...

Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió. En aquest moment, us haureu d'identificar amb el vostre nom d'usuari i clau d'accés. 

Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, en Gestió de Recursos d'Infraestructura i, per últim, en Persones. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'Esdeveniments i Protocols per tal que es despleguen totes les opcions disponibles. 

Qui pot utilitzar Gestió d'esdeveniments i protocols?

...

Tal com s'ha explicat en el punt Accés a l'aplicació, un cop entreu en l'aplicació es desplega el menú amb totes les opcions i funcions que hi podeu fer, com podeu observar en les imatges de sota.  

...

• Gestió d'esdeveniments 
  • Esdeveniments: a través d'aquesta opció podeu donar d'alta els esdeveniments. Per a més informació consulteu Com es crea un acte? 
    • Dades de l'esdeveniment: podeu consultar dades informatives i complementàries sobre un acte que no influeixen en la seua gestió. Vegeu Com es crea un acte? per a tenir més informació. 
  • Gestió d'esdeveniments: en aquest espai podeu afegir convidats a un esdeveniment ja definit. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a tenir més informació.
  • Salons i distribució: podeu accedir al llistat d'espais que poden acollir actes amb l'aforament comptabilitzat. Podeu obtenir més informació en Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Llistats
  • Doctors nous: a través d'aquesta opció podeu obtenir el llistat de les persones que han aconseguit el doctorat i la data d'obtenció. Per a més informació aneu a Com s'obtenen llistats i informes de control? 
  • Persones externes amb diversos càrrecs: ací podeu consultar les persones que tenen més d'un càrrec, ja siga com a membre de l'UJI ja siga com a extern. Vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a tenir més informació. 
  • Índex de grups: genera un informe amb el recopilatori dels protocols registrats en el sistema. Consulteu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a més informació. 
• Configuració
  • Gestió de grups: ací podeu donar d'alta o de baixa els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Inventari de togues: des d'aquest apartat podeu registrar i consultar el nombre de togues que disposa l'UJI per a préstec. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues? 
  • Espais físics: espai pensat per a gestionar els vestidors o punts de trobada on podran anar els convidats a vestir-se amb la toga i formar la comitiva. Podeu obtenir més informació en Com es gestionen les reserves de togues? 
• Processos diaris
  • Gestió de personal extern: opció per a registrar en el sistema les persones que no tenen vinculació amb l'UJI. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador de persones i protocol: ací podeu veure la relació entre les persones i els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador per grups: ací podeu incloure les persones en els diferents protocols. Per a més informació, consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Cistella: en aquest apartat podeu consultar totes les dades de les persones que hàgeu afegit a la cistella per tal d'obtenir una sèrie d'informes i llistats. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Històric Actes
  • Convidats: en aquest espai podeu consultar les persones convidades a un esdeveniment ja celebrat i les seues dades. Podeu obtenir més informació en Com es consulten els convidats d'un acte ja celebrat?  

Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta aplicació.

...

• Nom de l'acte: enunciat o títol de l'esdeveniment. 
• Data: dia amb números què se celebrarà l'acte. 
• Data text: dia amb lletra que es realitzarà l'acte. 
• Lloc: saló o sala que acollirà l'esdeveniment.
• Hora: hora en què començarà l'acte.
• Menjar: heu de marcar aquesta casella quan l'acte també incloga un dinar o sopar. 
• Toga: marqueu aquesta opció quan siga un esdeveniment en què els convidats poden vestir toga. Per a més informació consulteu Com es gestionen les reserves de togues?
• Foto: marqueu aquesta casella quan s'haja programat una foto institucional. 
• Allotjament: s'ha de marcar aquesta opció quan s'haja de gestionar un allotjament a alguns dels convidats. 
• Desplaçament: heu de marcar aquesta casella quan l'UJI haja de gestionar el desplaçament d'algun dels convidats. 
  

A través de la pestanya Text podeu incloure alguna anotació sobre les característiques del Dinar o la Foto en la invitació que s'envia posteriorment als convidats. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? 

Recordeu que quan tingueu emplenats tots els camps del formulari, heu de Guardar les dades a través del botó  de la capçalera de l'Oracle (o la tecla F10). Fixeu-vos que l'aplicació genera automàticament un Id amb què identifica l'acte que heu creat. 

...

Una vegada creat l'acte, hi podeu afegir convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a obtenir més informació.

...

Podeu consultar el registre de protocols que consten al sistema en Llistats > Índex de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control?

Anchor
crear protocol crear protocol

Crear un protocol 

...

• Alta: a través d'aquest camp podeu donar de baixa un protocol, ficant No. Aleshores, encara que estiga registrat en el sistema, no es mostrarà i no es podrà utilitzar. Pot servir, per exemple, per al protocol d'una conselleria que canvia de nom i de característiques. 
• Visible: heu de marcar aquesta opció quan vulgueu que el protocol siga visible i, per tant, puga ser utilitzat per a convidar. En cas que, per exemple, per a un acte determinat no vulgueu que s'utilitze, heu de deixar aquesta casella desmarcada, de manera que no serà visible i no es podrà utilitzar. 
• Ordre Protocol: número de protocol que estableix el Reial Decret de Precedències. És un codi que, en tot cas, se sol ficar manualment des del formulari de la Llista d'assistents. 
• Ordre Comitiva: és el codi intern de l'UJI que estableix l'ordre en què se situen en la comitiva acadèmica. 
• Administrat per: usuari que gestiona el protocol. 

...

Un cop creat un protocol, podeu definir els seus integrants, tant si són membres de l'UJI com si són persones externes que estiguen registrades en el sistema. Per conèixer com introduir una persona a la base de dades de l'aplicació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? Per especificar les persones que formen part d'un protocol heu d'anar a Processos diaris > Cercador per grups (formulari PROF0003). Com podeu observar en la imatge de sota, en la part esquerra es mostra el Codi i nom del Protocol i, en la part dreta, l'Id i el Nom de les persones que hi formen part. També s'indica si és el protocol Principal per a cada persona i si té vinculació amb l'UJI encara que siga una persona externa. Seria el cas, per exemple, d'una persona que ocupa un càrrec institucional però alhora forma part del professorat de la Universitat. 

...

• Persona externa: per a introduir persones externes a un protocol. Quan polseu aquest botó s'obri una llista de valors, com la de l'exemple de sota, on heu de seleccionar una de les persones externes que té registrades el sistema. Heu de tenir en compte que és un procediment que també podeu fer des de Processos diaris > Gestió de personal extern. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 

• Membre UJI: a través d'aquest botó, podeu incloure una persona de l'UJI en un protocol. Com en el cas anterior, s'obri una llista de valors perquè seleccioneu quina persona de l'UJI voleu agregar. Cal destacar que també podeu afegir membres UJI en un protocol des del formulari de Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats). Per a més informació, vegeu Com s'inclouen convidats a un acte?

En la finestra de Cercador per grups també teniu disponibles els següents botons: 

• Cistella: permet anar directament al vostre cistell perquè gestioneu les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir protocol: per agregar, de cop, totes les persones incloses en un protocol a la vostra cistella. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella?
• Afegir la cistella: a través d'aquest botó afegiu la persona que tingueu seleccionada a la vostra cistella, perquè pugueu consultar les seues dades o obtenir diversos informes. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Llista protocol: permet extraure el llistat de les persones que formen part d'un protocol amb les dades d'identificació, telèfon i correu electrònic, com podeu veure en l'exemple següent. 

...

Cal subratllar que hi ha diversos protocols que integren personal de l'UJI que s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de la Universitat. És el cas, per exemple, del protocol que aglutina el PAS, el PDI, el personal jubilat, els nous doctors o els càrrecs. Per a obtenir més informació consulteu Com s'inclouen convidats a un acte? 

Anchor
alta convidats alta convidats

Com es donen d'alta els convidats al sistema?

...

• Cistella: s'obri la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació consulteu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir cistella: prement aquest botó afegiu al vostre cistell la persona que tingueu seleccionada. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a més informació. 
• Dades del càrrec: si polseu aquest botó, podreu consultar les dades de contacte d'aquesta persona referents a aquest càrrec i protocol concret. 

...

El personal de l'UJI està inclòs, per defecte, en els diversos protocols que hi ha definits i que s'actualitzen, automàticament, a partir de la base de dades de la Universitat. Així, per exemple, en el protocol de Personal Docent i Investigador consten totes les persones que estan contractades com a PDI i, en el de Càrrecs, apareixen totes les persones que ocupen la direcció d'un departament o d'un centre o escola. Podeu consultar els llistats de protocols des de Llistats > Índex de grups o des de Configuració > Gestió de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? i Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 

Cal remarcar que hi ha casos puntuals en què necessitareu incloure una persona de l'UJI en un protocol, de forma manual. Aleshores heu de seguir els passos que s'han descrit anteriorment. 

...

Posteriorment, en la part de sota de la pantalla, heu d'assignar la persona a almenys un protocol, a través de la llista de valors. Cal que seleccioneu el Protocol al qual pertany la persona i especifiqueu el Càrrec. En cas que tinga més d'un protocol, podeu marcar quin es considera el Principal. Recordeu que per Guardar les dades heu de polsar el botó  de la capçalera de l'Oracle o la tecla F10. Heu de tenir en compte que si una persona està inclosa en diversos protocols i establiu un com a principal, aquest prevaldrà sobre la resta quan la convideu a un acte. Per a més informació vegeu Com s'inclouen convidats a un acte? 

Des d'aquest formulari també teniu disponibles els següents botons: 

• Cistella: permet dirigir-vos directament a la vostra cistella on podeu consultar les dades de les persones que hi hàgeu agregat. Per a més informació vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Afegir a la Cistella: a través d'aquest botó agregueu a la vostra cistella la persona que tingueu seleccionada. Podeu obtenir més informació en Com podeu gestionar la vostra cistella? 
• Dades del càrrec: permet accedir a les dades de la persona en funció del protocol i càrrec que tingueu seleccionat. 

Heu de tenir en compte que si afegiu una persona a més d'un protocol i, en un acte, es conviden els dos protocols, l'aplicació llançarà un missatge d'avís, perquè només hi haja una invitació. A més, disposeu del botó Duplicats per comprovar si una persona té més d'una invitació. Per a més informació vegeu el següent punt del manual Com s'inclouen convidats a un acte? 

Anchor
incloure convidats incloure convidats

Com s'inclouen convidats a un acte?

...

• Nom i Cognoms
• Ordre Protocol: manualment cal que fiqueu el codi de protocol que marca el Reial Decret de Precedències.
• Nº Protocol: número de protocol. 
• Ordre Comitiva: la numeració o codi que indica que aquesta persona convidada pot formar part d'una comitiva i en quina disposició. Per a més informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Tractament: indica la manera en què es tracta a la persona convidada. 
• Padrí: mostra el nom del padrí en cas que en tinga.

...

• Nous doctors: aquest protocol s'actualitza també de forma automàtica amb les dades de les persones que obtenen el doctorat. En aquest cas, quan seleccioneu el protocol es mostra el camp Data inici nous doctors perquè indiqueu la data a partir de la qual s'afegiran les persones que obtenen el doctorat. Un cop definiu la data, podeu polsar el botó Convidar per incloure en l'acte tots els nous doctors o seleccionar-ne un del llistat de la dreta i polsar Convidar-ne un per només agregar una persona. Cal recordar que els nous doctors poden anar acompanyats dels seus padrins en la comitiva i que, aquests, també han d'estar convidats a l'acte. Podeu introduir els padrins d'un nou doctor/a a través del botó Altres dades de la fitxa de cada assistent. 

...

És important que tingueu en compte que, quan convideu una persona a un acte que ja ha estat convidada amb un altre protocol, l'aplicació llança un missatge d'avís com el de sota. Si premeu Acceptar, sobreescriureu la invitació de l'anterior protocol pel nou i, si polseu Cancel·lar, es mantindrà com a convidada pel protocol anterior. És una advertència que permet evitar duplicitats. Cal que tingueu en compte, però, que si una persona ja està convidada per un protocol principal, l'aplicació no deixarà sobreescriure'l. També teniu disponible el botó Duplicats, que com s'explicarà més endavant permet consultar si una persona està convidada a un acte en més d'un protocol.

...

A més dels botons per a convidar, en la finestra de Llista de protocols disposeu del botó Membres UJI per buscar una persona vinculada a l'UJI i afegir-la dins del protocol que tingueu seleccionat en la part esquerra. Quan polseu el botó, s'obri la finestra on heu de cercar la persona pel nom, seleccionar-la i polsar el botó Acceptar. Així, podreu convidar aquesta persona dins d'un protocol determinat. Aquesta mateixa acció també la podeu fer des de Processos diaris > Cercador per grups. Per a més informació consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?

Després de definir l'acte i afegir els convidats, podeu enviar la invitació. Per a saber com fer-ho vegeu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? Posteriorment, un cop tramesa la convocatòria, podeu consultar altres dades referents als convidats des del formulari del Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats). Heu de tenir seleccionat un assistent en la part de dalt del formulari i, aleshores, com podeu observar en la imatge de sota, podreu consultar les dades que es descriuran a continuació:

...

• Protocol: nom, Id i codi del protocol al qual pertany cada assistent. Per a més informació vegeu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?
• Dirigir-se a: s'especifica el vestidor o el punt de trobada on ha d'anar la persona convidada per posar-se la toga i formar la comitiva. 
• Saló
  • Assisteix: indica si la persona convidada ha confirmat o no la seua assistència a l'acte.
  • Costat: zona del saló on s'ubicarà. 
  • Fila: on seurà l'assistent.
  • Seient: butaca concreta reservada per a l'assistent. 
  • Color: especifiqueu el color amb què voleu que aquesta persona convidada es mostre en el plànol del saló. Podeu obtenir més informació en Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Dinar
  • Dinar: aquesta casella estarà marcada en cas que l'acte incloga un dinar i l'assistent també hi estiga convidat. 
  • Assisteix: informa si ha confirmat o no la seua assistència. 
  • Taula: s'indica la taula on seurà en el dinar.
  • Allotjament: aquesta casella apareix marcada quan la persona convidada requereix un allotjament gestionat per l'UJI.
  • Desplaçament: com en el cas anterior, està marcada quan necessita que l'UJI li facilite algun tipus de desplaçament per assistir a l'acte.
  • Foto: aquest camp apareix marcat quan l'assistent ha de participar en una fotografia oficial de l'acte.
  • Notes: és un espai pensat per a introduir observacions o anotacions.
• Togues 
  • Toga: apareix marcada quan vestirà toga en l'acte.
  • Pròpia: només apareix marcada quan ha manifestat que durà una toga de la seua propietat. 
  • Departament: informa del departament del qual forma part l'assistent. 
  • Color: indica el color de la toga de l'assistent. Per a més informació consulteu Com es gestionen les reserves de togues? 

Des del formulari del Llistat d'assistents també teniu disponibles els següents botons: 

• Seleccionar un altre acte: per tornar enrere al formulari de Gestió d'esdeveniments i poder triar un altre esdeveniment.

• Anchor
  altres dades altres dades

  Altres dades: podeu incloure i/o consultar més dades de la persona convidada, com l'adreça postal o els padrins (en cas que en tinga). A més, hi ha un espai pensat per a anotar observacions que després apareixeran en l'informe de togues. Per a més informació consulteu Com s'obtenen llistats i informes de control? Si heu de posar els padrins d'un nou doctor/a, heu de tenir present que, per poder-los afegir, també han d'estar convidats a l'acte. Heu de posar el Nom i Cognoms del padrí i marcar la casella Acmp en cas que acompanye el nou doctor/a en la comitiva. 

...

• Plànol Saló A3 i Plànol Saló A4: podeu consultar el plànol del lloc on se celebra l'acte per veure l'aforament i la distribució dels convidats. El botó que permet extraure el plànol en A3 només està disponible per als actes que se celebren al Paranimf. Si voleu obtenir més informació aneu a Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Ubicar: a través d'aquest botó podeu assignar una fila i un seient a cadascun dels assistents. Per a més informació vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Reserves Saló: permet reservar seients per a una persona o un grup de persones determinat. Com podeu observar en la imatge de sota, cal que indiqueu una Descripció, el Protocol al qual pertany el grup o la persona a qui reserveu, la Fila i el Seient. Per a més infomarció vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Convidats incomplets: aquest botó permet filtrar i mostrar només aquells que tenen dades incompletes perquè pugueu fer un control i posar-les: 
  • Convidats que han confirmat la seua assistència i no tenen indicat el vestidor on s'han de dirigir.
  • Convidats al dinar que encara no han confirmat la seua assistència.
  • Convidats que manifesten que portaran toga però encara no consta l'ordre de comitiva, el color de la toga o el departament al qual pertanyen. 
• Reorganitza saló: a través d'aquest botó podeu desplaçar un grup d'assistents en ordre creixent de seient i fila. Per a més informació consulteu el punt Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?
• Informe acte: a través d'aquest botó genereu un seguit d'informes de l'acte perquè arriben per correu electrònic al Gabinet del Rectorat. Podeu ampliar la informació en el punt del manual Com s'obtenen llistats i informes de control?  

A més de gestionar els convidats a un acte des del formulari de Gestió d'esdeveniments (PROF0005) també teniu els següents botons per fer diferents accions o accedir a informes i llistats:  

...

• Formació Comitiva: aquest botó permet introduir els paràmetres per formar la comitiva de l'acte, en cas que n'hi haja. Per a més a informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Llista e-mails: extrau un llistat amb els correus electrònics de tots els convidats.  
• Llista assistents: informe en un document pdf en horitzontal amb les dades dels assistents per protocols i pel vestidor on s'ha de dirigir. 
  
• Etiquetes assistents: genera un document pdf amb etiquetes que recullen el nom, càrrec, fila i seient de cada persona convidada. 
• Llista protocol: permet accedir a un informe amb les dades dels convidats que han confirmat la seua assistència, ordenats pel número de protocol. 
• Vore comitiva: a través d'aquest botó podeu veure l'ordre de la comitiva i les persones que la integren. Per a més informació consulteu Com es forma i es consulta una comitiva? 
• Ubicació assistents: polsant aquest botó podeu extraure un informe amb el nom dels convidats per protocol i vestidor on s'han de dirigir i informació sobre el color de les togues i si són pròpies o no.
• Llista assist (Obs): emet un informe amb el llistat de les persones que assisteixen a l'acte amb les observacions o anotacions que s'han ficat prèviament. 
• Llista Convidats: permet accedir a l'enumeració de convidats amb el telèfon, correu electrònic i observacions. 
• Llista dinar: aquest botó permet generar un informe amb el llistat de persones que assisteixen al dinar en cas que l'acte en preveja un.  

• Anchor
  duplicats duplicats

  Duplicats: heu de polsar aquest botó per conèixer si hi ha alguna persona convidada amb més d'un protocol. Com podeu observar en la imatge de sota (formulari PROF0012), es mostra el càrrec pel qual consta com a Membre UJI i com a Extern. Per evitar duplicitats, heu d'eliminar un dels càrrecs i deixar només aquell pel qual voleu que siga convidat.  
  

...

Per a tenir més informació sobre els informes de dades de l'acte consulteu el punt del manual Com s'obtenen llistats i informes de control? 

Anchor
invitacio invitacio

Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic?

...

• Acte: OBLIGATÒRIAMENT heu d'associar la invitació a un esdeveniment ja definit. Per a més informació vegeu Com es crea un acte? 
• Estat: podeu Activar o Desactivar la invitació. Cal que tingueu present que mentre estiga desactivada, no es permetrà que els convidats confirmen ni deneguen la seua assistència. 
• Protocol: en aquest camp podeu seleccionar el protocol al qual voleu enviar aquesta invitació. Podeu escollir Tots perquè siga la mateixa per a tots els convidats o un protocol concret per personalitzar-la per grups de convidats. 
• Dinar: podeu seleccionar a qui voleu enviar la invitació, si només als Convidats al dinar, als No convidats al dinar o a Tots. 
  
• Remitent: ací heu d'indicar l'adreça de correu electrònic que voleu que aparega com a remitent.
• Assumpte: escriviu el tema de la invitació. 
• Peu resposta: fiqueu el peu que inclourà el correu amb la invitació.
• Text: és l'espai on heu de dissenyar el contingut de la invitació a través d'un editor html. Podeu incloure camps automàtics (metadades) que se substituiran per les dades de cadascun dels convidats, de manera que la personalitzareu per cadascun d'ells. En la part de sota del camp Text podeu consultar les etiquetes que teniu disponibles perquè la invitació es personalitze segons les dades que consten en el sistema de la persona convidada o incloga enllaços determinats: 
  • @nombre: nom de la persona.
    
  • @+nombre: nom de la persona amb article al davant.
    
  • @cargo: càrrec de la persona.
    
  • @aActo: URL per a la confirmació de l'assistència.
  • @aNada: URL per a la confirmació de no assistència a res.
    
  • @aComida: URL per a la confirmació d'assistència només al dinar o sopar.
    
  • @ActoyComida: URL per a la confirmació d'assistència a tot.
• Adjunts: ací podeu agregar imatges o documents a través del botó Examinar.

...

A més, en cas que l'esdeveniment contemple la possibilitat de portar toga, el mateix correu també inclou un enllaç perquè la persona convidada manifeste si en vestirà, i si ho farà amb una de pròpia o si necessite que l'UJI li'n preste una. Els convidats gestionen la reserva de togues des de l'IGLU > Informació i gestió > Altres > Protocol > Togues. Com podeu veure en la imatge de sota, l'assistent selecciona primer l'acte i, posteriorment, indica el color i talla de la toga i, en cas que siga nou doctor/a, l'especialitat. També disposa d'un espai d'Observacions per si necessita anotar alguna qüestió d'interés, com que requereix un barret d'unes característiques determinades. Cal subratllar que aquestes anotacions queden registrades en el camp Observacions de la finestra d'Altres dades de la persona convidada i es mostren en l'informe de togues.Per últim, l'assistent ha de polsar Enviar perquè quede registrada la seua reserva. 

...

Convé subratllar que, un cop enviada la invitació i quan els convidats comencen a confirmar la seua assistència i a informar de si vestiran o no toga (quan l'acte ho preveu), podeu començar a planificar la comitiva (en cas que l'acte en tinga), gestionar les reserves de togues i fer la distribució de seients en funció de l'aforament del saló on se celebra l'acte. Per a més informació vegeu Com es forma i es consulta una comitiva?, Com es gestionen les reserves de togues? i Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 

Anchor
seients seients

Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 

...

En cas que polseu el botó Ubicar, veureu que s'obri una taula quadriculada amb els seients de l'espai, d'acord a l'aforament disponible. A cada persona convidada li podeu assignar una zona, una fila i un seient determinat. Veureu que en la part dreta de la pantalla apareix en la Llista d'assistents cadascun dels protocols (corresponen a les caselles de color gris). Si feu clic a sobre d'un dels protocols, es desplegaran els noms de les persones convidades que en formen part (caselles de color blau). Per ubicar un d'aquests assistents en la sala, cal que l'arrossegueu amb el ratolí fins a la fila i seient que considereu. Quedarà fixat en la casella el nom i cognoms dels convidats. Així, es més fàcil fer un seguiment i control de la distribució. Fixeu-vos, a més, que el seu nom es pinta d'un color o d'un altre en funció del que li hàgeu definit prèviament en la Llista d'assistents. A més, en funció de les zones en què està repartit el saló, podreu focalitzar la mostra en la zona esquerra superior (ES), esquerra inferior (EI), dreta superior (DS), dreta inferior (DI) o en la central superior (CS). També podreu obtenir aquesta distribució en un document pdf polsant els botons Generar PDF A3 (només disponible per a actes del Paranimf) o Generar PDF A4, situats en la part de sota.

...

Si una persona confirma la seua assistència a última hora i necessiteu moure els seients d'una fila per situar-lo al mig, podeu polsar el botó Reorganitza saló en el formulari Llista d'assistents. Podeu desplaçar un grup de persones en ordre creixent de seient i fila. Com podeu veure en la imatge de sota, en la finestra que s'obri cal que apunteu la Fila Inicial, el Seient Inicial i el Costat a partir del qual voleu fer el desplaçament i la Fila Final, el Seient Final i el nombre de Desplaçaments que voleu realitzar. Per aplicar-ho, heu de prémer Acceptar. 

...

A través del botó Plànol Saló A4 del formulari Llistat d'assistents podeu obtenir un plànol amb l'aforament de l'espai on se celebra l'acte i veure'n l'ocupació. Com podeu observar en l'exemple de sota, podeu consultar la distribució dels seients i veure el nom dels convidats i del protocol que s'aplica a cadascun d'ells. També s'indica, com s'ha mencionat, si hi ha alguna reserva feta.

...

Hi ha actes protocol·laris que preveuen que alguns dels assistents vestisquen toga. En aquests casos, quan els convidats que poden dur-la confirmen l'assistència també poden manifestar si portaran una toga seua o si en necessitaran una de l'UJI. Alhora informen de quin color i talla ha de ser la toga i si són nous doctors de quina especialitat. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? D'aquesta manera, des del Gabinet del Rectorat sabeu quants convidats vestiran toga i quants d'aquests en requeriran una de les que presta la Universitat i de quin color i talla.  

...

Finalment, com s'explicarà en el punt següent del manual, l'aplicació genera un informe amb un resum amb l'inventari de togues, el nombre de vestits que s'han reservat i les que queden disponibles. Aquest document, a més, mostra el llistat de les persones convidades que vesteixen toga agrupades per vestidor, ordenades alfabèticament i amb informació sobre el protocol, la talla i el color. Per a més informació vegeu el punt següent del manual Com s'obtenen llistats i informes de control?

Anchor
informes informes

Com s'obtenen llistats i informes de control?

...

Anchor
informe gestio esdeveniments informe gestio esdeveniments

Quins informes es poden obtenir des de Gestió d'esdeveniments?

Com s'ha mencionat en Com s'inclouen convidats a un acte?, des del formulari Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments podeu accedir a diferents llistats amb informació i dades dels assistents. Hi podeu accedir a través dels botons que hi ha en el formulari, marcats en roig en la següent imatge. 

...

Anchor
informes automatics informes automatics

Quins informes es generen automàticament i arriben, de cop, per correu electrònic?

Tal com s'ha esmentat en Com s'inclouen convidats a un acte?, en la fitxa de Llistat d'assistents (Gestió d'esdeveniments > botó Gestió de convidats) teniu disponible el botó Informe acte, que emet, alhora i de forma automàtica, diversos informes sobre l'esdeveniment i els envia per correu electrònic al Gabinet del Rectorat. 

...

Permet consultar el document amb els integrants i ordre de la comitiva. Podeu obtenir més informació en Com es forma i es consulta una comitiva? 

Plànol A4

Podeu accedir al plànol del lloc on se celebra l'acte per veure l'aforament i la distribució dels convidats. El plànol es genera en un document en A4. Per a més informació consulteu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 

Plànol A3 

Podeu consultar el plànol del lloc on se celebra l'esdeveniment en format A3. És una opció que només està disponible per als actes que acull el Paranimf. Per a més informació vegeu Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents?

Veure els confirmats

En aquest informe podeu consultar el llistat de tots els convidats i veure qui ha confirmat i qui no la seua assistència. Es mostra el nom i càrrec de cada persona convidada i es mostren en verd aquelles que sí que han confirmat la seua assistència i en roig els que no ho han fet.

...

Aquest document recull un resum amb el nombre de togues que hi ha a l'UJI, el nombre de les que s'han reservat i les que queden disponibles. Seguidament, mostra el llistat de les persones convidades que portaran toga agrupades per vestidor, ordenades alfabèticament (pel cognom) i amb informació sobre el protocol, si porten toga pròpia o no, la talla i el color. A més, podeu veure que, sota del nom de cada persona convidada, poden aparèixer unes anotacions que són les que ha ficat l'assistent en el camp Observacions quan ha fet la reserva de la toga. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues? 

Anchor
altres informes altres informes

Quins altres llistats o informes es poden extraure?

...

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Gabinet del Rectorat. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica protocol@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

• Autoritats. Càrrec polític o funcionari que té autoritat. 
• Cistella. Espai de l'aplicació on cada usuari pot afegir persones per a poder consultar les seues dades i generar diversos llistats. Cada usuari de l'aplicació té el seu propi cistell. 
• Comitiva. Seguici acadèmic de persones que han d'accedir o entrar a un acte protocol·lari amb un ordre i d'una manera determinada. 
• Convidat/ada. Persona que ha estat convidada a un acte protocol·lari.
• Doctor/a. Persona que ha rebut el més alt grau acadèmic en una facultat. 
• Doctor/a honoris causa. Títol honorífic que atorga la Universitat a personalitats destacades. 
• Esdeveniment. Allò que s'esdevé. Fet extraordinari o important en la vida d'una persona o col·lectivitat. 
• Formulari. Cadascuna de les pantalles o finestres que es mostren en l'aplicació. Cada formulari s'identifica amb un codi que es mostra en la part superior de la pantalla. 
• Grup. Agrupació de persones que formen part d'un protocol determinat. 
• Ordre de comitiva. Disposició de la formació de la comitiva d'un acte protocol·lari. Marca l'ordre d'entrada a un esdeveniment. 
• Ordre de protocol. Ordre que marca la importància d'una persona dins d'un protocol, segons el Reial Decret de Precedències. 
• Padrí. Persona que presenta i acompanya al nou doctor/a. 
• Premis extraordinaris de doctorat. Són els premis que reconeixen les tesis doctorals de qualitat excepcional i que es convoquen anualment per l'Escola de Doctorat.
• Professorat togat. Professors doctors que, en alguns actes acadèmics, poden vestir toga. 

• Protocol. Conjunt de regles per a la celebració d'un cerimonial. El protocol fixa les normes en les relacions oficials, així com l'etiqueta de l'acte. En l'aplicació, cada protocol fa referència a un grup de persones o col·lectiu, com ara PDI, Mesa de les Corts o Diputats de les Corts Valencianes, que poden ser convidades a un acte de l'UJI. Cal destacar que cada persona convidada ha d'estar associada a almenys un protocol. 

• Taula presidencial. Mesa formada pel rector/a i les màximes autoritats d'un acte. Habitualment la taula presidencial se situa damunt de l'escenari del saló on se celebra l'esdeveniment.
• Toga. Vestimenta amb què es vestixen els catedràtics i graduats universitaris en actes acadèmics solemnes. La toga de cada departament o especialitat és d'un color que els identifica. 
• Vestidor. Lloc destinat a què els membres de la comitiva puguen trobar-se i vestir-se amb la toga i formar la comitiva. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.