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¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una herramienta para la gestión documental y el trabajo en equipo que está formada por una serie de funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
Permite (entre otros):
Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a Internet.
Igualmente, permite otras funcionalidades para el trabajo en equipo como la creación de espacios web donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
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Si tiene requisitos de conformidad SharePoint incorpora servicios que le pueden ayudar a cumplirlos. |
Tipos corporativos de sitios de SharePoint según capacidad
Cualquier usuario con vínculo activo (i. e., trabajadores o estudiantes) tiene acceso a Microsoft 365 y puede crear un sitio SharePoint de capacidad limitada (10 GB). Su aprovisionamiento es automático: viene asociado a la cuenta corporativa.
Además, de forma justificada, un trabajador puede solicitar la creación de un sitio SharePoint de gran capacidad. Su aprovisionamiento requiere aprobación: ha de solicitarse mediante el SPI Petición de Servicio de Almacenamiento a la nube corporativa.
¿Cómo acceder a SharePoint?
Previa autenticación con las credenciales corporativas, puede hacerse de dos formas.
Vía web
Para acceder, una vez dentro del http://portal.office.com, debe pulsar en la zona punteada de la parte superior derecha y después en el icono de la app.
Crear un sitio de grupo de SharePoint
SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios:
Sitio de grupo, para compartir información y colaborar en un proyecto concreto con los miembros del equipo.
Sitio de comunicación, para llegar a un público más amplio y difundir información con un formato atractivo.
Para crear un nuevo sitio de grupo en SharePoint hay que dirigirse a la página principal y seleccionar “+ Crear sitio” y seleccionamos sitio de grupo.
A continuación hemos de escribir un nombre para el sitio y una descripción.
Pulsaremos en siguiente para añadir miembros al sitio que hemos creado. Por defecto el sitio se creará como privado, de modo que sólo los miembros que añadamos podrán tener acceso a su información. Podemos añadir miembros con rol de administrador (propietarios), rol de miembro (podrán ver y modificar) o invitados (sólo pueden ver). Una vez añadidos los miembros pulsaremos en finalizar para crear el sitio.
Asignar permisos de acceso a un sitio en SharePoint
Una vez creado el sitio conviene acceder a la configuración de permisos del mismo para revisar quién tiene acceso y qué permisos tiene.
Si deseamos dar acceso a un miembro externo a la UJI hemos de hacerlo desde esta pantalla.
Para acceder a la configuración avanzada de permisos, una vez dentro del sitio que acabamos de crear pinchamos en la rueda y después en permisos del sitio → Configuración de permisos avanzada.
Nos aparecerán los grupos y permisos asociados que vienen por defecto. Desde aquí podemos crear mas grupos o seleccionar uno de ellos bien para modificarlo o bien para añadir o eliminar miembros.
Añadir o eliminar contenido de un sitio en SharePoint
Una vez creado un sitio en SharePonit podemos entrar en este y crear elementos como:
Noticias, para crear y mostrar publicaciones sobre elementos importantes o interesantes para el equipo de trabajo.
Páginas, para compartir ideas mediante imágenes, documentos de Excel, Word y PowerPoint, vídeos y otros medios.
Listas, conjunto de datos para compartir con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio.
Aplicaciones, para personalizar el sitio con nuevas funcionalidades o responder a nuevas necesidades.
Biblioteca de documentos, lugar donde almacenar, crear y actualizar archivos, compartirlos con otros miembros y trabajar en conjunto.
Trabajar con las Bibliotecas de Documentos
Para crear una nueva Biblioteca de documentos dentro del sitio que hemos creado, pulsamos en + Nuevo Elemento y seleccionamos “Biblioteca de documentos”. A continuación le pondremos un nombre y descripción.
Para añadir documentos a la Biblioteca, una vez creada, la seleccionamos y nos aparecerá la siguiente pantalla.
Desde esta podemos:
Crear contenido nuevo (Documentos de Word, Libros de Excel, Presentaciones de PowerPoint, … o un vínculo a un elemento determinado que se encuentra fuera de la biblioteca de documentos.
Cargar archivos o carpetas desde otro sitio (disco local, GoogleDrive, …) . Para ello basta con seleccionar los archivos o carpetas que se desee cargar y, a continuación, pulsar “Abrir” si va a cargar archivos o seleccionar carpeta y pulsar “Aceptar” si se está cargando una carpeta.
Acceder a mis espacios SharePoint desde el explorador de archivos del ordenador
Desde una biblioteca de documentos podemos pinchar en la opción Sincronizar para crear una carpeta en el explorador de archivos del ordenador. Todo el contenido que agregues, edites o quites de la biblioteca de SharePoint en línea o de la carpeta de escritorio se sincroniza automáticamente con la otra ubicación. Por ejemplo, una vez sincronizada una biblioteca, puede guardar directamente desde Word o Excel a la carpeta de escritorio, y todo se cargará automáticamente en la biblioteca de SharePoint. Si guarda algo en la carpeta de escritorio mientras trabaja sin conexión, Sincronizar actualizará la biblioteca de SharePoint en cuanto vuelva a estar en línea.
¿Como migrar contenido desde tu cuenta Coogle de la UJI a SharePoint?
La opción mas sencilla para migrar el contenido pasa por hacer visible tanto el Drive de Google como las bibliotecas Sharepoint desde el explorador de archivos del ordenador.
En los siguientes enlaces explica como hacerlo:
Acceder a mis espacios SharedPoint desde el explorador de archivos del ordenadorAcceder a Drive desde el explorador de archivos del ordenador
Una vez que ambas unidades sean accesibles desde nuestro equipo bastará con arrastrar los archivos o carpetas de una a otra unidad. Hay que tener en cuenta que una vez realizada la copia hemos de borrar los archivos de la unidad origen para liberar espacio en esta.
Cómo convertir Google Docs a Word, Excel o Powerpoint
Cuando movamos documentos desde Google Drive, hay que tener en cuenta que los archivos en formato “Google Docs” no se podrán abrir desde las herramientas de Office.
En estos casos, antes de hacer la copia, hemos de canviar el formato. Para realizar la conversión basta con que accedamos a Drive desde el navegador, seleccionemos los archivos y en descarga marquemos el formato correspondiente.
Enlaces que pueden ser útiles sobre SharePoint (soporte de Microsoft):
De forma general, en la parte derecha de la barra superior podemos pulsar el botón '?' para acceder a la ayuda. En cualquier caso, se puede acceder al recurso SharePoint.