Informació bàsica Google Drive
Configuració general
Obri Gmail.
Clic en la icona d'Aplicacions de Google en la part superior dreta.
Clic en Drive.
Clic a l'engranatge i clic en Configuració.
Ací hi ha diverses opcions que pots modificar, com:
Gestionar l'emmagatzematge: Ací podràs veure tots els arxius/elements que estiga fent ús del seu espai en el núvol, podent modificar i eliminar arxius.
Convertir arxius pujats: Esta opció al estar marcada canvia el format d'origen (per exemple el que usa Word) al propi que usa Google, al estar marcada pot ser que provoque errors o modificacions(enllaços trencats, fonts diferents, imatges desquadrades…) una vegada pujat. (NO ES RECOMANA)
Idioma: Ací pots canviar l'idioma en el qual es visualitza i altres relacionats a l'idioma.
Notificacions
Accedix a la configuració de Drive.
En la part superior esquerra, fes clic en Notificacions.
Hi ha tres tipus de notificacions:
Adreça electrònica: Habilitar que totes les actualitzacions dels elements de Drive es notifique a través del correu.
Google chat: Habilitar que totes les notificacions sobre els elements de Drive s'envien en Google chat.
Navegador: Habilitar que totes les notificacions sobre els elements de Drive es notifique a través del navegador.
Transfereix propietat
En transfereix la propietat de les carpetes també es mou l'emmagatzematge, és a dir, el propietari és qui assumix l'espai de l'arxiu.
Et situes sobre el document / carpeta i realitzes clic dret.
Selecciona l'opció Comparteix a Comparteix.
Transfereix la propietat. Selecciona transfereix propietat sobre la direcció de la bústia .
Comprova que s'ha canviat el propietari en Propietari, si no apareixen els canvis recarregar la pàgina per a veure els canvis.
Llevar accés carpetes
Llevar l'accés als documents evita que altres usuaris puguen accedir a ells i que es creen duplicats en eliminar l'arxiu.
Clic dret sobre la carpeta / documente i accedix a comparteix.
En la part dreta de l'usuari apareix un botó desplegable Editor / Lector / Pot comentar, fes clic sobre el qual apareix com editor.
Es mostra un desplegable amb diverses opcions, polsa sobre Suprimeix l'accés. L'usuari desapareix de la llista Persones amb accés.
Eliminar fitxers
En eliminar un fitxer, document o carpeta, es duplica en tots els usuaris que tenen permisos com a editor, per això, abans d'eliminar els fitxers s'ha de suprimir l´accés a tots els membres amb permisos d'editor.
Clic dret sobre la carpeta / document a eliminar.
Com última opció en el desplegable apareix mou a la paperera, fes clic sobre esta opció.
Existixen 29 dies després de l'eliminació dels elements per a recuperar-los.
Per a eliminar arxius en Google Drive, és crucial llevar l'accés a la resta d’usuaris per a evitar duplicats. Això assegura que no es creen duplicats, mantenint l'organització i la seguretat de les dades.
Filtres de cerca
Els filtres de cerca permeten trobar ràpidament arxius i carpetes utilitzant diferents criteris, com el tipus d'arxiu, la data de modificació, el propietari i paraules clau específiques.
A continuació es mostra un exemple de com es busquen tots els arxius i carpetes de les quals som propietaris.
Polsa sobre la icona de la part dreta que apareix en el cercador A prop a Drive.
Apareix la següent finestra.
Selecciona l'opció En soc el propietari, en Propietari.
Selecciona l'opció Visible per a tothom de la Universitat Jaume I en Ubicació.
Cerca. Es mostraran tots els documents i carpetes que sigues el propietari i es troben compartits amb tots els usuaris de l'UJI.
Nom | Descripció | Opcions/Exemples |
|---|---|---|
Tipus | Filtrar pel format del document | —--- |
Propietari | Filtra la cerca pel propietari | —--- |
Conté les paraules | Filtrar per documents que continguen les paraules indicades en el contingut | —--- |
Nom de l'element | Filtrar per documents que continguen les paraules indicades en el títol | |
Ubicació | Filtrar per ubicació del document | |
Data de modificació | Filtrar per ultima data de modificació | |
Compartit amb | Filtra documents compartits | —--- |
Crear i usar plantilles
En crear un arxiu/element, clic en la fletxa del tipus d'arxiu vulgues crear.
Clic Des d'una plantilla.
Pots seleccionar una de les plantilles creades per les persones de l'UJI.
Per a crear una plantilla nova polsa en document en blanc.
Si preferixes pujar la teua plantilla, en la part superior dreta apareixerà una opció per a pujar una plantilla, fes clic a Envia la plantilla.
Nota: Tingues en compte que les plantilles que es pugen seran visibles per a tota l'UJI, per tant abstindre's de crear plantilles amb dades sensibles, personals o altres(treballs, tesis…).
Permisos d'accés
Els permisos d'accés en Google Drive són configuracions que determinen qui pot veure, comentar, editar o compartir un document. Servixen per a controlar la col·laboració i protegir la privacitat del contingut, permetent al propietari del document gestionar com altres usuaris interactuen amb ell.
Et situes sobre el document / carpeta i realitzem un clic dret.
Selecciona l'opció Comparteix a Comparteix.
Selecciona l'opció d'accés general que desitges Restringit / Universitat Jaume I / Tothom que tingui l'enllaç i fet.
Historial de versions
Permet veure i restaurar versions anteriors d'un arxiu (docs, sheets, slides). És útil per a seguir canvis i corregir errors, assegurant que cap informació important es perda.
Dirigeix-te a la cantonada superior esquerra a Fitxer, Historial de versions i polsa sobre Mostra l'historial de versions.
En l'historial de versions s'emmagatzemen els canvis que s'han produït en el document, la data en la qual es van produir els canvis i l'usuari responsable.
Polsa sobre els tres punts i a restaura aquesta versió per a veure reflectits els canvis.