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La página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias 

Cunado Cuando accedéis a la aplicación, la primera pantalla que aparece es como la siguiente:

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• No se aceptará otro formato que no sea nombre.apellido@uji.es Evitad otros caracteres como guiones, acentos o dos puntos. 

• Podéis utilizar tanto mayúsculas como minúsculas, indistintamente. 

• No se aceptarán propuestas malsonantes, de mal gusto o que afecten negativamente a la imagen de la Universidad o de terceras personas.  

• El sistema os proporcionará un alias, partiendo de vuestro nombre y apellidos. En caso de que no os guste, podéis hacer una propuesta diferente, siempre que mantenga la relación con el nombre y apellidos. En este caso, el Servicio de Informática comprobará si vuestra propuesta está disponible y si es o no adecuada.

  En la siguiente tabla encontraréis ejemplos válidos y no válidos partiendo del supuesto de que el solicitante se llamara José Gutiérrez Valdecós. 

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• Datos generales

  • Título: nombre de la lista que corresponde a las iniciales o el acrónimo del servicio o unidad a quien representa.

  • Descripción: breve descripción del servicio, departamento o unidad relacionada con la lista. 

  • Quien puede enviar: indica qué personas están autorizadas a enviar mensajes desde esta lista, ya sean integrantes ya sean personas externas. 

  • Mensajes a moderar: informa si hay alguien que tenga que moderar los mensajes de usuarios externos. 

  • Correo basura Moderar: indica si está permitido o no moderar el correo basura. 

  • Responder a la lista: especifica si los integrantes pueden o no responder los correos desde la misma lista. 

  • Lengua: muestra el idioma de configuración de la lista, es decir, el idioma con que se presenta la interfaz.  

• Ficheros: desde aquí podéis subir un fichero de texto con los nombres de los usuarios que queréis agregar a la lista de miembros. 

• Propietarios: muestra el nombre de la persona que es propietaria de la lista. 

• Miembros manuales: en este espacio, además de consultar el nombre de los miembros manuales, podéis agregar o eliminar usuarios. Recordad que solo podéis dar de alta o de baja los miembros o usuarios de las listas de distribución manuales, es decir, aquellas que no se actualizan de forma automática a partir de la base de datos de la UJI. Para agregar usuarios tenéis dos posibilidades:  

  • Añadir directamente el nombre del usuario. Tenéis que ponerlo en el campo que hay debajo de Miembros manuales. Veréis que el sistema identifica su Nombre personal y vosotros podéis precisar su Rol. 

  • A través de un fichero de texto. Es una opción pensada para agregar muchos usuarios a una lista de golpe. Tenéis que escribir en un documento de texto todas las direcciones de correo electrónico en una única columna sin espacios ni comas. Entonces, pincháis sobre Añadir documento de texto, marcado en rojo en la imagen de abajo; a continuación, buscáis el fichero para incluirlo y, finalmente, pulsáis Aceptar. Veréis que aparecen en la lista de miembros y, así, podréis definir su Rol. 

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1. Buzón compartido.

2. Lista de distribución de correo (Google Grups).  Notad que esta incluye lo que, hasta ahora, conocíamos como 'Alias básico'.

Características generales

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Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional

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Buzón compartido

Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UJI desde el gmail.uji.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).

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El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.

Las listas de distribución de correo electrónico basadas en Google Grups pueden ser automáticas o manuales.

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Calendar, Drive y Contactos en un buzón compartido

Para añadir un calendario, los contactos  o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido es necesario solicitarlo mediante un formulario SPI, marcando las casilla Drive, Calendar o Contactos para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.

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Lista de distribución

Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Grups] desde el ERP corporativo e-UJIer@, bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UJI), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universitat Jaume I; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.

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La lista de distribución de correo no posee bandeja de entrada a la vista ni ninguna de las funcionalidades de una cuenta de correo electrónico estándar. Funcionan enviando un correo electrónico a la dirección de la lista, siendo una copia de éste reenviada a cada uno de los miembros para que éstos los lean en los INBOX de las cuentas de correo con las que están suscritos.

Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento

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