Què és Gestió d'òrgans col·legiats?

Gestió d'òrgans col·legiats (GOC) és una aplicació pensada per a convocar i gestionar les reunions dels òrgans col·legiats de l'UJI. És el cas del Claustre, el Consell de Govern, el Consell de Direcció, el Consell Social, el Consell de l’Estudiantat, les Juntes de Centre (Facultat i Escola), el Consell d’Institut i la Junta Permanent, els Consells de Departament i la Junta Permanent o la Junta Electoral, entre altres. Aquesta eina cobreix tot el procés d'organització d'una reunió des de la seua convocatòria fins al tancament de l'acta. Així, l'aplicació facilita els tràmits i possibilita, des d'una mateixa plataforma, convocar una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar documentació i enviar la convocatòria als membres d'un òrgan col·legiat perquè reben la informació de la reunió i confirmen la seua assistència. A més, en l’última versió de l’aplicació s'ha integrat un sistema de votació electrònica per a les reunions telemàtiques i preveu la votació secreta perquè no es conega el sentit del vot de les persones assistents, quan un punt de l'ordre del dia ho requerisca. Un cop realitzada la reunió, permet incloure el resultat dels acords i deliberacions i, tot seguit, tancar l'acta, validar-la, signar-la digitalment i arxivar-la perquè quede guardada en un històric. És a dir, des d'un mateix espai s'emmagatzema i gestiona tota la informació i dades d'una reunió. 

Accés a l'aplicació 

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Carpeta d'expedients electrònics > Gestió d'òrgans col·legiats. Hi podeu accedir a través del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/goc/  

Qui pot utilitzar GOC?

És una eina que facilita les tasques per a convocar les reunions dels diferents òrgans col·legiats i gestionar la informació sobre els acords que s'hi prenen. L'aplicació està destinada sobretot a la Secretaria General; el Personal d'Administració i Serveis (PAS), encarregat de la convocatòria de les reunions; i els membres dels òrgans col·legiats i convidats que hi assisteixen o que consulten la informació referent a una reunió. En aquesta aplicació hi ha dos rols diferents:  

• Administrador/a: persona que atorga permisos i autoritzacions i té accés a totes les funcions. S'encarrega de configurar l'aplicació abans que els usuaris puguen començar a convocar reunions o a accedir a la informació de les reunions a les quals els convoquen. 

• Usuari/ària: té accés a les pantalles de Membres (dels Òrgans dels quals està autoritzat), Reunions i Històric de reunions (de les reunions a les quals té accés). Cadascun dels usuaris pot accedir i consultar les reunions que està convocant, les de l'òrgan al qual pertany o aquelles que li convoquen com a membre, així com fer les accions que li haja autoritzat l'administrador/a. Mitjançant aquesta aplicació, els convocants remeten la informació i dades d'una reunió als assistents, tant als membres dels òrgans col·legiats com als convidats, que poden ser fixos o puntuals. A més, poden configurar la votació electrònica dels diferents punts de l'ordre del dia.

La pàgina d'inici de GOC

Quan accediu a GOC, la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles:

• Òrgans: aquesta pestanya permet gestionar els òrgans concrets que es podran convocar a una reunió, així com els autoritzats a fer una convocatòria i els convidats fixos que podran assistir a les reunions o consultar-ne la informació de forma permanent. Podeu obtenir més informació en Definir òrgans.  

• Tipus d'òrgans: des d'ací podeu especificar els tipus d'òrgans amb què els usuaris podran treballar. Per a més informació vegeu Definir tipus d'òrgans. 

• Membres: es poden gestionar les persones que formen part dels òrgans i que, per tant, poden ser convocades a una reunió. Si voleu més informació, consulteu Definir membres.  

• Reunions: espai on es creen i es convoquen les reunions. Ací també podeu editar les seves característiques i afegir els punts de l'ordre del dia. Consulteu Com es convoca una reunió? per a obtenir més informació. 

• Històric de reunions: llista de les reunions ja realitzades i des d'on es pot accedir a l'acta amb el resultat d'acords i deliberacions. Si voleu obtenir més informació vegeu Històric de reunions. 

• Càrrecs: a través d'aquesta funció es poden definir els càrrecs que poden tenir els diversos membres convocats a una reunió. Consulteu Definir càrrecs per tal de tenir més dades. 

En qualsevol moment podeu polsar la paraula Ajuda, situada en la part superior dreta, per enllaçar amb aquest manual que explica el funcionament de l'aplicació. 

Per a obtenir més informació vegeu Maneig de la pàgina d'inici del document Elements comuns de les aplicacions. A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que permet fer GOC. 

Com es configura l'aplicació?

Els administradors són els encarregats de fer la configuració de l'aplicació abans que els usuaris puguen convocar les reunions. En aquest sentit, com a administradors, podeu configurar i definir els tipus d'òrgans i òrgans concrets que es podran convocar, assenyalar els càrrecs que hi pot haver i designar els membres que en formen part. Heu de tenir present que només cal que feu la configuració una vegada, abans que es comencen a fer convocatòries, tot i que després podreu fer modificacions. 

Definir tipus d'òrgans 

A través de la pestanya Tipus d'òrgans del menú principal podeu Afegir o Editar els diversos tipus generals d'òrgans que, amb posterioritat, podran ser convocats pels usuaris. Per agregar-ne un de nou, com s'indica a la imatge de sota, primer heu de fer clic en el botó Afegir; en segon lloc, heu d'introduir obligatòriament el Codi (identificador de cada tipus d'òrgan) i el Nom; i per últim, polsar Actualitzar. També podeu Cancel·lar si finalment no en voleu crear cap. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de les Taules de dades consulteu el document Elements comuns de les aplicacions. 

Definir òrgans

A través de la pestanya Òrgans podeu afegir els òrgans concrets que puguen ser convocats pels usuaris. N'hi ha alguns de predefinits a partir de la base de dades de l'UJI i, com a administradors, podeu agregar-ne més. Per introduir-ne un de nou heu de polsar Afegir, seguidament omplir els camps que es despleguen i posar Actualitzar. 

• Nom

• Tipus Òrgan: cal que associeu l'òrgan que esteu creant a un dels tipus d'òrgans definits prèviament. 

• Ordinari: quan en creeu un de nou indicarà per defecte que no és ordinari, ja que no és un dels predefinits pel sistema d'informació UJI.

• Actiu: per defecte s'estableix que estiga actiu. Com s'explicarà més endavant, els podeu deshabilitar.

• Convocar sense ordre del dia: cal que marqueu aquesta opció quan vulgueu que aquest òrgan puga convocar reunions sense ordre del dia. 

• Correu electrònic: ací indiqueu el correu electrònic de l'òrgan en cas que vulgueu que hi estiga associat i conste en l'enviament de les convocatòries. Vegeu Enviar convocatòria i missatges electrònics als assistents si voleu obtenir més informació. 

• Habilitar acta provisional: heu de marcar aquesta opció si voleu que les reunions d'aquest òrgan generen un esborrany de l'acta i s'hi tinga accés des de la fitxa de la reunió. 

• Delegació de vot múltiple: per defecte aquesta casella no està marcada, de manera que el màxim de vots delegats que pot exercir cada membre d'un òrgan és un. Cal que marqueu la casella, si voleu permetre que diversos membres de l'òrgan puguen delegar el vot en la mateixa persona.

• Permet l’abstenció: si deixeu marcada aquesta opció, en les reunions d’aquest òrgan les persones membres es podran abstenir en les votacions.

• Procediment de votació: cal que determineu si és per procediment abreujat o ordinari.

• Votació doble del president/a: marqueu aquesta casella quan vulgueu que la votació del o la presidenta de l'òrgan valga el doble en cas d’empat.

Per a més informació consulteu Com es configura la votació electrònica?

Els òrgans que creeu, com a administradors, els podeu modificar a través d'Editar o deixar-los inactius amb el botó Inhabilita, perquè no puguen ser convocats a una reunió.

Podeu tornar a activar un òrgan que hàgeu inhabilitat. Per fer-ho, primer, heu de filtrar els òrgans a través de l'Estat i triar Inactius, com podeu observar en la imatge següent.

Seguidament, heu de seleccionar l'òrgan que està inactiu i que voleu activar i prémer el botó Habilita, perquè torne a estar actiu i puga tornar a ser convocat a una reunió. 

En aquesta pantalla, a més de filtrar els òrgans que estan Actius i Inactius també ho podeu fer per Tipus d'òrgan o Cercar un òrgan concret escrivint-lo directament. Per a més informació sobre com Filtrar una cerca, consulteu Elements comuns de les aplicacions. 

• Autoritzats: llista de persones que tenen els permisos per a poder convocar una reunió de l'òrgan col·legiat que teniu seleccionat. Així mateix, aquests poden agregar més autoritzats i convidats en el mateix òrgan del qual són autoritzats i, si s'especifica, poden pujar documents des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 

• Convidats: llista de persones que, de forma fixa, poden assistir o consultar la informació de les reunions d'aquest òrgan col·legiat. Convé subratllar, a més, que també hi ha convidats puntuals que poden anar, de forma eventual, a una reunió concreta d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Per a més informació consulteu Designar convidats a una reunió. 

Per agregar una nova persona autoritzada o convidada cal que seguiu els mateixos passos. Des de les pestanyes Autoritzats o Convidats, primer feu clic en Afegir i, seguidament, en trieu un a Selecciona l'autoritzat o Selecciona el convidat. Podeu cercar el nom d'una persona concreta introduint almenys tres caràcters a Cercar registres.

En el cas dels Autoritzats podeu marcar la casella Pujar documents a la fitxa de la reunió, si voleu que aquesta persona puga agregar documents a cadascun dels punts de l'ordre del dia des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 

I en el cas dels Convidats, si només voleu que aquella persona puga accedir a la informació de la reunió, sense que hi assistisca, heu de marcar l'opció Sols consulta, com podeu veure en la imatge de sota. 

Si desitgeu eliminar una persona autoritzada o convidada, només cal que feu clic a sobre i polseu el botó Esborrar. Per a més informació consulteu Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions.

Definir càrrecs

A través de la pantalla Càrrecs del menú principal, els administradors poden definir i agregar tots els càrrecs que poden tindre els membres d'un òrgan col·legiat i que assisteixen a una reunió, com seria el cas, per exemple, del secretari/ària, l'adjunt/a o el o la vocal. Per inserir un nou càrrec heu de polsar Afegir, omplir els camps que es despleguen i polsar Actualitzar. 

• Codi

• Nom

• Responsable acta: heu de marcar aquesta casella quan vulgueu que aquest càrrec siga el o la responsable de l'acta. Un cop finalitzada la reunió s'encarregarà d'incorporar el resultat dels acords i deliberacions. Per a més informació vegeu Com es tanca i s'arxiva l'acta d'una reunió? 

• Suplent: heu de marcar aquesta casella quan desitgeu que el càrrec que esteu creant puga tenir un suplent, en cas que la reunió admeta suplències. Per a més informació vegeu Gestionar suplències.

Podeu fer modificacions en els càrrecs a través del botó Editar o eliminar-los fent clic en Esborrar.  

Definir membres

En la pestanya Membres del menú principal podeu tant consultar qui són els membres que formen part d'un òrgan com afegir-ne de nous.

Com es consulten els membres d'un òrgan? 

Podeu veure qui són els membres seleccionant un Òrgan entre les opcions que es despleguen o escrivint directament el nom de l'Òrgan en el camp. Aleshores, apareix una llista amb el Nom, el Correu electrònic i el Càrrec dels membres de l'òrgan triat. 

Com s'afegeix un membre a un òrgan?

Des d'aquesta pestanya, també podeu agregar nous membres a un òrgan concret. Tal com s'indica en la imatge de sota, en primer lloc, heu de seleccionar l'Òrgan on voleu inserir un nou membre. En segon lloc, heu de fer clic en el botó Afegir i, després, en la nova finestra que s'obri, seleccionar la persona que voleu incloure com a membre. Un cop fet això, heu d'adjudicar-li un càrrec entre els quals hi ha o els que heu definit amb anterioritat, podeu marcar si És membre nat o no d’aquest òrgan i, per últim, prémer Actualitzar. Seguint aquests passos haureu col·locat un nou membre a l'òrgan perquè puga assistir a la reunió i consultar tota la informació.

 Cal que tingueu en compte que els membres nats són aquelles persones que estan obligades a votar en certes votacions i no es poden abstenir. L’aplicació considera, per defecte, el president/a i el secretari/ària com a membres nats, però podeu afegir-ne més marcant manualment l’opció de membre nat.

A més, recordeu que les persones que tinguen el càrrec de secretari o secretària i el de president o presidenta podran configurar la votació telemàtica i tancar-la. Podeu obtenir més informació en Com es configura la votació electrònica?

Cal subratllar que des de la pestanya Òrgans del menú principal de l'aplicació podeu exportar en un full de càlcul la llista de membres d'un òrgan. Cal que seleccioneu l'òrgan i polseu el botó Exporta membres. La llista es descarregarà en el vostre equip en un arxiu en format CSV. 

Amb l'última versió de l’aplicació s’ha afegit una nova funció perquè després d’afegir un membre a un òrgan amb una reunió ja creada pugueu sincronitzar-la i la persona aparega correctament com a convocada. Des de la pantalla de reunions, cal que seleccioneu la reunió ja creada i, seguidament, a través del botó Accions, polseu sobre Sincronitzar i membres i càrrecs de la reunió.

Com es convoca una nova reunió?

Els autoritzats són els usuaris encarregats de fer les convocatòries de les reunions. A continuació, es detalla el procediment que cal seguir per a crear una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar la documentació necessària, enviar la convocatòria als assistents i obtenir el full de firmes. 

Crear una reunió

Per generar una nova reunió, heu d'anar a la pestanya Reunions del menú principal. En aquesta pantalla, pareguda a la safata d'entrada d'un correu electrònic, cada usuari únicament pot veure les reunions que haja convocat o totes les de l'òrgan col·legiat del qual és autoritzat. En aquesta pantalla es mostra l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja convocades, a més d'indicar si s'ha adjuntat algun document o si ja ha estat o no enviada la convocatòria. 

Per crear una nova reunió, simplement heu de fer clic en el botó Afegir. Veureu que s'obri la finestra de la Nova Reunió on heu d'emplenar diversos camps d'informació, així com especificar els òrgans assistents. 

Per poder convocar una reunió, com a mínim, heu d'omplir els camps obligatoris (consulteu Què és un camp obligatori?, del document Elements comuns de les aplicacions): Assumpte, Data i Òrgans assistents.

• Assumpte: matèria o tema de la reunió. 

• Data: ací heu d'indicar la data de la reunió i l'Hora d'inici. Si poseu una data anterior a l'actual, el sistema us advertirà amb un missatge en el moment que feu clic en Desar. Si voleu, també teniu l'opció d'especificar la Duració. 

• Òrgans assistents: heu de senyalar quin o quins són els òrgans col·legiats que voleu convocar a la reunió, entre aquells que teniu autorització i, per tant, hi teniu accés. Convé que tingueu present que sense definir els membres de la reunió no podreu enviar la convocatòria. Podeu agregar-los i triar-los a través de la icona de la creu que apareix a la part dreta com es veu en la imatge de sota. Per a obtenir més informació consulteu l'apartat Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions. 

Recordeu que amb l'última versió de l’aplicació s’ha afegit una nova funció per poder sincronitzar els membres i càrrecs d’un òrgan en una reunió ja creada. És una opció útil per quan s’afig un membre a un òrgan que ja té reunions creades. En aquest cas, cal que seleccioneu la reunió en la pantalla Reunions i a través del botó Accions polseu Sincronitzar membrs i càrrecs de la reunió.

També teniu la possibilitat de duplicar una reunió, mantenint l'ordre del dia i deixant en blanc els acords, les deliberacions i la documentació dels punts. Només cal que marqueu la reunió que vulgueu clonar, feu clic al botó Accions i premeu Duplicar la reunió. Aleshores s'obrirà la finestra per definir la reunió on haureu d'especificar la Data i el Número de sessió. Aquesta opció està pensada per agilitzar la creació de les reunions dels òrgans que sempre són iguals. 

Característiques d'una reunió 

A banda dels camps obligatoris per poder convocar una reunió, també podeu incloure altres dades complementàries i opcionals: 

• Duració: podeu posar la durada estimada de la reunió. 

• Hora de finalització: en aquest camp, un cop celebrada la reunió, podeu indicar l'hora de finalització real de la reunió perquè conste en l'acta. 

• Convocatòria començament reunió: després de finalitzar la reunió podeu concretar en quina convocatòria va començar la reunió, perquè conste en l'acta. Així quedarà reflectit si es va iniciar, per exemple, en la segona convocatòria.

• Segona convocatòria: es pot especificar l'hora d'inici si hi ha senyalada una segona convocatòria. 

• Número de sessió: permet indicar el número de sessió de la reunió si en té. 

• Opcions (per defecte l'aplicació marca les següents opcions):

  • Admet suplències: si deixeu marcada aquesta opció, els convocats amb un càrrec que permeta suplents podran delegar la seua assistència en una altra persona. L'assistent ho indicarà, posteriorment, des de la fitxa de la reunió quan se li notifica la convocatòria. Per a obtenir més informació consulteu Gestionar suplències. 

  • Admet delegació de vot: si aquesta opció està marcada, els membres que no puguen assistir a una reunió podran delegar el seu vot en un altre dels membres de l'òrgan convocat. L'assistent també podrà decidir a qui delega el seu vot des de la fitxa de la reunió. Si desitgeu més informació, vegeu Delegar el vot.

  • Revisar acta última reunió: si marqueu aquesta opció, s'inclourà automàticament un punt de l'ordre del dia al començament de la reunió que servirà per a revisar l'acta anterior i que estarà enllaçat automàticament a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan. Per a més informació vegeu Afegir punts de l'ordre del dia. Heu de tenir en compte que aquesta opció només la podreu configurar en el moment de la creació de la reunió. Si després editeu o modifiqueu altres camps, aquesta opció ja no es mostrarà en el formulari de la reunió i, per tant, no la podreu ni activar ni desactivar. 

  • Admet comentaris: marcant aquesta opció els membres assistents poden afegir comentaris quan se'ls envia la convocatòria des de la fitxa de la reunió. Poden fer comentaris tant de la reunió en general com de cadascun dels punts de l'ordre del dia. Cada vegada que s'afija un comentari, com a convocants, us arribarà un correu electrònic de notificació. Per a més informació vegeu Afegir comentaris. 

  • Rebre notificació de nous comentaris: per defecte, quan es fa un nou comentari tant a la reunió com als punts de l'ordre del dia, el sistema envia automàticament una notificació tant al convocant com als membres i convidats. Si no voleu que s'envien notificacions quan es facen comentaris, desmarqueu aquesta opció. Si desitgeu més informació, consulteu Afegir comentaris. 

• Tipus:

  • Reunió pública: es pot marcar si la reunió és pública i, per la qual cosa, els acords de la reunió i els punts de l'ordre del dia, que es marcaran com a públics, es penjaran en obert i podran ser consultats per qualsevol persona. Per a obtenir més informació consulteu Cercador d'acords. Amb la última versió de l’aplicació s’ha incorporat una nova funció que permet canviar la visibilitat de la reunió i/o dels punts de l’ordre del dia d’una reunió ja tancada. Podeu ampliar la informació en Modificar la visibilitat d’una reunió i dels punts de l’ordre del dia.

  • Reunió telemàtica: marqueu aquesta opció si la reunió és telemàtica. Quan la seleccioneu, fixeu-vos que es desplega un camp de text en la part de sota, on heu de descriure el tipus de connexió telemàtica i si s'utilitza, per exemple, Meet, Skype o Teams.

• Votacions:

  • Admet votació telemàtica: cal que marqueu aquesta opció per habilitar la votació electrònica. Fixeu-vos que un cop es marca aquesta casella es mostren altres opcions. Podeu ampliar la informació en el punt Com es configura la votació electrònica?

  • Admet canvi de vot: quan en la votació es permeta que els membres puguen canviar el seu vot mentre la votació estiga oberta.

• Resultats de les votacions:

  • Visualitzar resultats al tancar la reunió: aquesta casella es marca, per defecte, per mostrar els resultats de la votació només quan es tanca la reunió. Podeu obtenir més informació en Tancar l’acta.

  • Visualitzar resultats en arribar a la data de fi de votació: si marqueu aquesta opció els resultats es mostren en la data i hora que hàgeu indicat que finalitza la votació.

  • Data de fi la votació i hora de finalització: ací indiqueu el dia i l’hora en què voleu que finalitze la votació.

• Lloc: per indicar el lloc on es realitza la reunió. 

• URL de gravació: espai pensat per a inserir, un cop realitzada la reunió, l'adreça URL on s'ha penjat el fitxer d'àudio o vídeo amb la gravació. Recentment s’ha creat el portal web videoactes perquè els membres puguen consultar les gravaciones de les reunions i les actes associades. En el manual Portal Videoactes trobareu informació per saber com gestionar el contingut d’un òrgan en el portal i com consultar una gravació.

• Descripció: permet incloure una descripció general de la reunió, independentment de poder agregar els punts de l'ordre del dia, com s'explicarà en el següent punt del manual.  

• Convidats: podeu designar, de forma puntual, un o diversos convidats perquè assistisquen a una reunió, eventualment, com si foren un membre. Vegeu Designar convidats a una reunió per a obtenir més informació. 

Un cop emplenats els camps de la nova reunió (almenys els obligatoris) podeu polsar Desar. Si us heu equivocat o voleu modificar algun dels camps de la reunió podeu fer-ho, en qualsevol moment, fent clic en el botó Editar. També podeu eliminar una reunió amb el botó Esborrar. Heu de tenir present, però, que en cas que ja l'hàgeu convocat l'estareu anul·lant. Per a més informació vegeu Enviar convocatòria i missatges electrònics als assistents. 

En aquesta pantalla, podeu Cercar una reunió o filtrar-les perquè només es mostren les d'un Tipus d'Òrgan i/o les d'un Òrgan concret en el qual estigueu autoritzats o tingueu accés. 

Afegir punts de l'ordre del dia

Un cop creada la reunió i incloses les principals dades, el següent pas és agregar els punts de l'ordre del dia de la reunió. Recordeu, però, que hi ha òrgans que poden convocar reunions sense punts de l'ordre del dia. Per a més informació vegeu Definir òrgans. Per incloure o consultar els punts de l'ordre del dia heu de polsar el botó Ordre del dia, marcat en roig en la imatge de sota, o fer doble clic sobre la reunió. 

A continuació, veureu que s'obri una nova pantalla des d'on podeu agregar tants punts de l'ordre del dia com siguen necessaris. Polsant el botó Tornar, situat en la part superior dreta, podreu anar, de nou, a la pantalla de reunions. Recordeu que si heu marcat prèviament, en la creació de la reunió, l'opció Revisar acta última reunió el sistema afegirà automàticament el primer punt de l'ordre del dia sota el títol "Lectura i aprovació, si escau, de l'acta anterior". El punt inclourà, a més, un enllaç a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan i hi podreu accedir fent clic en la icona que apareix a la dreta. Si voleu incorporar un nou punt de l'ordre del dia a la reunió, heu de fer clic en Afegir.

Aleshores, s'obri la finestra Nou punt de l'ordre del dia, com la que apareix a la imatge de sota, on heu d'emplenar les següents dades:

• Títol: heu d'incloure'l obligatòriament. 

• Descripció: teniu la possibilitat d'apuntar una breu explicació del punt de l'ordre del dia que esteu afegint.

• Publicar acords: heu de marcar aquesta opció si voleu que un punt de l'ordre del dia siga públic i, per tant, puga ser consultat per qualsevol persona. Per a més informació consulteu Cercador d'acords. 

• Deliberacions i Acords: aquests dos camps els ha d'emplenar el responsable de l'acta un cop s'ha celebrat i es tanca la reunió. Vegeu Afegir acords i deliberacions per a obtenir més informació. 

Un cop emplenats els camps, ho podeu Desar. En cas que us equivoqueu podeu fer modificacions amb el botó Editar, eliminar el punt a través d'Esborrar o agregar-li documentació amb el botó Adjunts. Per a obtenir més informació consulteu Adjuntar i consultar documents. Cal remarcar que no podeu eliminar punts de l'ordre del dia si ja tenen inclosos acords. En aquest cas, l'aplicació us llançarà un missatge d'advertència com el de sota, tant si intenteu eliminar el punt de l'ordre del dia com la reunió en la qual s'emmarca. 

Punts de l’ordre del dia amb votació telemàtica

En cas que hàgeu indicat prèviament que la reunió admet votació telemàtica, quan afegiu un punt de l’ordre del dia es mostrarà una finestra, com la de la imatge de sota, amb diverses opcions, a més dels camps per emplenar del Títol, la Descripció, les Deliberacions i els Acords:

• Àmbit de la votació: heu de seleccionar si és Pública perquè els convocants i assistents puguen conèixer la votació de cada persona; Secreta si voleu que només es coneguen els resultats de la votació final però no el sentit del vot de cada persona o si No cal votar aquest punt en la reunió.

• Tipus de procediment de votació: per defecte es marcarà l’opció amb què hàgeu configurat l'òrgan, però ací ho podeu canviar. Recordeu que si marqueu l’opció d’Abreujat, es podrà votar des del moment en què envieu la convocatòria i si opteu per Ordinari, es podrà votar en el moment en què la persona secretària obri manualment la votació.

• Tipus de recompte de votació: cal que indiqueu si és per Majoria simple, Majoria absoluta dels presents o Majoria absoluta de l’òrgan.

• Opcions: per defecte ve marcada la casella per permetre votar en contra però si només voleu que apareguen les opcions d’A favor i Abstenció, heu de desmarcar-la.

Per a més informació consulteu Configurar les votacions electròniques.

Com es creen subpunts?

Dins d'un punt de l'ordre del dia podeu agregar altres punts polsant el botó dret del ratolí i prement Afegir subpunt. 

Aleshores s'obri la mateixa finestra que quan creeu els punts. Com a mínim heu de ficar el Títol i polsar Desar. A continuació, veureu com s'ha creat el punt inferior, seguint una estructura d'arbre, com podeu veure en la imatge de sota.

Podeu ocultar els subpunts polsant la icona de la resta i desplegar-los amb la de la suma. Convé subratllar que si elimineu un punt, també suprimireu els subpunts que continga en nivells inferiors. Quan polseu el botó Esborrar, l'aplicació us llançarà un missatge de confirmació com el següent. 

Com s'ordenen els punts de l'ordre del dia?

Un cop creats els diversos punts de l'ordre del dia (i subpunts) podeu ordenar-los a través de les fletxes que apareixen a l'esquerra, al costat de cadascun dels punts i subpunts. És important que tingueu en compte que amb les fletxes només els podeu moure dins del nivell en què es troben. 

També podeu moure un punt d'un lloc a un altre, seleccionant-lo i arrossegant-lo fins on vulgueu amb el botó esquerre del ratolí. 

Com podeu veure en la imatge de sota, teniu dos possibilitats: el podeu Afegir com a fill, és a dir, com a subpunt en un nivell inferior o el podeu Moure ací i deixar-lo al lloc concret on l'heu arrossegat. En cas que l'agregueu com a fill i no tinga cap subpunt, es crearà automàticament un nou nivell inferior. Si, quan l'arrossegueu, es mostra en la pantalla un signe de prohibició significarà que no podeu fer aquest moviment. 

L'ordre que establiu en l'aplicació serà el que després es visualitzarà en la fitxa de la reunió, en l'acta i en la llista de punts de l'ordre del dia que s'envia en el correu de la convocatòria. També es mostraran amb aquest ordre en la part pública, en la Llista de reunions i la Llista d'acords dels òrgans col·legiats. I, a més, incorporaran de forma automàtica la numeració (1, 2, 2.1, 2.2, 3, 4...). Cal ressaltar, a més, que, després de celebrar-se la reunió, quan es tanca l'acta, es genera un certificat per cadascun dels acords dels punts de l'ordre del dia, que es poden consultar des del Cercador d'acords. Per a obtenir més informació consulteu Les meues reunions i Cercador d'acords.  

Adjuntar i consultar documents

Podeu incorporar documents tant a les reunions com als punts de l'ordre del dia. En ambdós casos, heu de tenir present que, quan incorporeu un document, automàticament l'aplicació registra el dia i hora en què ho heu fet i ho inclou i mostra en la fitxa de la reunió.

Com s'adjunta un document a una reunió? 

Per afegir un document, primer heu de seleccionar la reunió i després, fer clic en el botó Adjunts, marcat en roig en la imatge de sota.

En la finestra que s'obri, tal com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar la Descripció del document (com si fos el títol), després triar-lo a través del botó Seleccionar fitxer i, en tercer lloc, polsar Pujar document. El botó Netejar formulari permet esborrar qualsevol element que tingueu abans de pujar-lo. El document adjuntat queda reflectit en la part de dalt de la finestra (com es veu en el quart pas de la imatge). Podeu descarregar el document i amb l'aspa el podeu esborrar. Un cop pujat el document, podeu Tancar la finestra. 

Si voleu actualitzar amb una nova versió i substituir un document adjunt sense necessitat de canviar les descripcions, simplement, heu de marcar el document en la part superior de la finestra, seleccionar un nou fitxer i, finalment, prémer Pujar nova versió. 

Per assegurar-vos que heu adjuntat un document a la reunió, a la columna de Documents ha d'aparèixer la icona d'un fitxer. Com podeu comprovar en la imatge de sota, aquesta icona només apareix en aquelles reunions que tenen documentació adjunta. 

Com s'adjunten documents als punts de l'ordre del dia? 

En el cas dels punts de l'ordre del dia, teniu dues opcions: a través del botó Documentació i des de la fitxa de la reunió.

A través del botó Documentació, veureu que s’obri una finestra on heu de seleccionar el Tipus de Document que voleu pujar: Adjunts o Acords amb la transcripció dels acords presos durant la reunió. Cal seguir els mateixos passos que quan s'afig un document a una reunió: Descripció > Seleccionar fitxer > Pujar document. 

Un cop pujat, cal que feu doble clic a sobre per marcar si voleu Publicar en buscador i, per tant, es mostren en el Cercador d'acords (també les propostes d'acord si encara no s'ha celebrat la reunió) i si voleu que es Mostre en la fitxa i, per tant, el puguen consultar les persones convocades. Heu de tenir en compte que els acords adjuntats en un document abans que finalitze la reunió es plasmen com a propostes d'acord. 

Fixeu-vos que, un cop pugeu els documents, apareix indicat en la columna Documents i/o Acords, com podeu veure en l'exemple de la imatge de sota. 

Cal destacar, a més, que els documents adjunts dels acords estaran disponibles des de l'acta de la reunió, perquè hi puga accedir a través d'un enllaç el o la responsable de l'acta.

Alguns autoritzats també podeu agregar documentació als punts de l'ordre del dia des de la fitxa de la reunió. En cas que tingueu aquest permís, quan accediu a la fitxa de la reunió es mostrarà el botó Afegir document en cadascun dels punts, com podeu veure en la imatge de sota.

 

Quan polseu Afegir document es desplegaran uns camps on, primer haureu de Seleccionar l'arxiu, incloure una Descripció i, per últim, prémer Pujar document. Fixeu-vos que al costat del document adjuntat es mostra la data i hora en què l'heu pujat.   

Com s'accedeix als documents adjuntats en una reunió? 

Per comprovar si una reunió o un punt de l'ordre del dia té un document adjunt, heu de mirar-ho a la columna Documents i Acords, com s'ha mencionat. En cas que sí que en tinga, apareix la icona del document.

Si el voleu consultar, heu de seleccionar la reunió o punt de l'ordre del dia i fer clic en el botó Adjunts o Documentació. Ací apareix la llista de tots els documents que s'han incorporat a una reunió o a un punt de l'ordre del dia. Recordeu que si voleu que el document siga d'accés públic heu de marcar la casella Públic, que el podeu descarregar i guardar-lo en el vostre equip i amb la icona de l'aspa el podeu eliminar. També podeu actualitzar la versió del document adjuntat i substituir-lo per un altre seleccionant un nou fitxer i prement el botó Pujar nova versió. 

A més, cal subratllar que des de la fitxa de la reunió també es pot consultar la documentació adjuntada, ja siga a través dels enllaços de cada fitxer, ja siga a través del botó Descarregar tota la documentació de la reunió, com podeu observar en aquesta imatge. Permet baixar en el vostre equip un fitxer zip amb tota la documentació organitzada en carpetes per punts de l'ordre del dia. 

Enviar la convocatòria i missatges electrònics als assistents

Una vegada hàgeu emplenat les característiques de la reunió i hàgeu afegit els punts de l'ordre del dia, ja podeu enviar la convocatòria per correu electrònic a tots els membres assistents fent clic en el botó Accions > Enviar convocatòria. Com podeu observar en la imatge de sota, l'aplicació us llançarà una pregunta de confirmació i, una volta polseu el botó Sí, s'obrirà una finestra on podreu escriure un Text addicional. Heu de polsar el botó Enviar convocatòria per donar-li curs. Comproveu que el sistema mostra un missatge confirmant que s'ha enviat correctament.

A continuació, es mostrarà un missatge de confirmació com el de sota.

I seguidament s’obrià una finestra on podeu afeir un missatge que acompanye la convocatòria de la reunió.

Finalment, apareixerà un missatge confirmant que l’enviament s’ha realitzat correctament.

En cas que ja l'haguéreu enviat abans, l'aplicació igualment llançarà un missatge de confirmació. Com podeu observar en la imatge de sota, us informarà que la convocatòria ja ha estat enviada i us preguntarà si voleu tornar-la a remetre als assistents com una rectificació. 

Quan envieu una convocatòria als assistents heu de tenir en compte els següents requisits: 

• No es pot enviar una convocatòria sense haver definit els membres de la reunió. Si no ho feu, l'aplicació us llançarà un missatge d'avís com aquest: 

• Abans d'enviar una convocatòria, cal que inclogueu els punts de l'ordre del dia. Si no ho feu, l'aplicació us ho recordarà amb un missatge d'error. Cal remarcar que hi ha una excepció, ja que hi ha òrgans que poden convocar reunions sense ordre del dia (ho han d'haver configurat els administradors prèviament). En aquest darrer cas, no es mostrarà aquest missatge. Per a més informació consulteu Definir òrgans. 

Una volta feu l'enviament, cadascun dels membres de l'òrgan col·legiat i els convidats que hàgeu afegit (per a més informació consulteu Designar convidats a una reunió) rebrà un correu electrònic com el de sota, per notificar-li la convocatòria amb un enllaç a la fitxa de la reunió. Alhora, com a autoritzats, també rebreu una còpia perquè en tingueu constància i pugueu fer-ne un control. 

Comproveu que, després d'enviar la convocatòria, l'aplicació ho registra automàticament a través de la columna Enviada, com podeu veure en la imatge de sota. 

Si voleu anul·lar una reunió que ja haja estat convocada, heu de seleccionar-la i prémer el botó Esborrar. Aleshores l'aplicació llançarà un missatge, com el de sota, per avisar-vos que s'enviarà un correu electrònic a tots els convocats per comunicar que s'ha suspès la reunió. 

A banda d'enviar la convocatòria, a través de l'aplicació teniu la possibilitat d'enviar un correu electrònic a tots els convocats a la reunió. Per fer-ho, heu de seleccionar la reunió i polsar el botó Accions > Enviar missatge electrònic als membres convocats. 

En la finestra que s'obri escriviu el text que vulgueu i, finalment, polseu Enviar. Comproveu que l'aplicació us llança un missatge confirmant que l'enviament s'ha realitzat correctament.

Cal remarcar, a més, que el dia abans de la reunió l'aplicació automàticament envia un correu de recordatori de la convocatòria a tots els membres i assistents. L'envia a tots els membres excepte a aquells que ja han comunicat que no assistiran. El correu inclou un enllaç a la fitxa de la reunió.

Què és la fitxa de la reunió?

La fitxa de la reunió és un document on es detalla la informació bàsica de la reunió que s'haja emplenat anteriorment. Permet accedir a l'acta provisional (Esborrany de l'acta) en cas que els administradors ho hagen configurat així prèviament i inclou els òrgans i assistents (els membres i els seus càrrecs i també si hi ha suplents i convidats), la documentació (si se n'ha adjuntat amb antelació, amb la data i hora en què s'ha pujat al sistema), els punts de l'ordre del dia (que s'han inclòs prèviament), les propostes d'acord (si n'hi ha de cadascun dels punts de l'ordre del dia) i el convocant de la reunió. Fixeu-vos que en la fitxa, com en l'exemple de sota, una icona amb un ull de color verd seguit de la paraula PÚBLIC indica quan una reunió és pública o, també, quins punts de l'ordre són públics. En la fitxa, també hi ha disponible el botó Descarregar tota la documentació de la reunió que permet baixar en el vostre equip tots els documents que s'hagen adjuntat prèviament. Recordeu que els descarrega en un fitxer zip amb tota la documentació organitzada en carpetes per punts de l'ordre del dia. 

Així mateix, aquesta fitxa preveu la possibilitat que cada membre puga fer Comentaris sobre la reunió o sobre cadascun dels punts de l'ordre del dia (si prèviament el convocant ho ha especificat en les Característiques de la reunió, marcant l'opció Admet comentaris) i també puga confirmar la seua assistència, gestionar un suplent (si s'ha marcat anteriorment que la reunió Admet suplències), gestionar la delegació de vot (en cas que abans s'haja marcat Admet delegació de vot) o accedir a la votació electrònica (en cas que s’haja marcat Admet votació telemàtica). Per a obtenir més informació vegeu Confirmar assistència, Gestionar suplències, Delegar el vot, Afegir comentaris i Votar electrònicament.

La fitxa informativa de la reunió, que es remet als membres de l'òrgan assistent, també es pot visualitzar des de la pestanya de Reunions a través de la icona que apareix en cadascuna de les reunions creades.

Designar convidats a una reunió

Com s'ha comentat anteriorment, un òrgan col·legiat pot tenir convidats fixos, és a dir, persones que, de forma permanent, poden assistir a les reunions d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Però, una reunió també pot tindre convidats esporàdics, és a dir, persones convidades a la reunió d'un òrgan col·legiat perquè hi assistisquen, de manera puntual, com si foren membres. Els convidats tenen accés a tota la informació com si foren un membre, però, no poden designar suplents ni afegir comentaris. Tant en la fitxa de la reunió com en l'acta i el full de firmes, els convidats apareixen especificats, separats dels membres assistents. 

Per designar un convidat eventual heu d'Editar la reunió a la qual el voleu convidar (Reunions > seleccionar reunió > Editar). En aquesta finestra, heu d'anar al camp de Convidats, situat just sota dels Òrgans assistents, agregar-ne un a través de la icona de la suma i triar-ne un a Selecciona el convidat. 

Una volta en tingueu seleccionat un, podeu incloure el motiu pel qual se'l convida a la reunió. Només cal que polseu la icona del document, com podeu observar en la imatge de sota. A continuació, fiqueu el motiu en la nova finestra que s'obri i feu clic en el botó Acceptar. Observareu que la icona del document ha canviat i indica que s'ha apuntat un motiu. Finalment, podeu polsar Desar.

En aquest moment, si la reunió ja ha estat convocada i enviada, l'aplicació envia automàticament una notificació al nou convidat. Així, podrà accedir a la informació i l'acta de la reunió, com si fora un membre. Per més informació vegeu Enviar la convocatòria i missatges electrònics als assistents. 

Obtenir el full de firmes

Dins de la pestanya Reunions, polsant el botó Accions > Full de Firmes podeu obtenir el document amb el full de firmes per a controlar l'assistència presencial a una reunió. 

El document en format pdf presenta la llista dels membres assistents. En primer lloc apareix el president/a, seguit del secretari/ària i, a continuació, la resta de membres ordenats alfabèticament. També recull els noms de les persones que hagen confirmat que no aniran a la reunió (Excusen assistència), de les que hagen delegat el seu vot i dels convidats. Aquest document es pot imprimir, per dur-lo a la reunió i que els membres que hi estiguen presents el puguen signar.Heu de tenir en compte que, una volta finalitzada la reunió, podreu pujar el document amb el full de firmes a l'aplicació perquè quede registrada. Per a més informació aneu al punt Històric de reunions.

Com es tanca i s'arxiva l'acta d'una reunió? 

Un cop realitzada i finalitzada la reunió la persona responsable pot afegir el resultat dels acords i deliberacions de cadascun dels punts de l'ordre del dia perquè queden recollits en l’acta, pot tancar l'acta perquè se signe digitalment i quede emmagatzemada i pot pujar a l'aplicació el full de signatures amb el control d'assistència. 

Afegir acords i deliberacions

Podeu agregar el resultat dels acords i deliberacions dels punts de l'ordre del dia de dues maneres diferents: de forma individual des de cada punt de l'ordre del dia o de forma conjunta de tots els punts alhora. Recordeu que també teniu la possibilitat de pujar un document a cada punt amb la transcripció dels acords. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. Cal subratllar que, si afegiu acords o adjunteu documentació com a acords abans que se celebre la reunió, es plasmaran com a propostes d'acord en la fitxa de la reunió. A més, heu de tenir en compte que quan tanqueu l'acta també podreu incloure els acords generals de la reunió, com s'explica amb detall en el punt del manual Tancar l'acta. 

Com s'afegeixen els acords i deliber