Què és Convenis?

És una aplicació pensada per a introduir, registrar i tramitar els convenis de col·laboració, protocols d'actuació i addendes que realitza l'UJI amb altres entitats, ja siguen altres institucions públiques ja siguen empreses privades. L'aplicació permet recollir les dades del conveni i adjuntar documents com l'esborrany, el conveni, l'informe jurídic, l'informe de fiscalització o el conveni ja signat. Cal subratllar que aquesta aplicació està sincronitzada amb el Cercador de convenis, de manera que quan un conveni se signa apareix publicat en aquest cercador, d'accés públic. Podeu trobar més informació en el manual de funcionament Cercador de convenis.

Accés a l'aplicació

Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Forms,destacat en la imatge de sota.

Accés al Navegador Oracle Forms Web a través de l'Iglú

A continuació, heu de seguir les indicacions en funció del equipament amb el qual esteu accedint-hi. La informació que es mostra és la següent

Indicacions d’accés a Oracle segons l’equipament utilitzat

Un cop entreu a Oracle en la pestanya Aplicacions heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, anar a Gestió de Recursos de serveis i, posteriorment, a Poa. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Menú principal i, dins, Convenis.

Accés a Gestió de Recursos de Serveis

Accés a Poa

Accés a Convenis

Qui pot utilitzar Convenis?

L'aplicació pot ser utilitzada pel Personal d'Administració i Serveis (PAS) dels òrgans de l'UJI i els serveis implicats que la gestió i tramitació de convenis i protocols que la Universitat signa amb altres entitats.

La pàgina d'inici de Convenis

Tal com s'ha explicat en el punt Accés a l’aplicació, un cop feu clic a Convenis es desplega el menú amb totes les opcions i funcions que hi podeu fer, com podeu observar en la imatge de sota.

Menú en forma d'arbre de Convenis

Convenis: a través d'aquesta pantalla es donen d'alta i es registren els convenis en l'aplicació, a més d'adjuntar la documentació i fixar les diferents dates de tramitació. Podeu obtenir més informació en Com s’introdueix un nou conveni?
Recerca de Convenis i Protocols: ací podeu cercar convenis i protocols per diferents filtres. Per a més informació consulteu Com es cerquen convenis? Recordeu que també disposeu del Cercador de convenis que és d'accés públic.
Paraules Clau: espai per a introduir i definir les paraules que clau que es poden associar als convenis i facilitar, així, la seua cerca. Vegeu Com es defineixen les paraules clau? per a tenir més informació.
Mestres Convenis: des d'ací es poden configurar alguns paràmetres de l'aplicació com els tipus d'institucions o àmbits.

Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

Procediment

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que se segueix per tramitar i gestionar un conveni, a través d'aquesta aplicació.

Esquema amb el procediment de funcionament de l'aplicació de convenis

I en aquest següent esquema podeu consultar el procediment administratiu que s'ha de seguir per a la tramitació de convenis.

Procediment per a la tramitació de convenis

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta aplicació.

Com s'introdueix un nou conveni?

L'òrgan responsable del conveni, habitualment els vicerectorats, són els encarregats d'introduir les dades en el sistema i fer els tràmits corresponents. Com a responsables, per registrar un nou conveni en l'aplicació, heu de fer doble clic sobre Convenis dins del menú en forma d'arbre de Convenis. Aleshores s'obri, en una finestra, el formulari amb totes les dades que heu d'emplenar sobre el conveni.

Pantalla amb les dades d'un conveni

Cal que empleneu els camps d'informació que es descriuran a continuació i marcats en roig en la imatge superior. Podeu guardar les dades polsant el botó del disc o a través del F10 del teclat.

Tipus de consulta: per defecte apareix marcat Tots propis per mostrar només els convenis adscrits al vostre òrgan o servei. També podeu marcar que es vegen Tots (tots els convenis donats d'alta en l'aplicació), Tots Pendents (els que estan pendents de signatura), Tots Signats (tots els que ja s'hagen signat), Propis Pendents (només els pendents del vostre servei) i els Propis Signats (els ja signats del vostre servei).
Òrgan Responsable: obligatòriament heu de seleccionar a través de la llista de valors l'òrgan responsable del conveni. Recordeu que ho podeu fer amb el F9 del teclat o el botó de la fletxa cap avall de la capçalera de l'aplicació. Són òrgans responsables el Rectorat, els vicerectorats i la Secretaria General.
Tipus: també és un camp obligatori. Heu de seleccionar del desplegable si voleu introduir un Conveni, un Protocol o una Addenda.
Universitat: podeu marcar aquesta casella en cas que el conveni es realitze entre universitats.
Persona que proposa: podeu triar de la llista de valors la persona (usuari) que proposa la creació del conveni. Automàticament el sistema ficarà el Mail d'aquesta persona.
Òrgan proposant: podeu seleccionar de la llista de valors l'òrgan que proposa la creació del conveni. En aquest cas, el sistema també posarà automàticament el Mail de contacte de l'òrgan.
Descripció: obligatòriament heu d'escriure el nom i una breu descripció del conveni.
Codi Expedient: és un camp que es fica automàticament quan guardeu el conveni que esteu introduint.
Codi Conveni: també és un camp que fica automàticament el sistema quan se signa el conveni. Fa referència a l'any en què se signa i al número seqüencial de convenis de l'any (Exemple: 2020/1)
Tipu C.: obligatòriament heu de triar de la llista de valors si es tracta de:
- Acords de donació
- Contractes de patrocini
- Conveni de creació Càtedra/Aula
- Conveni de col·laboració
- Conveni de col·laboració empresarial
- Conveni de cotutela
- Cooperació
- Específic
- Institucional
- Intercanvi
- Marc
Objecte Mecenatge: en cas que siga un conveni amb una empresa podeu seleccionar de la llista de valors el tipus de mecenatge.
Conveni: aquest camp només l'heu d'emplenar quan introduïu un protocol. Ací cal que indiqueu el codi del conveni d'on deriva el protocol. Automàticament veureu que el sistema fica el nom en el camp del costat.
Referència: codi que s'utilitzava anteriorment per identificar els convenis. Ara aquest camp està en desús.
País: per defecte apareix Espanya. Obligatòriament cal que seleccioneu de la llista de valors el país que inicia el conveni.
Tipus Acte: també és un camp obligatori en què heu de triar de la llista de valors en quin tipus d'acte s'ha de signar el conveni. Cal que tingueu en compte que si és un acte públic, quan es fique la data de dictamen, el sistema enviarà un correu, de forma automàtica, al Rectorat perquè en tinga coneixement i en tramite la signatura. Per a més informació vegeu Com s’adjunta al conveni signat?
- API: Acte Públic Tipus 1
- APII: Acte Públic Tipus 2
- APRI: Acte Privat Tipus 1
- APRII: Acte Privat Tipus 2
Àmbit: heu d'assenyalar obligatòriament l'àmbit d'actuació del conveni. A través de la llista de valors heu d'indicar si és: Estatal, Internacional, Provincial, Autonòmic o Local.
Signat: cal marcar-la quan el conveni ha estat signat.
Prorrogable: heu de marcar aquesta casella quan siga un conveni prorrogable. En aquest cas, haureu de polsar el botó Pròrroga. Heu de tenir en compte que, en aquest moment, si el conveni té informació econòmica, s'envia un correu automàtic al Servei de Control Intern perquè en tinga coneixement.
Obligació econòmica: l'heu de marcar en cas que el conveni comporte obligacions econòmiques. Tot seguit heu d'apuntar tant la Quantia de l'UJI com la Quantia de l'altra part.
Data Proposta: obligatòriament heu de ficar la data en què doneu d'alta el conveni.

En la part de sota d'aquest formulari, heu de completar altres dades a través de diverses pestanyes:

Finalitats: heu de marcar l'objecte o objectes del conveni.
Notes: podeu escriure observacions internes sobre el conveni perquè les puguen consultar els usuaris de l'aplicació.
Documents: per adjuntar el fitxer amb el conveni. A través d'aquesta pestanya, l'òrgan responsable, l'Assessoria Jurídica o el Servei de Control Intern agreguen els informes corresponents.
Inf. Econòmica: espai per a detallar l'estructura pressupostària del conveni.
Paraules clau: des d'aquest apartat podeu associar paraules clau al conveni per després facilitar la seua cerca.

Especificar finalitats del conveni

A través de la pestanya Finalitats heu d'indicar quin és l'objecte o els objectes del conveni. Com podeu observar en la imatge de sota podeu marcar les següents opcions:

Activitat investigadora
Formació
Intercanvi
Pràctiques en empreses
Mecenatge
Infraestructura
Donació
Voluntariat
Cooperació al Desenvolupament
Activitats culturals
Altres
Activitats Esportives
Subvenció econòmica