Què és el portal de videoactes?

S’ha creat un portal web on els membres dels diferents òrgans de govern de l’UJI i de les diferents comissions existents poden consultar les gravacions de les reunions realitzades i les actes associades.

Accés a l’aplicació

Podeu accedir al portal de videoactes a través de: https://actes.uji.es/

Per a veure les gravacions cal identificar-se amb les credencials de l’UJI prement en LOGIN. Si esteu autenticats prèviament al portal de l’UJI o a l’IGLU, podreu entrar directament en la següent pantalla. Sols les gravacions del CLAUSTRE estan obertes al públic sense necessitat d’autenticar-se.

Qui pot utilitzar el portal de videoactes?

Aquesta aplicació pot ser utilitzada per tots els membres dels diferents òrgans de govern de l’UJI i de les diferents comissions existents. Hi ha dos perfils d’usuari o usuària:

• Membre: pot reproduir la gravació i consultar l’acta de la reunió. Per a més informació vegeu Com es consulta la gravació d’una acta?

• Mànager: pot gestionar el contingut de l'òrgan o comissió. Habitualment és el secretari o secretària, o el president o presidenta. Aquests usuaris poden pujar i baixar contingut, tant en format àudio com vídeo, calcular el hash del fitxer pujat (el codi únic que identifica un arxiu i que canvia quan s’hi realitza qualsevol modificació), enllaçar o pujar l’acta de la reunió en format PDF i marcar el contingut per a fer-lo visible als membres. Per a més informació consulteu Com es gestiona el contingut del portal?

La pàgina d’inici del portal de videoactes

Quan accediu al portal, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Open

Pàgina d’inici del portal de videoactes

Per poder accedir a les gravacions, cal que estigueu autenticats amb les credencials de l’UJI. Heu de prémer en LOGIN i introduir el vostre nom d’usuari o usuària i la clau d’accés en la pantalla d’autenticació que s’obri. Només les gravacions del Claustre estan obertes a tot el públic.

Open

Pantall d’autenticació de l’UJI

A continuació, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer l'aplicació. 

Com es consulta la gravació d’una reunió?

Després d’autenticar-se, apareixen en requadres els diferents òrgans o comissions a què pertanyeu. Com a membre, només tindreu permís per accedir a reproduir les videoactes i a veure l’acta.

Per veure les gravacions, cal que entreu en l’òrgan o comissió desitjat, prement en el seu nom; després, per reproduir l’enregistrament seleccionat, cal tornar a prémer en la icona de Play.

En la pàgina que s'obrirà, apareix el vídeo incrustat en la mateixa pàgina, on es pot iniciar la reproducció, maximitzar a pantalla completa o gestionar el volum de l'enregistrament.

Com es gestiona el contingut del portal?

Com s’ha mencionat, el perfil d’usuari de mànager pot gestionar el contingut de cada òrgan o comissió. És important que tingueu en compte que per a poder pujar el primer enregistrament d’un òrgan o comissió que encara no estiga creat en el portal de videoactes, s’ha de sol·licitar la creació al responsable tècnic del web mitjançant el correu electrònic bort@uji.es.

Com podeu veure en la imatge de sota, el perfil mànager pot pujar i baixar contingut (àudio o vídeo), calcular el hash del fitxer pujat, enllaçar o pujar l’acta de la reunió en format PDF i marcar el contingut per a fer-lo als membres.

Tingueu present que el hash és un codi únic que identifica un fitxer i que canvia quan s’hi realitza qualsevol modificació.

Pujar contingut al portal

Per a pujar contingut al portal de videoactes, sempre amb perfil de mànager, primer cal triar l’òrgan de govern o la comissió adient i prémer en l’ítem del menú lateral dret corresponent.

A continuació, cal emplenar un formulari amb els següents camps:

• Títol: ha de seguir l’esquema: <<Acrònim de l´òrgan seguit del número de la sessió/any>> (Exemple: “CRE 5/2022”)

• Data de l’acta.

El fitxer que pugeu no pot superar el límit màxim de grandària indicat en el text de davall del botó Seleccionar arxiu. Aquest valor fins ara era de 1 GBytes, però s’augmentarà per a poder pujar fitxers més grans, ja que les gravacions de Meet requereixen molt d’espai.

Si el fitxer ha pujat correctament, apareixerà un resum de la informació del procés realitzat:

Aleshores, quan premeu el botó Tornar, apareixerà una nova línia en l'òrgan o en la comissió corresponent, com s'aprecia en la imatge de sota. Reviseu amb el botó del Play que el vídeo es reprodueix correctament.

NOTA: S'ha implementat la possibilitat de pujar o enllaçar l'acta en PDF sense enregistrament de vídeo o àudio de la reunió. Per a realitzar-ho, cal entrar en el programa de "Pujar gravacions actes" i prémer sobre l'enllaç "[Pujar només acta en PDF]".

A continuació, podeu prémer en la columna Pub. sobre la lletra N per permetre als membres poder accedir al contingut incorporat. Abans haureu d'acceptar el missatge següent per confirmar o anul·lar la publicació de la gravació.

Després de confirmar el canvi de valor, apareixerà la lletra S en la columna Pub, que indica que ja és accessible als membres de l'òrgan o comissió.

Adjuntar l’acta a una gravació

Cada gravació ha d’estar acompanyada de la seua acta escrita, que ha d’incloure el codi hash i l’enllaç al contingut de la gravació. Per a realitzar aquest procés, cal prémer en la icona del hastag “#” de la columna Hash i  apareixerà la informació a copiar en l’acta. Per exemple:

https://actes.uji.es/actes_play.php?acta=999

Resum d’informació: el hash s'ha calculat amb SHA-512.

8c93baa130044986631e5e70e85e1b543fe92e136d0aada5cc19ee7d229eb01703d05b34d37d04a05c4434ad1da220c7e8a577b72f99d7076032d20298f5ccf9

Després de generar el hash, com a mànager, heu d’enllaçar o pujar l’acta escrita corresponent a la reunió gestionada, en format PDF i signada pels càrrecs competents (secretari o secretària amb el vistiplau de la presidència). Aquesta acció s’ha de realizar prement en la icona de la columna Acta.

Si l’acta està inclosa en l’aplicació de Gestió d'Òrgans Col·legiats (GOC), en el portal de transparència o en algun web propi de la comissió, haureu de copiar la url d'accés al document en el camp URL de l’acta; si no hi està inclosa, caldrà que pugeu un fitxer en format PDF prement el botó Seleccionar arxiu del camp Acta en PDF. Per a més informació sobre el funcionament de l’aplicació GOC consulteu el manual Gestió d'òrgans col·legiats.

Finalment, cal que premeu el botó Enviar les dades. Si el procés s'ha seguit correctament, apareixerà un resum de la informació, com en la següent imatge.

Cal subratllar que la informació mostrada en la imatge pot variar si s’ha introduït un enllaç o s’ha pujat un fitxer.

Després d’incorporar l’acta a la gravació, es podrà veure amb la icona de pdf que indica el seu accés.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb la Secretària General. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica secgen@uji.es.

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 8.30 h a 19 h i els divendres de 9.30h a 17 h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

• Hash. Codi únic que identifica un fitxer i que canvia quan es s’hi realitza qualsevol modificació.

• Mànager. Perfil d’usuari o usuària que pot gestionar el contingut del portal de videoactes d’un òrgan o comissió. Pot pujar o baixar contingut, tant en àudio com en vídeo, calcula el hash del fitxer pujat, enllaçar o pujar l’acta de la reunió i fer visible el contingut als membres de l'òrgan o comissió.

• Membre. Perfil d’usuari o usuària que té accés a les gravacions i actes de l'òrgan o comissió als quals pertany.

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.