Información básica Google Drive
Configuración general
Abre Gmail.
Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha.
Clic en Drive.
Clic al engranaje y clic en Configuración.
Aquí hay varias opciones que puedes modificar, como:
Almacenamiento Drive: Aquí podrás ver todos los archivos/elementos que esté haciendo uso de su espació en la nube, pudiendo modificar y eliminar archivos.
Convertir archivos subidos: Esta opción al estar marcada cambia el formato de origen (por ejemplo el que usa Word) al propio que usa Google, al estar marcada puede que provoque errores o modificaciones(enlaces rotos, fuentes diferentes, imágenes descuadradas…) una vez subido.
Idioma: Aquí puedes cambiar el idioma en el que se visualiza y otros relacionados al idioma.
Notificaciones
Accede a la configuración de Drive.
En la parte superior izquierda, clic en Notificaciones.
Hay tres tipos de notificaciones:
Correo electrónico: Habilitar que todas las actualizaciones de los elementos de Drive se notifique a través del correo.
Google chat: Habilitar que todas las notificaciones sobre los elementos de Drive se envíen en Google Chat.
Navegador: Habilitar que todas las notificaciones sobre los elementos de Drive se notifique a través del navegador.
Transferir propiedad
Al transferir la propiedad de las carpetas también se mueve el almacenamiento, es decir, el propietario es quien asume el espacio del archivo.
Te sitúas sobre el documento / carpeta y realizas clic derecho.
Selecciona la opción Compartir en Compartir.
Transfiere la propiedad. Selecciona transferir propiedad sobre la dirección del buzón .
Comprueba que se ha cambiado el propietario en Propietario, si no aparecen los cambios recargar la pagina para ver los cambios.
Quitar acceso carpetas
Quitar el acceso a los documentos evita que otros usuarios puedan acceder a ellos y que se creen duplicados al eliminar el archivo.
Clic derecho sobre la carpeta / documento y accede a compartir.
En la parte derecha del usuario aparece un botón desplegable Editor / Lector / Comentador, haz clic sobre el que aparece cómo editor.
Se muestra un desplegable con varias opciones, pulsa sobre Quitar acceso. El usuario desaparece de la lista Personas con acceso.
Eliminar ficheros
Al eliminar un fichero, documento o carpeta, se duplica en todos los usuarios que tienen permisos como editor, por ello, antes de eliminar los ficheros se debe quitar acceso a todos los miembros con permisos de editor.
Clic derecho sobre la carpeta / documento a eliminar.
Cómo última opción en el desplegable aparece mover a la papelera, haz clic sobre esta opción.
Existen 29 días después de la eliminación de los elementos para recuperarlos.
Para eliminar archivos en Google Drive, es crucial quitar el acceso al resto de usuarios para evitar duplicados. Esto asegura que no se creen duplicados, manteniendo la organización y la seguridad de los datos.
Filtros de búsqueda
Los filtros de búsqueda permiten encontrar rápidamente archivos y carpetas utilizando diferentes criterios, como el tipo de archivo, la fecha de modificación, el propietario y palabras clave específicas.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se buscan todos los archivos y carpetas de las cuales somos propietarios.
Pulsa sobre el icono de la parte derecha que aparece en el buscador de Drive.
Aparece la siguiente ventana.
Selecciona la opción Soy el propiertario, en Propietario
Selecciona la opción Visible para todos de: Universitat Jaume I en Ubicación.
Busca lo que quieras. Se mostrarán todos los documentos y carpetas que seas el propietario y se encuentren compartidos con todos los usuarios de la UJI.
Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
|---|---|---|
Tipo | Filtrar por el formato del documento | —--- |
Propietario | Filtra la búsqueda por el propietario | —--- |
Contiene las palabras | Filtrar por documentos que contengan las palabras indicadas en el contenido | —--- |
Nombre del elemento | Filtrar por documentos que contengan las palabras indicadas en el título | |
Ubicación | Filtrar por ubicación del documento | |
Fecha de modificación | Filtrar por ultima fecha de modificación | |
Compartido con | Filtra documentos compartidos | —--- |
Crear y usar plantillas
Al crear un archivo/elemento, clic en la flecha del tipo de archivo quieras crear.
Clic Desde una plantilla.
Puedes seleccionar una de las plantillas creadas por las personas de la UJI.
Para crear una plantilla nueva pulsa en documento en blanco.
Si prefieres subir tu plantilla, en la parte superior derecha aparecerá una opción para subir una plantilla, haz clic en Enviar plantilla.
Nota: Ten en cuenta que las plantillas que se suban serán visibles para toda la UJI, por lo tanto abstenerse de crear plantillas con datos sensibles, personales u otros(trabajos, tesis…).
Permisos de acceso
Los permisos de acceso en Google Drive son configuraciones que determinan quién puede ver, comentar, editar o compartir un documento. Sirven para controlar la colaboración y proteger la privacidad del contenido, permitiendo al propietario del documento gestionar cómo otros usuarios interactúan con él.
Te sitúas sobre el documento / carpeta y realizamos un clic derecho.
Selecciona la opción Compartir en Compartir.
Selecciona la opción de acceso general que desees Restringido / Universitat Jaume I / Cualquier persona con el enlace y Hecho.
Historial de versiones
Permite ver y restaurar versiones anteriores de un archivo (docs, sheets, slides). Es útil para seguir cambios y corregir errores, asegurando que ninguna información importante se pierda.
Dirígete en la esquina superior izquierda a Archivo, Historial de versiones y pulsa sobre Ver historial de versiones.
En el historial de versiones se almacenan los cambios que se han producido en el documento, la fecha en la que se produjeron los cambios y el usuario responsable.
Pulsa sobre los tres puntos y en restaurar esta versión para ver reflejados los cambios.