¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una herramienta para la gestión documental y el trabajo en equipo que está formada por una serie de funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
Permite (entre otros):
Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a Internet.
Igualmente, permite otras funcionalidades para el trabajo en equipo como la creación de espacios web donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
¿Cómo acceder a SharePoint?
Previa autenticación con las credenciales corporativas, puede hacerse de dos formas.
Vía web
Para acceder, una vez dentro del http://portal.office.com, debe pulsar en la zona punteada de la parte superior derecha y después en el icono de la app.
Crear un sitio de grupo de SharePoint
SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios:
Sitio de grupo, para compartir información y colaborar en un proyecto concreto con los miembros del equipo.
Sitio de comunicación, para llegar a un público más amplio y difundir información con un formato atractivo.
Para crear un nuevo sitio de grupo en SharePoint hay que dirigirse a la página principal y seleccionar “+ Crear sitio” y seleccionamos sitio de grupo.
A continuación hemos de escribir un nombre para el sitio y una descripción.
Pulsaremos en siguiente para añadir miembros al sitio que hemos creado. Por defecto el sitio se creará como privado, de modo que sólo los miembros que añadamos podrán tener acceso a su información. Podemos añadir miembros con rol de administrador (propietarios), rol de miembro (podrán ver y modificar) o invitados (sólo pueden ver). Una vez añadidos los miembros pulsaremos en finalizar para crear el sitio.
Asignar permisos de acceso a un sitio en SharePoint
Una vez creado el sitio conviene acceder a la configuración de permisos del mismo para revisar quién tiene acceso y qué permisos tiene. Si deseamos dar acceso a un miembro que no tiene cuenta del tipo uji.es también hemos de hacerlo desde esta pantalla.
Para ello una vez seleccionado o dentro del sitio que acabamos de crear pinchamos en la rueda y después en permisos del sitio y Configuración de permisos avanzada.
Nos aparecerán los grupos y permisos asociados que vienen por defecto. Desde aquí podemos crear mas grupos o seleccionar uno de ellos para modificarlo o bien añadir miembros.
Enlaces que pueden ser útiles sobre SharePoint (soporte de Microsoft):
De forma general, en la parte derecha de la barra superior podemos pulsar el botón '?' para acceder a la ayuda. En cualquier caso, se puede acceder al recurso SharePoint.