Què és Gestió de llicències i permisos del PDI?

Per mitjà d'aquesta aplicació web, el Personal Docent i Investigador (PDI) de l'UJI pot sol·licitar i justificar els permisos per absentar-se del seu lloc de treball per un motiu recollit en la normativa, així com gestionar una sol·licitud de llicència d’estudis. Depenen de la sol·licitud del PDI, és a dir, si es requereix un permís o una llicència, la mateixa plataforma permet seguir uns procediments determinats perquè totes les parts implicades en l'evolució d'una petició obtinguen la informació i documentació corresponen a cadascuna de les fases de sol·licitud. Al llarg del procés, el PDI pot consultar l'estat de la seua petició i adjuntar, si és necessari, nova documentació justificativa. Addicionalment, dins de l’aplicació, l’usuari PDI disposa d'un registre de tots els permisos i llicències que li han sigut concedits o denegats.

Podeu trobar més informació sobre la seua regulació en el Reglament de llicències i permisos del PDI de l’UJI.

Accés a l'aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Recursos humans > Laboral > Gestió de permisos. 

Podeu accedir directament a través del següent enllaç: https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji04110

Qui pot utilitzar Gestió de llicències i permisos del PDI?

Aquesta plataforma informàtica està destinada a qualsevol usuari que haja de gestionar els permisos del PDI. Hi ha quatre tipus de perfil dins de l’aplicació:

• PDI: persones interessades que poden sol·licitar llicències d’estudis i permisos. Altrament, poden consultar l'estat de les seues sol·licituds i també, tenen accés a un registre dels permisos concedits i denegats. 

• Caps de servei o investigadors i investigadores principals a càrrec d’altres persones: usuaris responsables d’una unitat o grup investigador, que s’encarreguen d’aprovar o rebutjar els permisos del personal del seu servei o àrea de coneixement. Mitjançant l'aplicació, poden consultar totes les sol·licituds generades i gestionar les que estiguen pendents per tramitar. Així mateix, com a personal PDI, poden sol·licitar permisos i llicències al seu nom.

• Vicerectorat d’Ordenació Acadèmica i Professorat (VOAP): en última instància, s’encarrega d’aprovar o rebutjar la gestió d’alguns permisos i llicències i també, és l’encarregat directe d’aprovar o denegar els permisos i llicències sol·licitats per un cap de departament o responsable investigador. Així mateix, el VOAP supervisa, gestiona i està informat de la resta de sol·licituds que són tramitades per mitjà de la plataforma.

• Servei de Recursos Humans: el personal d'aquest servei és el responsable, en alguns tipus de llicències i permisos, de tancar formalment el procés d’acceptació o rebuig d’una petició. Com a administrador de l'aplicació, pot configurar els tipus de permisos disponibles, autoritzar o denegar els permisos per al personal PDI i consultar totes les sol·licituds tramitades en qualsevol dels serveis de la Universitat.

Pàgina d’inici de Gestió de llicències i permisos del PDI

Quan sou personal PDI i accediu a l’aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Open

Pàgina d’inici de permisos del personal PDI

En la pantalla d’inici podeu fer la Sol·licitud d’un permís o llicència d’estudis. També, podeu consultar l’estat d'aquelles sol·licituds que encara no heu gaudit o consultar les que estan aprovades a l’espera de ser justificades. A més a més, ací podeu accedir a l’històric de tots els permisos que se us han concedit o denegat en un exercici o any natural. Per altra part, des d’aquesta pantalla teniu un enllaç directe al https://www.uji.es/serveis/sgde/base/calendar/ . Podeu ampliar la informació en Què pots fer si ets PDI?

En cas que sigueu caps de servei o responsable investigador, a més de poder fer una Sol·licitud de permís o llicència com a personal PDI, també teniu accés a la pestanya d'Autoritzacions per tal d'aprovar o rebutjar les peticions que demane el personal del vostre servei o àrea de coneixement i a la pestanya Consulta permisos per a veure tots els permisos que s’han tramitat dins de la vostra unitat. Si voleu ampliar la informació, aneu a Què pots fer si ets cap de servei o investigador responsable a càrrec d’altres persones?

Respecte a si sou personal VOAP, teniu accés a la pestanya de Gestió de permisos per configurar les opcions que estan disponibles en l’aplicació, a la d’Autoritzacions on podeu aprovar o denegar peticions i a la de Consulta permisos per tal de veure totes les sol·licituds d’un servei determinat. Per a més informació vegeu Què pots fer si ets Vicerectorat d’Ordenació Acadèmica i Professorat?

Què pots fer si ets PDI?

Sol·licitar una llicència

Amb la finalitat de sol·licitar una llicència, primer heu de seleccionar-ne el tipus. Cal que trieu entre les que us apareixen a la imatge inferior. Depenen de quina llicència sol·liciteu, hi haurà unes fases i uns requisits diferents dins del procediment d’acceptació. Trobareu la informació corresponent a cadascuna en Tipus de llicències.

Open

Pantalla de demanar una llicència d’estudis

Una vegada triada i seleccionada la llicència que us interessa, com es veu a la imatge superior, us apareixerà una finestra on heu d’omplir els següents camps:

• Exercici: any en el qual voleu demanar el permís.

• Professor/a substitut/a: seleccioneu el professorat de la vostra àrea de coneixement i/o del vostre departament via els desplegables en cas que considereu que us han de reemplaçar durant el temps d’absència. Podeu triar un o dos professors/es.

• Destinació, Ciutat i País: indiqueu les dades corresponents a l’entitat de destí.

• Motiu/Observacions: indiqueu si la petició és, per exemple, perquè teniu unes jornades, un congrés, per donar classes o per investigar. També podeu afegir observacions.

• Documentació: afegiu la documentació o els justificants necessaris per a completar la sol·licitud. Una volta tingueu el document o documents triats, preneu el botó d'Adjuntar fitxer.

• Fitxers: com es pot veure a la imatge de sota, l'aplicació mostra els documents que hàgeu adjuntat a la vostra sol·licitud.

Un cop comproveu que la informació que heu aportat és correcta, polseu el botó Demanar permís. Observeu que en alguns casos es genera una entrada en el registre electrònic.

A més a més, com s’observa, algunes llicències indiquen obligatòriament que adjunteu la documentació justificativa abans de demanar-les. D'altra banda, altres, necessiten justificar-se una volta les heu gaudit. Per aquesta raó, sempre podeu incloure nova documentació acreditativa o justificativa una vegada hàgeu fet la sol·licitud; aneu a Consultar l’estat d’una llicència o permís per saber com.

A continuació, s'enumeren els tipus de llicències que hi ha a l’aplicació junt amb les seues característiques i a la secció Què passa després de sol·licitar una llicència o permís?, trobareu l'explicació de com s’organitza el flux comunicatiu de les diferents fases d’una petició, des del inici fins a la seua resolució definitiva.

Tipus de llicències

Abans de triar cal saber que segons la llicència, hi ha unes fases i uns requisits diferents. Seguidament, trobareu la informació que correspon a cada tipus:

• Llicència d’estudis de duració inferior o igual a quinze dies: heu de sol·licitar-la amb una setmana d'anterioritat a la data d’inici del vostre permís. En cas que així ho considereu, podeu seleccionar a la persona que us relleve perquè primer aprove o denege la petició. Tant si escolliu substituts o substitutes com si no, és el cap de servei o l'investigador responsable qui dona fi a la gestió autoritzant o denegant la sol·licitud. Si sou cap de servei o investigador o investigadora principal, és el VOAP qui ha d’aprovar o rebutjar la vostra sol·licitud.

• Llicència d’estudis de duració superior a quinze dies i inferior o igual a tres mesos: aquest permís s’ha de sol·licitar un mes abans a la data de començament de la vostra llicència, a més a més, l’aplicació us demanarà que adjunteu inicialment algun document que acredite la vostra sol·licitud. El procediment de les fases i informació és com l’anteriorment nomenat, però en aquest cas, és necessària l’aprovació final del VOAP per tancar la sol·licitud.

• Llicència d’estudis de duració superior a tres mesos: heu de fer la tramitació d’aquest permís amb dos mesos d'anterioritat a la data del seu inici. Addicionalment i de forma obligatòria, l’aplicació us demana adjuntar un document justificatiu. El procediment de les fases per a la seua aprovació és el mateix que a l'anterior llicència. Per altra part, aquesta sol·licitud genera una entrada en el registre electrònic. Quan us aproven la petició, rebreu un correu (mireu l'exemple de sota) on se us informa de l'estat de sol·licitud, però ara, se us recorda que haureu de justificar l’estada una vegada finalitze la vostra llicència.

Podeu mirar l’apartat Què passa després de sol·licitar una llicència o permís?, per saber les característiques del procés d’acceptació o denegació de les vostres peticions, a més de poder conéixer l’organització del flux d’informació d’una sol·licitud de permís o de llicència.

Sol·licitar un permís

Podeu fer ús d’aquesta aplicació web per a notificar i justificar formalment una absència mitjançant l’apartat de Permisos. Heu de tindre en compte algunes consideracions prèvies:

• Hi ha permisos per dies o per hores.

• Hi ha permisos que cal justificar i, per tant, aportar documentació acreditativa. 

• Alguns permisos per situacions justificades es poden sol·licitar amb posterioritat. És el cas, per exemple, de malaltia.

• Els permisos estan vinculats a un exercici que pot correspondre o no amb l'any natural. 

• Hi ha permisos que estan limitats a un nombre determinat en un exercici o a un nombre de dies concret per permís. Així, per exemple, no es permet demanar dos permisos de casament en un mateix any o un permís per malaltia no pot superar els tres dies. 

Per formalitzar la sol·licitud d'un permís, primer, heu de seleccionar-ne el tipus amb el desplegable Selecciona un permís. A continuació, es visualitzarà una finestra, on haureu d'anotar l'Exercici en el qual voleu notificar el permís i les Dates i/o les Hores, en funció del tipus. En el camp Observacions podeu anotar consideracions que cregueu importants. A més, en cas que hàgeu de justificar el permís, haureu d'adjuntar la documentació acreditativa corresponent (Justificant). Quan completeu la informació, polseu el botó Demanar permís ressaltat en roig a la imatge de sota.

Com també passa a les llicències superiors de tres mesos, en alguns permisos, la plataforma pot generar una entrada en el registre electrònic. A més a més, el programa indica les necessitats del permís seleccionat a través d’un missatge, com l'assenyalat per una fletxa roja a la pantalla superior.

Posteriorment a demanar un permís, sempre podeu adjuntar documents justificatius a través de l’apartat de Permisos no gaudits o no justificats, aneu a Consultar l'estat d’una llicència o permís per saber més. D'igual forma, l'aplicació controla uns requisits específics per tipus de permís i pot passar que si no es compleixen, el programa done un missatge d'error.

Seguidament, trobareu la informació corresponent a com funciona el flux d’informació per a l’aprovació o denegació definitiva d’una petició de llicència o permís.

Què passa després de sol·licitar una llicència o permís?

Una volta feu la petició i independentment de què sol·liciteu, el sistema envia de forma automàtica un correu electrònic (com l’exemple de baix) al cap del vostre servei o a l'investigador o investigadora principal a càrrec d’altres persones amb tota la informació en relació a la sol·licitud: tipus de llicència o permís, període, destí i motiu, la documentació que hàgeu adjuntat i si teniu docència i càrrecs que ocupeu durant el vostre permís, perquè així revise la petició i després, l’aprove o la denegue.

Posteriorment i ara sí, depén del tipus de llicència o permís que hàgeu demanat, la sol·licitud haurà de passar per diferents fases fins que siga finalment autoritzada o denegada. Cada fase del procés, genera una nova petició fins que arriba a la seua fase final i es tanca. El flux general d’informació entre les diferents contraparts que hi intervenen en l’aprovació o denegació d’una sol·licitud és com el següent:

Després de la modificació de la vostra sol·licitud, és a dir, si finalment s’aprova o es denega, el programa us envia un correu electrònic informant-vos de quin càrrec ha fet el canvi i de l’estat actual de la vostra petició, mireu l’exemple de sota on es comunica que s’ha aprovat un permís.

En cas que us deneguen una sol·licitud, el procés es tanca i en alguns casos, us poden requerir que adjunteu una nova documentació justificativa o també, us poden suggerir nous requisits per a poder continuar amb el procés d’acceptació.

A l'apartat Permisos no gaudits o no justificats, situat a la pàgina d’inici d’aquesta aplicació, podeu consultar l'estat de les vostres peticions mentre que són tramitades per les diferents contraparts que hi intervenen en el procés. Per saber-ne més, teniu el punt: Consultar l'estat d’una llicència o permís.

Què passa si rep una invitació per fer una substitució?

Si l'interessat, a l'hora de fer la petició, considera que ha de seleccionar prèviament a una persona o dues persones PDI que el relleven i us elegeix, rebreu un correu (com el de la imatge de sota) amb tota la informació necessària i sols cal que utilitzeu l’enllaç d’Aprovar o denegar la substitució o també, podeu accedir a la pestanya d’Autoritzacions de l'aplicació web de permisos.

Si heu acceptat fer una substitució, una vegada es conega la seua resolució rebreu un correu electrònic amb la confirmació de l’estat definitiu del permís o llicència. Per el contrari, si es denega, també se us informarà. Consulteu com és el procés per a la determinació d’una petició, en l’aparat anterior: Què passa després de sol·licitar una llicència o permís?

Consultar l'estat d’una llicència o permís

Podeu fer el seguiment dels permisos o llicències d'estudis que hàgeu sol·licitat anteriorment consultar-los en l'apartat Permisos no gaudits o no justificats (fixeu-vos en la imatge de sota). Ací apareixen tant les sol·licituds que ja han estat aprovades i teniu pendents de fruir com les que estan pendents d’una justificació final d’estada i, per tant, d'autoritzar per part de Recursos Humans, com potser la Llicència d'estudis de duració superior a tres mesos. A més, podeu consultar els dies que té el permís, el dia en què el vau sol·licitar, el període que afecta, l'exercici, l'estat en què es troba la petició i si hi ha observacions.

En cas que el vostre permís o llicència estiga amb l’estat de Pendent de justificació, haureu de pujar a l’aplicació la documentació acreditativa corresponent. Per això, cal polsar Afegir document perquè successivament emergisca una finestra, com la que es mostra a la imatge de sota. Premeu Seleccionar fitxer per adjuntar la documentació necessària. Una vegada estigueu segurs que és correcta, podeu comprovar-ho en Fitxer, polseu Enregistrar fitxer. Podeu adjuntar tants fitxers com siguen necessaris per a justificar un permís.

Si alguna de les contraparts involucrades en el procés d’acceptació de la vostra llicència denega un permís, aquest apareixerà directament en l'històric de Permisos concedits, com s'explica a continuació.

Consultar l'històric de les llicències i permisos concedits o denegats

Totes les llicències que hàgeu utilitzat o us hagen rebutjat quedaran registrades en l'apartat Permisos concedits. Com podeu observar en la imatge de sota, podeu seleccionar l'Exercici. Aleshores, es mostraran en la pantalla tant els que es troben dins del vostre any natural com els que corresponen a un altre exercici. Ací apareix tota la informació detallada i també, podeu consultar els justificants que heu aportat.

Què pots fer si ets cap de servei o investigador responsable a càrrec d’altres persones?

Com a directors o directores d'un departament o també investigadores principals a càrrec d’altres persones teniu accés a la pestanya d'Autoritzacions per veure i gestionar el registre de totes aquelles que s'han sol·licitat des de la vostra unitat. A la pantalla veureu el nom de la persona que el demana, el tipus de permís, els dies i hores, el període i l'exercici al qual correspon, a més de l'estat actual de la sol·licitud. Com mostra la imatge següent, també podeu consultar el justificant que aporta el sol·licitant a través de la icona de la lupa.

Per tindre una visió més concreta i un major control de totes les sol·licituds que estan en tràmit dins de la vostra unitat heu d'anar a la pestanya Consulta permisos.

Autoritzar o denegar un permís

Quan una persona del vostre servei demane un permís, rebreu un correu electrònic (com el de sota) perquè aproveu o denegueu la sol·licitud a través dels enllaços directes que inclou o també, podeu accedir a la pestanya d’Autoritzacions de l'aplicació web de permisos.

A la pestanya d'Autoritzacions de l’aplicació se us mostra el permís que teniu pendent per gestionar amb totes les dades relacionades amb la sol·licitud. En aquest moment podeu fer dues accions:

• Aprovar el permís. Heu de clicar el botó d’Aprovar i, tal com mostra la imatge inferior, seguidament us apareix una pantalla de seguretat per confirmar l'acció. Una vegada acceptat, el sistema envia automàticament un correu electrònic al sol·licitant perquè tinga constància. L'aprovació definitiva d’alguns permisos o llicències depén de diferents fases, teniu més informació en Què passa després de sol·licitar una llicència o permís?

• Denegar el permís. Heu d'especificar-ne obligatòriament el motiu i després, clicar el botó de Denegar, com es veu a la imatge de sota. Seguidament, el sistema envia un correu informatiu a l'interessat i a la persona que el relleve, si hi ha i ha aprovat prèviament la substitució, amb el motiu del rebuig i es tanca el procediment.

Què pots fer si ets Vicerectorat d’Ordenació Acadèmica i Professorat?

Generalment, sou els responsables últims d'aprovar o denegar un permís, però també hi ha llicències o permisos concrets que per les seues especificitats, una vegada han sigut tramitats pel vostre servei, necessiten a més a més ser gestionats i tancats pel departament de Recursos Humans.

Com es veu en la imatge de dalt, a la pantalla d'Autoritzacions teniu altres opcions de recerca per mitjà de l'ús de dos filtres diferents: un és per cercar a una persona determinada via el seu nom i l’altre, per a filtrar el tipus de permís. Com mostra la pantalla, l'aplicació web informa de totes les dades que corresponen a la sol·licitud que està en tràmit.

Abans de determinar l’aprovació o la denegació d’una petició, teniu la possibilitat d'adjuntar algun fitxer que considereu rellevant atés que la persona sol·licitant puga justificar el seu permís o també, com es veu a la imatge de sota, podeu afegir observacions.

Cal subratllar que a través d’aquesta aplicació web, teniu accés a la pestanya de Gestió de permisos per configurar les opcions que estan disponibles en la plataforma i a la de Consulta permisos per veure totes les sol·licituds d’un determinat servei.

Autoritzar o denegar un permís

Quan hi ha un permís o llicència pendent d’autoritzar pel vostre servei, el programa envia un correu electrònic, com el que s’observa a la imatge inferior, perquè aproveu o denegueu la sol·licitud. Podeu accedir al permís per mitjà de l'enllaç directe que inclou o bé també, podeu anar a la pestanya d’Autoritzacions de l'aplicació web de permisos. El procés per acceptar o rebutjar el permís és el mateix que si ets cap de servei o investigador responsable a càrrec d’altres persones, per a més informació vegeu: Autoritzar o denegar un permís.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Servei de Recursos Humans. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica horari@uji.es 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

• Accés directe. Acció que permet introduir-se directament en un fitxer informàtic, sense seguir la seqüència completa d'accés. 

• Adjunt. Fitxer, arxiu o document de text o imatge que s'annexa a un missatge de correu electrònic o a una aplicació informàtica. 

• Aplicació. Programa informàtic preparat per a un ús específic i que desenvolupa un conjunt específic de tasques o funcions en un ordinador. És el cas, per exemple, de la convocatòria d'una reunió dels òrgans col·legiats o la introducció de notes i traspàs d'actes acadèmiques.

• Correu electrònic (e-mail). Sistema de transmissió de missatges per ordinador, a través de xarxes informàtiques. Informació que es transmet d'una bústia electrònica a una altra. 

• Enllaç (hipervincle o link). Element d'un document, generalment d'hipertext, que permet accedir a altres documents o parts de documents, imatges o fitxers.

• Pendent de justificació. Estat en què es troba un permís quan el sol·licitant ha d'aportar la documentació que el justifica. Pot haver estat autoritzat pel cap, però perquè siga aprovat pel Servei de Recursos Humans cal que es justifique. 

• Permís. Autorització o llicència que pot gaudir el treballador per absentar-se del seu lloc de treball per un motiu justificat recollit en la normativa, com ara, per trasllat de domicili habitual, per defunció o per assumptes propis.

• Registre Electrònic. Registre administratiu que permet a un ciutadà o ciutadana presentar qualsevol document a l'UJI o comunicar-s'hi en suport electrònic i a distància. Segons el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I, està habilitat per a rebre qualsevol sol·licitud, escrit i comunicació que es presente davant l'UJI i per a remetre els expedits per aquesta relatius a procediments electrònics. 

• Sol·licitat. Estat en què es troba un permís quan ha estat sol·licitat i està a l'espera de ser aprovat o rebutjat pel cap de servei i el Servei de Recursos Humans. 

• Usuari/Usuària. Persona que utilitza l'aplicació i pot realitzar les funcions o accions que li haja autoritzat l'administrador. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.