| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
...
Gestió d'òrgans col·legiats (GOC) és una aplicació pensada per a convocar i gestionar les reunions dels òrgans col·legiats de l'UJI. És el cas del Claustre, el Consell de Govern, el Consell de Direcció, el Consell Social, el Consell de l’Estudiantat, les juntes de centre (facultats i Escola), els consells d’institut i les respectives juntes permanents, els consells de departament i les respectives juntes permanents, o la Junta Electoral, entre altres. Aquesta eina cobreix tot el procés d'organització d'una reunió des de la seua convocatòria fins al tancament de l'acta. Així, l'aplicació facilita els tràmits i possibilita, des d'una mateixa plataforma, convocar una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar documentació i enviar la convocatòria als membres d'un òrgan col·legiat perquè reben la informació de la reunió i confirmen la seua assistència. A més, s'ha incorporat un sistema de votació electrònica per a les reunions telemàtiques i fins i tot preveu la votació privada perquè no es conega el sentit del vot de les persones assistents, quan un punt de l'ordre del dia ho requerisca. Després de realitzar la reunió, permet incloure el resultat dels acords i deliberacions i, tot seguit, tancar l'acta, validar-la, signar-la digitalment i arxivar-la perquè quede guardada en un històric. És a dir, des d'un mateix espai s'emmagatzema i gestiona tota la informació i dades d'una reunió.
Accés a l'aplicació
L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Carpeta d'expedients electrònics > Gestió d'òrgans col·legiats. Hi podeu accedir a través del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/goc/
...
Òrgans: aquesta pestanya permet gestionar els òrgans concrets que es podran convocar a una reunió, així com els autoritzats a fer una convocatòria i els convidats fixos que podran assistir a les reunions o consultar-ne la informació de forma permanent. Podeu obtenir més informació enDefinir òrgans.
Tipus d'òrgans: des d'ací podeu especificar els tipus d'òrgans amb què els usuaris podran treballar. Per a més informació vegeu Definir tipus d'òrgans.
Membres: es poden gestionar les persones que formen part dels òrgans i que, per tant, poden ser convocades a una reunió. Si voleu més informació, consulteu Definir membres.
Reunions: espai on es creen i es convoquen les reunions. Ací també podeu editar les seues característiques i afegir els punts de l'ordre del dia. ConsulteuCom es convoca una reunió? per a obtenir més informació.
Històric de reunions: llista de les reunions ja realitzades i des d'on es pot accedir a l'acta amb el resultat d'acords i deliberacions. Si voleu obtenir més informació vegeu Històric de reunions.
Càrrecs: a través d'aquesta funció es poden definir els càrrecs que poden tenir els diversos membres convocats a una reunió. Consulteu Definir càrrecs per tal de tenir més dades.
...
A través de la pestanya Tipus d'òrgans del menú principal podeu Afegir o Editar els diversos tipus generals d'òrgans que, amb posterioritat, podran ser convocats pels usuaris. Per agregar-ne un de nou, com s'indica a la imatge de sota, primer heu de fer clic en el botó Afegir; en segon lloc, heu d'introduir obligatòriament el Codi (identificador de cada tipus d'òrgan) i el Nom; i per últim, polsar Actualitzar. També podeu Cancel·lar si finalment no en voleu crear cap. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de les Taules de dades consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Autoritzats: llista de persones que tenen els permisos per a poder convocar una reunió de l'òrgan col·legiat que teniu seleccionat. Aquestes persones podran, a més, configurar la votació electrònica dels punts de l'ordre del dia en les reunions telemàtiques. Podeu ampliar la informació en Com es configuren i realitzen les votacions electròniques? Així mateix, aquests poden agregar més autoritzats i convidats en el mateix òrgan del qual són autoritzats i, si s'especifica, poden pujar documents des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents.
Convidats: llista de persones que, de forma fixa, poden assistir o consultar la informació de les reunions d'aquest òrgan col·legiat. Convé remarcar, a més, que també hi ha convidats puntuals que poden anar, de forma eventual, a una reunió concreta d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Per a més informació consulteu Designar convidats a una reunió.
...
En el cas dels Autoritzats podeu marcar la casella Pujar documents a la fitxa de la reunió, si voleu que aquesta persona puga agregar documents a cadascun dels punts de l'ordre del dia des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents.
...
I en el cas dels Convidats, si només voleu que aquella persona puga accedir a la informació de la reunió, sense que hi assistisca, heu de marcar l'opció Sols consulta, com podeu veure en la imatge de sota.
...
Si desitgeu eliminar una persona autoritzada o convidada, només cal que feu clic a sobre i polseu el botó Esborrar. Per a més informació consulteu Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
A través de la pantalla Càrrecs del menú principal, els administradors poden definir i agregar tots els càrrecs que poden tindre els membres d'un òrgan col·legiat i que assisteixen a una reunió, com seria el cas, per exemple, del secretari/ària, l'adjunt/a o el o la vocal. Per inserir un nou càrrec heu de polsar Afegir, omplir els camps que es despleguen i polsar Actualitzar.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
En la pestanya Membres del menú principal podeu consultar qui són els membres que formen part d'un òrgan i també afegir-ne de nous.
Com es consulten els membres d'un òrgan?
...
Com s'afegeix un membre a un òrgan?
Des d'aquesta pestanya, també podeu agregar nous membres a un òrgan concret. Tal com s'indica en la imatge de sota, en primer lloc, heu de seleccionar l'Òrgan on voleu inserir un nou membre. En segon lloc, heu de fer clic en el botó Afegir i, després, en la nova finestra que s'obri, seleccionar la persona que voleu incloure com a membre. Una volta fet això, heu d'adjudicar-li un càrrec entre els que hi ha o els que heu definit amb anterioritat i, per últim, prémer Actualitzar. Seguint aquests passos haureu col·locat un nou membre a l'òrgan perquè puga assistir a la reunió i consultar tota la informació. Cal que tingueu en compte que les persones que tinguen el càrrec de secretari o secretària i el de president o presidenta podran configurar la votació telemàtica i tancar-la des de la pantalla d'IGLU. Podeu obtenir més informació en Com es configuren i realitzen les votacions electròniques?
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Per generar una nova reunió, heu d'anar a la pestanya Reunions del menú principal. En aquesta pantalla, pareguda a la safata d'entrada d'un correu electrònic, cada usuari únicament pot veure les reunions que haja convocat o totes les de l'òrgan col·legiat del qual és autoritzat. En aquesta pantalla es mostra l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja convocades, a més d'indicar si s'ha adjuntat algun document o si ja ha estat o no enviada la convocatòria.
...
Duració: podeu posar la durada estimada de la reunió.
Hora de finalització: en aquest camp, un cop celebrada la reunió, podeu indicar l'hora de finalització real de la reunió perquè conste en l'acta.
Convocatòria començament reunió: després de finalitzar la reunió podeu concretar en quina convocatòria va començar la reunió, perquè conste en l'acta. Així quedarà reflectit si es va iniciar, per exemple, en la segona convocatòria.
Segona convocatòria: es pot especificar l'hora d'inici si hi ha senyalada una segona convocatòria.
Número de sessió: permet indicar el número de sessió de la reunió, si en té.
Opcions (per defecte l'aplicació marca les següents opcions):
Admet suplències: si deixeu marcada aquesta opció, els convocats amb un càrrec que permeta suplents podran delegar la seua assistència en una altra persona. L'assistent ho indicarà, posteriorment, des de la fitxa de la reunió quan se li notifique la convocatòria. Per a obtenir més informació consulteu Gestionar suplències.
Admet delegació de vot: si aquesta opció està marcada, els membres que no puguen assistir a una reunió podran delegar el seu vot en un altre dels membres de l'òrgan convocat. L'assistent també podrà decidir en qui delega el seu vot des de la fitxa de la reunió. Si desitgeu més informació, vegeu Delegar el vot.
Revisar acta última reunió: si marqueu aquesta opció, s'inclourà automàticament un punt de l'ordre del dia al començament de la reunió que servirà per a revisar l'acta anterior i que estarà enllaçat automàticament a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan. Per a més informació vegeu Afegir punts de l'ordre del dia. Heu de tenir en compte que aquesta opció només la podreu configurar en el moment de la creació de la reunió. Si després editeu o modifiqueu altres camps, aquesta opció ja no es mostrarà en el formulari de la reunió i, per tant, no la podreu ni activar ni desactivar.
Admet comentaris: marcant aquesta opció els membres assistents poden afegir comentaris quan se'ls envia la convocatòria des de la fitxa de la reunió. Poden fer comentaris, tant de la reunió en general com de cadascun dels punts de l'ordre del dia. Cada vegada que s'afija un comentari, com a convocants, us arribarà un correu electrònic de notificació. Per a més informació vegeu Afegir comentaris.
Rebre notificació de nous comentaris: per defecte, quan es fa un nou comentari, tant a la reunió com als punts de l'ordre del dia, el sistema envia automàticament una notificació, tant al convocant com als membres i convidats. Si no voleu que s'envien notificacions quan es facen comentaris, desmarqueu aquesta opció. Si desitgeu més informació, consulteu Afegir comentaris.
Votació pública: és una opció pensada per a les reunions telemàtiques. Si la deixeu marcada els convocants i els assistents podran conèixer la votació de cada persona. En canvi, si voleu que la votació siga secreta heu de deixar aquesta opció sense marcar. Podeu ampliar la informació en Configurar les votacions electròniques.
Tipus:
Reunió pública: es pot marcar si la reunió és pública i, per la qual cosa, els acords de la reunió i els punts de l'ordre del dia, que es marcaran com a públics, es penjaran en obert i podran ser consultats per qualsevol persona. Per a obtenir més informació consulteu Cercador d'acords. Amb l'última versió de l’aplicació s’ha incorporat una nova funció que permet canviar la visibilitat de la reunió i/o dels punts de l’ordre del dia d’una reunió ja tancada. Podeu ampliar la informació en Modificar la visibilitat d’una reunió i dels punts de l’ordre del dia.
Reunió telemàtica: marqueu aquesta opció si la reunió és telemàtica. Quan la seleccioneu, fixeu-vos que es desplega un camp de text en la part de sota, on heu de descriure el tipus de connexió telemàtica i si s'utilitza, per exemple, Meet, Skype o Teams.
Lloc: per indicar el lloc on es realitza la reunió.
URL de gravació: espai pensat per a inserir, una volta realitzada la reunió, l'adreça URL on s'ha penjat el fitxer d'àudio o vídeo amb la gravació.
Descripció: permet incloure una descripció general de la reunió, independentment de poder agregar els punts de l'ordre del dia, com s'explicarà en el següent punt del Manual.
Convidats: podeu designar, de forma puntual, un o diversos convidats perquè assistisquen a una reunió, eventualment, com si foren un membre. Vegeu Designar convidats a una reunió per a obtenir més informació.
Punts
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Una volta creada la reunió i s’hi hagen incloses les principals dades, el següent pas és agregar els punts de l'ordre del dia de la reunió. Recordeu, però, que hi ha òrgans que poden convocar reunions sense punts de l'ordre del dia. Per a més informació vegeu Definir òrgans.Per incloure o consultar els punts de l'ordre del dia heu de polsar el botó Ordre del dia, marcat de roig en la imatge de sota, o fer doble clic sobre la reunió.
...
Títol: heu d'incloure'l obligatòriament.
Descripció: teniu la possibilitat d'apuntar una breu explicació del punt de l'ordre del dia que esteu afegint.
Publicar acords: heu de marcar aquesta opció si voleu que un punt de l'ordre del dia siga públic i, per tant, puga ser consultat per qualsevol persona. Per a més informació consulteu Cercador d'acords.
Deliberacions i Acords: aquests dos camps els ha d'emplenar el responsable de l'acta un cop s'ha celebrat i es tanca la reunió. Vegeu Afegir acords i deliberacions per a obtenir més informació.
...
Podeu ocultar els subpunts polsant la icona de la resta 
i desplegar-los amb la de la suma 
. Convé remarcar que si elimineu un punt, també suprimireu els subpunts que continga en nivells inferiors. Quan polseu el botó Esborrar, l'aplicació us llançarà un missatge de confirmació com el següent.
...
Com s'ordenen els punts de l'ordre del dia?
Un cop creats els diversos punts de l'ordre del dia (i subpunts) podeu ordenar-los a través de les fletxes que apareixen a l'esquerra, al costat de cadascun dels punts i subpunts. És important que tingueu en compte que amb les fletxes només els podeu moure dins del nivell en què es troben.
...
Com podeu veure en la imatge de sota, teniu dos possibilitats: el podeu Afegir com a fill, és a dir, com a subpunt en un nivell inferior o el podeu Moure ací i deixar-lo al lloc concret on l'heu arrossegat. En cas que l'agregueu com a fill i no tinga cap subpunt, es crearà automàticament un nou nivell inferior. Si, quan l'arrossegueu, es mostra en la pantalla un signe de prohibició significarà que no podeu fer aquest moviment.
...
L'ordre que establiu en l'aplicació serà el que després es visualitzarà en la fitxa de la reunió, en l'acta i en la relació de punts de l'ordre del dia que s'envia en el correu de la convocatòria. També es mostraran amb aquest ordre en la part pública, en el Llistat de reunions i el Llistat d'acords dels òrgans col·legiats. I, a més, incorporaran de forma automàtica la numeració (1, 2, 2.1, 2.2, 3, 4...). Cal ressaltar, a més, que, després de celebrar-se la reunió, quan es tanca l'acta, es genera un certificat per cadascun dels acords dels punts de l'ordre del dia, que es poden consultar des del Cercador d'acords. Per a obtenir més informació consulteu Les meues reunions i Cercador d'acords.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Podeu incorporar documents, tant a les reunions com als punts de l'ordre del dia. En ambdós casos, heu de tenir present que, quan incorporeu un document, automàticament l'aplicació registra el dia i hora en què ho heu fet i ho inclou i mostra en la fitxa de la reunió.
Com s'adjunta un document a una reunió?
Per afegir un document, primer heu de seleccionar la reunió i després, fer clic en el botó Adjunts, marcat de roig en la imatge de sota.
...
En la finestra que s'obri, tal com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar la Descripció del document (com si fos el títol), després triar-lo a través del botó Seleccionar fitxer i, en tercer lloc, polsar Pujar document. El botó Netejar formulari permet esborrar qualsevol element que tingueu abans de pujar-lo. El document adjuntat queda reflectit en la part de dalt de la finestra (com es veu en el quart pas de la imatge). Podeu descarregar el document a través de la icona 
i amb l'aspa
el podeu esborrar. Un cop pujat el document podeu Tancar la finestra.
...
Si voleu actualitzar amb una nova versió i substituir un document adjunt sense necessitat de canviar les descripcions, simplement, heu de marcar el document en la part superior de la finestra, seleccionar un nou fitxer i, finalment, prémer Pujar nova versió.
...
Per assegurar-vos que heu adjuntat un document a la reunió, a la columna de Documents ha d'aparèixer la icona d'un fitxer 
. Com podeu comprovar en la imatge de sota, aquesta icona només apareix en les reunions que tenen documentació adjunta.
...
Com s'adjunten documents als punts de l'ordre del dia?
En el cas dels punts de l'ordre del dia, teniu dues opcions: a través del botó Documentació i des de la fitxa de la reunió.
...
A través del botó Documentació,veureu que s’obri una finestra on heu de seleccionar el Tipus de Document que voleu pujar: Adjunts o Acords amb la transcripció dels acords presos durant la reunió. Cal seguir els mateixos passos que quan s'afig un document a una reunió: Descripció > Seleccionar fitxer > Pujar document.
...
La fitxa de la reunió és un document on es detalla la informació bàsica de la reunió que s'haja emplenat anteriorment. Permet accedir a l'acta provisional (Esborrany de l'acta) en cas que els administradors ho hagen configurat així prèviament i inclou els òrgans i assistents (els membres i els seus càrrecs i també si hi ha suplents i convidats), la documentació (si se n'ha adjuntat amb antelació, amb la data i hora en què s'ha pujat al sistema), els punts de l'ordre del dia (que s'han inclòs prèviament), les propostes d'acord (si n'hi ha de cadascun dels punts de l'ordre del dia) i el convocant de la reunió. Fixeu-vos que en la fitxa, com en l'exemple de sota, una icona amb un ull de color verd seguit de la paraula PÚBLIC 
indica quan una reunió és pública o, també, quins punts de l'ordre són públics. En la fitxa, també hi ha disponible el botó Descarregar tota la documentació de la reunió que permet baixar en el vostre equip tots els documents que s'hagen adjuntat prèviament. Recordeu que els descarrega en un fitxer zip amb tota la documentació organitzada en carpetes per punts de l'ordre del dia.
...
Com s'ha comentat anteriorment, un òrgan col·legiat pot tenir convidats fixos, és a dir, persones que, de forma permanent, poden assistir a les reunions d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Però, una reunió també pot tindre convidats esporàdics, és a dir, persones convidades a la reunió d'un òrgan col·legiat perquè hi assistisquen, de manera puntual, com si foren membres. Els convidats tenen accés a tota la informació com si foren un membre, però no poden designar suplents ni afegir comentaris. Tant en la fitxa de la reunió com en l'acta i el full de firmes, els convidats apareixen especificats, separats dels membres assistents.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Dins de la pestanya Reunions, polsant el botó Accions > Full de Firmes podeu obtenir el document amb el full de firmes per a controlar l'assistència presencial a una reunió.
...
El document en format pdf presenta la llista dels membres assistents. En primer lloc apareix el president/a, seguit del secretari/ària i, a continuació, la resta de membres ordenats alfabèticament. També recull els noms de les persones que hagen confirmat que no aniran a la reunió (Excusen assistència), de les que hagen delegat el seu vot i dels convidats. Aquest document es pot imprimir, per dur-lo a la reunió i que els membres que hi estiguen presents el puguen signar.Heu de tenir en compte que, una volta finalitzada la reunió, podreu pujar el document amb el full de firmes a l'aplicació perquè quede registrada. Per a més informació aneu al punt Històric de reunions.
...
Així, tota la informació que heu emplenat queda recollida en una acta, se signa digitalment i s'arxiva. Un cop tancada i signada, l'acta queda bloquejada. Heu de tenir en compte que automàticament, l'aplicació envia a signar tant l'acta com els acords dels punts de l'ordre del dia i els certificats d'assistència. Aquests tres documents estaran aleshores disponibles des de Les meues reunions i el Cercador d'Acords. A més, paral·lelament es generarà i s'enviarà al vostre correu el document electrònic. Incorpora el segell electrònic de l'UJI en un procediment automatitzat autoritzat per la Secretaria General. Són documents que podeu consultar al Portafirmes. Podeu obtenir més informació en el manual de Portafirmes. Un cop tanqueu l'acta, la reunió desapareix de la llista de la safata de reunions i passa a guardar-se a l'Històric de reunions, on es recopilen totes les actes de les reunions completades, és a dir, ja realitzades.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
A la llista de reunions ja realitzades podeu accedir des de la pestanya Històric de reunions del menú principal. Ací podeu visualitzar l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja completades i si té adjuntat o no algun Document. També es genera una fitxa, igual que quan es convoca una reunió que, a més de recollir la informació bàsica i els punts de l'ordre del dia, plasma el resultat dels acords i deliberacions emplenats anteriorment i inclou un enllaç a l'acta en un fitxer en pdf. La fitxa la podeu consultar a través de la icona 
que apareix al costat de cadascuna de les reunions completades. Cal remarcar, a més, que els membres assistents també poden accedir a l'acta d'una reunió des del Llistat de reunions. Per a obtenir més informació vegeu Les meues reunions.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Amb la nova versió de l’aplicació, també cap la possibilitat de canviar la visibilitat d’una reunió ja tancada o dels punts de l’ordre del dia. Cal que aneu a la pantalla de l’Històric de reunions, seleccioneu la reunió i, amb el botó Accions, feu clic en Rectificar visibilitat, com podeu veure en la imatge de sota.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
L'aplicació ofereix dues maneres de confirmar l'assistència. Hi ha una primera possibilitat en què ho ha de fer directament el membre assistent i una segona en què ho pot fer el convocant de la reunió. A continuació s'expliquen els passos a seguir en les dues opcions.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
La persona convocada té la possibilitat de confirmar la seua assistència a la reunió o comunicar que no hi podrà anar. És una opció que es pot fer a través de l'enllaç a la fitxa de la reunió que rep cada assistent al seu correu electrònic o que es pot consultar a través del Llistat de reunions (per a més informació vegeu Les meues reunions). Heu de polsar el botó Assistirà o Excusa assistència. Veureu que, quan el polseu, al costat del nom i càrrec del membre apareix escrit en verd Assistirà o en roig Excusa assistència. Si la persona convocada no marca cap opció s'entén que sí que hi assistirà. Podeu canviar-ho tornant a prémer l'altre botó.
...
El convocant de la reunió també pot confirmar l'assistència d'un dels membres de forma manual. Per fer-ho, heu d'Editar les característiques d'una reunió (Reunions > seleccionar una reunió del registre > Editar), anar al camp d'Òrgans assistents i fer clic sobre la icona 
d'Assistents. En aquest cas, s'obri la finestra de Gestió d'assistents on apareixen els noms, càrrecs i correus electrònics adreces electròniques de les persones que han estat convocades a la reunió. A la columna Assistència podeu marcar-la per confirmar-la o desmarcar-la per deixar constància que no hi anirà i Acceptar.
...
A l'hora de marcar o desmarcar l'assistència d'un membre, heu de tindre en compte aquests dos condicionants:
Si s'ha designat un suplent, l'assistència apareix marcada, com podeu veure en la imatge de sota, i no podreu desmarcar-la.
Si un membre ha delegat el seu vot, no podreu marcar l'assistència, ja que s'entén que el membre delega el seu vot perquè no anirà a la reunió.
...
En cas que un membre no haja pogut assistir a la reunió i aporte un justificant, posteriorment, podeu entrar en a la finestra de Gestió d'assistents i marcar la casella de Justifica absència, com podeu veure en la imatge de sota.
...
Les suplències estan pensades per permetre que el membre que no puga assistir a la reunió nomene un substitut que vaja en representació sevaseua. El suplent assumirà el paper de membre assistent i podrà accedir a tota la informació de la reunió, però no podrà ni delegar el vot ni nomenar un altre suplent. A més, tingueu present que, cada volta , que es designa un suplent, s'esborra o es canvia, s'envia automàticament un correu missatge electrònic de notificació a la persona en què se ls'informa que ha estat nomenat com a suplent en una reunió o que ha deixat de ser-ho.
...
En aquest cas, el membre que tinga un càrrec que admeta suplències pot comunicar qui és la persona que anirà en representació seva seua des de la fitxa de la reunió. Com es pot veure en la imatge, el membre hi ha de polsar primer el botó Assistirà i seguidament el de Gestionar suplent.
...
A partir d'aquest moment, a en la fitxa de la reunió apareixerà indicat que hi ha un suplent que assistirà en representació del membre. També constarà en la fulla el full de firmes. A més, a partir d'ara, el suplent assumeix el paper de membre assistent o convocat i, per tant, pot accedir a la fitxa de la reunió amb la informació i dades de la convocatòria. Si heu d'eliminar o canviar el suplent podeu fer clic en Esborrar suplent.
...
La persona que convoca la reunió també pot designar manualment un suplent. En aquest cas, heu de seguir els mateixos passos que per a confirmar l'assistència d'un membre manualment. Heu d'Editar les característiques d'una reunió (Reunions > seleccionar reunió > Editar) i, al camp d'Òrgans assistents, feu clic a la icona d'Assistents. Ací, s'obri la finestra de Gestió d'assistents. Heu de seguir els passos indicats en la imatge: primer seleccioneu un assistent i, en segon lloc, polseu Afegir suplent.
...
Després de seleccionar el suplent, a la finestra de Gestió d'assistents heu de comprovar que apareix el nom a la columna de Suplent i el correu electrònic l’adreça electrònica a la d'E-mail suplent, com podeu veure en la imatge de sota marcat en de roig. Una volta feu tots aquests passos podeu Acceptar. A partir d'aquest moment, el suplent assumeix el rol d'assistent i pot accedir a la informació i dades de la reunió des del Llistat de reunions (per a més informació vegeu Les meves meues reunions).
...
En cas de voler donar de baixa un suplent simplement heu de seleccionar el membre assistent i fer clic al botó Esborrar suplent. Per tal d'assegurar-vos, us he heu de fixar que el nom i correu electrònic l’adreça electrònica de la persona suplent ha desaparegut de les columnes Suplent i E-Mail suplent. Quan no hi ha suplents aquestes dues columnes estan buides.
...
La delegació de vot permet als membres , que no puguen assistir a la reunió , cedir el seu vot a un altre membre. La persona responsable de convocar la reunió ha de marcar l'opció Admet delegació de vot, prèviament, durant la creació de la reunió, tal com s'observa en la imatge de sota (Reunions > seleccionar una reunió del registre > Editar). Per a més informació consulteu Característiques d'una reunió.
...
Com a membres, només podeu gestionar la delegació de vot des de la fitxa de la reunió que us arriba quan es notifica la convocatòria. A la fitxa, heu de fer clic, primer en el botó Excusa assistència per confirmar que no podreu anar a la reunió i, en segon lloc, prémer Gestionar delegació de vot. Tingueu en compte que el botó Gestionar delegació de vot no s'activa fins que no es polsa Excusa assistència.
...
Aleshores, s'obri una finestra on podeu Afegir una delegació de vot. Apareix un llistat una llista amb el nom i correu electrònic de les persones a les quals podeu cedir el vot. Heu de seleccionar-ne una i després prémer Afegeix delegació de vot.
...
A partir d'aquest moment, a la fitxa de la reunió apareixerà indicat que heu delegat el vot i es veurà el nom de la persona a la qual li heu cedit el vot. Si heu d'anul·lar la delegació de vot o canviar-la podeu fer clic en Esborrar delegació de vot.
...
Recordeu, a més, que com passa amb la gestió de suplents, cada cop volta que es delega el vot en algun membre o s'anul·la la delegació de vot s'envia un correu missatge electrònic de notificació a la persona a qui s'ha cedit o s'ha deixat de cedir el vot.
...
Podeu observar com el comentari queda plasmat en la fitxa com un annex en la part inferior, de manera que el poden veure tant la resta de membres com el convocant. A més identifica la persona que l'ha fet i mostra el dia i l'hora en què s'ha afegit. Si voleu eliminar un comentari que hàgeu fet vosaltres a la reunió, només cal que feu clic en l'aspa 
que apareix a la part dreta. L'aplicació llançarà un missatge de confirmació i, un cop volta l'accepteu, veure com el comentari desapareix de la fitxa.
...
Heu de tenir present que, per defecte, si no s'ha configurat el contrari, cada vegada que escriviu un comentari, s'enviarà automàticament un correu missatge electrònic de notificació al convocant i els als membres i convidats a la reunió. Inclourà el contingut, l'autor/a i la data perquè en tinguen constància i un enllaç directe a la reunió.
...
Heu de tenir present que, per defecte i si no s'ha configurat el contrari, cada volta que s'escriga un comentari a un punt de l'ordre del dia, tant el convocant com els membres i assistents rebreu un correu missatge electrònic de notificació amb el contingut, l'autor/a i la data perquè en tingueu constància. Des de la fitxa de la reunió, es poden contestar els comentaris polsant el botó Respondre, marcat en de roig en la imatge de sota. Podeu mostrar els comentaris i les respostes polsant els botons Veure comentaris i Veure respostes i ocultar-los amb Amagar comentaris i Amagar respostes.
...
Com s'accedeix a la informació de la reunió?
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
meues reunions
Com s'ha explicat anteriorment, cada membre rep un correu missatge electrònic de notificació sobre la convocatòria de la reunió amb un enllaç a la fitxa de la reunió que inclou les dades bàsiques (vegeu Enviar convocatòria i correus als assistents per a obtenir més informació). A banda d'aquest enllaç que rep cadascun dels assistents, tota la informació relacionada amb les reunions convocades o realitzades es pot consultar a Les meves meues reunions a través de http://ujiapps.uji.es/goc/rest/publicacion/reuniones. També hi podeu accedir a través de la Seu Electrònica (Tauler de reunions). En aquest llistat, el aquesta llista, la persona convocant podrà accedir a la informació de les reunions que ell ha haja creat i convocat i el membre a aquelles , a les quals que ha estat convocat, tant si ja s'han realitzat com si no.
Des d'aquest llistatd’aquesta llista, fent clic sobre els fitxers que apareixen al costat de cadascuna de les reunions, es pot accedir a:
Documentació: enllaça amb la fitxa de la reunió que es remet a cadascun dels membres al seu correu electrònic. Des d'aquesta fitxa els membres poden confirmar l'assistència, designar un suplent, delegar el vot o fer comentaris. Mentre la reunió no s'haja celebrat i tancat, també poden constar les propostes d'acord dels punts de l'ordre del dia.
Acta: l'acta és el document en format pdf que inclou tota la informació de la reunió i el resultat dels acords i deliberacions. En algunes reunions encara no finalitzades (quan ho hagen configurat prèviament els administradors) pot aparèixer l'esborrany de l'acta.
Certificats d'acords dels punts d'ordre del dia: permet accedir a la relació numerada dels punts ordre del dia d'una reunió.
Certificat d'assistència: document en format pdf que acredita que un membre ha assistit a una reunió, com si fora un justificant.
Convé subratllar remarcar que fins que no finalitze i es tanque l'acta d'una reunió no estaran disponibles en aquesta pantalla ni l'acta ni els certificats dels acords dels punts de l'ordre del dia ni el certificat d'assistència. Si poseu el cursor a sobre, l'aplicació us informarà amb una icona d'un interrogant que aquesta informació encara no està disponible.
...
Quan accediu a la Documentació de la reunió, podeu consultar la fitxa, que es presenta així:
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Quan accediu als Certificats d'acords dels punts d'ordre del dia de la reunió, es visualitzen numerats amb la documentació adjunta (si en tenen). Recordeu que s'indica amb una icona d'un ull verd si el punt és públic i inclou un certificat per cadascun dels acords adoptats. Els certificats d'acords també poden incloure documents d'acords que mostraran el seu hash perquè pugueu verificar la seva seua integritat. Per a més informació vegeu Com es valida l'autenticitat d'una acta?
...
I si necessiteu un Certificat d'assistència es mostra així:
...
Des de la pantalla de Les meves meues reunions teniu disponible el botó Exporta el meu calendari, situat en la part superior dreta, perquè pugueu afegir totes les vostres reunions presents i futures a Google Calendar. Quan polseu aquest botó s'obri una finestra on podeu directament Afegir a google calendar o descarregar la informació en un fitxer en format ics. Una volta ho incorporeu a la vostra agenda, s'actualitzarà automàticament.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Punts
Un cop Una volta s'haja realitzat la reunió, els administradors, convocants, membres i usuaris podeu consultar els acords de les reunions i punts de l'ordre del dia públics a través d'aquest cercador http://ujiapps.uji.es/goc/rest/publicacion/acuerdos. En aquest llistat aquesta llista apareixen els acords de les reunions i dels punts de l'ordre del dia que prèviament s'hagen indicat com a públics (vegeu Crear una reunió i Afegir punts de l'ordre del dia). A més, en els punts de l'ordre del dia també es mostren aquells documents adjunts que siguen públics. Els acords es poden cercar per:
Text: fragment del text de l'acord.
Anys: l'any de realització de la reunió.
Dates: podeu acotar una cerca per un rang de dates.
Tipus d'òrgans: el tipus d'òrgans que ha fet la reunió.
Òrgans: el o els òrgans concrets que han fet la reunió.
...
Després d'omplir els camps de cerca, heu de fer clic en Filtrar. A la part de sota, es visualitzaran les reunions amb els criteris que esteu buscant. Si el llistat la llista és molt gran, podeu passar d'una pàgina a l'altra fent clic en Anterior i Següent. Es mostra l'Assumpte i la Data. Podeu veure el resultat dels acords desplegant la informació a través de la icona 
que hi ha davant de cadascuna de les reunions. Seguidament, apareixen primer el resultat dels acords generals i després, els acords dels punts de l'ordre del dia públics. En cas que hi haja algun acord privat de l'ordre del dia no apareixerà en aquest llistataquesta llista. A més, si l'acord d'un dels punts de l'ordre del dia s'ha tancat i signat digitalment es genera un certificat de l'acord adoptat en un document pdf i es pot consultar des d'aquest llistatd’aquesta llista, com podeu veure en la imatge de sota.
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Validar la signatura electrònica
Podeu comprovar l'autenticitat d'un document electrònic expedit per l'UJI i signat digitalment mitjançant el codi segur de verificació (CSV) que apareix en la part de sota, a peu de pàgina (com podeu observar emmarcat en de roig en la imatge de sota). A través de l'aplicació Validador de documents podeu confirmar la validesa d'una acta. Per a obtenir més informació sobre el seu funcionament consulteu el manual Validador de documents.
...
Calcular i comprovar el hash
...
Podeu calcular el hash d'un document a través de diferents plataformes en línea línia com ara aquesta https://md5file.com/calculator. Cal subratllar remarcar que el hash que heu de calcular és segons la funció SHA-256. Com podeu observar en l'exemple de sota, heu de seleccionar el document, deixar marcada només l'opció SHA-256 i, a continuació, es mostrarà el hash calculat. Aquest codi ha de coincidir amb el que apareix en l'acta. Si no és el mateix, significarà que ha patit alguna alteració des que es va signar l'acta i que, per tant, no és l'original.
...
Els usuaris encarregats de fer les convocatòries de les reunions han d'especificar quan la creen que és una reunió en línealínia. Com podeu observar en la imatge de sota, cal que estiga marcada el tipus de Reunió telemàtica. Alhora, per defecte, estarà marcada l'opció Votació pública, de manera que els convocants i els assistents podran conèixer la votació de cada persona. En canvi, si voleu que la votació siga secreta heu de deixar aquesta opció sense marcar. Així, es garantirà l'anonimat de la votació, ja que cap usuari podrà conèixer el vot d'una persona. Cal que tingueu en compte que els assistents podran votar, de forma telemàtica, fins que el secretari o secretària de la reunió tanque la votació.
...
Quan feu clic sobre aquest enllaç s'obri una pantalla d'IGLU on podeu fer les votacions electròniques de les reunions telemàtiques. Cal que polseu sobre Punts de l'ordre del dia i, a continuació, veureu com es desplega el detall de cadascun dels punts. En cadascun d'ells, apareixen els botons A favor, En contra o Abstenció perquè voteu. Fixeu-vos que quan feu clic en els botons de la votació es pinten de color marcant la vostra elecció (A favor en color verd, En contra en taronja i Abstenció en groc). Podreu accedir a la votació electrònica i fer els canvis que necessiteu fins que el secretari o secretària tanque la votació.
Convé subratllar remarcar que, en cas que siga una reunió amb votacions públiques, podreu anar consultant el vot de cadascun dels assistents polsant sobre Veure votacions. Igualment, al marge dret de la pantalla, es mostrarà el resultat de les votacions. Com podeu veure en la imatge de sota, apareixen els noms de les persones que han votat a favor, en contra, que s'han abstingut i que no han votat, és a dir, aquelles que no han polsat cap botó.
...
En les votacions privades, però, ningú pot consultar el sentit del vot de cadascun dels assistents ni el detall del resultat. Si feu clic sobre Veure votacions només podreu veure el llistat la llista de persones que ja han votat i i les que no. Un cop s'acaba la reunió i es tanca la votació, es dona a conèixer si un punt ha estat aprovat o no. Podeu consultar el resultat d'una reunió ja celebrada en la pestanya Reunions tancades.
...
Quan es tanque la votació, des de la fitxa de la reunió, les persones assistentes podran Consultar els resultats, com podeu veure en la imatge de sota.
...
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Secretaria General. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica secgen@uji.es.
Resolució de problemes
Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Glossari
Acord. Resolució que pren un òrgan col·legiat en una reunió.
Acta. Document on es deixa constància oficialment dels acords i deliberacions d'una reunió d'un òrgan col·legiat.
Administrador/a. Persona que té la responsabilitat d'implementar, configurar, parametritzar i mantenir el correcte funcionament de l'aplicació. És la persona que s'encarrega d'atorgar els permisos i autoritzacions als usuaris, depenent del seu rol. En aquest cas, els administradors configuren l'aplicació perquè, posteriorment, els usuaris puguen convocar les reunions.
Assistent. Persona que assisteix a la reunió convocada.
Autoritzat/ada. Persona que pot gestionar i convocar un òrgan col·legiat. Aquesta persona només podrà veure la informació respecte l'òrgan o òrgans que gestiona. Aquest permís l'atorguen els administradors.
Càrrec. Funció que exerceix un membre dins d'un òrgan col·legiat.
Certificat d'assistència. Document que reconeix oficialment que un membre ha assistit a una reunió d'un òrgan col·legiat.
Codi. Conjunt de dígits que identifiquen cada tipus d'òrgan.
Codi segur de verificació (CSV). També conegut com a referència, és un codi format per una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic emés per l'UJI i que, permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic.
Convidat/da d'un òrgan. Persona que, de forma fixa, pot assistir o consultar la informació de les reunions d'un òrgan col·legiat.
Convidat/da d'una reunió. Persona que ha estat convidada, de forma puntual, a una reunió per a assistir com si fora un membre.
Convocant. Persona que convoca la reunió i que, en conseqüència, té els permisos i autoritzacions per a crear-la i gestionar totes les dades que hi facen referència.
Convocat/ada. Persona convocada a una reunió que té autorització per accedir a la informació que fa referència a aquesta.
Convocatòria. Document per mitjà del qual es demana la presència d’una persona en un lloc, data i hora determinats, per assistir a una reunió.
Correu de notificació. Correu electrònic que rep cada membre assistent, convidat o suplent per comunicar-li la convocatòria d'una reunió, la designació d'un convidat o suplent o la delegació de vot. Incorpora un enllaç amb el detall de la reunió.
Delegació múltiple. Acció que permet que diversos membres deleguen el vot en una mateixa persona en una reunió. Tot i això, la norma que regula el funcionament dels òrgans col·legiats de l’UJI determina que el màxim de vots delegats que pot exercir cada membre d’un òrgan és d’un.
Deliberació. Acció de pesar les raons a favor o en contra d'una decisió a prendre en una reunió.
Document adjunt. Document que s'afig a una reunió o a un punt de l'ordre del dia.
Fitxa de la reunió. Document que es genera quan es convoca una reunió amb la informació bàsica, òrgans assistents i punts de l'ordre del dia, i a la qual poden accedir els membres assistents, suplents o convidats. També té la possibilitat d'incloure un enllaç a l'esborrany de l'acta.
Fulla de firmes. És el document que serveix per a controlar l'assistència presencial a una reunió. Apareix una llista amb els noms i càrrecs dels membres assistents i un espai reservat per a la seva signatura.
Hash. Funció criptogràfica que a partir d'un algoritme matemàtic genera un bloc arbitrari de dades alfanumèriques que identifiquen un document i permeten garantir la seva integritat i, per tant, que no ha patit cap alteració ni modificació. Cada certificat d'acord de l'aplicació GOC mostra el hash perquè l'usuari puga certificar la seva autenticitat.
Membre. Persona que forma part de l'òrgan col·legiat i que, per tant, està convocada a una reunió com a assistent.
Òrgan assistent. Òrgan administratiu a qui es convoca a una reunió.
Òrgan col·legiat. Òrgan administratiu format per diverses persones, a les quals se'ls atribueix funcions administratives de decisió, proposta, assessorament i control, en un àmbit de competència determinat.
Punts de l'ordre del dia. Temes i aspectes que s'han de tractar i debatre en una reunió, un per un i en un ordre determinat.
Signatura electrònica. Conjunt de dades electròniques situades generalment al final d'un document electrònic amb informació xifrada que permet identificar l'autor/a de la signatura, assegurar la integritat del document signat i evitar-ne la falsificació. Podeu obtenir més informació sobre el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I i la Política de signatura electrònica en http://www.uji.es/seu/mesinfo.
Suplent. Persona a qui el membre assistent o convocat pot delegar perquè puga anar a la reunió en representació seva. Tenen accés a tota la informació de la reunió i assumeixen el rol de membre, però no poden ni delegar el vot ni nomenar un suplent.
Usuari/ària. Persona que utilitza l'aplicació i que pot realitzar algunes opcions i accions, segons els permisos que li hagen atorgat els administradors. En aquest cas, l'usuari pot convocar una reunió o rebre i gestionar informació sobre la reunió a la qual l'han convocat.
...