...

Gestió d'òrgans col·legiats (GOC) és una aplicació pensada per a convocar i gestionar les reunions dels òrgans col·legiats de l'UJI. És el cas del Claustre, el Consell de Govern, el Consell de Direcció, el Consell Social, el Consell de l’Estudiantat, les juntes de centre (facultats i Escola), els consells d’institut i les respectives juntes permanents, els consells de departament i les respectives juntes permanents, o la Junta Electoral, entre altres. Aquesta eina cobreix tot el procés d'organització d'una reunió des de la seua convocatòria fins al tancament de l'acta. Així, l'aplicació facilita els tràmits i possibilita, des d'una mateixa plataforma, convocar una reunió, afegir els punts de l'ordre del dia, adjuntar documentació i enviar la convocatòria als membres d'un òrgan col·legiat perquè reben la informació de la reunió i confirmen la seua assistència. A més, s'ha incorporat un sistema de votació electrònica per a les reunions telemàtiques i fins i tot preveu la votació privada perquè no es conega el sentit del vot de les persones assistents, quan un punt de l'ordre del dia ho requerisca. Després de realitzar la reunió, permet incloure el resultat dels acords i deliberacions i, tot seguit, tancar l'acta, validar-la, signar-la digitalment i arxivar-la perquè quede guardada en un històric. És a dir, des d'un mateix espai s'emmagatzema i gestiona tota la informació i les dades d'una reunió. 

Accés a l'aplicació 

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Carpeta d'expedients electrònics > Gestió d'òrgans col·legiats. Hi podeu accedir a través del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/goc/ 

...

• Administrador/a: persona que atorga permisos i autoritzacions, i té accés a totes les funcions. S'encarrega de configurar l'aplicació abans que els usuaris puguen començar a convocar reunions o a accedir a la informació de les reunions a les quals els convoquen. 

• Usuari/ària: té accés a les pantalles de Membres (dels Òrgans dels quals està autoritzat), Reunions i Històric de reunions (de les reunions a les quals té accés). Cadascun dels usuaris pot accedir i consultar les reunions a què està convocat, les de l'òrgan al qual pertany o aquelles que li a què el convoquen com a membre, així com fer les accions que li haja autoritzat l'administrador/a. Mitjançant aquesta aplicació, les persones convocants remeten la informació i les dades d'una reunió als assistents, tant als membres dels òrgans col·legiats com a les persones convidades, que poden ser fixos o puntuals. A més, poden configurar la votació electrònica dels diferents punts de l'ordre del dia quan la votació siga telemàtica. Així, les persones convocades poden accedir a la informació de la reunió a la qual han estat citats i a la seua acta. 

...

• Òrgans: aquesta pestanya permet gestionar els òrgans concrets que es podran convocar a una reunió, així com els autoritzats a fer una convocatòria i els convidats fixos que podran assistir a les reunions o consultar-ne la informació de forma permanent. Podeu obtenir més informació enDefinir òrgans.  

• Tipus d'òrgans: des d'ací podeu especificar els tipus d'òrgans amb què els usuaris podran treballar. Per a més informació vegeu Definir tipus d'òrgans. 

• Membres: es poden gestionar les persones que formen part dels òrgans i que, per tant, poden ser convocades a una reunió. Si voleu més informació, consulteu Definir membres.  

• Reunions: espai on es creen i es convoquen les reunions. Ací també podeu editar les seues característiques i afegir els punts de l'ordre del dia. ConsulteuCom es convoca una reunió? per a obtenir més informació. 

• Històric de reunions: llista de les reunions ja realitzades i des d'on es pot accedir a l'acta amb el resultat d'acords i deliberacions. Si voleu obtenir més informació vegeu Històric de reunions. 

• Càrrecs: a través d'aquesta funció es poden definir els càrrecs que poden tenir els diversos membres convocats a una reunió. Consulteu Definir càrrecs per tal de tenir més dades. 

...

A través de la pestanya Tipus d'òrgans del menú principal podeu Afegir o Editar els diversos tipus generals d'òrgans que, amb posterioritat, podran ser convocats pels usuaris. Per agregar-ne un de nou, com s'indica a la imatge de sota, primer heu de fer clic en el botó Afegir; en segon lloc, heu d'introduir obligatòriament el Codi (identificador de cada tipus d'òrgan) i el Nom; , i per últim, polsar Actualitzar. També podeu Cancel·lar si finalment no en voleu crear cap. Per a obtenir més informació sobre el funcionament de les Taules de dades consulteu el document Elements comuns de les aplicacions. 

...

Anchor
organs organs

Definir òrgans

A través de la pestanya Òrgans podeu afegir els òrgans concrets que puguen ser convocats pels usuaris. N'hi ha alguns de predefinits a partir de la base de dades de l'UJI i, com a administradors, podeu agregar-ne més. Per introduir-ne un de nou heu de polsar Afegir, seguidament omplir els camps que es despleguen i posar Actualitzar. 

• Nom

• Tipus Òrgand’òrgan: cal que associeu l'òrgan que esteu creant a un dels tipus d'òrgans definits prèviament. 

• Ordinari: quan en creeu un de nou indicarà nou, indicarà per defecte que no és ordinari, ja que no és un dels predefinits pel sistema d'informació UJI.

• Actiu: per defecte s'estableix que estiga actiu. Com s'explicarà més endavant, els podeudeshabilitar.

• Convocar sense ordre del dia: cal que marqueu aquesta opció quan vulgueu que aquest òrgan puga convocar reunions sense ordre del dia. 

• Correu electrònic: ací indiqueu el correu electrònic de l'òrgan, en cas que vulgueu que hi estiga associat i conste en l'enviament de les convocatòries. VegeuEnviar convocatòria i correus als assistentssi voleu obtenir més informació. 

• Habilitar acta provisional: heu de marcar aquesta opció si voleu que les reunions d'aquest òrgan generen un esborrany de l'acta i s'hi tinga accés des de la fitxa de la reunió. 

• Delegació de vot múltiple: per defecte aquesta casella no està marcada, de manera que el màxim de vots delegats que pot exercir cada membre d'un òrgan és un. Cal que marqueu la casella, si voleu permetre que diversos membres de l'òrgan puguen delegar el vot en la mateixa persona.

...

• Autoritzats: llista de persones que tenen els permisos per a poder convocar una reunió de l'òrgan col·legiat que teniu seleccionat. Aquestes persones podran, a més, configurar la votació electrònica dels punts de l'ordre del dia en les reunions telemàtiques. Podeu ampliar la informació en Com es configuren i realitzen les votacions electròniques? Així mateix, aquests poden agregar més autoritzats i convidats en el mateix òrgan del qual són autoritzats i, si s'especifica, poden pujar documents des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 
  

• Convidats: llista de persones que, de forma fixa, poden assistir o consultar la informació de les reunions d'aquest òrgan col·legiat. Convé remarcar, a més, que també hi ha convidats puntuals que poden anar, de forma eventual, a una reunió concreta d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Per a més informació consulteu Designar convidats a una reunió. 

...

En el cas dels Autoritzats podeu marcar la casella Pujar documents a la fitxa de la reunió, si voleu que aquesta persona puga agregar documents a cadascun dels punts de l'ordre del dia des de la fitxa de la reunió. Per a més informació vegeu Adjuntar i consultar documents. 

...

I en el cas dels Convidats, si només voleu que aquella persona puga accedir a la informació de la reunió, sense que hi assistisca, heu de marcar l'opció Sols consulta, com podeu veure en la imatge de sota. 

...

Si desitgeu eliminar una persona autoritzada o convidada, només cal que feu clic a sobre damunt i polseu el botó Esborrar. Per a més informació consulteu Afegir un element del document Elements comuns de les aplicacions.

Anchor
carrecs carrecs

Definir càrrecs

A través de la pantalla Càrrecs del menú principal, els administradors poden definir i agregar tots els càrrecs que poden tindre els membres d'un òrgan col·legiat i que assisteixen a una reunió, com seria el cas, per exemple, del secretari/ària, l'adjunt/a o el o la vocal. Per inserir un nou càrrec heu de polsar Afegir, omplir els camps que es despleguen i polsar Actualitzar. 

• Codi

• Nom

• Responsable d'acta: heu de marcar aquesta casella quan vulgueu que aquest càrrec siga el o la responsable de l'acta. Un cop finalitzada Una volta finalitze la reunió s'encarregarà d'incorporar el resultat dels acords i deliberacions. Per a més informació vegeu Com es tanca i s'arxiva l'acta d'una reunió? 

• Suplent: heu de marcar aquesta casella quan desitgeu que el càrrec que esteu creant puga tenir un suplent, en cas que la reunió admeta suplències. Per a més informació vegeu Gestionar suplències.

...

Anchor
membres membres

Definir membres

En la pestanya Membres del menú principal podeu consultar qui són els membres que formen part d'un òrgan i també afegir-ne de nous.

Com es consulten els membres d'un òrgan? 

...

Com s'afegeix un membre a un òrgan?

Des d'aquesta pestanya, també podeu agregar nous membres a un òrgan concret. Tal com s'indica en la imatge de sota, en primer lloc, heu de seleccionar l'Òrgan on voleu inserir un nou membre. En segon lloc, heu de fer clic en el botó Afegir i, després, en la nova finestra que s'obri, seleccionar la persona que voleu incloure com a membre. Una volta fet això, heu d'adjudicar-li un càrrec entre els que hi ha o els que heu definit amb anterioritat i, per últim, prémer Actualitzar. Seguint aquests passos haureu col·locat un nou membre a l'òrgan perquè puga assistir a la reunió i consultar tota la informació. Cal que tingueu en compte que les persones que tinguen el càrrec de secretari o secretària i el de president o presidenta podran configurar la votació telemàtica i tancar-la des de la pantalla d'IGLU. Podeu obtenir més informació en Com es configuren i realitzen les votacions electròniques?

...

Anchor
crear crear

Crear una reunió

Per generar una nova reunió, heu d'anar a la pestanya Reunions del menú principal. En aquesta pantalla, pareguda a la safata d'entrada d'un correu electrònic, cada usuari únicament pot veure les reunions que haja convocat o totes les de l'òrgan col·legiat del qual és autoritzat. En aquesta pantalla es mostra l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja convocades, a més d'indicar si s'ha adjuntat algun document o si ja ha estat o no enviada la convocatòria. 

...

• Duració: podeu posar la durada estimada de la reunió. 

• Hora de finalització: en aquest camp, un cop volta celebrada la reunió, podeu indicar l'hora de finalització real de la reunió perquè conste en l'acta. 

• Convocatòria començament reunió: després de finalitzar la reunió podeu concretar en quina convocatòria va començar la reunió, perquè conste en l'acta. Així quedarà reflectit si es va iniciar, per exemple, en la segona convocatòria.

• Segona convocatòria: es pot especificar l'hora d'inici, si hi ha senyalada una segona convocatòria. 

• Número de sessió: permet indicar el número de sessió de la reunió, si en té. 

• Opcions (per defecte l'aplicació marca les següents opcions):

  • Admet suplències: si deixeu marcada aquesta opció, els convocats amb un càrrec que permeta suplents podran delegar la seua assistència en una altra persona. L'assistent ho indicarà, posteriorment, des de la fitxa de la reunió quan se li notifique la convocatòria. Per a obtenir més informació consulteu Gestionar suplències. 

  • Admet delegació de vot: si aquesta opció està marcada, els membres que no puguen assistir a una reunió podran delegar el seu vot en un altre dels membres de l'òrgan convocat. L'assistent també podrà decidir en qui delega el seu vot des de la fitxa de la reunió. Si desitgeu més informació, vegeu Delegar el vot.

  • Revisar acta última reunió: si marqueu aquesta opció, s'inclourà automàticament un punt de l'ordre del dia al començament de la reunió que servirà per a revisar l'acta anterior i que estarà enllaçat automàticament a l'acta de l'última reunió tancada de l'òrgan. Per a més informació vegeu Afegir punts de l'ordre del dia. Heu de tenir en compte que aquesta opció només la podreu configurar en el moment de la creació de la reunió. Si després editeu o modifiqueu altres camps, aquesta opció ja no es mostrarà en el formulari de la reunió i, per tant, no la podreu ni activar ni desactivar. 
    

  • Admet comentaris: marcant aquesta opció els membres assistents poden afegir comentaris quan se'ls envia la convocatòria des de la fitxa de la reunió. Poden fer comentaris, tant de la reunió en general, com de cadascun dels punts de l'ordre del dia. Cada vegada que s'afija un comentari, com a convocants, us arribarà un correu missatge electrònic de notificació. Per a més informació vegeu Afegir comentaris. 

  • Rebre notificació de nous comentaris: per defecte, quan es fa un nou comentari, tant a la reunió com als punts de l'ordre del dia, el sistema envia automàticament una notificació, tant al convocant com als membres i convidats. Si no voleu que s'envien notificacions quan es facen comentaris, desmarqueu aquesta opció. Si desitgeu més informació, consulteu Afegir comentaris. 

  • Votació pública: és una opció pensada per a les reunions telemàtiques. Si la deixeu marcada els convocants i els assistents podran conèixer la votació de cada persona. En canvi, si voleu que la votació siga secreta heu de deixar aquesta opció sense marcar. Podeu ampliar la informació en Configurar les votacions electròniques. 

• Tipus:

  • Reunió pública: es pot marcar si la reunió és pública i, per la qual cosaaixò, els acords de la reunió i els punts de l'ordre del dia, que es marcaran com a públics, es penjaran en obert i podran ser consultats per qualsevol persona. Per a obtenir més informació consulteu Cercador d'acords. Amb l'última versió de l’aplicació s’ha incorporat una nova funció que permet canviar la visibilitat de la reunió i/o dels punts de l’ordre del dia d’una reunió ja tancada. Podeu ampliar la informació en Modificar la visibilitat d’una reunió i dels punts de l’ordre del dia.

  • Reunió telemàtica: marqueu aquesta opció si la reunió és telemàtica. Quan la seleccioneu, fixeu-vos que es desplega un camp de text en la part de sota, on heu de descriure el tipus de connexió telemàtica i si s'utilitza, per exemple, Meet, Skype o Teams.

• Lloc: per indicar el lloc on es realitza la reunió. 

• URL de gravació: espai pensat per a inserir, una volta realitzada la reunió, l'adreça URL on s'ha penjat el fitxer d'àudio o vídeo amb la gravació. 

• Descripció: permet incloure una descripció general de la reunió, independentment de poder agregar els punts de l'ordre del dia, com s'explicarà en el següent punt del Manual.  

• Convidats: podeu designar, de forma puntual, un o diversos convidats perquè assistisquen a una reunió, eventualment, com si foren un membre. Vegeu Designar convidats a una reunió per a obtenir més informació. 
  
  Punts

Un cop emplenats Després d’emplenar els camps de la nova reunió (almenys els obligatoris) podeu polsar Desar. Si us heu equivocat o voleu modificar algun dels camps de la reunió, podeu fer-ho, en qualsevol moment, fent clic en el botó Editar. També podeu eliminar una reunió amb el botó Esborrar. Heu de tenir present, però, que en cas que ja l'hàgeu convocada l'estareu anul·lant. Per a més informació vegeu Enviar convocatòria i correus als assistents. 

En aquesta pantalla, podeu Cercar una reunió o filtrar-les perquè només es mostren les d'un Tipus d'Òrganòrgan i/o les d'un Òrgan concret en el qual estigueu autoritzats o tingueu accés. 

...

Anchor
punts punts

Afegir punts de l'ordre del dia

Una volta creada la reunió i s’hi hagen incloses inclòs les principals dades, el següent pas és agregar els punts de l'ordre del dia de la reunió. Recordeu, però, que hi ha òrgans que poden convocar reunions sense punts de l'ordre del dia. Per a més informació vegeu Definir òrgans.Per incloure o consultar els punts de l'ordre del dia heu de polsar el botó Ordre del dia, marcat de roig en la imatge de sota, o fer doble clic sobre la reunió. 

...

• Títol: heu d'incloure'l obligatòriament. 

• Descripció: teniu la possibilitat d'apuntar una breu explicació del punt de l'ordre del dia que esteu afegint.

• Publicar acords: heu de marcar aquesta opció si voleu que un punt de l'ordre del dia siga públic i, per tant, puga ser consultat per qualsevol persona. Per a més informació consulteu Cercador d'acords. 

• Deliberacions i Acords: aquests dos camps, els ha d'emplenar el responsable de l'acta un cop una volta s'ha celebrat i es tanca la reunió. Vegeu Afegir acords i deliberacions per a obtenir més informació. 
  
  
  

Un cop volta emplenats els camps, ho podeu Desar. En cas que us equivoqueu podeu fer modificacions amb el botó Editar, eliminar el punt a través d'Esborrar o agregar-li documentació amb el botó Adjunts. Per a obtenir més informació consulteu Adjuntar i consultar documents. Cal remarcar que no podeu eliminar punts de l'ordre del dia si ja tenen inclosos acords. En aquest cas, l'aplicació us llançarà un missatge d'advertència com el de sota, tant si intenteu eliminar el punt de l'ordre del dia com la reunió en la qual s'emmarca. 

...

Podeu ocultar els subpunts polsant la icona de la resta  i desplegar-los amb la de la suma . Convé remarcar que si elimineu un punt, també suprimireu els subpunts que continga en nivells inferiors. Quan polseu el botó Esborrar, l'aplicació us llançarà un missatge de confirmació com el següent. 

...

Com s'ordenen els punts de l'ordre del dia?

Un cop creats els diversos punts de l'ordre del dia (i subpunts) podeu ordenar-los a través de les fletxes que apareixen a l'esquerra, al costat de cadascun dels punts i subpunts. És important que tingueu en compte que amb les fletxes només els podeu moure dins del nivell en què es troben.

...

Com podeu veure en la imatge de sota, teniu dos possibilitats: el podeu Afegir com a fill, és a dir, com a subpunt en un nivell inferior o el podeu Moure ací i deixar-lo al lloc concret on l'heu arrossegat. En cas que l'agregueu com a fill i no tinga cap subpunt, es crearà automàticament un nou nivell inferior. Si, quan l'arrossegueu, es mostra en la pantalla un signe de prohibició significarà que no podeu fer aquest moviment. 

...

L'ordre que establiu en l'aplicació serà el que després es visualitzarà en la fitxa de la reunió, en l'acta i en la relació de punts de l'ordre del dia que s'envia en el correu de la convocatòria. També es mostraran amb aquest ordre en la part pública, en el Llistat de reunions i el Llistat d'acords dels òrgans col·legiats. I, a més, incorporaran de forma automàtica la numeració (1, 2, 2.1, 2.2, 3, 4...). Cal ressaltar, a més, que, després de celebrar-se la reunió, quan es tanca l'acta, es genera un certificat per cadascun dels acords dels punts de l'ordre del dia, que es poden consultar des del Cercador d'acords. Per a obtenir més informació consulteu Les meues reunions i Cercador d'acords.  

Anchor
adjuntar adjuntar

Adjuntar i consultar documents

Podeu incorporar documents, tant a les reunions com als punts de l'ordre del dia. En ambdós casos, heu de tenir present que, quan incorporeu un document, automàticament l'aplicació registra el dia i hora en què ho heu fet i ho inclou i mostra en la fitxa de la reunió.

Com s'adjunta un document a una reunió? 

Per afegir un document, primer heu de seleccionar la reunió i després, fer clic en el botó Adjunts, marcat de roig en la imatge de sota.

...

En la finestra que s'obri, tal com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar la Descripció del document (com si fos el títol), després triar-lo a través del botó Seleccionar fitxer i, en tercer lloc, polsar Pujar document. El botó Netejar formulari permet esborrar qualsevol element que tingueu abans de pujar-lo. El document adjuntat queda reflectit en la part de dalt de la finestra (com es veu en el quart pas de la imatge). Podeu descarregar el document a través de la icona  i amb l'aspa el podeu esborrar. Un cop pujat el document podeu Tancar la finestra. 

...

Si voleu actualitzar amb una nova versió i substituir un document adjunt sense necessitat de canviar les descripcions, simplement, heu de marcar el document en la part superior de la finestra, seleccionar un nou fitxer i, finalment, prémer Pujar nova versió. 

...

Per assegurar-vos que heu adjuntat un document a la reunió, a la columna de Documents ha d'aparèixer la icona d'un fitxer . Com podeu comprovar en la imatge de sota, aquesta icona només apareix en les reunions que tenen documentació adjunta. 

...

Com s'adjunten documents als punts de l'ordre del dia? 

En el cas dels punts de l'ordre del dia, teniu dues opcions: a través del botó Documentació i des de la fitxa de la reunió.

...

A través del botó Documentació,veureu que s’obri una finestra on heu de seleccionar el Tipus de Document que voleu pujar: Adjunts o Acords amb la transcripció dels acords presos durant la reunió. Cal seguir els mateixos passos que quan s'afig un document a una reunió: Descripció > Seleccionar fitxer > Pujar document. 

...

La fitxa de la reunió és un document on es detalla la informació bàsica de la reunió que s'haja emplenat anteriorment. Permet accedir a l'acta provisional (Esborrany de l'acta) en cas que els administradors ho hagen configurat així prèviament i inclou els òrgans i assistents (els membres i els seus càrrecs i també si hi ha suplents i convidats), la documentació (si se n'ha adjuntat amb antelació, amb la data i hora en què s'ha pujat al sistema), els punts de l'ordre del dia (que s'han inclòs prèviament), les propostes d'acord (si n'hi ha de cadascun dels punts de l'ordre del dia) i el convocant de la reunió. Fixeu-vos que en la fitxa, com en l'exemple de sota, una icona amb un ull de color verd seguit de la paraula PÚBLIC  indica quan una reunió és pública o, també, quins punts de l'ordre són públics. En la fitxa, també hi ha disponible el botó Descarregar tota la documentació de la reunió que permet baixar en el vostre equip tots els documents que s'hagen adjuntat prèviament. Recordeu que els descarrega en un fitxer zip amb tota la documentació organitzada en carpetes per punts de l'ordre del dia. 

...

Com s'ha comentat anteriorment, un òrgan col·legiat pot tenir convidats fixos, és a dir, persones que, de forma permanent, poden assistir a les reunions d'un òrgan col·legiat com si foren membres. Però, una reunió també pot tindre convidats esporàdics, és a dir, persones convidades a la reunió d'un òrgan col·legiat perquè hi assistisquen, de manera puntual, com si foren membres. Els convidats tenen accés a tota la informació com si foren un membre, però no poden designar suplents ni afegir comentaris. Tant en la fitxa de la reunió com en l'acta i el full de firmes, els convidats apareixen especificats, separats dels membres assistents. 

...

Anchor
firmes firmes

Obtenir el full de firmes

Dins de la pestanya Reunions, polsant el botó Accions > Full de Firmes podeu obtenir el document amb el full de firmes per a controlar l'assistència presencial a una reunió. 

...

El document en format pdf presenta la llista dels membres assistents. En primer lloc apareix el president/a, seguit del secretari/ària i, a continuació, la resta de membres ordenats alfabèticament. També recull els noms de les persones que hagen confirmat que no aniran a la reunió (Excusen assistència), de les que hagen delegat el seu vot i dels convidats. Aquest document es pot imprimir, per dur-lo a la reunió i que els membres que hi estiguen presents el puguen signar.Heu de tenir en compte que, una volta finalitzada la reunió, podreu pujar el document amb el full de firmes a l'aplicació perquè quede registrada. Per a més informació aneu al punt Històric de reunions.

...

Així, tota la informació que heu emplenat queda recollida en una acta, se signa digitalment i s'arxiva. Un cop tancada i signada, l'acta queda bloquejada. Heu de tenir en compte que automàticament, l'aplicació envia a signar tant l'acta com els acords dels punts de l'ordre del dia i els certificats d'assistència. Aquests tres documents estaran aleshores disponibles des de Les meues reunions i el Cercador d'Acords. A més, paral·lelament es generarà i s'enviarà al vostre correu el document electrònic. Incorpora el segell electrònic de l'UJI en un procediment automatitzat autoritzat per la Secretaria General. Són documents que podeu consultar al Portafirmes. Podeu obtenir més informació en el manual de Portafirmes. Un cop tanqueu l'acta, la reunió desapareix de la llista de la safata de reunions i passa a guardar-se a l'Històric de reunions, on es recopilen totes les actes de les reunions completades, és a dir, ja realitzades. 

...

Anchor
historic historic

Històric de reunions

A la llista de reunions ja realitzades podeu accedir des de la pestanya Històric de reunions del menú principal. Ací podeu visualitzar l'Assumpte, la Data i la Duració de les reunions ja completades i si té adjuntat o no algun Document. També es genera una fitxa, igual que quan es convoca una reunió que, a més de recollir la informació bàsica i els punts de l'ordre del dia, plasma el resultat dels acords i deliberacions emplenats anteriorment i inclou un enllaç a l'acta en un fitxer en pdf. La fitxa la podeu consultar a través de la icona que apareix al costat de cadascuna de les reunions completades. Cal remarcar, a més, que els membres assistents també poden accedir a l'acta d'una reunió des del Llistat de reunions. Per a obtenir més informació vegeu Les meues reunions. 

...

Anchor
visibilitat visibilitat

Modificar la visibilitat d’una reunió i/o dels punts de l’ordre del dia

Amb la nova versió de l’aplicació, també cap la possibilitat de canviar la visibilitat d’una reunió ja tancada o dels punts de l’ordre del dia. Cal que aneu a la pantalla de l’Històric de reunions, seleccioneu la reunió i, amb el botó Accions, feu clic en Rectificar visibilitat, com podeu veure en la imatge de sota.

...

Anchor
assistencia assistencia

Confirmar assistència

L'aplicació ofereix dues maneres de confirmar l'assistència. Hi ha una primera possibilitat en què ho ha de fer directament el membre assistent i una segona en què ho pot fer el convocant de la reunió. A continuació s'expliquen els passos a seguir en les dues opcions.

Anchor
membre-assistencia membre-assistencia

Com un membre confirma la seua assistència?

La persona convocada té la possibilitat de confirmar la seua assistència a la reunió o comunicar que no hi podrà anar. És una opció que es pot fer a través de l'enllaç a la fitxa de la reunió  que rep cada assistent al seu correu electrònic o que es pot consultar a través del Llistat de reunions (per a més informació vegeu Les meues reunions). Heu de polsar el botó Assistirà o Excusa assistència. Veureu que, quan el polseu, al costat del nom i càrrec del membre apareix escrit en verd Assistirà o en roig Excusa assistència. Si la persona convocada no marca cap opció s'entén que sí que hi assistirà. Podeu canviar-ho tornant a prémer l'altre botó.

...

A l'hora de marcar o desmarcar l'assistència d'un membre, heu de tindre en compte aquests dos condicionants: 

• Si s'ha designat un suplent, l'assistència apareix marcada, com podeu veure en la imatge de sota, i no podreu desmarcar-la. 
  

  

• Si un membre ha delegat el seu vot, no podreu marcar l'assistència, ja que s'entén que el membre delega el seu vot perquè no anirà a la reunió. 

...

Després de seleccionar el suplent, a la finestra de Gestió d'assistents heu de comprovar que apareix el nom a la columna de Suplent i l’adreça electrònica a la d'E-mail suplent, com podeu veure en la imatge de sota marcat de roig. Una volta feu tots aquests passos podeu Acceptar. A partir d'aquest moment, el suplent assumeix el rol d'assistent i pot accedir a la informació i dades de la reunió des del Llistat de reunions (per a més informació vegeu Les meues reunions).

...

En cas de voler donar de baixa un suplent simplement heu de seleccionar el membre assistent i fer clic al botó Esborrar suplent. Per tal d'assegurar-vos, us heu de fixar que el nom i l’adreça electrònica de la persona suplent ha desaparegut de les columnes Suplent i E-Mail suplent. Quan no hi ha suplents aquestes dues columnes estan buides.

...

Com a membres, només podeu gestionar la delegació de vot des de la fitxa de la reunió que us arriba quan es notifica la convocatòria. A la fitxa, heu de fer clic, primer en el botó Excusa assistència per confirmar que no podreu anar a la reunió i, en segon lloc, prémer Gestionar delegació de vot. Tingueu en compte que el botó Gestionar delegació de vot no s'activa fins que no es polsa Excusa assistència.

...

Aleshores, s'obri una finestra on podeu Afegir una delegació de vot. Apareix una llista amb el nom i correu electrònic de les persones a les quals podeu cedir el vot. Heu de seleccionar-ne una i després prémer Afegeix delegació de vot.

...

A partir d'aquest moment, a la fitxa de la reunió apareixerà indicat que heu delegat el vot i es veurà el nom de la persona a la qual li heu cedit el vot. Si heu d'anul·lar la delegació de vot o canviar-la podeu fer clic en Esborrar delegació de vot. 

...

Anchor
reunions reunions

Les meues reunions

Com s'ha explicat anteriorment, cada membre rep un missatge electrònic de notificació sobre la convocatòria de la reunió amb un enllaç a la fitxa de la reunió que inclou les dades bàsiques (vegeu Enviar convocatòria i correus als assistents per a obtenir més informació). A banda d'aquest enllaç que rep cadascun dels assistents, tota la informació relacionada amb les reunions convocades o realitzades es pot consultar a Les meues reunions a través de http://ujiapps.uji.es/goc/rest/publicacion/reuniones. També hi podeu accedir a través de la Seu Electrònica (Tauler de reunions). En aquesta llista, la persona convocant podrà accedir a la informació de les reunions que haja creat i convocat i el membre, a les que ha estat convocat, tant si ja s'han realitzat com si no. 

Des d’aquesta llista, fent clic sobre els fitxers que apareixen al costat de cadascuna de les reunions, es pot accedir a:

• Documentació: enllaça amb la fitxa de la reunió que es remet a cadascun dels membres al seu correu electrònic. Des d'aquesta fitxa els membres poden confirmar l'assistència, designar un suplent, delegar el vot o fer comentaris. Mentre la reunió no s'haja celebrat i tancat, també poden constar les propostes d'acord dels punts de l'ordre del dia. 

• Acta: l'acta és el document en format pdf que inclou tota la informació de la reunió i el resultat dels acords i deliberacions. En algunes reunions encara no finalitzades (quan ho hagen configurat prèviament els administradors) pot aparèixer l'esborrany de l'acta. 

• Certificats d'acords dels punts d'ordre del dia: permet accedir a la relació numerada dels punts ordre del dia d'una reunió. 
  

• Certificat d'assistència: document en format pdf que acredita que un membre ha assistit a una reunió, com si fora un justificant.   

Convé remarcar que fins que no finalitze i es tanque l'acta d'una reunió no estaran disponibles en aquesta pantalla ni l'acta ni els certificats dels acords dels punts de l'ordre del dia ni el certificat d'assistència. Si poseu el cursor a sobre, l'aplicació us informarà amb una icona d'un interrogant que aquesta informació encara no està disponible. 

...

Quan accediu a la Documentació de la reunió, podeu consultar la fitxa, que es presenta així: 

...