Certificats oficials
- 1 Què és Certificats oficials?
- 2 Accés a l'aplicació
- 3 Qui pot utilitzar CEO?
- 4 La pàgina d'inici de CEO
- 5 Configuració prèvia
- 6 Com s'emet un certificat oficial?
- 7 Com es revisa un certificat oficial?
- 8 Com s'aprova i es genera un certificat oficial?
- 9 Resolució de dubtes
- 10 Resolució de problemes
- 11 Glossari
Què és Certificats oficials?
Certificats oficials (CEO) és una aplicació destinada a gestionar tots els certificats oficials que es generen a l'UJI. L'eina informàtica permet cobrir tot el procés administratiu, des del disseny del text del certificat, i l'emissió i posterior revisió, fins a la aprovació final perquè s'emeta incorporant-hi la signatura digital del secretari/ària general.
CEO possibilita, a més, generar certificats, tant des de la mateixa aplicació, com des d'altres de la Universitat que estiguen integrades, com és el cas, per exemple, de Gestió de cursos de formació. Un vegada creat i abans de l'aprovació definitiva, cada certificat ha de ser revisat, a través de la mateixa aplicació, per part del personal que l'ha emès.
Una volta revisat, es deriva a la persona responsable del servei corresponent perquè l'aprove o el rebutge utilitzant la mateixa eina. És a partir de l'aprovació final quan el mateix sistema afig la signatura digital al document i, alhora de forma automàtica, envia un missatge electrònic a la persona interessada (destinatari/ària) en què li notifica que té un nou certificat oficial publicat en el seu Portafirmes personal. Podeu obtenir més informació sobre el funcionament d'aquesta eina en el manual de https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5231773529.
Accés a l'aplicació
A l'aplicació CEO podeu accedir a través de l'enllaç http://ujiapps.uji.es/ceo/
Es recomana utilitzar, preferentment, els navegadors Firefox o Chrome.
Qui pot utilitzar CEO?
És una eina que agilitza i facilita l'emissió i gestió dels certificats oficials de l'UJI. Per tant, l'aplicació està destinada, tant al personal d'administració i serveis (PAS) encarregat de la creació i revisió dels certificats, com als caps de servei a qui la Secretaria General delegue la responsabilitat d'aprovar o rebutjar la generació del certificat, incorporant-hi la signatura digital. Aquests dos tipus d'usuaris poden fer unes accions determinades, en funció dels permisos que li haja atorgat l'administrador/a de l'aplicació:
PAS: pot assumir algunes tasques com si fora administrador/a de l'aplicació per dissenyar i configurar els certificats. A més, té el rol d'emissor/a i revisor/a, de manera que pot emetre certificats, tant des de la mateixa aplicació, com des d'altres que estiguen integrades. Un cop creats, els ha de revisar per aprovar-los i portar-los a moderació, fins que, finalment, siguen validats o rebutjats pel cap o la cap del servei, que és qui té l'última responsabilitat.
Cap de servei: té el rol de moderador/a del procés d'emissió dels certificats del seu servei i, per tant, pot aprovar o rebutjar-ne la generació, incloent-hi la signatura digital. Fins que el o la cap de servei no en done el vistiplau, el document no s'emet amb la signatura electrònica i no es notifica ni s'envia al Portafirmes de la persona destinatària.
La pàgina d'inici de CEO
Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles, en funció del vostre perfil d'usuari:
Tipus de certificats: espai restringit a l'administrador/a de l'aplicació i al personal emissor amb permís per poder definir els tipus de certificats. Ací s'especifica la seua descripció i si accepta o no l'emissió manual, és a dir, des de la mateixa aplicació CEO. Alhora, en aquest apartat, també s’autoritzen els emissors, és a dir, s'identifica les persones concretes o el servei de la Universitat que pot emetre cadascun dels tipus de certificats i es dissenya la plantilla amb el text que presentarà el document oficial. Per a més informació consulteu Configuració prèvia.
Revisió de certificats: en aquesta secció de l'aplicació es recopilen els certificats pendents de revisar. Hi poden accedir tant el personal emissor com els caps de servei. Els emissors supervisen els certificats que han generat i els aproven per a la seua validació final. I els caps de servei consulten els certificats emesos en la seua àrea i que estan pendents de revisió. Per a obtenir més informació vegeu Com es revisa un certificat oficial?
Emissió de certificats: aquesta pantalla recull els certificats emesos i indica el seu estat (pendent de revisar, pendent de moderar, aprovat o denegat). Els emissors veuen tots els certificats que han creat i els caps de servei tots els que ha generat el personal del seu servei. A més, ací els emissors poden crear de forma manual aquells tipus de certificats que ho prevegen i als quals se’ls haja donat autorització. Consulteu Com s'emet un certificat oficial?, per a més informació.
Aprovació de certificats: apartat només habilitat per als caps de servei que són els responsables últims d'aprovar o rebutjar l'emissió d'un certificat oficial. La validació final permet generar el document amb la signatura digital del secretari/ària general. Per a més informació consulteu Com s'aprova i es genera un certificat oficial?
Podeu ampliar la informació sobre el Maneig de la pàgina d'inici en el document https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5223614877.
A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer el programa.
Configuració prèvia
És responsabilitat de l'administrador/a de l'aplicació o dels emissors amb permís establir quins tipus de certificats s'hi podran generar, identificar les persones o el servei de la Universitat que podrà emetre'ls i definir la plantilla amb el text que tindrà cadascun. Tots aquests paràmetres es configuren des de la pantalla Tipus de certificats.
Definir els tipus de certificats
El primer pas perquè els usuaris puguen començar a emetre certificats és que l'administrador/a o emissor/a amb permís especifique quins són els tipus de certificats que es podran dispensar. Per agregar-ne un, cal que polseu el botó Afegir, marcat de roig en la imatge de sota.
A continuació, en la finestra que s'obri, cal que indiqueu les dades del tipus de certificat i polseu el botó Desar, com podeu observar en la imatge següent.
Persona signant: un volta obriu el desplegable es mostrarà la finestra de Cercar registres perquè busqueu la persona responsable de signar el certificat que esteu afegint. Quan la trobeu, marqueu-la i polseu Seleccionar.
Emissió manual: marqueu aquesta casella si voleu que el certificat es puga emetre manualment des de la mateixa aplicació de Certificats oficials. Per a més informació consulteu Emetre certificats des de la mateixa aplicació.
Descripció: heu d'incloure una descripció del tipus de certificat tant en Català com en Castella i Anglès.
Connector: text que enllaça amb el càrrec en el peu de signatura. Si poseu "per la" i en el càrrec "cap del Servei de Recursos Humans", en el certificat apareixerà com "per la cap del Servei de Recursos Humans".
Càrrec signant: ací escriviu el càrrec que voleu que conste en el certificat de la persona signant.
Si necessiteu modificar alguna dada del tipus de certificat, simplement heu de fer-hi doble clic a sobre o polsar el botó Editar. També podeu eliminar-lo amb el botó Esborrar.
Autoritzar els emissors
També és responsabilitat de l'administrador/a o de l'emissor/a amb permís indicar qui són els usuaris o el servei de l'UJI que podrà emetre cadascun dels tipus de certificats definits prèviament, tal com s'ha explicat en el punt anterior. Per identificar els emissors , cal que tingueu seleccionada en la part superior de la pantalla un tipus de certificat. Seguidament, en la part de sota, agregueu els usuaris individuals des de la pestanya Persones i els serveis des de la d'Ubicacions lògiques.
Des de la pestanya Persones, podeu introduir un nou usuari o usuària. Només cal que premeu Afegir i seleccioneu la persona a través de la finestra que s'obri de Cercar registres. Podeu buscar-ne una introduint-hi almenys tres caràcters en el camp Expressió. Seguidament, la trieu i polseu Seleccionar. Comproveu que en la taula, s'indica el Nom i DNI de la persona a qui autoritzeu a emetre un tipus concret de certificat. També teniu a la vostra disposició el botó Esborrar si necessiteu eliminar algun dels usuaris agregats i retirar-li el permís perquè no puga emetre un certificat determinat.
Des de la pestanya Ubicacions lògiques, també podeu especificar quin servei de l'UJI podrà emetre un tipus de certificat. En aquest cas, s'autoritzarà al conjunt d'usuaris que integren el servei. Com en el cas anterior, cal que polseu Afegir i indiqueu el Nom i l’Email a través de la finestra Cercar registre. Si necessiteu eliminar-ne algun, heu de prémer el botó Esborrar.
Dissenyar la plantilla del certificat
Des de la pantalla Tipus de certificats, l'administrador/a o l'emissor/a amb permís també pot definir el text dels certificats que es podran emetre, de forma manual, des de la mateixa aplicació CEO. Us heu de situar en la pestanya Plantilla. Com en els casos anteriors, heu de tenir seleccionat un tipus de certificat en la part superior de la pantalla. Seguidament, cal que introduïu el Text, que es pot fer en els tres idiomes (a través de les pestanyes Castellà, Català i Anglès) perquè estiga disponible en tots tres. Fixeu-vos que, a la part dreta, teniu disponibles els Comodins i les Etiquetes de formateig.
Comodins: paraules o conceptes que preveieu que s'han de substituir i personalitzar per una dada concreta, com per exemple el nom o DNI de la persona destinatària, o també l'objecte que se certifique, com són els dies i hores d'un curs de formació. Heu de tenir present que alguns dels comodins els substitueix l'aplicació automàticament i altres els haurà d'especificar manualment l'emissor/a durant la creació del certificat. Per a més informació consulteu Emetre certificats des de la mateixa aplicació.
Etiquetes de formateig: és informació enquadrada pels signes menor que < i major que >, que indica les característiques que ha de tenir una part del text. Es col·loquen envoltant la paraula o el text per donar-li un format, com ara lletra negreta < b >, cursiva < i > o subratllada < u >, com podeu observar en la imatge de sota.
També teniu la possibilitat d'incloure un logo al certificat, a més de l'estatutari de l'UJI que ja està incorporat per defecte. Us heu de situar en la pestanya Logo i fer clic en Examinar per pujar i adjuntar una imatge. Si desitgeu eliminar-la, només cal que polseu el botó Esborrar imatge.
En qualsevol moment podeu fer clic en el botó Previsualitzar per veure, en una nova finestra, el resultat del disseny de la plantilla. Tingueu present que en aquest moment encara no incorpora la signatura digital, ja que només s'afig quan el o la cap del servei l'aprova. El document es presenta de la següent forma:
Un cop hàgeu introduït tot el detall del certificat podeu fer clic en Desar perquè l'aplicació registre tota la informació. A partir d'aquest moment, els usuaris o el servei autoritzat prèviament podran començar a crear aquest tipus de certificat.
Com s'emet un certificat oficial?
El sistema permet emetre certificats, tant manualment des de la mateixa aplicació CEO, com automàticament des d'altres de l'UJI que estiguen integrades.
Abans d'entrar en detall de com s'emeten els certificats, cal que tingueu present que en la pantalla Emissió de certificats els emissors podreu consultar la relació de certificats que hàgeu creat vosaltres, tant des de CEO com des d'altres aplicacions, i com a caps de servei, tindreu accés als que haja generat personal del vostre servei. Com podeu veure en la imatge de sota, aquesta llista apareix en una taula amb diverses columnes de dades. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de Taules de dades consulteu https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5223614877.
Estat: indica la situació en què es troba un certificat a través d'una boleta. Si passeu per sobre amb el cursor, apareixerà la informació de l'estat segons el color:
Marró: pendent de revisar per part de la persona emissora.
Taronja: pendent de moderar i, per tant, a l'espera que el o la cap del servei l'aprove o el denegue.
Roja: certificat denegat per part del cap o la cap del servei.
Verda: certificat aprovat pel cap o la cap del servei i que, per tant, ja incorpora la signatura digital. Significa, a més, que ja s'ha enviat la notificació a la persona destinatària.
DNI Destinatari/ària: identificació de la persona a qui va dirigit el certificat.
Nom Destinatari/ària
Adreça electrònica Destinatari/ària
Data de creació: indica el dia en què es crea el certificat, és a dir, el moment en què l'emissor pitja el botó Crea nou o el genera des d'una aplicació externa.
Data del certificat: data que consta públicament en el certificat com a dia d'emissió, encara que no coincidisca amb el de creació o aprovació en l'aplicació.
Data de la moderació: dia en què el o la cap del servei aprova o denega el certificat. Per a més informació consulteu Com s'aprova i es genera un certificat oficial?
Data de recollida: només apareix si s'introdueix manualment el dia en què el destinatari/ària recull físicament el certificat oficial.
En la part superior de la pantalla, teniu disponibles uns Filtres que us poden ajudar a buscar un certificat concret. Podeu aplicar un filtre pel Tipus de certificat, per la Descripció i/o per l'Any. Si voleu desfer el filtre, teniu el botó Netejar filtres. Per a obtenir més informació vegeu Filtrar una cerca del document https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5223614877.
En aquesta pantalla, a més de crear un nou certificat, com s'explicarà a continuació, hi ha altres botons a la vostra disposició, com podeu observar en aquesta imatge:
Esborrar: podeu eliminar un dels certificats que hàgeu creat prèviament, sempre que encara no haja estat aprovat pel cap o la cap del servei. Si necessiteu esborrar un certificat aprovat, heu de posar-vos en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU). En el manual Centre d'Atenció a Usuaris | CAU (usuaris) podeu trobar més informació sobre com crear una incidència al CAU.
Editar Data de recollida: a través d'aquest botó podeu introduir o modificar la data en què el destinatari/ària recull el certificat oficial. Comproveu que quede reflectit en la columna Data de recollida de la taula.
Motiu de rebuig: aquest botó s'activa per als certificats que han estat denegats. Si el polseu, podreu consultar, en una nova finestra, el motiu pel qual el o la cap de servei ha rebutjat aprovar-lo. Per a més informació consulteu Com s'aprova i es genera un certificat oficial?
Imprimir: per generar el certificat en pdf en català, castellà o anglès (sempre que s'haja definit amb anterioritat en els tres idiomes en la Configuració prèvia). Heu de tenir present que si el certificat està pendent de moderació, és a dir, d'aprovació encara no incorporarà la signatura digital. Només s'haurà afegit en els certificats aprovats.