Què és Gestió d'òrgans col·legiats?

Gestió d'òrgans col·legiats (GOC) és una aplicació pensada per a convocar i gestionar les reunions dels òrgans col·legiats de l'UJI. És el cas del Claustre, el Consell de Govern, el Consell de Direcció, el Consell Social, el Consell de l’Estudiantat, les Juntes de Centre (Facultat i Escola), el Consell d’Institut i la Junta Permanent, els Consells de Departament i la Junta Permanent o la Junta Electoral, entre altres. Aquesta eina cobreix tot el procés d'organització d'una reunió des de la seua convocatòria fins al tancament de l'acta. Així, l'aplicació facilita els tràmits i possibilita, des d'una mateixa plataforma, convocar una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar documentació i enviar la convocatòria als membres d'un òrgan col·legiat perquè reben la informació de la reunió i confirmen la seua assistència. A més, en l’última versió de l’aplicació s'ha integrat un sistema de votació electrònica per a les reunions telemàtiques i preveu la votació secreta perquè no es conega el sentit del vot de les persones assistents, quan un punt de l'ordre del dia ho requerisca. Un cop realitzada la reunió, permet incloure el resultat dels acords i deliberacions i, tot seguit, tancar l'acta, validar-la, signar-la digitalment i arxivar-la perquè quede guardada en un històric. És a dir, des d'un mateix espai s'emmagatzema i gestiona tota la informació i dades d'una reunió. 

Accés a l'aplicació 

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Carpeta d'expedients electrònics > Gestió d'òrgans col·legiats. Hi podeu accedir a través del següent enllaç Universitat Jaume I  

Qui pot utilitzar GOC?

És una eina que facilita les tasques per a convocar les reunions dels diferents òrgans col·legiats i gestionar la informació sobre els acords que s'hi prenen. L'aplicació està destinada sobretot a la Secretaria General; el Personal d'Administració i Serveis (PAS), encarregat de la convocatòria de les reunions; i els membres dels òrgans col·legiats i convidats que hi assisteixen o que consulten la informació referent a una reunió. En aquesta aplicació hi ha dos rols diferents:  

• Administrador/a: persona que atorga permisos i autoritzacions i té accés a totes les funcions. S'encarrega de configurar l'aplicació abans que els usuaris puguen començar a convocar reunions o a accedir a la informació de les reunions a les quals els convoquen. 

• Usuari/ària: té accés a les pantalles de Membres (dels Òrgans dels quals està autoritzat), Reunions i Històric de reunions (de les reunions a les quals té accés). Cadascun dels usuaris pot accedir i consultar les reunions que està convocant, les de l'òrgan al qual pertany o aquelles que li convoquen com a membre, així com fer les accions que li haja autoritzat l'administrador/a. Mitjançant aquesta aplicació, els convocants remeten la informació i dades d'una reunió als assistents, tant als membres dels òrgans col·legiats com als convidats, que poden ser fixos o puntuals. A més, poden configurar la votació electrònica dels diferents punts de l'ordre del dia.

La pàgina d'inici de GOC

Quan accediu a GOC, la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Open

Pantalla d’inici de Gestió d'Òrgans Col·legiats

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles:

• Òrgans: aquesta pestanya permet gestionar els òrgans concrets que es podran convocar a una reunió, així com els autoritzats a fer una convocatòria i els convidats fixos que podran assistir a les reunions o consultar-ne la informació de forma permanent. Podeu obtenir més informació en Definir òrgans.  

• Tipus d'òrgans: des d'ací podeu especificar els tipus d'òrgans amb què els usuaris podran treballar. Per a més informació vegeu Definir tipus d'òrgans. 

• Membres: es poden gestionar les persones que formen part dels òrgans i que, per tant, poden ser convocades a una reunió. Si voleu més informació, consulteu Definir membres.  

• Reunions: espai on es creen i es convoquen les reunions. Ací també podeu editar les seves característiques i afegir els punts de l'ordre del dia. Consulteu Com es convoca una reunió? per a obtenir més informació. 

• Històric de reunions: llista de les reunions ja realitzades i des d'on es pot accedir a l'acta amb el resultat d'acords i deliberacions. Si voleu obtenir més informació vegeu Històric de reunions. 

• Càrrecs: a través d'aquesta funció es poden definir els càrrecs que poden tenir els diversos membres convocats a una reunió. Consulteu Definir càrrecs per tal de tenir més dades. 

En qualsevol moment podeu polsar la paraula Ajuda, situada en la part superior dreta, per enllaçar amb aquest manual que explica el funcionament de l'aplicació. 

Per a obtenir més informació vegeu Maneig de la pàgina d'inici del document Elements comuns de les aplicacions. A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer GOC. 

Com es configura l'aplicació?

Els administradors són els encarregats de fer la configuració de l'aplicació abans que els usuaris puguen convocar les reunions. En aquest sentit, com a administradors, podeu configurar i definir els tipus d'òrgans i òrgans concrets que es podran convocar, assenyalar els càrrecs que hi pot haver i designar els membres que en formen part. Heu de tenir present que només cal que feu la configuració una vegada, abans que es comencen a fer convocatòries, tot i que després podreu fer modificacions. 

Definir tipus d'òrgans 

A través de la pestanya Tipus d'òrgans del menú principal podeu Afegir o Editar els diversos tipus generals d'òrgans que, amb posterioritat, podran ser convocats pels usuaris. Per agregar-ne un de nou, com s'indica a la imatge de sota, primer heu de fer clic en el botó Afegir; en segon lloc, heu d'introduir obligatòriament el Codi (identificador de cada tipus d'òrgan) i el Nom; i per últim, polsar Actualitzar. També podeu Cancel·lar si finalment no en voleu crear cap. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de les Taules de dades consulteu el document Elements comuns de les aplicacions. 

Open

Pantalla per definir els tipus d'òrgans

Definir òrgans

A través de la pestanya Òrgans podeu afegir els òrgans concrets que puguen ser convocats pels usuaris. N'hi ha alguns de predefinits a partir de la base de dades de l'UJI i, com a administradors, podeu agregar-ne més. Per introduir-ne un de nou heu de polsar Afegir, seguidament omplir els camps que es despleguen i posar Actualitzar. 

• Nom

• Tipus Òrgan: cal que associeu l'òrgan que esteu creant a un dels tipus d'òrgans definits prèviament. 

• Ordinari: quan en creeu un de nou indicarà per defecte que no és ordinari, ja que no és un dels predefinits pel sistema d'informació UJI.

• Actiu: per defecte s'estableix que estiga actiu. Com s'explicarà més endavant, els podeu deshabilitar.

• Convocar sense ordre del dia: cal que marqueu aquesta opció quan vulgueu que aquest òrgan puga convocar reunions sense ordre del dia. 

• Correu electrònic: ací indiqueu el correu electrònic de l'òrgan en cas que vulgueu que hi estiga associat i conste en l'enviament de les convocatòries. Vegeu Enviar convocatòria i missatges electrònics als assistents si voleu obtenir més informació. 

• Habilitar acta provisional: heu de marcar aquesta opció si voleu que les reunions d'aquest òrgan generen un esborrany de l'acta i s'hi tinga accés des de la fitxa de la reunió. 

• Assistència: per defecte es mostrarà en la fitxa la confirmació d'assistència dels membres i convidats. Així com la delegació del vot també serà visible en la fitxa de la reunió.

• Delegació de vot múltiple: per defecte aquesta casella no està marcada, de manera que el màxim de vots delegats que pot exercir cada membre d'un òrgan és un. Cal que marqueu la casella, si voleu permetre que diversos membres de l'òrgan puguen delegar el vot en la mateixa persona.

• Permet l’abstenció: si deixeu marcada aquesta opció, en les reunions d’aquest òrgan les persones membres es podran abstenir en les votacions.

• Procediment de votació: cal que determineu si és per procediment abreujat o ordinari.

• Votació doble del president/a: marqueu aquesta casella quan vulgueu que la votació del o la presidenta de l'òrgan valga el doble en cas d’empat.

• Mostrar assistents: per a mostrar l’assistència o l’absència dels membres

• Mostrar delegacions: per a gestionar la visibilitat de les delegacions dels membres

• Enviar canvis a absents: per a enviar avisos de canvis als membres que no assisteixen

Per a més informació consulteu Com es configura la votació electrònica?

Open

Els òrgans que creeu, com a administradors, els podeu modificar a través d'Editar o deixar-los inactius amb el botó 

Open

Botó per inhabilitar un òrgan

Podeu tornar a activar un òrgan que hàgeu inhabilitat. Per fer-ho, primer, heu de filtrar els òrgans a través de l'Estat i triar Inactius, com podeu observar en la imatge següent.

Open

Opció per mostrar els òrgans inactius

Seguidament, heu de seleccionar l'òrgan que està inactiu i que voleu activar i prémer el botó Habilita, perquè torne a estar actiu i puga tornar a ser convocat a una reunió. 

Open

Botó per habilitar un òrgan inactiu

En aquesta pantalla, a més de filtrar els òrgans que estan Actius i Inactius també ho podeu fer per Tipus d'òrgan o Cercar un òrgan concret escrivint-lo directament. Per a més informació sobre com Filtrar una cerca, consulteu Elements comuns de les aplicacions. 

Open

Filtres per cercar tipus d'òrgans

• Autoritzats: llista de persones que tenen els permisos per a poder convocar una reunió de l'òrgan col·legiat que teniu seleccionat. Així mateix, aquests poden agregar més autoritzats i convidats en el mateix òrgan del qual són autoritzats i, si s'especifica, poden pujar documents des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 

• Convidats: llista de persones que, de forma fixa, poden assistir o consultar la informació de les reunions d'aquest òrgan col·legiat. Convé subratllar, a més, que també hi ha convidats puntuals que poden anar, de forma eventual, a una reunió concreta d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Per a més informació consulteu Designar convidats a una reunió. 

Open

Autoritzats i convidats

Per agregar una nova persona autoritzada o convidada cal que seguiu els mateixos passos. Des de les pestanyes Autoritzats o Convidats, primer feu clic en Afegir i, seguidament, en trieu un a Selecciona l'autoritzat o Selecciona el convidat. Podeu cercar el nom d'una persona concreta introduint almenys tres caràcters a Cercar registres.

Open

Afegir autoritzats i convidats a un òrgan

En el cas dels Autoritzats podeu marcar la casella Pujar documents a la fitxa de la reunió, si voleu que aquesta persona puga agregar documents a cadascun dels punts de l'ordre del dia des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 

Open

Marcar si una persona autoritzada pot o no pujar documents a la fitxa de la reunió

I en el cas dels Convidats, si només voleu que aquella persona puga accedir a la informació de la reunió, sense que hi assistisca, heu de marcar l'opció Sols consulta, com podeu veure en la imatge de sota. 

Open

Convidats amb només permís de consulta

Si desitgeu eliminar una persona autoritzada o convidada, només cal que feu clic a sobre i polseu el botó Esborrar. Per a més informació consulteu Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions.

Enviar canvis a absents

S’ha afegit una nova opció anomenada Enviar canvis a absents. Per defecte, està activada (Sí), la qual cosa implica que tots els convocats, inclosos els que han indicat que no assistiran, rebran notificacions sobre canvis en la reunió.

Si es configura a No, els membres que han declinat l’assistència no rebran notificacions posteriors.

Definir càrrecs

A través de la pantalla Càrrecs del menú principal, els administradors poden definir i agregar tots els càrrecs que poden tindre els membres d'un òrgan col·legiat i que assisteixen a una reunió, com seria el cas, per exemple, del secretari/ària, l'adjunt/a o el o la vocal. Per inserir un nou càrrec heu de polsar Afegir, omplir els camps que es despleguen i polsar Actualitzar. 

• Codi

• Nom

• Responsable acta: heu de marcar aquesta casella quan vulgueu que aquest càrrec siga el o la responsable de l'acta. Un cop finalitzada la reunió s'encarregarà d'incorporar el resultat dels acords i deliberacions. Per a més informació vegeu Com es tanca i s'arxiva l'acta d'una reunió? 

• Suplent: heu de marcar aquesta casella quan desitgeu que el càrrec que esteu creant puga tenir un suplent, en cas que la reunió admeta suplències. Per a més informació vegeu Gestionar suplències.

Podeu fer modificacions en els càrrecs a través del botó Editar o eliminar-los fent clic en Esborrar.  

Open

Definir membres

En la pestanya Membres del menú principal podeu tant consultar qui són els membres que formen part d'un òrgan com afegir-ne de nous.

Com es consulten els membres d'un òrgan? 

Podeu veure qui són els membres seleccionant un Òrgan entre les opcions que es despleguen o escrivint directament el nom de l'Òrgan en el camp. Aleshores, apareix una llista amb el Nom, el Correu electrònic i el Càrrec dels membres de l'òrgan triat. 

Open

Com s'afegeix un membre a un òrgan?

Des d'aquesta pestanya, també podeu agregar nous membres a un òrgan concret. Tal com s'indica en la imatge de sota, en primer lloc, heu de seleccionar l'Òrgan on voleu inserir un nou membre. En segon lloc, heu de fer clic en el botó Afegir i, després, en la nova finestra que s'obri, seleccionar la persona que voleu incloure com a membre. Un cop fet això, heu d'adjudicar-li un càrrec entre els quals hi ha o els que heu definit amb anterioritat, podeu marcar si És membre nat o no d’aquest òrgan i, per últim, prémer Actualitzar. Seguint aquests passos haureu col·locat un nou membre a l'òrgan perquè puga assistir a la reunió i consultar tota la informació.

 Cal que tingueu en compte que els membres nats són aquelles persones que estan obligades a votar en certes votacions i no es poden abstenir. L’aplicació considera, per defecte, el president/a i el secretari/ària com a membres nats, però podeu afegir-ne més marcant manualment l’opció de membre nat.

A més, recordeu que les persones que tinguen el càrrec de secretari o secretària i el de president o presidenta podran configurar la votació telemàtica i tancar-la. Podeu obtenir més informació en Com es configura la votació electrònica?

Open

Cal subratllar que des de la pestanya Òrgans del menú principal de l'aplicació podeu exportar en un full de càlcul la llista de membres d'un òrgan. Cal que seleccioneu l'òrgan i polseu el botó Exporta membres. La llista es descarregarà en el vostre equip en un arxiu en format CSV. 

Open

Botó per exportar membres d'un òrgan a un full de càlcul

Amb l'última versió de l’aplicació s’ha afegit una nova funció perquè després d’afegir un membre a un òrgan amb  una reunió ja creada pugueu sincronitzar-la i la persona aparega correctament com a convocada. Des de la pantalla de reunions, cal que seleccioneu la reunió ja creada i, seguidament, a través del botó Accions, polseu sobre Sincronitzar i membres i càrrecs de la reunió.

Open

Com es convoca una nova reunió?

Els autoritzats són els usuaris encarregats de fer les convocatòries de les reunions. A continuació, es detalla el procediment que cal seguir per a crear una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar la documentació necessària, enviar la convocatòria als assistents i obtenir el full de firmes. 

Crear una reunió

Per generar una nova reunió, heu d'anar a la pestanya Reunions del menú principal. En aquesta pantalla, pareguda a la safata d'entrada d'un correu electrònic, cada usuari únicament pot veure les reunions que haja convocat o totes les de l'òrgan col·legiat del qual és autoritzat. En aquesta pantalla es mostra l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja convocades, a més d'indicar si s'ha adjuntat algun document o si ja ha estat o no enviada la convocatòria. 

Per crear una nova reunió, simplement heu de fer clic en el botó Afegir. Veureu que s'obri la finestra de la Nova Reunió on heu d'emplenar diversos camps d'informació, així com especificar els òrgans assistents. 

Open

Per poder convocar una reunió, com a mínim, heu d'omplir els camps obligatoris (consulteu Què és un camp obligatori?, del document Elements comuns de les aplicacions): Assumpte, Data i Òrgans assistents.

• Assumpte: matèria o tema de la reunió. 

• Data: ací heu d'indicar la data de la reunió i l'Hora d'inici. Si poseu una data anterior a l'actual, el sistema us advertirà amb un missatge en el moment que feu clic en Desar. Si voleu, també teniu l'opció d'especificar la Duració. 

• Òrgans assistents: heu de senyalar quin o quins són els òrgans col·legiats que voleu convocar a la reunió, entre aquells que teniu autorització i, per tant, hi teniu accés. Convé que tingueu present que sense definir els membres de la reunió no podreu enviar la convocatòria. Podeu agregar-los i triar-los a través de la icona de la creu que apareix a la part dreta com es veu en la imatge de sota. Per a obtenir més informació consulteu l'apartat Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions. 

• Admet votació: s'ha indicar si la reunió està subjecta a votació o no.
  
  

  Open

  

  Afegir òrgan a la reunió

   

Si us equivoqueu podeu esborrar l'òrgan seleccionat a través de la icona de l'aspa que apareix a la dreta. 

Open

Òrgans assistents

Recordeu que amb l'última versió de l’aplicació s’ha afegit una nova funció per poder sincronitzar els membres i càrrecs d’un òrgan en una reunió ja creada. És una opció útil per quan s’afig un membre a un òrgan que ja té reunions creades. En aquest cas, cal que seleccioneu la reunió en la pantalla Reunions i a través del botó Accions polseu Sincronitzar membrs i càrrecs de la reunió.

Open

Sincronitzar membres i càrrecs de la reunió

També teniu la possibilitat de duplicar una reunió, mantenint l'ordre del dia i deixant en blanc els acords, les deliberacions i la documentació dels punts. Només cal que marqueu la reunió que vulgueu clonar, feu clic al botó Accions i premeu Duplicar la reunió. Aleshores s'obrirà la finestra per definir la reunió on haureu d'especificar la Data i el Número de sessió. Aquesta opció està pensada per agilitzar la creació de les reunions dels òrgans que sempre són iguals. 

Open

Duplicar reunión

Establiment col·laboratiu de la data i hora de la reunió

Amb la nova versió de l’aplicació, s’ha incorporat una funcionalitat que permet establir la data i hora de la reunió de manera col·laborativa entre els convocats. Aquesta opció és especialment útil quan es vol consensuar la disponibilitat abans de fixar la reunió.

Activació de la data/hora col·laborativa

A la finestra de Nova reunió, trobareu una nova opció per activar el mode col·laboratiu de selecció de data i hora. En activar-la:

Es desactivarà la selecció tradicional de Data i Hora d’inici.

Es podran definir diverses propostes de dies i hores perquè els convocats puguen votar.

Funcionament del procés col·laboratiu

1. Propostes de data i hora.
   
El convocant pot afegir diverses combinacions de data i hora com a propostes.

2. Enviament de la convocatòria.
   L’avís no s’envia en prémer el botó Desar. La convocatòria s’ha d’enviar manualment des del menú Accions. El correu electrònic inclourà un missatge informatiu i un enllaç a la pàgina on els convocats podran consultar i votar les propostes. Aquest enllaç també estarà disponible a la fitxa de la reunió.

3. Votació de les propostes.
   
Els convocats podran accedir a la pàgina de propostes i votar les opcions que preferisquen.

4. Selecció de la data definitiva.
   
La proposta amb més vots es destacarà, però serà el convocant qui decidirà finalment quina data i hora s’estableixen.

5. Tancament de la votació
.
   Quan s’envie la convocatòria definitiva, es fixarà la data i hora de la reunió. A partir d’aquest moment:

• Ja no es podran votar més propostes.

• Només el convocant podrà modificar la data i hora des de l’opció d’edició de la reunió.

Altres consideracions

Ara és possible desar una reunió sense especificar la data, ja que aquest camp passa a ser opcional a la base de dades (encara que l’aplicació el continue requerint en altres casos).

Les reunions amb data/hora col·laborativa apareixeran en primer lloc al llistat de reunions per facilitar-ne el seguiment.

Característiques d'una reunió 

A banda dels camps obligatoris per poder convocar una reunió, també podeu incloure altres dades complementàries i opcionals: 

• Data enviament convocatòria: es pot programar el dia en què volem enviar la convocatòria, i s’enviarà cap a les 8:00 (esta funcionalitat està previst activar-la pròximament)

• Duració: podeu posar la durada estimada de la reunió. 

• Hora de finalització: en aquest camp, un cop celebrada la reunió, podeu indicar l'hora de finalització real de la reunió perquè conste en l'acta. 

• Convocatòria començament reunió: després de finalitzar la reunió podeu concretar en quina convocatòria va començar la reunió, perquè conste en l'acta. Així quedarà reflectit si es va iniciar, per exemple, en la segona convocatòria.

• Segona convocatòria: es pot especificar l'hora d'inici si hi ha senyalada una segona convocatòria. 

• Número de sessió: permet indicar el número de sessió de la reunió si en té. 

• Admet votació: s'ha indicar si la reunió està subjecta a votació o no.

• Opcions (per defecte l'aplicació marca les següents opcions):

  • Admet suplències: si deixeu marcada aquesta opció, els convocats amb un càrrec que permeta suplents podran delegar la seua assistència en una altra persona. L'assistent ho indicarà, posteriorment, des de la fitxa de la reunió quan se li notifica la convocatòria. Per a obtenir més informació consulteu Gestionar suplències. 

  • Admet delegació de vot: si aquesta opció està marcada, els membres que no puguen assistir a una reunió podran delegar el seu vot en un altre dels membres de l'òrgan convocat. L'assistent també podrà decidir a qui delega el seu vot des de la fitxa de la reunió. Si desitgeu més informació, vegeu Delegar el vot.

  • Revisar acta última reunió: si marqueu aquesta opció, s'inclourà automàticament un punt de l'ordre del dia al començament de la reunió que servirà per a revisar l'acta anterior i que estarà enllaçat automàticament a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan. Per a més informació vegeu Afegir punts de l'ordre del dia. Heu de tenir en compte que aquesta opció només la podreu configurar en el moment de la creació de la reunió. Si després editeu o modifiqueu altres camps, aquesta opció ja no es mostrarà en el formulari de la reunió i, per tant, no la podreu ni activar ni desactivar. 

  • Admet comentaris: marcant aquesta opció els membres assistents poden afegir comentaris quan se'ls envia la convocatòria des de la fitxa de la reunió. Poden fer comentaris tant de la reunió en general com de cadascun dels punts de l'ordre del dia. Cada vegada que s'afija un comentari, com a convocants, us arribarà un correu electrònic de notificació. Per a més informació vegeu Afegir comentaris. 

  • Rebre notificació de nous comentaris: per defecte, quan es fa un nou comentari tant a la reunió com als punts de l'ordre del dia, el sistema envia automàticament una notificació tant al convocant com als membres i convidats. Si no voleu que s'envien notificacions quan es facen comentaris, desmarqueu aquesta opció. Si desitgeu més informació, consulteu Afegir comentaris. 

• Tipus:

  • Reunió presencial: per defecte la reunió serà considerada presencial a menys que s'indique el contrari.

  • Reunió telemàtica: marqueu aquesta opció si la reunió és telemàtica. Quan la seleccioneu, fixeu-vos que es desplega un camp de text en la part de sota, on heu de descriure el tipus de connexió telemàtica i si s'utilitza, per exemple, Meet, Skype o Teams.

• Àmbit:

  • Reunió privada: per defecte la reunió serà considerada privada tret que s'indique el contrari. El contingut de la mateixa, així com punts del dia i els acords seran d'accés i consulta únicament per als membres de l'organ.

  • Reunió pública: es pot marcar si la reunió és pública i, per la qual cosa, els acords de la reunió i els punts de l'ordre del dia, que es marcaran com a públics, es penjaran en obert i podran ser consultats per qualsevol persona. Per a obtenir més informació consulteu Cercador d'acords. Amb la última versió de l’aplicació s’ha incorporat una nova funció que permet canviar la visibilitat de la reunió i/o dels punts de l’ordre del dia d’una reunió ja tancada. Podeu ampliar la informació en Modificar la visibilitat d’una reunió i dels punts de l’ordre del dia.

• Responsable de la votació: aquest camp apareixerà a condició que la reunió admeta votació. A més aquesta persona tindrà asigassignada la funció d'obrir i tancar les votacions de la mateixa manera que ho faria el secretari o la secretària.

• Votacions:

  • Admet votació telemàtica: cal que marqueu aquesta opció per habilitar la votació electrònica. Fixeu-vos que un cop es marca aquesta casella es mostren altres opcions. Podeu ampliar la informació en el punt Com es configura la votació electrònica?

  • Admet canvi de vot: quan en la votació es permeta que els membres puguen canviar el seu vot mentre la votació estiga oberta.

• Resultats de les votacions:

  • Visualitzar resultats al tancar la reunió: aquesta casella es marca, per defecte, per mostrar els resultats de la votació només quan es tanca la reunió. Podeu obtenir més informació en Tancar l’acta.

  • Visualitzar resultats en arribar a la data de fi de votació: si marqueu aquesta opció els resultats es mostren en la data i hora que hàgeu indicat que finalitza la votació.

  • Data de fi la votació i hora de finalització: ací indiqueu el dia i l’hora en què voleu que finalitze la votació.

• Lloc: per indicar el lloc on es realitza la reunió. 

• URL de gravació: espai pensat per a inserir, un cop realitzada la reunió, l'adreça URL on s'ha penjat el fitxer d'àudio o vídeo amb la gravació. Recentment s’ha creat el portal web videoactes perquè els membres puguen consultar les gravaciones de les reunions i les actes associades. En el manual
  Portal Videoactes trobareu informació per saber com gestionar el contingut d’un òrgan en el portal i com consultar una gravació.

• Descripció: permet incloure una descripció general de la reunió, independentment de poder agregar els punts de l'ordre del dia, com s'explicarà en el següent punt del manual.  

• Convidats: podeu designar, de forma puntual, un o diversos convidats perquè assistisquen a una reunió, eventualment, com si foren un membre. Vegeu Designar convidats a una reunió per a obtenir més informació. 

Open

Un cop emplenats els camps de la nova reunió (almenys els obligatoris) podeu polsar Desar. Si us heu equivocat o voleu modificar algun dels camps de la reunió podeu fer-ho, en qualsevol moment, fent clic en el botó Editar. També podeu eliminar una reunió amb el botó Esborrar. Heu de tenir present, però, que en cas que ja l'hàgeu convocat l'estareu anul·lant. Per a més informació vegeu Enviar convocatòria i missatges electrònics als assistents. 

En aquesta pantalla, podeu Cercar una reunió o filtrar-les perquè només es mostren les d'un Tipus d'Òrgan i/o les d'un Òrgan concret en el qual estigueu autoritzats o tingueu accés. 

Open

Filtres reunions

Afegir punts de l'ordre del dia

Un cop creada la reunió i incloses les principals dades, el següent pas és agregar els punts de l'ordre del dia de la reunió. Recordeu, però, que hi ha òrgans que poden convocar reunions sense punts de l'ordre del dia. Per a més informació vegeu Definir òrgans. Per incloure o consultar els punts de l'ordre del dia heu de polsar el botó Ordre del dia, marcat en roig en la imatge de sota, o fer doble clic sobre la reunió. 

Open

Ordre del dia

A continuació, veureu que s'obri una nova pantalla des d'on podeu agregar tants punts de l'ordre del dia com siguen necessaris. Polsant el botó Tornar, situat en la part superior dreta, podreu anar, de nou, a la pantalla de reunions. Recordeu que si heu marcat prèviament, en la creació de la reunió, l'opció Revisar acta última reunió el sistema afegirà automàticament el primer punt de l'ordre del dia sota el títol "Lectura i aprovació, si escau, de l'acta anterior". El punt inclourà, a més, un enllaç a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan i hi podreu accedir fent clic en la icona que apareix a la dreta. Si voleu incorporar un nou punt de l'ordre del dia a la reunió, heu de fer clic en Afegir.

Open

Afegir punt de l’ordre del dia

Aleshores, s'obri la finestra Nou punt de l'ordre del dia, com la que apareix a la imatge de sota, on heu d'emplenar les següents dades:

• Títol: heu d'incloure'l obligatòriament. 

• Descripció: teniu la possibilitat d'apuntar una breu explicació del punt de l'ordre del dia que esteu afegint.

• Publicar acords: heu de marcar aquesta opció si voleu que un punt de l'ordre del dia siga públic i, per tant, puga ser consultat per qualsevol persona. Per a més informació consulteu Cercador d'acords. 

• Deliberacions i Acords: aquests dos camps els ha d'emplenar el responsable de l'acta un cop s'ha celebrat i es tanca la reunió. Vegeu Afegir acords i deliberacions per a obtenir més informació. 

Open

Nou punt de l’ordre del dia

A més es permetrà configurar si la votació d'aquest punt ha de ser telemàtica o presencial. Per obtenir més informació consulteu Com es configura la votació electrònica?

En els punts de votació presencial, es mostraran els assistents i es marcarà l'opció de votació de cada u. En el cas que la votació d'aquest punt siga secret, s'afegirà la informació del recompte i el nombre de vots i mostrarà per a cada membre si ha votat o no. Per defecte, la casella ve marcada per votar A Favor. Si la votació és presencial no es mostrarà als membres les opcions de votació a l'aplicació.

Un cop emplenats els camps, ho podeu Desar. En cas que us equivoqueu podeu fer modificacions amb el botó Editar, eliminar el punt a través d'Esborrar o agregar-li documentació amb el botó Adjunts. Per a obtenir més informació consulteu Adjuntar i consultar documents. Cal remarcar que no podeu eliminar punts de l'ordre del dia si ja tenen inclosos acords. En aquest cas, l'aplicació us llançarà un missatge d'advertència com el de sota, tant si intenteu eliminar el punt de l'ordre del dia com la reunió en la qual s'emmarca. 

Open

Missatge d’avís perquè el punt no es pot esborrar

Els secretaris, les secretaries i els responsables de la votació, podran enregistar els vots (de forma manual i apareixeran en la pàgina de votacions) que s’han fet presencials en reunions que permeten votació. Aquest tipus de votació Presencial s'ha de definir en els punts de l'ordre del dia.

Punts de l’ordre del dia amb votació telemàtica

En cas que hàgeu indicat prèviament que la reunió admet votació telemàtica, quan afegiu un punt de l’ordre del dia es mostrarà una finestra, com la de la imatge de sota, amb diverses opcions, a més dels camps per emplenar del Títol, la Descripció, les Deliberacions i els Acords:

• Àmbit de la votació: heu de seleccionar si és Pública perquè els convocants i assistents puguen conèixer la votació de cada persona; Secreta si voleu que només es coneguen els resultats de la votació final però no el sentit del vot de cada persona o si No cal votar aquest punt en la reunió.