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Les metadades presents en el document, en general, es transmeten al document PDF, per la qual cosa és important assegurar-nos que són correctament descartats. Totes les ferramentes de Microsoft Office usen la mateixa interfície per a esta tasca, per la qual cosa exemplificarem només amb Microsoft Word.
Usant Microsoft Word (des d'un equip administrat)
Els equips administrats pel Servei d'Informàtica inclouen directives per a facilitar la neteja de metadades. Existixen diverses maneres de fer-ho de manera segura, que descrivim a continuació.
Queda explícitament prohibit usar l'opció “Imprimir” usant la impressora virtual anomenada “Microsoft *Print *to PDF”, ja que este procediment no permet eliminar les metadades.
Guardar com PDF
- Obri l'arxiu.
- Anar a la pestanya "Arxiu".
- Selecciona en la columna esquerra la secció "Guardar com".
- En el desplegable del tipus de fitxer, davall del nom del document, selecciona l'opció “PDF (.pdf)”
- Polsa el botó “Guardar”
- Les directives del sistema instal·lades pels administradors eliminen automàticament les metadades en produir el fitxer PDF.
Exportar PDF
Abre el archivo.
Ve a la pestaña "Archivo".
Selecciona en la columna izquierda la sección "Exportar".
Selecciona la opción “Crear documento PDF/XPS”.
En la parte derecha, pulsa sobre el botón “Crear documento PDF/XPS”.
Selecciona la ruta deseada para el fichero en el diálogo que aparece.
Pulsa en el botón “Publicar”.
Usando Microsoft Word (caso general)
Si el equipo usado no está administrado por el Servicio de Informática, es probable que las directivas de configuración que facilitan la eliminación de los metadatos no estén aplicadas, por lo que deberemos asegurarnos de eliminarlos explícitamente como se describe a continuación.
Abre el archivo.
Ve a la pestaña "Archivo".
Selecciona en la columna izquierda la sección "Guardar como".
En el desplegable del tipo de fichero, debajo del nombre del documento, selecciona la opción “PDF (*.pdf)”
Pulsa en la opción “Más opciones”.
En el diálogo que aparece, pulsa en el botón “Opciones”.
En el nuevo diálogo que aparece, en el bloque “Incluir información no imprimible”, desmarca el checkbox titulado “Propiedades del documento”.
Pulsa el botón “Aceptar”.
Pulsa el botón “Guardar” en el diálogo.
Usando PDF Creator
Como mecanismo adicional y más genérico para eliminar metadatos, que podemos usar desde otras aplicaciones distintas a las de Microsoft Office, podemos emplear la impresora virtual PDF Creator.
Imprime el documento a la impresora llamada “PDFCreator”
Cuando aparezca el diálogo del programa PDF Creator, se visualizan los campos de metadatos que se incluirán en el documento, rellenados con los valores del documento de origen.
Estos campos son editables. Borra o modifica cualquiera de ellos que consideres sensible para los destinatarios.
Pulsa en el botón verde “Guardar”.
