Què és Gestió de reconeixement de crèdits d’intercanvi?

És l’eina informàtica que permet gestionar la sol·licitud de reconeixement de crèdits cursats en una altra universitat per l’alumnat ixent d’intercanvi. A través d’aquesta aplicació, el deganat o la direcció de centre inicia els tràmits de la resolució de reconeixement d’assignatures, un cop l’alumnat ha fet la sol·licitud immediatament després de tornar del programa d’intercanvi corresponent. El professorat tutor, a més, introdueix les qualificacions, segons l’equivalència establerta i l’idioma docent i, finalment, el deganat o direcció de centre s’ocupa de signar electrònicament la resolució de reconeixement de crèdits i passar les notes a l’expedient de l'alumnat. Moment en què automàticament es genera un formulari SPI perquè el degà o degana o director o directora de centre signe la resolució i, un cop signada, aparega en el Portafirmes de l’alumnat. Podeu trobar més informació sobre el funcionament dels formularis SPI en el manual d’usuari https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5218896246.

Accés a l’aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Gestió docent > Programes de mobilitat > Gestió d’adaptació/reconeixement de crèdits. Podeu accedir directament a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji06613

Qui pot utilitzar Gestió de reconeixement de crèdits d’intercanvi?

Aquesta aplicació està destinada als deganats i direccions de centre i al professorat tutor que s’ocupen de la gestió del reconeixement de crèdits. En funció del vostre perfil d’usuari podreu fer unes funcions o altres en l’aplicació:

• Personal d’administració del deganat o direcció de centre: s’ocupa de revisar la sol·licitud de reconeixement de crèdits que fa l’alumnat per comprovar que presenta la documentació obligatòria. Després que el professorat tutor introduïsca en el sistema les qualificacions, comprova que tot està tot correcte per derivar-ho al degà/ana o director/a de centre que s’encarrega de signar la resolució de reconeixement de crèdits, passant les notes a l’expedient. Aquestes persones poden reobrir les resolucions en cas d’haver detectat algun error.

• Degà/ana o director/a: s’encarrega de signar la resolució de reconeixement i traspassar les notes, introduïdes pel professorat tutor i validades pel centre, a l’expedient de l’alumnat. El sistema automàticament genera un formulari SPI perquè el degà/ana o el director/a del centre signe la resolució i, un cop signada, apareix al Portafirmes de l’alumnat i s’envia automàticament un correu electrònic al Servei de Gestió de la Docència i Estudiants (SGDE) perquè tinga constància que les notes s’han passat a l’expedient.

• Professorat tutor: després que el personal d’administració del deganat o la direcció de centre revisen la sol·licitud i la documentació aportada per l’alumnat, s’encarrega de ficar en el sistema les qualificacions i l’idioma docent d’acord al sistema d’equivalència establert.

• Oficina de Relacions Internacionals (ORI): té accés a l’aplicació sols per consultar el procediment de reconeixement de crèdits de l’alumnat ixent i també al cercador de resolucions per consultar les ja signades.

• Servei de Gestió de la Docència i Estudiants (SGDE): només té accés al cercador de resolucions.

La pàgina d’inici de Gestió de reconeixement de crèdits d’intercanvi

Quan accediu a l’aplicació, la pantalla d’inici es presenta de la següent manera:

Open

Pantalla d’inici de Gestió d’adaptació/reconeixement de crèdits

Com podeu veure en la imatge superior, quan accediu s’obri automàticament la pestanya Sol·licituds amb el llistat de peticions de reconeixement de crèdits. Si sou responsables d’un centre, podreu consultar el llistat de l’alumnat d’intercanvi que encara no ha iniciat la sol·licitud de reconeixement de crèdits i els que sí que ho han fet i tenen pendent de validar la documentació aportada. El professorat tutor només tindrà accés a la informació de l’alumnat, quan el centre haja validat la documentació.

Fixeu-vos que en la part superior de la pantalla teniu disponibles uns filtres per cercar les sol·licituds per Curs acadèmic, Centre, Programa, DNI o Id de la persona Sol·licitant, tipus de Contracte o Estat de la sol·licitud.

A continuació, s’explica amb detall el funcionament del procediment de reconeixement de crèdits a través d’aquesta aplicació informàtica.

Com es tramita una sol·licitud de reconeixement de crèdits?

Just després de tornar del programa d’intercanvi i, sempre abans de la finalització del període de matrícula oficial del curs següent, l’alumnat ha de presentar, mitjançant la plataforma IGLU, la sol·licitud de reconeixement de crèdits cursats a la universitat de destinació. Des d’aquest moment fins que el degà/ana o director/a de centre signa la resolució de reconeixement de crèdits, la sol·licitud passa pels següents estats a través d’aquesta eina informàtica:

• Pendent sol·licitud d’adaptació: quan l’alumnat ixent encara no ha fet la sol·licitud de reconeixement de crèdits a través d’IGLU.

• Pendent de validació de la documentació: quan l’alumnat ja ha fet la petició i està pendent que el personal d’administració del deganat o direcció de centre revise que la documentació que aporta és correcta.

• Pendent d’entrega documentació: quan la documentació aportada per l’alumnat és incompleta o conté errors i es deriva, de nou, a l’estudiantat perquè la revise i aporte la correcta.

• Pendent d’introducció de notes: quan el personal d’administració del deganat o direcció de centre ha validat la documentació i es deriva al professorat tutor perquè introduïsca les qualificacions equivalents.

• Pendent de validació de notes: quan el professorat tutor ha introduït les qualificacions equivalents i les deriva al deganat o direcció de centre perquè les valide.

• Pendent d’emissió resolució: quan el personal d’administració del deganat o direcció de centre valida les qualificacions i inicia el procediment de signatura de la resolució de reconeixement de crèdits.

• Resolució signada: quan el degà/ana o director/a de centre signa la resolució de reconeixement de crèdits, passa les notes a l’expedient i el document apareix disponible al Portafirmes de l’alumnat.

Quan l’estudiantat fa la petició, acompanyada de la documentació obligatòria corresponent, el sistema envia automàticament un correu de notificació al deganat o direcció de centre corresponent. Des del deganat o direcció de centre cal que accediu a la sol·licitud per revisar que aporta la documentació obligatòria i certificar que està tot correcte. Podeu accedir-hi directament des de l’enllaç del correu o a través de la pàgina d’inici buscant les peticions amb l’estat Pendent de validar la documentació, com podeu veure en la imatge de sota. Cal que premeu sobre Validar documentació per consultar i revisar la documentació de cada sol·licitud.

Open

Sol·licituds pendents de validar la documentació

A continuació, veure que es mostren les Dades personals i les Dades acadèmiques de l’intercanvi de l’alumnat sol·licitant. En l’apartat de Documentació cal que polseu sobre Descarregar per consultar els documents que aporta. Si en falta algun o algun és incorrecte, podeu enviar un missatge a l’alumnat fent clic sobre Requerir esmena. Aleshores haureu d’explicar-ne el motiu i fer clic en Guardar missatge per remetre’l a l’alumnat. Quan la documentació estiga completa i correcta podeu polsar sobre Validar.

Un cop valideu la documentació, el sistema envia un correu electrònic de notificació al professorat tutor perquè tinga constància que té una sol·licitud de reconeixement de crèdits pendent de resoldre i perquè introduïsca les qualificacions corresponents.

Com el professorat tutor introdueix les qualificacions?

Quan el personal d’administració del deganat o la direcció de centre validen la documentació de la sol·licitud de reconeixement de crèdits, el professorat tutor rebreu un correu electrònic de notificació. Podeu accedir a la petició des de l’enllaç del correu o a través de la pàgina d’inici cercant les sol·licituds amb l’estat Pendent d’introducció de notes. Com podeu veure en la imatge de sota, ací només apareixen els estudiants que han presentat la documentació obligatòria i que ha estat validada pel centre. Per accedir a la sol·licitud, cal que feu clic sobre la paraula Detall de la sol·licitud.

Aleshores, es mostrarà el Detall de l’alumnat amb les seves Dades personals i les Acadèmiques de l’intercanvi. En l’apartat Documentació i fent clic sobre Descarregar, podeu consultar el certificat de notes de la universitat de destí. Seguidament, en la part de sota de la pantalla, teniu els següents camps:

• Nota: cal que introduïu obligatòriament les qualificaciones amb només un decimal en cadascuna de les assignatures que consten en el contracte d’estudis de l’alumnat ixent, en funció de les equivalències establertes. Disposeu de dues caselles per indicar si l’alumnat ha obtingut Matrícula d’Honor (MH) o si consta com a No Presentat (NP).

• Excloure de la resolució: cal que marqueu aquesta casella quan vulgueu excloure una assignatura de la resolució de reconeixement de crèdits. Cal que obligatòriamente indiqueu el motiu d’exclusió.

• Idiomes de docències: cal que indiqueu l’idioma o idiomes en què s’ha impartit l’assignatura. Disposeu d’un botó per Afegir l’idioma a totes les assignatures d’una sola vegada (i també un altre per Esborrar-lo).

Un cop ho tingueu tot emplenat, cal que polseu el botó Guardar /modificar dades. Aleshores veureu que s’habilita el botó de la dreta, Passar dades al centre perquè valide les notes i inicie el procediment de signatura de la resolució.

Si al passar les dades al centre, l’alumne o alumna incompleix amb la Normativa sobre reconeixement i transferència de crèdits en els estudis universitaris oficials de grau i màster, apareixerà un missatge d’avís como el de sota. En aquest cas, heu de parlar-ho prèviament amb l’alumne i indicar-li que podeu excloure l’assignatura de l’expedient.

Quan passeu les dades al centre, tingueu present que el sistema envia un correu electrònic, de forma automàtica, al personal d’administració del centre perquè valide les qualificacions i inicie el procés de signatura. Un cop envieu la resolució al centre, ja no podreu fer-hi modificacions. Si cal aplicar-ne alguna, haureu de contactar directament amb el deganat o direcció del vostre centre.

A més, un cop signe la resolució el degà/ana o director/a de centre, apareixerà la petició com a Resolució signada en l'Estat de sol·licitud, com podeu observar en l’exemple de sota.

Si voleu consultar la resolució, cal que entreu al Detall de l’alumnat i en la pantalla que es mostra cal que premeu el botó Mostrar contingut de la resolució marcat en roig en la imatge de sota.

Com se signa la resolució de reconeixement de crèdits?

Quan el professorat tutor introdueix les qualificacions i l’idioma de docència de cadascuna de les assignatures del contracte d’estudis, el personal d’administració del deganat o de la direcció de centre rebreu un correu electrònic de notificació perquè valideu les notes. Cal que accediu a la fitxa de l’alumnat des de l’enllaç del correu electrònic o a través de la pestanya Alumnat amb documentació validada. Un cop dins, des del centre teniu dues opcions:

• Tornar la sol·licitud al professorat tutor: quan detecteu que hi ha algun error, podeu tornar a derivar la petició al tutor o tutora perquè ho corregisca.

• Enviar la sol·licitud al deganat: validar les qualificacions introduïdes pel professorat tutor i enviar la petició al degà/ana o director/a de centre perquè inicie la signatura de la resolució.

Tingueu present que en aquesta pantalla teniu disponible el camp Text a inserir en la resolució per a introduir informació addicional en una resolució. És un espai pensat, per exemple, quan es detecta un error en una resolució i es vol deixar constància que s’ha fet un canvi.

Si polseu Enviar sol·licitud al deganat, automàticament el degà/ana o director/a rep un correu electrònic de notificació. Els degans o directors de centre podran accedir a la fitxa de l’estudiantat des de l’enllaç directe del correu o a través de la pestanya Alumnat amb documentació validada. Un cop estigueu dins cal que, primer, polseu el botó Mostrar contingut de la resolució per veure la resolució i revisar que està tot correcte. Després, veureu que s’habilita el botó Passar notes a l’expedient i signar resolució. Cal que sigueu conscients que quan premeu aquest botó, a més de passar les qualificacions a l’expedient de l’alumnat s’inicia el procediment de signatura generant automàticament un SPI de resolució (IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI)).

Quan signeu la resolució a través del SPI, el sistema envia un correu electrònic de forma automàtica al Servei de Gestió de Docència i Estudiants, l’Oficina de Relacions Internacionals i el centre perquè en tinguen constància. També s’envia un avís a l’alumnat perquè consulte el document de resolució des del seu Portafirmes. Podeu trobar més informació sobre el funcionament d’aquestes aplicacions en els manuals de https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5218896246 i https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/5231773529

Cal que tingueu en compte que la resolució emesa pel deganat o direcció de centre té consideració d’acta de les assignatures reconegudes. Si es detecta un error o cal aplicar-hi una modificació cal que seguiu els passos descrits en el següent punt del manual Com es reobri una resolució ja signada?

Com es reobri una resolució ja signada?

Una vegada s’ha generat i signat una resolució, el personal d’administració dels centres podreu reobrir-la per crear-ne una de nova. Cal que accediu al Detall de la sol·licitud des de la pàgina d’inici. Tingueu en compte que el seu estat serà Resolució signada. Quan entreu dins, com podeu veure en la imatge de sota, tindreu disponibles tres botons:

• Enviar al degà: en aquest cas, tornareu a derivar la resolució al deganat perquè la torne a signar. Per a obtenir més informació vegeu Com se signa la resolució de reconeixement de crèdits? Seria el cas, per exemple, d’haver detectar un error en el nom de l’alumnat sol·licitant i que s’haja hagut de canviar en la base de dades i es vol que aparega correctament en la resolució.

• Enviar al tutor: aquesta opció està pensada per quan es detectar un error en una nota o cal afegir-hi una qualificació. Aleshores es deriva de nou al professorat tutor perquè introduisca o modifique la nota o l’idioma docent. Podeu obtenir més informació Com el professorat introdueix les qualificacions?

• Enviar a l’estudiantat: si polseu aquest botó derivareu la resolució a l’estudiantat perquè, per exemple, puja adjuntar una nova documentació. En aquest cas, s’inicia de nou el procediment. Per tal d’ampliar la informació vegeu Com es tramita una sol·licitud de reconeixement de crèdits?

Fixeu-vos que en la part inferior de la pantalla de les resolucions ja signades es deixa constància de cadascuna de les Resolucions signades i del Registre d’estats pels quals ha passat i qui és la persona que ha realitzat cadascuna de les fases.

Com se cerquen les resolucions de reconeixement de crèdits?

Els deganats i direccions de centre, el SGDE i l'ORI podeu buscar una resolució de reconeixement de crèdits des del Cercador de resolucions d’adaptacions d’assignatures (IGLU > Gestió docent > Programes de mobilitat > Gestió d’adaptació/reconeixement de crèdits). Heu de tenir en compte que només apareixen les resolucions que estiguen signades pel deganat o direcció de centre. Un cop dins, com podeu veure en la imatge de sota, simplement cal que fiqueu l’Id o NIF de l’alumnat i seleccioneu el Curs acadèmic. En la taula es mostraran les dades de l’alumne o alumna amb un enllaç a la resolució, tant en català com en castellà.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb l’Oficina de Relacions Internacionals (ORI). Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica ori-intercanviat@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari

• Pendent d’entrega documentació. Estat de la sol·licitud quan la documentació aportada per l’alumnat és incompleta o conté errors i es deriva, de nou, a l’estudiantat perquè la revise i aporte la correcta.

• Pendent d’emissió resolució. Estat de la sol·licitud quan el personal del deganat o direcció de centre valida les qualificacions i inicia el procediment de signatura de la resolució de reconeixement de crèdits.

• Pendent d’introducció de notes. Estat de la sol·licitud quan el deganat o direcció de centre ha validat la documentació i es deriva al professorat tutor perquè introduïsca les qualificacions equivalents.

• Pendent de validació de la documentació. Estat de la sol·licitud quan l’alumnat ja ha fet la petició i està pendent que el deganat o direcció de centre revise que la documentació que aporta és correcta.

• Pendent de validació de notes. Estat de la sol·licitud quan el professorat tutor ha introduït les qualificacions equivalents i les deriva al deganat o direcció de centre perquè les valide.

• Pendent sol·licitud d’adaptació. Estat de la sol·licitud quan l’alumnat ixent encara no ha fet la sol·licitud de reconeixement de crèdits a través d’IGLU.

• Resolució signada. Estat de la sol·licitud quan el degà/ana o director/a de centre signa la resolució de reconeixement de crèdits, passa les notes a l’expedient i el document apareix disponible al Portafirmes de l’alumnat.

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.