacar que aquest formulari es divideix en dues parts, marcades en roig en la imatge de sota. 

1. Una capçalera on es plasmen les dades de la comanda.

2. I una part inferior amb el detall de les línies de la comanda, és a dir, el detall dels articles o productes que la conformen.

A continuació, es descriuen les característiques de cadascun dels camps del formulari d'Introducció de la comanda:

• NComanda: és el número que identifica la comanda i que el fica automàticament l'aplicació quan es guarda. 

• Tipus: per defecte s'indica que és una comanda, però ho podeu canviar quan siga una devolució. En cas de devolució, heu d'especificar quina petició retorneu a través del botó Comanda base.

• Tipus Comanda: heu de determinar si és una comanda de subministrament, servei, obra o espectacle. 

• Estatus: l'aplicació indica automàticament en quin estat es troba la comanda. És un camp que no podeu canviar de forma manual. Heu de tenir present que hi ha les següents fases: 

  • Confecció: quan creeu i guardeu la comanda.   

  • Autoritzat: quan han firmat la petició les dues persones responsables de validar-la (òrgan de contractació i tècnic/a de la unitat gestora) i, per tant, se li pot donar curs i es pot formalitzar l'encàrrec al proveïdor. Per a més informació consulteu Com se signen les comandes?

  • Anul·lat: quan, per algun motiu, s'ha suspès i cancel·lat la comanda. 

  • Tancat: quan s'ha recepcionat la comanda i, per tant, la tramitació i el procediment es donen per finalitzats. Per a més informació vegeu Com es recepciona i es tanca una comanda?

• Exercici: l'aplicació fica automàticament l'any de l'exercici quan es guarda la comanda. 

• UG: codificació de la unitat de gestió. El sistema reconeix l'usuari amb el qual heu accedit a l'aplicació i el relaciona amb una unitat de gestió. Tot i que és un camp que es posa automàticament, el podeu canviar de forma manual o a través de la llista de valors (amb el F9 del teclat o el botó de la fletxa cap avall de la capçalera de l'aplicació).

• U. Funcional: fa referència al centre de despesa amb finançament específic i que té competències respecte a l'adjudicació dels contractes menors. 

• U. Peticionària: per defecte es copia la mateixa codificació de la unitat funcional a excepció del Laboratori de Ciències de la Comunicació (LABCOM), el Centre d'Educació i Noves Tecnologies (CENT), el Servei d'Esports i el Servei Central d'Instrumentació Científica (SCIC) que tenen un codi propi, ja que a efectes del còmput del saldo, es consideren Serveis Centrals. 

• Creació Comanda: heu de concretar la data en què es fa la petició.

• Autorització Comanda: aquest camp no el podreu omplir de forma manual, ja que el ficarà automàticament el sistema quan l'estat de la comanda passe de Confecció a Autorització i les dues persones responsables l'hagen firmat i, per tant, autoritzat. 

• Data Contracte: el sistema introdueix automàticament la data del contracte quan, un cop autoritzada, polseu per primer cop el botó Imprés Comanda per accedir i descarregar el document amb el detall de la comanda. 

• Nif. Prov: cal que introduïu el número d'identificació del proveïdor. Ho podeu fer de forma manual si coneixeu el NIF o a través del llistat de valors. 

• Nom Complet: un cop indiqueu el NIF del contractista, automàticament, l'aplicació l'identificarà i ficarà el seu nom. Quan un proveïdor no estiga donat d'alta a l'UJI o canvie alguna de les seues dades heu d'emplenar aquest imprés i enviar-lo al Servei de Control Intern a l'adreça electrònica sci@uji.es perquè es done d'alta o es modifiquen les seues dades, segons corresponga. 

• Import Ini S. IVA: també s'emplena automàticament amb el cost inicial sense IVA. Es calcula a partir del camp Total Línia de la part de sota del formulari. 

• Import Ini IVA: com en el camp anterior s'anota de forma automàtica el cost inicial de la comanda amb IVA.

• Import Final S. IVA: també es fica automàticament amb el cost final sense IVA a partir de les dades de la recepció. Deixa constància, per tant, si s'ha produït alguna variació respecte de l'import inicial. Per a més informació consulteu Com es recepciona i es tanca una comanda?

• Import Final IVA: en aquest cas el sistema especifica l'import final amb IVA.

• Objecte del Contracte: cal que escriviu una breu descripció de l'objecte de la comanda.

• Unitat Tramitadora: indica el codi DIR3 i el nom de la unitat tramitadora segons la unitat de gestió, a efectes de la facturació electrònica. Podeu consultar els codis DIR3 actuals de l’UJI.

• Òrgan Gestor: com en el camp anterior apareix el codi DIR3 i el nom de l'òrgan gestor segons la unitat funcional, a efectes de la facturació electrònica. 

• Observacions: espai pensat per si voleu introduir algun comentari intern sobre la comanda. 

• Altres camps: en aquest apartat s'inclou informació complementària i addicional de la comanda: 

  • +2 Cat.: heu de marcar aquesta opció si heu vist més de dos catàlegs o teniu més de dues ofertes.

  • Concurs: marqueu aquesta opció en cas que la comanda provinga d'un concurs públic. 

  • Preu Unitari: marqueu aquesta opció per determinar que fixeu el preu per unitat de producte però encara no sabeu el nombre d'unitats que finalment es contractaran. 

  • S/P: marqueu aquesta casella quan no hi haja petició prèvia de la compra. Heu de tenir en compte que amb aquesta opció no hi haurà imprés de conformitat perquè no procedeix i, per tant, quedarà inhabilitat el botó Imprés Conformitat.

  • Feder: heu de seleccionar aquesta casella quan la compra siga finançada pels Fons FEDER. 

  • Imprés C. en Anglés: cal que marqueu aquesta opció quan vulgueu imprimir la comanda en anglés. 

  • Paràgraf Informe: en aquesta casella heu d'indicar si voleu que en l’imprés de conformitat aparega un model de paràgraf o un altre. Heu de tenir present que l'imprés de conformitat és el document d'aprovació de la comanda que inclou la primera de les dues signatures necessàries per autoritzar-la (l'òrgan de contractació). Segons la selecció que feu, inclourà un text o un altre: 

    • Opció 1: és l'opció genèrica per a totes les comandes i introdueix textualment "RESULTANT que, consta la comprovació a través de l'aplicació informàtica que el proposat com a contractista no ha subscrit més contractes menors que individualment o conjuntament superen els imports establits en la llei per als contractes menors per unitat funcional en el termini d'un any immediatament anterior". 

    • Opció 2: és per als casos en què se superen els imports establits en la llei però existeix justificació, ja que són productes diferents. En aquest cas, plasmarà textualment "RESULTANT que, consta en la comprovació a través de l'aplicació informàtica que el proposat com a contractista ha subscrit més contractes menors que individualment o conjuntament superen els imports establits en la llei per als contractes menors per unitat funcional en el termini d'un any immediatament anterior, i que existeix justificació del proponent que els seus objectes són qualitativament diferents, o que, en el supòsit de tractar-se de prestacions equivalents, no constitueixen una unitat d'execució en l'econòmic i en el jurídic". 

    Podeu accedir a l'imprés de conformitat a través del botó Imprés conformitat, situat en la part de sota del formulari, com s'explica més endavant. 

  • Exclusivitat: heu de polsar aquesta casella quan l'empresa no tinga competència i, per tant, siga l'única que puga servir la comanda. 

  • Recompra: la marqueu si hi ha hagut una recompra. acord 

  • N. Ofertes: indiqueu el nombre d'ofertes que heu rebut o avaluat.

  • En l'apartat Devolucions teniu disponible el botó Comanda base: cal que el polseu únicament quan estigueu tramitant una devolució i hàgeu de vincular-la a una comanda. Un cop polseu el botó, haureu d'especificar quina comanda voleu retornar.  

En cas que la petició estiga associada a un acord marc apareixen aquests camps d'informació: 

• Exp Id: número amb què identifica internament l'aplicació l'expedient.

• Codi Exp: codi alfanumèric que identifica l'expedient de l'acord marc. 

• Lot: número de lot. 

• Descripció Lot: principals característiques del lot. 

• Import Màxim Lot: quantia màxima que es pot disposar en aquest lot. 

• Total Acumulat Lot: quantitat de la despesa acumulada fins al moment en aquest lot. 

També teniu disponibles dos camps per indicar el Codi CPV (Common Procurement Vocabulary) i la Descripció CPV. És el codi estandaritzat de contractació pública europeu i que permet identificar i categoritzar totes les activitats econòmiques susceptibles de ser contractades mitjançant licitació o concursió públic. 

Quan tingueu emplenats tots els camps de la capçalera del formulari, descrits fins ara (marcats en roig en la imatge de sota), heu de Guardar la comanda a través del botó . 

Podeu demanar diversos productes o serveis en una mateixa comanda. Els heu d'enumerar a través de les línies, situades en la part de sota del formulari. Com podeu veure en la imatge superior, en aquestes caselles podeu detallar, per exemple, els materials o objectes. 

• Descripció i Article: podeu introduir en cadascuna de les línies els productes que conformen la comanda. Quan hàgeu de ficar l'Article cal que tingueu en compte si és: 

  • Material inventariable: l'heu de seleccionar a través de la llista de valors predefinits i ho podeu fer tant en el camp de Descripció com en el d'Article. 

  • Material no inventariable: heu de posar el codi 00000000 de forma manual (vuit zeros seguits) o buscar-lo a través de la llista de valors ficant %0. Veureu que s'identifica com a Sense codi i podreu escriure'n el detall en la Descripció. 

Heu de tenir present que la resta de camps els haureu de definir per a cadascun dels articles que heu introduït, és a dir, per a cada línia. Heu de seleccionar-ne una i, seguidament, apuntar: 

• Descripció: aquest camp copia la descripció que hàgeu ficat prèviament en la introducció de l'article. Es veu la descripció completa. 

• Petició: identifica de forma automàtica el número de petició en cas que siga una petició electrònica. 

• Línia SU: és un camp que s'emplena automàticament en cas que es tracte d'un subministrament.

• Línia Altres: s'ompli automàticament en cas que no siga un subministrament.

• Línia: el sistema indica el número de línia (article) en què esteu treballant.

• Quantitat: nombre d'articles.

• Grnt: especifica en mesos el període de garantia del producte (en cas que en tinga). 

• Termini: es detalla el termini d'entrega o la durada del contracte. 

• Duració: unitat de temps del termini: hores, dies, setmanes, mesos o anys. 

• IVA: escolliu el tipus d'IVA que s'aplicarà al producte. Heu de seleccionar una de les opcions que es despleguen.

• Pvp: ací indiqueu el preu de venda al públic. Quan el fiqueu veureu com l'aplicació calcula i emplena automàticament els camps de Preu Compra, Iva i Total Línia. 

• Pr Compra: com en el cas anterior si poseu el Preu Compra, automàticament, el sistema calcula el Pvp, l'Iva i el Total Línia.

• Iva: si heu especificat el Pvp o Preu de compra el sistema calcula automàticament l'import que suposa l'IVA. 

• Total Línia: si determineu el Pvp o Preu de compra s'anotarà automàticament el preu total de la línia en què estigueu treballant. Així, per exemple, si la línia d'aquesta comanda té 4 capses de sobres de correu intern, multiplicarà el Pvp pel nombre d'articles (camp Quantitat) per tal d'obtenir l'import final de la línia i servirà per calcular el cost inicial de la comanda amb IVA (Import Ini IVA). 

També cal que indiqueu altres dades de cadascun dels articles (línies) de la comanda a través de les pestanyes de Comandatari, Recepció, Ubicació, Despeses, Detall EP, Observacions i Distribució Despeses.  

• Comandatari: ací concreteu les dades de la persona que ha demanat la comanda, és a dir, del sol·licitant. Com podeu observar en la imatge de sota, heu de ficar manualment o a través de la llista de valors el seu NIF o DNI en el camp Identificació. A continuació, veureu que el sistema ompli automàticament el Nom i l'E-Mail. Si polseu el botó Mail s'enviarà un correu electrònic al sol·licitant informant-li de la tramitació de la comanda i en quedarà constància a través del camp de la Data d'enviament. 

• Recepció: en aquesta pestanya es copien les mateixes dades del comandatari, ja que habitualment el sol·licitant i el receptor coincideixen. Tot i això, també les podeu canviar. Igualment disposeu del botó Mail per enviar un correu electrònic sobre la tramitació de la comanda al receptor.

• Ubicació: especifiqueu el lloc d'entrega del material o de la realització del servei. Cal que escolliu la Ubicació a través de la llista de valors i, a continuació, veureu com el sistema ompli automàticament la Descripció de la Ubicació. 

• Despeses: aquesta pestanya recull totes les dades econòmiques referents a les despeses de la comanda. 

Com podeu veure en la imatge superior apareixen els següents camps:   

• Tipus: en cas que ja tingueu feta la retenció de crèdit cal que especifiqueu que és una RC i, seguidament, indiqueu el número d'Expedient a través de la llista de valors. Aleshores, veureu que la resta de camps s'emplenen automàticament. Si no heu fet encara la retenció de crèdit, haureu de deixar en blanc el camp Tipus i ficar totes les dades manualment. És important que recordeu que, un cop creeu la retenció de crèdit i feu la comanda, cal que registreu la factura perquè si no estareu duplicant les despeses (retenció de crèdit i factura). 

• Expedient Anual: si ja teníeu feta la retenció de crèdit, ací identifiqueu el número d'expedient a través de la llista de valors.

• Expedient Plurianual: indiqueu el número d'expedient plurianual. Un cop el fiqueu i ho guardeu, a través del botó Expedient Plurianual, situat en la part de sota, podreu accedir i navegar per la informació de l'expedient. 

• Fase: fase de la retenció de crèdit. 

• Els següents camps formen part de l'estructura pressupostària de cada línia de compra: Exercici, Pressupost, Anualitat, Centre, Subcentre, Programa, Projecte, Subprojecte, Línia, Aplicació i Import. Cal assenyalar que en cas que no tingueu retenció de crèdit no és necessari que poseu l'Import.  

• Detall EP: el sistema indica automàticament la descripció dels camps de l'estructura pressupostària que s'hagen definit en la pestanya de Despeses. Com podeu veure en la imatge de sota, apareix el detall del Subcentre, el Programa, l'Aplicació, el Projecte, el Subprojecte i la Línia. Són merament informatius perquè des d'ací no podreu fer cap modificació.

• Observacions: pestanya que inclou el camp de text Descripció perquè escriviu comentaris sobre una línia que vulgueu que consten en l’Imprés de confomitat sota l'epígraf "Altres".

En la part de les línies de la comanda del formulari també teniu disponible, en el marge dret, el botó Enviar mail, marcat en roig en la imatge de sota, per remetre directament al proveïdor l'imprés de comanda. Així, no haureu d'enviar cap correu electrònic de forma manual i adjuntar el document. Rebrà el correu tant el proveïdor com la persona que ha tramitat la comanda perquè en tinga constància. Heu de tenir present que quan guardeu les dades de la comanda de la capçalera del formulari, l'aplicació recupera de la base de dades l'adreça de correu electrònic del proveïdor i la plasma en Adreça correu. És un camp que podeu canviar o introduir de forma manual. Un cop polseu el botó Enviar mail, s'ompli també el camp D. Envio mail per deixar constància del dia de l'enviament al proveïdor. 

A més, en el formulari de la comanda podeu fer altres operacions o accedir a altres documents a través dels botons situats en la part de sota, com podeu comprovar en aquesta imatge.

• Consulta Saldo: com s'ha explicat anteriorment a través d’aquest botó podeu accedir al saldo del proveïdor, tant l'acumulat com el llistat de factures de l'últim any.

• Peticions: a través d'aquest botó podreu consultar totes les peticions electròniques que us hagen entrat a través de l'aplicació Peticions de compres menors. Heu de polsar aquest botó quan ja tingueu emplenada la capçalera del formulari, l'hàgeu guardat i hàgeu obtingut un número de comanda. Per a més informació consulteu el manual de Peticions de compres menors (IGLU).

Com podeu veure en la imatge de dalt, apareixen diverses pestanyes amb els diferents tipus de sol·licituds autoritzades (Subministraments, Serveis/Obres i C.Espectacles). En la part esquerra de la pantalla es mostren totes les peticions pendents que no estan lligades a cap comanda i, en la part central, el detall de la que tingueu seleccionada. A través del botó Incorporar a comanda podeu vincular la petició o peticions a la comanda en la qual estigueu treballant. Veureu que, a continuació, desapareix de la taula de Peticions i es mostra en la d'Enllaç amb Comandes, a la dreta. Si per algun motiu l'heu de treure, podeu polsar Llevar de la Comanda. Cal subratllar que podeu agregar diverses peticions d'un mateix proveïdor i unitat peticionària a una comanda. A més, podeu veure el detall de la sol·licitud a través del botó Petició, marcat en roig en la imatge superior. Aleshores en una nova finestra, com podeu observar en l'exemple de sota, es mostraran les característiques i dades de la petició. 

Cal que tingueu en compte que perquè la petició o peticions que heu enllaçat a la comanda apareguen en el formulari, haureu d'eixir de la finestra a través de Tornar i, posteriorment, haureu d'executar consulta per refrescar la pantalla (F7 + F8). 

• Signar: quan polseu, per primer cop, aquest botó estareu sol·licitant la signatura de la comanda i, per tant, la seua aprovació i autorització. Recordeu que cada comanda ha de ser signada per dues persones responsables. Primer per l'òrgan amb competències en matèria de contractació menor i, en segon lloc, pel tècnic/a de la unitat gestora. Quan tots dos hagen signat, l'estat de la comanda passarà d'En confecció a Autoritzat i quedarà reflectit en el camp Estatus del formulari. Per a més informació vegeu Com se signen les comandes?

• Afegir a Recepció: aquest botó només s'activa quan la comanda està autoritzada. L'heu de polsar quan, per algun motiu, hàgeu creat noves línies a la comanda i necessiteu que també s'exporten a la recepció. L'aplicació llançarà un missatge de confirmació com el següent.  

• Anul·lar: a través d'aquest botó podeu cancel·lar una comanda. 

• Reobrir: aquest botó permet reobrir una comanda que ja estiga tancada. 

• Tancar: si polseu aquest botó, estareu tancant la comanda. Només podeu tancar comandes quan la recepció tinga introduïda la Data de tancament. En cas que tinga mes d'una línia, només la podreu tancar quan s'haja fet la recepció d'almenys d'una de les línies de la comanda. Per a més informació vegeu Com es recepciona i es tanca una comanda?

• Imprés Comanda: a través d'aquest botó podeu accedir a l'imprés de comanda, és a dir, el document amb el detall de la comanda per poder-ho enviar al contractista. En ell s'especifica el nom del segon signatari (el tècnic/a de la unitat gestora). Tingueu en compte que si marqueu l'opció  Imprés C. en Anglés es generarà en anglés. A més, recordeu, que el podeu enviar directament a través del botó Enviar mail en l'apartat Mail Proveïdor i que el primer cop que polseu aquest botó, l'aplicació fixa la Data de contracte en el formulari, que serà la que li constarà al proveïdor.

• Imprés Conformitat: si polseu aquest botó, podreu consultar l'imprés de conformitat, és a dir, l'escrit d'aprovació de la comanda que incorpora la firma del primer signatari, és a dir, l'òrgan amb competències en matèria de contractació menor de la unitat funcional corresponent. A més, heu de tenir present que en funció de la selecció de paràgraf que hàgeu fet, el document presentarà un text o un altre.  

• Recepció: heu de prémer aquest botó quan la comanda ja estiga autoritzada (conformada per les dues persones signants) perquè pugueu detallar l'entrega de la comanda. Per a més informació consulteu el punt del manual Com es recepciona i es tanca una comanda?

• Variació Import: podeu polsar aquest botó per deixar constància dels canvis de la comanda quan comporten un augment de l'import final. En aquest cas, haureu d'explicar la modificació perquè es puga notificar al primer signatari (òrgan de contractació) a través d'un correu electrònic. En la finestra que s'obri, deixeu per escrit en el camp Observacions el canvi i polseu Enviar Mail perquè ho reba l'òrgan de contractació. Veureu que queda fixada la Data d'Enviament. El sistema registrarà tots els canvis que envieu. 

• Documents: a través d'aquest botó podeu adjuntar documentació a la comanda. Un cop el polseu accedireu a la pantalla de Documents, com podeu observar en la imatge sota. Per agregar-ne un, cal que premeu Inserir Arxiu. Un cop l'adjunteu, veureu que s'indica en la taula l'Id del document, el Número de Comanda, el Nom i la Data d'Alta. Si marqueu la casella Visible en Monitor? el document es mostrarà en l'aplicació de Monitor de conformitat (IGLU > Gestió econòmica > Signatures > Monitor conformitat) i si marqueu Enviar s'adjuntarà en el correu que s'envie al proveïdor. Amb el botó Descarregar Arxiu podeu baixar-lo i guardar-lo en el vostre equip i si necessiteu eliminar-lo, només cal que el seleccioneu i polseu el botó de l'aspa de l'Oracle. Per eixir de la pantalla cal que feu clic sobre Tornar i veureu que regressareu a la pàgina principal del formulari.

Com es busquen comandes?

Podeu buscar les comandes que hàgeu tramitat a través de dues vies diferents: a través del cercador o a través del mode consulta. 

1. A través del cercador: està situat en la part superior del formulari, com podeu veure marcat en roig en la imatge de sota. Ací, podeu buscar comandes pel nom del comandatari, és a dir, de la persona sol·licitant. 

En qualsevol de les dues opcions, heu d'anar d'una comanda a una altra a través de les fletxes del teclat d'amunt ↑ i avall ↓. Així podreu consultar totes comandes que coincidisquen amb la vostra cerca, ja siga a través del camp de text o a través de qualsevol dels camps que hàgeu especificat del formulari.  

Com se signen les comandes?

Les comandes, com s'han mencionat, han de ser signades per dues persones responsables perquè puguen ser aprovades i autoritzades. Els signataris varien en funció de cada unitat funcional, però el primer correspon a l'òrgan de contractació i el segon al tècnic/a de la unitat gestora. Un cop s'introdueix la comanda i es demane la seua firma a través del botó Signar del formulari (per a més informació vegeu Com s’introdueix una comanda?), el primer signatari rep un correu electrònic que li avisa que té comandes pendents de firmar. El correu també inclou un enllaç directe al Monitor de Conformitat, on pot veure quantes en té pendents. Els signataris poden accedir al Monitor de Conformitat a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió econòmica > Signatures > Monitor conformitat, com podeu observar en aquesta imatge. Per a conèixer el funcionament d'aquesta aplicació consulteu el manual d'usuari Monitor de conformitat. 

Per consultar el llistat de comandes pendents de signar, cal fer clic sobre Conformació comandes.

Aleshores, l'òrgan de contractació veurà totes les comandes que tinga pendents de firmar. Com podeu comprovar en la imatge de sota, en la pestanya Conformitat es mostra el Número de petició, el nom de la persona Sol·licitant, la Descripció de la petició, el Tipus de Comanda, si està o no associada a un Acord Marc, el Preu i el Finançament (programa, projecte i subprojecte), el nom del Proveïdor i la Data de comanda. A més, a través de la icona de la informació podeu consultar les observaciones que han introduït els anteriors signataris. 

Des d'aquesta pantalla es poden signar una a una les comandes o fer-ho totes d'una vegada. Si ho feu una a una, cal que polseu el botó Signar; podeu marcar les que vulgueu conformar i polsar posterioment Signar seleccionats o si voleu signar-les totes a la vegada, cal que feu clic en Signar totes. Fixeu-vos que en la finestra que s'obri podeu incloure observacions perquè les tinga en compte la següent persona signatària.

Si considereu que la comanda és incorrecta o que cal modificar alguna cosa, podeu desestimar-la polsant Rebutjar. Aleshores, obligatoòiament haureu d'especificar el motiu de la no acceptació.

A través del botó Documents podeu accedir al Full d’aprovació de la comanda (imprés de conformitat) que és el document d'aprovació de la comanda i que inclou la firma del primer signatari.

En la pestanya Històric conformat també podrà accedir al registre de comandes que haja signat. Com podeu veure en la imatge de sota, en aquesta pantalla apareix la Data de signatura (el dia en què vau signar la comanda). En la part superior dreta, també teniu disponible un Cercador per buscar comandes signades pel text de qualsevol dels camps, com ara la descripció o el proveïdor i un filtre per Ordenar els documents per diversos ítems.   

També hi ha disponible la pestanya Històric rebutjat per consultar el llistat de comandes que hàgeu rebutjat amb anterioritat.  

Un cop s'efectua la primera firma, s'avisa al segon signatari, és a dir, al tècnic/a de la unitat gestora. En aquest cas, també rep un correu electrònic que l'informa que té comandes pendents de signar i un enllaç directe al Monitor de Conformitat, des d'on pot accedir al llistat de comandes pendents. Com ja s'ha explicat amb el primer signatari, es poden firmar les comandes una per una o totes de cop. En aquest cas, el segon signatari podrà consultar el Full del llistat de la comanda (imprés de comanda), a través del botó Documents. És l'informe de l'aprovació de la comanda que recull el detall de la petició i que s'envia al contractista per formalitzar la comanda. I també podrà accedir a l'històric de comandes que haja signat. 

Cal destacar que quan les dues persones responsables hagen signat, l'estat de la comanda passa d'En confecció a Autoritzat i queda reflectit en el camp Estatus del formulari. Una volta la comanda està autoritzada, segueix la seua tramitació fins que es recepciona i es tanca. Per a més informació vegeu el següent punt del manual Com es recepciona i es tanca una comanda?

Com es delega una signatura?

Els signataris podeu autoritzar a un altre usuari perquè puguen signar les comandes. És un tràmit que es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió econòmica > Signatures > Delegació de signatura, com podeu observar en la següent imatge. 

En la finestra que s'obri heu d'indicar els següents camps, gairebé tots obligatoris: 

• Procediment: heu d'escollir l'opció Gestió de Comandes. 

• L'usuari: apareixerà el vostre nom, ja que sou el delegador, és a dir, la persona que cediu la signatura. 

• Delega en usuari: ací heu de triar el nom de la persona a qui delegueu i, per tant, autoritzeu a signar. 

• Des de data: polsant sobre aquest camp es desplega un calendari on heu d'indicar la data a partir de la qual voleu fer la delegació. 

• Fins data: obligatòriament també cal que especifiqueu la data en què voleu que finalitze la delegació. 

• Motiu: en aquest espai teniu la possibilitat d'escriure els motius de la delegació. 

Un cop tingueu tots els camps emplenats podeu polsar Guardar. Teniu el botó Netejar per esborrar tots els camps que hàgeu emplenat. 

Fixeu-vos que, després de polsar Guardar, la delegació quedarà reflectida en la taula de la part superior de la pantalla. Com podeu veure en la imatge de sota, es mostren les dades de la delegació com si fora un històric. Al costat de cada delegació teniu disponibles la icona del llapis per editar i fer canvis en la delegació i la de l'aspa per eliminar-la. 

Com es recepciona i es tanca una comanda?

Un cop la comanda està autoritzada i, per tant, firmada per les dues persones responsables (òrgan de contractació i tècnic/a de la unitat gestora) es pot recepcionar. Per registrar l'entrega de la comanda heu de polsar el botó Recepció del formulari de la comanda, com podeu comprovar en la imatge de sota.

Aleshores, accedireu a la finestra de Recepció on es copien i traslladen les dades de la comanda i dels productes (línies) que la conformen. De fet, els camps apareixen distribuïts i diferenciats en dues parts, com podeu observar en la imatge. 

1. Una capçalera on es plasmen les dades de les ordres de la recepció. Cal subratllar que, per defecte, el sistema en crea una amb tots els productes (línies) definits en la comanda però se'n poden generar més des d'aquesta pantalla, com s'explicarà més endavant.

2. I una part inferior amb el detall dels objectes (línies) que formen part de cadascuna de les ordres. 

A continuació, es descriuen les característiques de cadascun dels camps de la pantalla Recepció:

• Num com: l'aplicació identifica automàticament el número de la comanda. 

• Exercici: per defecte el sistema posa l'any de l'exercici de la comanda. 

• Ordre: automàticament el sistema crea una ordre per a la recepció de totes les línies (articles) que hàgeu definit prèviament en el formulari de la comanda. Podeu generar-ne una altra quan quede material per entregar a través del botó Crear Rest, com s'explicarà més endavant. 

• D.Creació: automàticament es plasma la data de creació de l'ordre.

• Estatus: especifica l'estat en què es troba la recepció. És important que tingueu present que existeixen els següents estats: 

  • Recepcionat: quan la comanda s'ha autoritzat (signat pels dos responsables) i, per tant, es pot fer la recepció. 

  • Comptabilitzat: quan s'ha associat a una factura. 

  • Anul·lat: quan, per algun motiu, es cancel·la la recepció. 

• Albarà: número d'albarà. 

• D. Albarà: data de l'albarà (quan s'entrega el producte). 

• Gto. Id: a través d'aquest camp heu de vincular la comanda a una factura, un cop hàgeu rebut tots els articles de la línia i ho hàgeu especificat a través del camp Qnt.R (quantitat recepció), com s'ha explicat anteriorment. Si polseu la tecla F9, veureu el llistat de factures registrades al proveïdor que consta en la comanda i que encara no han estat vinculades a cap comanda. Un cop la seleccioneu, automàticament s'emplenarà aquest camp, el del Número de Factura i el de la Data de factura i la Data de tancament amb el dia actual. 

• N.Factura: número de factura que consta al GRE. Es ficarà automàticament un cop vinculeu la recepció a una factura.  

• D.Factura: data de la factura. Com en el cas anterior, l'aplicació la posarà automàticament quan vinculeu la recepció a una factura. 

• D.Tancament: data en què es tanca la recepció de la línia de la comanda. Com s'ha mencionat, es fica automàticament el dia en què es vincula la recepció a una factura. 

• Observacions: camp pensat perquè pugueu introduir comentaris interns sobre les ordres de recepció. 

Si voleu consultar el detall de la factura, cal que polseu el botó Registre de Despeses. Aleshores, accedireu al programa de gestió GRE. Veureu que s'obri la pantalla del Registre de despeses de GRE, com podeu observar en la imatge de sota.

Cal destacar que, un cop associeu l'ordre a una factura, l'estat de la recepció passarà a Comptabilitzada. Moment a partir del qual ja podreu tancar la comanda i finalitzar la seua tramitació.  

Com s'ha mencionat, en la part de sota de la pantalla, es mostra en una taula el detall dels articles o productes (línies) de cada ordre de recepció. Fixeu-vos que es copien les dades del material que hàgeu definit prèviament en el formulari de la comanda. Per a més informació vegeu Com s’introdueix una comanda? Podeu consultar tots els camps desplaçant la barra que hi ha sota la taula, marcada en roig en la imatge següent. 

• Article: codi de l'article que forma part de l'ordre de recepció. 

• Descripció: detall de l'article. 

• Qnt. C: quantitat de la comanda, és a dir, nombre de productes d'un article que consten en la comanda.

• Qnt. R: fa referència a la quantitat rebuda. En aquest camp, heu d'anar introduint el nombre d'articles que aneu rebent. 

• Qnt. T: plasma el recompte de la quantitat total i, per tant, coincideix amb la rebuda.

• Pvp: indica el preu de venda al públic. 

• Preu Compra: recull el preu de compra que s'ha ficat prèviament en la comanda.

• Dscpt.: especifica si té algun tipus de descompte.

• Preu net: queda reflectit el preu sense IVA.

• Iva: especifica l'IVA que s'aplica a aquest producte. 

• Import Iva: anota l'import que suposa l'IVA.

• Total: preu total d'entrega.

• Total Servit: preu total de la recepció. Es recalcula automàticament en funció de la quantitat rebuda (Qnt. R). 

• Total Demanat: preu total de la comanda. 

• R: heu de marcar aquesta casella quan, en aquesta línia, encara quede material per entregar i vulgueu crear una altra ordre de recepció a través del botó Crear Rest, com s'explicarà més endavant. 

• Mail Comandatari: importa l'adreça electrònica del comandatari que hàgeu definit en la comanda. La podeu modificar.  

• Data Envio: indica el dia en què s'ha enviat un correu al comandatari per informar-li de la recepció quan polseu el botó Envio Mails, situat en la part de sota de la pantalla. 

• Mail Recepcionari: adreça electrònica del receptor importada de la comanda. Si ho necessiteu també la podeu canviar.

• Data Envio: deixa constància de la data en què s'ha enviat un correu al receptor a través del botó Envio Mails.

I sota la taula de les línies de la recepció trobareu el Total amb l'import total, el Total Servit (recepció) i el Total Comanda de les línies que formen part de l'ordre que tingueu seleccionada en la capçalera. 

En la pantalla de Recepció també teniu disponibles uns botons per aplicar diverses operacions: 

• Nova Línia: a través d'aquest botó podeu crear una nova línia per a productes o serveis que no hàgeu previst en la introducció de la comanda. Estareu generant la línia alhora en la comanda i en la recepció. Podreu completar les dades de la línia que creeu en la recepció des del formulari de la comanda. Recordeu que si genereu noves línies en una comanda ja autoritzada, no estaran en la recepció i les haureu d'exportar a través del botó Afegir a Recepció. Per a més informació consulteu Com s’introdueix una comanda? És important que tingueu en compte que, des de la recepció, no podeu fer canvis en les línies si la comanda ja està tancada o anul·lada. Si intenteu generar una línia en aquestes circumstàncies, l'aplicació llançarà un missatge d'alerta. 

• Anul·lar Rcp.: polsant aquest botó podeu cancel·lar una recepció i, per tant, suspendre l'entrega de la comanda.

• Crear Rest: a través d'aquest botó podreu crear una altra ordre de recepció en cas que hi haja material, previst en la comanda, que encara no haja estat entregat. Recordeu que, per defecte, el sistema en crea només una amb totes les línies que hàgeu definit en la comada. Cal que tingueu en compte que és imprescindible que marqueu la casella R en la línia per poder generar una altra ordre amb la resta de productes que queden pendents de lliurar. Aleshores, automàticament l'aplicació generarà una altra ordre en la capçalera de la pantalla. Cal subratllar que en aquests casos cada ordre haurà d'estar associada a la seua factura corresponent. 

• Envio Mails: podeu polsar aquest botó quan hàgeu rebut tot el material per avisar al sol·licitant i el receptor que la comanda ja ha estat recepcionada. Penseu que quedarà constància de l'enviament a través del camp Data Envio tant del comandatari com del receptor.

Per acabar el tràmit d'una comanda heu de polsar el botó Tancar del formulari de la comanda, com podeu observar en la imatge de sota. Per tancar una comanda, és imprescindible que hàgeu tancat almenys una línia de recepció i, per tant, conste la Data de tancament.

Si intenteu tancar una comanda sense que s'haja introduït la Data de tancament en la recepció, el sistema llançarà un missatge d'avís com el següent.

Cal subratllar que quan tanqueu la comanda també es tanca la petició de compra inicial gestionada a través de l'IGLU (Peticions de compres menors), sempre que la petició estiga lligada únicament a aquesta comanda o en cas d'estar lligada a més d'una comanda, s'hagen tancat ja les altres comandes prèviament. 

Com s'accedeix i es consulten els llistats de comandes?

A través de l'arbre de navegació de l'aplicació, com s'ha explicat en La pàgina d’inici de Comandes menors, podeu accedir a una sèrie de llistats. Tal com podeu observar en la imatge de sota, podeu consultar el llistat de comandes; de projectes amb la informació econòmica; de recepció segons el seu estat; a un llistat general per proveïdor i període de temps determinat; a un totalitzador de comandes trameses per un peticionari concret; al de línies de comanda amb tot el detall de productes o a una recerca per buscar un tipus d'article. 

Per accedir a un d'aquests llistats heu de fer doble clic sobre una de les opcions de l'arbre de navegació, especificar els criteris o paràmetres en els camps i polsar Submit Query. Veureu que en tots els casos s'obri en una pantalla, per defecte, d'Explorer el llistat amb tot el registre de dades que hàgeu especificat. Cadascun d'ells mostrarà una informació determinada, com s'explica a continuació. 

Llistat de comandes

Quan vulgueu consultar un llistat de comandes podeu concretar, a través dels paràmetres, l'Exercici, el Tipus (si és comanda o devolució), el Peticionari, l'Estat en què es troba i si es tracta de comandes amb dos catàlegs o dos pressupostos o sense petició prèvia. Un cop introduïu els valors que desitgeu cal que polseu el botó Submit Query. 

A continuació, s'obrirà un informe, com el de l'exemple de sota, on podreu veure el registre de comandes que coincideixen amb els valors que hàgeu ficat en els paràmetres. Veureu el número i la data de comanda, el proveïdor (tercer) a qui s'ha encarregat, una descripció i l'import. 

Llistat de projectes

En aquest cas, podreu determinar en els paràmetres de cerca la informació econòmica a través del Centre, el Subcentre, el Projecte, el Programa, l'Exercici, el Subprojecte i el Peticionari. Seguidament, heu de polsar Submit Query. 

Aleshores, en el document que s'obri apareix un llistat de comandes amb les dades econòmiques. Com podeu veure en l'exemple de sota, es mostra el número i la data de comanda, l'any de pressupost, el nom del proveïdor (tercer), una descripció, el número i la data de la factura, el subprojecte pressupostari, l'aplicació pressupostària i l'import.

Llistat de recepció

Per poder consultar el llistat de recepció heu d'especificar l'Exercici i el Peticionari. Com en els casos anteriors, per accedir-hi heu de prémer Submit Query. 

A continuació, veureu que es mostra el llistat de recepcions classificades en funció de l'estat en què es troben. El document presenta el número i data de la comanda, la data de recepció, el nom del proveïdor (tercer), una descripció i l'import total tant de la comanda com de la recepció. 

Llistat General

També podeu consultar el registre de comandes segons un proveïdor concret i un període de dates. En la pantalla de paràmetres, podreu determinar l'Exercici, el Tipus (si és comanda o devolució), el nom del Proveïdor, l'Estat en què es troba, una Data Inici i una Data Fi i el nom del Peticionari. Un cop definiu els valors que desitgeu, polseu el botó Submit Query.

L'informe que es genera presenta un llistat amb les comandes per proveïdor i classificades en funció de l'estat. Com podeu comprovar en la imatge de sota, presenta el número i data de la comanda, el nom del proveïdor (tercer), una descripció i l'import. 

Llistat totalitzador de comandes trameses

En aquest cas, podreu especificar justament els mateixos paràmetres que per accedir al Llistat de recepció. A continuació, es presentarà un resum de les comandes de la unitat peticionària que hàgeu ficat. Com podeu observar en l'exemple de sota, es mostra el nombre segons l'estat i el total de l'exercici. 

Llistat de línies de comanda

Quan accediu a aquest llistat podreu especificar en els paràmetres les dades econòmiques a través dels camps del Centre pressupostari, el Subcentre, el Projecte, el Programa, el Peticionari, l'Exercici i el Subprojecte. També podreu concretar un termini a partir de la Data Inici i Data Fi i el Comandatari, és a dir, el sol·licitant de la petició. Com en la resta casos, per consultar el llistat haureu de prémer Submit Query. 

Fixeu-vos que el llistat mostra el detall de les comandes amb les dades econòmiques. Apareix el número i la data de la comanda, l'any de pressupost, el nom del proveïdor (tercer) i una descripció. Alhora, s'especifica de cada article o producte la garantia, la quantitat, el preu de compra, l'IVA, el preu de venda al públic, l'import total, la ubicació i el programa, el subprojecte i l'aplicació pressupostària. 

Recerca d'articles

També podeu buscar comandes per un tipus d'article determinat. En aquest cas, en la pantalla de paràmetres, podeu acotar l'Exercici, l'Article a Cercar, l'Aplicació Pressupostària i el Peticionari. Cal que polseu Submit Query per veure'n el resultat.

Com podeu observar en la imatge de sota, apareix un llistat amb les comandes que continguen l'article que hàgeu especificat. Es mostra el llistat per subministrador i presenta la comanda, la descripció, la data de la comanda i el preu de compra. 

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Nuria Almela, del Servei de Contractació i Assumptes Generals a través de l'adreça electrònica marza@uji.es o amb Victor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

• Autoritzat. Estat d'una comanda quan l'han firmat els dos signataris encarregats d'aprovar-la i validar-la, és a dir, l'òrgan de contractació i el tècnic/a de la unitat gestora. Un cop autoritzada, la comanda segueix la seua tramitació i se li dona curs fins que siga recepcionada i tancada.

• Anul·lat. (1) Estat d'una comanda quan, per algun motiu, s'ha suspès i cancel·lat. (2) Estat d'una recepció quan ha estat cancel·lada. 

• Comanda. Document que formalitza la petició o l'encàrrec a un proveïdor d'una obra, servei, subministrament o espectacle. 

• Comandatari. Persona que demana una comanda, és a dir, el sol·licitant d'una obra, servei, subministrament o espectacle.

• Comptabilitzat. Estat d'una recepció quan es vincula a una factura, un cop ja s'ha entregat la comanda. 

• Confecció. Estat d'una comanda quan s'acabe d'introduir i guardar al sistema. 

• CPV (Common Procurement Vocabulary). Vocabulari Comú de Contractació Pública, és a dir, el codi estandaritzat de contractació pública europeu i que permet identificar i categoritzar totes les activitats econòmiques susceptibles de ser contractades mitjançant licitació o concursió públic a la Unió Europea. 

• Devolució. Acció per la qual es retorna una comanda.

• Imprés de comanda. Document que incorpora el detall de la comanda per poder-lo enviar al proveïdor.

• Imprés de conformitat. Document de l'aprovació de la comanda que inclou la firma del primer signatari, és a dir, de l'òrgan amb competències en matèria de contractació menor de la unitat funcional corresponent. 

• Ordre. Instrucció per recepcionar una comanda. Habitualment n'hi ha una per recepció però se'n poden crear més quan queda material per entregar. 

• Òrgan gestor. Unitat orgànica que genera la despesa i que està vinculada a una unitat funcional determinada. 

• Recepció. Acció de rebre una comanda, és a dir, quan el proveïdor entrega a l'UJI l'obra, servei, subministrament o espectacle.

• Receptor. Persona a qui se li lliura la comanda. 

• Recepcionat. Estat d'una recepció quan la comanda s'ha autoritzat i signat i es pot iniciar la seua entrega i lliurament. 

• Signatari. Persona que ha de firmar la comanda perquè s'aprove i s'autoritze. Cada comanda ha de ser firmada per dos signataris, tant per l'òrgan amb competències en matèria de contractació menor de la unitat funcional corresponent com pel tècnic/a  de la unitat encarregada de la gestió del contracte menor.  

• Tancat. Estat d'una comanda quan recepciona el material i es done per finalitzada la seua tramitació.  

• Unitat de gestió. Cadascuna de les unitats de l'UJI que s'encarreguen de la gestió econòmica d'un conjunt de departaments, serveis i instituts determinats. Podeu trobar més informació sobre les diverses unitats de gestió en el següent enllaç https://www.uji.es/serveis/sge/base/unitats-gestio/  

• Unitat funcional. Centre de despesa que compta amb finançament específic i té competència respecte a l'adjudicació dels contractes menors. Els departaments, instituts, facultats i escoles de l'UJI defineixen, cadascun, una unitat funcional. 

• Unitat peticionària. Coincideix amb la unitat funcional a excepció del Laboratori de Ciències de la Comunicació (LABCOM), el Centre d'Educació i Noves Tecnologies (CENT), el Servei d'Esports,  el Servei Central d'Instrumentació Científica (SCIC) i el Servei d'Experimentació Animal (SEA), la Unitat funcional dels quals és la SC001 (Serveis Centrals) a efectes de còmput de saldo. 

• Unitat tramitadora. Unitat que s'encarrega de la tramitació de la comanda. Està associada a una unitat de gestió determinada. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.