Servicio de almacenamiento de información
- José Miguel Castellet Martí
- Pilar Belenguer
- Julio Tena Fortanet
Introducción
El personal de la Universitat Jaume I almacenará la información generada en el desempeño de sus funciones en los recursos TIC institucionales proporcionados por la Universitat. El uso de otros servicios diferentes sin la autorización expresa del responsable del servicio no está autorizado; en caso de usarlos, el usuario asume el rol de responsable del tratamiento.
Entre los servicios para almacenar datos que proporciona la Universitat los hay tanto de uso individual como por parte de las diferentes unidades organizativas (UO). Los servicios institucionales que permiten el almacenamiento de la información son:
Unidades [de disco] compartidas de las diferentes unidades organizativas (propósito general: pueden albergar cualquier tipo de archivo).
Almacenamiento en la nube de uso individual o de unidad organizativa (propósito general).
Repositorios, sistema de almacenamiento en red y bases de datos (propósito específico: sólo albergan archivos o datos relevantes para un proceso dado).
El almacenamiento local no debe ser la fuente de almacenamiento primaria o única de la información institucional. Excepcionalmente, existe la posibilidad de utilizar el almacenamiento local de los equipos asignados a cada puesto de trabajo (perfil individual). Este tipo de almacenamiento debe usarse únicamente de forma temporal o cuando no sea técnicamente posible usar los servicios de almacenamiento anteriormente citados.
Estos servicios de almacenamiento de la información presentan diferentes capacidades (cuotas de uso) para cada persona (en función del vínculo con la UJI) o cada unidad organizativa. El responsable del servicio establecerá las cuotas de uso en los espacios de almacenamiento en función de las necesidades detectadas, en su caso previamente justificadas por el usuario, y los recursos disponibles, que serán constantemente monitorizados y adecuadamente dimensionados. Esto incluye las políticas de preservación (v. g., gestión de versiones, de la papelera o retención temporal) y respaldo (v. g., disponibilidad del servicio o copias de seguridad).
Servicios disponibles de propósito general
Google WorkSpace for Education Plus: Google Drive. Su aprovisionamiento es automático: viene asociado a la cuenta corporativa de correo electrónico.
Microsoft 365 Education A3: OneDrive. Su aprovisionamiento es automático: viene asociado a la cuenta corporativa de los usuarios con vínculo activo (i. e., trabajadores o estudiantes).
Microsoft 365 Education A3: SharePoint de gran capacidad. Su aprovisionamiento requiere aprobación: ha de solicitarse mediante el SPI Petición de Servicio de Almacenamiento a la nube corporativa.
Unidades compartidas: disco X: Su aprovisionamiento es automático para los miembros de la unidad organizativa que dispongan de ella; no obstante, en el caso de personas ajenas a la UO que necesiten acceso, éste requiere aprobación que puede solicitarse mediante el SPI Sol·licitud d'accés a Unitat de disc compartit X.
Requisitos de conformidad
En el caso de participar en algún proyecto que tenga requisitos comerciales o legales que rigen cómo se usan, comparten y conservan los datos o reglamentarios que restringen la comunicación entre ciertos usuarios y grupos, Microsoft 365 tiene una amplia gama de funciones de gobierno y cumplimiento para abordar estas necesidades. Este artículo proporciona una descripción general de las funciones que puede considerar como parte de su implementación de Microsoft 365 OneDrive o SharePoint.