Què és *SharePoint?
SharePoint és una eina per a la gestió documental i el treball en equip que està formada per una sèrie de funcions de col·laboració, mòduls d'administració de processos, mòduls de cerca i una plataforma d'administració de documents.
Permet (entre altres):
Emmagatzemar, organitzar i compartir informació des de qualsevol dispositiu.
Accedir a aquesta informació ràpidament i de manera segura.
Control de versions.
Crear documents de Microsoft Office i guardar-los directament en *SharePoint.
Protecció de contingut confidencial amb permisos en el nivell del document.
Accés a documents sense connexió a Internet.
Igualment, permet altres funcionalitats per al treball en equip com la creació d'espais web on col·laborar, compartir continguts i organitzar el treball mitjançant calendaris, tasques associades a usuaris, etc.
Si té requisits de conformitat SharePoint incorpora serveis que el poden ajudar a complir-los.
Com accedir a *SharePoint?
Prèvia autenticació amb les credencials corporatives, pot fer-se de dues formes.
Via web
Per a accedir, una vegada dins de l'http://portal.office.com, ha de prémer en la zona puntejada de la part superior dreta i després en la icona de l'app.
Crear un lloc de grup de SharePoint
SharePoint permet la creació de dos tipus de llocs:
Lloc de grup, per a compartir informació i col·laborar en un projecte concret amb els membres de l'equip.
Lloc de comunicació, per a arribar a un públic més ampli i difondre informació amb un format atractiu.
Per a crear un nou lloc de grup en SharePoint cal dirigir-se a la pàgina principal i seleccionar “+ Crear lloc” i seleccionem lloc de grup
A continuació hem d'escriure un nom per al lloc i una descripció.
Polsarem en següent per a afegir membres al lloc que hem creat. Per defecte el lloc es crearà com a privat, de manera que només els membres que afegim podran tindre accés a la seua informació. Podem afegir membres amb rol d'administrador (propietaris), rol de membre (podran vore i modificar) o convidats (només poden vore). Una vegada afegits els membres premerem a finalitzar per a crear el lloc.
Assignar permisos d'accés a un lloc en SharePoint
Una vegada creat el lloc convé accedir a la configuració de permisos del mateix per a revisar qui té accés i quins permisos té.
Si desitgem donar accés a un membre extern a l'UJI hem de fer-ho des d'aquesta pantalla.
Per a accedir a la configuració avançada de permisos, una vegada dins del lloc que acabem de crear punxem en la roda i després en permisos del lloc → Configuració de permisos avançada.
Ens apareixeran els grups i permisos associats que venen per defecte. Des d'ací podem crear mes grups o seleccionar un d'ells bé per a modificar-ho o bé per a afegir o eliminar membres.
Afegir o eliminar contingut d'un lloc en SharePoint
Una vegada creat un lloc en SharePonit podem entrar en aquest i crear elements com:
Notícies, per a crear i mostrar publicacions sobre elements importants o interessants per a l'equip de treball.
Pàgines, per a compartir idees mitjançant imatges, documents d'Excel, Word i PowerPoint, vídeos i altres mitjans.
Llistes, conjunt de dades per a compartir amb els membres de l'equip i altres usuaris del lloc.
Aplicacions, per a personalitzar el lloc amb noves funcionalitats o respondre a noves necessitats.
Biblioteca de documents, lloc on emmagatzemar, crear i actualitzar arxius, compartir-los amb altres membres i treballar en conjunt.
Treballar amb les Biblioteques de Documents
Per a crear una nova Biblioteca de documents dins del lloc que hem creat, polsarem en + Nou Element i seleccionem “Biblioteca de documents”. A continuació li posarem un nom i descripció.
Per a afegir documents a la Biblioteca, una vegada creada, la seleccionem i ens apareixerà la següent pantalla.
Des d'aquesta podem:
Crear contingut nou (Documents de Word, Llibres d'Excel, Presentacions de PowerPoint, … o un vincle a un element determinat que es troba fora de la biblioteca de documents.
Carregar arxius o carpetes des d'un altre lloc (disc local, GoogleDrive, …) . Per a això n'hi ha prou amb seleccionar els arxius o carpetes que es desitge carregar i, a continuació, polsar “Obrir” si carregarà arxius o seleccionar carpeta i prémer “Acceptar” si s'està carregant una carpeta.
Accedir als meus espais SharePoint des de l'explorador d'arxius de l'ordinador
Des d'una biblioteca de documents podem punxar en l'opció Sincronitzar per a crear una carpeta en l'explorador d'arxius de l'ordinador. Tot el contingut que agregues, edites o lleves de la biblioteca de SharePoint en línia o de la carpeta d'escriptori se sincronitza automàticament amb l'altra ubicació. Per exemple, una vegada sincronitzada una biblioteca, pot guardar directament des de Word o Excel a la carpeta d'escriptori, i tot es carregarà automàticament a la biblioteca de SharePoint. Si guarda alguna cosa en la carpeta d'escriptori mentre treballa sense connexió, Sincronitzar actualitzarà la biblioteca de SharePoint quan torne a estar en línia.
Com migrar contingut des del teu compte Coogle de l'UJI a SharePoint?
L'opció mes senzilla per a migrar el contingut passa per fer visible tant el *Drive de Google com les biblioteques Sharepoint des de l'explorador d'arxius de l'ordinador.
En els següents enllaços explica com fer-ho:
Accedir als meus espais SharedPoint des de l'explorador de l'ordinador
Accedir a Drive des de l'explorador d'arxius de l'ordinador