Punt únic d'entrada de factures
- Bárbara Villuendas (Unlicensed)
- Fátima Meskine Gumbau
Què és Punt únic d'entrada de factures?
És una eina informàtica destinada a registrar qualsevol factura electrònica dirigida a la Universitat Jaume I (UJI). D'aquesta manera, l'UJI s'ajusta a l'obligatorietat que totes les factures dirigides a les administracions públiques siguen electròniques, tal com estableix la Llei 25/2013, de 27 de desembre d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic. L'aplicació permet, a més, que qualsevol proveïdor puga consultar l'estat de les seues factures, des que la presenta fins que se li paga o rebutja.
Accés a l'aplicació
Al Punt únic d'entrada de factures podeu accedir a través del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/reg/rest/publicacion/registro_factura
També ho podeu fer a través de la pàgina d'inici de l'UJI www.uji.es des de la http://www.uji.es/seu (Factura electrònica / Punt entrada) o des del Registre Electrònic polsant el botó Enviar factura electrònica, com podeu observar en les imatges de sota.
Qui pot utilitzar Punt únic d'entrada de factures?
L'aplicació és útil per a qualsevol proveïdor que necessite presentar una factura electrònica a l'UJI. És important que tingueu en compte que per poder registrar factures a través de l'aplicació cal que esteu donats d'alta com a tercers en l'UJI. Si no és així, us podeu inscriure a través de l'imprés que trobareu en el següent enllaç https://www.uji.es/serveis/sci/base/terceros/fichaterceros/ Després, l'haureu d'enviar al Servei de Control Intern de l'UJI a l'adreça electrònica sci@uji.es
La pàgina d'inici de Punt únic d'entrada de factures
Quan accediu a l'aplicació, la pantalla que apareix és com la següent:
Com podeu observar en la imatge superior, apareixen tres parts diferenciades:
Últimes sol·licituds de factures registrades: en la part superior de la pantalla es mostren, en una taula, les cinc últimes sol·licituds de factures electròniques que hàgeu enviat a l'UJI. Per a obtenir més informació consulteu En quin estat es troben les factures?
Totes les sol·licituds: si polseu sobre aquest enllaç, podeu accedir directament a totes les factures que hàgeu registrat. Per a més informació aneu al punt En quin estat es troben les factures?
Formulari per enviar una factura electrònica a l'UJI: en la part de sota de la pantalla apareix el model amb tots els camps i arxius que heu d'adjuntar per enviar una factura electrònica a l'UJI. Per a obtenir més informació vegeu Com es registra una factura?
Com es registra una factura?
Per registrar una factura electrònica a l'UJI cal que accediu a l'aplicació i, seguidament, empleneu els camps del formulari del Registre de factures. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc. Per a més informació sobre Què és un camp obligatori? vegeu el document Elements comuns de les aplicacions. A més, podeu polsar la icona d'ajuda per accedir a missatges amb indicacions de suport i guia, com podeu observar en la imatge de sota.
Dades del proveïdor: recordeu que en cas que no estigueu donats d'alta com a tercers en l'UJI, haureu de sol·licitar-ho mitjançant l'imprés que trobareu en el següent enllaç https://www.uji.es/serveis/sci/base/terceros/fichaterceros/
Identificació (CIF, NIF, NIE): obligatòriament en aquest espai heu d'apuntar el número d'identificació del proveïdor. Ho heu de fer en xifres i lletres sense espais ni guions. Un cop fiqueu la identificació, veureu que la resta de camps del formulari s'emplenen automàticament. Cal destacar, però, que si el sistema detecta que no correspon a cap tercer de l'UJI, llançarà un missatge d'error com el següent.
Raó social: és un dels camps que s'ompli automàticament quan poseu la identificació. Fa referència al nom o denominació legal de l'empresa o entitat.
Adreça electrònica: l'aplicació indica el vostre correu electrònic de contacte.
Telèfon: també l'emplena automàticament amb el telèfon de contacte que consta en la base de dades de l'UJI.
Adreça de correu de notificacions: el sistema apunta automàticament l'adreça electrònica corporativa amb què estigueu registrats com a tercers de l'UJI perquè rebeu les notificacions, però podeu ficar-ne una altra. Heu de tenir present que les notificacions relacionades amb la factura que esteu registrant es faran electrònicament a través del correu que indiqueu en aquest camp.
Adjunts: cal destacar que aquest sistema només admet el registre de factures electròniques i que actualment accepta les versions 3.2, 3.2.1 i 3.2.2 de Facturae. És una informació que us facilita l'aplicació si feu clic en la icona d'ajuda, com podeu observar en la imatge de sota.
Adjunta factura: obligatòriament heu d'agregar la factura electrònica polsant el botó Seleccionar arxiu. Si necessiteu esborrar-la, només cal que polseu la icona de la paperera . És important que tingueu en compte que només podeu afegir factures en format .xml o .xsig. Si intenteu pujar-ne un amb un altre format, l'aplicació us llançarà un missatge d'error com el següent.
Adjunta documentació: en aquest camp podeu afegir documentació addicional només en format .pdf o .xls a través del botó Seleccionar arxiu. Podeu agregar-ne tants com necessiteu fent clic en Afegeix un altre fitxer. Si preciseu eliminar-ne un, només cal que polseu la icona de la paperera. Convé subratllar que si intenteu adjuntar arxius amb un format que no admeta el sistema, us mostrarà un missatge d'error com el següent.
Finalment, quan tingueu les dades emplenades i els fitxers pujats podeu fer clic en el botó Envia, situat en la part de sota de la pantalla. Si necessiteu eliminar i netejar totes les dades que hàgeu ficat podeu polsar Esborra tots els camps. És important que quan registreu una factura electrònica a través d'aquesta eina tingueu en compte les següents consideracions:
Recordeu que el sistema només accepta unes versions determinades de Facturae (3.2, 3.2.1 i 3.2.2). Si intenteu agregar-ne una de diferent, quan polseu Envia, us llançarà un missatge d'error.
2. No permet registrar factures duplicades. Sim, quan polseu Envia, el sistema detecta que intenteu registrar una factura amb el mateix número, import i data que una altra que hàgeu afegit anteriorment, us advertirà amb un avís d'error com el de sota.
3. El número d'identificació del proveïdor que fiqueu al formulari ha de coincidir amb el de la factura. Si no és així, el sistema us llançarà un missatge d'error quan premeu Envia.
4. Errors en processar el contingut dels fitxers. Si el sistema detecta alguna anomalia en la lectura de la factura o dels fitxers adjunts mostrarà un avís d'error com el següent i no us permetrà registrar-la.
Heu de ser conscients que, un cop premeu Envia, no podreu fer marxa enrere i eliminar la vostra sol·licitud i, per tant, s'iniciaran els tràmits perquè quede registrada en el sistema comptable de l'UJI. A més, us heu d'assegurar que quan polseu Envia el sistema us informa que la factura s'ha registrat correctament.
Un cop la tramiteu, podreu consultar el seu estat a través de la taula que apareix en la part superior de la pàgina d'inici amb les últimes sol·licituds de factures registrades. Per a més informació vegeu el punt següent del manual En quin estat es troben les factures? Cal subratllar que rebreu un correu de notificació, com el de sota, quan la vostra sol·licitud queda registrada en l'aplicació i es genere el resguard.
En quin estat es troben les factures?
Quan accediu a l'aplicació podeu consultar l'estat en què es troben les últimes sol·licituds de factures que hàgeu tramitat. Com s'ha mencionat en La pàgina d'inici de Punt únic d'entrada de factures veureu en la part superior de la pantalla una taula, com la de la imatge, amb les cinc últimes sol·licituds de factures electròniques que hàgeu registrat.
En aquesta taula podeu consultar les següents dades de cada sol·licitud:
Data: dia i hora en què vau registrar la sol·licitud.
Número de factura: és un element obligatori que identifica la factura i que la diferencia de la resta.
Estat Registre: situació en què es troba la vostra sol·licitud.
Estat Factura: situació comptable en què es troba la factura. Pot trobar-se en un dels següents estats:
Presentada: quan la factura s'ha presentat correctament davant l'UJI.
Verificada: quan es validen les dades i la informació de la factura i es comproven que són correctes.
Conformada: quan l'UJI dona la seua conformitat econòmica perquè siga tramitada i pagada.
Comptabilitzada: quan la factura es comptabilitza pressupostàriament i, per tant, es reconeix l'obligació de pagar-la.
Pagada: quan l'UJI ha abonat la quantitat de la factura i pel mitjà indicat en ella.
Rebutjada: quan per algun motiu, que es comunica, no s'accepta la factura, es refusa i, per tant, no entra en el sistema comptable de l'UJI.
Adjunts: fent clic a sobre podreu veure si la factura té documents adjunts. Podreu consultar-los i descarregar-los en el vostre equip.
Resguard: document en format pdf amb el resguard de la factura. Recordeu que només estarà disponible en cas que la sol·licitud ja estiga registrada.
Si necessiteu consultar l'estat d'altres factures que hàgeu tramitat heu de polsar en Totes les sol·licituds, com podeu veure marcat en roig en la imatge de sota. Aquest enllaç us permet accedir directament a l'historial de les vostres factures registrades.
El Llistat de factures s'obri en una nova finestra i les dades es presenten per columnes. Mostra la Data, el Número de Factura, l'Estat del registre, l'Estat de la factura i els documents Adjunts. I en aquesta pantalla, a més, també apareix el Document signat, és a dir, amb la signatura digital. Hi podeu accedir polsant a sobre de les sigles XML. Veureu que és un document amb les figures criptogràfiques que confirmen i garanteixen la seua autenticitat i integritat, verificant que no ha patit cap alteració.
Si el vostre historial de factures és molt gran i no caben totes en una mateixa plana, s'habilitarà la paginació perquè pugueu passar d'una pàgina a una altra. Teniu els botons Anterior i Següent i els números en la part inferior de la pantalla perquè us moveu d'una pàgina a una altra.
Resolució de dubtes
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Servei de Gestió Econòmica. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica factures@uji.es
Resolució de problemes
Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Glossari
Comptabilitzat. Estat d'una factura electrònica que es produeix quan es comptabilitza pressupostàriament i, per tant, es reconeix l'obligació de pagar-la.
Conformada. Estat d'una factura electrònica quan l'UJI dóna la seua conformitat econòmica perquè siga tramitada i pagada.
Estat de factura. Situació comptable en què es troba una factura electrònica. Pot estar presentada, verificada, conformada, comptabilitzada, pagada o rebutjada.
Estat de registre. Situació en què es troba una sol·licitud de registre de factura electrònica en l'aplicació. Pot estar sol·licitada, registrada o amb errors.
Factura electrònica. Factura emesa i tramesa en format electrònic per mitjà d'una xarxa telemàtica. En el cas de l'UJI es registren a través de l'aplicació del Punt únic d'entrada de factures.
Facturae. Format de factura electrònica que es crea mitjançant l'Orden PRE/2971/2007, de 5 d'octubre, sobre l'expedició de factures per mitjans electrònics quan el destinatari de les mateixes siga l'Administració General de l'Estat o organismes públics vinculats o dependents d'aquella i sobre la presentació davant l'Administració General de l'Estat o els seus organismes públics vinculats o dependents de factures expedides entre particulars. Les successores versions d'aquest format i altres informacions útils sobre el mateix es publiquen en el portal web www.facturae.gob.es.
Pagada. Estat d'una factura electrònica quan l'UJI ha abonat la quantitat indicada en ella.
Presentada. Estat d'una factura electrònica que es produeix quan s'ha presentat correctament davant l'UJI.
Rebutjada. Estat d'una factura electrònica quan per algun motiu, que es comunica, no s'accepta la factura, es refusa i, per tant, no entra en el sistema comptable de l'UJI.
Signatura digital (signatura electrònica). Informació xifrada que identifica l'autor d'un document electrònic i verifica i autentifica la seua identitat. A més, permet garantir la integritat del document signat i evitar-ne la falsificació. Podeu obtenir més informació sobre el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I i la Política de signatura electrònica en http://www.uji.es/seu/mesinfo.
Verificada. Estat d'una factura electrònica quan es validen les dades i la informació de la factura i es comproven que són correctes.
XML. Sigla que prové de l'anglès extensible markup language (llenguatge d'etiquetatge extensible). Llenguatge de marques que emmagatzema de manera estructurada la informació. Permet crear formats d'informació i compartir dades entre ordinadors. S'utilitza generalment en la programació de pàgines web.
A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.