/
Servei d'emmagatzematge d'informació

Servei d'emmagatzematge d'informació

IR A LA VERSIÓN EN CASTELLANO

Introducció

El personal de la Universitat Jaume I emmagatzemarà la informació generada en l'acompliment de les seues funcions en els recursos TIC institucionals proporcionats per la Universitat. L'ús d'altres serveis diferents sense l'autorització expressa del responsable del servei no està autoritzat; en cas d'usar-los, l'usuari assumeix el rol de responsable del tractament (vegeu CAPÍTOL III Gestió de la informació Article 9. Emmagatzematge de la informació del REGLAMENT D’ÚS DELS RECURSOS DE LES TECNOLOGIES DE LA INFORMACIÓ I LES COMUNICACIONS DE LA UNIVERSITAT JAUME I DE CASTELLÓ).

Entre els serveis per a emmagatzemar dades que proporciona la Universitat n'hi ha tant d'ús individual com per part de les diferents unitats organitzatives (UO). Els serveis institucionals que permeten l'emmagatzematge de la informació són:

  1. Unitats [de disc] compartides de les diferents unitats organitzatives (propòsit general: poden albergar qualsevol tipus d'arxiu).

  2. Emmagatzematge en el núvol d'ús individual o d'unitat organitzativa (propòsit general).

  3. Repositoris, sistema d'emmagatzematge en xarxa i bases de dades (propòsit específic: només alberguen arxius o dades rellevants per a un procés donat).

L'emmagatzematge local no ha de ser la font d'emmagatzematge primària o única de la informació institucional. Excepcionalment, existeix la possibilitat d'utilitzar l'emmagatzematge local dels equips assignats a cada lloc de treball (perfil individual). Aquest tipus d'emmagatzematge ha d'usar-se únicament de manera temporal o quan no siga tècnicament possible usar els serveis d'emmagatzematge anteriorment citats.

Aquests serveis d'emmagatzematge de la informació presenten diferents capacitats (quotes d'ús) per a cada persona (en funció del vincle amb l'UJI) o cada unitat organitzativa. El responsable del servei establirà les quotes d'ús en els espais d'emmagatzematge en funció de les necessitats detectades, en el seu cas prèviament justificades per l'usuari, i els recursos disponibles, que seran constantment monitorats i adequadament dimensionats. Això inclou les polítiques de preservació (v. gr., gestió de versions, de la paperera o retenció temporal) i suport (v. gr., disponibilitat del servei o còpies de seguretat).

Serveis disponibles de propòsit general

  1. Es pot incrementar la capacitat, assignada automàticament en funció del vincle, adquirint espai addicional mitjançant el SPI Sol·licitud de compra d'espai addicional en Google WorkSpace.

Transferència d'arxius de Google Drive a OneDrive.

Qualsevol usuari amb vincle actiu (i. e., treballadors o estudiants) pot crear un lloc SharePoint de capacitat limitada. El seu aprovisionament és automàtic: està associat al compte corporatiu.

  • Unitats compartides: disc X: El seu aprovisionament és automàtic per als membres de la unitat organitzativa que disposen d'ella; no obstant això, en el cas de persones alienes a la UO que necessiten accés, aquest requereix aprovació que pot sol·licitar-se mitjançant el SPI Sol·licitud d'accés a Unitat de disc compartit X.

Requisits de conformitat

En el cas de participar en algun projecte que tinga requisits comercials o legals que regeixen com s'usen, comparteixen i conserven les dades o reglamentaris que restringeixen la comunicació entre uns certs usuaris i grups, Microsoft 365 té una àmplia gamma de funcions de govern i compliment per a abordar aquestes necessitats. Aquest article proporciona una descripció general de les funcions que pot considerar com a part de la seua implementació de Microsoft 365 OneDrive o SharePoint.

Retenció de dades

El període de retenció de dades és aquell en el que es conserven les dades una vegada esborrades; cal notar que l’espai ocupat en aquest període no s’allibera i computa en la quota de cada usuari.

MS Office365 i SharePoint

Als espais MS Office365 i SharePoint, quan s’esborra un arxiu, hi ha dues papereres i un vault ocult (biblioteca de retencions), així que hi ha tres nivells d’esborrat. La quota comptabilitza els arxius que es troben en aquests tres nivells el que fa que l’espai atorgat en disc s’ompliga més del que cabria esperar.

Per defecte la retenció era de cinc anys, però a l’UJI s’ha reduït el temps a 30 dies per a la primera paperera, 30 dies més per a la segona paperera i no tindre un vault ocult (biblioteca de retencions), configurant-lo a 0 dies.

  • Es poden esborrar un xat específic si es desitja. Cal anar a la barra esquerra lateral, seleccionar el menu de tres punts (...) que apareix al costat de cada xat i triar 'esborrar'.

  • Es pot iniciar un xat en mode no guardar: "Temporary Chat" o"Chat temporal" , disponible al desplegablde del boto blau a la part superior dreta.

Google Drive i Gmail

A Google Drive i Gmail només hi ha una paperera de reciclatge amb un període de retenció de 30 dies, a més d'un vault ocult, accessible únicament per l'administrador, amb una retenció addicional de 25 dies. Cal indicar que hi ha un vault addicional, encara que a l'UJI no està activat.

La restauració per part de l'administrador és per dates i no per contingut individual. No es recupera un fitxer X ni un correu X, sinó tot el que hi havia en aquesta data sense eliminar el que es va crear a posteriori d'aquesta data de restauració.

Google Gemini

  • Retenció dels xats per defecte de 18 mesos.

  • Es poden esborrar un xat específic si es desitja.

  • Es pot iniciar un xat en mode no guardar.

Copilot Chat

  • Retenció dels xats per defecte de 636 dies (Copilot & Teams Retention).

  • Es poden esborrar un xat específic si es desitja. Cal anar a la barra esquerra lateral, seleccionar el menu de tres punts (...) que apareix al costat de cada xat i triar 'esborrar'.

  • Es pot iniciar un xat en mode no guardar: "Temporary Chat" o"Chat temporal" , disponible al desplegablde del boto blau a la part superior dreta.