Portafirmes
- Bárbara Villuendas (Unlicensed)
- Fátima Meskine Gumbau
Què és Portafirmes?
És una eina informàtica destinada a què qualsevol usuari de l'UJI puga consultar tots els documents electrònics signats que formen part dels diferents expedients o procediments administratius que té oberts o en els quals està implicat o interessat. Alhora permet als membres de la comunitat universitària, als responsables dels òrgans i unitats administratives de l'UJI i als ciutadans en general, una vegada identificats i registrats, rebre documents expedits per l'UJI per a la seua firma electrònica. És a dir, aquesta plataforma recull tots els documents electrònics que tenen una signatura digital i que afecten d'alguna o altra manera a un usuari.
Accés a l'aplicació
A l'aplicació Portafirmes podeu accedir a través del següent enllaç http://www.uji.es/seu/eines/portafirmes/
També ho podeu fer a partir de la pàgina d'inici de l'UJI www.uji.es des de la Seu Electrònica.
Qui pot utilitzar Portafirmes?
Aquesta aplicació pot ser útil per a qualsevol persona, registrada com a usuari de l'UJI, que necessite consultar els documents electrònics que formen part d'algun tràmit o procediment administratiu en què estiga interessat o implicat.
La pàgina d'inici de Portafirmes
Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Com podeu veure en la imatge de dalt, apareix el botó Accediu al portafirmes, des d'on podeu consultar tant els documents signats electrònicament com els que tingueu pendents de signar vosaltres. Per a més informació vegeu els següents punts del manual, en què s'expliquen amb detall les tasques que us permet fer el programa.
Com es consulten els documents signats electrònicament?
Si feu clic en el botó Accediu al portafirmes de la pàgina d'inici de l'aplicació, veureu dues pestanyes: Documents pendents i Documents signats. Per consultar tots els documents electrònics en què esteu interessats o implicats heu de situar-vos en la de Document signats.
Podeu veure tot el llistat de documents fent clic directament en el botó Cercar o aplicar uns filtres per fer-la més precisa:
Procediment: podeu seleccionar el tipus de tràmit al qual fa referència el document signat. Heu de tenir en compte que es despleguen només aquells en què tingueu documents signats. Poden ser, per exemple, actes d'acords, actes de reunions, certificats d'assistència, certificats oficials reconeguts, notificacions telemàtiques o resolucions, entre d'altres.
Rol: en funció de qui ha signat el document. Pot ser, per exemple, l'usuari en general, el Secretari/ària General o la aignatura d'aplicació, en cas que siga automàtica d'un programa.
Franja concreta de dates: en aquest cas cal que indiqueu en el calendari que s'obri el dia d'inici en De la data i el darrer dia en el camp Fins a la data.
Un cop feu la cerca, apareixerà el llistat de documents que ja incorporen la signatura digital i que coincideixen amb els criteris que heu ficat.
Com podeu veure en la imatge de dalt, de cada document es mostren les següents dades:
Procediment: indica el tipus de tràmit pel qual s'ha generat el document.
Sol·licitant: nom de la persona que ha fet la petició.
Data inserció: dia i hora d'expedició del document.
Data signatura: dia i hora en què es va incloure la signatura digital.
Signatures: informa del dia, hora, persona i càrrec que l'ha signat.
Referència: és el codi segur de verificació (CSV), és a dir, el codi amb el qual es pot comprovar la seua autenticitat a través del Validador de documents. Per a més informació vegeu el manual de funcionament del Validador de documents.
Icona d'un document pdf: n'apareix un per cadascun dels idiomes en què està disponible (català, espanyol i/o anglès). Fent clic sobre la icona, podeu consultar-lo i descarregar-lo en el vostre equip.
Dades originals: icona per poder accedir al document en format xml amb la informació criptogràfica de la signatura digital.
Com es consulten els documents pendents de signar?
Com s'ha mencionat, quan feu clic en el botó Accediu al portafirmes de la pàgina d'inici veureu dues pestanyes: Documents pendents i Documents signats. Per consultar els que tingueu a l'espera de signar heu de situar-vos en la de Documents pendents.
Com podeu observar en la imatge de dalt, en aquesta pestanya, apareix el llistat de documents que teniu pendents d'autoritzar perquè incorporen la vostra signatura digital. Per donar el vistiplau a un o diversos d'aquests documents, cal que el o els seleccioneu a través de la casella que apareix davant de tot i, a continuació, polseu el botó Autoritzar els documents seleccionats. Amb aquest mecanisme no se signa directament el document sinó que s'autoritza perquè incloga la vostra signatura. Heu de tenir en compte que us arribarà un correu de notificació, com el de sota, quan s'incorpore la signatura a un document electrònic, sempre que estigueu implicats o sigueu part interessada. En concret, us comunica que s'ha realitzat la signatura d'un document electrònic i inclou un enllaç directe al Portafirmes, on podeu el podeu consultar.
Resolució de dubtes
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Secretaria General.
Resolució de problemes
Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Glossari
Avís. Document, habitualment correu electrònic, que dóna notícia o adverteix a algú d'alguna cosa.
Codi segur de verificació. Codi format per una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic dins l'administració pública, i permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic.
Document electrònic. Document emès per l'UJI per mitjans electrònics que incorpora una signatura digital, el segell de temps i un codi segur de verificació o referència.
Notificació. Document electrònic mitjançant el qual es comunica, normalment d'una manera autèntica, a una persona determinada una resolució o un acte administratiu de l'UJI.
Rol. Paper que té o ocupa el signant en un document electrònic, com ara Secretari/ària General o Signatura d'aplicació.
A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.