Que es un buzón compartido
Un buzón compartido en Gmail es una cuenta de correo electrónico accesible por múltiples usuarios, permitiendo a un grupo gestionar y responder correos desde una dirección centralizada. Ademas ofrece las siguientes ventajas al utilizarlo en departamentos.
Gmail: Facilita la colaboración en la gestión de correos, permite responder rápidamente a consultas comunes y garantiza que ningún correo importante se pase por alto.
Google Drive: Los miembros pueden compartir y colaborar en documentos y archivos fácilmente, manteniendo todo el contenido relevante en un solo lugar.
Google Calendar: Permite coordinar horarios, programar reuniones y eventos, y asegurarse de que todos los miembros estén al tanto de las fechas y actividades importantes.
Estas herramientas combinadas mejoran la eficiencia y la organización del equipo, promoviendo una comunicación y colaboración más fluidas.
Nota. Las cuentas de buzón compartido tienen una capacidad de almacenamiento de 200GB. Todos los datos almacenados en el buzón no ocupan espacio a los miembros, ya sean los datos de correos electrónicos, de archivos de Drive o cualquier tipo de dato.
Detalles del buzón
Un buzón funciona como un punto central de conexión para múltiples cuentas de correo asociadas. Su principal función es servir como un intermediario que facilita la gestión y organización de varios correos electrónicos.
Existen diversas ventajas de utilizar un buzón. Proporciona un espacio de almacenamiento que incluye Google Drive, gestión de contactos y calendarios. Esto permite a los miembros del buzón utilizar el almacenamiento de Google Drive, acceder a los contactos asociados y suscribirse al calendario para estar al tanto de eventos relacionados. Además, ofrece una capacidad de almacenamiento de hasta 200 GB.
Existen dos tipos principales de buzones: el buzón compartido y el buzón individual. El buzón compartido está limitado a 25 cuentas corporativas del dominio @uji.es.
Para acceder a un buzón compartido, primero se debe iniciar sesión en la cuenta de usuario personal UJI desde gmail.uji.es. Luego, haciendo clic en el nombre del buzón en el menú desplegable de Gmail se puede acceder al buzón compartido.
Es importante mencionar que el buzón compartido no envía copias de los mensajes recibidos, por lo que es necesario revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta. Cabe recordar que el buzón tiene las mismas características que un correo gmail, por lo que el administrador puede crear firmas, utilizar plantillas y más funcionalidades que posee el correo
Obten la contraseña de los buzones que eres administrador
Accede a http://sso.uji.es desde cualquier navegador en el que tengas tu correo electrónico asociado.
Pulsa sobre: Heu oblidat la clau d'accés?
En la siguiente pantalla aparecen 3 opciones, realiza clic izquierdo sobre Bústies compartides de correu.
Te aparecerán todos los buzones, con nombre y clave de acceso de los cuales eres propietario. En caso de no disponer de ningún buzón te aparecerá la siguiente ventana.
Como acceder si eres delegado SSO
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para entrar al buzón
Obtén el usuario y contraseña en el SSO.
Abre una pestaña de incógnito con el atajo de teclado Ctrl + Mayús + n (Chrome) y abre gmail.uji.es
Introduce el usuario y contraseña del buzón
Una vez has ingresado en el buzón puedes añadir miembros, eliminar miembros y gestionar los permisos de contactos, drive y calendar.
Características generales
Acceso Multiusuario: Permite que varios usuarios accedan, lean y respondan correos desde una dirección centralizada.
Colaboración: Facilita la colaboración y la gestión conjunta de correos, asegurando que las respuestas sean coherentes y que ningún mensaje importante se pase por alto.
Historial y Transparencia: Todos los usuarios pueden ver el historial de correos y respuestas, lo que mejora la transparencia y la coordinación.
Etiquetado y Organización: Se pueden utilizar etiquetas y filtros para organizar correos, asignar tareas y priorizar respuestas.
Notificaciones y Alertas: Los miembros del buzón compartido pueden recibir notificaciones y alertas sobre nuevos correos o actualizaciones importantes.
Compatibilidad con Drive y Calendar: Integra con Google Drive para compartir y colaborar en documentos, y con Google Calendar para programar y gestionar eventos de manera eficiente.
Seguridad y Control de Acceso: Permite controlar quién tiene acceso al buzón y establecer permisos adecuados para diferentes niveles de uso y administración.
Añadir miembros al buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir miembros al buzón.
Accede al buzón.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y muestra toda la configuración.
Clica sobre el apartado cuentas.
En “Concedeix accés al teu compte:”, haz clic izquierdo en “afegeix un altre compte”.
Introduce la dirección electrónica del usuario nombre@uji.es a añadir y pulsa sobre “Pas següent” y envia.
Eliminar miembros del buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir miembros al buzón.
Accede al buzón.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y muestra toda la configuración.
Clica sobre el apartado cuentas.
En conceder acceso a tu cuenta, haz clic izquierdo en “suprimeix”.
Aparecerá un mensaje de confirmación de eliminación para evitar eliminaciones involuntarias. Pulsa sobre “D’acord”.
Añadir contactos
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir contactos al buzón.
Desde la cuenta del buzón accede a contactos.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha.
Clica en acceso delegado.
Ahora selecciona “Convida un delegat”.
Añade tantos usuarios como desees y pulsa sobre “Envia” para finalizar.
Añadir miembros a Drive
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para compartir carpetas de Drive.
Accede a drive.
En mi unidad crea la carpeta DRIVE_buzon@uji.es.
Realiza clic derecho sobre la carpeta y compartir o pulsa sobre los tres puntos de la parte derecha.
Añade todos los usuarios con los que desees compartir la carpeta. Recuerda, si tienen permisos de Editor, puede editar y copiar los archivos, si se desea que solamente pueda acceder para ver los documentos, cambia el permiso a lector.
Al pulsar sobre “Envia”, todos los usuarios con los que ha sido compartida la carpeta recibirán un mensaje a su correo con un enlace de acceso a la carpeta.
Compartir calendario del buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para compartir el calendario.
Ingresa al buzón que deseas compartir el calendario.
Clicar sobre los 3 puntos del calendario del buzón en la parte inferior izquierda.
Dirígete a Configurar y compartir.
Pulsa sobre compartir con personas y grupos específicos.
En la sección compartir con personas o grupos específicos pulsa sobre Añadir personas y grupos.
Al pulsar sobre añadir personas y grupo, introduce los correos con los que quieres compartir el calendario.
Cambia los permisos a las características de los permisos del usuario y pulsa en Enviar. Se recomienda seleccionar la opción “Hacer cambios y gestionar el uso compartido”.