Monitor de conformitat

Què és Monitor de conformitat?

És una aplicació informàtica que permet conformar i firmar de forma electrònica diferents processos comptables com, per exemple, una factura o una comanda. És el pas previ per a la seva comptabilització i/o pagament. Aquest monitor recull tota la informació i documentació de cada procediment i permet tramitar la signatura per a la seva conformitat. A més, en alguns processos contempla la possibilitat d'adjuntar nova documentació. Diàriament el sistema envia un correu electrònic a les persones responsables que tenen processos pendents de signar i, per tant, de donar el seu vistiplau. Alhora, la plataforma desa tots els expedients signats o rebutjats en un històric. 

Progressivament s'estan afegint nous processos comptables al monitor de conformitat. 

Accés a l'aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió econòmica > Signatures > Monitor conformitatPodeu accedir directament des del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji23449

Accés a Monitor de conformitat

Qui pot utilitzar Monitor de conformitat?

Poden accedir a l'aplicació totes les persones responsables de conformar i, per tant, signar qualsevol procés comptable previst en el monitor. 

La pàgina d'inici de Monitor de conformitat

Quan accediu a l'aplicació, la pantalla d'inici es mostra de la següent manera: 

Pàgina d’inici Monitor de conformitat

En aquesta pantalla, com podeu observar en la imatge superior, podeu consultar en la taula de l'esquerra el nombre de procediments que teniu pendents de signar de:

  • Documents comptables: en aquest cas no es mostra una xifra sinó el signe de la suma. Des d'aquest apartat es poden signar els documents comptables d'expedients de despesa, de factures i d'expedients d'ingressos que necessiten el vistiplau dels responsables pressupostaris. Per a més informació vegeu Com es conformen els documents comptables?

  • Factures: aquest apartat permet signar totes les factures pendents per a després generar tots els documents comptables necessaris i, per tant, fer la comptabilització i pagament. Podeu ampliar la informació en Com es conformen les factures?

  • Comandes: per a signar les peticions de comandes pendents. Aneu a Com es conformen les comandes? per a tenir més informació. 

I a la taula de la dreta apareixen les opcions pendents d'implementar: 

  • Modificacions pressupostàries

  • Conciliacions bancàries

  • Retribucions

  • Actes de recepció

El sistema envia diàriament un correu electrònic de recordatori a les persones responsables amb els procediments que tenen pendents de signar. 

Com es conformen les factures?

A través de l'opció Factures podeu signar les factures que tingueu pendents i que hagen entrat a través del Registre o del Punt únic d'entrada de factures (podeu trobar informació sobre el seu funcionament en el manual Punt únic d'entrada de factures). Aquestes factures es gestionen des de l'aplicació GRE (Navegador Oracle Forms Web > Gestió de recursos econòmics > Processos diaris > Gestió del Punt Únic de Despeses). Podeu trobar més informació sobre el funcionament de la plataforma del Navegador Oracle en Elements comuns de les aplicacions. Cal que tingueu present que aquest procediment és previ a la conformitat del document comptable de factura que autoritza la comptabilització i pagament de la despesa. Podeu obtenir més informació en Com es conformen els documents comptables? 

Perquè les despeses apareguen en el Monitor de conformitat, cal que prèviament s'envien a conformar des del GRE. En la pantalla Gestió del Punt Únic de Despeses apareixen totes les factures registrades pendents de conformar.

Abans d'enviar-la a conformar, heu d'associar cada factura a una comanda, tant si és major o menor com si és zero. Simplement cal que polseu el botó Vincular Comanda, marcat en roig en la imatge de sota.

Vincular comanda

Tot seguit, en la finestra que s'obri, introduïu el Número de Comanda i polseu Vincular. Així, en el Monitor de conformitat veureu el Número de Comanda i el Número d'expedient. 

Vinculació d’una nova comanda

Per a enviar a conformar les factures, primer cal que polseu el botó Conformitat Factura, marcat en roig en la imatge de sota.

Conformitat de factura

A continuació, en la finestra que s'obri cal que introduïu el Nom de les persones que han de signar la factura, indiqueu l'Ordre de signatura i polseu Acceptar.

Conformitat de factura

Aleshores, veureu que l'Estat de la factura canvia a Enviada a conformar i, que en la part de sota, es mostra el nom de les persones signants i, per tant, que han de conformar i autoritzar la despesa. 

Factura enviada a conformar

Una vegada s'haja enviat a conformar la factura, es bolcarà en el Monitor de conformitat de manera que ja els apareixerà als signants perquè la conformen i l'autoritzen. Com a responsable, quan entreu dins de Despeses veureu el llistat de factures que tingueu pendents de signar.

Fixeu-vos que en la part superior esquerra podeu determinar quants registres voleu que es mostren per pantalla (en funció del nombre també s’activarà la paginació en la part inferior de la pantalla) i, en el marge superior dret, teniu un Cercador i un filtre per Ordenar les factures per diversos ítems. El sistema guardarà aquests paràmetres i mostrarà les factures de la manera que hàgeu indicat, fins que torneu a seleccionar-ne uns altres.

Conformitat despeses

Com podeu observar en la imatge superior, veure que s'indiquen les següents dades de cada factura: 

  • Número de registre: número del punt únic de registre i exercici.

  • Descripció: nom del proveïdor i concepte de la factura. Fixeu-vos que al costat del nom del tercer apareix una icona d’informació per consultar les observaciones que han afegit les altres persones que han intervingut en la tramitació.

  • D. Entrada: data en què la factura ha entrat per registre. 

  • Núm Factura: número que identifica la factura. 

  • Import i N. Comanda: si apareix Consulta adjunt significa que heu de consultar la quantia en el document adjunt. El número de comanda apareix només quan la factura correspon a una comanda i prèviament des del GRE s'ha polsat el botó Vincular comanda.

  • Lupa: si polseu sobre la icona de la lupa podreu consultar en una finestra altres dades com ara el pressupost a què s'imputa.  

Detall de les dades de la factura

Des d'aquesta pantalla teniu disponibles tres botons per accions en bloc:  

  • Seleccionar tots/cap: a través d'aquest d'aquesta opció, podeu marcar totes les comandes que tingueu en pantalla alhora o desmarcar-les.  

  • Signar seleccionats: aquest botó permet signar únicament les comandes que hàgeu marcat.

  • Signar tots: si polseu aquest botó signareu de cop totes les comandes que tingueu pendents.

A més, en cadascuna de les comandes pendents de signar teniu diverses icones per a realitzar les següents accions: 

  • Signar: quan polseu el botó Signar s’obri una finestra on heu de tornar a prémer el botó Signar i podeu anotar observacions perquè les veja i les tinga en compte el segon signatari. Són les anotacions que es veuran a través de la icona de la informació.  

Signar factura
  • Rebutjar: si considereu que la factura no és correcta o que té algun error, feu clic en aquest botó. En la finestra que s'obri obligatòriament haureu d'anotar el motiu de la no acceptació i prémer Rebutjar

Rebutjar factura
  • Documents: a través d’aquest botó podeu consultar la factura i els documents adjunts. Com podeu veure en l'exemple de sota, s'obri una finestra nova i la podeu tornar a ocultar prement Tancar finestra.  

Consultar factura i documents adjunts
  • Puja Docs: també teniu la possibilitat d'adjuntar documents abans de conformar la factura, com ara albarans, memòries o justificants, entre altres. Veureu que s'obri una finestra perquè trieu i adjunteu els arxius que vulgueu. Tots els documents que pugeu quedaran enllaçats a la factura. Per tancar aquesta finestra heu de prémer el botó Tancar finestra.

Pujar documents

Heu de tenir en compte que quan tots els responsables signen, la factura queda conformada. Si hi havia més d'un signant, el sistema avisa al següent de la llista en ordre de firma. Si només hi ha un únic signant o és l'última persona responsable, es considera la factura com a conformada. Aleshores, en la pantalla Gestió del Punt Únic de Despeses l'estat passa a ser de Conformada i s'indica la Data de Signatura, com passa en l'exemple de la imatge de sota. 

Control de Punt de Verificació de Factures

En el Monitor de conformitat, podeu consultar el llistat de factures que hàgeu conformat en la pestanya Històric Conformat. Des d'aquesta pantalla, podeu veure la factura i els documents adjuntats a través del botó Documents i altres dades polsant la icona de la lupa. Fixeu-vos que apareix la Data Signat en què heu signat la factura.

Històric conformat

També teniu disponible la pestanya Històric rebutjat amb totes les factures que hàgeu rebutjat. Si polseu sobre la icona de la lupa podeu consultar el motiu de la no acceptació i la documentació adjunta a través del botó Documents.

Històric rebutjat

Com es conformen els documents comptables?

En els Documents comptables es mostra el nombre de documents comptables que, com a responsables, tingueu pendents de signar. Si feu clic a sobre es desplega el detall dels tipus de documents comptables que tingueu pendents de conformar, com ara expedients de retenció de crèdit o de tramitació anticipada, despeses amb uan factura associada o expedients d'ingressos, entre altres. 

Accés als documents comptables

Cal que tingueu en compte que per a què aquests documents apareguen als signants en el monitor, s'ha d'haver comptabilitzat prèviament des de l'aplicació del GRE (Navegador Oracle Forms Web > Gestió de recursos econòmics > Processos diaris > Registre de factures de despeses). Podeu obtenir més informació sobre el seu funcionament en el punt Entorn de Forms i Reports del document Elements comuns de les aplicacions. Un cop dins, heu d'anar a la pestanya Imposició Pressupostària i prémer el botó Comptabilitzar per generar les signatures necessàries. 

Imposició pressupostària

A través de la pestanya Fase Comptabilització podreu consultar el registre de despeses. Com podeu veure en l'exemple de sota, veureu el número de la Llista a la qual pertany i si polseu el botó de la lletra L, marcat en roig, podreu veureu el detall del llistat. 

Fase de comptabilització

Aleshores, en la pestanya Relacions podreu consultar amb quin document comptable té relació. 

Relacions

I a través de la pestanya Despeses la relació d'expedients que formen part del mateix llistat i que, per tant, s'enviaran a signar, de forma conjunta, al Monitor de conformitat. 

Detall de la despesa

Expedients de despesa

Quan entreu en un Expedient de despesa, s'obri la pestanya Conformitat on es mostra el llistat d'expedients de despesa que tingueu pendents de signar amb les següents dades per columnes:

  • Número: número de la llista i d'expedient. 

  • Descripció: concepte de la despesa; estructura pressupostària: CTO/SBC (centre/subcentre), PROG (programa pressupostari), APL (aplicació pressupostària), PROJ/SBP (projecte i subprojecte pressupostari), Línia Import i nom de la persona que ha comptabilitzat la despesa (Comptabilitzat per). 

  • Quantia i fiscalització: a més de l’import de la despesa, s’indica la valoració de control intern:

    • Pendent de fiscalitzar: encara no ha passat per control intern.

    • Exempt de fiscalització prèvia: quan no ha de passar per control intern.

    • Fiscalització favorable: quan control intern ha donat el seu vistiplau.

    • Fiscalització favorable amb observacions: quan control intern ha donat el seu vistiplau però ha incorporat observacions. Podeu consultar les observacions passant per sobre de la icona de la informació.

    • Fiscalització favorable amb condicionat: quan control intern ha donat el seu vistiplau però amb condicionant. Podeu consultar els condicionants passant per sobre de la icona de la informació.

    • Fiscalització desfavorable: quan control intern no autoritza la despesa.

  • Data Entrada: dia d'entrada de l'expedient de despesa.

  • Tercer: entitat que realitza o comporta la despesa.

En la part superior disposeu d'uns filtres per buscar expedients per l'estructura pressupostària i/o per la data d'entrada establint un període de temps determinat i en el marge dret un Cercador per buscar per qualsevol dels camps, a més d’un filtre per Ordenar-los per diversos ítems. Fixeu-vos que si teniu la signatura delegada, apareixerà just al costat el nom de la persona a qui teniu feta la delegació.

Conformitat de documents tipus D

En aquesta pantalla podeu signar tots els expedients de cop marcant l'opció Seleccionar tots i posteriorment polsar Signar tots o marcar-ne uns i prémer Signar seleccionats. A més, en cadascun dels expedients disposeu de diversos botons: 

  • Signar: tingueu en compte que, si l'expedient de despesa només requereix una signatura, quan el signeu i el conformeu, el document se signarà digitalment i el podreu consultar des del vostre Portafirmes (per a més informació vegeu https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5231773529). Alhora, el sistema notifica a la persona sol·licitant perquè tinga constància que el document comptable ja està aprovat. En cas que hi haja més d'una signatura, el sistema avisa al següent signant, perquè complete el procediment. Serà aleshores quan el document estiga disponible i s'avise, també, al peticionari.

  • Rebutjar: si considereu que l'expedient no és correcte o que té algun problema el podeu rebutjar. En aquest cas, obligatòriament haureu d'anotar els motius de la no acceptació en la finestra emergent que es desplega.

  • Documents: podeu consultar l'informe de despesa amb l'Expedient anual, l'Expedient plurianual i la documentació adjuntada.

  • Puja Docs: també teniu la possibilitat d'adjuntar documents abans de conformar l’expedient. Veureu que s'obri una finestra perquè trieu i adjunteu els arxius que vulgueu. Tots els documents que pugeu quedaran enllaçats a l’expedient.

Des de la pestanya Històric conformat podeu consultar el llistat d'expedients que hàgeu signat amb antelació. Per defecte es mostra l'exercici en curs però podeu triar-lo a través del desplegable que apareix al costat de la paraula Exercici. A més, com podeu veure en la imatge de sota, teniu uns filtres per Mostrar els documents pendents de signar per vosaltres o per algun dels signataris posteriors, per mostrar només els que hagen estat contabilitzats per una persona en concret o durant un període de temps concret i un Cercador i un filtre per Ordenar els expedients en el marge superior dret. En aquesta taula apareixen les mateixes dades que en la pestanya Conformitat i la Data de signatura. Si sou el darrer signatari serà la data en què s'ha conformat el document. podreu accedir a d'altres dades de l'expedient com la data de creació del document i si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement la icona del document amb ratlles .

A través del botó Documents podeu consultar i visualitzar el llistat de documents relacionats amb l’expedient corresponent.

Històric conformat

També podeu consultar els expedients que hàgeu rebutjat a través de la pestanya Històric rebutjat. En aquesta pantalla, a més de la informació de l'expedient, podreu consultar la Data de rebuig. Fixeu-vos que en la part superior disposeu d'uns filtres per buscar els documents rebutjats per vosaltres o per un signatari posterior, els comptabilitzats per una persona concreta o en un període de temps determinat. 

Històric rebutjat

Factures

Si accediu a les Factures es mostrarà la pestanya Conformitat amb el llistat de factures que tingueu pendents de signar com a responsables. En la part superior teniu disponibles uns filtres per cercar els documents per l'estructura pressupostària o per un període de temps concret. Fixeu-vos, que des d'aquesta pantalla teniu disponibles, en el marge superior esquerre, diverses funcions:  

  • Seleccionar tots/ Cap: a través d'aquest d'aquesta opció, podeu marcar tots els documents que tingueu en pantalla alhora o desmarcar-les. 

  • Signar tots: si polseu aquest botó signareu de cop tots els documents comptables que tingueu pendents. 

  • Signar seleccionats: aquest botó permet signar únicament els documents que hàgeu marcat.

Cal que tingueu en compte que estan agrupades en paquets i que, en funció del tipus de document que seleccioneu, apareixeran uns o altres camps d'informació. En l'exemple de la imatge de sota apareixen els següents camps d'informació.

  • Llista: número de la llista de documents en què s'agrupa un conjunt de factures.

  • Descripció: concepte de la despesa; tipus de facturació (ADOP: adopció de drets d’obligació de pagament; P: pagament o OP: obligació de pagament); nom de la persona que ha comptabilitzat la despesa (Comptabilitzat per); proveïdor (Tercer) i forma de pagament (si és una domiciliació, transferència, formalització, caixa o si està pendent de pagament).

  • N. registre i projecte  

  • D. Entrada: data d'entrada de la llista de factures en el servei per a signar. 

  • Expedient, quantia i fiscalització: a més de l’import de la despesa, s’indica la valoració de control intern:

    • Pendent de fiscalitzar: encara no ha passat per control intern.

    • Exempt de fiscalització prèvia: quan no ha de passar per control intern.

    • Fiscalització favorable: quan control intern ha donat el seu vistiplau.

    • Fiscalització favorable amb observacions: quan control intern ha donat el seu vistiplau però ha incorporat observacions.

    • Fiscalització favorable amb condicionat: quan control intern ha donat el seu vistiplau però amb condicionant.

    • Fiscalització desfavorable: quan control intern no autoritza la despesa.

  • N. Factura: número de factura, data i si és o no urgent. En cas que sí, apareix indicada la data límit de tramitació.  

Conformitat documents tipus P

Com podeu observar en la imatge superior, en cadascun dels documents comptables pendents de signar teniu diversos botons disponibles:  

  • Signar: si el document comptable de factura requereix de més d'una signatura, s'avisarà al següent signant i, quan estiga completada, es notificarà al peticionari. El document signat es guardarà en el vostre Portafirmes (per a més informació vegeu el manual Portafirmes).

  • Rebutjar: si considereu que el document comptable no és correcte o que té algun error. En la finestra que s'obri obligatòriament haureu d'anotar el motiu de la no acceptació.  

  • Documents: consultar l'informe i la documentació de la factura.

  • Puja Docs: a través d’aquest botó podeu adjuntar documentació vinculada a la factura.

També podeu consultar les factures ja conformades en la pestanya Històric Conformat. En aquesta pantalla, com podeu observar en la imatge de sota, podeu seleccionar l'exercici dels documents conformats que voleu consultar i teniu disponibles un filtres per cercar els documents signats per vosaltres o per una altra persona signatària posterior, pels que hagen esta comptabilitzats per una persona concreta o per un període de temps concret. Des d'ací, a més, més podeu accedir a l'informe i la documentació adjuntada a través del botó Documents. 

Històric conformat de documents tipus P

Si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement el botó Documents Fixeu-vos que s'indica l'objecte del document, el sol·licitant, el document i la data de signatura i el signant. En la part de sota, a més, apareix la relació de documents adjunts signats amb el codi d'encriptació (conegut com a Codi Segur de Verificació) que garanteix l'autenticitat i integritat del document. Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

 

I a través de la pestanya Històric rebutjat podeu consultar el llistat de documents comptables de factures rebutjats. Podeu filtrar-los per cercar els documents rebutjats per vosaltres o per un altra persona signatària, pels documents comptabilitzats per un usuari concret o en un període de temps determinat. 

Històric rebutjat de documents tipus MIT

Expedients d'ingressos

Quan entreu en Expedients d'ingressos, s'obri la pestanya Conformitat on es mostra el llistat d'expedients d'ingressos que tingueu pendents de signar. Cal que tingueu en compte que en funció del tipus d'expedient d'ingressos, es mostraran unes o altres dades. En l'exemple de sota, com podeu veure, es mostren els següents camps d'informació: 

  • Expedient: número d'expedient. 

  • Data

  • Data Urgent: s'indica en cas que hi haja una data urgent. 

  • Descripció: concepte de l'ingrés. 

  • Número de Registre

  • Tercer: nom del proveïdor. 

  • Import: total de la factura. 

En la part superior esquerra podeu determinar quants elements voleu que es mostren en una pantalla i teniu disponible un Cercador, en el marge superior dret. 

Si voleu consultar el detall de la llista d'ingressos, heu de fer clic sobre el número d'Expedient. Fixeu-vos, a més, que en la part superior esquerra disposeu de diverses funcions:  

  • Seleccionar tots/ Cap: a través d'aquest d'aquesta opció, podeu marcar tots els documents que tingueu en pantalla alhora o desmarcar-les. 

  • Signar tots: si polseu aquest botó signareu de cop tots els documents comptables que tingueu pendents. 

  • Signar seleccionats: aquest botó permet signar únicament els documents que hàgeu marcat.

Llistat de documents d’ingressos

Com podeu observar en la imatge superior, des d'aquesta pantalla, podeu: 

  • Signar un expedient: cal que polseu la icona del tick verd . Tingueu en compte que, si l'expedient només requereix una signatura, quan el signeu i el conformeu, el document se signarà digitalment i el podreu consultar des del vostre Portafirmes (per a més informació vegeu Portafirmes). Alhora, el sistema notifica a la persona sol·licitant perquè tinga constància que el document comptable ja està aprovat. En cas que hi haja més d'una signatura, el sistema avisa al següent signant, perquè complete el procediment. Serà aleshores quan el document estiga disponible i s'avise, també, al peticionari.

  • Rebutjar un expedient: si considereu que l'expedient no és correcte o que té algun problema el podeu rebutjar amb l'aspa de color gris . En aquest cas, obligatòriament haureu d'anotar els motius de la no acceptació en la finestra emergent que es desplega.

  • Consultar la documentació adjunta: a través de la icona del document podeu consultar el detall de l'expedient, així com altres documents. Per tornar a la pantalla anterior cal que premeu Amagar visor de documents, situat en la part superior dreta.

Consultar la documentació adjunta
  • Consultar més dades de l'expedient: si polseu sobre la icona de l'ull  podreu conèixer altres dades de l'expedient.

Consultar més dades de l’expedient

Des de la pestanya Històric conformat podeu consultar el llistat d'expedients que hàgeu signat amb antelació. Es mostren les mateixes dades que en la pestanya Conformitat i la data en què el vau signar (Data signatura). Si sou el darrer signatari serà la data en què s'ha conformat el document. Fixeu-vos que en aqeusta pantalla podeu seleccionar l'Exercici del qual voleu consultar els documents conformats. 

Històric conformat d’ingressos

A través de la icona del documentpodreu consultar l'informe de despesa amb l'Expedient anual, l'Expedient plurianual i la documentació adjuntada. Podeu tornar a la pàgina anterior amb el botó Amagar visor de documents. Si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement la icona del document amb ratlles . Fixeu-vos que s'indica l'objecte del document, el sol·licitant, el document i la data de signatura i el signant. En la part de sota, a més, apareix la relació de documents adjunts signats amb el codi d'encriptació (conegut com a Codi Segur de Verificació) que permet verificar l'autenticitat i integritat del document. Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

També podeu consultar els expedients que hàgeu rebutjat a través de la pestanya Històric rebutjat. En aquesta pantalla, a més de la informació de l'expedient, podreu consultar la data en què vau rebutjar l'expedient (Data rebutjat). 

Històric rebutjat d’ingressos

Com es conformen les comandes?

Per consultar el llistat de comandes pendents de signar cal que feu clic sobre Conformació comandes en la pàgina d'inici. Apareixen les comandes tramitades a través de les aplicacions Peticions de compres menors i Comandes menors (Navegador Oracle Forms Web > GRE > Comandes menors). Podeu ampliar la informació sobre el funcionament d'aquestes eines en els manuals Comandes menorsPeticions de compres menors (IGLU)

Un cop entreu a Conformació comandes, veureu totes les comandes que tingueu pendents de signar. Com podeu comprovar en la imatge de sota, en la pestanya Conformació es mostren les següents dades de cada comanda: 

  • Número de petició: número de petició realitzada a través de l'aplicació de Peticions de compres menors. Inclou un enllaç perquè pugueu consultar el detall de la sol·licitud inicial. 

  • Sol·licitant: nom de la persona que ha fet la sol·licitud de la comanda.

  • Tipus de comanda i si està o no associada a un ACord Marc

  • Descripció: exercici i número de comanda amb un enllaç directe al detall de la comanda. 

  • Número de petició: número de petició realitzada a través de l'aplicació de Peticions de compres menors. Inclou un enllaç perquè pugueu consultar el detall de la sol·licitud inicial. 

  • Preu i Finançament (programa, projectei subprojecte).

  • Proveïdor: nom del proveïdor de la comanda. 

  • Data de Comanda: dia en què s'ha tramitat la comanda. 

  • Acumulat: saldo acumulat. 

Des d'aquesta pantalla podeu seleccionar les comandes i signar-les, seleccionar-les totes i signar-les totes de cop o signar-les una per una. En cada document teniu disponibles els següents botons:  

  • Signar: heu de tenir en compte que la gestió de comandes requereix de dues signatures. Un cop s'efectua la primera firma, s'avisa al segon signatari. En aquest cas, també rep un correu electrònic que li informa que té comandes pendents de signar i un enllaç directe al Monitor de Conformitat, des d'on pot accedir al llistat de comandes pendents. Cal destacar, a més, que el primer signataria pot accedir a l'Informe de conformitat que és el document d'aprovació de la comanda i que inclou la firma del primer signatari i el segon l'Informe de comanda que recull el detall de la petició i que s'envia al contractista per formalitzar la comanda. 

  • Rebutjar: si considereu que no és correcta o que té algun error, polseu aquest botó per rebutjar la comanda. En la finestra que s'obri haureu d'anotar el motiu de la no acceptació. 

  • Documents: podeu consultar el full d’aprovació de la comanda.

Pantalla per conformar una comanda

Quan feu clic sobre la icona del document, es mostra el full d'aprovació de la comanda. Com podeu veure en la imatge de sota, per ocultar-lo i tornar a la pàgina anterior, cal que polseu sobre Amagar visor de documents.

Full d’aprovació de la comanda

En la pestanya Històric conformat també podeu accedir al registre de comandes que hageu signat. Com podeu observar en la imatge de sota, es mostra la Descripció, la Data de la Comanda, la data en què s'ha signat (Data signat), el Número de petició, el Preu, el nom del Proveïdor, el Tipus de comanda,si és o no Acord Marc, el nom del Sol·licitant i la Financiació. També hi ha disponible un cercador, en la part superior dreta de la pantalla per buscar comandes signades pel text de qualsevol dels camps, com ara la descripció o el proveïdor. 

Històric conformat

A través de la pestanya Històric rebutjat podeu consultar el llistat de comandes que hàgeu rebutjat amb anterioritat. Fixeu-vos que en aquesta pantalla queda registrat el dia de la no acceptació (Data rebuig). 

Històric rebutjat

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Victor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari 

  • Codi d'encriptació. Conegut com a Codi Segur de Verificació, és una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic emés per l'UJI i que, permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic .Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

  • Justificant signatura. Document que acredita la signatura i, per tant, la conformitat d'un procediment o expedient. 

  • Portafirmes. Eina informàtica que emmagatzema tots els documents electrònics signats per un usuari i que formen part dels diferents expedients o procediments administratius que té oberts o en els quals està implicat o interessat. Alguns dels procediments que se signen a través del Monitor de conformitat es recullen en aquesta aplicació informàtica. Podeu ampliar la informació sobre el seu funcionament en el manual Portafirmes.

  • Rebutjar. Acció que suposa no acceptar la conformitat d'una factura, un document comptable o un ingrés, entre altres. En cas de rebutjar un procediment o expedient cal, obligatòriament, introduir-ne els motius. 

  • Signant. Persona responsable de signar i, per tant, conformar els procediments comptables. És l'usuari que entra al Monitor de conformitat per signar els documents o expedients que tinga pendents. Cada procediment pot requerir el vist-i-plau d'un o diversos signants. 

  • Signar. Acció que comporta la conformitat, per exemple, d'una factura, un document comptable o un ingrés, entre altres. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.