Introducción: La Importancia de los metadatos en los documentos

En la era digital, la creación, distribución y gestión de documentos electrónicos es una práctica común tanto en el ámbito personal como profesional. Cada documento digital, ya sea un archivo de texto, una hoja de cálculo, una imagen o un PDF, contiene información adicional conocida como metadatos. Los metadatos son datos que describen otros datos, proporcionando información sobre el origen, la estructura, el contenido y otros aspectos relevantes del documento.

¿Qué son los metadatos?

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En documentos Microsoft Office

Los metadatos básicos se consultan del mismo modo en todas las herramientas Office:

- Abre el archivo.

- Ve a la pestaña "Archivo".

- Selecciona en la columna izquierda la sección "Información".

- En la columna derecha se pueden ver los detalles, como el autor, la fecha de creación,

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¿Por qué es importante saber si mis documentos tienen metadatos guardados?

1. Privacidad y Seguridad: Los metadatos pueden contener información personal o confidencial que no se desea compartir al enviar o publicar documentos. Saber qué metadatos están presentes permite a los usuarios eliminarlos o ajustarlos para proteger su privacidad.

2. Gestión de Información: Los metadatos facilitan la organización y búsqueda de documentos. Por ejemplo, las fechas de creación y modificación ayudan a mantener un registro histórico y a gestionar versiones de archivos.

3. Cumplimiento Normativo: En muchos sectores, existen regulaciones que requieren la gestión adecuada de los metadatos, especialmente en relación con la privacidad y la protección de datos. Conocer los metadatos de un documento puede ser crucial para cumplir con estas normativas.

4. Evidencia Forense: En el ámbito legal, los metadatos pueden ser utilizados como evidencia forense para demostrar la autenticidad y el historial de un documento. Esto es particularmente relevante en investigaciones y litigios.

5. Control de Colaboración: En entornos colaborativos, los metadatos pueden mostrar quién ha hecho cambios en un documento y cuándo, proporcionando una auditoría clara de las contribuciones y modificaciones.

Conclusión

Conocer y gestionar los metadatos en tus documentos es una práctica esencial para proteger tu información, mejorar la eficiencia organizativa y asegurar el cumplimiento de normativas legales. Al comprender qué metadatos están presentes y cómo pueden afectar tus documentos, puedes tomar decisiones informadas para manejar tus archivos de manera segura y efectiva.

¿Cómo saber si mis documentos tienen metadatos?

Para verificar si tus documentos de Excel, HTML, Word, JPG, PDF y Writer tienen metadatos, puedes seguir los pasos específicos para cada tipo de archivo:

Tip
En archivos de Excel (XLS, XLSX)

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1. Abre el archivo en Excel.

2. Ve a la pestaña "Archivo".

3. Selecciona "Detalles".

4. Aquí verás detalles del documento, incluyendo metadatos como el autor, la fecha de creación, y la fecha de modificación.

Tip
En archivos de Word (DOC, DOCX)

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1. Abre el archivo en Word.

2. Ve a la pestaña "Archivo".

3. Selecciona "Detalles".

4. Aquí verás detalles del documento, incluyendo metadatos como el autor, la fecha de creación, y la fecha de modificación.

Tip
En archivos PDF

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1. Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader.

2. Ve a "Archivo" > "Propiedades".

3. En la ventana que se abre, selecciona la pestaña "Detalles" para ver los metadatos básicos.

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Propiedades del archivo (Windows):

1. Haz clic derecho sobre el archivo de imagen.

2. Selecciona "Propiedades".

3. Ve a la pestaña "Detalles" para ver los metadatos EXIF como la cámara usada, la fecha de captura, la resolución, etc.

Propiedades del archivo (Mac):

título del documento, etiquetas.

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Si queremos verificar la presencia de comentarios ocultos, desplegaremos el panel de comentarios pulsando en el botón “Comentarios” de la esquina superior derecha de la pantalla en todas las herramientas de Office o, concretamente:

• En Microsoft Word:

- Ve a la pestaña "Revisar".

- Pulsa sobre el botón “Comentarios”.

- Pulsa sobre el botón “Mostrar Comentarios” en el menú desplegado.

- Pulsa sobre el botón “Lista” en el menú desplegado.

• En Microsoft Excel:

- Ve a la pestaña "Revisar".

- Pulsa sobre el botón “Mostrar Comentarios” en pequeño junto a los botones grandes de “Nuevo comentario” y “Eliminar”.

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Si queremos verificar la presencia de cambios no validados en control de cambios en Microsoft Word, desplegaremos el panel de revisiones:

- Ve a la pestaña "Revisar".

- Pulsa sobre el botón “Seguimiento”.

- Pulsa sobre el botón “Panel de revisiones” en el menú desplegado.

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En documentos PDF

Para consultar los metadatos básicos usando Adobe Acrobat Reader:

- Pulsa el botón “Menú” en la esquina superior izquierda de la pantalla.

- Pulsa en la entrada “Propiedades del documento” en el menú desplegable.

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Para verificar si existen comentarios en el PDF, desplegaremos el panel de comentarios:

- Pulsa en el botón en forma de bocadillos de diálogo en la parte superior de la barra derecha.

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En imágenes

Usaremos el explorador de archivos de Windows, que es capaz de visualizar los metadatos EXIF de las imágenes, como el modelo de cámara usada, autor, fecha de captura, posición GPS donde se tomó, etc.

- Haz clic derecho sobre el archivo de imagen.

- Selecciona "

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En la ventana que se abre, encontrarás la información sobre el archivo, incluidos los metadatos EXIF.

Tip
En archivos HTML

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• Cualquier editor de texto (DreamViewer, Expression Web 4, etc…):

  1. Abre el archivo HTML en un editor de texto (por ejemplo, Notepad, Notepad++, Visual Studio Code).

  2. Busca en la sección <head> del documento. Los metadatos HTML suelen estar en etiquetas <meta> como <meta name="description" content="...">.

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En archivos de LibreOffice Writer (ODT)

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• LibreOffice Writer:

  1. Abre el archivo en LibreOffice Writer.

  2. Ve a "Archivo" > "Propiedades".

  3. Aquí verás varias pestañas con metadatos como "Descripción", "Estadísticas", "Seguridad", etc.

Herramientas de terceros para ver metadatos

• ExifTool:

  1. Abre la línea de comandos (cmd en Windows o terminal en Mac/Linux).

  2. Navega hasta el directorio donde está tu archivo.

  3. Ejecuta el comando: exiftool nombre_del_archivo.ext (reemplaza nombre_del_archivo.ext con el nombre y la extensión de tu archivo).

• Metadata++:

  1. Descarga e instala Metadata++ desde su sitio web oficial.

  2. Abre el programa y carga el archivo para ver y editar los metadatos.

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Propiedades" en el menú desplegable.

- Ve a la pestaña "Detalles" para ver los metadatos

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