ANAR A LA VERSIÓ EN VALENCIÀ

¿Qué es Cursos de formación no reglada?

Esta aplicación es la herramienta informática destinada a crear, gestionar y definir los cursos de formación no reglada que se imparten en la Universidad.

Acceso a la aplicación

La aplicación se encuentra en la plataforma d información y gestión en línea IGLU > Recursos humanos > Formación > Cursos de formación no reglada (Profesorado). Podéis acceder directamente a través del siguiente enlace https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_formacion.profesores

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Acceso a Cursos de formación no reglada

¿Quién puede utilizar Cursos de formación no reglada?

Esta aplicación está dirigida a todas las personas, tanto personal de administración y servicios (PAS) como profesorado, que se encarga de organizar y gestionar cursos de formación no reglada.

La página de inicio de Cursos de formación no reglada

Cuando entréis en la aplicación, la primera pantalla que aparece es como la siguiente:

Como podéis observar en la imagen superior, se muestran todas las pestañas de la aplicación:

• Ubicaciones: de los servicios, departamentos y oficinas que gestionáis. Fijaros que veis en gris las ubicaciones de manera personal y, en verde con un icono a la izquierda, aquellas que han sido compartidas con vosotros.

• Cursos: aparecen todos los cursos de todas las ubicaciones que estáis gestionando. Haciendo clic sobre cualquier curso, se abre el mismo pera su gestión.

• Alumnos: se visualizan todos los alumnos que se han inscrito en el último mes a alguno de los cursos de las ubicaciones que gestionáis.

• Estadísticas: se presentan aquellos cursos que seleccionáis para mostrar datos estadísticos.

• Permisos: aparecen las personas que tienen permisos sobre las diferentes ubicaciones que gestionáis.

¿Cómo se buscan y se añaden cursos?

Por servicio, departamento u oficina

Desde la pestaña Ubicaciones, como se ha mencionado, podéis consultar los cursos que corresponden a cada servicio, departamento y oficina. Si hagáis clic sobre una ubicación, veréis que se despliega un listado con todos los cursos.

Desde esta pantalla podéis:

1. Añadir un nuevo curso. Tenéis que pulsar el botón Añadir nuevo curso y rellenar los datos correspondientes en la nueva ventana que se abre.

2. Filtrar genéricamente. En el campo de texto podéis poner, por ejemplo, una palabra (nombre) o un DNI y seleccionar en el desplegable si queréis delimitarlo por Cursos, Alumnado, Profesorado, Coordinación o Dirección. Si, por ejemplo, buscáis por el DNI y seleccionáis Alumnado, se mostrarán los cursos en que esta persona consto como alumna.

3. Filtrar por un curso académico. Permite buscar y mostrar solo los de un curso académico determinado.

4. Filtrar por fechas. Permite visualizar solo los cursos que se encuentran en un periodo de tiempo determinado.

5. Filtrar por categoría. Se muestran en la mesa solo los cursos que estén clasificados en una categoría.

6. Ordenar los cursos. La tabla de cursos muestra una serie de datos por columnas, empezando por el Id del curso (a la izquierda de todo) y siguiendo por el nombre o la fecha de inicio del curso o la fecha de inicio de la inscripción. Podéis ordenar los cursos por cualquier de estas columnas simplemente pulsando en la cabecera de cada una de ellas.

7. Columnas. Podéis elegir las columnas que queréis que se muestren en el listado de cursos.

8. Mostrar cursos. Podéis elegir el número de cursos que queréis que se visualicen en cada pantalla.

9. Excel. Para poder exportar el listado actual de cursos a un documento en formato Excel.

10. Elegir qué página queréis ver si el listado de cursos no cabe en una única pantalla. 

Todos los cursos

En la pestaña Cursos se muestran todos los cursos sobre los cuales tenéis permisos de administración. Si tenéis cursos de varias ubicaciones, aquí aparecerán todos.

Desde esta pantalla podéis:

1. Filtrar de manera genérica por Cursos, Alumnado, Profesorado, Coordinación o Dirección. Podéis poner una palabra en el campo de texto y seleccionar el parámetro de busca en el desplegable que hay justo al lado. Podéis visualizar, por ejemplo, por el nombre del curso, por el estado o, incluso, por el DNI.

2. Filtrar por curso académico. Permite mostrar solo los cursos de un curso determinado.

3. Filtrar por fechas de inicio y fin del curso. Para delimitar los cursos que se encuentran en esta franja de fechas.

4. Filtrar por categoría. Permite visualizar los cursos de una de los categorías en que los hayáis clasificado.

5. Ordenar los cursos. La tabla de cursos muestra una serie de datos por columnas empezando por el Id del curso (a la izquierda de todo) y siguiendo por el nombre o las fechas de inicio del curso o de la inscripción. Podéis ordenar los cursos por cualquier de estas columnas pinchando sobre su cabecera.

6. Elegir las columnas que queréis mostrar en el listado de cursos.

7. Especificar el número de cursos que queréis visualizar por cada pantalla.

8. Exportar el listado actual de cursos a un documento en formato Excel.

Si queréis ampliar la información sobre como configurar un curso consultad ¿Cómo se definen o se consultan las características de un curso?

¿Cómo se consulta el alumnado inscrito en un curso?

Desde la pestaña Alumnos podéis consultar los datos de todas las personas que se hayan inscrito, en los últimos 30 días, a cursos de las ubicaciones que gestionáis vosotros. Esta pestaña es útil para poder ver qué inscripciones están pendientes de una forma rápida, sin tener que entrar a cada uno de los cursos.

Tenéis que tener en cuenta que desde esta pantalla:

1. Solo se muestran los alumnos inscritos en el último mes.

2. Es necesario marcar al menos alguno de los campos porque aparezcan alumnos. Podéis filtrar por el Estado en que se encuentra el curso (si están pendientes, aceptados o en espera) y/o por el Estado de los recibos (respecto al pago).

3. Filtrar los cursos que se presentarán en pantalla, por ejemplo, por nombre del curso o por estado.

4. La tabla de alumnas muestra la fecha de Inscripción, el nombre del Alumno/a, su Estado en el curso y su estado de Pago, así como el nombre del Curso, y las siglas de la Ubicación a la cual pertenece.

¿Cómo se obtienen las estadísticas de los cursos de un servicio?

Desde la pestaña de Estadísticas podéis ver una serie de datos estadísticos sobre los cursos de una ubicación seleccionada.

Tenéis que seguir estas indicaciones:

1. Seleccionáis opcionalmente una Fecha de inicio y una Fecha fin, y elegís una Ubicación.

2. Aparece un listado de todos los cursos, con los datos básicos de asistencia.

3. Se presenta un resumen de los cursos mostrados en el listado de la izquierda..

¿Cómo se dan los permisos de gestión a los usuarios?

Desde la pantalla Permisos podéis gestionar qué personas tienen acceso a las ubicaciones que vosotros gestionáis. Podéis dar de alta a nuevas personas o eliminar aquellas que ya estén como administradoras.

Es importante que tengáis en cuenta estas consideraciones:

1. Para añadir una nueva persona, tenéis que seleccionar la Ubicación, escribir su DNI o nombre de usuario, y finalmente pulsar Añadir.

2. Cuando pulsáis sobre el icono de la papelera, se elimina la persona seleccionada como administradora de la ubicación elegida.

3. En la parte inferior se muestra el listado de personas que actualmente son administradoras de la ubicación seleccionada.

¿Cómo se definen o se consultan las características de un curso?

La ficha de un curso se abre haciendo clic sobre cualquier curso que aparecen dentro de una ubicación determinada en Pantalla Principal - Pestaña Ubicaciones o en el listado de cursos de la Pantalla Principal - Pestaña Cursos. 

Cómo podéis ver en la imagen superior, en la parte inferior de la pantalla (1) hay disponibles tres botones que permiten realizar las siguientes acciones:

• Duplicar curso: duplica o mueve un curso. Mantiene los datos de configuración básica y los datos adicionales.

• Borrar curso: elimina un curso con todas las personas inscritas. Tened en cuenta que si se dan determinadas circunstancias, como por ejemplo, que haya recibidos pagos, no podréis borrar el curso.

• Cerrar: permite cerrar la ventana actual.

Desde esta pantalla podéis gestionar todos los datos básicos de un curso. Está dividida en una serie de pestañas, cada una con unas funciones determinadas. No todos los servicios ven todas las pestañas que se describen a continuación:

• General: gestiona los datos básicos del curso.

• Datos complementarios: gestiona los datos complementarios del curso.

• Categorías: define las categorías a las cuales podéis añadir el curso.

• Visualización: administra la visualización del curso, quién puede verlo y entre qué fechas.

• Administración: permite compartir la administración del curso.

• Inscritos: listado de personas que se inscriben en el curso.

• Profesorado: administra el listado de profesores, directores y colaboradores relacionados con el curso.

• Aula virtual: creación del curso al Aula Virtual.

• Contenidos: gestiona los objetivos y contenidos del curso.

• Sesiones: administra las sesiones de un curso y sus asistentes.

• Datos adicionales: permite configurar los datos adicionales que se solicitan cuando se hace la matrícula en el curso.

• Precios y recibos: perfiles de pagos y precios.

• Avisos: desde aquí se pueden hacer envíos de avisos a todas las personas inscritas en el curso.

• Evaluación: permite definir el tipo de evaluación del curso.

• Calificaciones: gestiona las calificaciones de todo el alumnado del curso.

• Trabajo autónomo: gestiona el trabajo autónomo de un alumno/a.

• Códigos de barras: permite vincular cada persona inscrita con un código de barras.

• Listados y certificados: zona de listados y certificados.

• Pantallas de inscripción: configura los textos que se incluyen en las pantallas de preinscripción.

• Portal: realiza la publicación de los datos del curso automáticamente en el portal web de la UJI.

Datos básicos del curso

La pantalla General mantiene un registro de los datos básicos del curso.

Cómo podéis observar en la imagen superior aparecen los siguientes campos:

1. Información del curso seleccionado, así como el número de alumnos inscritos.

2. Campos básicos con la información fundamental del curso.

   1. El Tipo de inscripción indica, por ejemplo, si es un curso, un taller, semipresencial, virtual o seminario.

   2. El Idioma y Nivel aparecerá solo para algunos servicios.

   3. El Estado de trámite sirve para marcar un curso cuando se ha finalizado completamente su gestión. El curso no aparecerá en el expediente si el estado de trámite no es Finalizado.

   4. La URL aparece en la pantalla de inscripción del curso como Más información.

3. Botón Guardar. Es muy importante que guardéis los datos cada vez que hagáis un cambio.

Datos complementarios del curso

La pestaña de Datos complementarios permite visualizar otros datos extra del curso que no aparecen en la pestaña General.

Desde esta pantalla se presentan:

1. Algunos Datos complementarios del curso.

2. Información sobre la Prueba de nivel.

3. Información sobre las Encuestas de evaluación docente.

Asignar categorías al curso

La pestaña de Categorías permite clasificar los diferentes cursos en relación con unas categorías preestablecidas. Es una pestaña que solo está visible en algunos servicios.

Hace falta que tengáis presente que:

1. Hay categorías que se gestionan de manera automática (basadas en tiempo).

2. Se añaden a la lista tantas categorías como queráis.

Configurar la publicación del curso

La pestaña de Visualización permite configurar qué personas pueden ver el curso y entre qué fechas estará publicado

Cómo podéis observar en la imagen superior, en esta pantalla disponéis de varias opciones:

1. En la cabecera podéis elegir la fecha de Inicio inscripción y la fecha de Fin de inscripción porque el curso esté publicado en el web durante un periodo de tiempo. En el campo Visible tenéis que poner Si para que se visualice, puesto que tiene más peso que las propias fechas. El campo Anulado sirve para poner el curso como anulado, marcándolo visualmente con una línea rayada en el listado de cursos.

2. Justo al lado, a la derecha, se indica el Estado de la inscripción, es decir, el estado actual de la inscripción web en función de las fechas, del campo visible y del tipo de perfil que hayáis elegido.

3. Esta zona muestra las URL desde las cuales el usuario puede inscribirse en el curso. Los cuatro primeros son autenticados y, por lo tanto, es necesario poner el nombre de usuario y contraseña para inscribirse. Los tres últimos son formularios rápidos donde no es necesario autenticarse ni pasar por todas las pantallas del asistente de matrícula. En general, es conveniente utilizar el método autenticado, pero se puede utilizar este tipo de inscripción para aquellos cursos donde la mayoría de los alumnos son de fuera de la UJI y queráis evitar que se tengan que dar de alta.

4. En el apartado de Perfiles podéis seleccionar si queréis que el curso se ofrezca solo a un colectivo determinado (por ejemplo, un curso solo para o solo para SAUJI). Si no elegís ningún perfil, el curso estará disponible para todo el mundo y, por lo tanto, será público.

5. Y en la parte de debajo de la pantalla, aparecen los Perfiles que actualmente pueden ver el curso. Si alguno se presenta en gris claro y rayado, indica que el periodo de fechas seleccionado no coincide con la fecha actual. Los iconos del lápiz y la papelera permiten editar o borrar alguno de los perfiles existentes.

Administradores del curso

La pestaña de Administración permite compartir el curso para su administración con dos posibilidades. Podéis compartir el curso con otra ubicación completa (por ejemplo con otro servicio, departamento o unidad de gestión) o podéis compartir el curso con personas concretas (por ejemplo PDI que sean los responsables de la formación)

En esta pantalla tenéis tres apartados:

1. Ubicación que puede administrar este curso: desde esta zona podéis añadir una única ubicación con la cual compartiréis el curso (Administración compartida con). Si queréis dejarlo sin compartir, tenéis que seleccionar No compartir. Recordad que tenéis que pinchar el botón Guardar.

2. Usuarios que pueden administrar este curso: podéis introducir el nombre del usuario de correo electrónico (sin @uji.es y nunca un alias extendido) o el DNI, elegir si queréis una franja de fechas (si lo dejáis en blanco, será indefinido) y pulsar el botón Añadir.

3. En este listado veis las personas adicionales que actualmente pueden administrar este curso en concreto. El lápiz y la papelera permiten editar y borrar una persona como administradora. Si la línea sale en gris claro y tachadura significa que las fechas no están en el periodo de tiempo actual.

Personas inscritas al curso

La pestaña de Inscritos muestra todas las personas que se han apuntado al curso a través de los formularios de inscripción y aquellas que se han añadido de forma manual.

Cómo podéis observar en la imagen superior, desde esta pantalla:

1. Permite Añadir una persona que pertenece a la UJI, mediante su cuenta de usuario (siempre sin @uji.es) o su DNI.

2. Cuando pulsáis Alta persona externa, se abre una nueva ventana que permite realizar el alta de una persona que no está registrada en la UJI, tal como se muestra en la imagen de debajo: (1), (2) y (3) son los bloques de datos. El primero corresponde a datos obligatorias y los otros dos a opcionales. El botón Añadir (4) hace efectivo el registro de alta de la persona.

Profesorado del curso 

La pestaña Profesorado permite realizar una gestión básica de los profesores de una determinada actividad. En concreto, podéis añadir o eliminar profesores, junto con sus horas de docencia y tenéis disponible un campo de observaciones.

También podéis agregar en el curso otros perfiles. Además del Profesorado hay disponibles los de: Coordinación, Dirección, Invitación y Colaboración.

Hay que destacar que para los profesores y directores se emitirán certificados automáticamente desde la aplicación. No pasa el mismo para los coordinadores o invitados.

El rol de colaboración sirve para poder emitir certificados personalizados (por ejemplo moderador/a, poniente...) en aquellos cursos que son, por ejemplo, una Jornada, un Seminario o un Congreso.

Podéis consultar esta guía específica de cómo generar certificados personalizados.

1. En esta zona, especificáis el Rol, identificáis la persona (a través del DNI o el nombre de cuenta de usuario/aria), indicáis las Horas que imparte y, si queréis, apuntáis algo en Observaciones. Finalmente tenéis que pulsar Añadir.

2. En el listado podéis ver los profesores de este curso, y editar o borrar algún de ellos mediante los iconos de lápices y papelera.

Contenidos del curso

La pestaña de Contenidos permite especificar los contenidos y objetivos del curso. Esta información puede reflejarse si lo deseáis en los certificados oficiales generados desde la aplicación.

Como podéis observar en la imagen superior, disponéis de dos espacios:

1. En la parte superior para plasmar los Objectivos del curso. 

2. En la inferior para recoger los Contenidos del curso. 

Sesiones del curso

La pestaña de Sesiones permite definir las jornadas del curso. En particular, podéis añadir o eliminar cada una de las sesiones que componen el curso. Esto permite además gestionar la asistencia de las personas inscritas en el curso.

En esta pantalla tenéis disponibles varias opciones:

1. En la cabecera de la pantalla, tenéis que rellenar los campos para crear una sesión: Fecha, Hora de inicio y Hora de fin, duración (Horas), si se trata o no de una sesión tipo Examen, si se puede realizar o no en horario Laboral y la Ubicación. Después, pulsáis Añadir.

2. El botón Actualizar horas asistencias en todas las sesiones permite actualizar las coincidencias en horario laboral para todas las sesiones y todas las personas inscritas.

3. En este apartado, podéis ver las sesiones de este curso. A través del lápiz podéis editar la sesión, con la papelera eliminarla y con la lupa podéis gestionar sus asistentes.

En la ventana de gestión de Inscritos por sesión, que se abre cuando pulsáis la lupa, podéis marcar si una persona asiste. También veréis las horas que coinciden con el horario laboral y podéis anotar observaciones en el campo Notas. Además, existen dos botones para indicar que todos los alumnos asisten o, todo el contrario, dejar constancia que no asisten.

Datos adicionales del curso

En la pestaña de Datos adicionales tenéis que añadir todos aquellos datos que queráis solicitar en la inscripción, diferentes del DNI y del nombre de la persona inscrita (estos se piden siempre). Es muy recomendable solicitar, como mínimo, un teléfono de contacto y un correo electrónico, para después poder usar otras secciones de la aplicación, como los avisos o el envío de recibos y solicitudes de pago.

Cómo podéis ver en la imagen superior en esta pantalla hay tres apartados:

1. El formulario de introducción de datos adicionales presenta el nombre del dato solicitado en tres idiomas (Texto) y el campo Tipo que os permite elegir entre una de las siguientes opciones:

   1. Camp de correo electrónico: un campo específico para poner la dirección de correo electrónico de la persona inscrita.

   2. Camp teléfono móvil: campo específico para indicar el número de teléfono móvil de la persona inscrita.

   3. Desplegable: es un campo desplegable en el cual se tienen que concretar qué opciones estarán disponibles.

   4. Check: campo de tipo activado / desactivado.

   5. Área de texto: campo de texto de varias líneas.

   6. Cuadro de texto: también existe la posibilidad de configurar un campo simple de texto de una línea.

   7. Título: un texto literal para poder crear secciones dentro de los datos adicionales.

   8. Literal: texto fijo que se quiera incluir en las secciones.

Y en esta imagen podéis ver como quedan los campos en el formulario de inscripción rápida:

Fijar precios y recibos del curso   

La pantalla de Precios y recibos permite fijar los tipos de precios para cada uno de los cursos. Tendréis que crear tantas entradas como precios diferentes tenga el curso, bien sea porque estén orientados a diferentes tipos de perfiles (por ejemplo un precio para estudiantes y otro para ), o bien por las fechas de inscripción (inscripción temprana más barata, últimas inscripciones más caras).

Es muy importante que fijéis la línea de financiación para cada curso, puesto que es un dato absolutamente necesario porque desde el Servicio de Gestión Económica se pueda procesar correctamente el ingreso.

1. En esta área, tenéis que elegir la Línea de financiación entre las opciones que hay disponibles y podéis decidir quién gestiona los recibos para este curso concreto. (Si desconocéis este dato, el Servicio de Gestión Económica os lo proporcionará). Recordáis que tenéis que pulsar Guardar.

2. Tipo de precios e importe para los diferentes perfiles: aquí podéis dar de alta un nuevo tipo de precio. Tenéis que rellenar los campos con el Texto descriptivo y el Importe y, a continuación, pulsar Añadir. Si queréis que este tipo de precio solo esté vigente durante un periodo de tiempo determinado, tenéis que indicar la Fecha de inicio y la Fecha de fin. Si no queréis delimitarlo en una franja de fechas, podéis dejarlo en blanco.

3. En esta zona aparecen todos los tipos de precios actualmente disponibles para el curso. Si algún tipo de precio está fuera de rango de fechas actual, aparecerá rayado y en color más claro. Esto quiere decir que este tipo de pago está actualmente disponible desde el asistente de inscripción.

También es importante destacar que si no ponéis ningún tipo de precio, no aparecerá en la hora de inscribirse mediante el asistente la opción de pagar con *TPV. Esta es la manera de poder crear cursos que no requieren pagos o cursos que tienen que ser pagados mediante otras vías como, por ejemplo, una transferencia bancaria.

Enviar avisos a las personas inscritas

La pantalla de Avisos permite realizar envíos de correos electrónicos y SMS a todas aquellas personas que se han apuntado en el curso y hayan completado los campos correspondientes en la pantalla de Datos adicionales. Los avisos solo se pueden enviar cuando previamente hayáis pedido a los inscritos el teléfono móvil y el correo electrónico.

Fijaos que la pantalla se divide en varias secciones:

1. En este espacio podéis escribir los textos que queréis enviar, tanto por correo como por SMS. (Recordáis la limitación de 140 caracteres de los SMS).

2. Aquí indicáis en qué Fecha y Hora queréis hacer el envío y a qué tipo de Destinatarios (todos, aceptados, pendientes...). Posteriormente, pulsáis Programar envío.

3. Avisos especiales: algunos servicios disponen de botones de envío de avisos especiales que pueden configurarse. Es el caso por ejemplo de Enviar listado de inscritos a los jefes de servicio.

4. En esta zona aparece el registro de avisos pendientes o enviados de un curso. Se pueden borrar si todavía no han sido enviados pinchando sobre la papelera y consultar el detalle pulsando el lápiz.

Configurar los tipos de evaluación del curso

La pantalla de Evaluación permite configurar el Tipo de evaluación del curso de entre las siguientes cuatro opciones:

• Asistencia: es el tipo de evaluación que marca la asistencia como requisito porque el alumnado obtenga el apto en el curso y, por lo tanto, el certificado.

• Aprovechamiento: tendréis que elegir esta opción cuando el curso tenga una prueba de aptitud, como por ejemplo un examen.

• Calificación numérica: en este caso los requisitos de aptitud del curso se establecen de acuerdo con una nota numérica mínima.

• Calificación numérica múltiple: los requisitos de aptitud del curso se establecen según varias notas numéricas y con un mínimo para cada una. Está pensada para cursos que tienen varias partes de evaluación. Es el caso, por ejemplo, de la teoría y práctica o en los cursos de idiomas donde hay la prueba oral, de escucha y escrita.

Es posible utilizar una nota única o una combinación de varias partes.

1. En esta área seleccionáis el Tipo de evaluación del curso. Es un espacio que aparece siempre.

2. Nota mínima para obtener apto: este espacio solo aparece cuando elegís un curso de calificación numérica porque configuráis la nota mínima.

3. Aquí tenéis que especificar, para cada una de las notas parciales, el Texto, el Porcentaje y el Porcentaje mínimo para el apto. Es una zona que solo aparece cuando seleccionáis el tipo de calificación numérica múltiple.

Introducir calificaciones del curso

La pantalla de Calificaciones permite poner las notas del curso a las personas que hayan sido aceptadas. Es importante que tengáis en cuenta que solo podréis calificar las personas que estén admitidas en el curso. Hay que destacar que también podéis poner las notas de manera individual desde la ficha de cada alumno o alumna.

En función del tipo de calificación veréis una pantalla u otra. Hay cuatro diferentes: Asistencia, Aprovechamiento, Calificación numérica o Calificación numérica múltiple.

Asistencia

En este caso, la asistencia es el único requisito para obtener la aptitud del curso. En esta pantalla simplemente marcáis si el alumno ha asistido o no.

Aprovechamiento

Tenéis que marcar el aprovechamiento en caso de que haya una prueba, porque el inscrito cumpla los requisitos de aptitud del curso.

Calificación numérica

Los requisitos de aptitud del curso, como ya se ha mencionado, se establecen según una nota numérica mínima.

Calificación numérica múltiple

Los requisitos de aptitud del curso se establecen de acuerdo con varias notas numéricas con un mínimo para cada una.

Obtener listados y actas

La pestaña de Listados permite elegir alguno de los listados, actas o registros disponibles.

Listado personalizado

El Listado personalizado muestra los campos seleccionados en una ventana nueva del navegador para cada uno de los alumnos elegidos. Los hashtags sirven para crear columnas vacías, con un encabezado concreto, por ejemplo para hacer un listado de firmas.

Actas en papel

El listado Actas permite generar el acta del curso con las calificaciones en formato PDF

Actas electrónicas

La última versión de la aplicación incluye un nuevo apartado para poder generar el acta electrónica del curso con las calificaciones porque sea firmada por el profesorado y el o la jefa de servicio correspondiente. Como podéis observar en la imagen de debajo, tenéis que pulsar el botón Generar acta. Entonces el sistema generará el documento automáticamente y enviará una notificación al profesorado porque el signo a través de el Portafirmas. Podéis obtener más información sobre el funcionamiento de esta herramienta en el manual Portafirmas. Cuando lo hayan firmado todo el profesorado y el o la jefa de servicio, el acta estará disponible en este apartado porque lo podáis consultar o descargar.

Pensad que el acta electrónica incluirá la firma digital tanto del profesorado como de la persona responsable del servicio y el Código Seguro de Verificación (CSV) que permite comprobar y demostrar la autenticidad del documento electrónico. Aparecen en la parte de debajo del documento, como podéis observar en el ejemplo siguiente.

Resumen de asistencia

El listado Resumen de asistencia muestra un cuadro con información sobre las sesiones y las asistencias.

Control de asistencia

El listado de Control de asistencia permite generar un listado de firmas.

Certificado (No oficial)

El listado de tipo Certificado muestra un PDF con un modelo de certificado elegido (bilingüe o en valenciano) para cada uno de los alumnos.

El certificado en PDF en valenciano se presenta de la siguiente manera:

Podéis seleccionar el modelo de certificado bilingüe, como podéis observar en la imagen siguiente.

El certificado bilingüe se genera en un documento PDF con dos columnas, una para cada idioma.

Generar los certificados del curso

La pestaña de Certificados permite generar los certificados oficiales firmados digitalmente tanto para el alumnado como para el profesorado del curso. Estos certificados se emiten por el gestor del curso para todas las personas aptas (alumnas) y para todos los profesores (teniendo en cuenta las horas de docencia).

Certificados oficiales

Como podéis observar en la imagen superior, la pantalla se divide en varios apartados:

1. En la parte superior, tenéis la configuración básica del certificado que emitiremos, así como la posibilidad de cambiar el texto del organizador del curso actual, o añadir algunos textos personalizados (consultáis a la Unidad de Análisis y Desarrollo en Tecnologías de la Información - UADTI).

2. En la parte central que solo aparece cuando el curso es de tipo Jornada, Congreso o Seminario, podéis personalizar el concepto a certificar, como por ejemplo moderador o poniente. Si rellenáis este apartado, solo se podrán emitir los certificados de las personas dadas de alta en la pestaña Profesorado con el rol de Colaboración.

3. En la parte central, podéis ver la previsualización del certificado que emitiréis, tanto para el profesorado y directores como para los asistentes. Este texto tiene en cuenta los datos que habéis ido introduciendo en el curso, en particular el tipo de curso, el tipo de evaluación, las fechas de inicio y de fin, la duración del curso, y en el caso de los profesores, las horas impartidas.

4. En la parte inferior, se muestran las personas que podrán moderar el certificado desde la aplicación de Certificados oficiales. Podéis obtener más información sobre el funcionamiento de esta aplicación en el manual Certificados oficiales. En este apartado se muestran los jefes de todas las personas con permisos de administración en la rama o área actual de cursos.

5. En la parte inferior, tenéis información sobre los certificados que se generarán, y una vez generados, se muestra la fecha de emisión y la fecha de moderación (aprobación por parte del jefe de servicio).

6. En la parte inferior, disponéis de varios botones que permiten generar los certificados y abrir la aplicación de Certificados oficiales.

Cuando pulséis el botón de Generar certificado oficial el sistema os informará en una ventana, como la siguiente, si se han generado correctamente.

Es importante que tengáis en cuenta que no es posible generar el mismo certificado dos veces para una misma persona. Así, si hay personas que ya tienen el certificado, no se generará de nuevo, excepto si previamente lo borráis desde la aplicación de Certificados oficiales y siempre que todavía no haya sido moderado.

Certificados personalizados

Para emitir estos certificados tenéis que seguir estos pasos:

1. En la pestaña General tenéis que especificar el Tipo de inscripción de la actividad: Jornada, Congreso o Seminario. Tened en cuenta que solo en estos casos podréis emitir este tipo de certificados.

2. En la pestaña Profesorado tenéis que elegir el Rol en el curso: Profesorado, Coordinación, Dirección, Invitación y Colaboración. Cuando se emiten los certificados, por defecto, solo los roles de profesor/a y director/a dispondrán de certificado. Las figuras de coordinador/a y invitado/a solo están configuradas para dar acceso en el aula Virtual.

Configurar las pantallas de inscripción del curso

La pestaña Pantallas de inscripción permite configurar los textos que queréis que aparezcan en las pantallas de preinscripción. Por defecto, aparece la pantalla estándar, sin textos adicionales, pero si añadís algo en estos campos, se mostrará cuando el alumnado se matricule.

Como podéis observar en la imagen superior:

1. Primero, tenéis que Elegir la pantalla que queréis configurar

2. Seguidamente, tenéis que rellenar los campos de Texto en los tres idiomas.

Publicar el curso en el portal web de la UJI

Desde la pestaña Portal podéis publicar el curso directamente en la página web corporativa de la UJI. En esta pantalla tenéis que revisar los datos que constan en el sistema y podéis acabar de rellenar el resto de campos. Cuando pincháis el botón Publicar, en la parte inferior a la izquierda, se genera automáticamente la URL.

¿Cómo se consulta la ficha de un alumno/a?

La ventana de cada alumno y alumna inscritos se abre haciendo clic sobre cualquier de las personas que aparecen dentro de la Ventana Curso - Pestaña Inscritos o a través del listado de personas de la Pantalla Principal - Pestaña Alumnas.

En la parte superior (1) tenéis las diferentes pestañas de la aplicación.

En la parte inferior  (2) disponéis de los botones que permiten realizar las siguientes gestiones:

• Mover: trasladar al alumnado.

• Borrar alumno: este botón permite eliminar un alumno o alumna con todos sus datos. Si se dan determinadas circunstancias (como que hay recibos pagados) no podréis suprimir a esta persona.

• Cerrar: para cerrar la ventana actual.

Desde esta pantalla podréis gestionar todos los datos básicos de un alumno. Está dividida en diferentes pestañas y cada una tiene una función determinada:

• General: gestiona los datos básicos del alumno/a.

• Datos extra: permite guardar algunos datos que no aparecen en la pestaña General.

• Datos adicionales: muestra y gestiona los datos introducidos en el proceso de matrícula desde la pantalla de datos adicionales.

• Recibos: gestión y emisión de los recibos asociados a la inscripción correspondiente.

• Notas: para aquellos cursos que necesitan evaluación, permiten asignar notas y certificados de aptitud.

• Avisos: muestra los avisos que se le han enviado a esta persona en concreto y permite realizar nuevos envíos.

• Otros cursos: historial de la persona actual con otros cursos del mismo servicio o de intereses similares.

Datos básicos del alumno/a

La pestaña General de los alumnos muestra la información básica del alumnado y permite su aceptación o rechazo en el curso.

Cómo podéis observar en la imagen superior, en la pantalla aparecen varios apartados:

1. Esta zona muestra la información del curso y del alumnado, la fecha de inscripción, el estado actual y permite Imprimir un comprobante de la inscripción.

2. El primer botón (Cambiar a aceptado) permite pasar al alumnado a aceptado o dejarlo como pendiente en el curso. El segundo botón (Poner en lista de espera) deja al alumnado en lista de espera o, en el caso contrario, lo elimina de la lista de espera.

3. Motivo de aceptación o rechazo: de manera opcional, podéis escribir el motivo por el cual se acepta o se rechaza su inscripción en el curso. Recordad que podéis pulsar el botón Guardar para registrar cualquier cambio.

4. En esta zona se muestran los Vínculos del alumnado con la UJI.

5. Aquí aparecen los Perfiles personales del alumnado en la UJI.

6. En esta área podéis ver las Matrículas del alumnado en titulaciones oficiales.

Datos extra del alumno/a

La pestaña Datos extra permite guardar otros datos que no aparecen en la pestaña General. Cómo podéis ver en la imagen de debajo, aquí podéis consultar si es de Matrícula libre y si realiza o no la Prueba de nivel.

Datos adicionales del alumno/a

La pestaña Datos adicionales permite visualizar y modificar los datos introducidos por el alumnado en las pantallas de inscripción.

1. Datos visibles para el usuario en las pantallas de datos adicionales: podéis editar y visualizar los datos que haya introducido el alumnado.

2. Datos solo visibles para el administrador/a: podéis editar y visualizar los datos que hayan introducido los administradores de la aplicación (nunca visibles para el alumnado).

Recibos del alumno/a

La pestaña Recibidos permite consultar y gestionar los recibos generados para un alumno por la inscripción en el curso. Puede generarse un recibo nuevo desde cero o bien gestionar el que ya ha sido generado.

1. Tipo de pago: seleccionáis el tipo de perfil para emitir un recibo nuevo.

2. En este espacio podéis consultar los recibos ya emitidos.

3. Haciendo clic sobre el Concepto enlazáis a la factura correspondiente (siempre que ya se haya pagado, si no se generará un recibo de pago en lugar de una factura).

4. Gestionar recibos: permite enlazar a la aplicación de Gestión de recibos (IGLU > Gestión económica > Gestión Recibos).

Gestionar las autorizaciones

La pestaña Autorizaciones permite gestionar las autorizaciones del personal de administración de la Universidad para asistir en los cursos de formación del PAS.

1. En la parte superior disponéis de una zona para elegir si un usuario Necesita o no autorización y, en caso de si, podéis elegir la Persona que lo autoriza.

2. En el espacio inferior es donde se muestran todas las autorizaciones.

Introducir las calificaciones del alumno/a

La pantalla de Calificaciones permite poner las notas del curso a un alumno o alumna. Recordáis que desde la ficha del curso podéis introducir las notas para todo el alumnado.

En función del tipo de evaluación disponéis de cuatro pantallas diferentes: Asistencia, Aprovechamiento, Calificación numérica y Calificación numérica múltiple.

Asistencia

Recordad que es el tipo de evaluación en que la asistencia es el requisito para obtener la aptitud del curso.

Aprovechamiento

Tenéis que marcar el aprovechamiento en el caso de haya una prueba (un examen, por ejemplo) porque la persona inscrita cumpla los requisitos de aptitud del curso.

Calificación numérica

Los requisitos de aptitud del curso se establecen en base a una nota numérica mínima.

Calificación numérica múltiple

En este caso, los requisitos de aptitud del curso se establecen de acuerdo con varias notas numéricas con un mínimo para cada una, como podéis observar en el ejemplo de la imagen inferior.

Enviar avisos al alumno/a

La pestaña Avisos permite realizar envíos de mensajes SMS o correos electrónicos a la persona seleccionada. Podéis escribir el envío y programarlo para el momento que deseáis.

1. Escribid el Asunto y el Texto, así como el Texto del SMS. Podéis escribir solo uno o los dos si es necesario.

2. En caso de que queráis programar el envío, tenéis que elegir la Fecha y Hora y, seguidamente, pulsáis el botón Programar envío.

3. En la parte inferior de la pantalla se muestra un histórico de los envíos realizados. En caso de que sea un mensaje que todavía no se haya enviado, podéis eliminarlo pinchando sobre el icono de la papelera o editarlo con el lápiz.

Otros cursos del alumno/a

La pestaña Otros cursos permite obtener más información sobre los cursos que ha realizado el alumnado, así como el nivel de idiomas acreditados.

1. Otros cursos de este mismo servicio realizado por el alumno/a.

2. Nivel de lengua acreditado y validado.

3. Consulta expediente: enlace al expediente personal del alumno/a.