1. Concepte de Compte i Vincles

Tota persona vinculada a la Universitat Jaume I (UJI) té el dret —i en cas de relació laboral o docent activa, l'obligació— de disposar d'un compte corporatiu d'usuari. Els vincles van associats a una situació administrativa, contractual o de col·laboració, i no són prorrogables fora d'aquestes.

2. Tipus de Vincles i Precedència

Ordre de jerarquia de la vinculació amb la universitat (de major a menor precedència):

Vincles Actuals (Actius)

Vincles Passats i Manteniment del Compte

3. Gestió de Comptes

Una vegada registrades les dades en IGLÚ es genera el compte corporatiu. Aquest és un procés automàtic per als vincles de tipus ‘laboral actual’ o ‘docent actual’, i potestatiu en altres casos.

Generació automàtica: Es crea des d'IGLÚ per als vincles Laboral actual i Docent actual.

Generació a petició: Per a Suport extern i Altres, el responsable o avalador ho ha de demanar. En el cas d'AlumniSAUJI Premium i Sènior UJI ho demana la persona interessada. Requereix data de finalització.

Multiplicitat de comptes: Si una persona té diversos vincles, tindrà diversos comptes. La precedència del compte va lligada a la del vincle actiu de major rang. Si es perd o s'adquireix un vincle superior, el compte principal s'ajusta automàticament.

Cicle de Vida i Cancel·lació del Compte

Noteu que els vincles van lligats a una «situació administrativa o relació contractual o de col·laboració, present o passada» i no són «prorrogables» més enllà d’aquesta. En cas de pèrdua, només es pot optar a un altre vincle de menor precedència, si existira i sense perjudici de complir les condicions requerides.

Quan una persona finalitza la seua relació amb la UJI, no hi ha cap suport legal per a mantindre les seues dades personals —entre les quals s'inclou el compte de correu electrònic— més enllà de les estrictament necessàries segons l'ordenament jurídic, com poden ser totes les relacionades amb el seu expedient docent o laboral. En cas de finalització, el compte d'usuari passa per diferents estats fins a l'esborrat definitiu; a més, associats a cada canvi d'estat s'estableixen uns períodes de transició. En el cas de l'estudiantat, el vincle roman obert fins que s'expedisca el títol, moment en què es tanca l'expedient.

Després que el vincle haja caducat, s'avisa per correu electrònic, tant al compte corporatiu com als comptes alternatius registrats. Aquest tancament suposa la pèrdua d'accés immediat a serveis específics associats al compte, com ara les llistes de correu o determinades consultes d'IGLÚ, atès que l'accés a aquests recursos sol requerir una posició vigent en l'organigrama de la UJI.

En finalitzar la relació amb la UJI, el compte passa per les fases següents fins a l'esborrat definitiu:

Tancament del vincle ➔ Perido de gracia ➔ Tancament del compte ➔ Bloqueig / Suspensió ➔ Esborrat definitiu

Tancament del compte

• Bloqueig d'accés: Es bloqueja immediatament l'accés a tots els sistemes i back-ends (Linux —SSO—, Active Directory —SG i UJI—, Oracle).

• Google Workspace: Se li assigna una clau aleatòria per a impedir que l'usuari puga continuar entrant-hi.

• MS Office 365: En perdre el vincle o el dret associat, es perd immediatament la possibilitat d'accedir a la plataforma.

EVOLUCIÓ A MICROSOFT OFFICE 365

• [Als 30 dies de la baixa de l'accés]:

  • Esborrat definitiu de continguts: Passat el termini de 30 dies fixat directament per Microsoft, tot el contingut contingut a Office 365 deixa de ser recuperable. (En Office 365 no s'aplica el període de suspensió de 5 mesos del Servei d'Informàtica).

EVOLUCIÓ A GOOGLE WORKSPACE

• [Als 25 dies de la baixa]:

  • Estat de «Suspensió»: El compte passa a l'estat de suspensió a Google Workspace. A partir d'aquest moment, si algú envia un correu-e a aquesta adreça, rep una resposta dient que el destinatari no l'ha rebut.

• [Als 5 mesos des de la suspensió] (o 15 dies per a AlumniSAUJI Premium):

  • Esborrat definitiu a Google: El Servei d'Informàtica procedeix a l'esborrat definitiu del compte, correus i fitxers per raons operatives i d'optimització de recursos. Les dades ja no són recuperables des dels sistemes de la UJI.

  • Excepció SAUJI Premium: Excepció AlumniSAUJI Premium i Sènior UJI: En el cas dels membres de AlumniSAUJI Premium i els membres Sènior UJI, el protocol específic estableix que el període des de la suspensió fins a l'esborrat definitiu siga de 15 dies.

• [20 dies post-esborrat definitiu a Google]:

  • Finestra de gràcia de Google: Una vegada esborrat el compte a Google Workspace for Education Plus, les dades encara es poden recuperar durant un màxim de 20 dies addicionals (termini tècnic fixat directament per Google).

Condicions addicionals

• Cancel·lació voluntària:

  De conformitat amb l’article 17 del Reglament General de Protecció de Dades i l’article 15 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de dades i Garantia dels Drets Digitals, es reconeix el dret a la supressió de les dades personals; això inclou el compte corporatiu. Segons els articles 15 i 16 de la Política de Privacitat de l’UJI, la Secretaria General exercirà com responsable dels tractaments amb dades de caràcter personal de la Universitat Jaume I i és l’òrgan a qui s’ha d’adreçar la persona interessada per a l’exercici dels seus drets.

  Les peticions de supressió de dades personals s'adreçaran, via Registre General, a Secretaria General per les persones interessades. Quan un usuari sol·licita l'esborrat del compte, i la seua sol·licitud és aprovada, es procedix a esborrar-la immediatament, sent ja irrecuperable.

• Conservació de dades alternatives: La cancel·lació del compte corporatiu no elimina l'adreça alternativa de correu (e-UJIer@) ni l'expedient administratiu/laboral.

Motiu de la impossibilitat de modificar el nom d'usuari

El nom d'usuari es genera, de forma automàtica, pel sistema d'informació corporatiu a partir del nom i cognoms de l'usuari, després de verificar que no estiga sent utilitzat per una altra persona o eina/servei en línia en el domini UJI. Este procés garanteix la unicitat del nom d'usuari i la correcta integració en els nostres sistemes TIC.

Atés que els noms d'usuari es donen d'alta, automàticament, en múltiples instàncies (base de dades corporativa i eina/servei) durant la seua creació, qualsevol canvi implicaria un procés manual de retirada i actualització en totes aquestes. Aquesta tasca no només seria complexa, sinó que també posaria, innecessàriament, en risc la integritat i el funcionament dels sistemes TIC.

Per este motiu, el canvi de nom d'usuari només serà possible en situacions molt específiques:

1. Ordre judicial: En casos on una sentència legal determine la necessitat del canvi, com ara situacions d'assetjament.

2. Nom malsonant o de mal gust: Si el nom d'usuari resulta ofensiu o inapropiat per a l'usuari o tercers.

En qualsevol altre cas, no serà possible realitzar modificacions al nom d'usuari. Esta política busca mantindre l'estabilitat dels nostres sistemes i garantir un ús adequat dels recursos disponibles.

Tanmateix, es disposa del mecanisme d'àlies de correu electrònic, que permet adequar l'adreça de correu electrònic a les preferències de l'usuari, utilitzant la Sol·licitud d'àlies de correu electrònic.

Rols

A diferència del compte corporatiu d'usuari, que és universal per a la comunitat universitària, hi ha rols que habiliten a l'usuari a realitzar determinades accions o li concedeixen certs drets d'accés, que depenen, bé del vincle de l'usuari amb l'UJI, bé de la seua posició en l'organigrama corporatiu (plaça) o, fins i tot, poden ser atribuïts nominalment (pel responsable / titular de la Unitat Organitzativa (UO) prestadora del servei).

Alguns d'aquests rols són automàtics, v. g. el dret d'inici de sessió (Windows) en els equips associats al grup de domini [de MS Windows] de  la UO a la que pertany la persona o accés al disc compartit (X) de la UO. Altres s'han de sol·licitar expressament, v. g. “Sol·licitud d'àlies i bústia compartida”, “Sol·licitud d'obertura d'un compte d'explotació”… Podeu consultar tots els procediments disponibles en Formularis peticions (SPI).

Com afecta la cancel·lació d’un vincle als rols associats a un compte

La pèrdua del vincle amb l'UJI suposa la pèrdua immediata dels drets associats al rol que l'usuari pogués tenir concedits. Els rols es restauren si ho fa el vincle. En el cas dels concedits mitjançant SPI a la persona (explícits/nominals), es restauren, si ho fa el vincle, només fins que expire el termini màxim de concessió (si n'hi ha).

Procediment de gestió de les ubicacions lògiques

És important conéixer el procediment de gestió de les ubicacions lògiques, que son l'equivalent UJI a les Unitats Organitzatives (UO) que apareixen a la literatura sobre estructura organitzacional. L'existència de la ubicació lògica a l'ERP e-UJIer@ és condició necessària per a poder contractar a personal, disposar d'espais físics (noteu que hi casos d'UO que tenen membres d'altres UO existents, com ara algun institut, que sols necessiten espais) o poder accedir a serveis com ara la telefonia o disposar d'un compte corporatiu.

Quan algun òrgan de direcció de l'UJI decidix crear una nova ubicació lògica (UO) ha de seguir aquests passos:

1. S'ha d'adreçar a la Secretaria General per a demanar-la, incloent la proposta del nom i de l'acrònim.

2. Aquesta s'adreça a l'Oficina Tècnica d'Obres i Projectes (OTOP) per a que la cree. A partir d'aquest moment, l'OTOP, a proposta del vicerectorat amb competències sobre infraestructura física, ja pot assignar-li ubicacions físiques.

3. L'OTOP ho notifica al:

   1. Servei de Recursos Humans (SRH) per a que, si la nova UO ha de disposar de RR. HH., cree els vincles (o li assigne algun dels existents) i subvincles.

   2. Servei d'Informàtica per a què cree els grups d'usuari adients als servidors corporatius, incloent al controlador de domini de MS Windows. Aquests, necessaris per a l'operativa lligada als comptes corporatius, depenen, subsidiàriament, dels vincles i subvincles prèviament creats pel Servei de Recursos Humans. 

Noteu que, a banda de la creació, hi ha altres accions possibles com ara canvi de nom, agrupació d'unitats o baixa (que no eliminació -donat que hi ha que garantir la coherència de les dades històriques), que cal tractar seguint aquest mateix guió.