| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Què és Kalendas?
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Què és Kalendas?
Aplicació informàtica destinada al personal investigador que ha de registrar la dedicació horària de les accions de recerca en projectes que requereixen justificació. D'aquesta manera, es pot fer un seguiment i justificació d'acord als requisits de finançament que s'estableixen en els projectes europeus i estatals.
Aquesta eina informàtica permet fer una gestió realista de les hores dedicades als projectes, recollir el detall de l'activitat diària de cada persona que participa en un projecte i concretar-ho en els paquets i tasques de cadascun dels projectes. El sistema recull tota aquesta informació desglossada de la dedicació de cada investigador i investigadora i genera els informes horaris, coneguts com a timesheets, per a poder presentar-los en la justificació corresponent. En els projectes europeus, els informes dels membres de l'equip són validats, en primer lloc, per l'investigador o investigadora principal del projecte i, posteriorment, el Vicerector/a d'Investigació s'encarrega d'aprovar els timesheets del personal investigador principal. En el cas dels projectes autonòmics i estatals, només és necessària la validació de cadascun dels investigadors i, en el cas dels ERASMUS KA2, és el Vicerector/a de Relacions Internacionals qui s'ocupa de validar els informes horaris del personal investigador principal.
Kalendas, a més, està configurada perquè reculla informació dels registres horaris tant de l'aplicació de Gestió horària com de Seguiment docent. D'aquesta manera, automàticament queden reflectides les hores que registra el PAS Personal Investigador (PI) contractat per a projectes i les hores de docència registrades pel PDI a través dels dispositius de lectura instal·lats en les aules i laboratoris. Podeu obtenir més informació sobre el funcionament d'aquestes dues aplicacions en els manuals de Gestió horària i Seguiment Docent.
Aquesta aplicació està disponible en valencià, castellà i anglès.
...
Accés a l'aplicació
L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Investigació > Control horari > Kalendas.
Podeu accedir-hi directament a través de l'enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/!gri_www.euji22505
Qui pot utilitzar Kalendas?
L'aplicació està destinada a totes les persones que estan vinculades a projectes d'investigació i que han de justificar les hores de dedicació. En funció del vostre perfil, tindreu accés a unes o altres funcions i podreu registrar d'una manera o una altra les vostres hores de dedicació:
PDI i PAS Personal en plantilla: aquestes persones han d'introduir manualment les hores de dedicació en funció del tipus de projecte en què treballen i, posteriorment, validar tant els registres setmanals com els mensuals.
PDI i PAS Personal contractat amb càrrec a un projecte: aquests aquests usuaris han d'introduir obligatòriament les hores al projecte corresponent on han estat contractats i validar tant el registre de cada setmana com el mensual. En el cas del PASPI, Kalendas està sincronitzada amb amb Gestió horària per a recuperar aquests registres i que el personal distribuïsca les hores entre les diferents activitats i tasques de recerca.
Personal investigador principal: s'encarrega tant de revisar els seus registres personals com la dedicació horària al projecte de la resta del personal de l'equip per generar els informes de justificació corresponents.
Gestor/a: persona encarregada d'introduir les hores, totalment o parcialment, dels membres d'un equip d'investigació. Hi ha equips on s'habilita aquesta figura i, posteriorment, cadascun dels investigadors i investigadores s'encarrega de validar-les.
Administradors: el personal de l'Oficina de Cooperació en Investigació i Desenvolupament Tecnològic (OCIT) https://www.uji.es/serveis/ocit/ s'encarrega de configurar i supervisar el funcionament de l'aplicació. El vicerector corresponent, siga el d'Investigació siga el de Relacions Internacionals, s'ocupa de validar els timesheets dels investigadors principals, tal com estableixen els requisits de les convocatòries europees. A més, el Servei de Gestió Econòmicahttps://www.uji.es/serveis/sge/ (SGE) té accés a l'aplicació per consultar la dedicació horària del personal d'investigació i els informes de justificació corresponents.
...
Per a obtenir més informació vegeu Maneig de la pàgina d'inici del document Elements comuns de les aplicacions.
A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer a l'aplicació.
...
Kalendas se sincronitza amb l'aplicació de Gestió horària, de manera que els registres que fa el PAS PI amb la seua targeta són els que, després, es mostren en Kalendas. En aquests casos, no s'apliquen algunes restriccions com la limitació de superar la jornada laboral màxima o de registrar hores en dies festius. Per tant, el nombre d'hores de Kalendas ha de coincidir amb els dels registres de Gestió horària.
Podeu registrar hores tots els dies de l'any a excepció dels diumenges, festius, 24 i 31 de desembre i els dies del mes d'agost en què la Universitat està tancada. Podeu Podeu trobar més informació sobre el calendari laboral, els permisos i la seua regulació en el Calendari laboral del personal d'administració i serveis. Aquesta limitació no s'aplica al PAS que fitxa a través de Gestió horàriahttps://www.uji.es/serveis/rrhh/base/pas/calendarilaboral/.
| Info |
|---|
Podeu registrar el període de l’agost amb la prèvia autorització de l'Investigador Principal del projecte, sol·licitant-ho al correu electrònic de kalendas@uji.es. |
La jornada diària màxima permesa és de 9,5 hores. En el cas del PASPI, que fitxa amb tarjeta, aquesta limitació no s'aplicca ja que Kalendas agafa les dades de la jornada registrada en Gestió horària.
No hi ha jornada mínima diària, sempre que el total d'hores de la setmana s'ajuste a les 37,5 hores o la dedicació estipulada en el vostre contracte.
En general, en cada setmana natural han de registrar-se 37,5 hores o la dedicació estipulada en el contracte a temps parcial.
En les setmanes amb un festiu entre dilluns i divendres, la jornada laboral es reduirà en 7,5 hores per cada dia festiu o la dedicació diària indicada en funció del contracte.
La jornada setmanal pot distribuir-se entre els dies laborables de dilluns a dissabte.
Cal que tingueu en compte la jornada laboral màxima anual.
L'aplicació admet hores amb dos decimals separats per una coma.
...
, la jornada laboral es reduirà per cada dia festiu amb la dedicació diària indicada en funció del contracte.
La jornada setmanal pot distribuir-se entre els dies laborables de dilluns a dissabte.
Cal que tingueu en compte la jornada laboral màxima anual.
L'aplicació admet hores amb dos decimals separats per una coma.
| Info |
|---|
Les directrius horàries que regeixen de manera general la dedicació setmanal per cada figura es poden consultar en la pàgina principal de https://www.uji.es/serveis/ocit/base/perfil-investigador/guia/eines/kalendas/documentacio/ > Directrius de participació en projectes. |
Per a poder introduir les hores dedicades a les accions de recerca cal que entreu a la pantalla Registre horari des de la pàgina principal de l'aplicació. Com podeu observar en la imatge de sota, apareixen diversos apartats:
Selecció de dates
Afegir hores d'accions
Horari setmanal
Resum mensual
Resum anual
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Per a introduir nous registres en l'aplicació cal que aneu a l'apartat Afegir hores d'accions i seguiu aquestes indicacions.
Primer heu de seleccionar l'Acció, és a dir el projecte, contracte o licitació en què participeu (accions europees de programes marc, Pla Estatal d'R+D+I o accions d'altres programes europeus) i seguidament el Paquet de treball (work package) i la Tasca corresponent.
Seguidament, trieu el Dia i introduïu el valor numèric en el camp Hores. L'aplicació admet dues dècimes separades per una coma.
Podeu ficar observacions en el camp Comentari. És un camp de text pensat per a les vostres anotacions o perquè les veja l'investigador o investigadora principal del projecte si té accés a la vostra pantalla de registre horari.
Finalment, polseu el botó Guardar per registrar les dades en el sistema.
| Note |
|---|
Cal que tingueu en compte que alguns projectes d'investigació, no tenen estructura per paquets de treball i tasques i, per tant, en els camps Paquet i Tasca només veureu l'opció Per defecte. |
També és important que tingueu en compte que en el desplegable Dia apareixen en color gris clar les dates en què no podeu registrar hores, com per exemple, els dies en què la Universitat està tancada. Cal subratllar, però, que el PAS contractat a projectes pot registrar hores en dies festius si ha fitxat amb la targeta.
...
llevat d’excepcions esmenades en la secció Com es registren les hores en els projectes d'investigació?, com per exemple, els dies en què la Universitat està tancada.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Just per sota de les Accions, es presenten les hores de la resta d'Activitats. Recordeu que cada volta que introduïu un registre, heu de polsar el botó Guardar hores perquè el sistema emmagatzeme la informació.
Docència aplicació seguiment docent: si teniu assignada docència, s'ompli automàticament en funció del fitxatge que hàgeu realitzat en les aules. Aquests registres els podeu consultar en l'aplicació Seguiment docent. Podeu ampliar la informació en el manual de Seguiment Docent. Heu de tenir en compte que si teniu una incidència pendent de resoldre i la seva aprovació serà posterior a la validació, haureu d'introduir les hores en l'apartat de Resta de docència. A més, si l'aplicació de Seguiment docent està inactiva, com ha passat durant la pandèmia per la Covid-19, podreu introduir aquestes hores en l'apartat de Resta de docència.
Resta de docència: inclou tasques com ara la preparació de classes, tutories, correcció d'exàmens i exercicis, tutorització de tesis doctorals i gestions específiques associades a la docència. En aquest apartat podeu introduir les hores de docència que estiguen pendents d'aprovació en una incidència.
Altres activitats R+D: podeu incloure la dedicació a activitats recollides en l'article 83 i en altres projectes finançats per la Generalitat, l'UJI, l'organització de congressos científics, la preparació de propostes de projectes de R+D+i, la direcció de tesis doctorals, la investigació pròpia no finançada o la gestió específica associada a totes aquestes accions. Cal tenir en compte que les estades d'investigació en altres centres no es consideren una activitat singular, ja que s'entén que durant aquestes estades es realitzen algunes de les activitats ja citades i, per tant, s'inclouen en l'apartat corresponent.
Formació rebuda: ací també podeu afegir manualment el nombre d'hores de formació de cursos organitzats per l'UJI, d'activitats de formació externa o d'estades en altres centres amb un component essencialment formatiu.
Altres activitats: per a agregar hores en aquest apartat cal que polseu sobre la icona de la lupa i veureu que es despleguen tots els dies de la setmana perquè introduïu les hores i, si ho desitgeu, uns comentaris. És un apartat pensat per a ficar la dedicació a gestió no específica associada tant a R+D com a docència, a l'assistència a les reunions dels òrgans col·legiats, a la gestió lligada a càrrecs acadèmics, a la innovació docent o extensió cultural, a activitats de divulgació científica o a altres projectes que no estiguen donats d'alta com a accions.
Absències per assumptes personals: ací també podeu introduir les hores vinculades a absències per assumptes personals, com poden ser la conciliació amb la vida familiar, l'hospitalització d'un familiar, la defunció d'un familiar o visites mèdiques.
...
Per a introduir les hores d’absència pels anteriors motius nomenats, poseu-vos en contacte amb kalendas@uji.es.
| Info |
|---|
En línies generals, d’acord amb les directrius horàries esmenades anteriorment, a tot el personal li corresponen 6 dies d’assumptes propis a l'any. |
...
7. Baixa Laboral: automàticament apareix la informació proporcionada pel Servei de Recursos Humans. Si, per error en aquests dies, s'han registrat hores en altres activitats, el sistema les esborrarà i registrarà automàticament les 7,5 hores o la part proporcional en cas de ser un contracte a temps parcialhores corresponents d’acord a la dedicació diària del contracte. Si detecteu algun error o problema podeu posar-vos en contacte amb l'OCIT o amb Recursos Humans.
8. Vacances: l'aplicació recupera automàticament com a període de vacances els dies d'agost en què la Universitat està tancada. La resta de dies de vacances cal que els declareu al llarg de l'any polsant sobre la casella de verificació en el dia corresponent. Si sou PAS o PI amb perfil Personal Tècnic de Suport contractat a càrrec de projectes, els dies de vacances us apareixeran automàticament a partir de la informació que consta en Gestió horària i Gestió de permisos del PAS. I si sou PDI o PI amb perfil Personal Investigador contractat a càrrec de projectes, en l'aplicació us apareixerà un missatge amb els dies que teniu disponibles en funció del vostre contracte, tal com passa amb la imatge superior. En qualsevol cas, heu de tenir present que si registreu hores en un dia que després marqueu com a vacances, el sistema eliminarà automàticament aquests registres horaris. Si teniu un contracte que no cobreix tot l'any i teniu dubtes, podeu contactar amb l'OCIT, a través del correu kalendas@uji.es.
...
Cal subratllar que si sou PAS PAS o PI amb perfil Personal Tècnic de Suport contractat per a projectes, haureu de distribuir el nombre Total d'hores de jornada que són les que consten en Gestió horària a través dels vostres fitxatges entre les diferents activitats, com podeu veure en l'exemple de sota.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Per a consultar i validar les hores registrades cada setmana i, posteriorment, validar les hores mensuals cal que entreu a la pantalla de Registre horari i aneu directament a l'apartat Resum mensual. Una volta hàgeu registrat la dedicació total setmanal (en general són 37, 5 hores o el que estiga estipulat en el vostre contracte a temps parcial), podeu polsar el botó Validar setmana. Veureu que cada cop que ho feu, el sistema llança un missatge de confirmació.
...
Després que hàgeu aprovat els registres de totes les setmanes, s'activarà el botó perquè pugueu Validar el mes corresponent, com podeu veure en la imatge de sota.
...
Per a validar les setmanes i el mes, heu de tenir en compte les següents consideracions:
Després de validar una setmana, queda tancada i no s'hi poden fer modificacions. Només podreu aplicar-ne si invalideu la setmana, sempre que el mes no haja estat ja validat o sempre que invalideu el mes dins dels terminis establits.
Podeu validar un mes fins al dia 20 del mes següent. Si l'heu validat i heu d'aplicar-hi modificacions, podeu invalidar-lo, però si passat aquest temps heu de fer-hi alguna modificació per algun motiu excepcional i justificat, com ara una incidència tècnica, cal que ho sol·liciteu a l'OCIT a través del correu kalendas@uji.es . Seguint el procediment establert, l'OCIT pot habilitar un permís especial perquè pugueu registrar les hores si no ho heu pogut fer o aplicar-hi els canvis necessaris durant un període determinat.
Si us incorporeu a mitjans de setmana, haureu de registrar les hores de la resta de dies de la setmana perquè pugueu validar-la. Si la persona encara no té el contracte, podeu posar-vos en contacte amb l'OCIT per tal de validar la primera setmana del contracte.
En els casos en què siga necessària una doble validació, tingueu en compte que el personal investigador principal podrà validar els vostres timesheets entre el dia 20 i el final del mes següent i el Vicerector/a d'Investigació o el de Relacions Internacionals (en el cas dels projectes d'Erasmus KA2) haurà d'aprovar els informes del personal investigador principal en aquest mateix període, entre el dia 20 i el final del mes.
Mensualment el sistema us enviarà fins a tres correus electrònics recordant-vos que heu de validar el mes.
En cas que siga necessària la doble validació, el personal investigador principal rebreu un correu electrònic mensual perquè valideu als membres del vostre equip.
Com s'ha mencionat, podeu Invalidar una setmana si el mes encara no ha estat validat, per a poder aplicar-hi canvis en els registres. Només cal que polseu el botó Invalidar setmana, com podeu observar en la imatge de sota.
...
En l'apartat Resum mensual es mostra la dedicació horària en cadascun dels dies d'un mes, i permet la validació dels registres per setmana i per mes. Podeu ampliar la informació enCom es validen les hores setmanals i mensuals?
Els registres es presenten d'un color o un altre:
...
En la part de sota de la pantalla podeu consultar el total d'hores dedicades a cada projecte i a altres activitats en un any natural. Com podeu veure en la imatge de sota, apareixen desglossades les hores pendents de validar i les hores ja validades. Aquesta és una informació que sol consultar el personal del Servei de Gestió Econòmica per a revisar ràpidament el nombre d'hores de dedicació als projectes i activitats de cada persona.
...
Tingueu en compte que fins que no valideu el mes, si consulteu el document de l'informe, aquest apareix en blanc.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
El Vicerector/a d'Investigació és la persona responsable d'aprovar els informes del personal investigador principal en els projectes europeus. En els projectes Erasmus KA2 és el Vicerector/a de Relacions Internacionals la persona encarregada de fer-ho En ambdós casos, el Vicerector/a ha d'anar a la pantalla Validació en projectes europeus des de la pàgina d'inici de l'aplicació. Ací ha de triar l'Any i el Mes.
A continuació, es mostraran tots els projectes en què ha de validar els timesheets dels investigadors principals. Es pot consultar l'informe fent clic sobre la icona del document. Per tal d'aprovar-lo cal que pitgeu el botó Validar timesheet. A continuació, veureu que la data queda recollida en la columna Data de validació de la segona signatura. Recordeu que podeu validar els informes del personal investigador principal entre el dia 20 i el final del mes següent.
...
Les hores de treball efectiu calculades per l'any en curs. Podeu consultar la informació sobre el Còmput anual d'hores de treball efectiu de cada any en la web Documentació de suport per al registre horari.
Les hores anuals registrades en activitats d'investigació: inclou la suma de les hores dedicades a les accions i a altres activitats de R+D.
En la taula de sota, apareix un resum amb les hores de cada acció o projecte. Cal que tingueu en compte que les Hores estimades totals són el nombre total d'hores calculades des de la data d'inici i fins a la data de fi del projecte, és a dir, no són anuals. També s'especifica el nombre d'hores registrades en aquesta acció, el nombre d'hores pendents en el moment en què esteu fent la consulta i el percentatge d'execució a temps real.
Si teniu un contracte de 37,5 hores a la setmana durant tot l'any i amb la mateixa figura apareixerà Per a conéixer el Cost horari estimat. En la resta de casos, per conèixer aquesta xifra, cal que us poseu en contacte amb l'OCIT a través del correu kalendas@uji.es per poder obtenir i així, obtindre la informació per a preparar els pressupostos dels projectes.
...
Des de la pantalla Resum d'hores i PM per WP podeu consultar l'estat d'un projecte per persona i/o paquet. Un cop dins, cal que seleccioneu el paquet d'un projecte (Contracte o sol·licituds), l'investigador o investigadora (també podeu ficar Tots), el Valor PM (és un valor estàtic que es calcula cada any i que la Comissió Europea posa als projectes europeus i que serveix per a identificar la dedicació de persones a un projecte en lloc de les hores) i indiqueu la Data d'inici i la Data de fi.
Quan pitgeu el botó Consultar, en la part de sota es mostrarà la informació global de les hores que hàgeu especificat. Es presenten les hores Pressupostades, les Registrades (que ja han estat validades en el període que hàgeu indicat i en global) i el Saldo (la resta entre les hores pressupostades i les registrades totals). Podeu exportar aquestes taules a un document en format PDF fent clic en veure en PDF.
...
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb l'Oficina de Cooperació en Investigació i Desenvolupament Tecnològic https://www.uji.es/serveis/ocit/ (OCIT) a través del correu kalendas@uji.es Des de l'OCIT ofereixen tutories personalitzades, destinades sobretot a les persones que han d'utilitzar l'aplicació per primera vegada. han d'utilitzar l'aplicació per primera vegada. També es poden trobar els acords horaris mencionats, i vídeo-tutorials i manuals detallats sobre el funcionament de l’aplicació en la https://www.uji.es/serveis/ocit/base/perfil-investigador/guia/eines/kalendas/documentacio/.
Resolució de problemes tècnics
...
Acció. Equival a cadascun dels projectes d'investigació.
PAS. Personal d’Administració i Serveis.
Paquet de treball (Work Package). Grup de tasques relacionades dins d'un projecte. La planificació d'alguns projectes s'estructura i organitza en paquets de treball.
PDI. Personal Docent i Investigador.
PI. Personal vinculat a Investigació. Aquest perfil es desglossa en dos:
o PI amb perfil Personal Investigador, que segueix les directrius horàries del PDI.
o PI amb perfil Personal Tècnic de Suport, que segueix les directrius horàries del PAS.
Tasca. Cadascuna de les activitats concretes que cal realitzar i que conformen un paquet de treball dins d'un projecte d'investigació.
Timesheet. Informe mensual que conté les hores de treball d'una persona determinada en un mes natural. D'acord als requisits dels principals organismes finançadors, aquest document és un instrument essencial per fer el seguiment i justificació de les accions d'investigació.
Validar. Acció d'aprovar l'informe amb els registres horaris. Quan ho estableixen els requisits, el personal investigador principal s'encarrega de validar els timesheets dels membres del seu equip i el Vicerector/a d'Investigació o el Vicerector/a de Relacions Internacionals s'ocupa de supervisar i aprovar els informes dels .
Valor PM. Valor estàtic que es calcula cada any i que la Comissió Europea posa als projectes europeus i que serveix per a identificar la dedicació de persones a un projecte en lloc de les hores.
...