| Info |
|---|
...
Que és una bústia compartida
Una bústia compartida en Gmail és un compte de correu electrònic accessible per múltiples usuaris, permetent a un grup gestionar i respondre correus des d'una adreça centralitzada. A més oferix els següents avantatges en utilitzar-ho en departaments.impersonal amb una capacitat d'emmagatzematge de 200GB. Permet compartir el compte des d'1 fins a 25 persones i solament amb comptes del domini @uji.es.
Existixen dos maneres d'accedir a la bústia.
-Com compte delegat: Les funcionalitats de la bústia estan limitades a l'ús del correu (Gmail), redactar missatge, enviar missatge, eliminar missatge, crear filtres, respostes automàtiques. Es pot demanar accés a Contactes, Calendar i Drive mitjançant un SPI o CAU. L'ús de la bústia com a compte delegat manté un registre de l'activitat dels membres de la bústia. Accedix a la bústia com a compte delegat
-Com compta independent. No existix un registre de les accions realitzades en el compte. Es permet l'ús de totes les funcionalitats Gmail, Google Drive, Google Contactes, Google Calendar. Accedix a la bústia mitjançant compte independent
La bústia oferix l'ús de les següents aplicacions:
Gmail: Facilita la col·laboració en la gestió de correus, permet respondre ràpidament a consultes comunes i garantix que cap correu important es passe per alt.
Google Drive: Els membres poden compartir i col·laborar en documents i arxius fàcilment, mantenint tot el contingut rellevant en un sol lloc.
Google Calendar: Permet coordinar horaris, programar reunions i esdeveniments, i assegurar-se que tots els membres estiguen al corrent de les dates i activitats importants.
Estes ferramentes combinades milloren l'eficiència i l'organització de l'equip, promovent una comunicació i col·laboració més fluides.
Nota. Els comptes de bústia compartida tenen una capacitat d'emmagatzematge de 200GB. Totes les dades emmagatzemades en la bústia no ocupen espai als membres, ja siguen les dades de correus electrònics, d'arxius de Drive o qualsevol tipus de dada.
Detalls de la bústia
Una bústia funciona com un punt central de connexió per a múltiples comptes de correu associades. La seua principal funció és servir com un intermediari que facilita la gestió i organització de diversos correus electrònics.
Existixen diversos avantatges d'utilitzar una bústia. Proporciona un espai d'emmagatzematge que inclou Google Drive, gestió de contactes i calendaris. Això permet als membres de la bústia utilitzar l'emmagatzematge de Google Drive, accedir als contactes associats i subscriure's al calendari per a estar al corrent d'esdeveniments relacionats. A més, oferix una capacitat d'emmagatzematge de fins a 200 GB.
Existixen dos tipus principals de bústies: la bústia compartida i la bústia individual. La bústia compartida està limitat a 25 comptes corporatius del domini @uji.es.
Per a accedir a una bústia compartida, primer s'ha d'iniciar sessió en el compte d'usuari personal UJI des de gmail.uji.es. Després, fent clic en el nom de la bústia en el menú desplegable de Gmail es pot accedir a la bústia compartida.
...
Google Contactes: Permet als membres veure, editar, crear i eliminar contactes.
Google Meet: Realitza videoconferències amb altres usuaris.
Creació d'una bústia compartida
Per a crear una bústia s'ha de realitzar una Sol·licitud de bústia compartida a través del formulari SPI.
En la part inferior de la pàgina web Sol·licitud de bústia compartida trobares el següent apartat.
...
En crear la bústia pots sol·licitar generar el recurs compartit de Contactes, Calendar i Drive. Igualment pots no seleccionar cap opció o alguna.
Si vols que es genere el recurs compartit, selecciona les opcions que desitges. Tots els membres de la bústia disposaran d'elles.
Com accedir a la bústia com compte delegat
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
L'ús de la bústia com compte delegat limita les funcions a l'ús del correu (Gmail). En accedir com compte delegat es manté un registre de l'activitat. |
Accedeix al sistema de correu de gmail.uji.es , en la part superior dreta, polsar sobre la icona del perfil per a desplegar un menú, en polsar sobre el nom de la bústia s'obrirà en finestra nova, l'accés al INBOX de bústia compartida.
...
| Note |
|---|
Això només succeïx si eres membre d'alguna bústia compartida, si no ho eres, apareixerà només la configuració del seu compte UJI. |
La bústia compartida no envia còpia dels missatges rebuts als membres com fa una llista de distribució de correu, per tant, s'ha de revisar la safata d'entrada des del propi compte . Cal recordar que la bústia té les mateixes característiques que un correu Gmail, per la qual cosa l'administrador pot crear firmes, utilitzar plantilles i més funcionalitats que posseïx el correude la bústia compartida.
Com accedir a la bústia com compte independent
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
En accedir com des del compte independent tens totes les funcionalitats de Google, la qual cosa et permet utilitzar i gestionar les aplicacions de forma independent |
En l'apartat següent Obtingues la contrasenya de les bústies als quals pertanys es mostra com s'obté la contrasenya de la bústia, si no tens o no recordes la contrasenya dirigeix-te al per a continuar amb l'accés a la bústia des del compte independent.
Obri una pestanya en mode incògnit i accedix gmail.uji.es
Introduïx l'usuari i la contrasenya de la bústia que hem obtingut en l'apartat Obtingues la contrasenya de les bústies als quals pertanys
...
Obtindre contrasenya de les bústies als quals pertanys
Accedix a https://xmlrpc.uji.es/lsmSSO-83/lsmanage.php des de qualsevol navegador en el qual tingues el teu correu electrònic associat si no t'apareix l'opció Heu oblideu la clau d'accés? ingressa amb el teu compte UJI. Una vegada has ingressat en el teu compte UJI torna a polsar en https://xmlrpc.uji.es/lsmSSO-83/lsmanage.php i t'apareixerà la imatge del punt 2.
Polsa sobre: Heu oblidat la clau d'accés?
...
T'apareixeran totes les bústies, amb nom i clau d'accés dels quals eres propietarimembre.
...
...
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a entrar a la bústia
...
Obri una pestanya d'incògnit amb la drecera de teclat Ctrl + Mayús + n (Chrome) y obri gmail.uji.es
...
Introduïx l'usuari i contrasenya de la bústia
...
| Info |
|---|
Una vegada has ingressat en la bústia pots afegir membres, eliminar membres i gestionar els permisos de contactes, drive i calendar. |
Característiques generals
Accés multiusuari: Permet que diversos usuaris accedisquen, lligen i responguen correus des d'una adreça centralitzada.
Col·laboració: Facilita la col·laboració i la gestió conjunta de correus, assegurant que les respostes siguen coherents i que cap missatge important es passe per alt.
Historial i Transparència: Tots els usuaris poden veure l'historial de correus i respostes, la qual cosa millora la transparència i la coordinació (En el cas d'accedir a la bústia com a delegat).
Etiquetatge i Organització: Es poden utilitzar etiquetes i filtres per a organitzar correus, assignar tasques i prioritzar respostes.
Compatibilitat amb Drive i Calendar: Integra amb Google Drive per a compartir i col·laborar en documents, i amb Google Calendar per a programar i gestionar esdeveniments de manera eficient.
Seguretat i Control d'Accés: Permet controlar qui té accés a la bústia i establir permisos adequats per a diferents nivells d'ús i administració.
Afegir membres a la bústia
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir membres a la bústia. Ademés cal fer un SPI per notificar del ingres d'un nou membre, es necesari tindre al usuari registrat en la base de dades de la UJI
...
Afegir o eliminar membres a la bústia
Es poden afegir membres a la bústia de tres maneres, mitjançant un formulari SPI, des del panell e-ujier o entrant directament al compte independent de la bústia.
Com afegir / eliminar membres a la bústia mitjançant formulari SPI.
Afegir
Realitza una petició al SPI de modificació de membres perquè un tècnic gestione la incorporació dels membres. En menys de 24 hores els membres estaran afegits a la bústia.
En afegir un membre a la bústia pots sol·licitar generar el recurs compartit de Contactes, Calendar i Drive. Igualment pots no seleccionar cap opció o alguna.
Si vols que es genere el recurs compartit, selecciona les opcions que desitges. Tots els membres afegits en el SPI disposaran del recurs compartit seleccionat
...
Eliminar
Realitza una petició al SPI de modificació de membres perquè un tècnic gestione l'eliminació dels membres. En menys de 24 hores els membres estaran eliminats de la bústia.
...
Com afegir / eliminar membres a la bústia des del panell e-ujier
| Tip |
|---|
Els canvis no seran aplicats fins a passar 24h. |
Afegir
Accedix a la bústia com compte independent i dirigeix-te al panell e-ujier
Ingressa el nom de la teua bústia sense el @uji.es en el cercador i polsa en Ok.
Cerca la teua bústia en el llistat i polsa en la fletxa que apareix a la dreta del nom
...
Introduïx el correu sense @uji.es en Membres
i polsa sobre Ok.
Eliminar
Accedix a la bústia com compte independent i dirigeix-te al panell e-ujier.
Ingressa el nom de la teua bústia sense el @uji.es en el cercador i polsa en Ok.
Cerca la teua bústia en el llistat i polsa en la fletxa que apareix a la dreta del nom
...
En Membres t'apareix el llistat dels membres que hi ha en la bústia, polsa sobre la icona
que es troba al costat del nom del membre per a eliminar-lo de la bústia.
Com afegir / eliminar membres a la bústia des del compte independent
| Note |
|---|
És necessari realitzar un SPI de modificació de membres o afegir als membres a la bústia des del panell e-ujier abans de continuar. Tots els membres que no han sigut notificats mitjançant el SPI o afegits des del panell e-ujier desapareixeran de la bústia en menys de 24 hores. |
Afegir
Accedix a la bústia desde el compte independent
Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta
i mostra tota la configuració.Clica Polsa sobre l'apartat comptes.
A concedir accés al teu compte, fes clic esquerre a afegeix un altre compte.
...
Introduïx l'adreça electrònica de l'usuari nombre@uji.es a afegir i polsa sobre Pas següent i envia.
...
Eliminar membres de la bústia
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir membres a la bústia. Ademés cal fer un SPI per notificar la eliminació d'un membre, es necesari tindre al usuari registrat en la base de dades de la UJI
...
Eliminar
| Note |
|---|
És necessari realitzar un SPI de modificació de membres o eliminar als membres a la bústia des del panell e-ujier abans de continuar. Tots els membres que no han sigut notificats mitjançant el SPI o eliminats des del panell e-ujier desapareixeran de la bústia en menys de 24 hores. |
Accedix a la bústia desde el compte independent.
Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta
i mostra tota la configuració.Clica Polsa sobre l'apartat comptes.
A concedir accés al teu compte, fes clic esquerre a suprimeix.
...
Apareixerà un missatge de confirmació d'eliminació per a evitar eliminacions involuntàries.
...
Afegir contactes
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir contactes a la bústia
Des del compte de la bústia accedix a contactes.
Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta.
Clica en accés delegat.
Ara selecciona convida a un delegat.
...
Afig tants usuaris com desitges i polsa sobre enviar per a finalitzar.
...
Afegir membres a Drive
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a compartir carpetes de Drive.
Accedix a drive.
En la meua unitat crea la carpeta Drive_buzon@uji.es.
Realitza clic dret sobre la carpeta i compartir o polsa sobre els tres punts de la part dreta.
Afig tots els usuaris amb els quals desitges compartir la carpeta. Recorda, si tenen permisos d'Editor, pot editar i copiar els arxius, si es desitja que solament puga accedir per a veure els documents, canvia el permís a lector.
...
En polsar sobre Envia, tots els usuaris amb els quals ha sigut compartida la carpeta rebran un missatge al seu correu amb un enllaç d'accés a la carpeta.
Compartir calendari de la bústia
Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a compartir el calendari.
Ingressa a la bústia que desitges compartir el calendari.
Clicar sobre els 3 punts del calendari de la bústia en la part inferior esquerra.
...
Dirigeix-te a Configuració i compartició.
...
Polsa sobre comparteix amb persones o grups concrets.
...
En la secció compartir amb persones o grups específics polsa sobre Afegir persones i grups.
En polsar sobre afegir persones i grup, introduïx els correus amb els quals vols compartir el calendari.
...
Canvia els permisos a les característiques dels permisos de l'usuari i polsa a Envia. Es recomana seleccionar l'opció Fer canvis i gestionar la compartició
...
Altres enllaços d'interés.
Per a fer ús de les aplicacions Google Drive, Google Calendar i Google Contactes, has d'accedir a la bústia com un compte independent i NO com a compte delegat. Recorda que en accedir com compte delegat solament tens accés a les funcionalitats de Gmail.