Què és Gestió d'esdeveniments i protocols?

És una aplicació pensada per a gestionar l'organització d'actes protocol·laris. És una eina fonamental per a la planificació d'esdeveniments importants com ara la inauguració del curs acadèmic, la commemoració de la creació de l'UJI o les investidures d'honoris causa. La mateixa plataforma permet cobrir tot el procés d'organització d'un acte, des de la creació de l'esdeveniment, la gestió dels convidats i els protocols que s'apliquen a cadascun d'ells, fins a l'enviament de la invitació, la planificació de la comitiva, la distribució i ordre dels seients i la gestió de les reserves de togues en cas que l'acte ho contemple. L'aplicació posa, a més, a disposició de l'usuari una sèrie d'informes i llistats per fer un control de l'organització de l'esdeveniment. Genera informes amb les dades dels assistents, amb el detall de la ubicació de cadascun dels convidats o les característiques i el llistat de la comitiva de l'acte, entre altres. 

Accés a l'aplicació

Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió. En aquest moment, us haureu d'identificar amb el vostre nom d'usuari i clau d'accés. 

Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, en Gestió de Recursos d'Infraestructura i, per últim, en Persones. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'Esdeveniments i Protocols per tal que es despleguen totes les opcions disponibles. 

Qui pot utilitzar Gestió d'esdeveniments i protocols?

L'aplicació pot ser utilitzada pel personal del Gabinet del Rectorat, encarregat de l'organització i supervisió dels actes protocol·laris de l'UJI. A més, l'aplicació contempla la possibilitat de poder permetre l'accés a determinades persones perquè puguen fer un control de l'organització d'actes concrets. 

La pàgina d'inici de Gestió d'esdeveniments i protocols

Tal com s'ha explicat en el punt Accés a l'aplicació, un cop entreu en l'aplicació es desplega el menú amb totes les opcions i funcions que hi podeu fer, com podeu observar en les imatges de sota.  

• Gestió d'esdeveniments 
  • Esdeveniments: a través d'aquesta opció podeu donar d'alta els esdeveniments. Per a més informació consulteu Com es crea un acte? 
    • Dades de l'esdeveniment: podeu consultar dades informatives i complementàries sobre un acte que no influeixen en la seua gestió. Vegeu Com es crea un acte? per a tenir més informació. 
  • Gestió d'esdeveniments: en aquest espai podeu afegir convidats a un esdeveniment ja definit. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a tenir més informació.
  • Salons i distribució: podeu accedir al llistat d'espais que poden acollir actes amb l'aforament comptabilitzat. Podeu obtenir més informació en Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Llistats
  • Doctors nous: a través d'aquesta opció podeu obtenir el llistat de les persones que han aconseguit el doctorat i la data d'obtenció. Per a més informació aneu a Com s'obtenen llistats i informes de control? 
  • Persones externes amb diversos càrrecs: ací podeu consultar les persones que tenen més d'un càrrec, ja siga com a membre de l'UJI ja siga com a extern. Vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a tenir més informació. 
  • Índex de grups: genera un informe amb el recopilatori dels protocols registrats en el sistema. Consulteu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a més informació. 
• Configuració
  • Gestió de grups: ací podeu donar d'alta o de baixa els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Inventari de togues: des d'aquest apartat podeu registrar i consultar el nombre de togues que disposa l'UJI per a préstec. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues? 
  • Espais físics: espai pensat per a gestionar els vestidors o punts de trobada on podran anar els convidats a vestir-se amb la toga i formar la comitiva. Podeu obtenir més informació en Com es gestionen les reserves de togues? 
• Processos diaris
  • Gestió de personal extern: opció per a registrar en el sistema les persones que no tenen vinculació amb l'UJI. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador de persones i protocol: ací podeu veure la relació entre les persones i els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador per grups: ací podeu incloure les persones en els diferents protocols. Per a més informació, consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Cistella: en aquest apartat podeu consultar totes les dades de les persones que hàgeu afegit a la cistella per tal d'obtenir una sèrie d'informes i llistats. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Històric Actes
  • Convidats: en aquest espai podeu consultar les persones convidades a un esdeveniment ja celebrat i les seues dades. Podeu obtenir més informació en Com es consulten els convidats d'un acte ja celebrat?  

Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta aplicació.

Com es crea un acte?

Per generar un acte protocol·lari heu d'anar a l'opció Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments. En el formulari que s'obri (identificat en la part superior amb el codi PROF0004) heu de definir les característiques de l'esdeveniment. Com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar les següents dades de l'acte: 

• Nom de l'acte: enunciat o títol de l'esdeveniment. 
• Data: dia amb números què se celebrarà l'acte. 
• Data text: dia amb lletra que es realitzarà l'acte. 
• Lloc: saló o sala que acollirà l'esdeveniment.
• Hora: hora en què començarà l'acte.
• Menjar: heu de marcar aquesta casella quan l'acte també incloga un dinar o sopar. 
• Toga: marqueu aquesta opció quan siga un esdeveniment en què els convidats poden vestir toga. Per a més informació consulteu Com es gestionen les reserves de togues?
• Foto: marqueu aquesta casella quan s'haja programat una foto institucional. 
• Allotjament: s'ha de marcar aquesta opció quan s'haja de gestionar un allotjament a alguns dels convidats. 
• Desplaçament: heu de marcar aquesta casella quan l'UJI haja de gestionar el desplaçament d'algun dels convidats. 
  

A través de la pestanya Text podeu incloure alguna anotació sobre les característiques del Dinar o la Foto en la invitació que s'envia posteriorment als convidats. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? 

Recordeu que quan tingueu emplenats tots els camps del formulari, heu de Guardar les dades a través del botó  de la capçalera de l'Oracle (o la tecla F10). Fixeu-vos que l'aplicació genera automàticament un Id amb què identifica l'acte que heu creat. 

En aquest formulari també podeu consultar els actes que s'han creat i organitzat. Podeu anar d'un a un altre a través de la columna Id, situada en la part esquerra, com podeu veure en la imatge superior. A més, podeu ordenar els actes per Id, Data o Nom i de forma Ascendent o Descendent. 

També disposeu del botó Dades de l'acte per consultar altres dades informatives i complementàries. Com podeu observar en la imatge de sota (formulari PROF0011) es mostra, per exemple, un resum amb el nombre de convidats, de confirmats o de les persones que han manifestat que vestiran toga. A aquesta fitxa, també hi podeu accedir a través de Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments > Dades de l'esdeveniment. 

Una vegada creat l'acte, hi podeu afegir convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a obtenir més informació.

Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?

Heu de tenir present que l'aplicació permet convidar a un acte als assistents a través dels protocols, que són agrupacions de persones que comparteixen el mateix càrrec, ocupació o tractament o que procedeixen de la mateixa institució. Per tant, cada persona convidada ha de pertànyer almenys a un protocol. Cal subratllar que existeixen tres tipus de protocols: 

• Protocol amb personal UJI: integra persones que tenen una vinculació amb l'UJI. És el cas, per exemple, del protocol que agrupa el PDI o el que reuneix el PAS. Convé destacar, a més, que la majoria d'aquests protocols s'actualitzen automàticament a partir de la base de dades de l'UJI.
• Protocol amb personal extern: reuneix persones que no tenen cap vincle amb l'UJI. En aquest tipus entra, per exemple, el protocol que aglutina tots els diputats de les Corts Valencianes de Castelló.
• Protocol tant amb personal UJI com extern: agrupa tant persones que tenen vinculació amb l'UJI com persones que no en tenen cap. 

Podeu consultar el registre de protocols que consten al sistema en Llistats > Índex de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control?

Crear un protocol 

En l'aplicació hi ha predefinits uns protocols però, si necessiteu crear-ne algun de nou, heu d'anar a Configuració > Gestió de grups. En la finestra que s'obri (formulari PROF0001), en la part esquerra, podeu veure el llistat de protocols en forma d'arbre. Per afegir-ne un de nou, primer heu de seleccionar la categoria de l'arbre on voleu generar el nou protocol i, seguidament, heu de polsar el botó Insertar, marcat en roig en la imatge de sota. 

Cal que apunteu el Codi amb el qual voleu identificar el protocol i el Nom. Podeu comprovar com l'aplicació fica automàticament l'Id i quin és el seu protocol pare (Fill de). Per fer efectiva la creació del protocol heu de polsar Insertar. 

En el formulari de Gestió de grups també podeu indicar: 

• Alta: a través d'aquest camp podeu donar de baixa un protocol, ficant No. Aleshores, encara que estiga registrat en el sistema, no es mostrarà i no es podrà utilitzar. Pot servir, per exemple, per al protocol d'una conselleria que canvia de nom i de característiques. 
• Visible: heu de marcar aquesta opció quan vulgueu que el protocol siga visible i, per tant, puga ser utilitzat per a convidar. En cas que, per exemple, per a un acte determinat no vulgueu que s'utilitze, heu de deixar aquesta casella desmarcada, de manera que no serà visible i no es podrà utilitzar. 
• Ordre Protocol: número de protocol que estableix el Reial Decret de Precedències. És un codi que, en tot cas, se sol ficar manualment des del formulari de la Llista d'assistents. 
• Ordre Comitiva: és el codi intern de l'UJI que estableix l'ordre en què se situen en la comitiva acadèmica. 
• Administrat per: usuari que gestiona el protocol. 

Si necessiteu eliminar un protocol, l'heu de seleccionar de l'arbre i polsar el botó Esborrar. També podeu moure el protocol d'un lloc a un altre de l'arbre. Per fer-ho, seguint els passos de la imatge de sota, primer heu de seleccionar el protocol, després polsar Reassignar; seguidament, en el camp Fill de heu de triar a través de la llista de valors (amb el F9 del teclat o el botó  de la capçalera de l'aplicació) a quin protocol voleu reassignar-lo i prémer Acceptar. Finalment, un cop escollit, podeu polsar Reassignar. 

En la finestra de Gestió de Grups també teniu disponibles els següents elements o botons: 

• Mostrar protocols d'alta: si aquesta casella està marcada, només es visualitzen en l'arbre els protocols que estan donats d'alta. 
• Actualitzar: cal que polseu aquest botó per refrescar l'arbre amb els protocols. 
• Col·lapsar: aquest botó permet tancar els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Expandir: per estendre els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Esborrar persones del protocol i persones externes: permet eliminar totes les persones que formen part del protocol que tingueu seleccionat. 

Definir els integrants d'un protocol

Un cop creat un protocol, podeu definir els seus integrants, tant si són membres de l'UJI com si són persones externes que estiguen registrades en el sistema. Per conèixer com introduir una persona a la base de dades de l'aplicació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? Per especificar les persones que formen part d'un protocol heu d'anar a Processos diaris > Cercador per grups (formulari PROF0003). Com podeu observar en la imatge de sota, en la part esquerra es mostra el Codi i nom del Protocol i, en la part dreta, l'Id i el Nom de les persones que hi formen part. També s'indica si és el protocol Principal per a cada persona i si té vinculació amb l'UJI encara que siga una persona externa. Seria el cas, per exemple, d'una persona que ocupa un càrrec institucional però alhora forma part del professorat de la Universitat. 

A través d'aquest formulari podeu agregar persones a un protocol. Heu d'utilitzar un d'aquests botons: 

• Persona externa: per a introduir persones externes a un protocol. Quan polseu aquest botó s'obri una llista de valors, com la de l'exemple de sota, on heu de seleccionar una de les persones externes que té registrades el sistema. Heu de tenir en compte que és un procediment que també podeu fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 

• Membre UJI: a través d'aquest botó, podeu incloure una persona de l'UJI en un protocol. Com en el cas anterior, s'obri una llista de valors perquè seleccioneu quina persona de l'UJI voleu agregar. Cal destacar que també podeu afegir membres UJI en un protocol des del formulari de Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats). Per a més informació, vegeu Com s'inclouen convidats a un acte?

En la finestra de Cercador per grups també teniu disponibles els següents botons: 

• Cistella: permet anar directament al vostre cistell perquè gestioneu les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir protocol: per agregar, de cop, totes les persones incloses en un protocol a la vostra cistella. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella?
• Afegir la cistella: a través d'aquest botó afegiu la persona que tingueu seleccionada a la vostra cistella, perquè pugueu consultar les seues dades o obtenir diversos informes. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Llista protocol: permet extraure el llistat de les persones que formen part d'un protocol amb les dades d'identificació, telèfon i correu electrònic, com podeu veure en l'exemple següent. 

• Etiquetes del protocol: amb aquest botó podeu obtenir les etiquetes dels integrants d'un protocol determinat.
  

• Dades del càrrec: si polseu aquest botó, accedireu a les dades de la persona que teniu seleccionada, en funció del protocol al qual pertany. Es mostra el càrrec, l'entitat, l'adreça postal, l'email i el telèfon de contacte, entre d'altres.

Cal subratllar que hi ha diversos protocols que integren personal de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat. És el cas, per exemple, del protocol que aglutina el PAS, el PDI, el personal jubilat, els nous doctors o els càrrecs. Per a obtenir més informació consulteu Com s'inclouen convidats a un acte? 

Com es donen d'alta els convidats al sistema?

Com ja s'ha esmentat, heu de tenir en compte que cada persona convidada ha d'estar vinculada a almenys un protocol i que hi ha dos tipus de convidats: 

• Personal UJI: persones a qui se'ls convida pel seu càrrec o vinculació amb la Universitat. 
• Personal extern: persones externes a l'UJI que són convidades pel seu càrrec o ocupació. 

On es pot consultar la vinculació entre persones i protocols?

Podeu veure la relació entre una persona i un protocol en Processos diaris > Cercador de persones i protocols. Es mostra una finestra (formulari PROF0008) on podeu Cercar una persona i veureu el seu Nom, el Tipus de vinculació amb l'UJI (si és personal UJI o si és Extern) i el Codi i nom del Protocol al qual pertany. En les columnes de la dreta es mostra si és el protocol principal, si està donat d'alta (actiu) i, en cas de ser personal UJI, si és doctor/a, PDI o PAS. Un cop seleccioneu la persona, en la part de sota, podreu comprovar amb quin Càrrec està identificat dins del protocol. En aquest formulari també disposeu d'aquests tres botons: 

• Cistella: s'obri la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir cistella: prement aquest botó afegiu al vostre cistell la persona que tingueu seleccionada. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a més informació. 
• Dades del càrrec: si polseu aquest botó, podreu consultar les dades de contacte d'aquesta persona referents a aquest càrrec i protocol concret. 

Com s'introdueix el personal de l'UJI?

El personal de l'UJI està inclòs, per defecte, en els diversos protocols que hi ha definits i que s'actualitzen, automàticament, a partir de la base de dades de la Universitat. Així, per exemple, en el protocol de Personal Docent i Investigador consten totes les persones que estan contractades com a PDI i, en el de Càrrecs, apareixen totes les persones que ocupen la direcció d'un departament o d'un centre o escola. Podeu consultar els llistats de protocols des de Llistats > Índex de grups o des de Configuració > Gestió de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? i Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 

Cal remarcar que hi ha casos puntuals en què necessitareu incloure una persona de l'UJI en un protocol, de forma manual. Aleshores heu de seguir els passos que s'han descrit anteriorment. 

Com s'introdueix una persona externa a l'UJI? 

Podeu incloure en el sistema una persona que no tinga cap vinculació amb l'UJI perquè puga ser convidada a un acte. Ho heu de fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. En aquesta finestra (formulari PROF0002) podeu gestionar l'alta, la baixa o la modificació de dades de les persones externes. És important que, abans d'introduir una persona al sistema, comproveu a través de la Recerca (en la part superior del formulari) que no estiga donada d'alta com a extern i també que no siga membre de l'UJI i, per tant, ja estiga a la base de dades. Per agregar una nova persona, com podeu veure en la imatge de sota, primer heu de ficar el Nom i Cognoms, el DNI i el Sexe. Automàticament l'aplicació li atribueix un Id.

Posteriorment, en la part de sota de la pantalla, heu d'assignar la persona a almenys un protocol, a través de la llista de valors. Cal que seleccioneu el Protocol al qual pertany la persona i especifiqueu el Càrrec. En cas que tinga més d'un protocol, podeu marcar quin es considera el Principal. Recordeu que per Guardar les dades heu de polsar el botó  de la capçalera de l'Oracle o la tecla F10. Heu de tenir en compte que si una persona està inclosa en diversos protocols i establiu un com a principal, aquest prevaldrà sobre la resta quan la convideu a un acte. Per a més informació vegeu Com s'inclouen convidats a un acte? 

Des d'aquest formulari també teniu disponibles els següents botons: 

• Cistella: permet dirigir-vos directament a la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir a la Cistella: a través d'aquest botó agregueu a la vostra cistella la persona que tingueu seleccionada. Podeu obtenir més informació en Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Dades del càrrec: permet accedir a les dades de la persona en funció del protocol i càrrec que tingueu seleccionat. 

Heu de tenir en compte que si afegiu una persona a més d'un protocol i, en un acte, es conviden els dos protocols, l'aplicació llançarà un missatge d'avís, perquè només hi haja una invitació. A més, disposeu del botó Duplicats per comprovar si una persona té més d'una invitació. Per a més informació vegeu el següent punt del manual Com s'inclouen convidats a un acte? 

Com s'inclouen convidats a un acte?

Un cop creat l'acte, podeu afegir els convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. En el formulari que s'obri (PROF0005) heu de seleccionar l'acte i, a continuació, prémer el botó Gestió de convidats. 

Quan premeu Gestió de convidats s'obri la finestra Llista d'assistents on podeu consultar la relació de persones convidades i el protocol que tenen assignat cadascuna d'elles. Com podeu veure en la imatge de sota, en la part superior del formulari s'indica l'Acte i el Saló on se celebra i podeu Cercar una persona escrivint el nom i polsant el botó Recerca. En la part de sota, es mostren les següents dades dels Assistents: 

• Nom i Cognoms
• Ordre Protocol: manualment cal que fiqueu el codi de protocol que marca el Reial Decret de Precedències.
• Nº Protocol: número de protocol. 
• Ordre Comitiva: la numeració o codi que indica que aquesta persona convidada pot formar part d'una comitiva i en quina disposició. Per a més informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Tractament: indica la manera en què es tracta a la persona convidada. 
• Padrí: mostra el nom del padrí en cas que en tinga.

Per agregar una persona convivada, cal que premeu el botó Convidar a l'acte, emmarcat en roig en la imatge de dalt. Seguidament, en la finestra que s'obri, apareix en la part esquerra el llistat de tots els protocols registrats al sistema i, a la dreta, de totes les persones que en formen part. Teniu tres possibilitats, a través dels tres botons que es descriuen a continuació:

• Convidar a tots: és important que tingueu present que a través d'aquest botó convideu a tots els protocols que hi ha donats d'alta en l'aplicació i, per tant, a totes les persones que en formen part. 
• Convidar: heu de polsar aquest botó si voleu convidar a tots els integrants d'un protocol determinat. 
• Convidar-ne a un: en aquest cas heu de seleccionar un protocol en la columna de l'esquerra i, a la dreta, marcar la persona concreta d'aquest protocol que vulgueu convidar a l'acte. 

En la majoria de casos, es convida a totes les persones d'un protocol a través del botó Convidar o a una persona d'un protocol determinat amb Convidar-ne a un. Però convé subratllar que hi ha diversos protocols integrats per persones de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat i que el procediment de convidar funciona d'una forma diferent. Podeu comprovar que són els protocols que, a la part dreta, no mostren cap nom. A continuació, s'expliquen els passos que heu de seguir per convidar als membres d'un d'aquests protocols: 

• Càrrecs de l'UJI: són totes les persones que ocupen algun dels càrrecs definits dins de la Universitat. Quan seleccioneu aquest protocol i polseu el botó Convidar, s'obri la finestra de Gestió dels convidats: càrrecs. Ací, com podeu veure en la imatge de sota, heu d'escollir el Tipus de càrrec que voleu convidar com, per exemple, becaris, directors de departament o directors de centre. Per convidar a l'acte a totes les persones que tinguen aquest càrrec heu de polsar el botó Convidar tipus. Si només voleu convidar a l'esdeveniment a una persona concreta, l'heu de seleccionar en la part de sota i polsar Convidar a l'acte

• UJI PDI: en aquest protocol s'integren totes les persones que estan donades d'alta en l'UJI com a Personal Docent i Investigador (PDI). Així, quan polseu Convidar, s'obri una finestra (com la de sota) on podeu convidar el professorat de tots els departaments a través de Convidar a tots els departaments o només d'un seleccionant-lo i polsant Convidar a un departament. 

• UJI PAS: aquest protocol agrupa tot el Personal d'Administració i Serveis (PAS) de l'UJI. Quan polseu Convidar, com podeu veure en la imatge de sota, s'obri una finestra on podeu Convidar a tots els serveis o només aquell que tingueu seleccionat polsant Convidar a un servei. 
  

• Nous doctors: aquest protocol s'actualitza també de forma automàtica amb les dades de les persones que obtenen el doctorat. En aquest cas, quan seleccioneu el protocol es mostra el camp Data inici nous doctors perquè indiqueu la data a partir de la qual s'afegiran les persones que obtenen el doctorat. Un cop definiu la data, podeu polsar el botó Convidar per incloure en l'acte tots els nous doctors o seleccionar-ne un del llistat de la dreta i polsar Convidar-ne un per només agregar una persona. Cal recordar que els nous doctors poden anar acompanyats dels seus padrins en la comitiva i que, aquests, també han d'estar convidats a l'acte. Podeu introduir els padrins d'un nou doctor/a a través del botó Altres dades de la fitxa de cada assistent. 

És important que tingueu en compte que, quan convideu una persona a un acte que ja ha estat convidada amb un altre protocol, l'aplicació llança un missatge d'avís com el de sota. Si premeu Acceptar, sobreescriureu la invitació de l'anterior protocol pel nou i, si polseu Cancel·lar, es mantindrà com a convidada pel protocol anterior. És una advertència que permet evitar duplicitats. Cal que tingueu en compte, però, que si una persona ja està convidada per un protocol principal, l'aplicació no deixarà sobreescriure'l. També teniu disponible el botó Duplicats, que com s'explicarà més endavant permet consultar si una persona està convidada a un acte en més d'un protocol.

A més dels botons per a convidar, en la finestra de Llista de protocols disposeu del botó Membres UJI per buscar una persona vinculada a l'UJI i afegir-la dins del protocol que tingueu seleccionat en la part esquerra. Quan polseu el botó, s'obri la finestra on heu de cercar la persona pel nom, seleccionar-la i polsar el botó Acceptar. Així, podreu convidar aquesta persona dins d'un protocol determinat. Aquesta mateixa acció també la podeu fer des de Processos diaris > Cercador per grups. Per a més informació consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?

Després de definir l'acte i afegir els convidats, podeu enviar la invitació. Per a saber com fer-ho vegeu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? Posteriorment, un cop tramesa la convocatòria, podeu consultar altres dades referents als convidats des del formulari del Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments