...

És una aplicació pensada per a gestionar l'organització d'actes protocol·laris. És una eina fonamental per a la planificació d'esdeveniments importants com ara la inauguració del curs acadèmic, la commemoració de la creació de l'UJI o les investidures d'honoris causa. La mateixa plataforma permet cobrir tot el procés d'organització d'un acte, des de la creació de l'esdeveniment, la gestió dels convidats i els protocols que s'apliquen a cadascun d'ells, fins a l'enviament de la invitació, la planificació de la comitiva, la distribució i ordre dels seients i la gestió de les reserves de togues en cas que l'acte ho contemple. L'aplicació posa, a més, a disposició de l'usuari una sèrie d'informes i llistats per fer un control de l'organització de l'esdeveniment. Genera informes , entre d'altres, amb les dades dels assistents, amb el detall de la ubicació de cadascun dels convidats o les característiques i el llistat de la comitiva de l'acte, entre altres. 

Anchor
acces acces

Accés a l'aplicació

Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió. En aquest moment, caldrà que us identifiqueu us haureu d'identificar amb el vostre nom d'usuari i clau d'accés. 

Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, en Gestió de Recursos d'Infraestructura i, per últim, en Persones. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'Esdeveniments i Protocols per tal que es despleguen totes les opcions disponibles. 

Qui pot utilitzar Gestió d'esdeveniments i protocols?

...

Heu de tenir present que l'aplicació permet convidar a un acte als assistents a través dels protocols, que són agrupacions de persones que comparteixen el mateix càrrec, ocupació o tractament o que procedeixen de la mateixa institució. Per tant, cada convidat/ada persona convidada ha de pertànyer almenys a un protocol. Cal subratllar que existeixen tres tipus de protocols: 

...

En l'aplicació hi ha predefinits uns protocols però, si necessiteu crear-ne algun de nou, heu d'anar a Configuració > Gestió de grups. En la finestra que s'obri (formulari PROF0001), en la part esquerra, podeu veure el llistat de protocols en forma d'arbre. Per afegir-ne un de nou, primer heu de seleccionar la categoria de l'arbre on voleu generar el nou protocol i, seguidament, heu de polsar el botó Insertar, marcat en roig en la imatge de sota. 

...

• Mostrar protocols d'alta: si aquesta casella està marcada, només es visualitzen en l'arbre els protocols que estan donats d'alta. 
• Actualitzar: cal que polseu aquest botó per refrescar l'arbre amb els protocols. 
• ColapsarCol·lapsar: aquest botó permet tancar els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Expandir: per estendre els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Esborrar persones del protocol i persones externes: permet eliminar totes les persones que formen part del protocol que tingueu seleccionat. 

Anchor
integrants integrants

Definir els integrants d'un protocol

Un cop creat un protocol, podeu definir els seus integrants, tant si són membres de l'UJI com si són persones externes que estiguen registrades en el sistema. Per conèixer com introduir una persona a la base de dades de l'aplicació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? Per especificar les persones que formen part d'un protocol heu d'anar a Processos diaris > Cercador per grups (formulari PROF0003). Com podeu observar en la imatge de sota, en la part esquerra es mostra el Codi i nom del Protocol i, en la part dreta, l'Id i el Nom de les persones que hi formen part. També s'indica si és el protocol Principal per a cada persona i si té vinculació amb l'UJI encara que siga una persona externa. Seria el cas, per exemple, d'una persona que ocupa un càrrec institucional però alhora forma part del professorat de la Universitat. 

...

• Persona externa: per a introduir persones externes a un protocol. Quan polseu aquest botó s'obri una llista de valors, com la de l'exemple de sota, on heu de seleccionar una persona de les persones externes que estan té registrades al el sistema com a persones externes. Heu de tenir en compte que és un procediment que també podeu fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 

...

• Membre UJI: a través d'aquest botó, podeu incloure una persona de l'UJI en un protocol. Com en el cas anterior, s'obri una llista de valors perquè seleccioneu quina persona de l'UJI voleu agregar. Cal destacar que també podeu afegir membres UJI en un protocol des del formulari de Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats). Per a més informació, vegeu Com s'inclouen convidats a un acte?

...

• Cistella: permet anar directament al vostre cistell perquè gestioneu les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir protocol: per agregar, de cop, totes les persones incloses en un protocol a la vostra cistella. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella?
• Afegir la cistella: a través d'aquest botó afegiu la persona que tingueu seleccionada a la vostra cistella, perquè pugueu consultar les seues dades o obtenir diversos informes. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Llista protocol: permet extraure el llistat de les persones que formen part d'un protocol amb les dades d'identificació, telèfon i correu electrònic, com podeu veure en l'exemple següent. 

...

• Anchor
  dades carrec dades carrec

  Dades del càrrec: si polseu aquest botó, accedireu a les dades de la persona que teniu seleccionada, en funció del protocol al qual pertany. Es mostra el càrrec, l'entitat, l'adreça postal, l'email i el telèfon de contacte, entre d'altres.

...

Anchor
alta convidats alta convidats

Com es donen d'alta els convidats al sistema?

Com ja s'ha esmentat, heu de tenir en compte que cada convidat/ada ha persona convidada ha d'estar vinculat vinculada a almenys un protocol i que hi ha dos tipus de convidats: 

...

Podeu veure la relació entre una persona i un protocol a través de protocol en Processos diaris > Cercador de persones i protocols. Es mostra una finestra (formulari PROF0008) on podeu Cercar una persona i veureu el seu Nom, el Tipus de vinculació amb l'UJI (si és personal UJI o si és Extern) i el Codi i nom del Protocol al qual pertany. En les columnes de la dreta es mostra si és el protocol principal, si està donat d'alta (actiu) i, en cas de ser personal UJI, si és doctor/a, PDI o PAS. Un cop seleccioneu la persona, en la part de sota, podreu comprovar amb quin Càrrec està identificat dins del protocol. En aquest formulari també disposeu d'aquests tres botons: 

• Cistella: s'obri la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir cistella: prement aquest botó afegiu al vostre cistell la persona que tingueu seleccionada. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a més informació. 
• Dades del càrrec: si polseu aquest botó, podreu consultar les dades de contacte d'aquesta persona referents a aquest càrrec i protocol concret. 

Anchor
personal uji personal uji

Com s'introdueix el personal de l'UJI?

...

Podeu incloure en el sistema una persona que no tinga cap vinculació amb l'UJI per a què perquè puga ser convidada a un acte. Ho heu de fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. En aquesta finestra (formulari PROF0002) podeu gestionar l'alta, la baixa o la modificació de dades de les persones externes. És important que, abans d'introduir una persona al sistema, comproveu a través de la Recerca (en la part superior del formulari) que no estiga donada d'alta com a extern i també que no siga membre de l'UJI i, per tant, ja estiga a la base de dades. Per agregar una nova persona, com podeu veure en la imatge de sota, primer heu de ficar el Nom i Cognoms, el DNI i el Sexe. Automàticament l'aplicació li atribueix un Id.

...

Des d'aquest formulari també teniu disponibles els següents botons: 

• Cistella: us permet dirigir-vos directament a la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir a la Cistella: a través d'aquest botó agregueu a la vostra cistella la persona que tingueu seleccionada. Podeu obtenir més informació enen Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Dades del càrrec: permet accedir a les dades de la persona en funció del protocol i càrrec que tingueu seleccionat. 

...

• Nom i Cognoms
• Ordre Protocol: manualment cal que fiqueu el codi de protocol que marca el Reial Decret de Precedències.
• Nº Protocol: número de protocol. 
• Ordre Comitiva: la numeració o codi que indica que aquest convidat/ada pot aquesta persona convidada pot formar part d'una comitiva i en quina disposició. Per a més informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Tractament: indica la manera en què es tracta el convidat/adaa la persona convidada. 
• Padrí: mostra el nom del padrí en cas que en tinga.

Per agregar un convidat/adauna persona convivada, cal que premeu el botó Convidar a l'acte, emmarcat en roig en la imatge de dalt. Seguidament, en la finestra que s'obri, apareix en la part esquerra el llistat de tots els protocols registrats al sistema i, a la dreta, de totes les persones que en formen part. Teniu tres possibilitats, a través dels tres botons que es descriuen a continuació:

...

En la majoria de casos, es convida a totes les persones d'un protocol a través del botó Convidar o a una persona d'un protocol determinat a través deamb Convidar-ne a un. Però convé subratllar que hi ha diversos protocols integrats per persones de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat i que el procediment de convidar funciona d'una forma diferent. Podeu comprovar que són els protocols que, a la part dreta, no mostren cap nom. A continuació, s'expliquen els passos que heu de seguir per convidar als membres d'un d'aquests protocols: 

• Càrrecs de l'UJI: són totes les persones que ocupen algun dels càrrecs definitis definits dins de la Universitat. Quan seleccioneu aquest protocol i polseu el botó Convidar, s'obri la finestra de Gestió dels convidats: càrrecs. Ací, com podeu veure en la imatge de sota, heu d'escollir el Tipus de càrrec que voleu convidar com, per exemple, becaris, directors de departament o directors de centre. Per convidar a l'acte a totes les persones que tinguen aquest càrrec heu de polsar el botó Convidar tipus. En cas que Si només vulgueu voleu convidar a l'esdeveniment a una persona concreta, l'heu de seleccionar en la part de sota i , seguidament, polsar Convidar a l'acte

• UJI PDI: en aquest protocol s'integren totes les persones que estan donades d'alta en l'UJI com a Personal Docent i Investigador (PDI). En aquest casAixí, quan polseu Convidar, s'obri una finestra (com la de sota) on podeu convidar el professorat de tots els departaments a través de Convidar a tots els departaments o només d'un seleccionant-lo i polsant Convidar a un departament. 

...

• Nous doctors: aquest protocol s'actualitza també de forma automàtica amb les dades de les persones que obtenen el doctorat. En aquest cas, quan seleccioneu el protocol es mostra el camp Data inici nous doctors perquè indiqueu la data a partir de la qual s'afegiran les persones que obtenen el doctorat. Un cop definiu la data, podeu polsar el botó Convidar per incloure en l'acte tots els nous doctors o seleccionar-ne un de del llistat de la dreta i polsar Convidar-ne un per només agregar una persona. Cal recordar que els nous doctors poden anar acompanyats dels seus padrins en la comitiva i que, aquests, també han d'estar convidats a l'acte. Podeu introduir els padrins d'un nou doctor/a a través del botó Altres dades de la fitxa de cada assistent. 

...

És important que tingueu en compte que, quan convideu una persona a un acte que ja ha estat convidada amb un altre protocol, l'aplicació llança un missatge d'avís com el de sota. Si premeu Acceptar sobrescriureu , sobreescriureu la invitació de l'anterior protocol pel nou i, si polseu Cancel·lar, es mantindrà com a convidat/ada convidada pel protocol anterior. És una advertència que permet evitar duplicitats. Cal que tingueu en compte, però, que si una persona ja està convidada per un protocol principal, l'aplicació no deixarà sobreescriure'l. També teniu disponible el botó Duplicats, que com s'explicarà més endavant permet consultar si una persona està convidada a un acte en més d'un protocol.

...

• Protocol: nom, Id i codi del protocol al qual pertany cada assistent. Per a més informació vegeu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?
• Dirigir-se a: s'especifica el vestidor o el punt de trobada on ha d'anar el convidat/ada per posarla persona convidada per posar-se la toga i formar la comitiva. 
• Saló
  • Assisteix: indica si el convidat/ada la persona convidada ha confirmat o no la seua assistència a l'acte.
  • Costat: zona del saló on s'ubicarà. 
  • Fila: on seurà l'assistent.
  • Seient: butaca concreta reservada per a l'assistent. 
  • Color: especifiqueu el color amb què voleu que aquest convidat/ada aquesta persona convidada es mostre en el plànol del saló. Podeu obtenir més informació en Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Dinar
  • Dinar: aquesta casella estarà marcada en cas que l'acte incloga un dinar i l'assistent també hi estiga convidat. 
  • Assisteix: informa si el convidat/ada ha si ha confirmat o no la seua assistència. 
  • Taula: s'indica la taula on seurà en el dinar.
  • Allotjament: aquesta casella apareix marcada quan el convidat/ada requereix d'la persona convidada requereix un allotjament gestionat per l'UJI.
  • Desplaçament: com en el cas anterior, està marcada quan el convidat/ada necessita que l'UJI li facilite algun tipus de desplaçament per assistir a l'acte.
  • Foto: aquest camp apareix marcat quan l'assistent ha de participar en una fotografia oficial de l'acte.
  • Notes: és un espai pensat per a introduir observacions o anotacions.
• Togues 
  • Toga: apareix marcada quan el convidat/ada vestirà toga en l'acte.
  • Pròpia: només apareix marcada quan l'assistent ha manifestat que durà una toga de la seua propietat. 
  • Departament: informa del departament del qual forma part l'assistent. 
  • Color: indica el color de la toga de l'assistent. Per a més informació consulteu Com es gestionen les reserves de togues? 

...

• Seleccionar un altre acte: per tornar enrere al formulari de Gestió d'esdeveniments i poder triar un altre esdeveniment.

• Anchor
  altres dades altres dades

  Altres dades: podeu incloure i/o consultar més dades del convidat/adade la persona convidada, com l'adreça postal o els padrins (en cas que en tinga). A més, hi ha un espai pensat per a anotar observacions que després apareixeran en l'informe de togues. Per a més informació consulteu Com s'obtenen llistats i informes de control? Si heu de posar els padrins d'un nou doctor/a, heu de tenir present que, per poder-los afegir, també han d'estar convidats a l'acte. Heu de posar el Nom i Cognoms del padrí i marcar la casella Acmp en cas que acompanye el nou doctor/a en la comitiva. 

...

• Plànol Saló A3 i Plànol Saló A4: podeu consultar el plànol del lloc on se celebra l'acte per veure l'aforament i la distribució dels convidats. El botó que permet extraure el plànol en A3 només està disponible per als actes que se celebren al Paranimf. Si voleu obtenir més informació aneu a Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Ubicar: a través d'aquest botó podeu assignar una fila i un seient a cadascun dels assistents. Per a més informació vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Reserves Saló: permet reservar seients per a una persona o un grup de persones determinat. Com podeu observar en la imatge de sota, cal que indiqueu una Descripció, el Protocol al qual pertany el grup o la persona a qui reserveu, la Fila i el Seient. Per a més informarció infomarció vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Convidats incomplets: aquest botó permet filtrar i mostrar només aquells que tenen dades incompletes perquè pugueu fer un control i posar-les: 
  • Convidats que han confirmat la seua assistència i no tenen indicat el vestidor on s'han de dirigir.
  • Convidats al dinar que encara no han confirmat la seua assistència.
  • Convidats que manifesten que portaran toga però encara no consta l'ordre de comitiva, el color de la toga o el departament al qual pertanyen. 
• Reorganitza saló: a través d'aquest botó podeu desplaçar un grup d'assistents en ordre creixent de seient i fila. Per a més informació consulteu el punt Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Informe acte: a través d'aquest botó genereu un seguit d'informes de l'acte perquè arriben per correu electrònic al Gabinet del Rectorat. Podeu ampliar la informació en el punt del manual Com s'obtenen llistats i informes de control?  

...

• Formació Comitiva: aquest botó permet introduir els paràmetres per formar la comitiva de l'acte, en cas que n'hi haja. Per a més a informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Llista e-mails: extrau un llistat amb els correus electrònics de tots els convidats.  
• Llista assistents: informe en un document pdf en horitzontal amb les dades dels assistents per protocols i pel vestidor on s'ha de dirigir. 
  
• Etiquetes assistents: genera un document pdf amb etiquetes que recullen el nom, càrrec, fila i seient de cada convidat/adapersona convidada. 
• Llista protocol: permet accedir a un informe amb les dades dels convidats que han confirmat la seua assistència, ordenats pel número de protocol. 
• Vore comitiva: a través d'aquest botó podeu veure l'ordre de la comitiva i les persones que la integren. Per a més informació consulteu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Ubicació assistents: polsant aquest botó podeu extraure un informe amb el nom dels convidats per protocol i vestidor on s'han de dirigir i informació sobre el color de les togues i si són pròpies o no.
• Llista assist (Obs): emet un informe amb el llistat de les persones que assisteixen a l'acte amb les observacions o anotacions que s'han ficat prèviament. 
• Llista Convidats: permet accedir a l'enumeració de convidats amb el telèfon, correu electrònic i observacions. 
• Llista dinar: aquest botó permet generar un informe amb el llistat de persones que assisteixen al dinar en cas que l'acte en preveja un.  

• Anchor
  duplicats duplicats

  Duplicats: heu de polsar aquest botó per conèixer si hi ha alguna persona convidada amb més d'un protocol. Com podeu observar en la imatge de sota (formulari PROF0012), es mostra el càrrec pel qual consta com a Membre UJI i com a Extern. Per evitar duplicitats, heu d'eliminar un dels càrrecs i deixar només aquell pel qual voleu que siga convidat/ada.  
  

• Llista assist Vert: extrau un document pdf en format vertical amb les dades dels assistents per protocol, seient i vestidor on s'han de dirigir. 
  

...

Un cop definit l'acte i afegits els protocols i convidats, podeu dissenyar i enviar la invitació. Ho heu de fer a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Informació i gestió > Altres > Protocol > Enviament de correu electrònic. En la pantalla que s'obri podeu consultar l'històric de totes les invitacions que s'han configurat. Com podeu veure en la imatge de sota, es mostra l'Id, l'Acte, l'Assumpte i la Data. Per agregar una nova invitació, cal que feu clic sobre la icona de la suma . També teniu la possibilitat de clonar una invitació ja creada a través del botó Duplicar i, després, personalitzar-la o modificar-la. Amb la icona del llapis  podeu editar una invitació i amb la icona de l'aspa de color roig la podeu eliminar.

...

• Acte: OBLIGATÒRIAMENT heu d'associar la invitació a un esdeveniment ja definit. Per a més informació vegeu Com es crea un acte? 
• Estat: podeu Activar o Desactivar la invitació. Cal que tingueu present que mentre estiga desactivada, no es permetrà que els convidats confirmen ni deneguen la seua assistència. 
• Protocol: en aquest camp podeu seleccionar el protocol al qual voleu enviar aquesta invitació. Podeu escollir Tots perquè siga la mateixa per a tots els convidats o un protocol concret per personalitzar-la per grups de convidats. 
• Dinar: podeu seleccionar a qui voleu enviar la invitació, si només als Convidats al dinar, als No convidats al dinar o a Tots. 
  
• Remitent: ací heu d'indicar l'adreça de correu electrònic que voleu que aparega com a remitent.
• Assumpte: escriviu el tema de la invitació. 
• Peu resposta: fiqueu el peu que inclourà el correu amb la invitació.
• Text: és l'espai on heu de dissenyar el contingut de la invitació a través d'un editor html. Podeu incloure camps automàtics (metadades) que se substituiran per les dades de cadascun dels convidats, de manera que la personalitzareu per cadascun d'ells. En la part de sota del camp Text podeu consultar les etiquetes que teniu disponibles perquè la invitació es personalitze segons les dades que consten en el sistema del convidat/ada de la persona convidada o incloga enllaços determinats: 
  • @nombre: nom de la persona.
    
  • @+nombre: nom de la persona amb article al davant.
    
  • @cargo: càrrec de la persona.
    
  • @aActo: URL per a la confirmació de l'assistència.
  • @aNada: URL per a la confirmació de no assistència a res.
    
  • @aComida: URL per a la confirmació d'assistència només al dinar o sopar.
    
  • @ActoyComida: URL per a la confirmació d'assistència a tot.
• Adjunts: ací podeu agregar imatges o documents a través del botó Examinar.

...

A més, en cas que l'esdeveniment contemple la possibilitat de portar toga, el mateix correu també inclou un enllaç perquè el convidat/ada la persona convidada manifeste si en vestirà, i si ho farà amb una de pròpia o si necessite que l'UJI li'n preste una. Els convidats gestionen la reserva de togues des de l'IGLU > Informació i gestió > Altres > Protocol > Togues. Com podeu veure en la imatge de sota, l'assistent selecciona primer l'acte i, posteriorment, indica el color i talla de la toga i, en cas que siga nou doctor/a, l'especialitat. També disposa d'un espai d'Observacions per si necessita anotar alguna qüestió d'interés, com que requereix un barret d'unes característiques determinades. Cal subratllar que aquestes anotacions queden registrades en el camp Observacions de la finestra d'Altres dades del convidat/ada de la persona convidada i es mostren en l'informe de togues.Per últim, l'assistent ha de polsar Enviar perquè quede registrada la seua reserva. 

...

En cas que polseu el botó Ubicar, veureu que s'obri una taula quadriculada amb els seients de l'espai, d'acord a l'aforament disponible. A cada convidat/ada li persona convidada li podeu assignar una zona, una fila i un seient determinat. Veureu que en la part dreta de la pantalla apareix en la Llista d'assistents cadascun dels protocols (corresponen a les caselles de color gris). Si feu clic a sobre d'un dels protocols, es desplegaran els noms de les persones convidades que en formen part (caselles de color blau). Per ubicar un d'aquests assistents en la sala, cal que l'arrossegueu amb el ratolí fins a la fila i seient que considereu. Quedarà fixat en la casella el nom i cognoms dels convidats. Així, es més fàcil fer un seguiment i control de la distribució. Fixeu-vos, a més, que el seu nom es pinta d'un color o d'un altre en funció del que li hàgeu definit prèviament en la Llista d'assistents. A més, en funció de les zones en què està repartit el saló, podreu focalitzar la mostra en la zona esquerra superior (ES), esquerra inferior (EI), dreta superior (DS), dreta inferior (DI) o en la central superior (CS). També podreu obtenir aquesta distribució en un document pdf polsant els botons Generar PDF A3 (només disponible per a actes del Paranimf) o Generar PDF A4, situats en la part de sota.

Cal destacar que també També teniu la possibilitat de reservar seients per a una persona o grup de persones determinat. Ho podeu fer a través del botó Reserves Saló. Com podeu observar en la imatge de sota, en la finestra que s'obri, cal que indiqueu el motiu en la Descripció, el Protocol al qual pertany el grup o la persona a qui reserveu, la Fila i el Seient. Si es fa aquesta reserva, queda marcat en el plànol del saló amb una [R] perquè es puga tenir en compte. 

Si una persona confirma la seua assistència a última hora i necessiteu moure els seients d'una fila per situar-lo al mig, podeu polsar el botó Reorganitza saló en el formulari Llista d'assistents. Podeu desplaçar un grup de persones en ordre creixent de seient i fila. Com podeu veure en la imatge de sota, en la finestra que s'obri cal que apunteu la Fila Inicial, el Seient Inicial i el Costat a partir del qual voleu fer el desplaçament i la Fila Final, el Seient Final i el nombre de Desplaçaments que voleu realitzar. Per aplicar-ho, heu de prémer Acceptar. 

...

En alguns esdeveniments solemnes s'ha de planificar la comitiva, és a dir, el seguici de persones que entren a l'acte amb un ordre i una forma determinada. Els criteris de l'ordre de comitiva varien en funció de cada acte i cal reprograrmarreprogramar-los. Per organitzar la comitiva cal que polseu el botó Formació comitiva que trobareu en el formulari de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments (PROF0005), com podeu veure en aquesta imatge. Aleshores el sistema generarà automàticament la comitiva de l'acte. 

...

• Tipus: especifica el tipus de col·lectiu que forma part de la comitiva. És el cas per exemple i per aquest ordre de: els Premis extraordinaris de doctorat, els Nous doctors i padrins, el Professorat togat, les Autoritats i, en últim lloc, la Taula presidencial. 
• Col1: en cas que els membres de la comitiva entren d'un en un al saló només apareixerà emplenat aquest camp. 
• Col2: quan els membres de la comitiva entren en parelles al saló, apareixen indicats els noms tant en el camp Col1 com en el Col2, fent referència a dos dues columnes.
• Col3: si apareix algun nom indicat en aquest camp, significa que els membres de la comitiva entre entren de tres en tres al saló de l'acte.

...

Inicialment, per donar d'alta i consultar el número nombre de togues que disposa l'UJI heu d'anar a l'opció Inventari de togues dins de Configuració. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquest formulari (PROF0006) s'indica el Color i la Quantitat de togues i la Ubicació on es troben. També es mostren els comptes de correu electrònic associats, és a dir, les adreces electròniques dels serveis, departaments o persones a les quals s'informa quan un convidat/ada es fa una reserva de toga. 

A més, des de Configuració > Espais físics (formulari PROF0009), podeu indicar els diferents llocs que disposaran els convidats per vestir-se amb la toga i formar la comitiva. 

...

Per indicar el vestidor on ha d'anar cada convidat/ada persona convidada heu d'accedir a la Llista d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats) i ficar-ho en el camp Dirigir-se a, marcat en roig en la imatge de sota.

...

El botó Llista assistents permet generar un informe en un document pdf en format horitzontal, com podeu veure en l'exemple de sota, que recull les dades dels assistents per protocol i pel vestidor on s'han de dirigir. Es mostra el nom del convidat/adade la persona convidada, el seu càrrec, la institució a la qual està vinculat i el protocol al qual pertany. Informa, a més, de si forma part de la comitiva o no, del seient, si està o no en la taula presidencial, del color de la toga i del vestidor on s'ha de dirigir per accedir a l'acte.

...

Informe sobre la ubicació dels assistents

polsant Polsant Ubicació assistents podeu extraure un informe amb el nom dels convidats per protocol i vestidor on s'han de dirigir. A més d'indicar el càrrec de cada assistent, informa de si porta toga i de quin color.  

...

Podeu obtenir un informe amb el llistat de persones que assisteixen l'àpat a través del botó Llista dinar. Inclou el nom del convidat/adade la persona convidada, el càrrec i/o institució i informa de si assistirà a l'acte, al dinar i la taula que se li ha assignat. 

...

Com podeu veure en la imatge següent, el correu que s'adreça al Gabinet del Rectorat recull diversos informes.

Informe de l'acte

Com podeu observar en les imatges de sota, és És un informe de resum de l'esdeveniment. Mostra les principals dades, com ara la data, l'hora i el lloc, a més d'informar si hi ha previst dinar, si els assistents poden dur toga, si hi ha foto oficial programada i si s'ha de facilitar l'allotjament i el desplaçament a algun assistent. En la taula, podeu comprovar, com recull el número nombre total de convidats i el de les persones que han confirmat la seua assistència, per tipus de protocol.

...

Podeu accedir al plànol del lloc on se celebra l'acte per veure l'aforament i la distribució dels convidats. El plànol es genera en un document en A4. Per a més informació consulteu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 

Plànol A3 

Com en el cas anterior, podeu Podeu consultar el plànol del lloc on se celebra l'esdeveniment però en format A3. És una opció que només està disponible per als actes que acull el Paranimf. Per a més informació vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?

...

En aquest informe podeu consultar el llistat de tots els convidats i veure qui ha confirmat i qui no la seua assistència. Es mostra el nom i càrrec de cada convidat/ada persona convidada i es mostren en verd aquells aquelles que sí que han confirmat la seua assistència i en roig els que no ho han fet.

...

Veure els nous doctors

En aquest document, podeu consultar el llistat de nous doctors, els seus padrins, si vestiran toga i si han confirmat la seua assistència. 

...

Aquest document recull un resum amb el nombre de togues que hi ha a l'UJI, el nombre de les que s'han reservat i les que queden disponibles. Seguidament, mostra el llistat de les persones convidades que portaran toga agrupades per vestidor, ordenades alfabèticament (pel cognom) i amb informació sobre el protocol, si porten toga pròpia o no, la talla i el color. A més, podeu veure que, sota del nom de cada convidat/ada persona convidada, poden aparèixer unes anotacions que són les que ha ficat l'assistent en el camp Observacions quan ha fet la reserva de la toga. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues? 

...

Ací podeu obtenir el registre de les persones convidades amb més d'un càrrec, ja siga de l'UJI, ja siga extern. És a dir, són persones que estan vinculades a més d'un protocol. Com podeu observar en l'exemple de sota, es mostra de cada persona el número de protocol, el càrrec, l'entitat i el correu electrònic. I, en l'última columna, es marca si el protocol és el principal (S) o no (N). 

...

Podeu agregar persones a la vostra cistella des de diversos formularis, com s'ha mencionat al llarg d'aquest manual. És el cas del Cercador per grups, com podeu observar en la imatge de sota. Ací, cal que seleccioneu una persona i, seguidament, polseu el botó Afegir a la cistella. En podeu agregar tantes persones com considereu. També podeu agregar totes les persones d'un protocol, de cop, prement amb el botó Afegir protocol. Podeu dirigir-vos directament al vostre cistell a través del botó Cistella. 

...

• Esborrar cistella: per eliminar totes les dades que tingueu al vostre cistell.
• Fitxer Text: podeu consultar en un fitxer de text les dades de totes les persones que hàgeu afegit a la cistella

• Llista: permet generar un genera un informe, com el de l'exemple de sota, amb les dades dels càrrecs de les persones que hàgeu agregat a la cistella.

...

Des d'Històric Actes > Convidats podeu consultar el nom de les persones convidades a un esdeveniment passat i totes les seues dades. En la finestra que s'obri (formulari PROF0013) es mostra en la part superior el Nom de l'acte, la Data i l'Id. I, a través de la columna Id, podeu consultar les següents dades de cada convidat/adapersona convidada:

• Nom i cognoms
• Protocol i Tractament
• Càrrec
• Entitat
• Assisteix: indica si ha assistit o no a l'acte i també si ho ha fet o no al dinar (en cas que estiguera previst) i si formava part o no de la taula presidencial. 
• Observacions 

...

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Gabinet del Rectorat. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica protocol@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

• Autoritats. Càrrec polític o funcionari que té autoritat. 
• Cistella. Espai de l'aplicació on cada usuari pot afegir persones per a poder consultar les seues dades i generar diversos llistats. Cada usuari de l'aplicació té el seu propi cistellacistell. 
• Comitiva. Seguici acadèmic de persones que han d'accedir o entrar a un acte protocol·lari amb un ordre i d'una manera determinada. 
• Convidat/ada. Persona que ha estat convidada a un acte protocol·lari.
• Doctor/a. Persona que ha rebut el més alt grau acadèmic en una facultat. 
• Doctor/a honoris causa. Títol honorífic que atorga la Universitat a personalitats destacades. 
• Esdeveniment. Allò que s'esdevé. Fet extraordinari o important en la vida d'una persona o col·lectivitat. 
• Formulari. Cadascuna de les pantalles o finestres que es mostren en l'aplicació. Cada formulari s'identifica amb un codi que es mostra en la part superior de la pantalla. 
• Grup. Agrupació de persones que formen part d'un protocol determinat. 
• Ordre de comitiva. Disposició de la formació de la comitiva d'un acte protocol·lari. Marca l'ordre d'entrada a un esdeveniment. 
• Ordre de protocol. Ordre que marca la importància d'una persona dins d'un protocol, segons el Reial Decret de Precedències. 
• Padrí. Persona que presenta i acompanya al nou doctor/a. 
• Premis extraordinaris de doctorat. Són els premis que reconeixen les tesis doctorals de qualitat excepcional i que es convoquen anualment per l'Escola de Doctorat.
• Professorat togat. Professors doctors que, en alguns actes acadèmics, poden vestir toga. 

• Protocol. Conjunt de regles per a la celebració d'un cerimonial. El protocol fixa les normes en les relacions oficials, així com l'etiqueta de l'acte. En l'aplicació, cada protocol fa referència a un grup de persones o col·lectiu, com ara PDI, Mesa de les Corts o Diputats de les Corts Valencianes, que poden ser convidades a un acte de l'UJI. Cal destacar que cada convidat/ada persona convidada ha d'estar associat associada a almenys un protocol. 

• Taula presidencial. Mesa formada pel rector/a i les màximes autoritats d'un acte. Habitualment la taula presidencial se situa damunt de l'escenari del saló on se celebra l'esdeveniment.
• Toga. Vestimenta amb què es revestixen vestixen els catedràtics i graduats universitaris en actes acadèmics solemnes. La toga de cada departament o especialitat és d'un color que els identifica. 
• Vestidor. Lloc destinat a que què els membres de la comita comitiva puguen trobar-se i vestir-se amb la toga i formar la comitiva. 

...