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Beneficios y limitaciones de Google Drive

Beneficios

• Puedes subir archivos con multitud de formatos.

• Facilidad para organizar tus documentos almacenados y compartidos.

• Puedes compartir archivos con un enlace sin necesidad de compartir la carpeta.

• Se pueden crear documentos, hojas de calculo, presentaciones, formularios, dibujos, sites (pagina web), jamboardNo hay necesidad de instalarlo en tu ordenador.

• Seguridad y controlPermisos. Google Drive proporciona robustas opciones de seguridad y control de acceso. Puedes permite decidir quién puede ver, comentar o editar cada documento, asegurando que la información sensible esté protegida y que solo las personas autorizadas puedan hacer cambios.

• Acceso desde cualquier lugar. Al estar basado en la nube, Google Drive ofrece la flexibilidad de acceder a tus documentos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ya sea desde un ordenador, tableta o teléfono inteligente, siempre puedes acceder a tus archivos y continuar trabajando.

• Sincronización Automática. Los archivos en Google Drive se sincronizan automáticamente a través de todos los dispositivos conectados. Esto asegura que siempre trabajes con la versión más actual del documento, eliminando problemas de versiones desactualizadas y facilitando la continuidad del trabajo desde cualquier lugar.

• Edición simultanea de ficheros. Google Drive permite que múltiples personas trabajen en el mismo documento simultáneamente. Los cambios se reflejen instantáneamente y las personas pueden ver y responder a las actualizaciones de los demás al momento.

• Historial de versiones en Sheets, Docs y Slides: Google Drive ofrece un historial de versiones para archivos creados o editados en Google Docs, Google Sheets (equivalente a Excel), y Google Slides (equivalente a PowerPoint). Este historial de versiones permite a los usuarios:

  • Visualizar cambios: Puedes ver todas las modificaciones que se han hecho en un documento a lo largo del tiempo.

  • Restaurar versiones anteriores: Si necesitas volver a una versión anterior del documento, puedes hacerlo fácilmente.

  • Colaboración transparente: Al trabajar en equipo, puedes ver quién realizó qué cambios y cuándo, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de contribuciones individuales.

• Subida de archivos de office y su transformación. Google Drive permite subir archivos de Microsoft Office (excel, word, powerpoint) y transformarlos automáticamente en formatos compatibles para su uso en la nube.

• Arrastrar y soltar archivos desde el escritorio hasta Google Drive. Se facilita la subida de archivos arrastrándolos y soltándolos desde tu escritorio directamente en la interfaz web de Google Drive.

Limitaciones

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Anidar carpetas. Cada carpeta de una unidad compartida puede tener hasta 20 niveles de carpetas anidadas.

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Superar cuota de almacenamiento. Al superar la cuota de almacenamiento se limitan las funcionalidades de Google Drive a eliminar y descargar archivos. No se pueden editar ni crear archivos. Solamente se pueden enviar y recibir mensajes en gmail. Además ocasiona los mismos problemas de creación y edición de archivos a todas las personas con las que compartas archivos.

Dependencia de internet. Para acceder y trabajar con tus archivos en Google Drive, necesitas una conexión a Internet. Aunque hay opciones de sincronización y acceso sin conexión, la funcionalidad completa requiere estar en linea.

Compatibilidad de formatos. Si bien Google Drive soporta una amplia variedad de formatos de archivo, puede haber problemas de compatibilidad o pérdida de algunas características al convertir documentos de Microsoft Office a Google Docs, Sheets o Slides.

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Icono/Nombre	Descripción	Opciones/Ejemplos
Nueva carpeta	Crea una carpeta en la ruta/carpeta actual.	—---
Subir archivo	Se selecciona un archivo del ordenador para subirlo.	—---
Subir carpeta	Se selecciona una carpeta del ordenador para subirla.	—---
Documentos de Google	Crea un documento de Google en la ruta/carpeta actual	Puedes crear un documento en blanco o, a partir de una plantilla.
Hojas de cálculo de Google	Crea una hoja de cálculo de Google en la ruta/carpeta actual	Puedes crear una hoja de cálculo en blanco o, a partir de una plantilla.
Presentaciones de Google	Crea una presentación de Google en la ruta/carpeta actual	Puedes crear una presentación en blanco o, a partir de una plantilla.
Formularios de Google	Crea un formulario de Google en la ruta/carpeta actual	Puedes crear un formulario en blanco o, a partir de una plantilla.	Más	Proporciona más elementos de Google u otras aplicaciones	Image Removed

Permisos al compartir archivos

• Editor. Permite a los colaboradores agregar, editar, eliminar contenido y compartir el documento con otros. Perfecto para trabajar juntos en el documento.

• Comentar. Permite agregar comentarios y sugerencias sin modificar el contenido del documento. Bueno para revisar y dar sugerencias.

• Lector. Permite solo la visualización del documento sin realizar cambios ni agregar comentarios. Útil para mostrar información que no necesita cambios.

Cómo compartir archivos

Selecciona el archivo a compartir con el botón derecho del ratón. En el menú desplegable pulsa “Compartir”, introduce la dirección de correo de la persona con la que quieres compartir y pulsa “Listo” para finalizar.

Existe También existe la posibilidad de compartir con otros colaboradores mediante un enlace que se generará en el mismo momento en que lo pidas. O introduciendo la dirección de correo electrónico.

Mediante correo electrónico:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

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2. Selecciona un contacto del listado o introduce el nombre del usuario deseado.

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3. Una vez seleccionado el usuario, concede los permisos de lector, editor o comentarios comentador y pulsa sobre Enviar.

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Mediante enlace:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

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2. Selecciona Copia l’enllaç y envialo a la persona que le quieres dar acceso al documento.

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3. Una vez la persona abra el enlace, te llegará un mensaje al correo para aceptar la compartición. Elige que permisos darle antes de compartir, como editor, lector o comentar comentador y pulsa sobre “comparteix” compartir.

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Editor. Permite a los colaboradores agregar, editar, eliminar contenido y compartir el documento con otros. Perfecto para trabajar juntos en el documento.

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Lector. Permite solo la visualización del documento sin realizar cambios ni agregar comentarios. Útil para mostrar información que no necesita cambios.

Cómo descargar archivos

Pulsa el sobre archivo con / documento el botón de la derecha derecho del ratón y selecciona “Descargar”. También puedes descargar todo el contenido Drive con Google Takeout.

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¿Quien es el propietario del archivo?

La propiedad del archivo significa a quien pertenece el archivo y quien se encarga de almacenar ese documento. Es decir quien sea propietario es quien se le ve disminuido el espacio de almacenamiento. En la parte central en Propietario se indica a quien pertenece el archivo.

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Para eliminar archivos o documentos para reducir espacio. Solamente debes de eliminar los archivos en los que seas el propietario, pues el resto no te ocupan espacio. Antes de eliminarlos debes de dejar de compartir el archivo con usuarios (quitar acceso), de otra manera, se pueden generar copias del documento, ocasionando problemas de almacenamiento y organización con los miembros compartidos

Gestionar aplicaciones

1. Accede a la configuración de Drive, pulsa sobre la rueda dentada en la parte superior derecha.

2. En la parte superior izquierda, haz clic izquierdo en Gestiona las aplicaciones.

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3. En este apartado se podrá agregar más aplicaciones a Drive, opciones de estas y su uso como predeterminado.

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Almacenamiento Drive

Muestra cuánto espacio de almacenamiento estás utilizando y te proporciona opciones para administrarlo. Puedes ver cuánto espacio has utilizado de tu almacenamiento total y qué tipos de archivos están ocupando más espacio.

Para acceder seleccionamos en Google Drive significa que la persona que lo creó o lo subió tiene control total sobre él. El propietario puede decidir quién puede ver, editar o comentar el archivo. Además, el propietario tiene la capacidad de eliminar el archivo o transferir la propiedad a otra persona si lo desea.

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Almacenamiento Drive

En almacenamiento te muestra cuánto espacio estás usando y te ofrece opciones para gestionarlo. Puedes ver cuánto espacio has usado en total y qué tipos de archivos ocupan más espacio.

Para acceder, selecciona la última opción del recuadro de la izquierda . llamada "Almacenamiento".

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En la parte superior podemos ver la gráfica del espacio utilizado, está dividido por espacio de Drive, Gmail y Fotos.

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Qué elementos consumen cuota de almacenamiento

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• Mensajes y archivos adjuntos de Gmail, incluidos los de las carpetas Spam y Papelera.

• Archivos guardados en Google Drive, como PDFs, imágenes y vídeos.

• Grabaciones de videollamadas de Meet.Archivos creados o editados en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Sheets, Slides, Formularios de Google, la Grabadora

• y Jamboard.Copias de seguridad de fotos y vídeos 

Qué sucede cuando superas tu cuota

Cuando superas tu cuota, significa que estás utilizando más espacio de almacenamiento del que tienes disponible. Si Al superar la superascuota:

No

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puedes

• Subir archivos a Google Drive.

• No podrás crear copias de seguridad de fotos ni vídeos en Google Fotos.

• No podrás crear Crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Sheets, Slides, Formularios y Jamboard. Nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados hasta que reduzcas el espacio de almacenamiento utilizado.

Quien puede ver mi espacio en Drive

Todos los archivos que se encuentran allí sólo los podrás ver tú, a excepción de aquellos archivos o carpetas que hayas compartido con otras personas/colaboradores.

Cómo liberar espacio en Drive

Consulta los archivos según tamaño, envía los archivos que ya no te sirvan a la papelera y, a continuación, elimínelos de forma permanente vaciando la papelera.

Como vaciar la papelera

1. En tu ordenador ve a drive.google.com.

2. En la izquierda, haz clic en Papelera.
   Atención: Asegúrate que no haya archivos que quieras conservar.

3. En la parte superior derecha, haz clic en Vaciar papelera.

Como eliminar un archivo para siempre

1. En tu ordenador ve a drive.google.com.

2. En la izquierda, haz clic en Papelera.

3. Selecciona alguno de los archivos.

4. En la parte superior, haz clic en Eliminar definitivamente/Quitar.

Cómo liberar espacio en Google Photos

1. En tu ordenador ves a Google Photos.

2. Selecciona los elementos que quieras mover a la papelera.

3. En la parte superior izquierda, haz clic en Seleccionar.

4. En la parte superior derecha, haz clic a Eliminar → Mover a la papelera.

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• Crear / ingresar videollamadas de Google Meet

Puedes

• Iniciar sesión con tu cuenta UJI

• Enviar mensajes desde Gmail

• Recibir mensajes en Gmail

Haz clic aquí para acceder al manual sobre cómo liberar espacio en Drive.

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