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Qué es un
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Buzón Compartido
Un buzón compartido en Gmail es una cuenta de correo electrónico accesible por múltiples usuarios, permitiendo a un grupo gestionar y responder correos desde una dirección centralizada. Además ofrece las siguientes ventajas al utilizarlo en departamentos.es una cuenta de correo impersonal con una capacidad de almacenamiento de 400GB. Permite compartir la cuenta desde 1 hasta 25 personas y solamente con cuentas del dominio @uji.es.
Existen dos maneras de acceder al buzón.
-Cómo cuenta delegada: Las funcionalidades del buzón están limitadas al uso del correo (Gmail), redactar mensaje, enviar mensaje, eliminar mensaje, crear filtros, respuestas automáticas. Se puede pedir acceso a Contactos, Calendar y Drive mediante un SPI o CAU. El uso del buzón como cuenta delegada mantiene un registro de la actividad de los miembros del buzón. Accede al buzón como cuenta delegada
-Cómo cuenta independiente. No existe un registro de las acciones realizadas en la cuenta. Se permite el uso de todas las funcionalidades Gmail, Google Drive, Google Contactos, Google Calendar. Accede al buzón mediante cuenta independiente
El buzón ofrece el uso de las siguientes aplicaciones:
Gmail: Facilita la colaboración en la gestión de correos, permite responder rápidamente a consultas comunes y garantiza que ningún correo importante se pase por alto.
Google Drive: Los miembros pueden compartir y colaborar en documentos y archivos fácilmente, manteniendo todo el contenido relevante en un solo lugar.
Google Calendar: Permite coordinar horarios, programar reuniones y eventos, y asegurarse de que todos los miembros estén al tanto de las fechas y actividades importantes.
Estas herramientas combinadas mejoran la eficiencia y la organización del equipo, promoviendo una comunicación y colaboración más fluidas.
Nota. Las cuentas de buzón compartido tienen una capacidad de almacenamiento de 200GB. Todos los datos almacenados en el buzón no ocupan espacio a los miembros, ya sean los datos de correos electrónicos, de archivos de Drive o cualquier tipo de dato.
Detalles del buzón
Un buzón funciona como un punto central de conexión para múltiples cuentas de correo asociadas. Su principal función es servir como un intermediario que facilita la gestión y organización de varios correos electrónicos.
Existen diversas ventajas de utilizar un buzón. Proporciona un espacio de almacenamiento que incluye Google Drive, gestión de contactos y calendarios. Esto permite a los miembros del buzón utilizar el almacenamiento de Google Drive, acceder a los contactos asociados y suscribirse al calendario para estar al tanto de eventos relacionados. Además, ofrece una capacidad de almacenamiento de hasta 200 GB.
Existen dos tipos principales de buzones: el buzón compartido y el buzón individual. El buzón compartido está limitado a 25 cuentas corporativas del dominio @uji.es.
Para acceder a un buzón compartido, primero se debe iniciar sesión en la cuenta de usuario personal UJI desde gmail.uji.es. Luego, haciendo clic en el nombre del buzón en el menú desplegable de Gmail se puede acceder al buzón compartido.
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Google Contactos: Permite a los miembros ver, editar, crear y eliminar contactos.
Google Meet: Realiza videoconferencias con otros usuarios.
Creación de un buzón compartido
Para crear un buzón se debe de realizar una Solicitud de buzón compartido a través del formulario SPI.
En la parte inferior de la página web Solicitud de buzón compartido encontraras el siguiente apartado.
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Al crear el buzón puedes solicitar generar el recurso compartido de Contactes, Calendar y Drive. Igualmente puedes no seleccionar ninguna opción o alguna.
Si quieres que se genere el recurso compartido, selecciona las opciones que desees. Todos los miembros del buzón dispondrán de ellas.
Cómo acceder al buzón cómo cuenta delegada
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El uso del buzón cómo cuenta delegada limita las funciones al uso del correo (Gmail). Al acceder cómo cuenta delegada se mantiene un registro de la actividad. |
Accede al sistema de correo de gmail.uji.es , en la parte superior derecha, pulsar sobre el icono del perfil para desplegar un menú, al pulsar sobre el nombre del buzón se abrirá en ventana nueva, el acceso al INBOX de buzón compartido.
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Esto sólo sucede si eres miembro de algún buzón compartido, si no lo eres, aparecerá sólo la configuración de su cuenta UJI. |
El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta . Cabe recordar que el buzón tiene las mismas características que un correo gmail, por lo que el administrador puede crear firmas, utilizar plantillas y más funcionalidades que posee el correodel buzón compartido.
Cómo acceder al buzón cómo cuenta independiente
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Al acceder cómo desde la cuenta independiente tienes todas las funcionalidades de Google, lo que te permite utilizar y gestionar las aplicaciones de forma independiente |
En el apartado siguiente Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces se muestra cómo se obtiene la contraseña del buzón, si no tienes o no recuerdas la contraseña dirígete a el para continuar con el acceso al buzón desde la cuenta independiente.
Abre una pestaña en modo incógnito y accede gmail.uji.es
Introduce el usuario y la contraseña del buzón que hemos obtenido en el apartado Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces
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Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces
Accede a http://sso.uji.es desde cualquier navegador en el que tengas tu correo electrónico asociado si no te aparece la opción ¿Has olvidad tu clave de acceso? ingresa con tu cuenta uji. Una vez has ingresado en tu cuenta UJI vuelve a pulsar en https://xmlrpc.uji.es/lsmSSO-83/lsmanage.php y te aparecerá la imagen del punto 2.
Pulsa sobre: ¿Has olvidado tu clave de acceso?
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Te aparecerán todos los buzones, con nombre y clave de acceso de los cuales eres propietario. En caso de no disponer de ningún buzón te aparecerá la siguiente ventanamiembro.
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Solamente los administradores del buzón tienen permisos para entrar al buzón
Obtén el usuario y contraseña en el SSO.
Abre una pestaña de incógnito con el atajo de teclado Ctrl + Mayús + n (Chrome) y abre gmail.uji.es
Introduce el usuario y contraseña del buzón
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Una vez has ingresado en el buzón puedes añadir miembros, eliminar miembros y gestionar los permisos de contactos, drive y calendar. |
Características generales
Acceso Multiusuario: Permite que varios usuarios accedan, lean y respondan correos desde una dirección centralizada.
Colaboración: Facilita la colaboración y la gestión conjunta de correos, asegurando que las respuestas sean coherentes y que ningún mensaje importante se pase por alto.
Historial y Transparencia: Todos los usuarios pueden ver el historial de correos y respuestas, lo que mejora la transparencia y la coordinación (En el caso de acceder al buzón como delegado).
Etiquetado y Organización: Se pueden utilizar etiquetas y filtros para organizar correos, asignar tareas y priorizar respuestas.
Compatibilidad con Drive y Calendar: Integra con Google Drive para compartir y colaborar en documentos, y con Google Calendar para programar y gestionar eventos de manera eficiente.
Seguridad y Control de Acceso: Permite controlar quién tiene acceso al buzón y establecer permisos adecuados para diferentes niveles de uso y administración.
Añadir miembros al buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir miembros al buzón. Además hay que realizar un SPI para notificar de la adición de un miembro, es necesario tener el usuario registrado en la base de datos de la UJI.
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Añadir o eliminar miembros al buzón
Se pueden añadir miembros al buzón de tres maneras, mediante unformulario SPI, desde el panel e-ujier o entrando directamente a la cuenta independiente del buzón.
Cómo añadir / eliminar miembros al buzón mediante formulario SPI.
Añadir
Realiza una petición al SPI de modificación de miembros para que un técnico gestione la incorporación de los miembros. En menos de 24 horas los miembros estarán añadidos al buzón.
Al añadir un miembro al buzón puedes solicitar generar el recurso compartido de Contactes, Calendar y Drive. Igualmente puedes no seleccionar ninguna opción o alguna.
Si quieres que se genere el recurso compartido, selecciona las opciones que desees. Todos los miembros añadidos en el SPI dispondrán del recurso compartido seleccionado.
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Eliminar
Realiza una petición al SPI de modificación de miembros para que un técnico gestione la eliminación de los miembros. En menos de 24 horas los miembros estarán eliminados del buzón.
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Cómo añadir / eliminar miembros al buzón desde el panel e-ujier
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Los cambios no serán aplicados hasta pasar 24h. |
Añadir
Accede al buzón cómo cuenta independiente y dirígete al panel e-ujier
Ingresa el nombre de tu buzón sin el @uji.es en el cercador y pulsa en Ok.
Busca tu buzón en el listado y pulsa en la flecha que aparece a la derecha del nombre
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Introduce el correo sin @uji.es en Membres
y pulsa sobre Ok.
Eliminar
Accede al buzón cómo cuenta independiente y dirígete al panel e-ujier
Ingresa el nombre de tu buzón sin el @uji.es en el cercador y pulsa en Ok.
Busca tu buzón en el listado y pulsa en la flecha que aparece a la derecha del nombre
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En Membres te aparece el listado de los miembros que hay en el buzón, pulsa sobre el icono
que se encuentra junto al nombre del miembro para eliminarlo del buzón.
Cómo añadir / eliminar miembros al buzón desde la cuenta independiente
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Es necesario realizar un SPI de modificación de miembros o añadir a los miembros al buzón desde el panel e-ujier antes de continuar. Todos los miembros que no han sido notificados mediante el SPI o añadidos desde el panel e-ujier desaparecerán del buzón en menos de 24 horas. |
Añadir
Accede al buzón desde la cuenta independiente
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y muestra toda la configuración.
Pulsa sobre el apartado cuentas.
En Conceder acceso a tu cuenta:, haz clic izquierdo en añadir otra cuenta.
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Introduce la dirección electrónica del usuario nombre@uji.es a añadir y pulsa sobre Siguiente paso y enviar.
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Eliminar miembros del buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir miembros al buzón. Además hay que realizar un SPI para notificar de la eliminación de un miembro, es necesario tener el usuario registrado en la base de datos de la UJI.
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Eliminar
| Note |
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Es necesario realizar un SPI de modificación de miembros o eliminar a los miembros del buzón desde el panel e-ujier antes de continuar con los pasos. Todos los miembros que no han sido notificados mediante el SPI o eliminados desde el panel e-ujier aparecerán de nuevo en el buzón en menos de 24 horas. |
Accede al buzón desde la cuenta independiente.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y ver todos los ajustes.
Pulsa sobre el apartado cuentas.
En conceder acceso a tu cuenta, haz clic izquierdo en eliminar.
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Aparecerá un mensaje de confirmación de eliminación para evitar eliminaciones involuntarias. Pulsa sobre Aceptar.
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Añadir contactos
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para añadir contactos al buzón.
Desde la cuenta del buzón accede a contactos.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha.
Pulsa en Delegar acceso.
Ahora selecciona Invitar a delegado.
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Añade tantos usuarios como desees y pulsa sobre Hecho para finalizar.
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Añadir miembros a Drive
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para compartir carpetas de Drive.
Accede a drive.
En mi unidad crea la carpeta DRIVE_buzon@uji.es.
Realiza clic derecho sobre la carpeta y compartir o pulsa sobre los tres puntos de la parte derecha.
Añade todos los usuarios con los que desees compartir la carpeta. Recuerda, si tienen permisos de Editor, puede editar y copiar los archivos, si se desea que solamente pueda acceder para ver los documentos, cambia el permiso a lector.
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Al pulsar sobre Enviar, todos los usuarios con los que ha sido compartida la carpeta recibirán un mensaje a su correo con un enlace de acceso a la carpeta.
Compartir calendario del buzón
Solamente los administradores del buzón tienen permisos para compartir el calendario.
Ingresa al buzón que deseas compartir el calendario.
Pulsar sobre los 3 puntos del calendario del buzón en la parte inferior izquierda.
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Dirígete a Configurar y compartir.
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Pulsa sobre compartir con personas o grupos específicos.
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En la sección compartir con personas o grupos específicos pulsa sobre Añadir personas y grupos.
Al pulsar sobre añadir personas y grupo, introduce los correos con los que quieres compartir el calendario.
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Cambia los permisos a las características de los permisos del usuario y pulsa en Enviar. Se recomienda seleccionar la opción Hacer cambios y gestionar el uso compartido.
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Otros enlaces de interés.
Para hacer uso de las aplicaciones Google Drive, Google Calendar y Google Contactos, debes de acceder al buzón cómo una cuenta independiente y NO como cuenta delegada. Recuerda que al acceder cómo cuenta delegada solamente tienes acceso a las funcionalidades de Gmail.