Què és Peticions de compres menors?

És una aplicació pensada perquè el personal administratiu i el professorat puguen crear i registrar peticions de compres menors vinculades al Servei de Contractació i Assumptes Generals, les unitats de gestió i els centres de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Un cop es registra la petició, es pot enllaçar a una comanda a través de l'aplicació Comandes menors i seguir tot el procediment fins a tancar-la. Per a més informació vegeu el manual de Comandes menors. 

Accés a l'aplicació 

Heu d'accedir a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Compres, situat en el menú del marge dret Assistents, com podeu veure en la imatge de sota. Podeu accedir directament des del següent enllaç: Universitat Jaume I  En aquest moment, caldrà que us identifiqueu amb el nom d'usuari i clau d'accés de l'UJI. 

Open

Accés a l'aplicació Peticions de compres menors

Qui pot utilizar Peticions de compres menors? 

És una aplicació que pot ser utilitzada per qualsevol membre del Personal d'Administració i Serveis (PAS) o Personal Docent i Investigador (PDI) de l'UJI que necessite fer i tramitar una compra. 

Fases d'una Petició

1. Introducció de les dades per part del peticionari: per a més informació vegeu Com es registra una nova petició de compra?

2. Conformitat Direcció de Projecte: en cas que la compra vaja a càrrec d'un projecte d'investigació, li arribarà a la persona responsable del projecte perquè puga firmar o denegar la petició. Però, en cas que no s'haja identificat a aquest responsable en la base de dades de Gestió Econòmica, passarà directament a la conformitat de la direcció de departamet o servei corresponent. Per a més informació vegeu Com se signen les peticions de compra?

3. Conformitat Cap Servei/Direcció de departament: si la petició la fa una persona del PAS passa per la signatura del o la cap de servei o per la direcció de departament corresponent a la Unitat Peticionària o la persona en qui deleguen la seua signatura. Per a més informació vegeu Com se signen les peticions de compra?

4. Conformitat de l'Oficina d'Innovació i Auditoria: en cas que la petició siga un servei i vaja a càrrec de l'aplicació 2257, passarà per la conformitat de la Oficina d'Innovació i Auditoria (OAITI) que ha de verificar temes de Protecció de Dades i Confidencialitat. 

5. Conformitat Cap Servei d'Informàtica: en cas que la petició vaja a càrrec de les aplicacions 6511 i/o 2226 passarà per la conformitat del Servei d'Informàtica.

6. Comanda remesa a la UG: finalment, la petició arriba a aquesta fase perquè la unitat de gestió puga incorporar-la al sistema de Comandes menors (GRE), denegar-la si escau o procedir finalment al seu tancament. Per a més informació vegeu Com es tanquen o deneguen les peticions de compra?

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment i les fases que se segueixen per iniciar i tramitar una petició de compra a través de l'aplicació, en funció del tipus de sol·licitud, si està finançada per un fons Feder, si són equips informàtics, si es tracta d'un servei o si, per exemple, està vinculada a un projecte de recerca.  

Open

Procediment per inicar una petició de compra a través de l'aplicació

La pàgina d'inici de Peticions de compres menors

Quan accediu a Peticions de compres menors, la primera pantalla que apareix és com la següent:  

Com podeu observar en la imatge de dalt, des d'ací podeu accedir a les diverses opcions: 

• Nova petició de compres menors: heu d'accedir a aquesta opció per crear una nova petició. Per a més informació vegeu Com es registra una nova petició de compra?

• Consulta de peticions de compres: a través d'aquest enllaç podreu consultar les peticions de compra que hàgeu tramitat. Les unitats de gestió tindran accés a totes les sol·licituds del seu àmbit. Aneu a Com es registra una nova petició de compra?, per tal d'ampliar la informació. 

• Peticions de compres - Firmar: des d'ací els responsables de conformar la contractació poden signar o denegar les peticions, delegar la seua firma perquè una altra persona puga signar peticions o consultar l'històric de sol·licituds ja signades. Per a més informació consulteu Com se signen les peticions de compra?

• Tancament/Consulta peticions contractació/UG: opció limitada al Servei de Contractació i les unitats de gestió perquè puguen consultar totes les peticions en curs, tancar-les o denegar-les. Per a més informació vegeu Com es tanquen o deneguen les peticions de compra?  

Com es registra una nova petició de compra?

Com s'ha mencionat, per crear una sol·licitud heu de prémer l'opció Nova petició de compres menors des de la pàgina d'inici de l'aplicació. Aleshores veure que s'obri la primera pantalla on s'han d'especificar les dades del sol·licitant i el tipus de petició. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats en roig. El sistema identifica i emplena automàticament les dades del sol·licitant segons l'usuari amb el qual heu accedit a l'aplicació, però podeu canviar-les si heu de tramitar la petició en nom d'una altra persona. A més d'aquestes dades cal que indiqueu, obligatòriament, l'Import màxim aproximat sense IVA de la compra. 

Fixeu-vos que en cas que la petició estiga associada a un acord marc, haureu de seleccionar en la part de sota l'Expedient i el Lot corresponent. Disposeu, a més, d'un enllaç directe (Consulta Acords Marc) per veure el detall dels acords marc. 

Quan tingueu tots els camps emplenats, podeu polsar sobre la fletxa que hi ha en la part inferior de la pantalla (marcada en roig en la imatge de sota) i que us permetrà passar a la següent pantalla. 

A continuació, en la segona pantalla, cal que indiqueu l'Objecte de la sol·licitud, és a dir, que especifiqueu si es tracta de material d'oficina, material inventariable, serveis, obres o contractes artístics. En les peticions normals és obligatori, a més, que llegiu i marqueu la declaració de no fraccionament per a poder continuar. En aquesta pantalla també podeu precisar si el contracte requereix que el proveïdor faça un tractament de dades personals i, en cas que sí, n'especifiqueu de quin tipus (identificatives, de naturalesa penal, infraccions i sancions administratives, etc.).

Convé subratllar que si el sol·licitant és PDI i la petició de compra és inferior als 5.000 euros, en aquesta pantalla, no es mostrarà la declaració de no fraccionament i només haurà de triar l'Objecte de la sol·licitud. 

En aquesta segona pantalla, si la compra està associada a un acord marc, tampoc es mostrarà la declaració de fraccionament, sinó que només haureu de concretar l'Objecte de la sol·licitud i indicar si forma part o no del finançament del fons FEDER, si hi haurà recompra i si requereix una instal·lació que cal pressupostar. Com en el cas anterior, si el sol·licitant és PDI, només li apareixeran els camps per triar l'Objecte de la sol·licitud. 

A continuació, en la tercera pantalla, cal que establiu les dades i característiques de la compra que voleu tramitar. Heu de tenir present que els camps que apareixen en aquesta pantalla canvien en funció del tipus de sol·licitud que estigueu tramitant (material d'oficina, material inventariable, serveis, obres...). En el cas de sota, per exemple, és una petició de material inventariable i cal escriure la Motivació de la necessitat de la compra i especificar les unitats i característiques de cada producte. En la part de sota, també es poden incloure fins a tres possibles proveïdors i els seus pressupostos corresponents polsant la icona del signe de la suma. Heu de tenir en compte que si la petició està associada a un acord marc, només podreu introduir els proveïdors que hagen estat adjudicataris i haureu d'especificar la Justificació argumentant per què es tria un proveïdor i no un altre.

En aquest altre exemple, la petició és un servei, en concret inferior als 15.000 euros (sense IVA) o fins a 50.000 euros per a projectes de recerca. En aquest cas, haureu d'escriure una Descripció, manifestar la Insuficiència de mitjans en l'UJI per a cobrir les necessitats d'aquest servei, incloure la Motivació de la necessitat i les Prescripcions tècniques de la contractació. També haureu d'indicar la Duració del contracte en nombre de dies, l'Import màxim de licitació i la Forma de pagament. En la part de sota, també podeu especificar fins a tres possibles proveïdors i pressupostos. 

En la quarta pantalla, com podeu observar en la imatge de sota, podeu introduir l'estructura pressupostària. Cal que polseu la icona del signe de la suma Archivo adjunto desconocido i introduïu les dades. Si la petició la fa personal del PAS i no fica l'estructura pressupostària o la posa malament, posteriorment, quan l'haja de signar, el o la cap de servei la podrà emplenar o modificar. Per a més informació vegeu Com se signen les peticions de compra? Per passar a la següent pantalla cal que polseu la fletxa de la part de sota. 

Si, en canvi, la petició la tramita PDI, podrà incloure l'estructura pressupostària o explicar-la en el camp de text. Posteriorment, si sols s'ha indicat en el camp de text, serà la Unitat de Gestió l'encarregada de modificar o introduir l'estructura correcta. 

En l'última pantalla, apareix un resum de la petició que esteu tramitant. Heu de polsar en la icona del sobre, marcada en roig en la imatge de sota, per enviar-la a signar i que siga aprovada pel responsable. Per a més informació vegeu Com se signen les peticions de compra?  

Podeu accedir a totes les peticions de compres que hàgeu creat a través de l'opció Consultes peticions compres de la pàgina d'inici. Com podeu observar en la següent imatge, podreu accedir tant a les sol·licituds Pendents de firmar com a tot l'Històric. 

Com se signen les peticions de compra? 

Els responsables de conformar una contractació rebreu un correu electrònic de notificació quan tingueu una petició de compra pendent de signar. El correu inclou un enllaç directe a la petició perquè la pugueu firmar i autoritzar. Cal subratllar que, en cas que la compra vaja a càrrec d'un projecte d'investigació, primer, li arribarà al responsable del projecte. En qualsevol cas, després, es derivarà a la direcció del departament, a la direcció de centre o al cap de servei perquè puguen signar o denegar la sol·licitud. També podeu accedir a les peticions pendents de signar des de l'opció Petició de compres - Firmar de la pàgina d'inici. Un cop entreu a la petició pendent de firmar, s'obrirà una fitxa amb totes les dades i característiques de la sol·licitud. Com podeu observar en aquesta imatge, des d'ací podeu Firmar o Denegar la petició.

Quan polseu sobre Firmar o Denegar, es mostrarà un missatge de confirmació. En cas que la signeu, apareixerà un desglossament on podreu consultar el detall de la petició. Quan firmeu una petició, els responsables podeu acceptar l’estructura pressupostària que haja indicat el sol·licitant, modificar-la si ho considereu necessari o emplenar-la en cas que el peticionari no haja fet (Imputació pressupostària).

Una vegada signada i autoritzada la petició, el Servei de Contractació o la unitat de gestió corresponent haurà d’anar a l'aplicació de Comandes menors de l'Oracle i seleccionar el mòdul Introducció de la comanda. Per a més informació consulteu el punt Com s'introdueix una comanda? del manual de Comandes menors on s'explica amb detall aquest procediment. Cal que el Servei de Contractació o unitat de gestió emplene la capçalera del formulari (proveïdor, objecte del contracte...) i la guarde. Aleshores, s'obtindrà un número de comanda i, a continuació, caldrà que polse el botó Peticions per enllaçar la comanda a una petició. 

Delegació de firma 

Cada responsable pot delegar la seua firma en un altre usuari. Per fer-ho heu de polsar Delegació de firma des de l'opció Petició de compres - Firmar de la pàgina d'inici, com podeu observar en la següent imatge. 

En la finestra que s'obri veureu que en la part superior apareixen les delegacions que tingueu actives (Firmes delegades). Podeu agregar un nou permís en la part de sota. Cal que fiqueu el nom d'usuari de l'UJI de la persona a qui voleu autoritzar perquè signe (Usuari corporatiu), la Data inici a partir de la qual podrà firmar i la Data fi. Finalment, premeu Afegir. Aleshores apareixerà en la taula de dalt com a delegació de firma activa. Heu de tenir en compte que durant el període que hàgeu especificat aquest usuari rebrà les notificacions de peticions de compra com vosaltres i també les podrà signar i, per tant, autoritzar. 

Consultar les sol·licituds ja signades 

Des de Petició de compres - Firmar també podeu accedir a totes les peticions que hàgeu firmat com a responsables. Cal que feu clic sobre Consultar sol·licituds ja signades, com podeu observar en la imatge de sota. Des d'aquesta opció, les unitats de gestió tenen accés a totes les sol·licituds del seu àmbit.

Com es tanquen o deneguen les peticions de compra?

El Servei de Contractació o les unitats de gestió tenen accés a l'opció Tancament / Consulta petició contractació / UG des de la pàgina d'inici de l'aplicació. Com podeu observar en la imatge de sota, es mostra un llistat amb les peticions en curs del vostre àmbit. Podeu fer una cerca a través dels filtres que hi ha en cadascuna de les columnes, en la part inferior de la pantalla. 

Per veure'n el detall de cadascuna heu de fer clic sobre el nombre de la sol·licitud. Aleshores, s'obri una fitxa amb totes les seues característiques i dades. Des d'ací, podeu comprovar els proveïdors i l'estructura pressupostària. A més, també podeu Tancar o Denegar les peticions. 

Les sol·licituds lligades a Comandes Menors (GRE) es tancaran automàticament quan totes les línies de la petició estiguen associades a comandes menors ja tancades. Tot i això, cal subratllar que les peticions sempre es podran tancar manualment des de la pantalla explicada anteriorment. Heu de tenir en compte que mentre no es tanquen d'alguna de les dues formes, les peticions romandran en la pantalla de Tancament/Consulta petició contractació/UG.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Nuria Almela, del Servei de Contractació i Assumptes Generals a través de l'adreça electrònica marza@uji.es o amb Victor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

• Comanda. Document que formalitza la petició o l'encàrrec a un proveïdor d'una obra, servei, subministrament o espectacle. 

• Petició. Sol·licitud a través de la qual el PAS o PDI demanen una compra menor. 

• Unitat de gestió. Cadascuna de les unitats de l'UJI que s'encarreguen de la gestió econòmica d'un conjunt de departaments, serveis i instituts determinats. Podeu trobar més informació sobre les diverses unitats de gestió en el següent enllaç Unitats de gestió  

• Unitat funcional. Centre de despesa que compta amb finançament específic i té competència respecte a l'adjudicació dels contractes menors. Els departaments, instituts, facultats i escoles de l'UJI defineixen, cadascun, una unitat funcional. 

• Unitat peticionària. Coincideix amb la unitat funcional a excepció del Laboratori de Ciències de la Comunicació (LABCOM), el Centre d'Educació i Noves Tecnologies (CENT), el Servei d'Esports,  el Servei Central d'Instrumentació Científica (SCIC) i el Servei d'Experimentació Animal (SEA), la Unitat funcional dels quals és la SC001 (Serveis Centrals) a efectes de còmput de saldo. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar consultar el Glossari de termes clau.