Monitor de conformitat

 

Què és Monitor de conformitat?

És una aplicació informàtica que permet conformar i firmar de forma electrònica diferents processos comptables com, per exemple, una factura o una comanda. És el pas previ per a la seva comptabilització i/o pagament. Aquest monitor recull tota la informació i documentació de cada procediment i permet tramitar la signatura per a la seva conformitat. A més, en alguns processos contempla la possibilitat d'adjuntar nova documentació. Diàriament el sistema envia un correu electrònic a les persones responsables que tenen processos pendents de signar i, per tant, de donar el seu vistiplau. Alhora, la plataforma desa tots els expedients signats o rebutjats en un històric. 

Progressivament s'estan afegint nous processos comptables al monitor de conformitat. 

Accés a l'aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió econòmica > Signatures > Monitor conformitatPodeu accedir directament des del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji23449

Accés al Monitor de conformitat
Accés a Monitor de conformitat

Qui pot utilitzar Monitor de conformitat?

Poden accedir a l'aplicació totes les persones responsables de conformar i, per tant, signar qualsevol procés comptable previst en el monitor. 

La pàgina d'inici de Monitor de conformitat

Quan accediu a l'aplicació, la pantalla d'inici es mostra de la següent manera: 

Pàgina d'inici de Monitor de conformitat
Pàgina d’inici Monitor de conformitat

En aquesta pantalla, com podeu observar en la imatge superior, podeu consultar en la taula de l'esquerra el nombre de procediments que teniu pendents de signar de:

  • Documents comptables: en aquest cas no es mostra una xifra sinó el signe de la suma. Des d'aquest apartat es poden signar els documents comptables d'expedients de despesa, de factures i d'expedients d'ingressos que necessiten el vistiplau dels responsables pressupostaris. Per a més informació vegeu Com es conformen els documents comptables?

  • Factures: aquest apartat permet signar totes les factures pendents per a després generar tots els documents comptables necessaris i, per tant, fer la comptabilització i pagament. Podeu ampliar la informació en Com es conformen les factures?

  • Comandes: per a signar les peticions de comandes pendents. Aneu a Com es conformen les comandes? per a tenir més informació. 

I a la taula de la dreta apareixen les opcions pendents d'implementar: 

  • Modificacions pressupostàries

  • Conciliacions bancàries

  • Retribucions

  • Actes de recepció

El sistema envia diàriament un correu electrònic de recordatori a les persones responsables amb els procediments que tenen pendents de signar. 

Com es conformen les factures?

A través de l'opció Factures podeu signar les factures que tingueu pendents i que hagen entrat a través del Registre o del Punt únic d'entrada de factures (podeu trobar informació sobre el seu funcionament en el manual Punt únic d'entrada de factures). Aquestes factures es gestionen des de l'aplicació GRE (Navegador Oracle Forms Web > Gestió de recursos econòmics > Processos diaris > Gestió del Punt Únic de Despeses). Podeu trobar més informació sobre el funcionament de la plataforma del Navegador Oracle en Elements comuns de les aplicacions. Cal que tingueu present que aquest procediment és previ a la conformitat del document comptable de factura que autoritza la comptabilització i pagament de la despesa. Podeu obtenir més informació en Com es conformen els documents comptables? 

Perquè les despeses apareguen en el Monitor de conformitat, cal que prèviament s'envien a conformar des del GRE. En la pantalla Gestió del Punt Únic de Despeses apareixen totes les factures registrades pendents de conformar.

Abans d'enviar-la a conformar, heu d'associar cada factura a una comanda, tant si és major o menor com si és zero. Simplement cal que polseu el botó Vincular Comanda, marcat en roig en la imatge de sota.

Pantalla de gestió de les factures que entren per registre i que cal vincular a una comanda
Vincular comanda

Tot seguit, en la finestra que s'obri, introduïu el Número de Comanda i polseu Vincular. Així, en el Monitor de conformitat veureu el Número de Comanda i el Número d'expedient. 

Finestra per vincular una factura a una comanda
Vinculació d’una nova comanda

Per a enviar a conformar les factures, primer cal que polseu el botó Conformitat Factura, marcat en roig en la imatge de sota.

Botó per enviar a conformar una factura
Conformitat de factura

A continuació, en la finestra que s'obri cal que introduïu el Nom de les persones que han de signar la factura, indiqueu l'Ordre de signatura i polseu Acceptar.

Pantalla per a introduir els signants de la factura
Conformitat de factura

Aleshores, veureu que l'Estat de la factura canvia a Enviada a conformar i, que en la part de sota, es mostra el nom de les persones signants i, per tant, que han de conformar i autoritzar la despesa. 

Factura enviada a signar i conformar
Factura enviada a conformar

Una vegada s'haja enviat a conformar la factura, es bolcarà en el Monitor de conformitat de manera que ja els apareixerà als signants perquè la conformen i l'autoritzen. Com a responsable, quan entreu dins de Despeses veureu el llistat de factures que tingueu pendents de signar.

Fixeu-vos que en la part superior esquerra podeu determinar quants registres voleu que es mostren per pantalla (en funció del nombre també s’activarà la paginació en la part inferior de la pantalla) i, en el marge superior dret, teniu un Cercador i un filtre per Ordenar les factures per diversos ítems. El sistema guardarà aquests paràmetres i mostrarà les factures de la manera que hàgeu indicat, fins que torneu a seleccionar-ne uns altres.

Pantalla per conformar les despeses
Conformitat despeses

Com podeu observar en la imatge superior, veure que s'indiquen les següents dades de cada factura: 

  • Número de registre: número del punt únic de registre i exercici.

  • Descripció: nom del proveïdor i concepte de la factura. Fixeu-vos que al costat del nom del tercer apareix una icona d’informació per consultar les observaciones que han afegit les altres persones que han intervingut en la tramitació.

  • D. Entrada: data en què la factura ha entrat per registre. 

  • Núm Factura: número que identifica la factura. 

  • Import i N. Comanda: si apareix Consulta adjunt significa que heu de consultar la quantia en el document adjunt. El número de comanda apareix només quan la factura correspon a una comanda i prèviament des del GRE s'ha polsat el botó Vincular comanda.

  • Lupa: si polseu sobre la icona de la lupa podreu consultar en una finestra altres dades com ara el pressupost a què s'imputa.  

Detall de les dades de la factura
Detall de les dades de la factura

Des d'aquesta pantalla teniu la possibilitat de seleccionar els expedients que vulgueu i signar-los tots de cop polsant el botó Signar seleccionats. Amb l'última versió de l’aplicació, a més, teniu la possibilitat de traslladar a una safata els documents que vulgueu per després signar-los o rebutjar-los o deixar-los a banda per treballar-los en un altre moment. Podeu accedir a aquesta pantalla fent clic sobre Safata de documents en la part superior dreta de la pantalla. Per a més informació consulteu el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

A més, en cadascuna de les comandes pendents teniu diverses icones per a realitzar les següents accions: 

  • Signar: quan polseu el botó Signar s’obri una finestra on heu de tornar a prémer el botó Signar i podeu anotar observacions perquè les veja i les tinga en compte el segon signatari. Són les anotacions que es veuran a través de la icona de la informació.  

Finestra per signar factura i introduir observacions
Signar factura
  • Rebutjar: si considereu que la factura no és correcta o que té algun error, feu clic en aquest botó. En la finestra que s'obri obligatòriament haureu d'anotar el motiu de la no acceptació i prémer Rebutjar

Finestra per rebutjar factura
Rebutjar factura
  • Apartar: amb l'última versió de l’aplicació s’ha incorporat una nova funció que permet traslladar un expedient a una safata d’entrada per treballar-los en un altre moment i que no apareguen com a pendents de signar o rebutjar. Podeu obtenir més informació en el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

Apartar a la safata
Apartar a la safata
  • Documents: a través d’aquest botó podeu consultar la factura i els documents adjunts. Com podeu veure en l'exemple de sota, s'obri una finestra nova i la podeu tornar a ocultar prement Tancar finestra.  

Consultar factura i documents adjunts
Consultar factura i documents adjunts
  • Puja Docs: també teniu la possibilitat d'adjuntar documents abans de conformar la factura, com ara albarans, memòries o justificants, entre altres. Veureu que s'obri una finestra perquè trieu i adjunteu els arxius que vulgueu. Tots els documents que pugeu quedaran enllaçats a la factura. Per tancar aquesta finestra heu de prémer el botó Tancar finestra.

Pujar documents
Pujar documents

Heu de tenir en compte que quan tots els responsables signen, la factura queda conformada. Si hi havia més d'un signant, el sistema avisa al següent de la llista en ordre de firma. Si només hi ha un únic signant o és l'última persona responsable, es considera la factura com a conformada. Aleshores, en la pantalla Gestió del Punt Únic de Despeses l'estat passa a ser de Conformada i s'indica la Data de Signatura, com passa en l'exemple de la imatge de sota. 

Pantalla del GRE on s'indica que la factura ja està conformada i apareixen les dates de signtura
Control de Punt de Verificació de Factures

En el Monitor de conformitat, podeu consultar el llistat de factures que hàgeu conformat en la pestanya Històric Conformat. Des d'aquesta pantalla, podeu veure la factura i els documents adjuntats a través del botó Documents i altres dades polsant la icona de la lupa. Fixeu-vos que apareix la Data Signat en què heu signat la factura.

Històric conformat

També teniu disponible la pestanya Històric rebutjat amb totes les factures que hàgeu rebutjat. Si polseu sobre la icona de la lupa podeu consultar el motiu de la no acceptació i la documentació adjunta a través del botó Documents.

Històric rebutjat

Com es conformen els documents comptables?

En els Documents comptables es mostra el nombre de documents comptables que, com a responsables, tingueu pendents de signar. Si feu clic a sobre es desplega el detall dels tipus de documents comptables que tingueu pendents de conformar, com ara expedients de retenció de crèdit o de tramitació anticipada, despeses amb una factura associada o expedients d'ingressos, entre altres. 

Tipus de documents comptables
Accés als documents comptables

Cal que tingueu en compte que per a què aquests documents apareguen als signants en el monitor, s'ha d'haver comptabilitzat prèviament des de l'aplicació del GRE (Navegador Oracle Forms Web > Gestió de recursos econòmics > Processos diaris > Registre de factures de despeses). Podeu obtenir més informació sobre el seu funcionament en el punt Entorn de Forms i Reports del document Elements comuns de les aplicacions. Un cop dins, heu d'anar a la pestanya Imposició Pressupostària i prémer el botó Comptabilitzar per generar les signatures necessàries. 

Accés al  Registre de factures de despeses per a iniciar la comptabilització d'un document comptable
Imposició pressupostària

A través de la pestanya Fase Comptabilització podreu consultar el registre de despeses. Com podeu veure en l'exemple de sota, veureu el número de la Llista a la qual pertany i si polseu el botó de la lletra L, marcat en roig, podreu veureu el detall del llistat. 

Pantalla per consultar la llista a la qual pertany una despesa
Fase de comptabilització

Aleshores, en la pestanya Relacions podreu consultar amb quin document comptable té relació. 

Relacions

I a través de la pestanya Despeses la relació d'expedients que formen part del mateix llistat i que, per tant, s'enviaran a signar, de forma conjunta, al Monitor de conformitat. 

Despeses que formen part d'una llista
Detall de la despesa

Expedients de despesa

Quan entreu en un Expedient de despesa, s'obri la pestanya Conformitat on es mostra el llistat d'expedients de despesa que tingueu pendents de signar. Per defecte apareixen els de l’exercici en curs però podeu seleccionar-ne un altre a través del desplegable que apareix al costat de la paraula Exercici. De cada expedient de despesa apareix la següent informació:

  • Número: número de la llista i d'expedient. 

  • Descripció: concepte de la despesa; estructura pressupostària: CTO/SBC (centre/subcentre), PROG (programa pressupostari), APL (aplicació pressupostària), PROJ/SBP (projecte i subprojecte pressupostari), Línia Import i nom de la persona que ha comptabilitzat la despesa (Comptabilitzat per). 

  • Quantia i fiscalització: a més de l’import de la despesa, s’indica la valoració de control intern:

    • Pendent de fiscalitzar: encara no ha passat per control intern.

    • Exempt de fiscalització prèvia: quan no ha de passar per control intern.

    • Fiscalització favorable: quan control intern ha donat el seu vistiplau.

    • Fiscalització favorable amb observacions: quan control intern ha donat el seu vistiplau però ha incorporat observacions. Podeu consultar les observacions passant per sobre de la icona de la informació.

    • Fiscalització favorable amb condicionat: quan control intern ha donat el seu vistiplau però amb condicionant. Podeu consultar els condicionants passant per sobre de la icona de la informació.

    • Fiscalització desfavorable: quan control intern no autoritza la despesa.

  • Data Entrada: dia d'entrada de l'expedient de despesa.

  • Tercer: entitat que realitza o comporta la despesa.

En la part superior disposeu d'uns filtres per buscar expedients per l'estructura pressupostària i/o per la data d'entrada establint un període de temps determinat i en el marge dret un Cercador per buscar per qualsevol dels camps, a més d’un filtre per Ordenar-los per diversos ítems. Fixeu-vos que si teniu la signatura delegada, apareixerà just al costat el nom de la persona a qui teniu feta la delegació. Amb l'última versió de l’aplicació també teniu la possibilitat d’accedir a les Safates de documents, per signar-los o rebutjar-los de cop o per treballar expedients que hageu apartat prèviament. Per a més informació consulteu el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

Conformitat de documents tipus D
Conformitat de documents tipus D

En aquesta pantalla podeu seleccionar tots els expedient que vulgueu i signar-los de cop polsant el botó Signar seleccionats. També podeu enviar els que hàgeu seleccionar a la safata de documents per signar-los o rebutjar-los posteriorment i/o de cop. A més, en cadascun dels expedients disposeu de diversos botons: 

  • Signar: tingueu en compte que, si l'expedient de despesa només requereix una signatura, quan el signeu i el conformeu, el document se signarà digitalment i el podreu consultar des del vostre Portafirmes (per a més informació vegeu Portafirmes). Alhora, el sistema notifica a la persona sol·licitant perquè tinga constància que el document comptable ja està aprovat. En cas que hi haja més d'una signatura, el sistema avisa al següent signant, perquè complete el procediment. Serà aleshores quan el document estiga disponible i s'avise, també, al peticionari.

  • Rebutjar: si considereu que l'expedient no és correcte o que té algun problema el podeu rebutjar. En aquest cas, obligatòriament haureu d'anotar els motius de la no acceptació en la finestra emergent que es desplega.

  • Apartar: per traslladar l'expedient a una safata d’entrada per treballar-lo en un altre moment i que no aparega com a pendent de signar o rebutjar. Podeu obtenir més informació en el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

  • Documents: podeu consultar l'informe de despesa amb l'Expedient anual, l'Expedient plurianual i la documentació adjuntada.

  • Pujar Docs: també teniu la possibilitat d'adjuntar documents abans de conformar l’expedient. Veureu que s'obri una finestra perquè trieu i adjunteu els arxius que vulgueu. Tots els documents que pugeu quedaran enllaçats a l’expedient.

Des de la pestanya Històric conformat podeu consultar el llistat d'expedients que hàgeu signat amb antelació. Per defecte es mostra l'exercici en curs però podeu triar-lo a través del desplegable que apareix al costat de la paraula Exercici. A més, com podeu veure en la imatge de sota, teniu uns filtres per Mostrar els documents pendents de signar per vosaltres o per algun dels signataris posteriors, per mostrar només els que hagen estat contabilitzats per una persona en concret o durant un període de temps concret i un Cercador i un filtre per Ordenar els expedients en el marge superior dret. En aquesta taula apareixen les mateixes dades que en la pestanya Conformitat i la Data de signatura. Si sou el darrer signatari serà la data en què s'ha conformat el document. podreu accedir a d'altres dades de l'expedient com la data de creació del document i si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement la icona del document amb ratlles .

A través del botó Documents podeu consultar i visualitzar el llistat de documents relacionats amb l’expedient corresponent.

Històric conformat
Històric conformat

També podeu consultar els expedients que hàgeu rebutjat a través de la pestanya Històric rebutjat. En aquesta pantalla, a més de la informació de l'expedient, podreu consultar la Data de rebuig. Fixeu-vos que en la part superior disposeu d'uns filtres per buscar els documents rebutjats per vosaltres o per un signatari posterior, els comptabilitzats per una persona concreta o en un període de temps determinat. 

Històric rebutjat
Històric rebutjat

Factures

Si accediu a les Factures es mostrarà la pestanya Conformitat amb el llistat de factures que tingueu pendents de signar com a responsables. En la part superior teniu disponibles uns filtres per cercar els documents per l'estructura pressupostària o per un període de temps concret. Podeu seleccionar els expedients que vulgueu i signar-los tots de cop polsant el botó Signar seleccionats. També teniu la possiblitat de seleccionar-los i enviar-los a la safata de documents per signar-los o rebutjar-los en un altre moment. Podeu accedir a aquesta safata fent clic sobre Safates de documents, situat en el marge superior dret. Per a més informació consulteu el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

Cal que tingueu en compte que estan agrupades en paquets i que, en funció del tipus de document que seleccioneu, apareixeran uns o altres camps d'informació. En l'exemple de la imatge de sota apareixen els següents camps d'informació.

  • Llista: número de la llista de documents en què s'agrupa un conjunt de factures.

  • Descripció: concepte de la despesa; tipus de facturació (ADOP: adopció de drets d’obligació de pagament; P: pagament o OP: obligació de pagament); nom de la persona que ha comptabilitzat la despesa (Comptabilitzat per); proveïdor (Tercer) i forma de pagament (si és una domiciliació, transferència, formalització, caixa o si està pendent de pagament).

  • N. registre i projecte  

  • D. Entrada: data d'entrada de la llista de factures en el servei per a signar. 

  • Expedient, quantia i fiscalització: a més de l’import de la despesa, s’indica la valoració de control intern:

    • Pendent de fiscalitzar: encara no ha passat per control intern.

    • Exempt de fiscalització prèvia: quan no ha de passar per control intern.

    • Fiscalització favorable: quan control intern ha donat el seu vistiplau.

    • Fiscalització favorable amb observacions: quan control intern ha donat el seu vistiplau però ha incorporat observacions.

    • Fiscalització favorable amb condicionat: quan control intern ha donat el seu vistiplau però amb condicionant.

    • Fiscalització desfavorable: quan control intern no autoritza la despesa.

  • N. Factura: número de factura, data i si és o no urgent. En cas que sí, apareix indicada la data límit de tramitació.  

Conformitat documents tipus P
Conformitat documents tipus P

 

Com podeu observar en la imatge superior, en cadascun dels documents comptables pendents de signar teniu diversos botons disponibles:  

  • Signar: si el document comptable de factura requereix de més d'una signatura, s'avisarà al següent signant i, quan estiga completada, es notificarà al peticionari. El document signat es guardarà en el vostre Portafirmes (per a més informació vegeu el manual Portafirmes).

  • Rebutjar: si considereu que el document comptable no és correcte o que té algun error. En la finestra que s'obri obligatòriament haureu d'anotar el motiu de la no acceptació.  

  • Apartar: si voleu enviar l'expedient a la safata de documents per treballar-lo en un altre moment i que no aparega com a pendent de signar o rebutjar. Podeu obtenir més informació en el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

  • Documents: consultar l'informe i la documentació de la factura. Si polseu el botó de la icona s’obrirà en una finestra nova. En canvi, si polseu el botó Docs es mostraran els documents sobre la pantalla.

  • Puja Docs: a través d’aquest botó podeu adjuntar documentació vinculada a la factura.

També podeu consultar les factures ja conformades en la pestanya Històric Conformat. En aquesta pantalla, com podeu observar en la imatge de sota, podeu seleccionar l'exercici dels documents conformats que voleu consultar i teniu disponibles un filtres per cercar els documents signats per vosaltres o per una altra persona signatària posterior, pels que hagen esta comptabilitzats per una persona concreta o per un període de temps concret. Des d'ací, a més, podeu accedir a l'informe i la documentació adjuntada a través del botó Documents

Històric conformat de documents tipus P

Si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement el botó Documents Fixeu-vos que s'indica l'objecte del document, el sol·licitant, el document i la data de signatura i el signant. En la part de sota, a més, apareix la relació de documents adjunts signats amb el codi d'encriptació (conegut com a Codi Segur de Verificació) que garanteix l'autenticitat i integritat del document. Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

 

I a través de la pestanya Històric rebutjat podeu consultar el llistat de documents comptables de factures rebutjats. Podeu filtrar-los per cercar els documents rebutjats per vosaltres o per un altra persona signatària, pels documents comptabilitzats per un usuari concret o en un període de temps determinat. 

Històric rebutjat de documents tipus MIT

Expedients d'ingressos

Quan entreu en Expedients d'ingressos, s'obri la pestanya Conformitat on es mostra el llistat d'expedients d'ingressos que tingueu pendents de signar. Cal que tingueu en compte que en funció del tipus d'expedient d'ingressos, es mostraran unes o altres dades. En l'exemple de sota, com podeu veure, es mostren els següents camps d'informació: 

  • Expedient: número d'expedient. 

  • Data

  • Data Urgent: s'indica en cas que hi haja una data urgent. 

  • Descripció: concepte de l'ingrés. 

  • Número de Registre

  • Tercer: nom del proveïdor. 

  • Import: total de la factura. 

En la part superior esquerra podeu determinar quants elements voleu que es mostren en una pantalla i teniu disponible un Cercador, en el marge superior dret. Podeu seleccionar els expedients d’ingressos que vulgueu i signar-los tots de cop polsant el botó Signar seleccionats. També teniu la possiblitat de seleccionar-los i enviar-los a la safata de documents per signar-los o rebutjar-los en un altre moment. Podeu accedir a aquesta safata fent clic sobre Safates de documents, situat en el marge superior dret. Per a més informació consulteu el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

Llistat de documents d’ingressos

Com podeu observar en la imatge superior, des d'aquesta pantalla, podeu: 

  • Signar: cal que polseu la icona del tick verd . Tingueu en compte que, si l'expedient només requereix una signatura, quan el signeu i el conformeu, el document se signarà digitalment i el podreu consultar des del vostre Portafirmes (per a més informació vegeu Portafirmes). Alhora, el sistema notifica a la persona sol·licitant perquè tinga constància que el document comptable ja està aprovat. En cas que hi haja més d'una signatura, el sistema avisa al següent signant, perquè complete el procediment. Serà aleshores quan el document estiga disponible i s'avise, també, al peticionari.

  • Rebutjar: si considereu que l'expedient no és correcte o que té algun problema el podeu rebutjar. En aquest cas, obligatòriament haureu d'anotar els motius de la no acceptació en la finestra emergent que es desplega.

  • Apartar: podeu enviar l'expedient a la safata de documents per treballar-lo en un altre moment i que no aparega com a pendent de signar o rebutjar. Podeu obtenir més informació en el punt del manual Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

  • Documents: per consultar la document de l’expedient d’ingressos.

  • Puja Docs: a través d’aquest botó podeu adjuntar documentació vinculada a la factura.

Des de la pestanya Històric conformat podeu consultar el llistat d'expedients que hàgeu signat amb antelació. Es mostren les mateixes dades que en la pestanya Conformitat i la data en què el vau signar (Data signatura). Si sou el darrer signatari serà la data en què s'ha conformat el document. Fixeu-vos que en aqeusta pantalla podeu seleccionar l'Exercici del qual voleu consultar els documents conformats. 

Històric conformat d’ingressos

A través de la icona del documentpodreu consultar l'informe de despesa amb l'Expedient anual, l'Expedient plurianual i la documentació adjuntada. Podeu tornar a la pàgina anterior amb el botó Amagar visor de documents. Si necessiteu el Justificant de la signatura podeu obtenir-lo prement la icona del document amb ratlles . Fixeu-vos que s'indica l'objecte del document, el sol·licitant, el document i la data de signatura i el signant. En la part de sota, a més, apareix la relació de documents adjunts signats amb el codi d'encriptació (conegut com a Codi Segur de Verificació) que permet verificar l'autenticitat i integritat del document. Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

També podeu consultar els expedients que hàgeu rebutjat a través de la pestanya Històric rebutjat. En aquesta pantalla, a més de la informació de l'expedient, podreu consultar la data en què vau rebutjar l'expedient (Data rebutjat). 

Històric de documents d'ingressos rebutjats
Històric rebutjat d’ingressos

Com es conformen les comandes?

Per consultar el llistat de comandes pendents de signar cal que feu clic sobre Conformació comandes en la pàgina d'inici. Apareixen les comandes tramitades a través de les aplicacions Peticions de compres menors i Comandes menors (Navegador Oracle Forms Web > GRE > Comandes menors). Podeu ampliar la informació sobre el funcionament d'aquestes eines en els manuals Comandes menorsPeticions de compres menors (IGLU)

Un cop entreu a Conformació comandes, veureu totes les comandes que tingueu pendents de signar. Com podeu comprovar en la imatge de sota, en la pestanya Conformació es mostren les següents dades de cada comanda: 

  • Número de petició: número de petició realitzada a través de l'aplicació de Peticions de compres menors. Inclou un enllaç perquè pugueu consultar el detall de la sol·licitud inicial. 

  • Sol·licitant: nom de la persona que ha fet la sol·licitud de la comanda.

  • Tipus de comanda i si està o no associada a un ACord Marc

  • Descripció: exercici i número de comanda amb un enllaç directe al detall de la comanda. 

  • Número de petició: número de petició realitzada a través de l'aplicació de Peticions de compres menors. Inclou un enllaç perquè pugueu consultar el detall de la sol·licitud inicial. 

  • Preu i Finançament (programa, projectei subprojecte).

  • Proveïdor: nom del proveïdor de la comanda. 

  • Data de Comanda: dia en què s'ha tramitat la comanda. 

  • Acumulat: saldo acumulat. 

Des d'aquesta pantalla podeu seleccionar les comandes i signar-les, seleccionar-les totes i signar-les totes de cop o signar-les una per una. En cada document teniu disponibles els següents botons:  

  • Signar: heu de tenir en compte que la gestió de comandes requereix de dues signatures. Un cop s'efectua la primera firma, s'avisa al segon signatari. En aquest cas, també rep un correu electrònic que li informa que té comandes pendents de signar i un enllaç directe al Monitor de Conformitat, des d'on pot accedir al llistat de comandes pendents. Cal destacar, a més, que el primer signataria pot accedir a l'Informe de conformitat que és el document d'aprovació de la comanda i que inclou la firma del primer signatari i el segon l'Informe de comanda que recull el detall de la petició i que s'envia al contractista per formalitzar la comanda. 

  • Rebutjar: si considereu que no és correcta o que té algun error, polseu aquest botó per rebutjar la comanda. En la finestra que s'obri haureu d'anotar el motiu de la no acceptació. 

  • Documents: podeu consultar el full d’aprovació de la comanda.

Pantalla per conformar una comanda

Quan feu clic sobre la icona del document, es mostra el full d'aprovació de la comanda. Com podeu veure en la imatge de sota, per ocultar-lo i tornar a la pàgina anterior, cal que polseu sobre Amagar visor de documents.

Full d'aprovació de la comanda
Full d’aprovació de la comanda

En la pestanya Històric conformat també podeu accedir al registre de comandes que hageu signat. Com podeu observar en la imatge de sota, es mostra la Descripció, la Data de la Comanda, la data en què s'ha signat (Data signat), el Número de petició, el Preu, el nom del Proveïdor, el Tipus de comanda,si és o no Acord Marc, el nom del Sol·licitant i la Financiació. També hi ha disponible un cercador, en la part superior dreta de la pantalla per buscar comandes signades pel text de qualsevol dels camps, com ara la descripció o el proveïdor. 

Històric conformat

A través de la pestanya Històric rebutjat podeu consultar el llistat de comandes que hàgeu rebutjat amb anterioritat. Fixeu-vos que en aquesta pantalla queda registrat el dia de la no acceptació (Data rebuig). 

Històric rebutjat

Com es gestionen diversos tipus de documents des d’un mateix lloc?

L'última versió de l’aplicació incorpora una nova funció per poder apartar o enviar els expedients pendents a una safata de documents perquè desapareguen del llistat de pendents i poder treballar alhora amb diferents tipus de documents i poder signar-los o rebutjar-los de cop. A través d’aquestes safates podeu gestionar diversos tipus de documents comptables alhora. Des de la pestanya de Conformitat, on podeu consultar el llistat d’expedients que teniu pendents, podeu enviar-los o apartar-los a la safata de documents. Teniu tres opcions disponibles:

  • Enviar a la safata per signar: podeu seleccionar l’expedient o expedients que vulgueu i enviar-los a la safata per signar-los tots de cop.

  • Enviar a la safata per rebutjar: també podeu seleccionar un o diversos expedients per rebutjar-los tots de cop des de la safata de documents.

  • Apartar: aquesta opció està pensada per traslladar a una safata els expedients que, pel motiu que siga, no vulgueu signar ni rebutjar i no voleu que es apareguen en el llistat de pendents.

Podeu accedir a aquesta safata des de Safates de documents, situat en el marge superior dret de la pantalla, com podeu veure en la imatge de sota. A la safata trobareu tres pestanyes, una per als documents per signar, una altra per als que vulgueu rebutjar i una altra pels apartats.

Conformitat de documents
Conformitat de documents

Safata de documents per signar

Quan vulgueu enviar un document a la safata de documents per signar, cal que el seleccioneu i polseuEnviar seleccionats a la safata per signar. A continuació s’obrirà una finestra on s’indicarà el nombre de documents que esteu traslladant a la safata. Teniu disponible un camp d’Observacions per deixar constància d’alguna anotació interna que vulgueu i, finalment, cal que premeu Enviar seleccionats a safata per signar.

Enviar seleccionats a safata per signar
Enviar seleccionats a safata per signar

A continuació, l’expedient o expedients que hàgeu seleccionat desapareixen del llistat de pendents de la pantalla de Conformitat i apareixeran en la Safata de documents a signar. En aquesta safata podeu signar diversos tipus de documents alhora. Com podeu veure en la imatge de sota, apareix indicat el Tipus de document, el Detall de l’expedient (si passeu per sobre de la icona de la informació es mostraran més dades), l’Import i la Data en què heu enviat el document a la safata.

Amb el botó Signar tots els documents de la safata podeu conformar de cop tots els documents que tingueu en la safata.

Si voleu eliminar un expedient d’aquesta safata i tornar-lo a la pantalla de Conformitat, simplement heu de fer clic sobre l’aspa de color roig que apareix en el marge dret. I teniu l’opció Buidar la safata per suprimir-los tots de cop.

Safata de documents a signar
Safata de documents a signar

Safata de documents per rebutjar

Amb els expedients que vulgueu rebutjar, el funcionament és el mateix. Quan vulgueu enviar un document a la safata de documents per rebutjar, cal que el seleccioneu i polseu Enviar seleccionats a la safata per rebutjar. En la finestra que s’obri s’indicarà el nombre de documents que esteu traslladant a la safata i heu de polsar el botó Enviar seleccionats a safata per rebutjar.

 

Enviar selecccionats a safata per rebutjar
Enviar selecccionats a safata per rebutjar

A continuació, aquests documents desapareixen del llistat de pendents de la pantalla de Conformitat i apareixeran en la Safata de documents a rebutjar. En aquesta safata podeu rebutjar diversos tipus de documents alhora a través del botó Rebutjar tots els documents de la safata. Com podeu veure apareix una vista simplificada de cadacun dels expedients i podeu eliminar-los d’aquesta safata perquè tornen a la pantalla de Conformitat fent clic sobre l’aspa de color roig. També teniu disponible l’opció Buidar la safata per suprimir-los tots de cop.

Safata de documents a rebutjar
Safata de documents a rebutjar

Safata de documents apartats

Aquesta opció està pensada perquè pugueu treuere un expedient del llistat de pendents de conformar, per treballar-lo en un altre moment. Per enviar-lo a la safata corresponent heu de polsar el botó Apartar i en la finestra que s’obri prémer Apartar a la safata.

Apartar a la safata
Apartar a la safata

Com passa amb els expedients per signar o per rebutjar, els apartats desapareixen de la pantalla de Conformitat i es traslladen a la Safata de documents apartats. Com podeu veure apareix una vista simplificada de cadacun dels expedients i podeu tornar-los a passar a la pestanya de Conformitat per signar-los o rebutjar-los amb l’aspa de color roig que apareix al final de la fila de cada document.

Safata de documents apartats
Safata de documents apartats

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Victor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari 

  • Apartar. Acció pensada per traslladar un expedient pendent de signar o rebutjar a una safata de documents, a l’espera de que pugue ser treballat.

  • Codi d'encriptació. Conegut com a Codi Segur de Verificació, és una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic emés per l'UJI i que, permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic .Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic a través del Validador de documents. Si necessiteu més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Validador de documents.

  • Justificant signatura. Document que acredita la signatura i, per tant, la conformitat d'un procediment o expedient. 

  • Portafirmes. Eina informàtica que emmagatzema tots els documents electrònics signats per un usuari i que formen part dels diferents expedients o procediments administratius que té oberts o en els quals està implicat o interessat. Alguns dels procediments que se signen a través del Monitor de conformitat es recullen en aquesta aplicació informàtica. Podeu ampliar la informació sobre el seu funcionament en el manual Portafirmes.

  • Rebutjar. Acció que suposa no acceptar la conformitat d'una factura, un document comptable o un ingrés, entre altres. En cas de rebutjar un procediment o expedient cal, obligatòriament, introduir-ne els motius. 

  • Safata de documents. Pantalla en què es poden apartar i enviar els expedients dels diferents tipus de documents comptables, excepte les comandes, per poder-les treballar en un altre moment o signar-les o rebutjar-les de cop. La safata té tres pestanyes, una per a documents per a signar, una altra per a rebutjar i una tercera per als apartats.

  • Signant. Persona responsable de signar i, per tant, conformar els procediments comptables. És l'usuari que entra al Monitor de conformitat per signar els documents o expedients que tinga pendents. Cada procediment pot requerir el vist-i-plau d'un o diversos signants. 

  • Signar. Acció que comporta la conformitat, per exemple, d'una factura, un document comptable o un ingrés, entre altres. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.